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NDICE
ASSUNTO
PGINA
Introduo...................................................................................................02
Novidades do Access 2.0, 7.0 e 8.0............................................................03
Algumas Definies....................................................................................04
TABELAS...................................................................................................05
Criao de uma Tabela................................................................................08
Dicas............................................................................................................10
Planejamento de um Banco de Dados ........................................................12
Criao de uma Tabela................................................................................13
Propriedades de Campos.............................................................................15
Tipos de Dados............................................................................................16
Tipos de Dados Numricos e OLE..............................................................16
CONSULTAS..............................................................................................17
Criao de uma Consulta.............................................................................18
Especificando Critrios................................................................................20
Tipos de Consultas ......................................................................................22
Relacionamentos..........................................................................................22
FORMULRIOS.........................................................................................24
Tipos de Formulrios...................................................................................24
RELATRIOS.............................................................................................26
Tipos de Relatrios......................................................................................26
Partes de um Relatrio.................................................................................27
MACROS.....................................................................................................29
Eventos.........................................................................................................29
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INTRODUO
Se o uso de planilhas (Lotus 1-2-3) foi o responsvel pela introduo dos micros
PCs nas empresas, o uso de SGBDs (Sistemas de Gerenciamento e Bancos de Dados)
consolidou a utilizao de micros nas mesmas.
O dBase ao ser lanado no final dos anos 70 tornou-se lder dos Bancos de Dados
RELACIONAIS (Bancos de Dados que podem interligar TABELAS pelos seus
CAMPOS CHAVES).
Em 1984 surgiu o Clipper, linguagem de programao compatvel com o dBase III
Plus e veio com desempenho dezenas de vezes mais rpido que o dBase, dentre outras
vantagens. At meados da dcada de 90 o Clipper era o lder do mercado de linguagens de
desenvolvimento para micros. A partir de ento as linguagens visuais (for Windows)
comearam a ganhar terreno. Hoje lideram o mercado: Visual BASIC, Access, Delphi, etc.
Lanado pela Microsoft em 1992, o Access vendeu mais de um milho de cpias em
menos de um ano. Em abril de 1994 foi lanada a verso 2.0 (quando o Access ganhou
maioridade como BANCO DE DADOS), no prximo ms chegou ao Brasil a mesma
verso em Portugus. Uma caracterstica marcante do Access a sua facilidade de uso
(sendo o mais fcil SGBD). Da verso 2.0 pulou para a verso 7.0 (ou 95) e est no
momento na verso 8.0 ou 97), lanada em maro deste ano (1997).
O Access 97 exige em torno de 16 MB para um bom desempenho.
Podemos ter vrias tabelas abertas ao mesmo tempo (254 para ser exato) no Access
2.0, mas apenas um Banco de Dados por vez. E o Access pode trabalhar com at 32.768
tabelas em um nico banco de dados.
Um nico arquivo .MDB pode conter objetos de dados (tabelas, consultas e ndices)
e objetos da aplicao (formulrios, relatrios, macros e mdulos).
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TABELAS
O nome de uma TABELA pode conter at 64 caracteres.
O que outros Bancos de Dados chamam de arquivos o Access chama de TABELAS.
O Access 2.0 j podia trabalhar com at 32.768 TABELAS em um nico Banco de Dados e
abrir at 254 TABELAS ao mesmo tempo (dependendo dos recursos do micro). Consultas
de at 16 tabelas e com at 255 campos dessas tabelas.
Uma TABELA do access pode importar dados tipo: texto, Excel, Lotus 1-2-3,
FoxPro, Paradox, xBase, SQL, etc.
DICAS:
- Usar nomes de CAMPOS curtos, claros e sem espaos em branco;
- Campos tipo MEMORANDO no admitem ndice;
- Campos no interdependentes devem pertencer a tabelas diferentes;
- Campos que no so CHAVES devem ser independentes entre si.
- Campos que abrigaro nmeros e que no faro parte de clculos (como telefones,
nmero de rua, etc) devem ser do tipo texto e no numrico.
- Escolher cuidadosamente os Campos para Chave.
- Anexar Registro da rea de Transferncia a uma Tabela: Editar Colar Anexo
CHAVE PRIMRIA Campo da tabela que ser utilizado pelo Access para agilizar as
consultas e outras operaes. Ideal que seja escolhido um campo numrico ou um cdigo
de identificao da tabela (cdigo este que deve ser exclusivo para cada REGISTRO).
- Selecionar o campo escolhido para CHAVE;
- Clicar no Boto com a chavezinha (ou Editar Definir Chave Primria)
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CONSULTA
FORMULRIO
RELATRIO
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Sugerindo bd1 ou bd1.mdb como nome. Devemos digitar um nome adequado ao sistema
que desejamos desenvolver.
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Notar os nomes Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios, Macros e Mdulos, sendo que
no temos nenhum desses objetos, ou seja o Banco de Dados est vazio.
