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NCD BOLIVIA S.A.

MGI

MANUAL DE GESTION INTEGRADO

Fecha Emisin: 01-2007


Revisin N:
04

MANUAL DE GESTIN INTEGRADO

NCD BOLIVIA S.A.

Alcance:
OBRAS Y SERVICIOS
PARA LA ACTIVIDAD ENERGTICA
Aplicacin:
Gestin de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Desempeo Ambiental
Responde a:
ISO 9001: 2000
ISO 14001: 2004
ISO / TS 29001: 2003
OHSAS 18001:1999
Copia Nmero:

Asignada a:
Este documento es de exclusiva propiedad de NCD BOLIVIA S.A.- y no puede reproducirse total
o parcialmente sin autorizacin del Director de Operaciones de la Compaa.El receptor se compromete a tratarlo como estrictamente confidencial y a restituirlo cuando le sea
requerido.-

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GERENTE DE QHSE

DIRECTOR DE OPERACIONES

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Fecha Emisin: 01-2007


Revisin N:
04

INDICE
Hoja de Revisiones
1.

INTRODUCCIN

1.1

Manual de Gestin Integrado

1.1.1

Definicin

1.1.2

Aplicacin y Alcance

1.1.3

Confeccin, Revisin y Aprobacin

1.1.4

Lista de Distribucin

1.1.5

Trminos y Definiciones

1.1.6

Revisin del Manual de Gestin Integrado

1.1.7

Compromiso

2.

RESPONSABILIDAD

2.1

POLTICA

2.2

Compromiso de la Direccin

2.3

Recursos

2.4

Revisin de la Direccin

3.

SISTEMA DE GESTIN

3.1

Normas de Referencia

3.2

Estructura Documental del Sistema de Gestin

3.3

Revisin y Actualizacin del Sistema de Gestin

3.4

Exclusiones

3.5

Control de los Documentos

3.6

Control de los Registros

3.7

Procesos de la Gestin del Sistema

4.

PLANIFICACIN DE LA GESTIN

4.1

Criterios de Planificacin de la Gestin

4.2

Gestin del Sistema

4.3

Revisin Ambiental Aspectos Ambientales y de Riesgo

4.4

Identificacin de peligros, Evaluacin de Riesgos y Medidas de Control

4.5

Requisitos Legales y Reglamentaciones

5.

ORGANIZACIN Y RESPONSABILIDAD

5.1

Organizacin NCD BOLIVIA S.A.

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5.2

Responsabilidades

5.2.1

Director de Operaciones

5.2.2

Gerente de Obras y Servicios

5.2.3

Gerentes de rea

5.2.4

Gerente de QHSE Representante de la Direccin

5.2.5

Gerente Administrativo y Financiero

5.2.6

Gerente Legal y RRHH

5.2.7

Jefe Dpto RRHH

5.2.8

Coordinador de Gestin

5.2.9

Representante Tcnico o Supervisor General o Responsable de Departamento

5.2.10 De los Supervisores


5.2.11 Del Personal en General
5.2.12 Contratistas
6.

PROCESOS DEL SERVICIO

6.1

Presupuestacin

6.2

Revisin del Contrato

6.3

Adjudicacin / Inicio del Servicio

6.4

Planificacin del Servicio

6.5

Prestacin del Servicio

6.6

Control del Proceso de Prestacin

6.7

Validacin de los Procesos de Prestacin

6.8

Registros de la Prestacin

6.9

Procedimientos Operativos

6.10

Identificacin y Trazabilidad

6.11

Preservacin de Equipos, Herramientas e Insumos

6.12

Control de Elementos de Medicin

6.13

Gestin de Diseo

6.14

Compras

6.14.1 Proceso de Compras


6.14.2 Rgimen de autorizacin de las Ordenes de Compras
6.14.3 Informacin de las compras
6.14.4 Verificacin de los Productos Comprados
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6.15

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Procesos Relacionados con el Cliente

6.15.1 Requisitos del Cliente


6.15.2 Comunicaciones con el Cliente
6.15.3 Bienes del Cliente
6.16

Capacitacin, Toma de Conciencia y Competencia

6.16.1 Procedimiento
6.16.2 Formacin y Toma de Conciencia
6.16.3 Plan de Capacitacin
6.16.4 Registros
6.17

Infraestructura

6.18

Ambiente de Trabajo

6.19

Comunicaciones

6.20

Control Operativo

6.21

Emergencias

7.

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

7.1

Auditorias Internas

7.2

Medicin

7.3

Seguimiento y Medicin del Servicio

7.4

Desempeo Ambiental

7.4.1

Indicadores del Desempeo Ambiental

7.5

Desempeo de la Gestin de Operaciones

7.5.1. Indicadores de Desempeo de la Gestin de Operaciones


7.6

Desempeo en SYSO

7.7

Indicadores de Desempeo en Seguridad

7.8

No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

7.8.1

Procedimiento

7.8.2

Investigacin y Correccin de No Conformidades

7.8.3

Acciones Correctivas y Preventivas

7.9

Investigacin de Incidentes y/o Accidentes

7.10

Objetivos y Metas Programa de Mejora

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Revisin N:
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ANEXO 1: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO


ANEXO 2: DIAGRAMA DE PROCESOS
ANEXO 3: DIAGRAMA DE LA INTERRELACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
RESPECTO DE LA OPERACIN
ANEXO 4: ORGANIGRAMA

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HOJA DE REVISIONES
Este Manual de Gestin anula y reemplaza al Manual:

Manual de Gestin Integrado.-

Revisin N 04 01/2007

El cambio se debe a quitar la exclusin del Diseo y Desarrollo, se incluir la Gestin de Diseo
como un proceso de la empresa.
Se coloc el organigrama como Anexo 4
Se elimin el cargo de Sub Director de operaciones cambindolo por Gerente de Obras y
Servicios.
Se elimin el cargo de Jefe Dpto Legal y RRHH cambindolo por Gerente Legal y RRHH.
Se elimin el cargo de Supervisor de Gestin por Coordinador de Gestin
Se cambio la codificacin de los Procedimientos de Gestin PG.GD.XXX por PG.XXX
Se modific la Poltica de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente a nivel
corporativo Sae Group y en algunos puntos de los principios
Se incorpor el punto 6.13 de Gestin de Diseo.
Se amplio punto 6.19 Control Operativo referente a control del producto no conforme
Se incorpor el punto 7.5 Desempeo de la Gestin de Operaciones, que incluye indicadores de
desempeo 7.5.1

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1.

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INTRODUCCIN
NCD BOLIVIA S.A. brinda servicios vinculados a la actividad energtica.
Nuestros procesos operativos principales son:

Inspeccin de tuberas y tanques.

Servicio de montaje y mantenimiento de ductos, tanques y plantas.

Servicio de operacin de campos productores de hidrocarburos.

Servicio de mantenimiento de equipos rotativos

Tendido de tuberas, gasoductos, oleoductos y poliductos.

Montaje y adecuacin de facilidades de produccin.

Construccin y Reparacin de Tanques API.

Proteccin Catdica en ductos y plantas.

Automatismo y Control

Mantenimiento de Sistemas elctricos.

Construccin de Bateras.

Construccin y Montaje de Instalaciones de Produccin de Gas y Petrleo.

Construcciones de Prefabricados.

1.1 Manual de Gestin Integrado


1.1.1

Definicin

El presente documento especifica nuestra Poltica; describe el Sistema de Gestin, sus alcances,
procesos y documentos componentes; establece el marco para identificar los aspectos
ambientales e impactos de significacin de las actividades, para identificar y evaluar los riesgos a
la Salud Ocupacional y Seguridad de nuestro personal y para definir los requisitos legales y
reglamentarios aplicables y especifica la estructura, responsabilidades, prcticas, procedimientos,
procesos y recursos para planificar, implementar, evaluar, revisar y mantener actualizada la
poltica, los objetivos y metas y el propio Sistema de Gestin.
1.1.2

Aplicacin y Alcance

Este Manual se aplica a todos los procesos y actividades que determinan el desempeo en
calidad, en preservacin del ambiente y en la seguridad y Salud Ocupacional ocupacional.
El Sistema de Gestin que se describe brinda lineamientos e instrucciones con el objeto de lograr
el mejoramiento continuo de los servicios vinculados a la actividad energtica.
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Se aplica a todas las actividades especificadas previamente con el Cliente y alcanza a todo el
personal de la Empresa.
Lo especificado en l es de cumplimiento obligado por nuestra parte.
1.1.3

1.1.4

Confeccin, Revisin y Aprobacin


Confeccion

Viviana Olmos

Coordinador de Gestin

Revis

Flavio Saglia

Gerente QHSE

Aprob

Luis Kulper

Director de Operaciones

Lista de Distribucin

Es funcin del Coordinador de Gestin distribuir las copias controladas de este Manual con
constancia documentada de la recepcin y, ante nuevas ediciones, retirar y destruir las copias
obsoletas y distribuir la versin actualizada. Ver PG.006 - CONTROL DE DOCUMENTACIN.
Para asegurar el control de la distribucin de copias controladas slo el Asistente QHSE tiene
autoridad para asignar el Nmero de Copia y colocar el sello "COPIA CONTROLADA" en todos
los documentos del S.G.I.
Cumpliendo este requisito el Gerente de QHSE, el Coordinador de Gestin, cuentan con
autorizacin para entregar copias controladas o no a Clientes, Proveedores y a la Comunidad en
general.
1.1.5

