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INFORME FINAL

INVENTARIACION DE ACTIVOS FIJOS

GOBIERNO AUTONOMO MUNICIPAL DE BELEN DE ANDAMARCA
1. Antecedentes
El municipio de Beln de Andamarca, se encuentra localizado en la Provincia Sud
Carangas del Departamento de Oruro, en la Repblica de Bolivia, corresponde a la
segunda seccin municipal de la provincia Sur Carangas, se encuentra entre las
siguientes coordenadas 18 30; 19 8; de latitud sud y 67 33; 67 60 de longitud
oeste. Beln de Andamarca limita al norte con la Provincia Carangas, al Sud con la
Provincia Ladislao Cabrera, al este limita con la Provincia Litoral, al oeste con la
primera seccin Municipal Santiago de Andamarca con una ; extensin territorial de
1.056,00 Km2, cuenta con cuatro cantones: la seccin capital Beln de Andamarca,
Cruz de Huayllamarca, Real Machacamarca y el Cantn Calama.
El Gobierno Autnomo Municipal de Beln de Andamarca como parte de las
entidades pblicas, tiene la necesidad de realizar una inventariacin fsica y
tcnica de todos sus bienes de uso en funcin al estado de los mismos y precios de
mercado, esto con el propsito de contar con informacin fidedigna de la cantidad,
el estado actual y valor real de los bienes que posee.
Es en este contexto que el Sistema Manejo y Disposicin de Activos Fijos, contiene
procedimientos para identificar el patrimonio neto en su totalidad, tratamiento
contable, mtodo de depreciacin a utilizar en lnea recta actualizacin mediante
UFVs, relativos a la salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso
institucional en los sectores: Administracin Municipal, Educacin y Salud.
2. Objetivos
2.1.
Objetivo General
EL objetivo principal del servicio es la CLASIFICACIN, INVENTARIACIN, Y REVALO
TCNICO DE ACTIVOS FIJOS, para contar con informacin fidedigna, til y oportuna,
que promueva la racionabilidad en la distribucin uso y conservacin de los bienes
a los servidores pblicos en el Gobierno Autnomo Municipal de Beln de
Andamarca de acuerdo al Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.
2.2.

Objetivos Especficos

Realizar un relevamiento primario para identificar los grupos, subgrupos y tipos de

activos a de acuerdo al Sistema de Administracin de Bines y Servicios dentro el
Municipio de Beln de Andamarca.

Identificar los campos para la insercin de nuevos grupos, subgrupos y tipos de

activos en la base de datos que permitan una mejor identificacin de los activos.

Inventariar y clasificar aproximadamente 1000 bienes de propiedad del municipio de

Beln de Andamarca, agregando los bienes de reciente adquisicin a travs de una
inspeccin fsica que detalle la descripcin adecuada de las caractersticas del bien,

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as como sus componentes, su estado de conservacin y/u obsolescencia, por

responsables y ubicacin.

Recodificar con una adecuada identificacin de cada tem utilizando un sistema de

identificacin para Gobierno Municipal de Beln de Andamarca que brinde calidad,
confiabilidad, seguridad y garantice su identificacin.

