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Una base de datos le permite guardar informacin relacionado con un tema especfico de
una manera organizada. Adems de guardar datos, tambin puede, clasificar, extraer, y
resumir informacin relacionada con los datos. Uno de los programas que le permite hacer
esto es Microsoft Office Access 2007, el cual es un programa para crear y administrar
bases de datos.
Hay muchos tipos de datos que necesitar archivar y administrar: texto y nmeros, por
ejemplo. Dependiendo de lo que quiera de sus datos, usted querr o no usar una base de
datos. Usted podr usar un programa para hacer hojas de clculo como Microsoft Excel.
Cmo saber cules datos pueden se pueden administrar adecuadamente con Excel y cuales
datos de verdad necesitan Access para administrarlos eficientemente? Todo depende en la
cantidad de datos ue usted necesita administrar y para que necesita sus datos. Respondamos
esto mirando un escenario como una librera.
Si usted trabaja en el negocio de los libros, necesitar llevar registro de de sus clientes y sus
rdenes.
Usted podra usar Microsoft Excel para guardar y administrar este tipo de datos; sin
embargo, Excel es un programa para hojas de clculo tradicionalmente usado para
administrar informacin numrica, como sumar todas las compras de un cliente. Mientras
este puede realizar un buentrabajo a la hora de guardar algunos tipos de bases de datos
basadas en texto -- como la informacin de contacto de sus clientes -- en realidad Excel no
fue creado para hacer eso.
Los siguientes ejemplos le mostrarn por qu una base de datos de Access puede ser una
mejor opcin para el negocio de los libros.
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Ejemplo de Excel: Lista de Clientes y Seguimiento de Ordenes
En Excel, usted puede guardar sus datos en una hoja de clculo y de esta manera enviar
correos a toda la lista, o encontrar clientes especficos para enviar correos. Hasta podr
filtrar la informacin de los clientes para desplegar todos los clientes que viven en un lugar
especfico, como en la siguiente imgen. Adicionalmente, usted puede ordenar los datos de
una manera especfica.
Da
tos Filtrados para Desplegar los Registros de Bogota
Sin embargo, si usted quiere ver resultados muy especficos en sus datos, como cuantas
rdenes realiz un cliente al ao, Excel no es tan eficiente como Access para proveerle
esta clase de datos.
Si usted usa una hoja de clculo de Excel para seguir sus rdenes, cada vez que un cliente
pide una orden, usted tendr que insertar una nueva fila de informacion en la hoja de
clculo. Esto incluir los nombres y direcciones de los clientes. Si ese cliente pide ms de
una orden a la vez, esa informacin tendr que ingresarse cada vez. Su hoja de clculo va a
tener informacin redundante o repetida.
Adicional a la tabla con informacin de los clientes, usted probablemente tambin querr
una tabla con informacin de los productos para vender, y una tercera tabla para tener datos
relacionados con rdenes especficas de algunos clientes. Todas estas tablas estarn
vinculadas, para ayudarle a sacar el mayor provecho de sus datos.
Access es llamado programa de administracin de bases de datos relacionadas, porque
las tablas estn vinculadas, o relacionadas, como lo puede ver en la siguiente imagen.
En este ejemplo, las tablas de informacin y rdenes de los clientes estn relacionadas por
el ID de los clientes y el ID de los libros.
Ahora, supongamos que usted quiere identificar el libro que fue ms popular en Bogot.
Con Access, esto es posible porque puede buscar y colectar informacin de varias tablas al
mismo tiempo.
La tabla con Informacin de los Clientes contiene informacin acerca de los estados, y el
Orden de las tablas incluye informacin acerca de cuales libros fueron ordenados. Usted
necesitar informacin de las dos tablas para identificar el libro ms popular es una ciudad
especfica.
Usted podra mirar la informacin en estas tablas separadamente para responder su
pregunta: "Cal es el libro ms popular en Bogot?". En la tabla Informacin de
Clientes, usted podr ver todos los clientes de una ciudad en particular, Bogot. Y en la
tabla de los Libros, usted puede ver todos los libros que tiene en bodega. El verdadero
poder de Access es poder vincular y extraer informacin de varias tablas para
responder preguntas especficas.
Como puede ver en la siguiente imagen, los resultados de sus preguntas especficas, o
consultas, son desplegados para usted.
Resultados de
Busqueda
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Desafo!
Vea el video! (Parte 1) (5:16 min) - Consejos para ver nuestros videos.
Pensemos que toda la informacin que encontramos en un da tpico podra ser organizada
en una base de datos. Por ejemplo, si va a comprar una tostadora en un supermercado, el
inventario del almacen de productos debe estar almacenado en alguna parte, junto con el
precio de cada producto.
Cuando realiza una compra, el almacn necesita tener la capacidad de guardar la
informacin de las ventas para determinar las ventas totales del da y llevar control de lo
que va saliendo de inventario. Una base de datos puede guardar informacin, y tambin
permitirle al almacn determinar rpidamente cuantas marcas de tostadoras hay en el
inventario sin necesidad de contar el inventario en los estantes.
Mientras esta informacin se pueda manejar sin una base de datos, podra ser ms fcil y
ms efectivo usar una. Las bases de datos tienen un impacto enorme casi en todas las reas
de nuestra vida.
B
ase de Datos de un Inventario en Access
Piense al Respecto
Piense acerca de lo que sucede al rededor durante las situaciones de todos los das y si hay
una posibilidad de que exista una base de datos en el trabajo.
Una base de datos mantiene orden y estructura en nuestras vidas. Las bases de datos
estn creadas usando programas como Microsoft Office Access 2007, que es un programa
de bases de datos relacionadas.
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Comenzando con Access
Cuando usted inicia Access 2007, usted ver la ventana Introduccin a Microsoft Office
Access.
En el panel izquierdo, estn las categoras de plantillas incluyendo las categoras de
plantillas locales y las de Office Online. Las plantillas son bases de datos previamente
construidas enfocadas en una tarea especfica que puede descargar y usar inmediatamente.
En el siguiente ejemplo, las plantillas son seleccionadas, y las opciones de las plantillas
estn desplegadas en el rea central de la pantalla. Las plantillas destacadas incluyen
plantillas de bases de datos disponibles en lnea, as como plantillas disponibles como parte
de la versin local de Access.