Trminos y Definiciones

Son aplicables los trminos y definiciones establecidos por las Normas ISO 9000:2000, ISO
14004:2004, ISO / TS 29001:2003, OHSAS 18001:1999.
1.1.6

Revisin del Manual de Gestin Integrado

El Coordinador de Gestin mantiene este Manual actualizado de acuerdo con la actualizacin y


mejora del Sistema de Gestin.
En caso de reedicin, el Manual es reeditado ntegramente, excepto en sus Anexos que pueden
ser actualizados por separado, cumpliendo el requisito establecido por el PG. 006 - CONTROL DE
DOCUMENTACIN en lo que respecta a identificacin de cada Anexo con nmero y fecha de
revisin e inclusin de cada Anexo en particular en el Listado de Documentacin vigente.
Los cambios realizados en este manual sern resumidos y resaltados en el cuadro de control de
cambios.
Todas las revisiones, del Manual y de sus Anexos, son aprobadas por el Director de Operaciones.
1.1.7

Compromiso

Cada Integrante de la Empresa, en todas las funciones y todos los niveles, est involucrado con la
Poltica, Objetivos y Metas y, cumpliendo sus tareas especficas, opera de acuerdo a lo
especificado en este Manual y en la Documentacin que l origina.
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2.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

2.1

POLTICA

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Nuestra misin es crear valor creciente para los clientes, accionistas y empleados a travs
de la prestacin de obras y servicios para la actividad energtica, respetando el medio
ambiente, la seguridad y la Salud Ocupacional de las personas.
Creemos que el xito de la Compaa se fundamenta en:

Mejorar continuamente la eficiencia de nuestros procesos y la coordinacin entre ellos.


Satisfacer, e incluso superar, las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
Lograr un alto desempeo en Seguridad, Salud Ocupacional Ocupacional, Medio
Ambiente y Calidad.

Son nuestros principios:

Cumplir la Legislacin y Normativa aplicables a nuestras actividades.


Planificar la gestin de los recursos y procesos para mejorar continuamente la
creacin de valor.
Establecer estrategias conjuntas con clientes y proveedores, compartiendo
conocimientos, metodologas de mejora y beneficios de provecho mutuo.
Mejorar continuamente la efectividad del Sistema de Gestin a travs de un programa
de mejora documentado, liderado por la Direccin, en el que participa todo el personal
de acuerdo a sus responsabilidades especficas.
Medir el desempeo a travs de indicadores especficos.
Mantener actualizados nuestros procedimientos para asegurar el desempeo, prevenir
fallas, accidentes e incidentes y especificar contramedidas en el caso de que
eventualmente ocurran.
Promover la participacin de los integrantes de la Compaa en la identificacin de
riesgos laborales y aspectos ambientales asociados a las operaciones, para establecer
prcticas de trabajo seguras y eficaces.
Prevenir la contaminacin, asegurando un manejo ambiental responsable.
Desarrollar permanentemente el recurso humano promoviendo las actitudes de trabajo
en equipo.

Para llevar a la prctica estos principios en la prestacin de Obras y Servicios para la


Actividad Energtica, hemos implementado, mantenemos actualizado y mejoramos
continuamente un Sistema de Gestin Integrado acorde con los requisitos de las Normas
ISO 9001, ISO 29001, ISO 14001, OHSAS 18001.

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2.2

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Compromiso de la Direccin

La Direccin de NCD Bolivia S.A. asume el compromiso de:

Documentar con su firma la aprobacin de la Poltica de Calidad, Seguridad, Salud


Ocupacional y Medio Ambiente.

Impulsar a la Organizacin hacia el logro de la satisfaccin del Cliente y el cumplimiento de


Leyes, Normas y Reglamentos aplicables.

Asegurar que los requisitos del Clientes se especifican y se cumplen.

Establecer Objetivos de Mejora mensurables y coherentes con la Poltica en las funciones y


niveles que correspondan.

Verificar que el diseo del Sistema de Gestin Integrado est enfocado en el cumplimiento de
la Poltica, el logro de los Objetivos y en la identificacin, eficiencia y mejora continua de los
procesos.

Analizar peridicamente el grado de implementacin y eficacia del Sistema de Gestin


Integrado, asegurar que se mantiene su integridad cuando se producen cambios y/o
actualizaciones.

Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios, incluyendo capacitacin y formacin,


para la implementacin, funcionamiento y mejora del Sistema.

Definir las responsabilidades y autoridades dentro de la Organizacin y verificar que son


comunicadas adecuadamente.

Establecer los necesarios canales de comunicacin interna para asegurar el funcionamiento


eficaz del Sistema de Gestin Integrado.

2.3

Recursos

La Empresa ha asignado los recursos tcnicos, administrativos, financieros y humanos necesarios


para administrar, realizar, verificar y auditar las actividades definidas en este Manual.
El personal designado cuenta con las habilidades y aptitudes necesarias para cumplimentar con
efectividad estas responsabilidades.
2.4

Revisin de la Direccin

Para asegurar la adecuacin, actualizacin, efectividad y mejora del Sistema de Gestin


Integrado, en diciembre de cada ao, y con mayor frecuencia cuando es pertinente, el Director de
Operaciones, de acuerdo a lo especificado en el Procedimiento PG. 014 - REVISION DE LA
DIRECCION, confecciona el Informe de Revisin de la Direccin.
Para realizar el Informe analiza y considera:

El cumplimiento con la Legislacin.

La informacin referida a la satisfaccin del Cliente y de los requisitos empresarios.

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El avance en los Objetivos de Mejora, con especificacin de las causas de aquellos Objetivos
demorados o no cumplidos.

La identificacin de los aspectos ambientales significativos y las medidas de mejora tomadas


para eliminarlos, prevenirlos o para reducir sus consecuencias.

La identificacin de peligros y la evaluacin de los riesgos y las medidas de control necesarias.

Los niveles y tendencias de los Indicadores del Sistema de Gestin Integrado; la eficiencia de
los procesos y el grado de conformidad del servicio.

El seguimiento de acciones derivadas de Revisiones de la Direccin anteriores

Cambios externos o internos que podran afectar al Sistema de Gestin

Los avances logrados en la capacitacin y concientizacin del personal

La eficacia y eficiencia de las comunicaciones internas

Los resultados de Auditorias Externas e Internas

Los datos de No Conformidades.

En las conclusiones presenta resultados y especifica objetivos y actividades relativas a:

La efectividad del Sistema implementado para cumplir la Poltica y lograr los Objetivos.

La necesidad de adecuar la Poltica, los Objetivos y Metas o elementos del Sistema de


Gestin y las oportunidades para mejorar la Gestin del Sistema y sus procesos de acuerdo a
cambios en la legislacin, en las expectativas y los requerimientos del Cliente, en los servicios
y actividades, en la tecnologa y lo aprendido a travs de las acciones correctivas.

La identificacin de las reas especficas que requieren atencin y mejora.

Los Objetivos y actividades para el ao siguiente.

Las necesidades en materia de recursos.

Los resultados de las Revisiones de la Direccin son documentados, registrando observaciones y


conclusiones.
3.

SISTEMA DE GESTIN

3.1

Normas de Referencia

Para disear, implementar, controlar y mejorar el Sistema de Gestin hemos utilizado como
referencia las Normas ISO 9001:2000, ISO 14001:04, ISO / TS 29001:2003 y OHSAS
18001:1999.
3.2

Estructura Documental del Sistema de Gestin

Nuestro Sistema de Gestin Integrado est estructurado en base al siguiente esquema


documental:
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Procedimientos de Gestin (PG.); indicados en el Anexo 1.


Procedimientos: Operativos (PO), Administrativos (PA), Medio Ambientales (PO.MA) y de
Seguridad (PO.S).
Registros asociados a los Procedimientos.
Planes de Emergencia.
Programa de Mejora de la Gestin.
Control de Avance de los Objetivos y especficos del desempeo.
3.3

Revisin y Actualizacin del Sistema de Gestin

El Representante de la Direccin evaluar sistemticamente la efectividad del Sistema de Gestin


para lograr los Objetivos y mantenerlo actualizado de acuerdo a las variaciones de las condiciones
externas e internas y mejorarlo segn los avances en los objetivos, conocimientos y toma de
conciencia.
3.4

Exclusiones

No se excluye ningn punto de las normas de referencia (pto. 3.1).


3.5

Control de los Documentos

Mantenemos actualizado el Procedimiento de Gestin PG.006 - CONTROL DE LA


DOCUMENTACIN que especifica la metodologa y responsabilidades para asegurar el correcto
procesamiento de la documentacin del SGI.
Asimismo, dentro del Servidor de Documentos del SGI (DOC SGI Server), en la carpeta LISTADO
DE DOCUMENTACIN VIGENTE, contamos y mantenemos actualizada la lista maestra que
permite identificar los documentos vigentes del SGI (procedimientos, manuales, polticas) y provee
de la siguiente informacin:

Doc. Nmero: Cdigo del documento en el SGI.

Denominacin: Nombre o ttulo del documento.

N Revisin / Fecha Emisin: En distintas columnas con nmeros de revisin se menciona la


fecha de emisin de esa nueva versin del documento.

