SEMINARIO DE GESTION HUMANA

PSI-515
PLANES DE FORMACION EN LAS EMPRESAS:
DETECCION DE NECESIDADES

JOHANNA ESTEVEZ, MA

LA FORMACION

La formacin es un valor central en la vida

de las organizaciones modernas; ya que la
eficiencia de cualquier organizacin
depende directamente de la buena
capacitacin de su gente.

La capacitacin debe ser continua y

sistemtica, dirigida y orientada a las
necesidades de la organizacin y al
desarrollo individual de sus miembros; y
siempre basada en un buen plan de
formacin. Una buena deteccin de
necesidades es imprescindible para la
elaboracin de un programa de
capacitacin acertado.

Los planes de formacin deben partir de

los planes estratgicos de la empresa,
deben ser desarrollados con una
metodologa sistmica y ser evaluados y
retroalimentados permanentemente.

CAPACITACION Y
ADIESTRAMIENTO

La capacitacin es el proceso de
complementar la educacin acadmica del
empleado o prepararlo para emprender
trabajos de ms responsabilidad.

CAPACITACION Y
ADIESTRAMIENTO
La capacitacin es el conjunto de conocimientos
sobre el puesto que se debe desempear de
manera eficiente y eficaz.
Cuando se trata de mejorar las habilidades
manuales o la destreza de los individuos
entramos al campo del adiestramiento, el
conjunto capacitacin y adiestramiento se
conoce con el nombre de entrenamiento en el
trabajo.

CAPACITACION Y
ADIESTRAMIENTO

El Adiestramiento consiste en cambiar patrones

de comportamiento. No es tarea fcil, la gente
por lo general se resiste a los cambios.

El facilitador debe conocer el proceso de

aprendizaje, la motivacin y el refuerzo. Debe
estructurar el material que va a ensear,
equilibrando la teora y la prctica.

CAPACITACION Y
ADIESTRAMIENTO
Objetivos de la capacitacin
Enseanza inicial.
Aprendizaje de nuevas tcnicas.
Adiestramiento correctivo.
Ayuda para los empleados desplazados.
Adiestramiento para mejorar.
Programas para aprendices.

CAPACITACION Y
ADIESTRAMIENTO
Tipos de adiestramiento
Adiestramiento en clase.
Adiestramiento en servicio.
Combinaciones.
Nuevas tcnicas y tecnologas

DETECCION DE NECESIDADES

Adoptando la definicin propuesta por el Dr.

Narciso Barrero Gonzlez de la Universidad de
Sevilla, podemos decir que la necesidad de
formacin en la empresa es una discrepancia

entre el producto a conseguir y la capacidad del

empleado para conseguirlo, siendo la necesidad
de formacin un desajuste entre la cualificacin
actual y la que es necesaria en funcin de las
exigencias de determinada produccin.

DETECCION DE NECESIDADES

El nmero de fallos y errores (reales o

potenciales) constituye un precioso banco de
datos para los analistas de necesidades de la
empresa.
Este anlisis de necesidades se lleva a cabo en
dos pasos: la deteccin de necesidades y la
definicin de procedimientos operativos o
estrategias que las satisfagan.

DETECCION DE NECESIDADES

Los directivos y de los empleados tambin

nos proveen informacin muy importante
al momento de establecer las
discrepancias entre las habilidades y
conocimientos que tenemos dentro la
organizacin y las que deseamos tener.

DETECCION DE NECESIDADES

Una buena tcnica para detectar necesidades de

formacin es mediante encuestas directas y

prcticas o tests de habilidades.

Otra excelente tcnica de deteccin es la

Observacin, la cual debe ser puesta en prctica
por los supervisores especialmente. Tambin el
equipo de formadores de la organizacin puede
desarrollar una observacin constante y
protocolizada de forma escueta a partir de
medios tecnolgicos como las grabaciones en
vdeo o WEB-CAM.