Pla
ntillas Destacadas
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Abriendo una Base de Datos
Usted tiene tres opciones principales en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access.
Usted puede abrir una plantilla de base de datos local o en lnea, una base de datos existente
o una base de datos en blanco.
Plantilla
s Locales
En el panel izquierdo de la ventana Introduccin a Microsoft Office Access, Usted ver una
lista de categoras para la plantilla disponible en Microsoft Office Online. Usted tiene que
tener una conexin a Internet para desplegar estas plantillas de base de datos.
El comando de Base de Datos en Blando le permitir crear una base de datos desde el
principio.
Seleccionar
Base de Datos Existente
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La Ventana Access
Antes de comenzar a usar una base de datos, usted necesita familiarizarse con la ventana de
Access.
La Ventana de Access
La Cinta
Como los otros programas de Microsoft Office 2007, Access 2007 tiene un sistema de
pestaas (fichas) en Cinta que usted usa para navegar la base de datos. La Cinta esta
organizada en cintas. Cada pestaa tiene grupos de comandos que se usan para realizar
tareas en Access.
Por ejemplo, en la pestaa de Inicio, usted ver que hay un grupo de Fuente que contiene
los comandos para formatear fuente (texto) como el estilo, color, tamao, alineacin y
ms. A menos que ustedes usen atajos del teclado para todo, la Cinta les ayuda a realizar el
trabajo en Access.
Cuando se haya familiarizado con Access, se dar cuenta de que hay comandos que usa ms
que otros. Para facilitar el uso de estos comandos, usted puede aadirlos a la Barra de
Herramientas de Acceso Rpido. Predeterminadamente, la barra de herramientas aparece
por encima de la Cinta en la parte superior izquierda de la ventana de Access, e incluye los
comandos Salvar, Rehacer y Deshacer.
Barra de
Herramientas de Acceso Rpido
Botn de
Microsoft Office
Panel de Navegacin
Panel de Navegacin
Botn para
abrir o cerrar la barra Ancho del panel
El Panel de Navegacin aparece como una sola columna cuando esta contraida.
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Partes de una Base de Datos
Una base de datos de Microsoft Access esta hecha de varios componentes como tablas,
formas, consultas, y reportes. Estos componentes son llamados objetos de base de datos.
Uno o ms de estos objetos se forman cuando una base de datos es creada, y todos los
objetos aparecen en el Panel de Navegacin. Para facilitar la navegacin de la base de
datos, los nuevos usuarios de Access van a querer organizar los objetos en el Panel de
Navegacin.
Para Cambiar como los Objetos estn Organizador en el Panel de Navegacin:
Si las bases de datos son completamente nuevas para usted, organizar los objetos por tipo
en el Panel de Navegacin puede llegar a ser una buena idea. Estos se agruparn en el panel
por tablas, formas, consultas y reportes.
Para Expandir o Colapsar un Grupo:
D clic en cualquier flecha doble para contraer un grupo y esconder todos los
objetos.
Desplegar Objetos
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Partes de una Base de Datos (continuacin)
Una base de datos esta hecha de varios componentes, u objectos. Estos objetos
incluye:
Tablas
Consultas
Formas
Reportes
Miraremos a cada una de estos objetos en ms detalle despus, pero usted puede ingresar a
ellos desde su Panel de Navegacin.
Tablas
Una tabla la base de datos es el objeto que contiene la informacin bsica que desea
archivar. Un icono blanco y azul representa la tabla en el Panel de Navegacin.
Icono de Tabla
Tabla
Consultas
Otro objeto de la base de datos es llamado consulta. Una consulta le permite recuperar
informacin de una o ms tablas basndose en un conjunto de condiciones de bsqueda
que usted define usando los campos de la tabla.
Por ejemplo, si usted quiere conocer el nombre de los libros que ha vendido en Bogot y
Medelln, usted podra crear una consulta que le permita recuperar esa informacin de las
tablas para determinar la respuesta. En este ejemplo, usted recuperar informacin de la
tabla de Ordenes y la tabla de Libros. Profundizaremos en las consultas ms adelante.
Formulario
Un tercer objeto de base de datos es la formulario. Los formularios son una herramienta de
Access que los usuarios pueden crear para hacer entradas de datos en tablas de bases de
datos ms fcilmente.
Ingresar datos en una tabla directamente puede ser difcil si hay mucha informacin para
ingresar. Como una hoja de clculo de Excel, una tabla de Access es esencialmente una fila
de casillas en blanco donde los usuarios ingresan los registros. Formas, sin embargo,
proveen a los usuarios un formulario fcil de leer donde ellos pueden ingresar datos de la
tabla. Las formas son especialmente tiles para los usuarios de Access que no estn
cmodos trabajando con las bases de datos.
Reportes
El objeto final de las bases de datos es el reporte. Un reporte es una manera efectiva para
analizar y presentar datos usando un diseo especfico. El texto puede ser formateado en
un reporte de Access, igual como puede hacerlo con un documento de Word.
Seleccione la pestaa del objeto que desea cerrar. (La pestaa iluminada es la
pestaa (ficha) activa).
Cerrar Objeto
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Desafo!
Cual es el proposito de cada uno de los cuatro objectos en una base de datos
de Access?
El primer paso para crear una base de datos es pensar por qu la necesita? -- cul es su
intencin? Cuando ya sepa esto, puede comenzar a disear su propia base de datos. Hgase
preguntas como: Qu clase de informacin se archivar? Cmo tendr que dividir esta
informacin, para que sea fcil de guardar en mi base de datos? Cmo usar los datos
cuando termine?
Esta leccin lo llevar por los pasos de el diseo de las bases de datos, usando un
escenario de un negocio de libros. Usted determinar el proposito de la base de datos, y
planear las tablas y los campos que va a necesitar para una simple base de datos de un
negocio de libros.
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Disee una Base de Datos
Los primeros pasos para disear una base de datos es determinar el propsito de la base de
datos. Qu queremos que haga?
En Libros D Libros, nuestros clientes pondrn rdenes de libros. Por lo menos, necesitamos
que nuestra base de datos lleve un registro de los libros que vendemos, los clientes a los
que nosotros vendemos y la fecha de cada rden.
