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INSTRUCTIVO PARA LA
FORMULACIN Y SEGUIMIENTO
DE INDICADORES DE GESTIN
Elabor
Profesional Oficina
Asesora de Planeacin
Fecha
Febrero
de 2014
Diciembre
de 2015
Versin: 2
Fecha
Aprobacin:10/12/2015
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Firma de Autorizaciones
Revis
Aprob
Control de Cambios
Descripcin
Elaboracin del documento
Actualizacin del documento
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versin vigente reposar en las carpetas
del Sistema Integrado de Gestin del Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP.
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO .................................................................................................................. 3
2.
ALCANCE................................................................................................................... 3
3.
4.
5.
6.
GENERALIDADES ..................................................................................................... 5
6.1 Definicin indicadores .............................................................................................. 5
6.2 Seguimiento a los procesos del Sistema Integrado de Gestin ................................ 5
6.3 Caracteristicas de los indicadores ............................................................................ 6
7.
8.
9.
10.
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1.
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OBJETIVO
ALCANCE
El presente instructivo debe ser aplicado para todos los procesos del Instituto para la
Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico IDEP, y establece los conceptos
bsicos, caractersticas principales y orientaciones de seguimiento a los indicadores de
gestin de la entidad.
DEFINICIONES TCNICAS1
3.
Glosario tomado Gua metodolgica para el seguimiento del sistema de gestin de calidad y el desempeo de los
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4. REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 872 de 2003: Crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del
poder pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 1599 de 2005: Adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano.
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Decreto 387 de 2004: "Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004,
que adopta el Sistema de Gestin de Calidad creado por la ley 872 de 2003".
Decreto 652 de 2011: Adopcin Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de
Gestin para las Entidades y Organismos Distritales
NTD-SIG 001:2011: Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin para
las Entidades y Organismos Distritales
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. GENERALIDADES
6.1 Definicin indicadores
Un indicador es una expresin cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir
caractersticas, comportamientos o fenmenos de la realidad a travs de la evolucin de
una variable o el establecimiento de una relacin entre variables, la que comparada con
perodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el
desempeo y su evolucin en el tiempo. Por lo general, son fciles de recopilar, altamente
relacionados con otros datos y de los cuales se pueden sacar rpidamente conclusiones
tiles y fidedignas2.
6.2 Seguimiento a los procesos del Sistema Integrado de Gestin
Los lderes de proceso y los responsables de procedimientos son los responsables de
realizar el seguimiento y medicin de los indicadores asociados al proceso a travs del
FT-MIC-03-05 Formato Hoja de vida de indicadores, de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento PRO-MIC-03-04 Autoevaluacin de la Gestin trimestralmente. Estas
Concepto tomado Gua para la construccin de Indicadores de Gestin De Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica versin 2 de 2012, pagina 8.
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Claros: Ser comprensible tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo
estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difcil
interpretacin que slo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.
Explcitos: Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se
analizar para evitar interpretaciones ambiguas.
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7. TIPOLOGIA DE INDICADORES
Para el IDEP se formularn indicadores para evaluar la eficiencia, eficacia, y
efectividad de los procesos, cun aceptable ha sido y es el desempeo de stos en
concordancia con los requisitos establecidos en la Norma Tcnica de Calidad NTCGP
1000:2009.
7.1 Indicadores de Eficacia
Se busca establecer el logro de los resultados esperados por el Instituto, previamente
determinados, de modo tal que se pueda evaluar la oportunidad (cumplimiento de la meta
en el plazo estipulado), al igual que la cantidad (volumen de bienes y servicios generados
en el tiempo).
A manera de ejemplo:
Indicador
Aspecto
Asociado
Focalizacin
Cobertura
Resultado Final
Cobertura
Resultado Final
solucionados
conflictos
colectivos
Resultado Final
Resultado Final
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INDICADOR
Nivel de satisfaccin del usuario durante un perodo determinado
% Disminucin en quejas y reclamos en un periodo determinado
% Disminucin en accidentes laborales durante un periodo determinado
% Disminucin en infecciones intrahospitalarias durante un periodo determinado.
8. FORMULACIN DE LOS INDICADORES
Para la formulacin de indicadores se tiene en cuenta como informacin de entrada, la
relacionada con:
Mapa de riesgos: Documentado para cada proceso. Los indicadores que estn
asociados a los Mapas de Riesgos deben brindar informacin relacionada con la
eficacia de los controles aplicados.
Pregunta a tener en
cuenta
Objetivo
Pertinencia
El indicador expresa
qu se quiere medir de
forma clara y precisa?
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Funcionalidad
El indicador es
monitoreable?
La informacin del
Disponibilidad indicador est
disponible?
Confiabilidad
Utilidad
De dnde provienen
los datos?
El indicador es
relevante con lo que se
quiere medir?
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del
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Una vez actualizada esta informacin, debe presentarla al Lder del proceso para que
efecte el anlisis de los datos y establezca las acciones a seguir:
El reporte de los indicadores se debe realizar en los diez (10) das siguientes trimestre
vencido
y teniendo en cuenta la periodicidad especfica de cada indicador.
Dependiendo del resultado obtenido por el indicador, se formularn acciones
preventivas si el indicador tuvo un desempeo satisfactorio o una accin correctiva si
el indicador tuvo desempeo insuficiente o super la meta establecida.
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