3. Desarrollo de Actividades
Siguiendo el Cronograma de Actividades propuesto para la presente consultora, el
desarrollo de las actividades se ha seguido de acuerdo al siguiente detalle:
3.1. Fase I: Preparacin y Organizacin
Esta fase se inici con la firma de contrato y posterior presentacin del Equipo
Tcnico y las reuniones de coordinacin con el ejecutivo municipal y personal
administrativo- jurdico, en el cual se establece los lineamientos y alcances del
trabajo de inventariacin.
El proceso de relevamiento de informacin bsica secundaria de los archivos de los
procesos administrativos, contables y tcnicos del municipio de Beln de
Andamarca, el cual se ha solicitado segn nota CITE CAMPO 037/2015 de fecha 9 de
abril de las gestiones 2010 al 2014 con los cuales se inicia el trabajo de
planificacin del inventario de los activos del municipio.
La revisin documental ha consistido en la obtencin de los comprobantes de
adquisicin, compra, donacin; y actas de entrega de todos los activos del
municipio, desde la gestin 2011, hasta la gestin 2014, en plena coordinacin con
el personal tcnico administrativo.
As mismo el trabajo se coordin con las autoridades originarias del municipio, las
cuales han dado su aprobacin al trabajo planteado por la consultora sobre el
levantamiento del inventario fsico para su posterior revalorizacin de los mismos.
a. Organizacin de la Brigada de Campo
Para la ejecucin del trabajo de campo con el levantamiento del inventario se
cuenta con cuatro 5 profesionales del rea administrativa con experiencia en este
tipo de trabajos, los cuales previa capacitacin en taller interno se conform el
equipo de campo bajo la coordinacin de la Lic. Mnica Rocha Vargas, profesional
especialista en administracin de activos fijos.
En el Cuadro siguiente, se muestra el equipo tcnico y de campo que desarrollo el
trabajo de inventariacin in situ en las cuatro comunidades del municipio y
dependencia como ser las reas de Concejo Municipal, Administracin Central,
Sector Salud, Educacin, Centros PAN, Corregimiento y Seguridad Ciudadana
comprendidos dentro la jurisdiccin del municipio.
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Cuadro N 1
Equipo Tcnico
PERSONAL DE BRIGADA DE CAMPO
Equipo
Tcnico
de
Campo
Brigada
de campo

Responsable
Tcnico

Personal tcnico de
inventario

Mnica Rocha Vargas

COORDINACION

Carolina Castillo Aguirre

Robert Jos Vacaflor Apaza
Ninoska Rocha Vargas
Andrs Salgado Ari

Con todo el equipo tcnico, se procedi a la planificacin del ingreso a las

comunidades en funcin a las reas de dependencia en sus diferentes
dependencias.
3.2. Fase II: Trabajo de Campo
3.2.1.Trabajo de Inventario Fsico
Concluido el proceso de organizacin del inventario, previo trabajo de coordinacin
con la H. Catalina Soto y el personal administrativo y asesora jurdica, el trabajo de
campo se da inicio el 20 de abril del 2015, inicindose en la localidad capital de
Beln de Andamarca, dndose inicio con el rea de seguridad ciudadana,
continundose con el de educacin salud, en los respectivos centros educativos de
la localidad.

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Cuadro N 2
RELACION DE TRABAJO D EINVENTARIO POR AREA Y FECHAS DEL TRABAJO DE
CAMPO
N

SECTOR

DETALLE SECTOR

ORGANO
HONORABLE CONCEJO
1 LEGISLAT
MUNICIPAL
IVO
2
3

ORGANO ALCALDIA MUNICIPAL

EJECUTIV
O
SEGURIDAD CIUDADANA

4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
1

SALUD

FECHA DEL
INVENTARIO POR
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
04 de Mayo de 2015

04 de Mayo de 2015
20 de Abril de 2015

CORREGIMIENTO
CENTRO PAN BELEN
CENTRO PAN REAL
MACHACAMARCA
C.S. BELEN DE ANDAMARCA
C.S. CALAMA
C.S. REAL MACHACAMARCA

04 de Mayo de 2015
04 de Mayo de 2015

C.S. HUAYLLAMARCA

27 de abril de 2015

U.E. SIMON BOLIVAR

SECUNDARIA BELEN ANDAMARCA
LABORATORIO DE COMPUTACION
EDUCACI U.E. SIMON BOLIVAR BELEN
ON
ANDAMARCA
U.E. MARISCAL SUCRE PRIMARIA
BELEN DE ANDAMARCA
INTERNADO BELEN DE
ANDAMARCA
U.E. MIXTO BOLIVIA SECUNDARIA
REAL MACHACAMARKA
U.E. MIXTO BOLIVIA PRIMARIA
REAL MACHACAMARKA
INTERNADO REAL DE
MACHACAMARKA
U.E. ELIZARDO PEREZ PRIMARIA
CALAMA
U.E. ANICETO ARCE PRIMARIA
CRUZ DE HUAYLLAMARKA

28 de Abril de 2015
30 de Abril de 2015
01 de Mayo de 2015
28 de abril de 2015

20 de abril de 2015
21 de abril de 2015
21 de abril de 2015
04 de mayo de 2015
22 de abril de 2015
22 de abril de 2015
22 de abril de 2015
23 de abril de 2015
27 de abril de 2015

