REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

POLYCOM

ORGANIZACIN COMO FUNCIN DEL PROCESO.

Elaborado por: Mara

Carrizales
Adriana

Maracay, Noviembre 2016

1i

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
POLYCOM

ORGANIZACIN COMO FUNCIN DEL PROCESO.

Maracay, Noviembre 2016

2ii

Contenido
INDICE
GENERAL
.iii
RESUMEN..
.iv
INTRODUCCIN..
.5
CONCEPTO................................................................................................... 6
IMPORTANCIA................................................................................................ 6
ANLISIS...................................................................................................... 7
ORGANIZACIN FORMAL............................................................................. 8
ORGANIZACIN INFORMAL:........................................................................8
AUTORIDAD................................................................................................. 9
LA ORGANIZACIN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO...............9
MTODOS DE LA DEPARTAMENTALIZACIN.....................................................11
AUTORIDAD Y PODER, LINEA Y STAFF, CENTRALIZACIN VS.....................13
TIPOS DE AUTORIDAD............................................................................... 14
CAPACIDADES PARA EJERCER LA AUTORIDAD.........................................15
CONCLUSIN............................................................................................ 17

RESUMEN
El presente trabajo aborda los iii
resultados de una investigacin, cuya
finalidad fu la de determinar el proceso que es llevado a cabo durante la
organizacin de ciertos procesos que son llevados a cabo con un
determinado fin empresarial o social.
Para efectos de la investigacin, asumimos que el enfoque de Miner:
Define el proceso con 5 elementos, planeacin, organizacin, direccin,
coordinacin, control.
La organizacin es la principal actividad que marca una diferencia en el
grado que las organizaciones le sirven a las personas que afectan.
Segn el libro de Organizacin, una perspectiva global de los autores
Harold, koontzy Heinz weihrick, las funciones la autoridad podran ser:
planificacin, organizacin, direccin y control que conforman el proceso
administrativo cuando se les considera desde el punto de vista sistemtico.
Fayol seala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones,
polticas, religiosas, filantrpicas y militares.

INTRODUCCIN
iv
El hombre por naturaleza tiende a Organizar
todas sus cosas, sus negocios,

a travs de un proceso de planeacin, control y organizacin de sus

actividades, Organizar es un proceso de coordinar recursos humanos,
materiales y tecnolgicos, tiempo y espacio para lograr ciertos objetivos
del sistema. Es la gua, conduccin y control de esfuerzos de un grupo
organizado para lograr sus metas. El estudio de la investigacin, nace con el
inters por el crecimiento de las empresas en tamao y complejidad de
sus actividades y tecnologas, y por sus modernizaciones.

CONCEPTO
"Organon" que significa instrumento, pero mejor dicho organismo que implica
necesariamente:
Partes y funciones diversas; ningn organismo tiene idnticas, ni de igual
funcionamiento.
Unidad funcional; esas partes diversas, con todo, tienen un fin comn e
idntico.
Coordinacin; para lograr ese fin, cada una pone una accin distinta, pero
complementaria de las dems; obran en vista del fin comn y ayudan a las
dems a construirse y ordenarse conforme a una teologa especifica.
Definiciones.
Terry: es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr
un objetivo, y una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignada a
las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas.
Sheldon:

el proceso de

combinar el

trabajo que

los

individuos

o grupos deban efectuar, con los elementos necesarios para su ejecucin, de

tal manera que las labores que si se ejecuten, sean los mejores medios para
la aplicacin eficiente, sistemtica, positiva y coordinada de los esfuerzos
disponibles.
Petersen y plowman: es un mtodo de distribucin de la autoridad y de la
responsabilidad,

sirve

para

establecer

canales

prcticos

de comunicacin entre los grupos.

IMPORTANCIA
Se reconocen tres aspectos de porque la organizacin es importante:

1.- La organizacin, por ser el elemento final del aspecto terico, recoge,
complementa y lleva hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha
sealado respecto a cmo debe ser una empresa.
2.- Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas
ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una
parte de la administracin, dando lugar a que la contrapongan a sta ltima,
como si la primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo
prctico y emprico.
3.- Construye el punto de enlace entre los aspectos tericos, que Urwick
llama mecnica administrativa, y los aspectos prcticos, que el mismo autor
conoce bajo la denominacin de dinmica: entre lo que debe de ser y lo que
es.

