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2.
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. 1. Procesos de negocio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. 2.
Procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modelos de Organizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
2. 1
10
2. 2
2. 3
2. 4
3.
4.
5.
..........
...................
11
13
14
Mapas Organizativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
19
21
22
3. 4. Diagrama de flujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Mejora de Procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
27
4. 1. Descripcin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
27
27
4. 3
29
31
5. 1.
31
5. 2.
32
35
36
- Seleccin de equipo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
38
39
42
43
45
49
5. 2. 2
51
- Seleccin de Procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
52
55
5. 2. 3
56
- Roles y Responsabilidades - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
59
71
72
- Desconexiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
75
77
81
83
85
86
- Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
87
87
89
91
92
93
94
98
99
102
1. 0 INTRODUCCION
Hasta hace unos aos, las empresas podan competir y algunas con gran xito,
siguiendo las pautas de lo que hemos dado en denominar gestin tradicional de los
Procesos. Sin embargo hoy en da, las empresas deben avanzar en la gestin de
sus Procesos ligndolos a su estrategia y priorizndolos a partir de ella. qu es lo
que hace que esto sea as?
Debemos admitir, que este tipo de estructura, an con las deficiencias inherentes de
comunicacin entre funciones que generaba, era adecuado o cuanto menos
suficiente cuando las empresas desarrollaban sus actividades en entornos poco
dinmicos y donde en la mayora de los casos exista una economa donde haba
ms demanda que oferta y por tanto quien mandaba era el productor. Entre 1945 y
mediados de los setenta, occidente funcionaba as.
Por ello, el empeo de las organizaciones empresariales era, el que sus aparatos
productivo y logstico funcionaran. Producir masivamente y a bajo coste productos
genricos para grandes masas de consumidores y distribuir lo ms ampliamente
posible el producto producido, eran las prioridades de las empresas
1. 1 PROCESOS DE NEGOCIO
1. 2 Procesos
Un proceso se puede definir como un conjunto de actividades, acciones o toma de
decisiones interrelacionadas, caracterizadas por inputs y outputs, orientadas a
obtener un resultado especfico como consecuencia del valor aadido aportado por
cada una de las actividades que se llevan a cabo en las diferentes etapas de dicho
proceso.
EL PROCESO
ACTIVIDAD
TAREA
TAREA
ACTIVIDAD
TAREA
TAREA
TAREA
TAREA
TAREA
TAREA
Completo
Exacto
Servicio excelente
2. 0. MODELOS DE ORGANIZACIONES
10
I+D
PODUCCIN
FINANZAS
El planteamiento de Gestin por Procesos, incluye los tres ingredientes que no estn
Presentes en la organizacin por funciones: El cliente, el producto y el flujo de
trabajo; adems:
Nos ayuda a percibir como las tareas se hacen por medio de Procesos que
rompen las barreras funcionales.
Muestra las relaciones internas entre cliente suministrador por medio de las
11
Cliente
Propietario
de Proceso
Equipo
Propietario
de Proceso
Equipo
Propietario
de Proceso
Equipo
12
unidad funcional.
operativos o administrativos
dependientes de una unidad
funcional.
- Responsabilidades compartidas. Prevalece
la organizacin vertical.
Responsabilidades compartidas.
13
Muy a menudo, las empresas que han decidido abordar la tarea de mejorar el
rendimiento y eficacia de toda la organizacin, lo hacen en base a una serie de
esfuerzos llevados a cabo por los distintos departamentos y sin que nadie tenga en
cuenta para ello el cuadro general de la empresa ni las repercusiones que sus
mejoras pueden tener para el resto de la organizacin. Por ejemplo: Ventas puede
hacer una gran labor vendiendo cantidades masivas de producto a sus clientes y
convertirse por ello en los hroes de la organizacin. Si, los productos que han
vendido no pueden ser desarrollados, o entregados a tiempo, o producidos
rentablemente, el problema lo tendrn I + D, Fabricacin o Distribucin.
14
15
3. 0. MAPAS ORGANIZATIVOS
Existen dos perspectivas distintas para analizar una Organizacin como Sistema.
Una de ellas consiste en observar la relacin bsica entre los componentes o
funciones ms importantes de la Organizacin y ver cual es su relacin como
Sistema. Los mapas que tienen este enfoque se llaman Mapas Relacionales.
