SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Guillermo Gmez Ceja

Facultad de Contadura y Administracin
Universidad Nacional Autnoma de Mxico

ENRIQUE BENJAM~NFRANKLIN FINKOWSKY

Catedrtico de la Facultad de Contaduray Administracin
Universidad Nacional Autnoma de Mxico

MXICO. BUENOS AIRES CARACAS @GUATEMALA.LISBOA. MADRID. NUEVA YORK

SAN JUAN SANTAF DE BOGOT SANTIAGO .SAO PAULO AUCKLAND
LONDRES MILN MONTREAL. NUEVA DELHl @SANFRANCISCO@SINGAPUR
ST. LOUIS SIDNEY TORONTO

4'3 1 joi 06

. . e . . . . . . . . . . . . .

PRIMERA PARTE Administracin y sistemas

........................

XIII

Captulo 1 Conceptos bsicos en sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Clasificacin de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
Subsistemas y suprasistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
Importancia de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
9
Caractersticas de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Principios de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
Componentes de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Captulo 2 Teora general de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mtodos para la investigacin de sistemas generales . . . . . . . . . . . . . . . . .
La teora de los sistemas aplicada a las organizaciones . . . . . . . . . . . . . . . .
Eficiencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Efectividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adaptacin y cambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Endoestructura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mtodos de implantacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Integracin de recursos humanos y materiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejecucin del programa de implantacin . . . . . . . .+. . . . . . . . . . . . . . .
Comunicar a la gente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Captulo 3 El enfoque de sistemas como perspectiva en el desarrollo de las
organizaciones . . . . . :. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alcanceconceptual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clases de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Amplitud de las reas de aplicacin y ventajas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Administracin pblica y privada como un conjunto de sistemas . . . . . . .
Sistemasoperativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas auxiliares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La administracin pblica como sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas operativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemasdeapoyo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas de regulacin y control ..............................
Enfoque sistmico en la administracin pblica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13
15
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27

27

VI

Contenido

Identificacin y jerarquizacin de los sistemas y procedimientos de tra. . . . . . . ......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

bajo ...
de la ideri tificacir1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Respc
MecallLJiiiuJue iden tificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introduccin al estudio de los sistemas administrativos . . . . . . .
El enfoque de los sistemas adminish-ativos en las organizaciones . . . . . . .
Ambiente administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conceptosbsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El concepto de sistema ......................................
El concepto de pfocedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El coincepto de mtodo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El coincepto de actividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El coincepto de operacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
El concepto de funcin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El concepto de estructura orgnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El concepto de simplificacin del trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El concepto de productividad . . ....... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las reas de asesora en el sector p'blico y privado par.a el diseo de sistemas administrativos . . . . . . . . . . . . .
................
Antecedentes de las unidades de organizacin v mtodos ..........
Funciones de asesoramiento . . . . . . . . . .
.........
Organizacin lineal y de staff . . . . . . . . .
.........
Staffoasesor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El porqu de los servicios de un departamento de staff o de asesoramiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adscripcin y responsabilidades del rea asesora . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adscripcin de las unidades asesoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Responsabilidades y funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Unidades de organizacin y mtodos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conceptualizacin para la modernizacin de oficinas . . . . . . . . . . . . .
Administracin y tecnologa de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Funciones genricas de una unidad de organizacin y sistemas . . . . .
Sistemas EDP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Estructura de las UOM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Unidades de control de gestin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Antecedentes ..............................................
Unidad de control de gestil
................
Objetivo . . . . . . . . . . .
................
Funciones . . . . . . . . . .
................
Ubicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . .
........................

ptulo 4

Captuio 5 Alcance del estudio de los sistemas ;idministr.ativos ..........

El analista de sistemas ...........................................
El administrador como analista de siistemas
................
Las cualidades personales y el adiestramien to
................
...............
El contexto operacional de los sisternas . . . . .

Sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Informacin operativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registro y documentacin del sistema actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tcnicas y mtodos a utilizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diagramas de organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuadro de distribucin de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flujograma de procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Documentacin del sistema actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Captulo 12 Anlisis de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Anlisis del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El proceso de anlisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pensaraudazmente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proporcionar la imagen completa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Capturar las ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Probar las ideas propias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criterios bsicos para el anlisis de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mtodo del anlisis de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Etapas de anlisis de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Elementos y tcnicas a utilizar en el anlisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Matrices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso de las matrices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tablas de decisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Estructura de una tabla de decisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pasos para la construccin de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cmo utilizar las tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tipos de tablas de decisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejemplo: contratacin de taquimecangrafas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diagramas o grficas de flujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diagrama o carta de distribucin de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Captulo 13 Diseo de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Los principios bsicos de la organizacin. como criterios para el diseo de
unaorganizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diseo del nuevo sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Requerimientos del nuevo sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proposicin del nuevo sistema o modificacin de la anterior . . . . . . . . . .
Aspectos fundamentales que comprende el plan del nuevo sistema . .
Documentacin del diseo del nuevo sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Obtencin de la aprobacin final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Captulo 14 Estudio de sistemas de informacin orientados al uso de
computadoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planeacin y definicin de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Objetivos y funciones de la organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Requerimientos de procesamiento de informacin . . . . . . . . . . . . . . .
Integracin del plan de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Integracin del programa de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

La planeacin y aplicacin de sistemas de informacin constituye un elemento de

vital importancia para el desarrollo de las empresas pblicas y privadas; y requiere
tratarse no slo con cuidado, debido a que es fundamental para la planeacin de la
empresa en sus etapas de estructuracin y operacin, sino con realismo, porque
tiene un valor slo en tanto que es prctico. No se puede concebir que la habilidad
de una empresa para conservar su poder competitivo y lograr altas tasas de crecimiento se deba a la casualidad, sino que depende en gran parte de la planeacin y
diseo de sistemas de informacin como base fundamental de todo un proceso
decisional.
La necesidad de desarrollar en forma total o parcial los recursos humanos, materiales y tcnicos en un organismo social obedece a los ciclos de evolucin que en los
organismos se experimentan, desde su estructuracin hasta su crecimiento. En la
actualidad, el hombre de empresa en el mundo havenido trabajando en un ambiente de constantes cambios que convierten sus problemas de administracin y de produccin en actividades cada vez ms complejas y difciles.
La tendencia al cambio en la direccin de las organizaciones es una constante
fundamental en todos los sentidos. La tecnologa en general y la de informacin en
particular, as como la evolucin de las necesidades y gustos de los consumidores,
influyen en el entorno en que se mueven las empresas (globalizacin de mercados)
y para afrontar los acelerados procesos de cambio tecnolagico, habr que pensar en
llevar a cabo un pormenorizado ejercicio de planeacin institucional; ejercicio vinculado al conocimiento de la forma actual de operar de la empresa.
El conocimiento de los problemas planteados por la operacin de las empresas y
la forma de encauzar las soluciones tanto a stos, como a los financieros, de distribucin, ventas y de informacin, son aspectos fundamentales que dependen de la capacidad de los empresarios para adaptarse al nuevo entorno, anticiparse a los constantes cambios, tomar la iniciativa y alcanzar, con productividad, la situacin ptima
de su empresa en el.corto, mediano y largo plazos.
Atenuar las amenazas a la sobrevivencia y lograr el aprovechamiento mximo de
las oportunidades que se presentan, son acciones que forman las estrategias de crecimiento, establecidas como parte del eslabn fundamental de las cadenas productivas aunadas con niveles cada vez mayores de compeHtividad. Las empresas tendrn
que desplegar mucha creatividad y trabajo en la seleccin de mercados; la seleccin
de sus productos; la identificacin de estrategias para competir; el fortalecimiento
del humano (capacitacin); el mejoramiento de los mtodos y sistemas de trabajo y,
finalmente, el mejoramiento de la capacidad estratgica de nuestros empresarios.

XIV

Introduccin

La solucin de estos problemas no es una tarea sencilla que slo involucra la

atencin de aspectos administrativos sino que, adems, de esfuerzos orientados a la
actualizacin presente y prediccin futura, apoyada en el desarrollo de sistemas de
informacin por computadoras.
A veces resulta dificil pensar que el avance de la tecnologa ocurrido durante el
ltimo cuarto de siglo, no haya sido incorporado a las necesidades de operacin de
nuestras empresas y, en una posicin apn'ori, podemos asegurar que la tecnologa de
sistemas que no se apegue a una metodologa de investigacin para el anlisis y
estudio de los sistemas que se encuentran en operacin, no alcanzar los niveles de
eficiencia que requieren las empresas. La disparidad de criterios programticos y el
desconocimiento de una tecnologa uniforme para definir los problemas, los esquemas para recabar la informacin necesaria, el anlisis y la generacin de opciones de
solucin son algunos de los problemas ms frecuentes para el diseo de sistemas.
Es propsito del autor, mediante la obra Sistemas administrativos,proveer los mecacismos, la metodologa y las tcnicas necesarias para habilitar al profesional de
sistemas en la planeacin, desarrollo e instrumentacin de sistemas de informacin.
La obra plantea esquemas y mecanismos basados en hechos resultantes de un
proceso de investigacin y, en un sentido ms amplio, del anlisis de la problemtica
administrativa que confrontan las empresas, tanto para el diseo de sistemas administrativos, basados en tecnologa de punta.

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El ensayo que se presenta a lo largo de la obra tiende a proyectar la teora de los

sistemas al mbito administrativo, con nfasis en el ambiente en que se desenvuelve
la organizacin (influencias exgenas) y en el proceso de modernizacin de las
empresas. El propsito a que est dedicado el esfuerzo editorial es mejorar el desempeo organizacional de la empresa; empleando procedimientos especializados de orden interno para proveer el apoyo necesario a las operaciones sustantivas,
de modo que stas se lleven a cabo de acuerdo con un orden y exactitud establecidos.
El avance tecnolgico, el tamao de las organizaciones y la rapidez con que se
producen los cambios ambientales conllevan a idear sistemas administrativos ms
dinmicos, ms fluidos y flexibles que permitan romper con la perpetuidad de las
estructuras organizacionales y procedimientos tradicionales, a efecto de lograr valores programticos que permitan la integracin de insumos complejos, tanto internos como externos.
Por otro lado, es muy comn encontrar esquemas de organizacin que en algunas ocasiones son excesivos, anrquicos y desarticulados o, por lo contrario, pequeos con un grado de centralizacin excesivo que no responden con sus atribuciones, funciones y programas. Como consecuencia de ello se puede observar la falta
de homogeneidad conceptual, de articulacin y de sistemas de informacin en
los procesos de programacin, presupuestacin, evaluazn y control; as como
de una administracin de los recursos financieros y materiales que garanticen el
orden y la operacin gil y eficiente entre los diferentes niveles de su estructura.
Desde luego, la obra va orientada a optimizar los esquemas y mecanismos internos de administracin, mediante el mejoramiento de los actuales sistemas de trabajo. En este orden de ideas, el autor pretende apoyar al administrador, al empresario
mexicano, en la conduccin de su empresa; es decir, mediante la formacin de una
cultura organizacional se podrn afrontar con xito los actuales retos de cambio, de
adaptacin a los grandes cambios que exige la actual globalizacin de mercados, de
mantener la flexibilidad en sus empresas, de dejar atrs las estructuras administrativas tan rgidas, de buscar esquemas ms modernos en sus procesos funcionales y en
la cadena de mando; en suma, de buscar y adaptarse a un nuevo estilo de administracin ms estratgica.
Es necesario sealar que la obra presenta una metodologa para planear y desarrollar sistemas basados en el hecho de que las organizaciones sociales pueden ser
tratadas como grupos de componentes; como sistemas interrelacionados que se
interaccionan y se adaptan e influyen en el ambiente.

