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AUDITORÍAS DE MANTENIMIENTO

INTRODUCCIÓN Cuando la dirección de una empresa o el responsable del departamento se plantean si la gestión que se hace del mantenimiento es el adecuado, la respuesta puede ser:

1. SI

2. NO

3. REGULAR.

Cualquiera de las tres respuestas denota falta de conocimiento, un Planner de Mantenimiento no puede responder de esta forma. La razón es que entre cada una de ellas hay muchos puntos intermedios de respuesta, y porque no informa sobre qué cosas tendríamos que cambiar para que la gestión del departamento pudiéramos considerarla excelente. La mejor solución suele ser realizar una Auditoría de Mantenimiento, comparando nuestro departamento con un departamento modélico, ideal, y determinar qué cosas nos separan de ese modelo. Podemos contratar esta Auditoría a una empresa externa, y tener la opinión de alguien externo a la empresa, pero también es posible prepararla desde dentro.

La Calidad en la fabricación de tornillos tiene un significado sencillo de entender. Significa fabricar tornillos que alcancen las especificaciones marcadas a un coste que permita obtener el beneficio deseado a la empresa que los produce. Cuando hablamos de Calidad en el servicio que presta un restaurante nos referimos a la satisfacción que provoca en el cliente el conjunto de alimentos y servicios disfrutados (decoración, amabilidad, etc.) en relación al dinero pagado, o dicho de otra forma, al cumplimiento de las expectativas del cliente en lo que recibe en relación a lo que tiene que abonar por ello. Cuando hablamos de Calidad o de Excelencia en mantenimiento, es conveniente definir con exactitud a que nos estamos refiriendo. Por Calidad en Mantenimiento debemos entender lo siguiente:

Si desmenuzamos este ambicioso objetivo en pequeñas metas menores, nos encontramos que Máxima Disponibilidad al Mínimo Costo significa, entre otras cosas:

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CALIDAD Y EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MÍNIMO COSTO
CALIDAD Y EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MÍNIMO COSTO
CALIDAD Y EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MÍNIMO COSTO

CALIDAD Y EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO

MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MÍNIMO COSTO

CALIDAD Y EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MÍNIMO COSTO

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1. Que dispongamos de mano de obra en la cantidad suficiente y con el nivel de organización necesario.

2. Que la mano de obra esté suficientemente cualificada para acometer las tareas que sea necesario llevar a cabo

3. Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo más alto posible

4. Que dispongamos de los útiles y herramientas más adecuadas para los equipos que hay que atender

5. Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los requisitos necesarios

6. Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el más bajo posible

7. Que se disponga de los métodos de trabajo más adecuados para acometer las tareas de mantenimiento

8. Que las reparaciones que se efectúen sean fiables, es decir, no vuelvan a producirse en un largo periodo de tiempo

9. Que las paradas que se produzcan en los equipos como consecuencia de averías o intervenciones programadas no afecten al Plan de Producción, y por tanto, no afecten a nuestros clientes (externos o internos)

10. Que dispongamos de información útil y fiable sobre la evolución del mantenimiento que nos permita tomar decisiones.

LA AUDITORÍA DE MANTENIMIENTO Realizar una Auditoría de Mantenimiento no es otra cosa que comprobar CÓMO se gestiona cada uno de los 10 puntos indicados anteriormente. El objetivo que se persigue al realizar una Auditoría no es juzgar al responsable de mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajo, no es crucificarle: es saber en qué situación se encuentra un departamento de mantenimiento en un momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar qué acciones son necesarias para mejorar los resultados. Claro está que hay que diferenciar entre Auditorías Técnicas y Auditorías de Gestión.

Las primeras tratan de determinar el estado de una instalación.

Las segundas, tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de mantenimiento y de su forma de gestionar.

El cuestionario que se propone consta de 105 preguntas, y es válido para aplicarlo en empresas de muy diversa índole, aunque a veces serán necesarias pequeñas modificaciones para adaptarlo mejor a la realidad de la empresa auditada.

Cada una de las preguntas tiene 4 posibles valores:

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“3” si la respuesta a la cuestión planteada es muy favorable, “2” si la situación es mejorable, aunque aceptable; “1” si la situación es desfavorable y se hace necesario un cambio; y “0” si la respuesta es tan desalentadora como para considerar la situación de ese punto un auténtico desastre.

Calculando a continuación el número de puntos obtenido y dividiendo entre 315 (el máximo posible) puede obtenerse un valor numérico GLOBAL, que expresado en % podríamos llamar Índice de Conformidad. Todos aquellos puntos que alcanzan como resultado un “0” o un “1” deben incluirse en un PLAN DE ACCIÓN, y transcurrido cierto tiempo, deben realizarse una nueva auditoría comprobando especialmente aquellos puntos que habían obtenido un resultado desfavorable. Al cabo de unos meses la situación de un departamento ruinoso, desalentado, con unos resultados catastróficos puede pasar milagrosamente a ser un departamento modélico. Y todo ello, sin grandes cambios espectaculares, sin grandes reingenierías de proceso, sin llegar a la conclusión de que es mejor destruirlo todo y construir las instalaciones de nuevo, y sin necesidad de pensar que la culpa la tiene otro. Claro, el punto más importante de una Auditoría de Mantenimiento es ese PLAN DE ACCIÓN, en el que se identifican los problemas que se detectan en la gestión del mantenimiento de una empresa, y como se propone solucionarlos. Hay muchas formas de mejorar. La realización de una Auditoría de Mantenimiento no es un ungüento mágico, no es el producto de un consultor charlatán vendedor de humo. Es tan solo una forma más de identificar problemas y proponer soluciones.

LA GESTIÓN PERFECTA, LA EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO ¿Es posible definir como debería ser un sistema perfecto de gestión? Desde luego es posible tratar de marcar unas directrices de lo que debería ser una gestión ideal o excelente, lo que podríamos definir como una gestión de clase mundial. Una vez definida, no tendremos más que comparar esa gestión ideal con la que se lleva a cabo en una planta concreta, y determinar así si cada uno de los pequeños aspectos en que puede dividirse la gestión de la planta está gestionado de la mejor forma posible. Todos aquellos puntos que se aparten de esa gestión excelente serán puntos de mejora.

El esquema que proponemos para definir esa gestión ideal o de clase mundial y para comparar posteriormente esa gestión ideal del mantenimiento con la que se realiza en una planta concreta, es el siguiente:

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A. Determinar los objetivos claves que se deben alcanzarse

B. Determinar los factores que afectan al cumplimiento de esos objetivos

C. Fijar un estándar de excelencia: cómo debería ser la gestión ideal de cada uno de esos factores

D. Comprobar la situación de cada uno de esos factores, elaborando y contestando un cuestionario que nos

permita detectar dónde la gestión es acertada y dónde no lo es.

Comencemos, pues, por tratar de resumir los objetivos que veíamos al principio en cinco objetivos clave de un departamento de mantenimiento, de acuerdo a lo que veíamos en el apartado anterior:

1. El mantenimiento que se realice debe asegurar una vida útil para toda la planta y para cada uno de sus

elementos lo más larga posible

2. La disponibilidad de la planta debe alcanzar al menos el valor determinado como objetivo

3. La capacidad de producción debe alcanzar al menos el valor determinado como objetivo

4. El consumo de materias primas y otros recursos no debe superar un máximo determinado

5. Todo lo anterior (vida útil, disponibilidad, capacidad y consumo de materias primas) debe alcanzarse al

coste más bajo posible.

