SECTOR

ENERGA

Carbones del Cerrejn se apoya en un

excelente sistema de informacin
El complejo minero de cielo abierto ms grande del mundo
se administra con la solucin Mincom Ellipse

Con una produccin de 27.5

millones de toneladas de carbn al ao y
4.700 empleados, Carbones del Cerrejn
es la principal empresa minera
productora de carbn en Colombia. Es
una operacin integrada, mina, ferrocarril
y puerto, que por sus resultados ha
logrado una posicin competitiva en el
mercado internacional del carbn.
Gracias a su compromiso con la calidad,
la ecologa y la productividad, la empresa
ha tenido varios reconocimientos entre
los cuales se destacan el Premio
Iberoamericano de la Calidad en la
categora empresa privada grande, el
Premio Colombiano a la Calidad en la
categora Gran Industria y el Premio Cruz
Esmeralda del Consejo Colombiano de
Seguridad, entre otros.
Para obtener la calidad empresarial que
distingue al Cerrejn se requieren
estrategias de negocio muy slidas,
procesos claros, el compromiso de todo
el personal y sistemas informticos
robustos que le permiten tener
informacin oportuna y confiable para
todos los usuarios en tiempo real.

CASO Cerrejn - Mincom

Este caso pertenece al libro Estrategia, Tecnologa y Negocios - Casos de xito - Productividad al 100% de Channel Planet Inc.

CASO Cerrejn - Mincom

Este caso pertenece al libro Estrategia, Tecnologa y Negocios - Casos de xito - Productividad al 100% de Channel Planet Inc.

Por esta razn la empresa usa un sistema de

informacin que le permite administrar
eficientemente sus materiales, lograr de
forma gil su gestin administrativa,
administrar sus finanzas y el mantenimiento
de sus equipos. La solucin elegida por
Cerrejn para administrar estas reas
estratgicas es Ellipse de Mincom.
A travs del sistema la empresa gestiona
4000 pagos, 8500 rdenes de trabajo y 1600
ordenes de compra cada mes. Realiza
consolidacin de transporte, transferencia
electrnica de documentos, presupuesto,
cuentas por pagar y por recibir, maneja su
contabilidad; y con el mdulo mantenimiento
administra y controla sus rdenes de trabajo,
equipos, tareas, programacin de
mantenimiento de equipos, registro histrico
de las actividades, contratos, conciliacin de
materiales, compras, logstica de importacin
de materiales e inventarios.
Las facturas tambin se gestionan a travs de
Ellipse, aunque son pocas puesto que toda la
produccin de El Cerrejn es comercializada
a travs de una empresa especializada que
mercadea y vende el carbn a empresas en el
mundo entero.
La relacin entre Mincom y Cerrejn inici en
Agosto de 1991 cuando la empresa minera
decidi buscar una solucin integrada para
reemplazar tres sistemas de informacin
independientes con los cuales manejada sus
materiales, su mantenimiento y su gestin
financiera y adquiri la versin 3.6 del
software de Mincom llamado MIMS.

Osvaldo Acosta, Director de Sistemas de

Carbones del Cerrejn recuerda
Escogimos MIMS por ser orientado a
empresas intensivas en capital, con
experiencia en empresas mineras. En el
tiempo hemos estado atentos a otras
alternativas y encontramos que Mincom
sigue siendo muy fuerte en el rea de
mantenimiento.
En 15 aos Cerrejn ha actualizado la
solucin en cuatro ocasiones dadas las
ventajas funcionales y tecnolgicas de
cada nueva versin. La versin actual
llamada Mincom Ellipse es un completo
ERP, software para hacer Planeacin de
Recursos Empresariales, y es usada por
1700 funcionarios de la organizacin, de
los cuales unos 200 usan el sistema de
forma concurrente.
La motivacin para migrar a Ellipse fue
dada por las nuevas funciones habilitadas
para web y el hecho de que Mincom Ellipse
Reporting est basado en Business
Objects, herramienta muy importante para
Cerrejn.
De hecho tienen grandes
expectativas con las herramientas de
reporting para el rea financiera.
El ingeniero Acosta destaca que la
funcionalidad de la generacin de
informacin de bancos y reportes al
gobierno, as como el proceso de rdenes
de pago a proveedores el cual est
perfectamente integrado con los bancos.