Para cada cambio que se efecte en la documentacin, las funciones que revisaron y aprobaron
las emisiones originales, realizaran las revisiones y aprobaciones subsiguientes.
3.6

Control de los Registros

Hemos establecido y mantenemos Registros que proporcionan evidencia respecto de la aplicacin


eficaz del Sistema de Gestin Integrado, la conformidad de nuestro Servicio y nuestro nivel de
desempeo ambiental y en Seguridad y Salud Ocupacional.
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Estos Registros permanecen legibles y fcilmente identificables.


De la misma manera que para el caso de documentos, mantenemos un Procedimiento General
PG. 012 - CONTROL DE REGISTROS- que define la metodologa y responsabilidades relativas a
la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin y la disposicin de los registros
y especifica el tiempo de retencin. Los archivos requeridos para probar evidencia de conformidad
y de la efectiva operacin del sistema de manejo de la calidad sern mantenidos por 5 aos.
En el Procedimiento de Gestin indicado se especifica y se mantiene actualizado el LISTADO DE
REGISTROS VIGENTES por cada rea de la empresa. Puesto que los registros son
documentacin respaldatoria de actividades realizadas, estos listados proporcionan los datos
siguientes:

Ttulo del Registro: Nombre o denominacin del registro.

Sector: rea o departamento aplicable.

Soporte: Ya sea papel o electrnico.

Elabora: Cargo de la persona que elabor el registro.

Revisa: Cargo de la persona que reviso la elaboracin del documento.

Aprueba: Cargo de la persona que aprob y permiti la vigencia y distribucin del registro.

Mantiene: rea o sector que almacena estos documentos.

Tiempo de Almacenamiento: Tiempo de archivo en el sector encargado del mantenimiento.

Disposicin Final: Archivo en el sector correspondiente por el lapso de 5 aos.

Transcurrido este lapso de tiempo, se procede al desecho de los documentos obsoletos.


Al igual que en el caso anterior, para cada cambio que se realicen en los registros, revisaran y
aprobaran las mismas funciones que revisaron y aprobaron la emisin original.
3.7

Procesos de la Gestin del Sistema

Nuestra Empresa crea valor administrando la interrelacin de los procesos:

Determinacin de las necesidades y expectativas del Cliente y de los requerimientos legales


aplicables; especificacin de la Poltica.

Planificacin y realizacin de las actividades operativas.

Planificacin y realizacin de los procesos de apoyo (compras, logstica, mantenimiento,


capacitacin y formacin, contabilidad y finanzas).

Control y medicin de la eficacia y eficiencia de los procesos operativos y de apoyo, de la


satisfaccin del Cliente y del cumplimiento con la Legislacin a travs de indicadores
especficos.

Control y medicin de la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestin: cumplimiento del


Programa de Mejora, el uso de los recursos, nivel de desempeo general.

Anlisis de datos y Mejora Continua.

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4.

PLANIFICACIN DE LA GESTIN

4.1

Criterios de Planificacin de la Gestin

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La planificacin de la gestin es realizada por la Direccin de acuerdo al ciclo:

Requisitos del Cliente.


Requerimientos de Empresarios.
Requerimientos Legales y
Normativos.
Identificacin de Aspectos
Ambientales y Evaluacin de
Impactos.
Identificacin de Riesgos de la
Tarea.
Indicadores de la Gestin de
Procesos.
Resultados de Auditorias y
Acciones de Mejora.

Manual, Procedimientos y
Registros de Gestin.
Metas, Objetivos y Programas de
Mejora.
Organizacin y
Responsabilidades.
Procedimientos Operativos y
Planes de Emergencia.
Indicadores de la Gestin.
Gestin de los Recursos Humanos.
Comunicaciones.
Gestin de la Logstica.
Desarrollo.

PLANIFICACIN

GESTIN DE LOS
PROCESOS

POLTICA

CONTROL, AUDITORIAS,
ANLISIS DE DATOS,
VALIDACIN

MEJORA

4.2

Gestin del Sistema

La Empresa identifica los procesos necesarios para la concrecin de los servicios, teniendo en
cuenta las solicitudes del Cliente, y terceros involucrados. Para llevar a cabo las prestaciones se
coordinan las actividades en funcin de los objetivos, metas y medidas de control (Ver Anexo 2).
4.3

Revisin Ambiental Aspectos Ambientales y de Riesgo

Siguiendo un Procedimiento documentado PG.002 IDENTIFICACIN DE ASPECTOS


AMBIENTALES - hemos identificado los aspectos y evaluado los impactos ambientales, riesgos
de la tarea de nuestras actividades.
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Nuestros aspectos ambientales significativos no sern comunicados externamente excepto a una


autoridad de aplicacin o un cliente en caso de que lo requieran.
Mantenemos Procedimientos Operativos de Emergencia, Objetivos de Mejora y Controles
Operativos de manera tal de eliminar, prevenir o reducir el riesgo de ocurrencia de la eventualidad
y para minimizar sus consecuencias.Al fijar los Objetivos y Metas de nuestro Programa de Mejora tenemos en cuenta los resultados de
esta determinacin.4.4

Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y Medidas de Control

Siguiendo un Procedimiento documentado PG. 015 IDENTIFICACIN DE RIESGOS - hemos


identificado los peligros y evaluado los riesgos de la tarea de nuestras actividades.
Mantenemos Procedimientos Operativos de Emergencia, Objetivos de Mejora y Controles
Operativos de manera tal de eliminar, prevenir o reducir el riesgo de ocurrencia de la eventualidad
y para minimizar sus consecuencias.Al fijar los Objetivos y Metas de nuestro Programa de Mejora tenemos en cuenta los resultados de
esta determinacin.4.5

Requisitos Legales y Reglamentaciones

Nuestra Empresa ha establecido y mantiene un Procedimiento PG.001 - LEYES Y


REGLAMENTOS, que especfica la metodologa y responsabilidades para identificar, acceder y
adherir a los requisitos legales y reglamentarios aplicables directamente a nuestras actividades.
5.

ORGANIZACIN Y RESPONSABILIDAD

5.1

Organizacin NCD BOLIVIA S.A.

Se adjunta el organigrama de la empresa en el Anexo 4.


5.2

Responsabilidades

Las responsabilidades comprenden a todo el personal y estn establecidas en el Manual de


Gestin, en los Procedimientos, Programa de Mejora y en la descripcin del puesto de trabajo
(Manual de Funciones).
5.2.1

Director de Operaciones

Dirigir, determinar y coordinar las polticas de operacin en proyectos, obras y servicios.


Establecer polticas de funcionamiento de la Empresa.
Supervisar la operacin de los contratos de servicios de campos, mantenimiento de plantas y
ductos.
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Analizar los indicadores de gestin de los sectores operativos.


Controlar los presupuestos operativos.
Supervisar las actividades de las bases operativas.
Establecer las polticas de los recursos humanos y materiales en el rea de operaciones.
Coordinar calidad, seguridad, higiene y medioambiente.
Analizar las expectativas y necesidades operacionales de los clientes.
Establecer la poltica de relaciones laborales operativas.
Aprobar el Manual de Gestin Integrado.
Establecer el Programa de Mejora.
Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicacin de los valores de
la organizacin y la comunicacin y demostracin del compromiso con la poltica; comunicando
objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinacin entre
procesos, alentando un ambiente de comunicacin abierta y trabajo en equipo y capacitando e
impulsando a todos y cada uno en la Organizacin para mejorar su propio trabajo.
5.2.2

Gerente de Obras y Servicios

Analizar indicadores de gestin del sector operativo.


Administrar el presupuesto operativo
Coordinar y controlar las actividades de las bases operativas
Analizar las expectativas y necesidades de los clientes de los contratos que gerencia
Establecer la poltica de Relaciones laborales
Confeccionar informes para la direccin
Confeccionar presupuestos y licitaciones.
Realizar el seguimiento y control de las mismas.
Atender requerimientos de los clientes.
Designacin de grupos de trabajo y equipos para iniciar proyectos o mejorar servicios.
Gerenciar los recursos materiales y humanos para la correcta ejecucin de obras servicios.
Coordinacin de actividades de los distintos Responsables Tcnicos.
Seguimiento de avance del proyecto y certificacin de trabajos
Aprobar comparativas de precios y rdenes de compra.
Supervisar el cumplimiento de las polticas y procedimientos de Calidad, Seguridad, Salud y
Medio Ambiente.