Estudios de anlisis y deteccin de necesidades: Diagnstico

Se entiende por estudio y anlisis de deteccin de necesidades
(diagnstico), el documento que recoge el proceso de reflexin y
anlisis sobre:

a) La situacin de los conocimientos que residen en las

Organizaciones y sus trabajadores, y la gestin que se realiza de los
mismos.
b) Los desequilibrios existentes entre los conocimientos, destrezas
y/o actitudes que poseen los componentes de una organizacin y
los requeridos para garantizar su proyecto de futuro.
c) La descripcin sistemtica y global de las acciones e iniciativas
conducentes a la superacin del desequilibrio detectado. Dicha
descripcin debe contener por lo menos, la jerarquizacin y
planificacin temporal de las acciones e iniciativas que resulten del
estudio, los objetivos que con ellas se pretende alcanzar, las
metodologas a utilizar para su realizacin y una previsin sobre su
coste econmico.

Estudios de anlisis y deteccin de

necesidades: Diagnstico
El proceso que se siga en la realizacin del estudio y anlisis de
deteccin de necesidades que se ponga en marcha, deber adems
contribuir a:

a) Obtener unas necesidades de formacin ajustadas a las

necesidades especficas de la empresa (no es un catlogo genrico
de cursos).

b) Sistematizar el anlisis de necesidades, planificacin y evaluacin

de las acciones a desarrollar, tanto en el mbito tcnico, pedaggico
o econmico.
c) Evaluar la rentabilidad de los esfuerzos efectuados en formacin.

Estudios de anlisis y deteccin de

necesidades: Diagnstico

d) Mejorar los niveles de calidad en

productos/servicios y procesos.
e) Facilitar la aplicacin de nuevos mtodos y
sistemas de organizacin y gestin.
f) Conseguir una mayor integracin, motivacin
y compromiso de los trabajadores con los
objetivos de la empresa.

TECNICAS PARA LA DETECCION DE

NECESIDADES:

a)

Identificar y analizar los problemas que

afectan las reas de trabajo.
Muchas de las causas de problemas o
fallas en las reas de trabajo se deben a
la falta de capacitacin o adiestramiento.

TECNICAS PARA LA DETECCION DE NECESIDADES:

PROBLEMAS DE PRODUCCIN
Algunos de los planteados en diferentes industrias y cuya solucin ha sido facilitada por una buena formacin
Problemas anlogos en su trabajo?

Tiene Ud.

PRODUCCIN

Retrasos de entrega a causa de errores o faltas del personal

Productos rehusados por otros talleres o causa de

errores en su elaboracin

Trabajo no ejecutado en el tiempo prescrito

Dificultades debidas al cambio de mtodos o de

tipos de fabricacin

Instrucciones mal comprendidas

Accidentes de material y desgaste excesivo

Dificultades en la utilizacin del material nuevo

Pasillos y talleres obstruidos y en desorden

Mala interpretacin de las

ordenes recibidas.

CALIDAD

Insuficiente atencin para los pequeos detalles.

Demasiado desperdicios o reparaciones.

Procedimientos no respetados.

Calidad insuficiente

Demasiado cosas abandonadas al juicio del ejecutante

Errores debido a un control insuficiente

TECNICAS PARA LA DETECCION DE NECESIDADES:

SEGURIDAD
Riesgos del trabajo ignorados

Materiales y productos almacenados de manera peligrosa

Personal imprudente

Pequeas heridas a las que no se dan importancia

Mala utilizacin de los dispositivos de seguridad

Ignorancia de los reglamentos de seguridad

PERSONAL
Falta de inters para el trabajo

Desconocimiento de la importancia de los pequeos trabajos

Descontento o desaliento causado por dificultades de

adaptacin al trabajo

Falta de personal que pueda reemplazar a los ausentes en los

puestos claves

Demora demasiado larga para alcanzar la produccin

FUENTE: Manual El supervisor y el entrenamiento (Infotep, 2004)

TECNICAS PARA LA DETECCION DE NECESIDADES:

b)

Determinar el potencial actual de los trabajadores.