XVI Prlogo
Una organizacin necesita mantener un grado satisfactorio de eficiencia interna; debe estar en aptitud de rendir un mximo de productos con un mnimo de
recursos. La administracin tradicional provee los instrumentos adecuados para una
eficiente operatividad interna del proceso organizacional de la "caja negra".
La teora de sistemas busca mejorar las tcnicas y procedimientos que permitan
una administracin estratgica para que la empresa pueda adaptarse a las nuevas
exigencias; lo cual implica conservar su estabilidad en el mercado, buscar una acelerada dinmica en sus procesos de produccin para satisfacer en calidad y en cantidad lo que su mercado demande. Los empresarios podrn estar en condiciones de
imaginarse cmo reorientar las ofertas d e sus productos, sus investigaciones y, sobre
todo, las formas y relaciones con la competencia y con el Estado; para participar y
orientar estrategias de crecimiento con los objetivos que ha fijado el Estado en el
reforzamiento del sector exportador.
El mejoramiento de la cultura organizacional en la empresa permitir una mejor
idea de la administracin como un proceso para realizar sus propsitos y no slo para
llevar a cabo tareas especficas.
EL AUTOR

eun en
a p OUILUIL

-Ja-ru! t

CONCEPTOS
En la actualidad se aprecia el explosivo crecimiento de organizaciones modernas, el
cual ha creado retos que, a su vez, dan lugar al desarrollo de sistemas, mismos que
hacen frente a la complejidad y multiplicacin de las operaciones en forma bastante
efectiva. Dc manera que toda organizacin, para realizar sus actividades en forma
adecuada, necesita sistemas de trabajo orientados a lograr una coordinacin integral de todo:; sus elementos.
An no existe un concepto preciso de lo que es o representa un sistema de trabajo, ya que los diferentes autores y estudiosos de la administracin no se han puesto
de acuerdo y cada uno de ellos enfoca el problema desde diferente punto de vista y
con mucha frecuencia, incluso, usa una terminologa diferente. No obstante, se tratar de establecer un concepto de lo que significa, enfocndose bsicamente en los
elementos que de modo indistinto tratan los diferentes autores de la materia.
Un sistema es "una red de procedimientos relacionados entre s y desarrollados
de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las
empresas".'
Un sistmnu es "un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo
por las empresas para lograr as los objetivos de la mima".2
Un sistema es "una serie de objetos con una determinada relacin entre ellos
mismos y entre sus atributo^".^
Un sistema es "un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un
Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo particular, de acuerdo con un plan.
Sistema es una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre s,
ejecutadas por un conjunto de empleados para obtener el resultado deseado.
La figura 1.1 muestra la interrelacin que existe entre el personal y la informacin para el logro de los objetivos.

' Menschel Richard F., Mnnngwml by Sys&m, McGraw-Hill, p. 10.

Place, Irene, Busittps Rej)orl Adminisirniive Anniysi~,Michigan, p. 28.
Hall. Artur D., I n p i m n de ssislnnnr, Limusa, p. 94.
Pan Myess G., Leonard, Idea,fw M a m g m m l N. Y., The Field of Systems and Procedure, p. 401.

Captulo 1: Conceptos bsicos en sistemas

MTODOS
PROCEDIMIENTOS
PROGRAMAS
SISTEMAS

OBJETIVOS

OBJETIVO
COMN

FUNCIONES
ACTIVIDADES
FIGURA 1.2
Partes
interactuantes de
un sistema.

~rocedimien, mediante la
1

cuanto a su

k i e n t o y siste-

r un modelo

;el resultado
DS a un objelos sistemas

TAREAS

unitaria de un conjunto que funciona como un todo debido a la interdependencia

de sus partes.
Para establecer claramente qu es un sistema puede ser til identificar lo que n o
es un sistema.
Un sistema n o es un objetivo o un fin.
Todos los grupos sociales persiguen valores, salud, riqueza, justicia, etc., los cuales toman expresin en los fines: conservar la salud del pueblo; de los fines se desprenden una serie de propsitos concretos como: dar atencin mdica gratuita. Como
puede observarse, los fines y los objetivos se encuentran en un mismo continuo
hacia lo que queremos alcanzar; el medio y el cmo obtener los resultados ltimos
se configuran en los elementos que forman una actividad, un procedimiento o un
plan de procedimiento que busca una meta o metas comunes mediante la manipulacin de datos, energa o materia.
Un sistema n o es una funcin.
Por supuesto que los sistemas tienen influencias del medio ambiente, del que
proviene una serie de insumos mismos que a travs de un proceso de conversin se
traducen en acciones que de acuerdo con el dinamismo y capacidad administrativa
y operativa del sistema son traducidqs en bienes o servicios. En cambio, la funcin se
identifica en el quehacer institucional y provienen de las atribuciones y/o facultades
que confieren las normas y reglamentaciones jundicas.

lo unitario y

CLASIIFICACINDE LOS SISTEMAS

m conjunto
lo integran,
u ambiente.
en intereses
concepcin

Una vez que se ha comprendido que un sistema contiene n elementos en constante

estado dinmico, durante un periodo indefinido, debe tenerse cuidado de su comportamiento por medio de una constante investigacin.
Si parte de esa premisa bsica para el logro de una conceptualizacin amplia
de los sistemas, es conveniente conocer la tipologa existente para fundamentar su
estudio.

