GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los procesos necesarios para
identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados
por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el
proyecto, y para desarrollar estrategias de gestin adecuadas a fin de lograr la
participacin eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecucin del proyecto.
Identificar a los Interesados
es el proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que podran
afectar o ser afectados por una decisin, actividad o resultado del proyecto, as como
de analizar y documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin,
interdependencias, influencia y posible impacto en el xito del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto identificar el
enfoque adecuado para cada interesado o grupo de interesados.

Entradas
Acta de Constitucin del Proyecto
El acta de constitucin del proyecto puede suministrar informacin sobre las partes
internas y externas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el
resultado o la ejecucin de ste, tales como el patrocinador o patrocinadores del
proyecto, clientes, miembros del equipo, grupos y departamentos que participan en el
proyecto, as como otras personas u organizaciones afectadas por el mismo.
Documentos de las Adquisiciones
Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisicin o si se basa en un
contrato establecido, las partes en dicho contrato son interesados clave del proyecto.
Otras partes relevantes, como los proveedores, tambin deben ser consideradas parte
de la lista de interesados del proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Identificar a
los Interesados incluyen, entre otros:

La cultura y la estructura de la organizacin;

Los estndares gubernamentales o de la industria (p.ej., regulaciones,
estndares de productos); y
Las tendencias globales, regionales o locales y las prcticas o hbitos.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso
Identificar a los Interesados incluyen, entre otros:

Las plantillas del registro de interesados,

Las lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores y
Los registros de interesados de proyectos anteriores.

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de Interesados

El anlisis de interesados es una tcnica que consiste en recopilar y analizar de

manera sistemtica informacin cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar qu
intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Permite
identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados y
relacionarlos con el propsito del proyecto.

Pasos del anlisis de interesados

Identificar a todos los interesados potenciales del proyecto y toda la
informacin relevante, como por ejemplo sus roles, departamentos,
intereses, conocimientos, expectativas y niveles de influencia.
Analizar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podra
generar y clasificarlos para definir una estrategia de aproximacin. En el
caso de grandes comunidades de interesados, es importante priorizar a
los interesados a fin de garantizar el uso eficiente del esfuerzo para
comunicar y gestionar sus expectativas.
Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o
responder en diferentes situaciones, a fin de planificar cmo influir en
ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.
Existen mltiples modelos de clasificacin utilizados para el anlisis de
interesados, tales como:
Matriz de poder/inters, que agrupa a los interesados basndose en su
nivel de autoridad (poder) y su nivel de preocupacin (inters) con
respecto a los resultados del proyecto;
Matriz de poder/influencia, que agrupa a los interesados basndose en
su nivel de autoridad (poder) y su participacin activa (influencia) en
el proyecto;
Matriz de influencia/impacto, que agrupa a los interesados basndose
en su participacin activa (influencia) en el proyecto y su capacidad de
efectuar cambios a la planificacin o ejecucin del proyecto (impacto);
y
Modelo de prominencia, que describe clases de interesados
basndose en su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia
(necesidad de atencin inmediata) y legitimidad (su participacin
esadecuada).
Juicio de Expertos
Para asegurar la identificacin y el listado exhaustivo de los interesados, se
debera procurar el juicio y la experiencia de grupos o personas con
capacitacin especializada o pericia en la materia, como, por ejemplo:

La alta direccin;
Otras unidades dentro de la organizacin;
Los interesados clave identificados;
Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el
mismo mbito (de manera directa o a travs de lecciones aprendidas);
Expertos en la materia (SMEs) en el mbito de los negocios o de los
proyectos;

 Grupos de la industria y consultores; y

Asociaciones profesionales y tcnicas, organismos reguladores y
organizaciones no gubernamentales (ONGs/NGOs)
El juicio de expertos puede obtenerse mediante consultas individuales
(reuniones uno a uno, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos
focales, encuestas, etc.).
Reuniones
Las reuniones de anlisis de perfiles son reuniones de proyecto diseadas para
desarrollar un entendimiento sobre los principales interesados del proyecto y se
pueden utilizar para intercambiar y analizar informacin acerca de roles, conocimientos
y la postura general de cada uno de los interesados respecto al proyecto.