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Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicacin de los valores de


la organizacin y la comunicacin y demostracin del compromiso con la poltica; comunicando
objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinacin entre
procesos, alentando un ambiente de comunicacin abierta y trabajo en equipo y capacitando e
impulsando a todos y cada uno en la Organizacin para mejorar su propio trabajo.
5.2.3

Gerentes de rea

Asignar y asegurar la disponibilidad de los recursos humanos y tcnicos necesarios para


ejecutar y controlar las actividades especificadas por el Sistema de Gestin incluyendo los
necesarios para capacitacin y formacin.
Reconocer apropiadamente los resultados individuales y grupales en el logro de la Poltica,
Objetivos y Metas.
Realizar y/o aprobar las comunicaciones con entes externos.
Aprobar el Plan de mantenimiento.
Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicacin de los valores de
la organizacin y la comunicacin y demostracin del compromiso con la poltica; comunicando
objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinacin entre
procesos, alentando un ambiente de comunicacin abierta y trabajo en equipo y capacitando e
impulsando a todos y cada uno en la Organizacin para mejorar su propio trabajo.
5.2.4

Gerente de QHSE Representante de la Direccin

Asistir a los Directores y Gerentes para alcanzar los objetivos de la poltica de Salud,
Seguridad, Calidad y Medio Ambiente en los pases donde desarrollan actividades las Empresas
de Sae Group
Analizar los indicadores del Sistema de Gestin Integrado de QHSE y presentarlos a la
Direccin
Realizar presentaciones del SGI a los Clientes
Preparar los legajos de Salud, Seguridad, Calidad y Medio Ambiente para nuevas Licitaciones.
Interactuar con los Responsables de QHSE de los clientes, con organismos certificadores y
entes gubernamentales.
Aprobar los programas de Auditorias de QHSE.
Gestionar los Recursos de QHSE.
Capacitar sobre temas de Seguridad, Salud, Calidad y Medio Ambiente.
Identificar los aspectos ambientales, evaluar y cuantificar los impactos y proponer planes de
accin para mitigar impactos significativos.

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Identificar peligros, cuantificar los riesgos para la salud y seguridad ocupacional de las
actividades y proponer acciones mitigadoras para aquellos riesgos definidos como severos e
importantes.
Elaborar, revisar y aprobar procedimientos, normas e instrucciones de QHSE.
Investigar accidentes y otros eventos no deseados.
Promover el desarrollo de personal y el trabajo en equipo de los responsables de QHSE de las
distintas operaciones
Asegurar la efectiva implementacin del Sistema de Gestin; revisar peridicamente su
funcionamiento y su efectividad a travs del control de los avances en los Objetivos del Programa
de Mejora, los resultados de las Auditorias Internas y del anlisis de Oportunidades de Mejora y
Acciones Correctivas / Preventivas; confeccionar el Informe de Revisin por la Direccin.
Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicacin de los valores de
la organizacin y la comunicacin y demostracin del compromiso con la poltica; comunicando
objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinacin entre
procesos, alentando un ambiente de comunicacin abierta y trabajo en equipo y capacitando e
impulsando a todos y cada uno en la Organizacin para mejorar su propio trabajo.
5.2.5

Gerente Administrativo y Financiero

Supervisar la confeccin del presupuesto financiero.


Analizar el presupuesto financiero.
Programar y controlar los pagos de la empresa de acuerdo al presupuesto aprobado.
Analizar y autorizar requerimientos financieros de las gerencias.
Efectuar negociaciones de plazos y condiciones con proveedores.
Controlar el cumplimiento del presupuesto econmico de la empresa.
Controlas cobranzas de la empresa.
Tramitacin de garantas bancarias y crditos ante entidades financieras.
Asignar y asegurar la disponibilidad de los recursos financieros necesarios para ejecutar y
controlar las actividades especificadas por el Sistema de Gestin incluyendo los necesarios para
capacitacin y formacin.
Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicacin de los valores de
la organizacin y la comunicacin y demostracin del compromiso con la poltica; comunicando
objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinacin entre
procesos, alentando un ambiente de comunicacin abierta y trabajo en equipo y capacitando e
impulsando a todos y cada uno en la Organizacin para mejorar su propio trabajo.
5.2.6

Gerente Legal y RRHH

Prestar asesoramiento legal a la Direccin, Gerentes y diferentes sectores de las empresas del
grupo
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Planificar las estrategias legales a seguir ante el advenimiento de determinadas situaciones


que pudieran presentarse al interior de cualquiera de las empresas del grupo
Coordinar con los referentes legales de cada pas el trabajo de los abogados externos,
Llevar el archivo, custodia y actualizacin de los documentos legales de todas las empresas
del grupo
Practicar Auditorias legales, peridicas, a la documentacin legal de las empresas del grupo
con el fin de verificar el cumplimiento al cien por ciento de las normas legales o en su caso
detectar los posibles desvos que pudieran existir
Elaborar los procedimientos, polticas, registros concernientes al rea de trabajo los cuales
sern previamente consensuados con el Gerente referente de QHSE.
Actualizar constantemente las matrices legales en cada pas con la promulgacin de nuevas
normas jurdicas y planificar su implementacin en el desarrollo de las operaciones si
correspondiera
Elaborar conjuntamente con cada Jefe de RRHH el Plan Anual de RRHH
Implementar nuevos subsistemas de RRHH con el fin de optimizar la administracin y la
gestin de los mismos
Tomar conocimiento de todas las invitaciones a cotizar o licitaciones para poder analizar los
aspectos legales y de Recursos Humanos de las mismas
En el rea de contrataciones, elaborar los contratos tipos para cada sector, establecer los
requisitos mnimos que deben cumplir los proveedores para habilitar la firma de los mismos
Conocer las plizas de seguros que la empresa hubiera suscrito en los diferentes lugares
Liderar el Proceso de Mejora, concientizar y motivar mediante la explicacin de los valores de
la organizacin y la comunicacin y demostracin del compromiso con la poltica; comunicando
objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso y la coordinacin entre
procesos, alentando un ambiente de comunicacin abierta y trabajo en equipo y capacitando e
impulsando a todos y cada uno en la Organizacin para mejorar su propio trabajo.
5.2.7

Jefe Dpto. de RRHH

Disear el Plan de Capacitacin, coordinar las actividades; verificar su cumplimiento.


5.2.8

Coordinador de Gestin

Establecer, implementar y mantener el SGI de acuerdo a las Normas ISO 9001, ISO 29001,
ISO 14001, OHSAS 18001; asegurar que es puesto en prctica permanentemente y verificar
que es efectivo para lograr los Objetivos y Metas establecidos; revisarlo y actualizarlo
sistemticamente para mejorar continuamente el desempeo en las actividades
Confeccionar el Programa de Auditorias; coordinar las actividades; informar los resultados a
Gerencias y Sectores involucrados.
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Mantener actualizada la informacin y los Indicadores respecto a la Identificacin y Evaluacin


de Aspectos e Impactos Ambientales; verificar que los Responsables de QHSE realicen la
Revisin previa a todo nuevo proceso, desarrollo, actividad o servicio.
Confeccionar el Programa de Mejora, determinar los recursos necesarios y elevarlo al Director
de Operaciones para su aprobacin; documentar Objetivos y Metas; mantener el control
administrativo del Programa de Mejora; verificar el grado de avance.
Informar peridicamente al Gerente de QHSE el desempeo del SGI y los avances en el
Programa de Mejora.
Responder a los requerimientos de las partes externas: clientes, autoridades nacionales,
provinciales y municipales
Verificar el cumplimiento del Programa de Auditorias; analizar los resultados de Auditorias y las
No Conformidades y Acciones Correctivas / Preventivas
Analizar los resultados de las mediciones y seguimientos, la evolucin de los Indicadores de
Desempeo, los resultados del seguimiento de las caractersticas claves de las operaciones y
mantener informado al Gerente QHSE.
Supervisar al Asistente de QHSE en el control administrativo de las No Conformidades, de las
Acciones Correctivas y Preventivas; verificar la implementacin y efectividad de las Acciones
Correctivas y Preventivas; mantener informada al Gerente de QHSE al respecto.
Realizar las Comunicaciones Internas del Sistema de Gestin.
Supervisar al Asistente de QHSE en las tareas de control de la documentacin y registros del
SGI.
5.2.9

Representante Tcnico o Supervisor General o Responsable de Departamento

Aplicar el S.G.I. tal como define este Manual y los documentos que de l se derivan.
En conjunto con el Responsable de QHSE identificar los aspectos ambientales e impactos de
las actividades, servicios; mantener actualizada la informacin y los Indicadores al respecto;
realizar la Revisin Ambiental previa a todo nuevo proceso, desarrollo, actividad o servicio.
Mantener bajo control las condiciones en que se desarrolla el Servicio; asegurar la calidad y la
eficiencia, la seguridad y el nivel de desempeo, incluyendo la prevencin de la contaminacin
y el uso eficiente de los recursos, en todas las etapas; incluyendo instalaciones y equipos;
coordinar la confeccin y mantenimiento de Indicadores al respecto
Prevenir No Conformidades en la prestacin del servicio; registrar las que eventualmente
ocurran; iniciar acciones para solucionarlas, establecer causas raz y acciones correctivas;
verificar la implementacin y efectividad de las acciones correctivas y preventivas
Liderar el Proceso de Mejora en el personal a cargo, concientizar y motivar mediante la
explicacin de los valores de la organizacin y la comunicacin y demostracin del compromiso
con la poltica; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso
y la coordinacin entre procesos, alentando un ambiente de comunicacin abierta y trabajo en
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equipo y capacitando e impulsando para mejorar la efectividad y eficiencia, el nivel de