Propsito de la
Base de Datos Libros D Libros
La base de datos nos podr decir donde viven nuestros clientes cuando necesitamos
enviarles libros o cupones. Adicionalmente, lo usamos para llevar un registro de nuestras
ventas o para hacer una lista de nuestro mejor vendedor para publicarlo en el almacn.
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Plnear Tablas de Bases de Datos
Cuando tenga establecido el proposito, puede comenzar una lluvia de ideas acerca de la
divisin de la informacin en las tablas que su base de datos necesitar para guardar los
datos. Recordar que una tabla es una coleccin de registros y cada registro est dividio en
pequeas piezas de informacin necesaria, llamadas campos.
Ya que estamos planeando una base de datos para llevar un registro de nuestros clientes, los
libros que tenemos, y las rdenes que nuestros clientes realizan, necesitarmos una tabla
para cada uno de estos.
CONSEJO: Mantenga su base de datos disponible para otros dndole a sus tablas nombres
simples y fciles de entender.
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Planear los Campos de la Tabla
Cundo sepa cuales son las tablas que necesita, el siguiente paso es decidir cuales campos
pertenecen a cada tabla. Recuerde que los campos son el pedazo ms pequea de la
informacin en cualquier registro.
Miremos a nuestro ejemplo Libros D Libros otra vez. En ste tendremos varios campos en
la tabla Clientes. Obviamente vamos a querer el primer nombre y apelldo. Tambin
necesitaremos una direccin si necesitamos enviar la orden al cliente. El Email o correo
electrnico ser necesario si queremos contactar el cliente cuando ocurra algo con su
orden.
Tambin necesitamos varios campos en la tabla de Libros. Tiene mucho tentido tener
Ttulo y Autor. Necesitaramos un Precio para cada libro. La Categpra nos ayudar saber
cul es el tipo de libros que ms se vende, y entonces ordenar ms de estos libros que
encajan en esta categora.
La tabla de rdenes tiene menos campos. Necesitaremos esta tabla para registrar el
Cliente que est enviando la rden, el Libro que el cliente ordeno, y la Fecha en que la
orden fue realizada.
No se preocupe si su plan no incluye cada campo que necesite. Access le permite aadir
campos a las tablas en cualquier momento si necesita otra!
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Desafo!
Imagine que desea usar una base de datos en su nuevo negocio de caf. Planee su base de
datos:
Ahora que sabemos cmo debe verse una base de datos, necesitamos trabajar ms en la
configuracin y creacin de las tablas y los campos de esas tablas.
Esta leccin lo llevar por todos los pasos de la configuracin de una base de datos en
Access 2007. Usted estar configurando tablas de acuerdo al plan de nuestro escenario de
negocio de libros. Tambin estar configurando los campos para cada tabla, incluyendo la
seleccin del tipo de datos que se pueden ingresar en un campo dado.
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Configurar Tablas y Campos
Cuando usted comienza Access 2007, ver la ventana Introduccin a Microsoft Access.
Base de
Datos en Blanco
La nueva base de datos abre mostrando una tabla predeterminadamente. La tabla tambin
aparece con un nombre predeterminado Tabla1 en el Panel de Navegacin, y la pestaa o
ficha Tabla. Usted querr nombrar sus tablas basadas en el diseo de su base de datos.
Para darle a la tabla un nombre nico, usted primero tiene que dar clic en el botn de
Microsoft Office Button en la esquina superior izquierda de la aplicacin.
Nombrando Tabla1
Luego, seleccione Guardar del men. La ventana Guardar Como aparecer para
permitirle guardar la tabla con el nombre que desee.
Nombre de la Tabla
CONSEJO: Dele a sus tablas un nombre lgico y fcil de entender.
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Para Renombrar una Tabla
Con la tabla cerrada, d clic derecho en la Tabla que desea cambiarle el nombre, en el
panel de navegacin. Seleccione Cambiar nombre del men desplegable.
Hay varias maneras de cerrar una tabla activa. Usted puede dar clic derecho en la pestaa
o ficha Tabla y seleccione Cerrar del men.
Cerrar Tabla
desde la Ventana Documento
Para abrir una tabla, d clic derecho en el nombre de la Tabla de la tabla que desea abrir
en el Panel de Navegacin. Luego, seleccione Abrir del men.
Predeterminadamente, Access 2007 comienza con una tabla. Para aadir ms tablas a la
base de datos, d clic en la pestaa o ficha Crear de la Cinta.
Access 2007 le permite aadir campos a las tablas cuando usted est:
De cualquier manera, usted necesita saber como cambiar entre las dos vistas.
Cambiando de Vistas
Para cambiar de vistas, seleccione el grupo de comandos Vistas ya sea de la pestaa o
ficha Inicio (que se ve a continuacin) o en la pestaa Hoja de Datos en la Cinta.
Seleccione del men la opcin de vista que prefiera.
Cambiando
de Vistas
Predeterminadamente, Access 2007 crea un campo en cada tabla nueva, el campo ID. Este
campo se numera automticamente para darle a cada registro de la tabla un nico nmero
de identificacin. Recuerde que los registros son las filas de una tabla.
Consejo: Es posible que quiera renombrar el campo ID con un nombre nico, ya que el
campo ID aparece automticamente en cada tabla que usted crea. Es posible que sto no sea
necesario, pero podra ayudar a evitar la confusin cuando se est configurando la relacin
entre las tablas.
Campo ID Automtico
Para aadir ms campos a una tabla en la Vista Hoja de Datos, d doble clic en el
encabezado de Nuevo.
Nuevo
El texto Nuevo desaparecer del encabezado. Dele nombre al campo escribiendo el
nombre directamente en el encabezado. Presione la tecla Tab en su teclado para mover el
cursor al siguiente campo.
En la Vista Diseo, el nombre de los campos estn en una columna a la izquierda en vez de
tenerlos a lo largo y en la parte superior como en la vista Hoja de Datos, como se ve a
continuacin.
Para aadir un nuevo campo a una tabla en la Vista Diseo, slo d clic en la celda donde
desea el nuevo campo y escriba el nombre del campo. Cuando cambie a la Vista Hoda de
Datos, su nuevo campo aparecer con sus propias columnas, como se ve a continuacin.
Vista de
Hoja de Datos de Campos Aadidos
En la Vista Diseo, usted tiene muchas opciones de propiedades de los campos que puede
configurar para asegurarse de que los datos solo pueden ser ingresados en ciertos formatos.
