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DEFINICION
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las
funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la
estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y
Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para
Asignacin de Personal.
OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y
campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los
cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales
que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las
funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los
puntos de trmite en el flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del
personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades
del cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en
el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad
orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General,
Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel equivalente.
LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que
puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN
2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos
de las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en
los casos especiales o dudosos la entrevista.
3. ESTUDIO Y ANLISIS
Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra
ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como
especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del
rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir
desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades
estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
4. REDACCIN DEL PROYECTO
Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades
orgnicas que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al
esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se
debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar,
supervisar, formular, etc.
5. REVISIN Y APROBACIN
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia
descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de
Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que
lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de
atribuciones.
6. PRESENTACIN E IMPRESIN
Sabes qu es un CAP?
El Cuadro de Asignacin de Personal CAP es un documento tcniconormativo de gestin institucional que contiene los cargos que una entidad
prev como necesarios para su normal funcionamiento en base a su
estructura orgnica vigente y durante un periodo de tiempo determinado.
DECRETO SUPREMO N 043-2004-PCM
UNIDAD ORGNICA
Es la unidad de organizacin en que se dividen los rganos contenidos en la estructura
orgnica de la Entidad.
RACIONALIZACIN DE PROCESOS
Actividad permanente de sistematizacin que conlleva a la identificacin, anlisis,
armonizacin, diseo, mejoramiento, simplificacin o supresin de procesos para
alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura
orgnica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin
y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones especficas
de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
MPP
El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe
formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
1.
Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnicoadministrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.
2.
3.
4.
Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a
terceros.
5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el
modelo de gestin.
b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en
un instrumento de empoderamiento.
c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada
a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor
en los procesos.
e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y
tecnolgicos.
f. Contener informacin por lo menos sobre:
-
Unidades Orgnicas.
Cadena de mando.
Atribuciones especficas.
g.
j.
Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o
empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.
2. INTRODUCCIN
Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de
desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.
Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta
se cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y
Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos.
3. GENERALIDADES
Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y
tiempo de funcionamiento.
4.
La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la
institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que
productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede
desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.
Precisiones tcnicas:
8. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.
9. GLOSARIO DE TRMINOS
Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren
aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.
Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la
Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se
debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para
precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la poltica
Institucional en la referente a:
ADMINISTRACIN MUNICIPAL
Procedimientos e instrumentos de gestin
Los procedimientos administrativos buscan hacer ms eficiente la organizacin y
gestin de los servicios que presta la Municipalidad, a travs de procesos de
simplificacin administrativa que agilicen los diversos trmites que realizan los
ciudadanos y las instituciones (ver la Ley de del Procedimiento administrativo general).
Esta seccin est dividida de la siguiente manera: