Higuera Yamaury.

Definicin de Presupuesto
Es una proyeccin o estimacin de gastos, donde se calcula con anticipacin los
ingresos y gastos ya sea de una empresa, entidad pblica, el estado o
simplemente de la economa familiar.
Una persona puede hacer un presupuesto donde calcule la cantidad de dinero que
emplear durante el siguiente mes para gastos personales, como alimentacin,
vivienda, transporte, servicios, compras y ocio, con el fin de no extralimitarse.
Las empresas, por su lado, realizan con cierta periodicidad un presupuesto
financiero donde incluyen ingresos, egresos, flujo neto, caja inicial, caja final, caja
mnima, todo ello con el objetivo de evaluar su estado econmico.
Cuando solicitamos el trabajo de una persona, solemos pedir, por adelantado, un
presupuesto de la obra donde se detallen los costos que acarrear, como
materiales, tiempo y mano de obra, con la finalidad de evaluar sus costes y
ventajas en relacin con otros presupuestos.
El Estado, por su parte, debe presentar a sus ciudadanos, anualmente y de la
manera ms trasparente posible, el presupuesto asignado para el gasto pblico
del siguiente ejercicio fiscal.

Importancia
Nos permite establecer proyecciones, programas y planes de accin, as como
tomar decisiones respecto a cmo manejar el dinero de una manera eficiente,
independientemente de que objetivo tenga la realizacin del presupuesto.

Presupuesto y Gerencia
La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que
dependen de la planificacin. La gerencia es dinmica si recurre a todos los
recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de una
manera eficiente, genera grandes beneficios, ya que el presupuesto es el medio
para maximizar las utilidades.
Los negocios marchan bien cuando las decisiones han sido tomadas previamente
meditadas, discutidas y analizadas. Es aqu donde, en efecto, utilizan los
fundamentos del presupuesto, aunque no lo tengan implantado como sistema.

Presupuesto y proceso de direccin

El presupuesto es parte de la Administracin y se encuentra vinculada con todas
las funciones del proceso administrativo, que son Planeacin, Organizacin,
Control y Direccin., ya que la funcin que desempean los buenos presupuestos
en la administracin de un negocio se comprenden mejor cuando estos se
relacionan con los fundamentos de la administracin. Sin presupuesto la direccin
de una empresa no sabe hacia cual meta dirigirse, debido a que si desea obtener
buenos resultados satisfactorios, ser necesario que planifique bien las
actividades a desarrollar mediante la asignacin de obligaciones y
responsabilidades, esto se debe a que las organizaciones forman parte de un
medio econmico en el que predomina la incertidumbre y para ello deben planear
sus actividades con antelacin y anticipacin para as sostenerse en el mercado
competitivo. Aun as, la ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los
resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos produccin y/o
utilidades, y por esto es importante que toda organizacin posea un presupuesto.

Ventajas de un plan presupuestario

1. Brinda a la direccin una visin integral de las operaciones y resultados
permitiendo tomar decisiones informadas y oportunas.
2. Traduce los objetivos de la empresa en acciones al especificar los recursos,
ingresos y actividades requeridas para llevar a cabo el plan estratgico del ao
presupuestado.
3. Es una herramienta til para medir la eficiencia de los mandos medios a cargo
al otorgarles responsabilidad tanto operativa como financiera.
4. Facilita el control administrativo y obliga a realizar evaluaciones peridicas de la
gestin empresarial.
5. Fomenta una estructura correcta determinando responsabilidad y autoridad de
cada uno de los miembros de la organizacin.
6. Ayuda al manejo financiero de la empresa.
7. Compromete a mantener un archivo de datos histricos controlables.
8. Permite conocer con anticipacin los excedentes o faltantes de fondos y
detectar cundo es conveniente recurrir a la obtencin de prstamos.

9. Es una herramienta idnea para el control de la posicin de efectivo.

10. Motiva a la planeacin y seguimiento oportuno de la situacin de la empresa.

Limitaciones
El presupuesto est basado en estimaciones, limitacin que obliga a la
administracin a utilizar determinadas herramientas estadsticas para reduir la
incertidumbre, ya que el xito de un presupuesto depende de la confiabilidad de
los datos con que se cuenta.
Debe ser adaptado a cualquier circunstancia o inconveniente que surja, ya que de
otra manera puede perder su sentido.
Su ejecucin no es autnoma por ello es necesario que la organizacin
comprenda la utilidad que tiene el presupuesto, de tal forma que todos se
convenzan de que son los primeros beneficiados por el uso de ello.
Es un instrumento que no debe sustituir a la administracin, ya que es uno de los
problemas ms graves que provocan el fracaso de las herramientas
administrativas.