6 Primera parte: Administracin y sistemas

En este sentido podemos enunciar una primera clasificacin: sistemas determinsticos y sistemas probabilsticos (que estn dentro del grupo de los complejos).
Sistema &ttrminstico. Aquel en que las partes interactan en forma completamente predecible. Ejemplo: los eclipses se pueden predecir con mucha anticipacin.
Sistema simpb detminista. Aquel que tiene algunos componentes e interrelaciones
que revelan un comportamiento dinmico completamente predecible. Ejemplo:
el cerrojo de una ventana o puerta.
Sistema compiqio determinista. Para efectos prcticos podemos sealar la computadora electrnica, qu est formada por un sistema sumamente complejo o complicado y determinista, porque la computadora har nicamente lo que se le
indique.
Sistema determinista. Excesivamente complejo; es cualquier sistema del todo
determinista como el sistema astronmico, puede ser descrito en cierta forma o
en detalle, sin importar qu tan complejo sea; en principio ser posible especificarlo por completo, por tanto, no existe la clase "excesivamente complejo" en la
categora determinista.
Sistema pobabilz'stico. En ste existe incertidumbre; no se puede dar una prediccin exactay detallada, sino que slo se puede decir su probabilidad en determinadas circunstancias; en ocasiones un sistema tiene que ser descrito en forma y
tiempo diferentes, dependiendo de lo que se quiera decir.
Sistema simple probabilista. Un ejemplo muy claro es el de arrojar una moneda al
aire. Como es posible deducir corresponde a un sistema simple,pero impredecible.
Sistema complejo probabilista. Puede encontrarse en el reflejo condicionado de un
animal que responde a un estmulo con un mecanismo neutro para el placer y el
dolor, y otro mecanismo de placer o dolor para condicionarlo, este ejemplo tiene resultados en general (pero no en detalle). Es posible predecirlo por medios
estadsticos.

Encontramos otro tipo de sistemas como son los fsicos y los abstractos; los primeros son los que tratan con herramientas, maquinarias, equipos y en general con
objetos o artefactos reales. Los segundos son el contraste de los primeros; en estos
sistemas, los smbolos representan atributos de objetos que no existen, excepto en la
mente (del investigador); por ejemplo: conceptos como planes, hiptesis e ideas
sujetas a investigacin pueden ser descritos como sistemas abstractos.
Sistema abstracto.Es uno en el que todos los elementos son conceptos, lenguajes,
sistemas de nmeros y otros. Los nmeros son conceptos, pero los smbolos que
los representan (los numerales o guarismos) son elementos fsicos. En un sistema abstracto los elementos se crean por medio de definiciones, mientras que las
relaciones entre estos elementos se formulan mediante presupuestos, sean stos
axiomas o postulados. Estos sistemas constituyen el ncleo de estudio de las as
llamadas "ciencias formales".
Sistema concreto. Es uno donde por los menos dos de sus elementos son objetos.
Por lo general, al hablar de un sistema se hace referencia a un sistema concreto.

Captukl: Conceptos bsicos en sistemas

Para operar con 1 ~sistemas

s
concretos, aparte del establecimiento de la existencia de los elementos y las relaciones
- - - que se establecen entre ellos, se requiere de
una investigacin em@gi&u~avez
establecido el sistema se obtiene una esuuctura de. las as l l a ~ ~ - _3jen.gias
as
-~L&rrnalesn.

" , ':

De acuerdo c q q
,
.

r.

- - -

l c w i d e m * w e p ser naturales y elaborados.

1
1

Los sislnv~& ~ j e d e i % t r dehidAs como aquellos que se desarrollan de

uii procebo natural, como la fotosntesis, Los ,sisnbcac~ b m a d oson
s aquellos en
los cuaks el hombre ha dado contri~ud&al #mceb en marcha, mediante obje
tos, atributos o relaciones. Capo ejemplb del primero se Weden considerar las
ndo d o ,las presas o &otores. h o s sistemas
stra4t.o~.Jgunos s i p m a s naturales tambin son
llamados adaptables, en los cuales Pay $k fe+nste m-at'
a mmos insumos
ambrales; pur ej-emp?qios injertos en p l w o
!
- .-. . . -~ e &de la caG0ha de los sistemas naturales encontramos los sisteqq.wra;
dos y abiertos, esta ciasificacin se hace con base en la'extensin de *.lossietemas.
,L

Los sistemas cermdos operan con poco intercambio; muchos piensan que estos
sistemas son ficticios, ya que no existen en realidad; para efectos prcticos se
mencionar que el proceso de respiracin es cerrado, en cuanto que no sentisin embarm,+dsistema se realiza.
mos cada paso que se efecta para res-,
Sistnnas a k m : cada sistema se encuentra inmerso en un sistema circundante,
que viene a formar el suprwiaem; as como existe relacin entre los elementos
del sistema, tambin Lexiste entre los sistemasy suprasi8temas que vienen siendo los elementos o subistemas del sistema total. Entonasse dice que el sistema
es abiert, ya que recibe influencias del suprasistema (Fig. 1.3).
d

t:

Para dar una idea ms clara de la extensin del sistema, es prudente dar los concep
tos de subsis.kmas y sup.asistemas. Cada elemento del sistema puede tener como
subsistema y los suprasistemw como subsistemas del sistema. Un ejemplo prctico
podra ser la naturaleza, donde existen varios elementas, ccurto son:animales, vegetales, agua, etc. Todo el medio vendra siendo un subsistema cid sistema total que es
la naturaleza. La natualeza viene a ser un subsistema del, sistema total (un
suprasistema) y ste, a su vez, un subsistema del sistema plwetario. As, el anlisis
que se desee realizar sobre las relaoneay los elemeutos del conjunto deber basarse en una definicin de los lmites del sistema; deber establecer cules elementos
debern quedar incluidos en el del conjunto.
Otro grupo de mayor i m p o ~ t a d apara nosotros son los sistemas administrativos, propios de la organiaacin y administracin de wn,a empresa y necesarios para
su huen funcionamiento-Dentro & stos se e n c u e n m los siguientes.