Configurar estas opciones es una buena idea si quiere asegurarse de que la informacin de
su base de datos sea excelente.
Mover Campos
Si usted quiere reorganizar el orden en que aparecen sus campos en una tabla, Access 2007
le permite moverlos fcilmente. Para mover un campo en la Vista Hoja de Datos, arrastre
y libere el campo a la ubicacin deseada. Para hacer esto:
Cuando una cruz con flechas aparezca, mantenga sostenido el botn izquierdo
del mouse.
Eliminar Campos
Para eliminar un campo en la Vista Hoja de Datos, slo d clic en el encabezado del
campo y luego seleccione Eliminar del grupo de comandos Campos y Columnas de la
pestaa o ficha Hoja de Datos en la Cinta.
PRECAUCIN: Usted no puede borrar cualquier campo de una tabla sin antes asegurarse
del impacto que esta eliminacin pueda tener en el resto de la base de datos!
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Configurar el Tipo de Datos para un Campo
Access 2007 le permite controlar la manera como se ingresan los datos en cada campo de la
tabla de su base de datos. Esto se hace usando Tipo de Datos. El Tipo de Datos
predeterminado es el texto para cada campo despus del campo ID, que fue configurado
para que se auto numerara. Usted puede cambiar la configuracin del Tipo de Datos:
Para cambiar el tipo de datos desde la Cinta de Opciones, d clic en el encabezado del
campo. Luego, seleccione del men desplegable al lado del comando Tipo de Datos, el
tipo de datos que desea.
Configu
rando el Tipo de Datos desde la Cinta de Opciones
En la Vista Diseo
Para cambiar el tipo de datos en la Vista Diseo, d clic en el nombre del campo y luego
presione la tecla Tab de su teclado. Seleccione el formato que desea del men desplegable
que tiene cada una de las casillas que se encuentra en la columna Tipo de Datos.
Configu
rando Tipo de Datos en la Vista Diseo
El Tipo de Datos es ms notable cuando la base de datos que est siendo poblada con
registros. Esto har necesario que los datos sean formateados como moneda, texto, nmeros
y fecha al igual que el Microsoft Excel.
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Desafo!
Esta leccin explica cmo se establecen esas relaciones entre las tablas de las bases de
datos de Access 2007. Usted aprender a leer y manipular los mapas de relaciones.
Tambin aprender acerca de las Claves Primarias y Secundarias, tipos de relaciones, y
acerca de integridad referencial.
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Construyendo Relaciones de Tablas
Estableciendo Relaciones
NOTA: Las tablas deben estar cerradas para poder establecer relaciones.
Comando Relaciones
Ma
pa de Relaciones
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Entendiendo el Mapa de Relaciones
El mapa de relaciones junta todas las tablas que fueron seleccionadas para ser relacionados,
y todos estos campos que fueron configurados previamente. Note que el primer campo tiene
un icono de llave al lado. Esta es la Clave Principal para la tabla.
Clave
Principal
Una Clave Primaria es el primer campo de cada una de las tablas de la base de datos. Se
dar cuenta que estos campos se auto-numeran predeterminadamente, por ende cada
registro en una tabla tiene un nico nmero para identificarlo. Access usa este nmero para
colectar rpidamente la informacin para usted cuando tenga preguntas o necesite un
reporte, los cuales sern cubiertos ms adelante.
En el siguiente ejemplo, la clave principal para la tabla de Clientes es Clientes ID, la
clave principal para la tabla de rdenes es Orden ID, y la clave principal para la tabla
de libros es Libros ID.
Una Clave Externa es un campo que es el Campo Principal es su propia tabla, pero que se
muestra en otra tabla. Si mira cuidadosamente, los campos Cliente ID y Libros ID
aparecen all as como sus propias tablas respectivas. Estos campos son claves primarias en
sus propias tablas, pero en la tabla rdenes, son consideradas Claves Externas.
Claves
Externas
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Tablas Relacionadas
Ambos mtodos le dan el mismo resultado al final, pero el mtodo Arrastrar y Soltar es
mucho ms fcil y le ahorra muchos pasos.
Mapa de
Relaciones
Arrastre el nombre del campo de una de las tablas a la otra tabla en la relacin
deseada.
Suelte el primer nombre del campo en el nombre del campo que desea
relacionar liberando el botn izquierdo del mouse.
D clic en Crear.
Uno a Uno
Uno a Varios
Varios a Varios
El tipo de relacin con el ms tendremos que trabajar, y el cual vamos a crear en nuestro
negocio de libros, es la relacin Uno a Muchos.
Uno a Varios
La relacin Uno a Muchos significa que los datos de los campos se mostrarn una sola vez
en una tabla, pero muchas veces en la tabla relacionada.
Por ejemplo, miremos a uno de los ttulos de los libros en nuestra librera. La ID Libros
para esos libros slo debe aparecer una vez en la tabla Libros, porque esa tabla contiene una
lista de cada uno de los ttulos que tenemos en inventario. Pero este aparecer muchas veces
en la tabla rdenes, porque esperamos que sean ordenamos por muchas personas muchas
veces.
El smbolo de la relacin Uno a Muchos se ve as:
Rela
cin Uno a Muchos
Access 2007 le permite editar relaciones existentes. Esto puede ser realizado usando el
comando Modificar Relaciones en la Cinta. Sin embargo, una manera mucho ms simple
de realizar esto es dando doble clic en el vnculo que aparece en el mapa de relaciones.
Cualquiera de los mtodos hace aparecer la ventana Modificar Relaciones donde usted
puede cambiar su configuracin.
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Desafo!
Edite una relacin establecida previamente dando doble clic sobre el vnculo.
Cuando usted ingresa registros a su tabla, usted esta poblando la base de datos. En Access
2007, se puede hacer esto de unas cuantas maneras diferentes.
Para Aadir Registros en la Nueva Fila de Registros:
Nuevo Botn de
Navegacin de Registro
N
uevo Comando de Registro
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Editar los Registros en las Tablas
Algunas veces es necesario editar registros en la base de datos. Como con las otras tareas
en Access 2007, esta puede ser realizada de muchas maneras.