Periodos y Subperiodos
El periodo presupuestario es el espacio de tiempo que cubre cada
presupuesto y suele ser de un ao de duracin. De acuerdo a la clase de empresa
y a las condiciones reinantes, tal perodo puede cubrir un semestre y subdividirse
en sub perodos de trimestres, de meses o semanas. El perodo sera entonces el
lapso de tiempo escogido como base, y a los sub perodos las partes en que se
hubieren dividido el perodo.

El Presupuesto se clasifica
1. Por el tipo de Empresa.
a) Pblico: lo realizan los gobiernos, estados, empresas pblicas, etctera,
para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
Base: Gasto.
- Estiman los Gastos necesarios indispensables.

- Determinan la forma de cubrirlos.

Finalidad: satisfacer las necesidades pblicas, con el fin de lograr la estabilidad
econmica del pas, cuya administracin les ha sido encomendada.

b) Privado: lo utilizan las empresas particulares como instrumento de su

administracin.
Base ingresos.
- Estiman sus Ingresos.
- Predeterminan su Distribucin y aplicacin.
Finalidad: Obtencin de Utilidades y servir al pas.

2. Por su contenido.
a) Principales: presentan un resumen de todos los presupuestos de la
Empresa.
b) Auxiliares: muestran analticamente las operaciones estimadas por los
departamentos.

3. Por su forma.
a) Flexibles: consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen
ocurrir, y permiten cierta Elasticidad por posibles cambios.
b) Fijos: permanecen invariables durante la vigencia del periodo
presupuestario.

4. Por su duracin: depender del tipo de operaciones que realice la Empresa.

a) Cortos: los que abarcan un ao o menos.
b) Largos: los que se formulan para ms de un ao.

5. Por la tcnica de valuacin.

a) Estimados: se formulan sobre bases empricas.
b) Estndar: por ser formulados sobre bases casi cientficas, eliminan en un
porcentaje muy elevado las posibilidades de error.

6. Por su reflejo en los Estados Financieros.

a) De situacin financiera: muestra la posicin esttica que tendra la
Empresa en el futuro.
b) De resultados: muestra las Utilidades posibles por obtener en un periodo
futuro.
c) De Costos: reflejan a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de
efectuar por concepto del Costo total o cualquiera de sus partes.

7. Por las finalidades que pretende.

a) De promocin: se presentaban en forma de proyecto financiero y de
expansin.
b) De aplicacin: normalmente se elaboran para solicitud de crditos.
c) Por programas: preparado normalmente por dependencias
gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc.; sus cifras
expresan el Gasto, en relacin con los objetivos que se persiguen.
d) De fusin: se emplean para determinar anticipadamente las operaciones
que hayan de resultar de una conjuncin de empresas.

8. De Trabajo: su Desarrollo ocurre normalmente de la siguiente manera:

a) Planificacin.
b) Formulacin: presupuestos parciales por cada departamento de la
Empresa. Presupuestos previos, fase anterior a la elaboracin definitiva.
c) Aprobacin.

d) Presupuesto definitivo: es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar

y controlar en el periodo al cual se refiera.
e) Presupuestos maestros o tipo: con estos presupuestos se ahorra Tiempo,
Dinero y esfuerzo, ya que slo se hacen los que tengan variacin sustancial.
La desagregacin anterior no significa que cada una de las partes de la
clasificacin es independiente de la otra, sino que un Presupuesto puede quedar
comprendido en varias clasificaciones.