seguridad, calidad y de desempeo ambiental en cada tarea individual especfica.
Establecer Objetivos y metas en los Sectores a cargo.
Coordinar las comunicaciones internas referidas al nivel de desempeo y al cumplimiento del
Programa de Mejora en el personal a cargo
Mantener comunicaciones con el Cliente respecto de las operaciones en curso
Identificar las necesidades en materia de capacitacin; determinar los niveles de experiencia,
competencia, y capacitacin necesarios en los puestos de trabajo, verificar el cumplimiento y
efectividad del Plan de capacitacin; especificar los conocimientos necesarios en cada puesto
de trabajo; evaluar y calificar al personal a cargo; asegurar la competencia del personal;
mantener indicadores al respecto.
Coordinar las comunicaciones internas en base y en las operaciones
Especificar los Planes de Emergencia; verificar su efectividad
Verificar el cumplimiento del Plan de Mantenimiento; mantener en condiciones operativas
seguras los equipos, instrumentos, herramental y materiales.
Colaborar con el Coordinador de Gestin en lo referido a comunicaciones internas y a la
edicin, control y distribucin de la documentacin.
Colaborar con el Responsable de Gestin en la verificacin de la implementacin y efectividad
de las Acciones Correctivas y Preventivas.
Coordinar las actividades de calibracin y mantenimiento del Instrumental de Control.
5.2.10 De los Supervisores
Aplicar el S.G.I. tal como define este Manual y los documentos que de l se derivan.
Mantener bajo control las condiciones en que se desarrolla el Servicio; asegurar la calidad y la
eficiencia, la seguridad y el nivel de desempeo ambiental, incluyendo la prevencin de la
contaminacin y el uso eficiente de los recursos.
Prevenir No Conformidades en la prestacin del servicio; registrar las que eventualmente
ocurran; iniciar o proponer al Representante Tcnico acciones para solucionarlas, establecer
causas raz y acciones correctivas; verificar la implementacin y efectividad de las acciones
correctivas y preventivas.
Mantener en condiciones operativas y seguras los equipos, instrumentos, herramental y
materiales.
Participar en la confeccin de Procedimientos Operativos, asegurar que el personal cuenta con
las instrucciones escritas necesarias, que las comprende, mantiene y aplica.
Cumplir el Plan de Mantenimiento de los equipos a cargo.
Cumplir con los Objetivos y Metas especificados en el Programa de Mejora en los Sectores a
cargo.
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Mantener las condiciones de preservacin del Medio Ambiente en el rea de Operaciones.


Especificar las necesidades en materia de capacitacin; determinar los niveles de experiencia,
competencia, y capacitacin necesarios en los puestos de trabajo, verificar el cumplimiento y
efectividad del Plan de capacitacin; especificar los conocimientos necesarios en cada puesto
de trabajo; evaluar y calificar al personal a cargo; asegurar la competencia del personal.
Liderar el Proceso de Mejora en el personal a cargo, concientizar y motivar mediante la
explicacin de los valores de la organizacin y la comunicacin y demostracin del compromiso
con la poltica; comunicando objetivos y metas, buscando mejorar continuamente cada proceso
y la coordinacin entre procesos, alentando un ambiente de comunicacin abierta y trabajo en
equipo y capacitando e impulsando para mejorar la efectividad y eficiencia, el nivel de
seguridad y de desempeo ambiental en cada tarea individual especfica.
5.2.11 Del Personal en General
Aplicar el Sistema de Gestin Integrado tal como define este Manual y los documentos que de
l se derivan
Prevenir No Conformidades en la realizacin de las tareas; registrar las que eventualmente
ocurran; iniciar o proponer a sus jefes Directos acciones para solucionarlas.
Participar activamente en la Mejora Continua del desempeo cumplimentando las actividades
derivadas del Programa de Mejora.
Mantener las condiciones de orden y limpieza en las reas de trabajo, en los equipos e
instalaciones.
Utilizar racionalmente los recursos, evitando derroches y gastos innecesarios.
5.2.12 Contratistas
Requerimos de nuestros Contratistas la evidencia objetiva que demuestre que sus empleados son
capaces y han recibido la capacitacin necesaria para conducirse de manera responsable. Los
Contratistas son evaluados segn un procedimiento establecido PG. 009 PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS
6.

PROCESOS DEL SERVICIO

6.1

Presupuestacin

El procedimiento para la elaboracin del presupuesto para un Servicio cuenta con los siguientes
pasos bsicos:
a) Ingreso del pliego a la Gerencia (Obras y Servicios) el cual puede ingresar por dos formas
diferentes:

Solicitud o invitacin del cliente a cotizar

Compra del pliego

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b) Lectura y anlisis detallado del pliego.


c) Organizacin de la documentacin a presentar en el presupuesto oferta solicitando a los
distintos sectores la documentacin que les compete.
d) El Gerente de Obras y Servicios comienza con la elaboracin del presupuesto oferta en
colaboracin con la persona adecuada para brindar el asesoramiento necesario.
Realiza o coordina la Visita de Obra, resolviendo las dudas que pudieran presentarse como
tambin solicitando documentacin adicional al cliente.
En forma conjunta con el Responsable de Compras realizan solicitud de precios a proveedores
de los materiales e insumos requeridos para el servicio.
e) Presentacin de la Oferta.
f) Seguimiento del resultado de la Licitacin o Concurso con el apoyo del Sub Director
Comercializacin y Satisfaccin del Cliente.
6.2

Revisin del Contrato

Toda oferta al Cliente y toda aceptacin de un Contrato son precedidas de un cuidadoso anlisis
para asegurar que estn definidos en forma clara y completa los requisitos del Servicio, se ha
resuelto cualquier diferencia con el Cliente y se cuenta con la necesaria capacidad operativa y
organizativa para satisfacer los requerimientos.
La revisin de toda la documentacin licitatoria o contractual es coordinada por el Gerente de
Obras y Servicios, quien se apoyar en los sectores especficos:
a) Documentos relativos a QHSE con el Gerente de QHSE
b) Documentos relativos a Seguros con el Gerente Administrativo
c) Parte Legal con el Gerente Legal y RRHH
Quienes visarn lo revisado.
El Contrato ser firmado por el Gerente Legal y RRHH; toda la documentacin de la oferta como
Planillas de Cotizacin, Listado de Equipamiento, Listado de Personal y Documentos Legales
(garantas, seguros, etc.) ser firmada por el Gerente de Obras y Servicios o en su ausencia por
un Directivo o la persona que sea derivada.
La documentacin de la Revisin del Contrato: Presupuesto y Contrato con sus clusulas
particulares y anexos, debidamente aprobada por el Gerente de Obras y Servicios, es mantenida
en Archivo por el Gerente de Dpto. Legal y RRHH.
6.3

Adjudicacin / Inicio del Servicio

Recibida la comunicacin de adjudicacin de obra y/o servicio el Gerente de Obras y Servicios en


forma conjunta con el Representante Tcnico a efectuar el contrato, designan los recursos a
afectar en el Servicio.
Se solicita la documentacin de los recursos requeridos por el contrato para afectar en el servicio
al Departamento de RR.HH.
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En el caso de necesidad de incorporacin de personal para tareas especficas, el Representante


Tcnico o Supervisor realizan la seleccin tcnica e informan al Departamento de RR.HH. de
conforme al PA.001 BUSQUEDA DE PERSONAL y PA.002 INGRESO DE PERSONAL.
6.4

Planificacin del Servicio

La Planificacin es realizada por el Gerente de Obras y Servicios con los Gerentes Operativos de
cada rea, analizada y acordada con el Cliente.
Est enfocada en asegurar las siguientes caractersticas:

Cumplimiento de las tareas programadas en el tiempo establecido y realizando con eficiencia


el trabajo; atencin permanente buscando satisfacer al Cliente por nuevas demandas.

Priorizar la seguridad de las personas e instalaciones.

Proteger el medio ambiente.

Estar alerta para detectar cualquier anormalidad o potencial anormalidad; informar de


inmediato en tal caso.

Calidad en las comunicaciones.

Rapidez y criterio en la coordinacin.

Rapidez y criterio ante emergencia.

Estricto cumplimiento de las normas y procedimientos de Gestin, Administrativos, Operativos,


de seguridad y de proteccin al ambiente propios y/o del cliente.

Implica:
Asegurar la disponibilidad de personal idneo.
Asegurar la disponibilidad de equipamiento y de la logstica desde la Base.
Planificar las tareas de manera tal de lograr la mxima eficiencia.
Establecer el costo de la hora hombre y la hora equipo.
Estar preparados y contar con la flexibilidad necesaria para responder rpidamente a futuros
requerimientos de ampliacin de servicios dentro del contrato.
6.5

Prestacin del Servicio

Las especificaciones de tareas estn establecidas en el Contrato, de acuerdo a su modalidad:


Servicio y Obra.
En algunos casos la prestacin del Servicio es especificada diariamente a travs de un pedido de
operaciones por el Representante del Cliente al Representante Tcnico o Supervisor General
(Responsable del Contrato). En otros casos se desarrollar la prestacin del servicio en funcin de
la planificacin de actividades semanal / quincenal / mensual.
El Representante Tcnico coordina su realizacin y comunica las instrucciones correspondientes a
los Supervisores.
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En actividades de rutina, y dentro del marco del Contrato, esta coordinacin diaria puede ser
realizada por los Supervisores.
Es funcin del Representante Tcnico (Responsable de Contrato) la aceptacin y coordinacin de
tareas adicionales a las establecidas en el Contrato, requeridas por el Cliente, informando a la
Gerencia que administra ese contrato.
El Representante Tcnico mantiene permanente contacto con el Cliente informando de inmediato
ante cualquier anormalidad o falencia relacionada con el servicio prestado, a travs de los libros
de comunicaciones implementados de acuerdo al tipo de comunicacin establecida con el cliente.
6.6

Control del Proceso de Prestacin

De la misma forma que en el caso de la validacin, el Servicio es controlado por el Representante


Tcnico (Responsable del Contrato).
El Cliente tambin controla el proceso de prestacin a travs de sus supervisores, ensayos
especficos, etc.
Las tareas las ejecuta el Sector Operativo e informa al Supervisor correspondiente las tareas
incompletas o que no fueron factibles a realizar. A su vez, el Supervisor informa al Representante
Tcnico quien acuerda con el Cliente el curso de accin a seguir.
En ltima instancia, el control final lo ejerce el Cliente; existen dos mecanismos fundamentales
incorporados a nuestro Sistema de Gestin para mantener registro del control realizado por el
Cliente:

La certificacin Mensual de las tareas realizadas al Cliente.