Conectados a Ellipse por

medios mviles y redes
virtuales
Cerrejon no slo es una gran empresa
por sus ventas, en el 2006 espera vender
unos 1300 millones de dlares, sino por
su infraestructura y la amplitud de su rea
de accin, unas 69 mil hectreas.
La empresa tiene oficinas en Bogot,
Puerto Bolivar en la Guajira -donde est
el puerto de exportacin a 150 km de la
mina que tambin est en la Guajira-;
Barranca, Hato nuevo y Maicao.
.
Independientemente de dnde est su
gente, la empresa debe suministrarles
acceso a su sistema de informacin, ms
an en las remotas y amplias reas de
mantenimiento y materiales.
Dadas las grandes distancias entre las
oficina, las bodegas y la mina, la empresa
tienen usuarios dotados con equipos
mviles con varios tipos de soluciones.
Por ejemplo en la bodega de materiales
al recibir nuevos elementos los registran
a travs de lectores de cdigos de barras
y se conectan va red wireless al sistema
principal, Ellipse, el cual actualiza el
inventario de inmediato. As el Cerrejn
tiene siempre un registro real de su
inventario en lnea.

CASO Cerrejn - Mincom

Ellipse protege la inversin de El Cerrejn
indica el ingeniero Osvaldo Acosta,
Gerente de Sistemas de
Carbones del Cerrejn

Las compras, por su parte, segn su

monto y tipo requieren de diversos
niveles de aprobacin. Las aprobaciones
no se pueden detener por que un
ejecutivo est lejos de su oficina para
realizarla. Por esto la empresa cuenta
con conexiones remotas al sistema
Ellipse a travs de redes virtuales
privadas (VPN), as va internet se
pueden formalizar las autorizaciones de
una forma gil y segura. El sistema
identifica la aprobacin y permite realizar
la transaccin.
Esta funcionalidad tambin se usa en
mdulos de contratos y actas de pago
donde hay diversos niveles de
aprobacin dependiento de los montos y
las requisiciones de bodega.
Una de las grandes fortalezas de Ellipse
es el control de los materiales y el
mantenimiento. Las rdenes de trabajo
con la labor desempeada por cada
tcnico se ingresan escaneadas al
sistema el cual permite el control de las
horas invertidas en el mantenimiento de
cada equipo y por ende puede calcular
sus costos.
La empresa dot de una red wireless a
los talleres de mantenimiento donde
tiene clientes livianos fijos a travs de
trminal server, desde los cuales cada
funcionario tienen acceso a Ellipse el
corazn de la administracin del
mantenimiento.

Los talleres de mantenimiento son reas enormes, donde por ejemplo est el equipo mayor de
mviles: camiones con capacidad de hasta 320 toneladas, tractores y bulldozers. Talleres
donde hacen reconstruccin hidrulica, arreglo de motores, mantenimiento y arreglo de
llantas cuyo diametro promedio es de unos 3 metros. Taller de palas donde se hace
reconstruccin de partes de las palas, pues las palas como tal se arreglan en el sitio por tu
tamao, pues llegan a tener la dimensin de un edificio de 3 pisos.
Produccin es el rea ms grande de la empresa, ellos usan Ellipse tanto para hacer pedidos
de materiales, como para administrar y controlar el mantenimiento de sus taladros que es
realizado por esta mismo rea.

La explotacin del carbn:

El proceso de explotacin del carbn a campo abierto tiene varias fases que son apoyadas
administrativamente por el sistema de informacin Ellipse de Mincom.
1.Proteger la fauna, recogerla y moverla o reubicarla.
2.Extraer el material vegetal y reubicarlo despus del proceso, pues para extraer un
milln de toneladas de carbn se deben extraer 6 millones de toneladas de tierra,
ese es el proceso ms grande y exigente.
3.Luego viene la explotacin como tal que implica voladuras o explosiones,
perforacin con taladros, con el fin de aflojar las rocas y as facilitar el trabajo de las
palas.
4.Una vez extrado el carbn, este se pasa a unas plantas trituradoras que lo
convierten casi en polvo y lo depositan en un silo que automaticamente lo carga en
el tren que lo lleva hacia el puerto, por ltimo se carga en los buques y se despacha a
muchos destinos, principalmente en Europa.
5.Paralelamente los camiones llevan el material que no es carbn a lugares
llamados botaderos, para llenar esos espacios donde ya hubo minera de forma
ordenada, y luego reforestar.

Este caso pertenece al libro Estrategia, Tecnologa y Negocios - Casos de xito - Productividad al 100% de Channel Planet Inc.

CASO Cerrejn - Mincom

Este caso pertenece al libro Estrategia, Tecnologa y Negocios - Casos de xito - Productividad al 100% de Channel Planet Inc.

Beneficios y Retorno de la
Inversin (ROI)
Con Ellipse se manejan unos 40 millones de
dlares en inventario, lo cual implica una gran
responsabilidad para el sistema que por su
funcionalidad debe generar beneficios.
De acuerdo con el ingeniro Acosta el principal
beneficio de usar el ERP Mincom Ellipse es
La integracin de mantenimiento, compras,
almacenes (bodegas de materiales) y la parte
contable.
Esto significa informacin
integrada de costos y uso de materiales.
Tenemos un proceso sincronizado que
incluye compra de materiales, programar y
ejecutar el mantenimiento de los equipos.
Sobre el ROI de Ellipse, el ingeniero Acosta
indica: Tuvimos beneficios importantes como
menor consumo de materiales y personal;

mayor vida til de los equipos; menor nivel

de inventarios lo cual llev a reducir por
ejemplo la bodega de Puerto Bolivar al
minimo, estos aspectos no beneficiaron en
ahorros de unos 11 milones de dlares
anuales.
Cuando las empresas son intensivas en
activos y su operacin requiere del buen
desempeo de los mismos es
indispensable mantenerlos en perfecto
estado. Para esto es ideal contar con
sistemas de informacin especializados
como Mincom Ellipse que permiten el
control y la gestin detallada del proceso,
optimizando sus costos.
Ante la inquietud de por qu no delegar en
una empresa de outsourcing la exigente
labor de mantenimiento, el ingeniero
Acosta responde: No existen grandes
empresas contratistas con experiencia en
esta industria. Hemos probado esquemas

de outsourcing de mantenimiento pero

nosotros podemos hacerlo ms barato.
Los costos nuestros son inferiores y lo
hacemos con mayor calidad.
El Cerrejn con su gran infraestructura,
sus enormes equipos, sus procesos
certificados en calidad, su equipo
humano comprometido con la empresa y
su slida plataforma tecnolgica, donde
se destaca su sistema de informacin
Mincom Ellipse, tiene la visin de
impulsar el uso del carbn para la
generacin de electricidad para el pas,
as como de incursionar en la produccin
de combustibles.
Seguro que la tecnologa de vanguardia y
el talento humano para aprovecharla al
mximo sern claves en estos
importantes retos empresariales.

Acerca de Mincom
Mincom es una compaa australiana lder en soluciones
tecnolgicas y consultora para empresas intensivas en activos.
Por ms de 26 aos ha estado focalizada en colaborar con sus
clientes en alcanzar el uso ptimo de los equipos y plantas,
mediante la gestin efectiva de los activos, a fin de reducir los
costos y aumentar las utilidades de la empresa.
Desde el inicio de sus operaciones ha estado impulsando el
desarrollo tecnolgico de Latinoamrica y del mundo hacia un
mejor nivel de funcionalidad a travs del soporte de todos los
procesos operacionales de las empresas, utilizando la ms
avanzada y probada Tecnologa de Informacin.
Las soluciones Mincom, son utilizadas por 8 de cada 10 de las
principales empresas mineras del mundo; soportan la totalidad de
la red de energa elctrica del Reino Unido, que sirve a ms de 60
millones de personas; administra los 3,954 trenes del metro de
Londres; contempla los requerimientos de RRHH como nmina y
programacin de turnos de empleados pblicos en entidades
oficiales de toda Australia; y, es el nico sistema logstico comercial
que se ha empleado en combate en la ltima dcada

CONTACTO:
Fernando Lee
Gerente General
Mincom International Ltda.
Fernando.Lee@mincom.com
PBX: (57) 5 3686645
Cel. (57) 310 361 2848
Carrera 54 No.68 - 196 Of. 302 Edificio Prado Office Center
Barranquilla, Atlntico
Colombia.
www.mincom.com
www.spanish.mincom.com/products/ellipse/default.asp