ANLISIS
La organizacin a fin de cuentas se refiere a estructurar lo planeado y llevarlo
a la prctica de manera que las metas y objetivos planeados se lleven a
cabo, tambin se refiere a cmo deben ser las funciones, jerrquicas y
actividades a realizar, engloba lo que es el organigrama. Funciones y
actividades que estn por estructurarse, as mismo ve al futuro, inmediato y
remoto, as mismo la organizacin constituye el dato final del aspecto
esttico o de mecnica. Nos dice en concreto cmo y quin va hacer cada
cosa, ver perfiles de puestos, el puesto adecuado para la persona adecuada.
Cuando la organizacin est terminada solo resta actuar de manera que todo
lo planteado lo llevamos a la prctica, integrando, dirigiendo y controlando
que son los pasos y/o procesos que siguen de forma que tales ya pertenecen
a la dinmica.

La organizacin requiere constantemente tomar en cuenta los elementos

humanos y materiales de que se pueda disponer, repito es encontrar el
puesto adecuado para la persona adecuada, para adaptarse a ellos.

ORGANIZACIN FORMAL
Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la
diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio
establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la
organizacin planeada; la que est en el papel.
Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs
de manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas,
de reglas y procedimientos, etc.
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.

ORGANIZACIN INFORMAL:
Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las
relaciones que establecen entre s como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.
La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones
sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin
formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la
organizacin formal para el desempeo de los cargos.

La

organizacin

informal

comprende

todos

aquellos

aspectos

del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontneamente
en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras
no previstas por la organizacin formal.
El concepto de autoridad hace referencia a una potestad que logra alguien, a
un lder legtimo y a alguien que obtiene poderes o facultades sobre un grupo
de personas. Por lo general, permite nombrar a quienes gobiernan un pas o
regin y tienen, por imposicin o voluntad popular, voz de mando: Las
autoridades han decretado la clausura de la empresa acusada de contaminar
el medio ambiente.
AUTORIDAD
La autoridad, segn se desprende de sus definiciones tericas, describe
adems el prestigio que ha cosechado, a travs de los aos, un individuo
u organizacin a raz de su calidad, su preparacin o a la importancia
alcanzada en un determinado plano.

LA ORGANIZACIN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de
ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para
su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los
niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes
y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972),
define la organizacin diciendo que consiste en dotar al organismo de
elementos necesarios para su funcionamiento a travs de operaciones
tpicas a saber, las funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales,
de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relacin al titulo del
escrito la define como el proceso administrativo a travs del cual se crea la

estructura orgnica de la institucin, se determinan los niveles de autoridad y

de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las
atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el
proceso

de

planificacin

elaboracin

del

nivel

corporativo

estratgico( misin, visin, objetivos corporativos, metas y mecanismos de

medida u actuacin).

Las herramientas o instrumentos metodolgicos de la organizacin.

Los principales instrumentos metodolgicos de la organizacin son los
organigramas y manuales.
Los organigramas: una organigrama es la representacin grfica que
muestra como estn relacionadas las diferentes unidades de la estructura
interna de una institucin o empresa. Est permite conocer la ubicacin
que se da de los distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que
conforman la institucin. El organigrama describe gratificante la divisin del
trabajo que se establecer y la relacin que se dar entre las distintas reas
de actividades, a travs, de lneas que representan los canales de
supervisin coordinacin o y comunicacin que existir en la institucin.
Ventajas de los organigramas:
1.

Muestran la posicin de cada departamento en la estructura interna

de la organizacin.
2.

Sealan la interrelacin o enlace que debe existir entre cada

departamento y seccin de la organizacin.

3.

Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organizacin,

direccin y control.

10

4.

Dejan claramente definidas las lneas de mando y de responsabilidad

de la organizacin.
5.

Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se

establecen las coordinaciones dentro de la organizacin.

Clasificacin de los organigramas:
De acuerno a su disposicin geomtrica, los organigramas se adaptan al tipo
de sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:
1.

organigramas verticales de tipo clsico.

2.

Organigramas horizontales de izquierda a derecha.

3.

Organigrama mixto.

4.

Organigramas circulares o con cntricos.

5.

Organigramas escalares.

Los manuales administrativos.