Planos
Proveedores
de materiales
Diseo de automviles
Pedidos
Ingeniera
Pedidos
Diseos
operaciones
Fabricacin
Planos
Pedidos
Ventas
Ventas
y
Marketing
Materiales
Distribuidores
Materiales
Materiales
Automviles
16
Tal como dijimos anteriormente, el Mapa relacional puede hacerse para cualquier
nivel dentro de la Organizacin. He aqu por ejemplo el Mapa relacional para una
parte de la Funcin de personal del fabricante de automviles, concretamente
Retribuciones y Empleo.
FUNCION DE PERSONAL
Empleado contratado
Formacin
Empleado formado
Contratacin
de
personal
Operaciones
Mercado
laboral
Seleccin
y
contratacin
Personal
Contratado
Peticin
de
personal
Empleo
Requisitos
laborales
Retribuciones
Sueldos
Solicitud de plantilla
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Resumiendo:
El Mapa Relacional muestra las relaciones bsicas input-output (cliente-proveedor)
entre los componentes de una organizacin. Existen dos Mapas Relacionales
bsicos, uno centrado en las relaciones bsicas de una Organizacin, y el otro
enfocado en las relaciones que se refieren a un Proceso o elemento del negocio
determinado.
Promocin
Cliente y mercanca
Informes de necesidades
TIENDAS
Mercanca
Compras
Distribucin
Punto de
recepcin/
Almacn
Mercanca
Planta
de
ventas
MERCADO
Pedidos
Mercancas
Cliente
PROVEEDORES
18
Cmo pueden aprenderse todas esas cosas? En primer lugar, el mero hecho de
crear el Mapa Relacional de una Organizacin, nos permite enterarnos de muchos
aspectos importantes. Por ejemplo; pueden verse desconexiones tales como
trabajos superfluos o relaciones ilgicas entre funciones.
19
2. Cules
son
los
sistemas
receptores
(mercados)
que
es
lo
que
relevantes?
Se
han
segmentado/categorizado
los
Sistemas
receptores?
20
Objetivos/consecuencias contradictorios
21
Tiempos de ciclo
Costos
Utilizacin de recursos
Calidad
Desconexiones
22
PRODUCCION
FINANZAS
VENTAS
CLIENTE
Propuesta
aceptada
Pedido
completado
Pedido
introducido
Pedido
entrado
Pedido
recibido
Ajuste de
stocks
cliente
Gestin de
crdito
efectuada
Si
nuevo?
Si
No
Produccin
programada
OK?
Preparacin
factura
No
Fabricacin
Comprobacin
crdito
Pedido
reintroducido
OK?
Si
No
Pedido
anulado
Producto
Pedido
enviado
recibido
Factura
enviada
Factura
recibida
Pago
recibido
Pago
enviado
23
3. 4. DIAGRAMA DE FLUJO
24
Accin
Datos almacenados
Inicio y fin de un
Proceso o referencia
a otro Proceso
Multi
documento
Decisin
Almacenamiento
informtico
Tarea manual
Tarea
Informtica
Documento
Almacenamiento
Fsico
25
Creacin
orden de
compra
Solicitante
Requisicin
de compra
Aprobacin
por jefe
departamento
.
Introducir en
base de datos
y asignar
nmero
Aprobar pedido
y cambiar de
status
Contactar
proveedor
No
Entregar al
solicitante
Original de
la
requisicin
C
B
Solicitar
impresin de
la orden de
compra
Orden de
compra
Copia para el
suministrador?
Si
Aprobacin
manual de
la Orden de
Compra
Orden de
Compra
aprobada
Al proveedor
No
Original de
la
requisicin
Comparar orden
de compra con
requisicin
Destruida
Orden de
Compra y
requisicin
Archivo de
proveedores
Segunda copia
de la Orden de
Compra
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4. 0. MEJORA DE PROCESOS
4. 1. Descripcin
Productividad/coste
Tiempo de ciclo
Ejecucin de estrategias
Sistemas de Informacin
Mediciones
Estructura de la organizacin
Comunicacin
27
La metodologa para la mejora de los Procesos permite abordar y mejorar una gran
variedad de temas tales como:
28
La mejora de los Procesos debe abordarse a tres niveles para garantizar el xito:
A nivel de Organizacin:
- Estrategia de la Organizacin
- Estructura organizativa
A nivel de Proceso:
- Flujo de trabajo
- Cualificaciones
- Medios de trabajo
- Retribuciones
29
RECIBO LO QUE
NECESITO?