Salidas
Registro de Interesados
La principal salida del proceso Identificar a los Interesados es el registro de
interesados. ste contiene todos los detalles relacionados con los interesados
identificados, incluyendo entre otros:

Informacin de identificacin. Nombre, puesto en la organizacin, ubicacin,

rol en el proyecto, informacin de contacto;
Informacin de evaluacin. Requisitos principales, expectativas principales,
influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con el mayor inters; y
Clasificacin de los interesados. Interno/externo, partidario/neutral/reticente,
etc.

Planificar la Gestin de los Interesados

Planificar la Gestin de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de
gestin adecuadas para lograr la participacin eficaz de los interesados a lo largo del
ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisis de sus necesidades, intereses y el
posible impacto en el xito del proyecto.

Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto
La informacin que se utiliza para el desarrollo del plan de gestin de los interesados
incluye, entre otra:

El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn

en cada fase;
La descripcin de cmo se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del
proyecto;
La descripcin de cmo se cumplirn los requisitos de recursos humanos y
cmo se tratarn y estructurarn en el proyecto, los roles y responsabilidades,
las relaciones de comunicacin y la gestin del personal;
El plan de gestin de cambios que documenta el modo en que se monitorearn
y controlarn los cambios; y
Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesados.

Registro de Interesados
El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para planificar las
formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa
Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas de este
proceso, ya que la gestin de los interesados debera adaptarse al entorno del
proyecto. Entre ellos, la cultura, la estructura y el clima poltico de la organizacin son
de particular importancia, ya que ayudan a determinar las mejores opciones para
propiciar un mejor proceso adaptativo de gestin de los interesados.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como entradas del
proceso Planificar la Gestin de los Interesados. Entre ellos, la base de datos de
lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia, ya que
aportan conocimientos sobre planes anteriores de gestin de los interesados y su
eficacia. Estos se pueden utilizar para planificar las actividades de gestin de los
interesados para el proyecto en curso.

Herramientas y Tcnicas
Por ejemplo, en el inicio de un proyecto puede ser necesario que los interesados ms
experimentados estn altamente involucrados de modo que se elimine cualquier
posible obstculo para el xito. Una vez eliminados dichos obstculos, puede resultar
suficiente que los interesados expertos cambien su nivel de participacin de roles de
liderazgo a roles de soporte, mientras que otros interesados, como los usuarios
finales, pueden cobrar mayor importancia.
Reuniones
Se deben mantener reuniones con expertos y el equipo del proyecto para definir los
niveles de participacin requeridos de todos los interesados. Dicha informacin se
puede utilizar para preparar el plan de gestin de los interesados.
Tcnicas Analticas
El nivel de participacin actual de todos los interesados se debe comparar con los
niveles de participacin planificados que se requieren para concluir el proyecto con
xito. La participacin de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto es
crtica para el xito del mismo.
El nivel de participacin de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera:

Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.

Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al
cambio.
Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.
Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el
cambio.
Lder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente
involucrado en asegurar el xito del mismo.

Salidas

Plan de Gestin de los Interesados

El plan de gestin de los interesados es un componente del plan para la direccin del
proyecto e identifica las estrategias de gestin necesarias para involucrar a los
interesados de manera eficaz. El plan de gestin de los interesados puede ser formal o
informal, muy detallado o formulado de manera general, en funcin de las necesidades
del proyecto.
Adems de los datos recopilados en el registro de interesados, el plan de gestin de
los interesados a menudo proporciona:

Los niveles de participacin deseado y actual de los interesados clave;

El alcance e impacto del cambio para los interesados;
Las interrelaciones y posible superposicin entre interesados que se hayan
identificado;
Los requisitos de comunicacin de los interesados para la fase actual del
proyecto;
La informacin a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato,
contenido y nivel de detalle;
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin necesaria a los
interesados
El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de los interesados a
medida que avanza y se desarrolla el proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

El cronograma del proyecto, y

El registro de interesados.