Para ver se realmente esto todos vazios, clique no nome de cada um e veja
que abaixo no aparece nenhum nome.
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DICAS
- Dividir todos os sistemas em dois arquivos MDB uma deciso muito importante. Um
arquivo com as tabelas (onde ficaro armazenados os dados) e outro arquivo com o
restante dos objetos (consultas, formulrios, relatrios, etc). Isso acarreta que ao
desenvolver um sistema para determinado cliente estaremos despreocupados quanto a
futuras alteraes na estrutura do sistema (o que normalmente acarreta perda de dados).
Um sistema sendo dividido assim, quando o cliente necessitar ampliar ou alterar de
qualquer maneira o sistema teremos certeza que seus dados sero preservados e no
haver necessidade de redigit-los.
PASSOS PARA A DIVISO DE UM SISTEMA J EXISTENTE:
1) Criar novo arquivo MDB e salv-lo com nome adequado para as tabelas
(...TB.MDB);
2) Estando com o novo Banco de Dados aberto, Importar todas as tabelas para o novo
Banco de Dados: Arquivo Importar Microsoft Access OK (e localizar o
sistema original).
3) Excluir todas as tabelas do sistema antigo e renome-lo com nome mais adequado
(...OB.MDB);
4) Anexar todas as tabelas do novo arquivo para o antigo.
Obs.: Caso tenhamos que alterar um sistema de determinado cliente, basta que levemos o
arquivo ...OB.MDB e sobrescrevermos o do cliente, j que o cliente j tem os dados.
Devemos levar tambm o ...TB.MDB apenas no caso do cliente ter perdido totalmente o
sistema com os dados (pois sobrescrevendo este arquivo no do cliente estaremos apagando
todos os dados cadastrados at ento).
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Foco, detalhes, entrada de dados, distribuio, manuteno, sadas, acesso (senhas), etc;
Propsito;
Quais tabelas existiro (cada tabela com um nico assunto);
Que campos;
Definir as chaves Primrias (Campos mais caractersticos e exclusivos da Tabela);
Revisar a estrutura.
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PROPRIEDADES DE CAMPOS
TAMANHO DO CAMPO O Access sugere sempre 50 para seu tipo de campo Texto,
mas podemos alterar a vontade e de maneira racional, para um melhor aproveitamento.
FORMATO Esta propriedade depende do Tipo de Campo. Para o campo Texto no
aparece nenhuma sugesto, mas para outros tipos como o Nmero aparece um Boto
direita com uma seta para baixo (que ao ser clicado mostra exemplos de formatos que
podem ser escolhidos, como Moeda, Nmero Geral, Standard, etc.).
DICA: Formato para exibio de maisculas independente da entrada ser ou no
maiscula: @>
MSCARA DE ENTRADA Muito til para dados tipo nmeros de telefone, datas, CPF,
CGC e similares. Ao clicarmos no boto direita com trs pontinhos aparecer o Assistente
de Mscara. Importante: est disponvel apenas para campos tipo Texto e Data/Hora. Por
exemplo num campo tipo telefone pode aparecer !(0009) 999-9999;;_ que facilitar a
digitao dos dados exibindo a mscara: (____) ___-____.
MSCARAS TEIS:
CGC - 00.000.000/0000-00
CGF - 00.000.000-0
CPF 000.000.000-00
LEGENDA O que digitarmos aqui aparecer como ttulo de campo no Formulrio e na
prpria Tabela ou Consulta, portanto devemos escolher com cuidado. Caso no digitemos
nada o Nome de Campo ficar em seu lugar (o que no interessante).
VALOR PADRO Quando estamos entrando dados tipo UF e que boa parte ser CE,
digitamos como valor padro CE, para que j aparea no campo e no seja necessrio
digitar sempre, apenas quando for diferente.
REGRA DE VALIDAO - Caso queiramos limitar os valores a serem entrados neste
campo (DOMNIO) ento entramos com uma expresso ou texto que filtrar apenas os
valores que atendam a faixa especificada pela expresso. Exs.: >=0, BRASIL, 0 ou
100. Operadores para Regras de Validao: And, Or, Is, Not, Between, Like, &.
TEXTO DE VALIDAO a mensagem que alertar o usurio que o valor que est
tentando digitar no satisfaz a expresso especificada.
REQUERIDO As opes so Sim ou No. Devemos colocar sim quando quisermos
tornar obrigatrio o preenchimento deste Campo. Neste caso no poderemos passar adiante
sem que tenhamos digitado o valor deste campo.
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DICA:
Anexar dados a uma tabela do dBase:
Use NomeTabela Append NomeBancoAnexar
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CONSULTAS
O resultado de uma CONSULTA parece com uma Tabela ( um Dynaset).Os dados
aqui podem ser alterados como em uma Tabela e as alteraes iro afetar a(s) Tabela(s) de
origem.
Exemplos de Consultas: Clientes em atraso, Fitas mais alugadas, etc.