Las evaluaciones peridicas realizadas por el Cliente, valioso instrumento para la Mejora
Continua en conjunto (cuando el Cliente no realiza evaluaciones formales, NCD BOLIVIA S.A.
requiere dicha informacin a travs de encuestas o reuniones de calidad documentadas).

6.7

Validacin de los Procesos de Prestacin

El proceso de prestacin del servicio es validado continuamente por el Representante Tcnico


(Responsable del Contrato) y por el Cliente.
Esta validacin se refiere a los siguientes aspectos principales:

La efectividad y eficiencia de las prcticas operativas.

La aptitud del equipamiento, incluyendo el herramental.

La capacidad y actitud del personal, incluyendo lo referido a seguridad y proteccin del


ambiente, a la integracin al Grupo y al espritu de equipo.

La logstica fundamentalmente en lo que hace a la provisin de repuestos, insumos y


materiales para la operacin como para la atencin y mantenimiento de vehculos y mquinas.

Por su parte, el Cliente, ante cualquier falla o posibilidad de falla en la Planificacin del Servicio y
de su Logstica comunica la falencia al Representante Tcnico (Responsable del Contrato).
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Los mecanismos de control para la validacin de los servicios prestados estarn alineados con la
normativa establecida contractualmente con el cliente o por procedimientos propios (Ejemplo:
cumpliendo normas API 650, ASME IX, ASTM D1796-97, etc.).
6.8

Registros de la Prestacin

Los registros de las actividades comprenden normalmente:

Los Pedidos de Operaciones, MANTEC, SAP, SOT, OTTs u otros aplicables por exigencia del
cliente.

Los Partes Diarios, cuadernos de novedades, informes semanales.

Certificacin.

6.9

Procedimientos Operativos

Mantenemos nuestros Procedimientos Operativos.

Los Procedimientos son documentos controlados y parte componente del Sistema de Gestin.

Los utilizamos para asegurar los niveles de eficiencia, seguridad y preservacin del ambiente
de nuestras tareas y para preservar y sistematizar nuestro conocimiento interno.

Los Procedimientos Operativos pueden ser analizados, revisados, actualizados en conjunto


con el Cliente durante la Revisin del Contrato; sin embargo se entrega copia de las mismas al
Cliente slo una vez formalizado el mismo, cuando es aplicable.

Cuando as lo indica, seguimos los Procedimientos establecidos por el Cliente.

6.10

Identificacin y Trazabilidad

La documentacin de rutina asegura que se conoce en todo momento qu personal oper y


control el proceso, qu equipos se utilizaron, los materiales y su procedencia y los
Procedimientos e Instrucciones de referencia.
Los mecanismos de control para la identificacin del estado de la prestacin de servicios estn
dados por auditorias internas o externas, informacin del cliente y monitoreo semanal del Gerente
a cargo del contrato por reportes de los Representantes Tcnicos (RT) o Supervisores de Obra
respectivos.
6.11

Preservacin de Equipos, Herramientas e Insumos

Nuestros criterios para preservar los servicios son:

Vehculos y herramientas: cada Operario es responsable de mantener el vehculo y las


herramientas asignadas en permanente estado operativo.

Depsitos en Base: mantenemos un mnimo de stock de herramientas, insumos, materiales,


repuestos de automotores y elementos de seguridad, compatible con el Servicio.

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Elementos e insumos para la tarea diaria: La provisin de los materiales para la realizacin de
las tareas, generalmente queda definida en el Contrato. Pueden provenir de compras por
nuestra Empresa o bien son retirados directamente por el personal operativo de Depsitos del
Cliente, cumpliendo sus Normas y completando su documentacin especfica. El Operario es
responsable del cuidado de los elementos desde su retiro hasta su utilizacin.

Todo movimiento de herramientas, materiales, insumos del depsito central tiene su


correspondiente registro, estableciendo el responsable del movimiento.

Se realizar evaluaciones peridicas de equipos, herramental e insumos en intervalos


especficos determinados por la organizacin o por el cliente cuando estn especificados
contractualmente.

6.12

Control de Elementos de Medicin

Nuestros equipos de medicin son controlados de manera tal de asegurar la calibracin de los
mismos; estn protegidos de daos, deterioros y desajustes que podran invalidar la calibracin.
Ver PG. 010 - EQUIPOS DE CONTROL
Se ajustan y calibran peridicamente y se contrastan contra patrones vlidos; mantenemos
registros de los resultados de esta calibracin.
Cuando se detectan fallas en la calibracin o en la medicin atribuible al instrumento, en la medida
de lo posible volvemos a efectuar las calibraciones y disponemos acciones correctivas o
preventivas especficas en cada caso.
Normalmente las actividades de medicin y de toma de datos de instrumentos son realizadas
segn procedimientos, criterios y frecuencias determinados por el Cliente y sobre instrumental
inserto en la instalacin del tipo porttil.
Es responsabilidad del Operador informar de inmediato al Representante Tcnico cuando advierte
instrumentos faltantes o daados. As mismo, el operador del elemento o equipo y/o Supervisor o
Representante Tcnico pertinente deben asegurarse que las condiciones medio ambientales son
las adecuadas para la actividad a desarrollar ya sea: calibracin, inspeccin, mediciones o
cualquier otro tipo de testeo.
6.13

Gestin de Diseo

Hacemos la Gestin de Diseo segn lo descrito en el PG.GD.019 Gestin de Diseo, se siguen


todos los pasos para asegurar que el resultado del diseo cumple con todos los datos de entrada
y especificaciones del Cliente.
Mantenemos constancia de las revisiones realizadas durante la ingeniera de diseo y el
desarrollo del servicio, y si es necesario de los cambios a solicitar o realizar emergentes de estas
revisiones.
Todo cambio originado desde la ingeniera o durante la ejecucin de obra es identificado y
registrado mediante la planilla de Control de Desvo de Ingeniera ver PO.02.01.07, registro que
detalla las especificaciones y los documentos de ingeniera originales afectados por el desvo, y la
alternativa propuesta que reemplace la especificacin original.
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Compras

6.14.1 Proceso de Compras


Adquirimos materiales o contratamos servicios siguiendo especificaciones dadas por los
solicitantes de las distintas unidades operativas o de servicios.
Seleccionamos, evaluamos y controlamos el desempeo de nuestros Proveedores segn criterios
establecidos. Ver PG. 009 - PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Mantenemos los registros pertinentes relativos a las compras y a los Proveedores.
6.14.2 Rgimen de autorizacin de Ordenes de Compra
La autorizacin de las compras esta normada de acuerdo al valor de la compra:
Ejemplo:
Monto

Aprueba

< 300

Gerentes de rea
Rts en casos excepcionales

> 300

Directores
Sub Director de Comercializacin
Satisfaccin al Cliente.

6.14.3 Informacin de las Compras


Las compras se realizan a travs de rdenes de Compra las cuales se hacen llegar al proveedor
por fax o personalmente.
Los documentos de compra describen claramente el producto pedido.
La documentacin de Compra es analizada y aprobada por el Responsable de Adquisiciones para
asegurar que se cumplen los requisitos establecidos en el punto anterior.
A su vez, el Responsable de Adquisiciones solicita a los proveedores la entrega de las
certificaciones (de calidad, seguridad o ambientales) correspondientes a cada material (bien,
equipo o servicio).

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6.14.4 Verificacin de los Productos Comprados


En el momento en que el personal de Almacn recibe los productos solicitados, se lleva a cabo la
verificacin de los materiales comprados asegurando de que lo recibido coincide y es lo que se ha
requerido en la(s) Orden(es) de Compra.

REFERENCIAS
Control
Archivo Temporario
Procesamiento
Archivo Definitivo

ABREVIACIONES

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Req.

Requisitoria

SC

Solicitud de Cotizacin

OC

Orden de Compra

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DPTO
SOLICITANTE

ADQUISICIONES

ALMACEN

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TESORERIA

DPTO
CONTABLE

PROVEEDOR

RECEPCION

ENVIA:
MERCADERIA,
NOTA DE
ENTREGA Y OC

FACTURA Y
OC

RECIBE
MERCADERIA
Y VERIFICA
CON NE Y OC

EFECTUAR
RECLAMO A
PROVEEDOR

NO

REGISTRA,
CONTROLA
PRECIO Y
CALIDAD
OC

EXISTE
CONFORMI
DAD?