En todo el proceso de inventariacin realizado en el municipio se han encontrado

1754 activos, entre equipos de oficina y muebles , equipos de computacin,
transporte, comunicacin, equipo educativo y recreacional, y otra maquinaria y
equipo, de los cuales, segn la revisin documental de los archivos, tan solo se tiene
una referencia de comprobante de compra o simplemente un recibo, segn
revisin documental 159 activos (ver anexo adjunto de cuadro de , con los cuales
debera ser posible subir al sistema de inventario de activos fijos (SIAF).
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Grfico N 1
Relacin de Nmero de Activos Inventariados G.A.M.B.A.
859
690

285
102

67

85

Fuente: Elaboracin propia en base inventario de activos en comunidades del GAMBA. Abril Mayo 2015

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RELACION DE ACTIVOS INVETARIADOS

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3.2.2.Sistema de Activos Fijos

Una vez que se ha tenido acceso al sistema de activos fijos del Ministerio de
Economa y Finanzas pblicas, se ha podido ver los siguientes detalles que
obstaculizan el trabajo, de acuerdo al siguiente detalle:
a. Ingreso de Datos de los Activos

En esta parte que es

de
inicio,
es
importante
ingresar
los datos de las
personas
responsables de las
reas
y
unidades
dependientes.

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En esta parte
se requiere la
fecha exacta
de
incorporacin
del activo.

Aqu
es
preciso
el
nombre de la
persona
responsable y
cargo
del
activo.
Aqu nos pide
el costo del
activo el cual
tiene relacin
directa con la
depreciacin
acumulada,
datos que no
se
tiene
a
detalle
de
ningn activo.

b. Migracin de los Datos

La migracin de los datos est referida a que el sistema pide la migracin de

los datos de gestin a gestin (anterior actual), lo que no se cuenta con datos
de anteriores gestiones del municipio

En
esta
parte
el
sistema nos pide los
datos de gestiones
anteriores o la anterior
o ms reciente, lo que
no se cuenta.

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c. Reportes
Una vez que se habra superado todos los pasos anteriores, el supuesto caso
de incorporar los activos con la poca informacin que se tiene, el sistema
puede emitir reportes de los activos, donde muestra toda la informacin
necesaria y precisa, el cual se enlaza en lnea, via internet, los cuales no
pueden ser modificados, sino previa aprobacin de las autoridades mediante
resoluciones de
concejo
y
resoluciones
ejecutivas.

Esta es la ventana
de
los
reportes
donde se muestra
los datos del activo,
por partidas, por
especificacin
de
activos, o de forma
general,
donde
muestra todos los
datos
arriba
mencionados con los
que no se cuenta.

3.3. Fase III: Trabajo de Gabinete y Etiquetado

3.3.1.Sistematizacin de Informacin
Esta fase se inicia una vez concluida la etapa de trabajo de campo, el cual
consiste en la sistematizacin de la informacin en la base de datos Excel,
dado que la base de datos del SIAF, como se explica en los puntos
precedentes, requieren de informacin de comprobantes y respaldos necesario
para subir al sistema, el cual el municipio no cuenta, por lo tanto el trabajo
concluye con la sistematizacin de la informacin.
Los datos de los activos se encuentran en los anexos del presente documento,
en las cuales se desglosa, por sector, por rea, y cada unidad del municipio, en
los cuatro sectores, donde se indica el cdigo anterior lo que puede ser
fcilmente identificado:
1.
2.
3.
a.
b.
c.
d.
4.

rgano Legislativo
rgano Ejecutivo
Sector Salud
Centro de Salud Beln de Andamarca
Centro de Salud Calama
Centro de Salud Real Machacamarca
Centro de Salud Cruz de Huyallamarca
Sector Educacin
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a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

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U.E. Simn Bolvar Beln de Andamarca

Laboratorio de Computacin U.E. Simn Bolvar
U.E. Mariscal Sucre Primaria Beln de Andamarca
Internado de Beln de Andamarca
U.E. Mixto Bolivia Secundaria Real Machacamarca
U.E. Mixto Bolivia primaria Real Machacamarca
Internado Real Machacamarca
U.E. Elizardo Prez Primaria Calama
U.E. Aniceto Arce Primaria Cruz de Huayllamarca