Esta tcnica nos ayuda averiguar LO QUE SABE HACER el
trabajador. Para esto contamos con la participacin del Supervisor,
quien tendr que:

Examinar el historial de cada trabajador (procedencia, experiencia,

rendimiento, etc)

Dialogar con los trabajadores sobre sus habilidades, conocimientos

y actitudes actuales y potenciales,

Realizar pruebas

Observar el trabajo de cada uno, etc

Podemos seguir o utilizar el siguiente esquema:

Determinacin de la Potencialidad Actual

Determinacin de la Potencialidad Optima

Deseada

Determinacin de las Necesidades de

Formacin

Plan de Entrenamiento

c) Otra tcnica de deteccin de necesidades es el Cuadro de

Formacin que le indica al Supervisor, en cualquier momento:
A quien debe entrenar y en qu tareas
Para que fecha debe estar finalizando el entrenamiento
Para elaborar un Cuadro de Formacin, el Supervisor puede
seguir el siguiente proceso:
Identificar nombre, fecha y Departamento

Indicar en las columnas verticales las operaciones a efectuar

Indicar en las lneas horizontales los nombres de las personas

en servicio

Sealar las operaciones que cada persona es capaz de realizar

Marcar las necesidades de formacin, teniendo presente las

jubilaciones, traslados, ascensos, etc., as como las
enfermedades o accidentes.

La calidad del trabajo de cada trabajo, teniendo en

cuenta, no solo el trabajo en si sino tambin la atencin
que ponga en el cuidado de la maquina, en el
aprovechamiento del material, etc.

La produccin presente y futura

A quien se entrenara, para qu tarea y para qu fecha

Anotar en la columna de observaciones los datos de los

trabajadores bajo su mando, en cuanto a:
-Estado de salud
-Comportamiento
-Carcter
-Aptitudes o defectos particulares

CUADRO DE FORMACION
REGISTRO

ARCHIVO

PERSONAL

PREPARACION EXPEDIENTE

GARCIA

CUESTA

RUIZ

PEREZ

OCHOA

INFORMACION

NOTAS

TAREAS
NOMBRES

Enfermo con
Frecuencia

Muy Trabajador

Trasladado a
Factora I-III

EL ROL DEL ANALISTA DE CAPACITACION Y DESARROLLO Y LOS

EQUIPOS DE FORMADORES EN LA EMPRESA

Los mtodos y tcnicas formativas se han ido

modernizando, adaptndose a las exigencias de los
nuevos tiempos.

Esto tiene como consecuencia la desaparicin del

formador como tal y la aparicin de mltiples
mediadores que catalizan el flujo del conocimiento
sistmico que genera la organizacin y quienes lo
adquieren mediante modernas estrategias de gestin
ejecutiva del propio conocimiento.
El formador, adquiriendo un nuevo rol, reaparece como
coordinador de mltiples mediadores y catalizadores.

EL ROL DEL ANALISTA DE CAPACITACION Y DESARROLLO Y LOS

EQUIPOS DE FORMADORES EN LA EMPRESA

El desarrollo de los programas de formacin se lleva a cabo

mediante discusin grupal con objeto de encontrar soluciones
novedosas y efectivas. Se sustituye el aula por un conjunto de
recursos espaciales en contexto real tales como centros de
entrenamientos, hoteles o actividades ldicas al aire libre, espacio
virtual de la intranet, otras empresas y domicilio particular.
De este modo, el personal encargado de la Gestin Humana dentro
de la empresa, no es slo tcnico, sino que asume
responsabilidades de gestin o direccin ya que sus decisiones
afectan directamente a la productividad de la empresa.
El director de la unidad de formacin debe tener en cuenta el plan
estratgico de la empresa y sus prioridades de produccin con
objeto de establecer sinergias que lo potencien.

En el proceso de gestin de la formacin

es necesario prever de forma proactiva
qu retos van a plantearse para disponer
los recursos materiales y personales
necesarios. Esto implica contemplar el
futuro a medio y largo plazo e ir
elaborando las estrategias necesarias.

CONSTRUCCION DE ESTRATEGIAS PARA LA SATISFACCION DE

LAS NECESIDADES

El enfoque sistmico de la intervencin

formativa (lvarez Rojo, 1994) se
estructura en un conjunto de
componentes: valoracin de necesidades
de formacin y establecimiento de las
competencias a conseguir, construccin de
un programa de formacin, evaluacin
del proceso y mejora permanente del
programa.

CONSTRUCCION DE ESTRATEGIAS PARA LA SATISFACCION DE

LAS NECESIDADES

Las competencias se desarrollan a partir

de un diseo de estrategias
metacognitivas y stas se activan a partir
de una estructura de auto-preguntas
acerca del funcionamiento cognitivo y de
cmo el formando se est adaptando al
contexto de trabajo. Estos programas
sistmico-cognitivos se insertan en planes
de formacin.