SI
RECIBE
LEGAJO

FACTURA Y
EMITE
REMITO
RECIBE
2

RECIBE
MERCADERIA

DEVOLVER
MATERIAL A
PROVEEDOR

VERIFICA

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6.15

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Procesos Relacionados con el Cliente

6.15.1 Requisitos del Cliente


Los requisitos generales del Cliente son especificados en el Contrato. Los requisitos particulares
surgen de la solicitud diaria a travs del Cliente por Orden de Servicio.
Un tercer mtodo por el cual el Cliente puede especificar sus requisitos es la modificacin del
Contrato Marco original, cuando las necesidades implican cambios en ms o en menos de una
magnitud determinada (normalmente 25%) en los Servicios acordados originalmente, en cuyo
caso se acuerda un nuevo Contrato.
6.15.2 Comunicaciones del Cliente
Las comunicaciones con el Cliente se realizan de manera formal y documentada de acuerdo a
PG. 006 CONTROL DE DOCUMENTACIN.
Los mecanismos de comunicacin posible son:
Reuniones con el Cliente y el Gerente y/o el Representante Tcnico o Supervisor General y/o
el Coordinador de Gestin.
Respuesta del Representante Tcnico por Nota Pedido de Empresa a las rdenes de Servicio
emitidas por el Cliente.
Registros de los Pedidos de Operacin y de los Partes Diarios.
6.15.3 Bienes del Cliente
Todo nuestro personal est capacitado y formado en las Reglas y Conceptos que regulan el
trabajo, de modo especial en las condiciones de seguridad y de proteccin al Ambiente.
Durante las operaciones de rutina se verifica permanentemente el estado de las instalaciones y
equipos del Cliente; cualquier falencia detectada es informada de inmediato.
Ante cualquier eventual dao o prdida de algn bien del Cliente, se registra el hecho, se informa
al Cliente por libro de Notas de Pedidos de Empresa, por Nota documentada, u otros medios
documentales y se inicia la gestin de Accin Correctiva.
6.16

Capacitacin, toma de conciencia y competencia

6.16.1 Procedimiento
Las necesidades en materia de capacitacin para todo el personal de la Empresa se identifican
siguiendo un Procedimiento documentado (PG. 004 - CAPACITACIN Y FORMACIN).
Surgen de evaluaciones peridicas al personal basadas en especificaciones del puesto de trabajo,
del anlisis de resultados de auditorias, del anlisis de causas de No Conformidades y Acciones
correctivas, del grado de avance en los Objetivos y Metas y del anlisis de los Indicadores y sus
tendencias.

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El desarrollo del conocimiento y del recurso humano y el impulsar hacia la participacin activa y el
trabajo en equipo son enunciados de nuestra Poltica y Objetivos permanentes de nuestro
Programa de Mejora. Para cada puesto de trabajo especificamos la experiencia o los
conocimientos necesarios; el personal es evaluado peridicamente en su desempeo:
Cuando se detectan falencias al respecto se proporciona la capacitacin necesaria, se evalan los
resultados obtenidos y la efectividad de la capacitacin y se implementan las acciones correctivas
o de mejora necesarias.
La capacitacin del personal es continua a partir de la observacin sistemtica de sus tareas, en
lo referido a la seguridad y calidad del trabajo por parte del supervisor. El anlisis de los
resultados del trabajo diario y acciones de capacitacin especficas sobre la tarea realizada son
tambin un componente principal de nuestro proceso de capacitacin.
6.16.2 Formacin y Toma de Conciencia
Nuestro Procedimiento de Capacitacin especifica la metodologa y responsabilidades para lograr
que cada Integrante de la Empresa tome conciencia de:
La importancia de cumplir con la poltica, los procedimientos y con los requisitos del SGI.
Los impactos ambientales significativos reales o potenciales derivados de sus actividades
laborales y los beneficios ambientales surgidos de una mejora de su desempeo personal.
Las consecuencias reales o potenciales de sus actividades de trabajo para la SYSO y los
beneficios que tiene en SYSO el mejoramiento en el desempeo personal.
Su responsabilidad especfica para lograr el cumplimiento con la poltica, los procedimientos y
con los requisitos del SGI, incluyendo los requisitos para la preparacin y respuesta ante
emergencias.
Las consecuencias potenciales de no cumplimiento de los procedimientos operativos
especficos.
6.16.3 Plan de Capacitacin
La Empresa mantiene actualizado un Plan de Capacitacin Anual. El Departamento de RRHH
controla mediante un indicador especfico el cumplimiento del mismo.
6.16.4 Registros
Mantenemos los registros pertinentes referidos a educacin, formacin, habilidades y experiencia
de todo nuestro personal.
6.17

Infraestructura

La Empresa gestiona de manera sistemtica y planificada todos los factores de infraestructura


dado que la eficiencia en el servicio est en relacin directa con la logstica de apoyo: las
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condiciones operativas de los vehculos, de los equipos de comunicacin, del equipamiento y de


las herramientas.
La infraestructura comprende Base Santa Cruz, Base Camiri y las distintas bases operativas.
Disponen de instalaciones necesarias para un adecuado desarrollo del servicio al Cliente y para
asegurar el bienestar y seguridad del personal.
En caso de servicios de corta duracin en lugares distantes de las bases operativas se dispone de
trileres con las instalaciones necesarias.
6.18

Ambiente de Trabajo

La mejora continua de los factores que determinan el ambiente de trabajo es una actividad
permanente de nuestro Programa de Mejora y mantenemos un Objetivo especfico al respecto.
Estos factores incluyen aspectos tales como Salud Ocupacional, seguridad, ergonoma,
participacin activa, comunicacin y coordinacin interna, crear valor a travs del conocimiento y
trabajo en equipo.
6.19

Comunicaciones

Nuestra Empresa ha establecido y mantiene un procedimiento documentado PG.005


COMUNICACIONES.
6.20

Control Operativo

La implementacin del Sistema de Gestin se realiza a travs de Procedimientos y Controles que


aseguran que la Poltica, los Objetivos y las Metas pueden ser cumplidos.
Los Procedimientos de Gestin establecen la metodologa y responsabilidades para identificar las
operaciones y actividades.
Para cada una de ellas hemos establecido y mantenemos Procedimientos Operativos, de Control
y de Emergencia que especifican:
la planificacin de los procesos y operaciones
el mantenimiento de los equipos
los criterios operativos para realizar y controlar los trabajos
control del producto no conforme, verificacin en situ de los puntos de control, establecidos
durante la etapa de planificacin y programacin de las operaciones, segn registro
(RG.007.01) PLAN DE INSPECCION Y ENSAYOS.
sistemas de comunicacin
Para los riesgos identificados de SYSO con respecto a bienes, equipos y servicios adquiridos se
elaboran Procedimientos operativos y se comunican a los proveedores.

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Emergencias

Hemos establecido y mantenemos Planes de Emergencia para asegurar que habr una respuesta
apropiada para incidentes imprevistos o accidentales.
El PG. 008 - EMERGENCIAS define nuestro potencial para enfrentar y responder a accidentes,
situaciones de emergencia y la respuesta ante ellos para prevenir y mitigar las enfermedades y
lesiones que puedan estar asociadas a estos.
Este procedimiento es puesto a prueba peridicamente; se examina y revisa cuando es necesario
y, en particular, luego de que se han producido accidentes o emergencias.
Los Planes y el Procedimiento indicados tienen en cuenta los incidentes que surjan o que puedan
surgir como consecuencia de condiciones de operacin anormales y consideran tambin la
consecuencia de accidentes y situaciones de emergencia potenciales.
7.

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

7.1

Auditorias Internas

Realizamos Auditorias Internas peridicas como mnimo una vez al ao para asegurar que la
prestacin del Servicio sigue la planificacin establecida y que el Sistema de Gestin:

Es acorde a los requisitos de las Normas de referencia.

Se implementa tal como fue planificado.

Se actualiza cuando es necesario.

Es eficaz para lograr los objetivos establecidos.

Al programar cada una de ellas se especifican los criterios de realizacin teniendo en cuenta los
resultados de Auditorias anteriores. El programa de auditorias internas se encuentra en el servidor
del SGI (DOC SGI Server) de modo que todo el personal de la empresa tiene acceso libre para
consultas e informacin al respecto.
Mantenemos un Procedimiento General PG. 013 - AUDITORIAS INTERNAS que establece las
responsabilidades y requisitos para la planificacin y realizacin de las Auditorias, informar los
resultados de las mismas y para mantener los registros correspondientes.
Los Auditores Internos son designados y calificados por el Gerente QHSE y en cada caso son
independientes del rea auditada.
Es funcin del Coordinador de Gestin coordinar el Programa de Auditorias especificando
alcance, frecuencia y metodologa.
En cada Auditoria es funcin del responsable del sector auditado tomar acciones inmediatas para
solucionar las fallas detectadas y sus causas y aplicar las medidas de mejora necesarias.
7.2

Medicin

Aplicamos mtodos determinados para el control y, cuando corresponde, la medicin, de la


Gestin del Sistema.
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Estos procesos, mtodos e indicadores incluyen:

PROCESO/ACTIVIDAD

CONTROL

INDICADORES

Capacidad de la organizacin para


y
lograr
objetivos,
Liderazgo de la direccin especificar

incluyendo los de mejora

Determinacin
de
necesidades
y Percepcin del cliente
satisfaccin del cliente

Gestin de los recursos

Eficiencia del servicio con


recursos asignados; solicitudes
acciones correctivas, resultados
auditorias y de revisiones de
direccin

Nivel de avance y logro en


los objetivos
% de objetivos logrados

% de
cliente.