Cada sector se encuentra con sus respectivos separadores en los que se

describe a detalle activo por activo de los 2092 activos inventariados en el
municipio con en sus cuatro comunidades.
3.3.2.Etiquetado
El etiquetado ha consistido en darle un cdigo a cada activo en base al
clasificador presupuestario del Ministerio de Economa y Finanzas, en el que se
describe la unidad, el grupo contable, la unidad o sector y el nmero del activo
de acuerdo al siguiente detalle:

GAMBA
GAMBA
GAMBA
GAMBA
GAMBA

01
02
03
04
05

02
02
02
02
02

000X
Concejo Municipal
000X Ejecutivo Municipal
000X Sector Salud
000X Sector Educacin
000X
Seguridad Ciudadana

En todo el trabajo de inventario que se realiz se han contabilizado 2092

activos en los cinco sectores descritos.
El etiquetado se ha realizado en dos fases, la primera en el trabajo de campo, y
la segunda con un rotulador electrnico con el que se volvi a verificar cada
activo el cual cuenta con todos los procedimientos tcnicos correspondientes.
En lo que corresponde al instrumental medico quirrgico menor se adjunta en
el invetario, pero los cuales no han sido etiquetados por corresponder a
instrumentos de uso quirrgico en las curaciones y atenciones de los galenos
en cada centro, los cuales deben ser esterilizados cada ves que se da uso lo
cual es imposible etiquetar, por lo que se ha tomado en cuenta cada
instrumento ms la descripcin tcnica correspondiente.
As mismo se adjunta al inventario de loa activos que estn en desuso, los
cuales deben ser dados de baja, estos activos en base a un valoracin y los
procedimientos administrativos y jurdicos segn el SABS corresponde ser
dados de baja.
4. Conclusiones
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Concluido la primera y segunda fase del trabajo del servicio de inventariacin

de activos del Gobierno Autnomo Municipal de Beln de Andamarca, se
puede decir que se tiene un 65% de avance aproximadamente del trabajo.

Se ha hecho inventario de 2092 activos en las diferentes dependencias

del municipio, de los cuales se tienen 159 respaldos entre recibos, actas,
facturas y otros comprobantes que no son suficientes para la
incorporacin al SIAF.
Revisado el Sistema SIAF, se ha podido ver que no existe la
documentacin necesaria para incorporar los activos al sistema que
trabaja en lnea va internet, datos que son obligatorios, sin el cual no es
posible avanzar.
Se adjunta en el documento como parte del inventario el Instrumental
Menor Mdico Quirrgico, esto en lo que corresponde al sector salud.
El sector educacin, se adjunta como parte del inventario los catres del
internado de cada Beln de Andamarca y real Machacamarca.
Lo activos de los Telecentros estn dentro el inventario, pero no se han
codificado, porque de acuerdo a los convenios entre el gobierno y la
Telefnica ENTEL, se deja en resguardo a las unidades educativas, pero
aun estn bajo la administracin directa de la telefnica.
Falta realizar el etiquetado del Centro de Salud de Real Machacamarca,
si bien en la primera no se tuvo mayores dificultades, en el momento del
trabajo final del etiquetado.

5. Dificultades Encontradas
Entre las dificultades que se encontraron se pueden destacar las siguientes

No se ha podido tener acceso a toda la informacin de los activos del

municipio, especialmente de la gestin 2010 y 2011, lo que es parte de
la gestin
que de acuerdo a procesos jurdicos se encuentran
embargados y sellados lo que dificulta la obtencin de la informacin
necesaria para continuar con el trabajo.
Segn la revisin documental se ha podido ver que de los comprobantes
que se han tenido acceso, no se ha podido verificar con todos los activos
fsicos en las dependencias que se han visitado.
No se ha podido concluir con el etiquetado del Centro de Salud de Real
Machacamraca, pese al compromiso de la responsable de facilitarnos el
ingreso al centro, pero lamentablemente el centro se encontraba
cerrado, dado que la enfermera se ausento a la ciudad de Oruro.
En el matadero no se ha encontrado ningn activo ms que una balanza
practicante deteriorada.
Los activos al momento del trabajo de campo y etiquetado no se
encontraban en los lugares correspondientes, los mismo eran trados
para verificacin dado que estos se encontraban en sus casas u otras
dependencias fuera del municipio o las unidades correspondientes

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