INPUT
QU ESPERAIS DE MI?
(ESPECIFICACIONES,
ESTANDARS)
OUTPUT
CONSECUENCIAS
QU PROVECHO PUEDO
SACAR?
CLIENTE
RETROINFORMACIN
30
Los Procesos son las correas de transmisin para la ejecucin de una estrategia.
El rendimiento individual no suele ser mejor que los Procesos que lo enmarcan.
No estar documentados
No estar gestionados
31
Fase 3. Ejecucin
Una vez ultimada la mejora del proceso e implantada en la organizacin existe una
fase de mejora Contnua a la que podramos denominar Fase 4 que consiste en la
supervisin y mejora Contnua del Proceso a cargo del equipo permanente de este.
32
B.
Definicin de
Cuestin
Crtica para la
Empresa.
Seleccin de
Proceso (s)
Crtico (s).
C.
Creacin de
objetivo (s) de
proyecto.
D.
Identificacin
de Roles de
Proyecto.
E.
F.
G.
H.
Determinacin
de
Necesidades
para Apoyo de
Proyecto.
Determinacin
de
restricciones y
supuestos en
relacin con el
proyecto.
Desarrollo del
Plan del
Proyecto.
Inicio del
Proyecto
2. REPARACIN DEL
EQUIPO
4. DISEO DEL
SISTEMA
A.
Orientacin del
Equipo.
A.
NIVEL DE
ORGANIZACIN.
B.
NIVEL DE
ORGANIZACIN.
B.
Formacin
(adiestramiento)
del Equipo.
1.
Revisin del
Contexto de la
Organizacin.
1.
Determinacin de
las Necesidades de
la Organizacin.
Resumen de los
cambios de la
Organizacin.
2.
C.
Revisin y
confirmacin del
Plan de
Proyecto.
2.
Confirmacin de
Cuestin Crtica y de
Proceso Crtico
B. NIVEL DE PROCESO
B. NIVEL DE PROCESO.
1.
Mapa ES del
Proceso.
1.
2.
Identificacin y
anlisis de
desconexiones.
2.
3.
C. NIVEL DE PUESTO
DE TRABAJO.
C.
NIVEL DE PUESTO
DE TRABAJO.
1.
1.
Determinacin de
las Necesidades del
Puesto de Trabajo.
Diseo del Sistema
de Apoyo al
Rendimiento
2.
Identificacin de
Puestos de Trabajo /
Responsabilidades
crticas.
Anlisis del sistema
de Rendimiento
Humano.
2.
5. EJECUCIN DE
CAMBIOS
A.
Creacin de
la
infraestructu
ra para
gestin del
proceso.
B.
Gestin y
Seguimiento
de la
Eficacia del
proceso.
C.
Homologaci
n del
Proceso.
D.
Mejora
Continua del
Proceso.
A.
Creacin de la
infraestructura
para la gestin
del proceso.
B.
Gestin y
Seguimiento
de la Eficacia
del Proceso.
C.
Homologacin
del Proceso.
D.
Mejora
Continua del
Proceso.
33
FASE 4
Estrategia
FASE 0
FASE 1
FASE 2
FASE 3
Planificacin de la
Mejora
Definicin del
Proyecto
Anlisis y Diseo
del Proceso
Implantacin
Proceso Mejorado
Objetivos de Proyecto
Roles y Ambito
Plan de Implantacin
de4Proceso Debe ser
Proceso mejorado
34
FASE 0
FASE 0
PLANIFICACION PARA LA MEJORA
35
Para la identificacin de los Factores Crticos de xito del Negocio y de los Procesos
Clave de este, utilizaremos un Proceso al cual denominaremos Quality Process
Management QPM que es en suma una metodologa para la planificacin del
negocio en el que se identifican los objetivos del negocio y las actividades que son
crticas para alcanzarlos, proporcionando al mismo tiempo una manera de medir el
xito logrado. La piedra angular de este Proceso es el trabajo en equipo.
36
El QPM empieza con la persona que es el mximo responsable del Equipo Directivoel Jefe- aquel cuyo puesto de trabajo est condicionado a su capacidad para
conseguir que su equipo cumpla su misin.
El Jefe debe debe involucrar a todos y cada uno de los miembros del equipo de
Direccin, nadie ms y ninguno menos. Mximo doce personas, pero si uno de los
miembros no puede estar presente en el ejercicio, se debe posponer.