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ASPECTOS CONSIDERADOS EN EL CUESTIONARIO PARA LA AUDITORIA DE MANTENIEMIENTO I. AUDITORÍA PARA EL PERSONAL El número de preguntas que se proponen, un total de 28, casi la cuarta parte de la auditoria, ya expresa por sí solo la importancia que tiene el personal en un departamento de mantenimiento:

parte de la auditoria, ya expresa por sí solo la importancia que tiene el personal en

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II. ANÁLISIS DE LOS MEDIOS TÉCNICOS EMPLEADOS POR MANTENIMIENTO En lo referente a los medios técnicos, los factores que condicionan un buen mantenimiento son los siguientes:

Las herramientas

Los sistemas de comunicación

El transporte

Los medios de elevación

Sobre las herramientas disponibles, un departamento de mantenimiento ideal es aquel que cuenta con todo lo necesario en las diferentes sub-áreas del mantenimiento (herramientas para trabajos mecánicos, eléctricos, de instrumentación, trabajos de taller, para mantenimiento predictivo, etc.); es aquel en el que las herramientas se encuentran en buen estado; en el que los equipos de medida se encuentran debidamente calibrados. Existe además un inventario de herramienta que se comprueba periódicamente, de forma que coincide lo que realmente se tiene con lo que se supone que se tiene (lista de herramienta).

con lo que se supone que se tiene (lista de herramienta). El taller de mantenimiento debe

El taller de mantenimiento debe estar limpio y ordenado, y estar situado en el sitio más adecuado. Las preguntas que analizan el estado del taller pueden ser las siguientes:

37. ¿El taller está situado en el lugar apropiado? 38. ¿Está limpio y ordenado su interior?

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SENATI Administración del Mantenimiento Los sistemas de comunicación deben permitir una buena comunicación interna

Los sistemas de comunicación deben permitir una buena comunicación interna entre el personal del área de mantenimiento, entre mantenimiento y otras áreas, y entre mantenimiento y el exterior (proveedores, contratistas).

39. ¿Mantenimiento dispone de los medios de comunicación interna que se necesitan?

40. ¿Mantenimiento dispone de los medios de comunicación con el exterior que se necesitan?

medios de comunicación con el exterior que se necesitan? Los medios de transporte de personas deben

Los medios de transporte de personas deben garantizar que los tiempos muertos para los desplazamientos internos son los más bajos posibles. En cuanto al transporte de materiales, debe contarse con los medios suficientes para elevarlos y trasladarlos, lo que incluye puentes grúa, polipastos, diferenciales, carretillas elevadoras, furgonetas, etc. Las cuestiones que se pueden plantear relativas al transporte pueden ser las siguientes:

relativas al transporte pueden ser las siguientes: III. EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y EL PLAN DE MANTENIMIENTO

III. EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y EL PLAN DE MANTENIMIENTO

En lo referente al Plan de Mantenimiento, los factores que afectan a los objetivos claves son tres:

La existencia de un plan de mantenimiento

El contenido del Plan

Su realización efectiva o puesta en práctica

Así, una planta industrial ideal o modélica debe haber elaborado un plan de mantenimiento que incluya todas las áreas y equipos significativos de la planta, y que incluya una programación detallada de cada una

de las tareas que en él se contemplan. Esa programación, además, debe cumplirse. El contenido de este plan debe respetar las instrucciones de los fabricantes de los diversos equipos, y además, debe estar orientado a evitar los fallos potenciales de la planta y sus consecuencias.

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Por último, debe realizarse efectivamente lo que en este plan se dice (un plan de mantenimiento puede ser maravilloso, pero absolutamente ineficaz si no se lleva a cabo). Las cuestiones relativas al Plan de Mantenimiento pueden ser las siguientes:

43. ¿Existe un plan de mantenimiento que afecte a todas las áreas y equipos significativos de la planta?

44. ¿Hay una programación de las tareas que incluye el plan de mantenimiento (está claro quién y cuándo se

realiza cada tarea)?

45. ¿La programación de las tareas de mantenimiento se cumple?

46. ¿El Plan de mantenimiento respeta las instrucciones de los fabricantes?