Para Editar un Registro Directamente:
Botones de Navegacin
Com
ando Buscar
Ventana Buscar y
Reemplazar
Tambin debe indicar donde buscar escogiendo entre las opciones de la lista
desplegable Buscar En: . consejo -- La primera opcin del men desplegable es
el campo donde estuvo en la tabla por ltima vez.
Especificar en Access con qu debe Coincidir: Cualquier parte del campo, todo
el campo o el comienzo del campo.
Tambin debe indicarle a Access como Buscar: Arriba busca los registros que
estn debajo del cursor, Abajo busca los registros que estan debajo del cursor y
Todo busca en todos los registros.
CUIDADO: NO use Reemplazar Todo , como si escribiera sobre todos los resultados en
la tabla, lo cual puede tener un serio impacto en sus datos.
Una ventana aparecer preguntndole que si est seguro que desea eliminar
este registro porque despus no podr recuperar los datos.
Es posible ue hayan otros registros que dependen de los registros que usted desea eliminar.
NO elimine un registro sin saber cual ser el impacto en el resto de su base de datos.
Registro de
Numeracin despus Eliminar los Registros
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Validacin de Datos
Imagine que una de sus usuarios de la base de datos ha ingresado una orden en la fecha 4 de
Enero de 2008 en el formato mes/da/ao, as 01/04/2008. Otro usuario ingresa una orden
del mismo da con el mismo formato. Ahora, si la base de datos esta llevando un registro de
todas las ventas del mes de Enero del 2008, es posible que no muestre las dos rdenes de
Enero, aunque fueron ingresadas el mismo da.
Access 2007 le permite configurar caractersticas de campos y reglas de validacin de
datos, para forzar a las personas ingresar los datos siguiendo un formato especfico.
Tipo de Datos y Validacin de Reglas
La Validacin de Datos comienza cuando los tipos de datos son configurados a lo largo
del proceso de la construccin de tablas y campos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un
campo ha sido configurado como Moneda y un valor es ingresado en forma de texto en ese
campo de la tabla, Access no aceptar un formato vlido y mostrar un error de validacin,
como la siguiente.
Mensaje de Error
de Validacin de Datos
Use el
Generador de Expresiones para Ingresar las Reglas de Validacin
Reglas de validacin funcionan ms facil con campos numricos. Las reglas para texto
requieren que escriba cada uno de los valores aceptables entre comillas, separados por un O
, as como se ve a continuacin.
Texto de Validacin
La siguiente imagen muestra el mensaje de error que el usuario ver cuando rompan la
regla de validacin de Categora:
Usando las Propiedades del Campo para Asegurar la Integridad de los Datos
Otra manera de asegurar la integridad de los datos es configurando las propiedades del
campo tales como Tamao del Campo, Formato, y Requerimiento.
Estas son slo unas maneras que Access ayuda a asegurar que los datos ingresados en su
base de datos sean vlidos.
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Desafo!
Abra la base de datos, y aada registros usando los nuevos botones de registro
de navegacin.
Ver el vdeo! (Parte 1) (3:18 min) - Consejos para ver nuestros vdeos.
Formulario Comn
El dueo de una base de datos quiere controlar los niveles de acceso a los datos, que otro
usuario de la base de datos pueda tener -- porque entre menos personas manipulen los
datos, menos cambios sern realizados a los datos. Los formularios son una manera mas
que tienen los dueos de las bases de datos para ponerle un lmite de accin de otros
usuarios. Las propiedades de los formularios se pueden hacer de tal manera que los
usuarios solo puedan ingresar o ver los registros.
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Crear un Formulario
Access 2007 tiene varias herramientas para crear formularios. Estas herramientas estn
ubicadas en el grupo Formularios en la pestaa Crear de la Cinta de Opciones, como se
ve a continuacin:
Comience por seleccionar la tabla que desea usar como tabla origen.
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Usar Formularios para Ingresar Datos
Llenar una base de datos es muy facil cuando tiene un formulario bsico diseado. Navegar
por los registros funciona de la misma manera que con las tablas. La Barra de Navegacin
est ubicada en la parte inferior izquierda del panel de objetos. Los Botones de
Navegacin tambin, funcionan de la misma manera que para las tablas. La siguiente
imagen muestra los botones de navegacin para un formulario.
Botones
de Navegacin del Formulario
Sus datos deben ser ingresados usando un formato aceptable. Los formatos
aceptables fueron establecidos cuando las propiedades del campo fueron
configurados.
Arrastre y suelte las herramientas del Cuadro Combinado para crear el Cuadro
Combinado donde lo desea en su formulario.
Tamao del
Comando Cuadro Combinado
Asistente para
Cuadros Combinados
Cualquier nombre que sea ingresado aparecer en una etiqueta o formulario. Esta etiqueta
puede ser eliminada si es necesario.
Cambie a la Vista a Formulario para ver como los Cuadros Combinados funcionan. El
men desplegable aparece en nuestro formulario de libros, como se ve a continuacin.
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Desafo!
Ficcin
No-Ficcin
Infantil
Historia
Tecnologa
Hogar y Jardinera
Viajes
Comidas
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Creando Formularios Ms tiles
Usted ya sabe cuales son los formularios que lo pueden ayudar a incrementar la integridad
de sus datos limitando lo que sus usuarios puedan ver y como puedan ingresar los datos.
Usted vio como un men desplegable puede facilitar el ingreso de datos. Ahora es tiempo
de pensar acerca del diseo de sus formularios desde el punto de vista de sus usuarios.
Dmosle una mirada al formulario de las rdenes en la Vista Formulario. El formulario
bsico que fue creado con el comando Formulario, se ve as:
Formulario rdenes
El campo Cliente ID y Libro ID no son muy tiles donde estn, porque nuestro
empleado tendr que saber el nmero de Clientes ID y Libro ID para poder
ingresar los datos en el formato que necesitamos. Vamos a hacer estos campos
ms tiles al crear Cuadros Combinados para ayudarle a nuestro usuario
seleccionar el libro y cliente deseado.
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Configurar las Propiedades del Formulario
Property Sheet
Nota: La Hoja de Propiedades del formulario tambin se puede ver dando clic en
cualquier parte del formulario en Vista Diseo y seleccionando Propiedades del
men desplegabla.
Consejo: Use las pestaas para encontrar la propiedad especfica que desea configurar.