8 Primera parte: Administracin y sistemas

DIRECCIONES
GERENCIAS
DEPARTAMENTOS
SECCIONES

FIGURA 1.3
Sistemas abiertos.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

La administracin de una organizacin consiste fundamentalmente en la capacidad
de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. En nuestros das observamos cmo poco a poco, los sistemas y su estudio cobran importancia de acuerdo
con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos,
formas y mtodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del
sistema.
Para la prctica administrativa, adecuada y actualizada, sern los sistemas utilizados los que as lo determinen. stos sern por tanto realistas, objetivosy flexibles, de
modo que vayan acordes con el momento histrico y la situacin en que sean implantados. Es necesario tambin que sean claros y que den la posibilidad a cambios
estructurales, pero no de esencia.
La administracin es en s una metodologa efectiva aplicable a las actividades y a
las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de accin y de resultados.
Mediante ellos se evita que se pierdan de vista los objetivos primordiales de la empresa, pues de no ser por ellos se caera en divagaciones.
Los sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles situaciones de cambio corren el riesgo de quedar obsoletos e inservibles, por eso ser necesario hacerles modificaciones paulatinas, cadavez que aparezcan factores que ameriten ajustes,
cualesquiera que fueran y que afecten de manera directa a toda la organizacin.
Como ejemplo se puede tomar la organizacin como un sistema, que a la vez se
rige por un sistema de planes. El conjunto de planes elegidos para regir una empresa constituye, asimismo, un sistema jerrquico excesivamente complejo.

la capacidad
3s das obsera de acuerdo
~cedimien
tos,
ponentes del
I

temas utilizay flexibles, de

que sean imad a cambios
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e resultados.
des de la emones de camesario hacernten ajustes,
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ue a la vez se
r una empre).

Captulo 1: Conceptos bsicos en sistemas

Estamos, por tanto, rodeados de sistemas y n o tiene mayor importancia el hecho

de que lo sean, o slo se perciban; ello no implica que no se rijan por normas similares. De la misma manera, el ser humano piensa en trminos jerrquicos como una
forma de reducir su complejo mundo para as formar entidades ms fciles de abarcar por su mente.
Si algn tipo de sistema necesario n
ra, sera imprescindible inventarlo.

CARAC-STICAS

DE LOS SISTEMAS

La caracterstica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que

ejercen interaccin, cada una de las cuales reviste intereses propios, sin esas interacciones el estudio de sistemas sera relativamente poco interesante, pues son ellos
los que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen d e su anlisis
una tarea muy compleja.
Los componentes de un sistema estn integrados por subpartes y, a su vez, stas
estn ligadas mediante diversas interfases.
La descripcin completa del comportamiento del sistema exige la descripcin
del comportamiento de cada componente, as como las interrelaciones de esos componentes.
Los lmites de un sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama
de la jerarqua de un sistema puede ser considerada como un sistema en s mismo.
En general, existen interacciones entre un sistema y su ambiente, pero las variables exgenas se tratan como si fueran incontrolables, se considera que slo las variables endgenas, que se emplean para describir un sistema, son susceptibles de
cierto grado de control significativo.
La fijacin de un lmite esencial arbitrario entre un sistema y su ambiente entraa el peligro de que las interacciones significativasno se consideren en forma explcita, tal fracaso introduce a la penalidad tradicionalmente asociada con las
suboptimizaciones, es decir, la de lograr que sus metas locales no guarden coherena
cia con las metas superiores o globales.
La estruchim interna de un sistema como un lmite con el ambiente, es un tanto
cuanto convencional.
En resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres caractersticas bsicas:
1. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez est contenido en
otros sistemas de carcter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapi
en la idea, una autntica categorizacin de suprasistemas, sistemas y subsistemas.
2. Todos los componentes de un sistema, as como sus interrelaciones, actan y
operan orientados en funcin de los objetivos del sistema. Se puede deducir que
los objetivos constituyen el factor o elemento que dicecciona todas las partes del
conjunto.
3. La alteracin o variacin de una de las partes o de sus relaciones incide en las
dems y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras caractersticas, sta constituye uno de los soportes bsicos para la construccin del
modelo o matriz de anlisis administrativo.

10 Primera parte Administracin y sistemas

PFUNCIPIOS DE LOS SISTEMAS

"La integracin (o coherencia) y la independencia (aditividad) no son dos propiedades separadas, puesto que son los extremos de una misma propiedad. Integracin
e independencia son fenmenos de calidad, pero an no se cuenta con un mtodo
sensible para la medicin de esta propiedad en una escala de proporcionalidad. Sin
embargo, esta propiedad es de utilidad en su idea general, puesto que todos los
sistemas presentan un grado de integracin."'
La teora general de sistemas es anloga al principio de las partes integrantes
dentro de un todo. Por tanto, el principio de integracin es vital en el concepto de
sistemas. Los principios de integracin segn Johnson, Kast y Rosenzwing son los
siguientes:
1. El todo es primero y las partes son secundarias.

T
3.
4.
5.

6.

7.

La integracin es la condicin de la interrelacionalidad de las muchas partes

dentro de una.
Las partes as constituidas forman un todo indisoluble en el cual ninguna parte
puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.
El papel que juegan las partes depende del propsito para el cual existe el todo.
La naturaleza de la parte y su funcin se derivan de su posicin dentro del todo
y su conducta es regulada para relacin del todo a la parte.
El todo es cualquier sistema o complejo o configuracin de energa y se conduce
como una pieza nica, no importando qu tan compleja sea.
La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, as como sus relaciones, debern evolucionar a partir del todo.

El todo se renueva a s mismo constantemente mediante un proceso de trasposicin;

la identidad del todo y su unidad se preserva, pero las partes cambian. Este proceso
contina indefinidame e, algunasveces es planeadoy observado, en tanto que otras
ocurre sin notarlo, a m nudo es alentado, pero otrasveces se le resiste.
Una organizacin es un todo integrado en donde cada sistema y subsistema estn relacionados con la operacin total. Su estructura, por tanto, es creada por
cientos de sistemas arreglados en orden jerrquico. La salida del ms pequeo de
los sistemas resulta la variable de entrada para el prximo sistema mayor, que a su
vez proporciona la variable de entrada para un nivel superior.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes:
a) Insumos
Constituyen los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro del
cual se van transformando hasta convertirse en producto (salidas).
"Hall, Arthur D.,op. n'l. p. 100.