UTILIDADE DAS CONSULTAS:
Selecionar Campos;
Selecionar Registros;
Classificar Registros;
Efetuar clculos;
Fonte de dados para outros fins;
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MOVER UM CAMPO
- Clicar no Seletor para selecionar;
- Pousar o Cursor do Mouse no Seletor e arrastar para a posio desejada.
DICA: Pressionar Ctrl+Break para interromper a execuo de uma Consulta (muito til
para consultas erradas e que demoram muito para ser executadas).
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CRITRIOS MLTIPLOS:
Critrio - RIBAMAR
<100
VALORES SIM/NO:
Sim = Verdadeiro, Ligado ou 1
No = Falso, Desligado ou 0
EXIBIO OU NO DE CAMPOS:
Exibir
Exibir
No Exibir
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TIPOS DE CONSULTAS
SELEO Selecionam Registros a partir de uma ou mais Tabelas.
TABELA DE REFERNCIA CRUZADA Agrupam Dados em categorias e exibem
valores em um formato compacto, do tipo planilha eletrnica.
CONSULTAS AO:
CRIAO DE TABELA Cria uma nova Tabela a partir de outra(s) ou parte dela(s).
EXCLUSO Exclui registros de uma ou mais Tabelas.
ANEXAO Adicionam um grupo de Registros a uma Tabela.
ATUALIZAO Altera e atualiza dados em um grupo de Registros.
(Vide Consultor de Access para maiores detalhes).
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RELACIONAMENTOS
Relacionamentos So associaes estabelecidas entre os Campos COMUNS
(colunas) entre duas Tabelas, cujo objetivo o de visualizar Dados no mesmo Formulrio
ou Relatrio a partir de mais de uma tabela e/ou consulta.
TIPOS DE RELACIONAMENTOS:
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FORMULRIOS
So janelas tipo fichas para entrada sofisticadas e prtica de dados.
CRIANDO UM NOVO FORMULRIO:
Clicar em Formulrio, Novo, quando ento aparecer a tela abaixo:
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UTILIDADES:
Inserir,
Visualizar,
Modificar,
Excluir Registros.
TIPOS DE FORMULRIOS:
- COLUNA SIMPLES Um Registro exibido por vez como uma coluna de Campos e
cada Campo ocupa uma linha.
- TABULAR ( ou Ficha) Vrios Registros so exibidos por vez. Cada linha contm um
Registro completo. Parece com uma Tabela com linhas e colunas.
- GRFICO Cria um grfico no formulrio.
- PRINCIPAL/SUBFORMULRIO Exibe relacionamento (um para vrios) entre dados
de Formulrio principal e Subformulrio. O principal aparece em uma coluna simples e o
subformulrio em uma tipo folha de dados.
- AUTO FORMULRIO Formulrio criado automaticamente com aparncia do Coluna
Simples.
CONTROLES DE UM FORMULRIO
- Caixa de Listagem (ListBox)
- Caixa de Combinao (ComboBox)
- Caixa de Verificao
- Boto de Opo (Option Buton)
- Entre outros.
DICAS:
- Recurso muito til para Tabelas, Consultas e Formulrios e o LOCALIZAR
(representado pelo cone do Binculo). Selecionar o Campo de Clicar no binculo para
localizar um campo.
- Os dados resultantes de uma expresso podem ser exibidos em qualquer tipo de
controle (caixa de texto, de verificao, botes de comando, etc.).
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RELATRIOS
o resultado final e organizado de um Banco de Dados. Com a finalidade de
distribuir esse resultado.
USOS:
- CONCULTA Visualizar na tela CDs emprestados;
- FORMULRIO Visualiza todas as informaes sobre um artista;
- RELATRIO Imprimir informaes usadas regularmente.
DICA: para dados que vierem de mais de uma tabela o relatrio deve obrigatoriamente ser
baseado em uma Consulta.
TIPOS DE RELATRIOS (Feitos com o auxlio do Assistente de Relatrios):
- MODO ESTRUTURA Abre um relatrio virgem em modo de edio para ser criado;
- ASSISTENTE de relatrio - Cria o relatrio automaticamente baseado nos campos que
voc selecionou;
- AUTORELATRIO Tabular Exibe cada registro como uma linha de campos;
- AUTORELATRIO Colunar Cria automaticamente um relatrio tipo Coluna.
- ASSISTENTE de Grfico cria um relatrio com um grfico
- ASSISTENTE de Etiquetas Cria etiquetas de endereamento tipo Avery;
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PARTES DE UM RELATRIO
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MACROS
Permitem automatizar tarefas, facilitando o manuseio do sistema e dando-lhe
aspecto profissional. Associadas a Formulrios ou Relatrios.
DICAS:
- Uma macro associada a Sair fecha o Access;
- Uma macro como o nome Autoexec em um formulrio, abre automaticamente este
formulrio quando o sistema aberto. USO: formulrios de apresentao.
EXEMPLOS DE MACROS:
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