Tambin mire la ayuda que Microsoft Access 2007 le ofrece en la esquina inferior izquierda
de la ventana de Access para saber que hace cada una de las propiedades.
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Esconder los Campos en un Formulario
Configurando la
Propiedad Visible
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Crear Cuadros Combinados
Para el formulario de las Nuevas rdenes en nuestro ejemplo, hemos creado un men
desplegable usando el comando Cuadros Combinados. Esta lista desplegable ayudar a
nuestro usuario identificar un cliente o un libro en especial usando informacin ms til que
los nmeros de Cliente ID y Libro ID , como se v a continuacin:
Algunas veces, es necesario configurar las propiedades de los campos de los formularios.
Por ejemplo, en el formulario Nuevas rdenes de nuestra librera, queremos que en campo
fecha se complete automticamente con el da en el que se est realizando la rden. De esta
manera, nuestro empleado no tendr que preocuparse de escribir la fecha en el formulario,
porque el formulario lo har por s solo.
En nuestro ejemplo, queremos configurar el campo Fecha de rden para que se complete
automticamente con la fecha en la que se realice el pedido. Mirando la siguiente imagen,
note que tenemos subrallado el campo Fecha de rden en el formulario. En la Hoja de
Propiedades, tenemos Fecha de rden en la lista desplegable de tipo Seleccin.
Para configurar el campo Fecha de la rden y que se auto complete con la fecha del
pedido:
Otra manera de hacer los formularios ms faciles de usar es aadiendo botones. Los
botones son una manera rpida para que el usuario del formulario realice una accin
especfica. Estos comandos estn agrupados en categoras de accin, incluyendo:
D clic en Siguiente.
Asistente
para botones de comando - Paso 1
D clic en Siguiente.
Asistente
para botones de comando - Paso 2
Asistente
para botones de comando - Paso 2
D clic en Terminar.
Abra el Formulario rdenes y cambie las propiedades del formulario para que
limite al susario del formulario a slo aadir registros.
Ahora que ya sabe como crear formualrios ms tiles para sus usuarios, es tiempo
de pensar en como se va a ver el formulario. En esta leccin se van a abordar varias
maneras de modificar la plantilla de un formulario, incluyendo como aadir un logo y
aplicar un Formato Automtico al formulario. Esta leccin abarcar tanto el uso y
configuracin de ttulos, como el mover y aplicar bordes a los objetos..
Pgina 2
Hacer Formularios Ms Atractivos
Ya que otras personas usan los formularios en su base de datos para ingresar datos, lo ms
probable es que desee un formulario agradable a la vista del usuario. Estos tipos de cambios
son hechos a los formularios en la vista Vista Diseo.
En la Vista Diseo se puede ver el esquema de lo que se ver en la Vista Formulario,
entonces es muy til para configurar el tamao de los controles, otros objetos, tipo de letra,
color y bordes del formulario.
Recuerde Como Cambiar a Vista Diseo
Pgina 3
Aadir un Logo
Smbolo o cono de
Formulario
Comando Logotipo
Usted tambin podr mover o cambiarle el tamao al logo. Ms adelante veremos como
mover y cambiar de tamao el logotipo en un formulario.
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Aplicar un Estilo Aplicando Autoformato
Opcio
nes de Autoformato
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Trabajar con Ttulos
Comando Ttulo
Access, al igual que todos los productos de Microsoft Office 2007, le permite cambiar el
estilo, el tamao, color y la alineacin de las letras y el texto. As como aplicar negrilla,
cursiva o subrayar el texto. Todo esto se realiza desde la pestaa o ficha Diseo, como se ve
en la siguiente imagen.
Modificar el Texto
Resalte el texto
Adicional a formatear el las opciones de texto que estn disponibles en el grupo Fuentes.
La lista que acabamos de mencionar incluye las modificaciones de texto ms comunes.
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Trabajar con Objetos en un Formulario
Los bordes pueden hacer que un objeto sea ms visible para que el usuario de su formulario
lo vea ms fcilmente. Para aplicar un borde a cualquier objeto en un formulario:
Comandos de Borde
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Desafo!
Ordenar Registros
Access 2007 le permite organizar sus registros en las tablas de su base de datos
basndose en un campo o valor que puede ser texto (como el apellido de un escritor) o
numrico (como el cdigo de rea de los clientes o el precio de los libros). Dependiendo
del tipo de valor, Access ofrece diferentes opciones para ordenar.
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Ordenar Texto
Cuando Access 2007 ordena texto, ofrece dos opciones descritas en la siguiente tabla:
Opciones
de Orden
De la A a la
Z.
Ascendente
De la Z a la
A.
Descendiente
Ordenar de la A a la Z
Access 2007 tambin ofrece dos opciones cuando debe ordenar valores numricos. Estas
opciones estn descritas en la siguiente tabla:
Opcin de
Ordenar
Tambin
Llamado
Descripcin
De nmeros
pequeos a
grandes.
Ascendente
Del ms grande al
ms pequeo
Descendente
Pgina 5
Desafo!
Si todava no lo ha hecho, guarde el ejemplo de la base de datos Libro D Libros
en su computador.
Filtrar Registros
Cuando se le pide a Access 2007 que filtre sus registros, le est preguntando que haga lo
siguiente:
Encuentra cada registro que coincide con los criterios que usted defini.
Usted puede filtrar datos usando lo que Microsoft llama mtodo Filtrar por Campo y
Filtrar por Seleccin. Adicionalmente, Access 2007 puede realizar un Filtro Avanzado, el
cual es una pequea consulta que se realiza en una tabla. Estas opciones estn descritas en
la siguiente tabla.
Mtodo
Descripcin
Filtrar por
Campo
Filtrar por
Seleccin
Filtro Avanzado
Igualen un valor
No se igualen a un valor
Contengan un valor
No contengan un valor
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Filtrar por Campo
Cuando usted Filtra por Campo, Access 2007 encuentra todos los valores que han sido
ingresados en un campo especfico. Access enlista todos estos valores para usted, para que
pueda escoger el valor o los valores que desea que Access le ayude a encontrar en ese
campo. Cuando haya encontrado el valor para filtrar, Access le entrega resultados como un
subgrupo de registros en la tabla.
Filtrar por Campo
Subraye la columna donde esta el campo que desea usar como filtro. En este
ejemplo, estamos filtrando usando el cmapo Estado.