47. ¿Se han analizado los fallos críticos de la planta?

48. ¿El Plan está orientado a evitar esos fallos críticos de la planta y/o a reducir sus consecuencias?

49. ¿El plan de mantenimiento se realiza?

consecuencias? 49. ¿El plan de mantenimiento se realiza? IV. LA ORGANIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO En lo

IV. LA ORGANIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO En lo referente a la organización del mantenimiento correctivo los factores que debemos estudiar son los siguientes:

La proporción entre mantenimiento programado y correctivo,

El número de averías repetitivas,

El sistema de asignación de prioridades,

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El número de averías que deben solucionarse de forma urgente,

La rapidez en la resolución de averías,

El número de averías pendiente

La realización de análisis de fallos.

En un departamento de mantenimiento ideal, la proporción entre el mantenimiento programado y el correctivo es tal que la carga de trabajo correctiva no programada no supone más del 30% de las horas/hombre dedicadas a mantenimiento. El número de averías repetitivas debe ser inferior a los 5 % del total de órdenes de trabajo correctivas que se generan mensualmente, o dicho de otro modo, las reparaciones que se realizan deben ser fiables. Desde que se comunica una avería hasta la resolución total de ésta, la media del tiempo empleado debe ser inferior a 20 días. Debe estar establecido un sistema para la asignación de prioridades, de manera que se garantice que se van a atender en primer lugar aquellas incidencias que tengan mayor repercusión en los resultados de la planta. Además, el número de averías que tengan el mayor nivel de prioridad (averías urgentes) debe ser bajo, menor del 5% del total de órdenes de trabajo correctivas. En una planta con una gestión excelente en el área de mantenimiento el número de averías pendiente es bajo, y está perfectamente justificada la razón por la que todas las averías pendientes no pueden repararse inmediatamente (plazo de entrega de un material, es necesaria la parada de la planta, se va a realizar junto con otras, etc.) Al menos de aquellas

averías que han podido afectar a la disponibilidad, potencia o consumo de la planta se ha realizado un análisis y se han adoptado medidas para que no vuelvan a producirse. Las cuestiones que se pueden plantear para comprobar la excelencia de la organización del mantenimiento correctivo son las siguientes:

se pueden plantear para comprobar la excelencia de la organización del mantenimiento correctivo son las siguientes:

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SENATI Administración del Mantenimiento V. LOS PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO En lo referente a los procedimientos de
SENATI Administración del Mantenimiento V. LOS PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO En lo referente a los procedimientos de

V. LOS PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO En lo referente a los procedimientos de mantenimiento, es necesario que todas las tareas habituales estén detalladas en procedimientos. Esos procedimientos deben ser claros, y describir paso a paso todo lo que hay que ir haciendo antes, durante y después de la tarea. Además, estos procedimientos deben ser seguidos, esto es, cuando se realiza una tarea debe seguirse el procedimiento aprobado. Por último, los procedimientos deben ser revisados y actualizados, buscando mejorarlos. Las cuestiones que pueden plantearse en referencia a los procedimientos de mantenimiento y su uso pueden ser las siguientes:

que pueden plantearse en referencia a los procedimientos de mantenimiento y su uso pueden ser las

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VI. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En lo referente a la gestión de la información que se genera en mantenimiento, los factores que afectan a los objetivos clave son: uso y tratamiento de las órdenes de trabajo, el sistema de información empleado y el uso que se hace de él y los informes que genera mantenimiento. En cuanto al uso y tratamiento de órdenes de trabajo, el formato de orden debe ser adecuado: fácil de cumplimentar, sin apartados superfluos o inútiles, y que contengan todos los datos valiosos para su posterior análisis. Posteriormente, estas órdenes deben ser introducidas en el sistema de información (que no tiene por qué ser necesariamente un software de mantenimiento, puede ser una sencilla libreta o una hoja de cálculo) para poder disponer de la información generada en cada orden y para su análisis. En cuanto al sistema de información, debe suponer una baja carga burocrática y debe aportar información útil para la toma de decisiones. Los informes que genera mantenimiento deben ser sencillos, claros y aportar información, no

datos.