ESTRUCTURA DE UN PROGRAMA DE
FORMACIN

1. EVALUACIN DE NECESIDADES Y RECURSOS

2. ANLISIS DE LA EXPERIENCIA DISPONIBLE
3. CREACIN Y SELECCIN DE ESTRATEGIAS
4. DISEO DEL PROGRAMA FORMATIVO
5. IMPLEMENTACIN PRCTICA DEL PROGRAMA
6. EVALUACIN DEL PROCESO Y DEL PRODUCTO
7. FEED-BACK PARA LA RETROALIMENTACIN

(Fuente: Dr. Narciso Barrero Gonzlez. www.cibersociedad.net. Cuadro 2.2.A)

PLANES DE FORMACIN

Las empresas medianas y grandes suelen

desarrollar planes de formacin que se
integran en sus proyectos de desarrollo
global, de manera que los integrantes de
la organizacin obtienen su desarrollo
profesional y personal (logros individuales)
y la organizacin garantiza el personal
ptimo para la consecucin de sus metas
productivas, asegurando la rentabilidad y
la permanencia en el mercado.

PLANES DE FORMACIN

Un plan de formacin consiste en un

conjunto de acciones instructivas formales
o informales desarrollado mediante una
agenda determinada y orientado a la
consecucin de unas competencias
especficas en los participantes.

PLANES DE FORMACIN

Las acciones formativas deben ir acorde con las

necesidades especficas de cada puesto de trabajo para
la solucin operativa de problemas.
Para elaborar el Plan, se debe llevar a cabo una
deteccin correcta de las necesidades de la produccin y
procurar el desarrollo profesional y personal de los
empleados.
Los planes de formacin se caracterizan por dos notas
principales: desarrollo de competencias y la promocin
personal y profesional debida a stas.

PLANES DE FORMACIN
ELEMENTOS DE UN PLAN DE FORMACIN

DESARROLLO DE COMPETENCIAS
Logro de habilidades expertas precisas para el desempeo operativo
observable de una actividad laboral
PROMOCIN PERSONAL Y PROFESIONAL
Incremento de los conocimientos y de la inteligencia del trabajador que se
materializa en ascensos laborales y en el desempeo de responsabilidades
ms elevadas.

(Fuente: Dr. Narciso Barrero Gonzlez. www.cibersociedad.net. Cuadro 3.1.A)

Fases de la planificacin

Toda planificacin comienza con una fase de deteccin

de necesidades que suelen estar ya esbozadas en el
proyecto estratgico de la empresa, por lo que el jefe del
departamento de R.R.H.H. y el responsable de formacin
deben prestar la mxima colaboracin a la elaboracin
de dicho plan.
Desde un enfoque sistmico el establecimiento de
necesidades se desarrolla a travs de un anlisis de cada
uno de los procesos de produccin consultando a
informantes y vaciando fuentes de datos (Rosset, 1982).

Fases de la planificacin

Una vez establecida la finalidad global se derivan de sta los

objetivos especficos que han de enunciarse de forma operativa
describiendo los resultados concretos que se esperan.
Tras especificar los objetivos debe elaborarse el programa de
formacin, entendido ste como un manual con actividades
estndar. Estos programas, como instrumentos tcnicos que son,
pueden desarrollarse directamente por otros formadores del mismo
ramo, pero lo ms adecuado es emplearlos como componentes o
modelos de los diseos que a modo de frmulas magistrales cada
formador prepara para su contexto empresarial.

Fases de la planificacin

En el diseo del programa debe tenerse en cuenta qu recursos

humanos, materiales y econmicos son necesarios, qu agenda de
actividades es necesaria y qu tipo de evaluacin va a hacer posible
una retroalimentacin constante que permita corregir el desarrollo
del plan en todos sus elementos y a lo largo de toda su
implementacin, dentro de una auditora de calidad lo ms atinada
posible.

Por otra parte, la orientacin que la empresa de a su plan de

formacin es muy importante, y siempre debe ir acorde con su
planeacin estratgica.
Cuando la orientacin conjuga adecuadamente competencias y
requerimientos productivos tanto el empleado como el plan
estratgico de la empresa resultan beneficiados.