MECNICA, TCNICAS Y PRINCIPIOS EN LA CONFECCIN DE

PRESUPUESTO
En todo sistema presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos
muy relacionados que son bases de apoyo del trabajo de quienes participan en la
diferentes etapas del ciclo presupuestal. Tales aspectos son: los medios
mecnicos empleados, sus tcnicas de elaboracin y los principios que sustentan
la validez de los mismos.
1. Los medios mecnicos se relacionan con:
El diseo de formas y/o cdulas presupuestarias para la recoleccin de
informacin y los medios tcnicos utilizados para el clculo matemtico.
2. Mtodos de oficina empleados en su elaboracin.
Las tcnicas son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar
su actividad, que pueden provenir de la experiencia o de las investigaciones
realizadas en el desarrollo de su trabajo. Por ejemplo: Por la experiencia o por
investigaciones realizadas el encargado de elaborar el presupuesto de ventas
puede identificar los factores que incidieron sobre las ventas de perodos pasados.
Los procedimientos empleados para determinar los estndares de los tres
elementos del costo. Los mtodos usados para la fijacin del precio del producto
3. Los principios
Revisten especial importancia en el campo de la presupuestacin y por ello
antes de enunciarlos es necesario resaltar el hecho de que sirven de guas
especficas o de moderadores de criterio de la persona encargada de
confeccionar, los presupuestos parciales o el presupuesto general de la empresa
Un resumen del pensamiento de Hctor Salas Gonzlez, en Control
presupuestal de los negocios, presenta algunos principios y aclara que no todos

son de obligatorio cumplimiento. Este autor los clasific en 5 grupos: de previsin,

de planeacin, de organizacin, de direccin y de control.
1. De previsin Son tres: predictibilidad, determinacin cuantitativa y
objetivo.Recalcan la importancia del estudio anticipado de las cosas y de
lasposibilidades de lograr las metas propuestas.

2. De planeacin Indican el cambio para lograr los objetivos deseados. Se

destacan:precisin,
costeabilidad,
flexibilidad,
unidad,
confianza,
participacin,oportunidad y contabilidad por reas de responsabilidad.
3. De organizacin Denotan la importancia de la definicin de las
actividades humanas paraalcanzar las metas , como, son orden y comunicacin.
4. De direccin Indican el modo de conducir las actuaciones del individuo
hacia el logrode los objetivos deseados. Salas Gonzlez los llamas principios
deautoridad y coordinacin.
5. De control Permiten comparaciones ente los objetivos y los logros. Se
determinancon nombres como: principio de reconocimiento, excepcin, normas
yconciencia de costos
Los principales principios enunciados por Hctor Salas Gonzlez se
expresan de la siguiente manera:
Principio de predictibilidad Es posible predecir algo que ha de suceder o
que queremos que suceda.
De determinacin cuantitativa Se debe determinar unidades monetarias
para cada uno de los planes de laempresa para el perodo presupuestal.
De objetivo Puede preverse algo siempre y cuando se busque un objetivo.
De precisin Los presupuestos son planes de accin y deben expresarse
de maneraprecisa y concreta. Deben evitar vaguedades que impidan su
correctaejecucin.
De
costeabilidad
El
beneficio de
instalacin del
sistema de
control presupuestal ha desuperar el costo de instalacin y funcionamiento del
sistema.

De flexibilidad Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan,
en razn de laparte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan
variadodespus de la previsin.
De unidad El decidido apoyo y la fe en todos los principios y en la eficiencia
del controlpresupuestal por parte de todos los directivos de la empresa
esimportantsima para su buena marcha.
De participacin Es esencial que en la planeacin y el control de los
negocios intervengantodos los empleados para aprovechar el beneficio que se
deriva de laexperiencia de cada uno de ellos en su rea de operacin.
De oportunidad Los planes deben finalizare antes de iniciar el
perodo presupuestal paratener tiempo de tomar las medidas contundentes a los
fines establecidos.
De contabilidad por reas de responsabilidad La contabilidad debe
modificarse de manera que adems de cumplir lospostulados de la contabilidad
general, sirva para los fines de control depresupuestal.
De orden La planeacin y el control presupuestal deben basarse en una
sanaorganizacin trazada en organigramas, lneas de autoridad yresponsabilidad
precisas, en las funciones de cada miembro del grupodirectivo detallando deberes
u obligaciones y autoridad.
De comunicacin Implica que dos o ms personas entienden de la misma
manera un asuntodeterminado de manera oportuna y concisa.
De autoridad No se concibe la autoridad sin responsabilidad. Este principio
dispone quela delegacin de autoridad no se jams tan absoluta como para
eximirtotalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de
lasactividades bajo su jurisdiccin.
De coordinacin El inters general debe prevalecer sobre el inters
particular.
De reconocimiento Debe reconocerse o dar crdito al individuo por sus
xitos y reprenderlo oaconsejarlo por sus fallas y omisiones.
De excepciones Recomienda que los ejecutivos dediquen su tiempo a los
problemasexcepcionales sin preocuparse por los asunto que marchen de acuerdo
conlos planes.
De normas Los presupuestos constituyen las norma por excelencia para
todas lasoperaciones de la empresa. El establecimiento de normas claras y