Captulo 1: Conceptos bsicos en sistemas

b) Promador
Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas,
en productos o salidas. Factor bsico del procesador ser la tecnologa utilizada,
dependiendo del tipo o clase de sistema. Adems de la tecnologa, el procesador
estar constituido por normas, procedimientos, estructuras administrativas, etc.
Su forma, composicin y funcionamiento, estar en relacin del diseo que se
elabore.
c) Productos
Son las salidas o la expresin material de los objetivos de los sistemas; son los
fines y las metas del sistema. En la administracin los productos sern los bienes,
los servicios, etctera.
4 Regulado?Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el
organismo humano. En la administracin el regulador estar constituido por los
niveles directivos y gerenciales que establecen las "reglas del juego", por medio
de polticas que se instrumentan en planes, estrategias, tcticas, etctera.
e) Retroale'mtacin
Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema
superior. Mediante la retroalimentacin los productos inciden en el sistema superior, el cual genera energa a travs de los insumos que vuelven a entrar en el
sistema para transformarse nuevamente en productos o salidas. Adems, la retroalimentacin mantiene en funcionamiento al sistema. Si bien hay una relacin entre todos los componentes, en caso de que exista un desajuste o falta de
relacin insumo-producto, el regulador adoptar las decisiones o acciones
correctivas que se pongan en prctica por medio de la retroalimentacin.

son dos propielad. Integracin

con un mtodo
rcionalidad. Sin
9 que todos los
rtes integrantes
el concepto de
:nzwing son los

muchas partes
I ninguna parte
1 existe el todo.

ienno del todo

ja p se conduce
rno sus relacio-

Lo expuesto se podra sintetizar de la siguiente manera: dados ciertos insumos y

procesadores en un diseo establecido, se pueden obtener determinados productos
(Fig. 1.4).

de uasposicin;
n. Este proceso
tanto que otras
:e.
subsistema eses creada por
s pequeo de
iayor, que a su

AMBIENTE
I
1

]
W

t
FIGURA 1.4
Componentes de
los siitemas.
l.

~NSUMOS

ma dentro del

11

m
2

,REGULADOR

- - - - - ---- - - -1'

PROCESADOR
1

RETROALIMENTACI~N

PRODUCTOS

Con independencia del esquema conceptual interdisciplinario de la administracin,

en principio se puede reconocer un enfoque sistemtico; en este captulo se aborda
la teora en forma abstracta, como una antologa acerca del concepto de sistemas,
para luego llevar diversas categoras de la teora general de sistemas al campo de la
administracin pblica y privada y desarrollar, a partir de ellas, modelos para el
estudio, anlisis, reforma o creacin del sistema, los que permitirn entender mejor
la relacin entre las diferentes partes que forman un todo y entre.stey su ambiente.
La idea de este captulo es la de cubrir la apremiante necesidad por generar e
institucionalizar una capacidad permanente para la evaluacin, adecuacin y,
aun, la innovacin de la transferencia tecnolgica que llega de los pases altamente
desarrollados. El sentir y el inters manifiesto dentro del grupo empresarial mexicano para abandonar los enfoques tradicionales y procurar otros ms acordes con
la dinmica del desarrollo, nos han llevado a recoger las ideas fundamentales de
esta teora, escritas al menos por dos de los fundadores de la Sociedad para el Avance de la Teora de los Sistemas Generales: Ludwing von Bertalanfy y Kenneth e
Boulding.
Hace ms cle 40 aos que Lucdwing von Bertalanfy present por primera vez un
concepto formal de una teora general de sistemas (1956).Desde entonces, esta concepcin ha sido extensamente discutida y aplicada a numerosas reas de la ciencia.
Cuando se propuso por primera vez, surgi como una idea terica, particularmente
abstracta y osada. Hoy da, ingeniera de sistemas, investigacin y anlisis de sistemas
y otros calificativos similares se han convertido en denominacin de puestos.
Gracias a lo que se denomina teora general de sistemas, se han logrado avances
significativos en algunas disciplinasy la formulacin de sus respectivas teoras. Entre
los ,adelantos recientes que han llevado a formular una teora general de sistemas
pueden ser sintetizadas en el siguiente esquema.
1. La n'berne'tim, que se basa en el principio de la retroalimentacin o de cadenas
circulares causales, y que provee los mecanismos de bsqueda de metas y del
comportamiento autocon trolado.
2. La te&
de la infmmacin, que introduce el concepto de informacin como una
cantidad mesurable, mediante la frmula insomrfica de la entropa negativa en
la fsica, y que desarrolla los principios de su transmisin.
3. La bon'a de juegos, que analiza, mediante un esquema matemtico n 0 v d - i 1
competencia racional entre dos o ms antagonistas para lograr e! mFrrr - c,lt
ganancias y el mnimo de prdidas.

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na Sdebe estar a otra mquina.

Capmlo 2: Teora general de sistemas

hubiera sido alta-

lente a considerano se puede decir

mclosa de los trabat Bradley y Calvin
re (1959) sobre el
t ellos tambin es, !938). Una preb 1962), servir
responde a la
bient te define de
m a b l e s son condinmico, por
m d o el tiem- m , mediante
pc incluya desde
i c 5 u i d a d e s son
/h-mquina con
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en este sentido".
crnputadora de
r 5 de estados, y
b!e: es decir, una
k el valor g. Sin
2 del conjunto S;
ue acta sobre el
?izadawla mqui-