Cuando la ventana aparece, seleccione el valor que desea usar como filtro:
Seleccione las casillas de todos los valores que desee ver en sus
resultados.
D clic en Aceptar.
Los resultados aparecern en la tabla. Como se puede ver en ejemplo , los resultados estn
mostrando todos los clientes que viven en CN. Note que todos los otros registros estan
escondidos en esta vista, pero la tabla sigue siendo la misma, Clientes.
Alternana Filtro y Quitar Filtro de Resultados
Como en la mayora de acciones en Access, usted puede alternar, de varias maneras, entre
sus resultados filtrados y no filtrados:
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Filtrar por Seleccin
Cuando usted Filtra por Seleccin, Access 2007 le entrega los resultados a usted como un
conjunto de de registros de una tabla. Este asume que su alcual seleccin es lo que desea
usar como valor de filtro o criterio de seleccin.
Filtrar por Seleccin
Ubique su cursor en la celda que contiene el valor con el que quiere filtrar los
otros registros, o sea el que necesita como criterio.
Igual a le mostrar todos los registros que tengan el mismo valor que
usted seleccion.
En el siguiente ejemplo, esta opcin encontrar los registros que estn
en la ciudad de Raleigh.
Access 2007 le permite focalizar mucho ms sus resultaos filtrados al aplicar otro nivel de
ordenar o filtrar. Para hacer esto:
La pantalla diseo se abre para que usted pueda configurar un criterio de filtro
y/u Orden para los diferentes campos en la tabla.
Para ordenar o filtrar otro campo, arrastre el nombre del campo de la tabla que
est en la parte superior y ubiquelo en una d las casillas superiories del panel
inferior. Luego:
o
Sus resultados filtrados aparecern en la nueva tabla. Usted puede guardar los filtros
avanzados, en caso de que quiera realizar este filtro ms adelante.
Guardar un Filtro Avanzado
Access 2007 guarda Filtros Avanzados como consultas, porque as es m+as fcil realizar
estas consultas en una tabla.
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Desafo!
Si todava no lo ha hecho, guarde el ejemplo Libro D Libros en su computador.
Use el mtodo Filtrar por Campo para filtrar la tabla Clientes para encontrar
todos los clientes que son de NC.
Use el mtodo Filtro por Seleccin para filtrar la tabla Clientes, buscando los
que no estn en Raleigh.
Consejo: Use la opcin No es igual a.
Aplique un Filtro Avanzado en la tabla Libros para encontrar todos los libros
Infantiles, organcelos por precio de mayor a menor.
Usar Consultas
Hay tres preguntas que necesita responder cuando est planeando una consulta:
Cules son las condiciones que usted quiere mantener en los datos?
Esto ayuda a determinar varios criterios para que Access pueda llegar a los
registros adecuadamente.
Pensemos en este proceso para nuestra base de datos de Libro D Libros. Como tenemos una
nueva serie de tecnologa que va a salir pronto, y queremos enviar cupones a los clientes
que han ordenado libros de tecnologa en el pasado. Una pregunta puede ayudarnos a
responder esta consulta: cules son los clientes que han ordenado libros de tecnologa?
Usemos estas tres preguntas para planear esta consulta.
Cules son los campos que queremos ver en los resultados? Nosotros
necesitamos una lista de clientes y direcciones para enviar por correo los
cupones a nuestros clientes, entonces necesitaremos que el resultado nos
muestre:
Campos en Resultados
Tabla de rdenes - para saber cuales son los clientes que han ordenado
libros de tecnologa.
Condicin de la Consulta
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Usar el Comando Diseo de Consulta
Cuando ya haya planeado su consulta, puede realizar una consulta usando las herramientas
de Access 2007.
Construir una Consulta Usando el Comando Diseo de Consulta
Use la ventana Mostrar Tabla para seleccionar las tablas (y/o consultas) para
incluir en la consulta. Nuestro plan necesita las tres tablas.
Arrastre y suelte los campos que desea ver en sus resultados al panel inferior en
la vista diseo de consulta.
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Esconder Campos u Otra Informacin en los Resultados
Algunas veces los resultados de una consulta incluyen informacin incesaria para usted.
Access 2007 le permite esconder estos campos facilmente.
Esconder una Parte del Resultado de la Consulta
Resultados
de Consulta con Campos Escondidos
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Guardar la Consulta
Algunas veces usted no necesita guardar sus resultados o su diseo de consulta. Otras
veces, usted querr guardarla y ejecutarla mas adelante para modificarla un poco. Guardar
una Saving a query is very easy to do.
Guardar una Consulta
Guardando la Consulta
D clic en Aceptar.
La consulta ahora ser guardada como uno de los objetos en el panel izquierdo
de la ventana de Access.
Pgina 7
Desafo!
Si todava no lo ha hecho, guarde el ejemplo Libro D Libros en su computador.
Planee una consulta para encontrar cuales son los clientes que piden cierta
categora de libros.
Guarde la consulta.
Algunas veces, usted querr ver los resultados de su consulta agrupados o contados en
alguna manera. Access 2007 ofrece varias opciones que hace posible estas funciones. Tal
vez la manera ms fcil de hacer esto es por medio del comando Totales, el cual tiene
opciones muy similares a las funciones usadas en Microsoft Excel. Estas funciones
incluyen:
Cuenta -- usado para contar los nmeros del mismo valor en una consulta.
Una de las funciones ms tiles de Totales para usarlo en las consultas, es la funcin
Cuenta.
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Usar Contar y Agrupar por medio de una Consulta
Cuando use el comando Totales en una consulta, Access agrupar automticamente cada
campo por el valor en cada campo. Esto slo significa que se buscarn valores repetidos y
agrupar los mismos, as aparecen como un solo registro, en vez de muchos registros. Esta
funcin es llamada Agrupar por.
Por ejemplo si nosotros usamos nuestra base de datos como ejemplo. Si realizamos una
consulta para ver la informacin de cada libro que ha sido ordenado, vamos a obtener una
lista que se ve as:
Note que obtenemos un registro por cada orden de cada libro que ha sido pedido u
ordenado.
En nuestro ejemplo de librera, queremos ver estos ttulos agrupados, para que veamos cada
libro que haya sido ordenado o pedido una sola vez. Para hacer esto, usamos las opciones
Cuenta y Agrupar por.