Las cuestiones que pueden plantearse sobre la información generada en mantenimiento pueden ser las siguientes:

67. ¿Todos los trabajos que se realizan se reflejan en una orden de trabajo?

68. ¿El formato de esta orden de trabajo es adecuado?

69. ¿Los operarios cumplimentan correctamente estas órdenes?

70. ¿Las órdenes de trabajo se introducen en el sistema informático?

71. ¿El sistema informático de mantenimiento resulta adecuado?

72. ¿El sistema informático supone una carga burocrática importante?

73. ¿El sistema informático aporta información útil?

74. ¿El sistema informático aporta información fiable?

75. ¿Los mandos de mantenimiento consultan habitualmente la información contenida en el sistema?

76. ¿Los operarios de mantenimiento consultan habitualmente la información contenida en el sistema?

77. ¿Se emite un informe periódico que analiza la evolución del departamento de mantenimiento?

78. ¿El informe aporta información útil para la toma de decisiones?

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SENATI Administración del Mantenimiento VII. ANALIZANDO EL STOCK DE REPUESTO En lo referente a repuestos y
SENATI Administración del Mantenimiento VII. ANALIZANDO EL STOCK DE REPUESTO En lo referente a repuestos y

VII. ANALIZANDO EL STOCK DE REPUESTO En lo referente a repuestos y materiales, los factores a analizar son la lista de repuesto que se mantiene en stock, el criterio de selección de esta lista, el inventario, el orden y la limpieza del almacén, su ubicación, el almacenamiento y la conservación de las piezas y las comprobaciones que se realizan para saber si alcanzan la calidad adecuada. Un departamento ideal debe haber estudiado los repuestos que es necesario mantener en stock para conseguir y haber elaborado una lista con el repuesto que se considera necesario que mantener en stock. Los criterios para elaborar esa lista deben ser válidos y coherentes. Debe comprobarse periódicamente que lo contenido en esa lista realmente está en el almacén. La lista, además, puede y debe variar con el tiempo, para adaptarse a los resultados que se van obteniendo. El almacén debe estar perfectamente ordenado y limpio, y debe ser fácil localizar cualquier pieza incluso si el personal habitual del almacén no está presente. Las condiciones de almacenamiento deben ser las correctas para

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cada pieza. Debe comprobarse que las piezas que hay en el almacén alcanzan las especificaciones, mediante controles efectuados al recibirlos. Las cuestiones que pueden plantearse sobre el repuesto pueden ser las siguientes:

plantearse sobre el repuesto pueden ser las siguientes: VIII. EL ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE MANTENIMIENTO
plantearse sobre el repuesto pueden ser las siguientes: VIII. EL ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE MANTENIMIENTO

VIII. EL ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE MANTENIMIENTO En lo referente a los resultados conseguidos, los factores más importantes son la disponibilidad, el tiempo medio entre fallos, el número de emergencias, el tiempo medio de reparación, el número de averías repetitivas, el gasto en repuestos y el número de horas/hombre invertido en mantenimiento. En un mantenimiento ideal todos estos parámetros alcanzan un valor óptimo, y además, la evolución en un periodo significativo (un año, por ejemplo), es positiva. Las cuestiones que pueden plantearse son las siguientes:

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VALORES DE REFERENCIA DEL ÍNDICE DE CONFORMIDAD Con el cuestionario anterior, pueden establecerse los siguientes valores de referencia:

< 40% de índice de conformidad Sistema muy deficiente 40-60% de índice de conformidad Aceptable pero mejorable 60-75% de índice de conformidad Buen sistema de mantenimiento 75-85% de índice de conformidad El sistema de Mantenimiento es muy bueno > 85% de índice de conformidad El sistema de Mantenimiento puede considerarse excelente

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