17

Esta exposicin concisa permite observar las limitaciones de este enfoque. Coincidimos totalmente en que la descripcin, por medio de ecuaciones diferenciales, es
no slo burda, sino tambin inadecuada para tratar con muchos problemas de la organizacin. El autor estaba bien consciente de esto al hacer hincapi en que un sistema de ecuaciones diferenciales simultneas no es, de ningn modo, la formulacin
ms general pero slo ha sido escogida para fines de ilustracin (Bertalanffy, 1949).
No obstante, para superar esta limitacin, Ashby introduce otra. Su "definicin
moderna" de sistema como una "mquina de insumo", como se seal anteriormente, remplaza el modelo general de sistema por otro muy especial: el modelo
ciberntico; es decir, un sistema abiertcD a la infc~rmacin
I, pero cerrado en cuanto a
la transferencia de la entropa. Esto se hace eviclente cuzmdo se aplica la definicin
a sistemas que se "autoorganizan".
Es caracterstico, que los tipos ms importantes a e entre ellos no tengan lugar en
el modelo de Ashby, en especial porque los sistemas se autoorganizan mediante la
diferenciacin progresiva, evolucionando de estados de la ms baja hasta la ms alta
complejidad. Por supuesto, sta es la forma obvia de "autoorganizacin" en la
ontognesis, probablemente en la filognesis y, seguramente, vlida tambin para
muchas organizaciones sociales. No tenemos aqu una cuestin de "buena" (esto es,
til, adaptativa), o "mala" organizacin, lo cual como Ashby correctamente destac,
depende de las circunstancias; un aumento de la diferenciacin y de la complejidad
-si til o no- es un criterio objetivo y, por lo menos, en principio, sujeto a la
medicin (por ejemplo, en trminos de entropa decreciente o de la informacin).
El argumento de Ashby de que "ninguna mquina puede autoorganizarse", ms
explcitamente, de que "el cambio no puede ser atribuido a ninguna causa dentro
del conjunto S', pero "debe ser proveniente de algn agente externo, un insumo",
significa la exclusin de sistemas que se autodiferencian. La razn por la cual no se
permiten tales sistemas como "las mquinas de Ashby" es patente. Sistemas que se
autodiferencian, que evolucionan hacia una mayor complejidad (disminuyendo la
entropa) son, por razones de termodinmica, posibles slo como sistemas abiertos,
es decir, sistemas que importan materia que contiene ene~ga
libre, en una cantidad
que puede compensar el aumento de la entropa, debido a los procesos irreversibles
dentro del sistema ("importacin de entropa negativa"). Sin embargo, no podra
decirse que "este cambio se derive de un agente externo, de un insumo"; la diferenciacin dentro del embrin y del organismo en desarrollo se debe a sus leyes internas de organizacin, y el insum (es decir, el suministro de oxgeno, que puede
variar cuantitativamente, o la nutricin, que puede tener una variacin cualitativa
dentro de un amplio espectro) lo hace posible slo a travs de la energa.
Lo anterior es ilustrado an ms con ejemplos adicionales dados por Ashby.
Supngase que una computadora digital efecta multiplicaciones al azar; luego, que
la mquina "evoluciona", seala los nmeros pares (porque los productos de x par,
as como de par x impar resultan nmeros pares) y, finalmente, slo los ceros "sobreviven". En otraversin, Ashby cita el dcimo teorema de Shannon que dice que si un
canal de correccin tiene una capacidad H, el error sobre esta capacidad puede ser
eliminado, pero nada ms. Ambos ejemplos ilustran el trabajo de los sistemas cenados, la "evolucin" de la computadora tiende hacia la desaparicin de la diferenciacin y el establecimiento de la homogeneidad mxima (an'logo al segundo principio en los sistemas cerrados) ;el teorema de Shannon se refiere a los sistemas cerrados,

18 Primera parte: Administracin y sistemas

que no se alimentan de la entropa negativa. Comparada al contenido de la informacin (organizacin) de un sistema viviente, la materia importada (nutricin, etc.)
no transmite la informacin, sino el "ruido". No obstante, se utiliza la entropa negativa para mantener, o aun para aumentar el contenido de la informacin del sistema. sta es la situacin aparentemente no contemplada en el dcimo teorema de
Shannon y perfectamente entendible, considerando que l no trata sobre la transferencia de la informacin en sistemas.abiertos con la transformacin de la materia.
En ambos casos, el organismo viviente (y otros sistemas de comportamiento y
sociales) no es una mquina de Ashby, porque evoluciona hacia una diferenciacin
y una heterogeneidad crecientes y puede corregir el "ruido" en un mayor grado que
un canal inanimado d e comunicacin. No obstante, ambos son consecuencia de la
naturaleza del organismo como un sistema abierto.
Por razones similares, no podemos sustituir el concepto "sistema" por el concep
to general de "mquina" de Ashby. Aunque este ltimo es ms amplio cuando se le
-compara al modelo clsico (mquinas definidas como sistemas, con un mecanismo
fijo de partes y procesos), las objeciones contra la "toera de la mquina" (Bertalanffy)
permanecen.
Estas observaciones no son hechas con el propsito de criticar el teorema de
Ashby o el enfoque deductivo; en general, slo prenden hacer hincapi en que no
hay un medio fcil de vencer las dificultades relativas a la teora general de sistemas.
Como toda rea de la ciencia, ella tendr que desarrollar una accin recproca de
procedimientos empricos, intuitivos y deductivos. Si el enfoque intuitivo deja mucho que desear en rigor lgico, el enfoque deductivo enfrenta la dificultad de saber
si los trminos fundamentales se han seleccionado correctamente o no.

LA TEORA DE LOS SISTEMAS

APLICADA A LAS ORGANIZACIONES
La fuerza de esta teora descansa en el hecho de que los fenmenos complejos.
como las organizaciones sociales, pueden ser considerados como grupos de compe
nentes; es decir, como sistemas interrelacionados que se interaccionan y adoptan e
influyen en el ambiente.
La teora de los sistemas aplicada al estudio de las organizaciones y a la adminis
tracin en general define un sistema como "una organizacin compuesta de hombres y mquinas empeadas en una actividad coordinada dirigida hacia una meta
enlazados mediante sistemas de informacin e influidos por el ambiente externo-.
La muestra de actividad de tal sistema es cclica y cada componente en el procew
est interrelacionado dependiendo e influyendo a su vez en el resto de los c o m p
nentes. Cabe a arar, cuando hablamos de organizaciones, que nos referimos a cualquier grupo or anizacional sin importar su tamao, denominacin o jerarqua. Pc:
tanto, puede tratarse de un departamento, una oficina, una seccin, un taller, unr
escuela, una iglesia o una institucin oficial.
Eri su uayecto por alcanzar los objetivos o metas deseados, los procesos orga
nizacionaies compuestos por personas, equipos, mquinas, etc., procesan insume
que provienen del ambiente en forma de autoridad legal y poltica, mano de o b e

f
'

Captulo 2: Teora general de sistemas

ido de la informaI (nutricin, etc.