precisasen una empresa pueden contribuir en forma apreciable a las utilidades

yproducir adems otros beneficio.
De conciencia de costos Para el xito del negocio, cada decisin de un
individuo tiene algn efectosobre los costos; cada supervisor debe comprender el
impacto de susdecisiones sobre los costos, para que cada decisin que tome sea
la msefectiva para la empresa.
Estos principios constituyen la razn de ser del presupuesto.

MOTIVACION
La motivacin del personal en determinar objetivos y metas los hace
responsables para la ejecucin de los mismo lo cual los motiva y asi logran
cumplirlos y les confiere un poder decisorio de sus respectivas reas de
responsabilidad,
La motivacin debe hacerse en el momento en que se empieza a planificar
el presupuesto y as ayudar a disear planes, programas y presupuesto de su
propia rea donde son responsables.
El Plan de Comunicacin
Consta de los siguientes apartados:
1. descripcin o anlisis de la situacin,
2. objetivos de comunicacin,
3. pblicos objetivo,
4. estrategias,
5. mensajes bsicos o clave,
6. acciones recomendadas,
7. calendario,
8. presupuesto.
1. Descripcin de la situacin. Es la introduccin al Plan de
Comunicacin, por lo que expone sumariamente las principales conclusiones del
proceso de investigacin y anlisis, describiendo la situacin de la institucin y
sealando los aspectos de imagen y comunicacin prioritarios.

2. Objetivos de comunicacin. Son los fines que se pretenden lograr con

el Plan de Comunicacin. Por lo general se establece un objetivo general que se
ramifica en un grupo de metas de carcter especfico, que cubren distintas reas
de la organizacin.
3. Determinacin de pblicos objetivo. Son los grupos de inters de la
entidad. Su determinacin se convierte, despus de la fase de investigacin, en el
primer paso de toda planificacin, junto con la definicin de los objetivos.
Establecidos los pblicos con los que hay que comunicar, la tarea de determinar
estrategias se ve facilitada. Al delimitar pblicos, es recomendable considerar
todos aquellos grupos a los que idealmente habra que dirigirse. Igualmente
aconsejable resulta establecer prioridades y dejar en segundo trmino pblicos
considerados como secundarios (ya que razones econmicas o de otra ndole
podran exigir actuaciones selectivas).
4. Estrategias de comunicacin. Expresan el cmo se pretenden alcanzar
los fines del plan. Describen, de forma general, las actividades que se detallarn
en una fase posterior, pero no las concretan. Se formulan estrategias para cada
uno de los objetivos de comunicacin previstos.
5. Mensajes bsicos o clave. Mensajes fundamentales por grupos de
inters. Se trata de enfocar la idea clave que estar presente en todas las
actividades de comunicacin que se lleven a la prctica. Se concreta en una
herramienta bsica de comunicacin: el argumentario (vase documento Anexo).
6. Acciones recomendadas. Son esas actividades concretas en que se
materializarn las estrategias. Al igual que los pblicos objetivos, deben ordenarse
segn su importancia o envergadura, o con un criterio cronolgico.
7. Calendario. Fechas de implementacin previstas para cada una de las
actividades de comunicacin. Es aconsejable plasmarlas esquemticamente en
una sola hoja, de modo que a simple vista se obtenga una visin completa de
plazos y acciones.
8. Presupuesto. Supone una estimacin en detalle de los costes asociados
a la implementacin del Plan de Comunicacin. Por lo general, incluye todas las
partidas relacionadas con cada accin, por pequeas que stas sean (honorarios
de asesores externos; gastos de imprenta y papelera; una reserva para gastos
administrativos, etc.).