Opciones Contar y Agrupar en una Consulta
Comando Totales
Ahora, d clic en el campo que desea contar en la fila Total. Queremos contar el
nmero de veces que el mismo libro Libro ID aparece en la tabla rdenes.
D clic en Ejecutar para ver sus resultados. Note que cada ttulo, autor, precio
y categora aparecen slo una vez por cada libro, con una columna extra que
indica el nmero de veces que este Libro ID aparecer en la tabla rdenes.
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Ordenando y Filtrando Resultados de Consulta
Cuando ya tenga los resultados, los puede ordenar y filtrar para ajustar sus resultados
mucho ms. Esto se puede hacer usando los mtodos de ordenar y filtrar de los cuales ya
hablamos en las lecciones 10 y 11, o aplicando el orden y el diseo en el diseo de
consulta.
Ordenar por Medio del Diseo de Consulta
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Desafo!
Si todava no lo ha hecho, guarde el ejemplo Libro D Libros en su propio
computador.
Cree una consulta que use las opciones Contar y Agrupar por.
Guarde la consulta.
Guarde su consulta.
Ahora que ya sabe como hacer consultas para analizar los datos en una base de
datos, es tiempo de encontrar la manera de crear un informe para que estos datos tengan
significado para otras personas tambin. esta leccin le mpstrar como crear un informe
usando el comando Informe. Tambin aprender a usar las opcione para agrupar y
lmites de consulta para hacer los informes ms fciles de leer, as como identificar varias
plantillas de informes y opciones de diseo que se pueden configurar en la Vista Diseo.
Finalmente, usted ver como usar Vista Preliminar y como guardar un reporte.
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Usar Informes para que los Datos tengan Significado para Otros
Como usted sabe, las consultas hacen que los datos tengan significado para usted. Pero
algunas veces, necesita compartir los datos con otras personas que no estn familiarizadas
con la base de datos. Un informe es una manera efectiva de presentar sus datos usando un
diseo atractivo. En Access el texto se puede modificar, como si fuera un documento de
Word.
Microsoft Access 2007 ofrece herramientas para crear y formatear un informe. El Asistente
de Informes lo lleva a travs de varios pasos para crear un reporte. Sin embargo, el
comando Informe, es mucho ms fcil de usar, y todas las opciones estn dispinibles en la
Vista Diseo, cuando el Informe ya haya sido creado. Con estas herramientas, usted puede
crear un informe basado en una tabla o en una consulta.
v
Pgina 3
Crear un Informe Basado en una Tabla
Una de las maneras ms fcil de crear un informe es usando una tabla como fuente de ese
informe. Por ejemplo, en nuestro escenario de la librera tenemos una tabla que enlista
todos los libros en nuestro inventario. Queremos crear un informe de Lista de Precios de
Libros que tenta todos los detalles de cada libro en el inventario. El comando Informe hace
que todo esto sea increblemente fcil, ya que incluye automticamente cada campo del a
tabla en el informe.
Crear un Informe Basado en una Tabla usando el Comando Informe
Escoja la tabla que desea usar como la fuente de su informe. Para hacer esto,
usted puede ya se abrir una tabla o solo resaltarl el nombre de la tabla en el
Panel de Navegacin. En nuestro ejemplo usaremos la tabla de libros para crear
el informe.
Access 2007 tambin puede crear un reporte usando una consulta como la fuente. El
proceso para crear un reporte basado en una consulta es igual al proceso de crear un reporte
basado en la tabla que fue usada en la pgina anterior. Y justo como se hace un reporte de
una tabla, cada campo y registro que aparece en los resultados de la consulta aparece en el
informe.
Limitar el Nmero de Registro en un Informe
Lmite de Consultas
D clic en Ejecutar para ver como quedarn los resultados en su consulta y por
ende en su informe.
Pgina 5
Agrupar registros en un informe puede hacerlo m[as entendible. Microsoft Access 2007
ofrece una rpida y facil manera de aadir grupos en un informe.
Aadir Grupos a un Informe
Con el informe abierto, seleccione el comando Agrupar & Ordenar del grupo
Agrupar y Totales en la pestaa o ficha Formato.
Cuando libere el botn del mouse, el informe aparecer con los registros
agrupados. Ahora nuestros reportes estn agrupados en Categora como se ve
a continuacin.
Lista
de Precios de Libros Abrupada por Categoras
El panel Agrupacin, Orden y Total permanecer abierta hasta que usted la cierre.
Pgina 6
Formatear un Informe en la Vista Diseo
Access abre el informe creado en Vista Diseo, para que usted pueda realizar
modificaciones facilmente. En la Vista Diseo, usted puede cambiar la manera como se ve
su informe de muchas maneras, por ejemplo:
Aadir un logo.
Ventana para
Insertar Logotipo
D clic en Aceptar.
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Modificar el Ttulo de un Informe
Si no le gusta el texto o fuente que Access usa en sus informes, los puede modificar usando
los comandos para formatear texto de Microsoft. Puede modificar el tamao, el tipo, el
color, la alineacin y mucho ms. Estos funcionan igual que en Word o cualquier
procesador de texto:
Seleccione las opciones de formato que desee, de las listas desplegables que
aparecen al dar clic en cada uno de los comandos del grupo Fuente.
Al igual que en los formularios, Microsoft Access 2007 ofrece una variedad del estilos en el
comando Autoformato. Para aplicar una estilo:
Cuando un informe es creado, se abre una Vista Diseo, como la que se ve a continuacin.
Las lneas punteadas nos muestran donde esta el borde de la pgina que se ver en la Vista
Informes.
Seleccione las opcines de diseo que desee alterar o cambiar desde el grupo
Diseo de Pgina en la pestaa Diseo Preliminar.
Orientacin
Vertical.
Tamao
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Guardar un Reporte
Cuando usted ha creado y modificado un reporte y trata de cerrarlo, Microsoft Access 2007
le pedir un nombre y que guarde su reporte. Si no va a volver a necesitar este reporte, no
necesitar guardarlo. Sin embargo, si usted cree que necesitar volverlo a publicar, es mejor
que lo guarde.
To Save a Report
Ventana Guardar
Informe
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Desafo!
Si todava no lo ha hecho, guarde el ejemplo de la base de datos Libro D Libros
en su propio computador.