. la en tropa negamacin del sistecimo teorema de
a sobre la transfein de la materia.
bmportamiento y
ia diferenciacin
mayor grado que
nsecuencia de la

financiamiento, equipo, facilidades, informacin, etc. Con la energa que el mismo

ambiente suministra a la organizacin, sta transforma los insumos en productos
que emite en forma de decisiones, polticas, acciones, bienes, servicios, etc., para ser
total o parcialmente absorbidos por el ambiente. Muchos de los insumos que absorbe del ambiente son productos de otros sistemas. A su vez, muchos de los productos
que la organizacin emite pasan a formar parte de los insumos de otros sistemas o
son absorbidos por la misma organizacin para su propio desarrollo (insumos).
Para ser viable, la organizacin debe emitir productos deseables al ambiente externo, asegurndose de este modo la provisin de insumos. En la medida que tal
cosa sucede, sobrevivir y crecer la organizacin: de lo contrario disminuir y acabar por desaparecer.
Lo anterior quiere decir que las organizaciones necesitan de una corriente constante de informacin y una evaluacin sobre la forma como el ambiente reacciona
ante los productos que emite, y la sensibilidad y efectividad con que responda a los
cambios en las demandas del mismo, depender su viabilidad y fortalecimiento. En
otras palabras, necesita una constante retroalimentacin.
Estos cuatro elementos: proceso organizacional, insumos, productos y retroalimentacin, son los elementos esenciales de la nueva teora de los sistemas aplicada a
las organizaciones. Su forma de comportamiento es cclica y puede representarse
con el diagrama de la figura 2.1.

1" por el concep

btio cuando se le
B un mecanismo
la" (Bertalanffy)

r el teorema de
api en que no
lral de sistemas.
in recproca de
uitivo deja mucultad de saber
no.

De lo dicho se desprende que una organizacin se puede concebir de dos maneras:

como un sistema cerrado, es decir, vista la organizacin hacia adentro con ninguna o
escasa conexin con el ambiente que lo rodea (Fig. 2.2) y, por tanto, actuando en
forma ms o menosaisladae independiente del contexto social,pero absorbiendo de
l cierta cantidad de energa necesaria (recursos) para su funcionamiento interno.
Dentro de semejante concepcin se tender a dar importancia primordial a la
estructura y funcionamiento internos y podr inclusive alcanzarse en alto grado de
eficiencia dando nfasis a los procedimientos ms que a los productos obtenidos por

o s complejos,
ms de compon v adoptan e
r a la adminis-

[esta de homria una meta,

nte externo".
rn el proceso
e los'compobrimos a cualmrqua. Por
in taller, una
ocesos orgasan insumos
mo d e obra,

19

FIGURA 2.1
Elementos de un
sistema
organizacional.

INSUMOS

PROCESO
ORGANlZAClONAl

20

h i m e n parte: Adminismcin y sistemas

INSUMOS
FIGURA 2.2

Sistema cerrado
(enfoque
interno). Criterio:
eficiencia.

ENFOQUE

ENFOQUE

PROCESO

ORGANlZAClONAL

ENFOQUE

ENFOQUE

la actividad administrativa. Dicho criterio tendera a ignorar las cambiantes condiciones ambientales en que se encuentra inmersa la organizacin, por tanto, su dependencia del contexto, insensibilidad hacia las demandas, objetivos y razn de ser
de la organizacin. En consecuencia, se hara presente la necesidad de cambio y
adapEcin del mecanismo interno para poder responder a estas demandas y a los
cambios en el ambiente.
Una posicin de esta naturaleza redundara necesariamente en un divorcio de la
organizacin respecto al ambiente externo, excepto, claro, en el caso de los recursos, y en consecuencia a una gradual inefectividad de su actuacin en trminos de
las demandas y cambios del ambiente. En estas condiciones,el proceso organizacional
podr continuar siendo eficiente en su funcionamiento interno pero ineficaz en
cuanto a los productos emitidos, si es que se emite alguno.
Al no emitir productos o al hacerlo en cantidad insuficiente o que no son los
deseables, la organizacin tendr que ir padeciendo cada vez ms la disminucin de
insumos, con lo que se genera un proceso de desintegracin de la organizacin
hasta llegar a extinguirse totalmente.

La teora de los sistemas con nfasis en un enfoque exgeno y en los programas,

ambiente y cambio, presupone una concepcin opuesta a la de los sistemas cerrados
(Fig. 2.3).
Esta concepcin considera los sistemas organizacionales como dependientes del
ambiente externo, que suministra los insumos y absorbe los productos, por lo que el
criterio respecto al xito de la organizacin toma en cuenta no slo el enfoque interno de eficiencia, sino ms importante an, el enfoque externo de efectividad, que
demanda una constante comunicacin e informacin con el medio respecto a los
insumos disponibles y los productos deseables, as como sobre los cambios que origina la dinmica del ambiente a modo de actuar de acuerdo con ellos. Una organizacin til desde el punto de vista de la teora de los sistemas, es aquella que responde
en forma efectiva a las demandas de su ambiente.
Los productos son todo aquello que resulta de los esfuerzos de la organizacin y
los insumos son las demandas y los recursos con que cuenta.
Dentro de este enfoque la eficiencia contina siendo el criterio vlido de funcionamiento (endgeno),pero por s misma no podr garantizar el xito y sobrevivencia

emoquc

externo:).
Criterio: eficacia