El manual administrativo es un documento que incluye en forma
sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la
organizacin y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propsito
fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y
operaciones que realiza la organizacin, as como instruir al personal sobre
los objetivos, polticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros
aspectos de la institucin.
Importancia y necesidad de los manuales administrativos.
La importancia del manual administrativo reside en el hecho de
suministrar informacin para la accin al servir de gua para la ejecucin del
trabajo. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la
supervisin y el mejor desempeo de los ejecutivos.

11

MTODOS DE LA DEPARTAMENTALIZACIN
La departamentalizacin consiste en la sectorizacin de los objetivos,
actividades, procesos, personal y recursos de una organizacin, a travs de
la aplicacin de la divisin del trabajo y la especializacin.
Proceso en el cual una organizacin es dividida estructuralmente
combinando trabajos en departamentos de acuerdo a alguna base o
caracterstica compartida. Departa-mentalizar en un nivel es dividir un
conjunto de actividades en varios subconjuntos; departa mentalizacin total
es la sucesiva repeticin de ese proceso.
Tal segmentacin o divisin se hace con un determinado criterio, y de ella
resultan

los

distintos

sectores

de

la estructura

organizacional que

corresponden a cada nivel y que pueden denominarse: reas, divisiones,

departamentos, secciones, unidades, etc. Este ordenamiento abarca
la estructura completa, desde los niveles superiores a los inferiores, pues
todos tienen tareas que realizar, ya sean intelectuales o fsicas.
Tradicionalmente se ha partido de la premisa de que el aumento de la
divisin de trabajo y la especializacin incrementa correlativamente
la eficiencia. Ello ha llevado a que muchas empresas, al crecer, hayan
tendido a hacer sus funciones mas y mas especializadas, extremando el
proceso de departa mentalizacin. Pero definitivamente, cualquiera que sea
el grado de especializacin que se adopte, la organizacin en general yla
empresa en particular presenta una departa mentalizacin que es necesario
llevar a su punto mas adecuado. Y no se trata solo de establecer cual ser la
magnitud de especializacin a asumir, sino tambin de determinar el grado
de independencia entre los distintos subconjuntos de la organizacin.
Una situacin limite seria una de completa independencia, donde cada
subconjunto

constituyera

un sistema separado

autnomo,

que

no

requiriese coordinacin. Pero no hay organizacin que pueda alcanzar un

aislamiento de tal magnitud entre sus subconjuntos componentes. Las
12

duplicaciones

innecesarias

de

esfuerzos,

la

mayor

inmovilizacin

en inventarios, metas no coincidentes con los objetivos organizacionales, nos

lleva a considerar a esta alternativa extrema como insatisfactoria. El extremo
opuesto a la completa independencia seria el de una total interdependencia.
En este caso, el inconveniente radica en el alto costo de coordinacin.
Se trata entonces de lograr un punto justo en el grado de independencia a
dar a la departa mentalizacin. El problema puede ser analizado con un
criterio

econmico,

de

minimizacin

de costos,

como

lo

hace

FRISCHKNECUT: "La organizacin enfrenta un problema de costos

opuestos: cuando crece el costo de lograr independencia, decrece el costo
de coordinacin y viceversa. El costo total debe hallarse en un punto
intermedio."
AUTORIDAD Y PODER, LINEA Y STAFF, CENTRALIZACIN VS
DESCENTRALIZACIN, DELEGACIN DE LA AUTORIDAD
PODER: Concepto mucho ms amplio que el de autoridad, es la capacidad
de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de
otras personas o grupos.
AUTORIDAD: En una organizacin es el derecho propio de un puesto a
ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras
personas.
FUENTES DE PODER:
PODER DE EXPERTO
Es aquella influencia que uno obtiene como resultado de su experiencia,
habilidad especial o conocimiento.
PODER REFERENTE O DE REFERENCIA

13

Se basa en la identificacin con una persona que tiene los recursos o rasgos
que uno cree son deseables, surge de la admiracin de otro y del deseo de
ser como esa persona.
PODER DE RECOMPENSA:
El poder tambin puede ser producto de la capacidad de una persona para
otorgar recompensa.
PODER COERCITIVO
Es el de castigar, ya sea despidiendo a su subordinado o negando el
reconocimiento de sus mritos.
PODER LEGITIMO O DEL PUESTO
Es idntico a la autoridad, representa el poder que uno recibe como
resultado de su posicin en una jerarqua formal.
Si bien la autoridad en una organizacin es el poder para ejercer
discrecionalidad en la toma de decisiones, casi invariablemente se deriva del
poder del puesto, o poder legtimo.