Calificacin del servicio

satisfaccin

del

los
de
Indicadores
financieros
de
de
consumo; costos, rentabilidad.
la

Aplicacin, medicin y
Auditorias, revisiones de la direccin,
mejora del sistema de
programa de mejora.

gestin

Control de
resolucin)

NC

(%

de

Grado de avance en los


objetivos.

Indicadores
horas
de
Competencia,
Capacidad y aptitud del personal;
capacitacin
/
formacin;
capacitacin, formacin programas
de
capacitacin
y
seguridad;
evaluacin
de
y desarrollo del personal desempeo
desempeo, etc.Desarrollo, seleccin y Evaluacin
control de proveedores
proveedores

peridica

de

los

Registros de la evaluacin
Indicadores operativos

Planificacin
Servicio/Prestacin
Control del Servicio

del
y Control de indicadores

Indicadores
Ambiental

de

Desempeo

Indicadores de Desempeo en
SYSO
Cuando en estos procesos no se alcanzan los resultados esperados, establecemos las necesarias
acciones correctivas y acciones u objetivos especficos de mejora.

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Seguimiento y Medicin del Servicio

Realizamos rutinariamente el seguimiento y la medicin a travs de indicadores apropiados.


Puesto que el Cliente, el personal operativo y el Representante Tcnico (o Supervisor General)
estn en permanente contacto, cualquier falla es detectada y corregida de inmediato.
Las fallas, accidentes e incidentes ambientales son documentados y registrados ya sea a travs
del Procedimiento de Acciones Correctivas o del mecanismo Orden de Servicio Pedido de
Empresa o el que resulta aplicable contractualmente.
7.4

Desempeo Ambiental

El PG. 007 - CONTROL DE LAS OPERACIONES especifica la metodologa y responsabilidades


para medir, seguir y evaluar peridicamente el desempeo ambiental referido a las caractersticas
claves de los procesos, las operaciones y actividades que tienen o pueden tener un impacto
significativo sobre el Medio Ambiente.
El mismo incluye el registrar los resultados de las mediciones y controles relativos a:

El desempeo ambiental de cada actividad a travs de Indicadores de Desempeo


apropiados.

Los controles operativos especificados.

El grado de avance y/o de conformidad con los Objetivos y Metas del Programa de Mejoras.

Los resultados de estas mediciones y controles son analizados y utilizados para determinar los
avances en el desempeo ambiental y para identificar las actividades que requieran acciones
correctivas y mejoramiento.
7.4.1

Indicadores del Desempeo Ambiental

La medicin y seguimiento se realiza considerando Indicadores del Desempeo Ambiental


especificados; estos indicadores son objetivos, verificables y reproducibles; apropiados para
nuestras actividades, coherentes con la poltica, prcticos y tecnolgicamente factibles.
Dentro del mejoramiento continuo del Sistema de Gestin la identificacin de los Indicadores ms
apropiados es un proceso permanente.
7.5

Desempeo de la Gestin de Operaciones

El PG.007 - CONTROL DE LAS OPERACIONES especifica la metodologa y responsabilidades


para medir, seguir y evaluar el cumplimiento y resultados de la gestin de la operacin en tiempo y
forma relacionados con los servicios que se brindan:
El mismo incluye el registrar los resultados de las mediciones y controles relativos a:

El desempeo de las actividades que conforman el servicio a travs de Indicadores de


Desempeo apropiados.

Los controles operativos especficados.

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El grado de avance y/o de conformidad con los Objetivos y Metas del Programa de Mejoras.

Los resultados de estas mediciones y controles son analizados y utilizados para determinar los
avances en el desempeo ambiental y para identificar las actividades que requieran acciones
correctivas y mejoramiento.
7.5.1

Indicadores del Desempeo de la Gestin de Operaciones

La medicin y seguimiento de la Gestin de Operaciones se realiza considerando Indicadores del


Desempeo referidos a la ejecucin y entrega de los servicios prestados en tiempo y forma.
Indicadores referidos al cumplimiento de los requerimientos exigidos contractualmente y a la
entrega de servicios en el plazo estipulado.
7.6

Desempeo en SYSO

El PG. 007 - CONTROL DE LAS OPERACIONES especifica la metodologa y responsabilidades


para medir, seguir y evaluar peridicamente el desempeo en SYSO referido a las caractersticas
claves de los procesos, las operaciones y actividades que tienen o pueden causar dao a la Salud
Ocupacional o Seguridad de las personas.
El mismo incluye el registrar los resultados de las mediciones y controles relativos a:

El desempeo en seguridad de cada actividad a travs de Indicadores de Desempeo


apropiados.

Los controles operativos especificados.

El grado de avance y/o de conformidad con los Objetivos y Metas del Programa de Mejoras.

As tambin contamos con un procedimiento documentado para llevar a cabo la Matriz de


Posicionamiento la cual nos permite ver cual es nuestro posicionamiento en cuanto al desempeo
proactivo y reactivo en SYSO de acuerdo al PO.S.024 Registro Estadstico.
7.7

Indicadores del desempeo en seguridad

La medicin y seguimiento se realiza considerando Indicadores Proactivos y Reactivos:


Indicadores Proactivos: Capacitacin, Auditorias gerenciales de QHSE, Tarjetas Stop, Acciones
Correctivas
Indicadores Reactivos: Indices de Frecuencia, Indices de gravedad, Cantidad de Incidentes
vehiculares.
7.8

No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

7.8.1

Procedimiento

Hemos establecido y mantenemos actualizados el PG. 011 NO CONFORMIDADES, ACCIONES


CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS que definen la responsabilidad y la autoridad en el manejo y la
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investigacin de las causas raz de No Conformidades y las medidas a tomar para mitigar los
desvos producidos y para iniciar y completar acciones correctivas y preventivas.
Cualquier accin correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de la No Conformidades
reales o potenciales es apropiada respecto de la magnitud de los problemas y proporcional al
desvo detectado.
7.8.2

Investigacin y Correccin de No Conformidades

La investigacin y correccin de No Conformidades incluye:


Identificar la causa de la no conformidad
Identificar e implementar las acciones correctivas necesarias.
Implementar o modificar los controles necesarios para evitar la repeticin de la no conformidad.
Registrar todos los cambios en los procedimientos escritos resultantes de las acciones
correctivas.
7.8.3

Acciones Correctivas y Preventivas

Investigamos las causas de las No Conformidades significativas o repetitivas e implementamos las


acciones pertinentes tendientes a prevenirlas o a evitar su recurrencia.
Cuando las Acciones correctivas y/o preventivas son derivadas de Incidentes o Accidentes se
deber evaluar el riesgo de las mismas antes de su implementacin.
Verificamos la efectividad de las Acciones tomadas y actualizamos nuestro Sistema para
incorporar al mismo la mejora lograda.
Mantenemos registro de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones surgidos como resultado
de mediciones, seguimientos, auditorias y controles del Sistema de Gestin Integrado; de las
causas de los problemas y de las acciones tomadas.
El tiempo de respuesta para la entrega de un plan de accin dirigido a la correccin de la No
Conformidad, no debe superar los 15 das.
El Coordinador de Gestin, el Gerente de QHSE o los Supervisores segn corresponda en cada
caso, son responsables de verificar que las acciones correctivas y preventivas han sido
implementadas y han sido efectivas.
7.9

Investigacin de Incidentes y/o Accidentes

La Investigacin de Incidentes y/o Accidentes se realiza de acuerdo al procedimiento PO.S.014


Investigacin de Accidentes/ Incidentes.

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Objetivos y Metas Programa de Mejora

Cada funcin y nivel pertinente dentro de la Organizacin mantiene especificados Metas y


Objetivos de Mejora de acuerdo a su tarea especfica. Estos objetivos son alcanzables,
mesurables y coherentes con la Poltica de Gestin.
Para gestionar sistemticamente nuestros Objetivos y Metas hemos implementado un Programa
de Mejora de Gestin del Sistema que se disea, mantiene y actualiza anualmente de acuerdo a
un Procedimiento (PG. 003 - PROGRAMA DE MEJORA).
Al planificar la Mejora la Direccin toma en consideracin el funcionamiento y oportunidades de
mejora de todos los procesos de la Gestin del Sistema, incluyendo el propio Sistema de Gestin,
y la planificacin de los recursos necesarios para el logro de los Objetivos. En el Programa se
especifican los responsables para el logro de los objetivos y metas, los plazos para cumplir las
actividades y los recursos necesarios para cada una de ellas.
Cuando es apropiado el Programa se rectifica y actualiza para aplicar la Poltica de Gestin
tambin a los nuevos proyectos, los nuevos desarrollos y a las actividades, los servicios nuevos o
modificados. En estos casos se realiza un anlisis previo de la capacidad operativa, tcnica y
logstica para satisfacer los requisitos y de los aspectos ambientales y los riesgos de la tarea
antes de decidir sobre la viabilidad de las nuevas actividades o servicios. (Ver PG. 007 CONTROL DE LAS OPERACIONES).

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