TIPOS DE AUTORIDAD
AUTORIDAD DE LINEA:
Es la que tiene un administrador para dirigir el trabajo de un subordinado. Es
la relacin de autoridad superior - subordinado que se extiende de la cima de
la organizacin al escaln mas bajo siguiendo la llamada cadena de mano.
Algunas veces l termino lnea se usa para diferenciar a los administradores
de lnea con los de personal. En este contexto, lnea pone en relieve a
aquellos

administradores

cuya

funcin

organizacional

directamente al logro de los objetivos de la organizacin.

AUTORIDAD DE PERSONAL:

14

contribuye

Conforme las organizaciones se hacen ms grandes y complejas, los

administradores de lnea encuentran que no tienen el tiempo con la
experiencia ni lo recursos para realizar bien su trabajo. En respuesta crean
funciones de autoridad para apoyar, aconsejar y en general reducir algunas
de las cargas informales que tienen.

CAPACIDADES PARA EJERCER LA AUTORIDAD

Para que el ejercicio de la autoridad sea positivo y de sus frutos es
imprescindible que los subordinados acepten esta autoridad. Esto es
fundamental en cualquier tipo de organizacin en que nos movamos.
Para que las acciones y decisiones de la persona que ostenta la autoridad
sean aceptadas por los dems, stas deben cumplir los siguientes requisitos:
- Las rdenes deben ser comprensibles y asimilables por los subordinados.
- Los subordinados deben saber que lo que se le exige est dentro de sus
posibilidades y de sus capacidades.
- Lo que las personas que ejercen la autoridad solicitan a sus
subordinadosnunca puede ir en contra de sus principios morales y ticos.
- No se puede exigir que se acaten rdenes absurdas y caprichosas, que
supongan un abuso de posicin o que puedan resultar humillantes para los
subordinados.
- Tampoco se deben pedir cosas improcedentes que no tengan nada que ver
con el funcionamiento y los objetivos de la organizacin de la que se trate.
Autoridad - Responsabilidad

15

La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse

obedecer."
Se distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la funcin y la
autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de
valor moral, de aptitud, de servicios prestados, etc. En un buen jefe la
autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad legal".
Henri Fayol
Es de sumo inters prestar atencin a la importante distincin conceptual que
efecta Fayol. Para l, la autoridad es un derecho que la organizacin le
otorga formalmente a los supervisores y, a la vez, es un poder que si bien
tambin otorga la organizacin, est condicionado a la capacidad de cada
jefe en particular.
Es decir que se hace la distincin entre una autoridad legal que otorga la
organizacin y otro tipo de autoridad, la personal, cuyo ejercicio queda en
manos del propio supervisor quien para ejercerla deber poseer ciertas
condiciones personales que Fayol identifica en la definicin que antecede.
Los criterios generalmente aceptados actualmente por la doctrina, hacen la
distincin entre el lder formal que es quien tiene la autoridad conferida por la
organizacin y el lder informal que es aquel que logra que sus compaeros
lo apoyen y lo sigan. La situacin ideal al igual de lo que estableciera Fayoles que el lder formal obtenga tambin la autoridad" informal, la cul slo
puede serle conferida por el.

16

Conclusin
Podemos decir que gracias al proceso organizativo podemos llevar a cabo
una buena administracin en una empresa ya que por medio de fases o
pasos podemos llegar al xito de los objetivos de dichas empresas.
Podemos decir que la organizacin de una empresa requiere el constante
ejercicio de ciertas responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a
menudo se le denominan colectivamente como las funciones de la
administracin u autoridad, la cual requiere de una responsabilidad.
El xito de una empresa depende de la gente relacionada con la misma,
incluyendo tanto a los dems administradores como a los dems empleados,
ya que todas estas personas se encuentran comprometidas de manera
importante en el logro de los objetivos de la empresa, as pues la gente
constituye la parte ms crtica de la organizacin, no la tierra, los edificios, el
equipo de herramientas. Desarrollar un personal eficaz, crear un ambiente
autentico de trabajo y motivar positivamente a la gente determinan, en gran
medida el xito de la mayor parte de la empresa.

17

18