El QPM debe ser comprado por todos los miembros del equipo, no solo para
identificar lo que hace falta hacer sino, tambin para vincularse al proceso. El QPM
puede tambin utilizarse para equipos formados por personas pertenecientes a
distintos sectores de la Organizacin, que se reunen para llevar adelante un
proyecto especfico. El QPM requiere espontaneidad y, por ello es necesario que una
persona ajena al grupo dirija el proceso, a esta persona se le llama agilizador. El
agilizador es una persona que llega a la reunin, con un proceso estructurado,
acompaado de instrumentos especficos que, mantienen el debate en marcha de
una manera constructiva. El agilizador garantiza que el proceso sea honesto,
equilibrado y objetivo. El jefe debe estar dispuesto a aceptar discrepancias y, no
debe intentar imponer su criterio basndose en su posicin jerrquica.
37
Ponerse de acuerdo acerca de la Misin, puede no ser tan fcil como parece a
simple vista. Muy frecuentemente, incluso a los niveles ms altos y en
organizaciones importantes, se tiene una idea muy vaga de la Misin de la
Organizacin (ganar dinero o algo parecido?).
El QPM concita cuestiones bsicas tales como Conocemos realmente nuestro
negocio lo suficientemente bien, como para enunciar nuestra declaracin de la
Misin? La declaracin de la Misin debe ser explcita. No debera contener ms de
tres o cuatro frases cortas. La declaracin de la Misin de la empresa de que se
trate, debe definir el rea en que se desenvuelven los negocios (Europa, Africa etc.)
y la clientela que comprende (todos los empleados del rea por ejemplo). La
declaracin de la Misin dice lo que debe hacerse y, como su cumplimiento
impactar positivamente y en forma medible en el xito del negocio, satisfaccin del
cliente e imagen de la empresa en el rea definida.
38
La Misin debe ser lo suficientemente clara, como para que uno pueda saber
inequvocamente que ha tenido xito y tiene derecho a ser recompensado por ello.
Los Factores Crticos de xito son las cosas que el equipo debe hacer para llevar a
cabo su misin con xito. El consenso sobre cuales son los Factores Crticos de
xito es vital.
Al igual que la Misin, los Factores Crticos de xito no son el como hacerlo, sino el
que hay que hacer y, consecuentemente no se pueden gestionar directamente.
Muy frecuentemente los Factores Crticos de xito son enunciados de esperanza o
temor. En cierta forma, cada Factor Crtico de xito debera enunciarse empezando
con las palabras Necesitamos ..... Debemos..... para, de una parte con el plural
indicar que nos vinculamos todos y por otra, que estamos de acuerdo en que es
crtico (necesitar, deber).
En la eleccin de los Factores Crticos de xito, un equipo debe guiarse por la regla
de necesario y suficiente. Esto es, el equipo debe estar de acuerdo en que cada
uno de los Factores Crticos de xito elegidos es necesario para la Misin y que
todos ellos juntos son suficientes para llevarla a cabo. Este es un requisito vital.
La lista de los Factores Crticos de xito debe reflejar el mnimo absoluto de
submetas a alcanzar para que el equipo pueda cumplir con su Misin. Cada Factor
Crtico de xito debe referirse a una sola cuestin, pura en el ms elemental de los
sentidos como hidrgeno o plata la palabra adems y la letra y estn prohibidas.
39
La lista de los Factores Crticos de xito debera estar compuesta de una serie de
Factores estratgicos y Factores tcticos. Si los Factores son todos estratgicos
(aumentar la cuota de mercado al 15% en el ao 2005 por ejemplo), el negocio se
puede hundir mientras todo el mundo est concentrado en las maravillas del futuro.
Si por el contrario son todos tcticos (reducir el coste del producto X a 30.5 pts. a
final de ao), el negocio podra no tener futuro despus de un xito a corto plazo.
La proporcin entre los Factores Crticos de xito estratgicos y tcticos, depende
naturalmente de las circunstancias y obviamente del tipo de Unidad que est
llevando a cabo el Proceso. Una oficina regional tendra probablemente ms factores
Crticos de xito tcticos mientras que la Direccin Corporativa los tendra
prcticamente todos estratgicos.
40
A falta de consenso jams caer en la tentacin de votar. Debe insistirse hasta lograr
un acuerdo total. Despus de todo, un grupo de directivos bien pagado, con
experiencia y conocimiento del negocio, debe ser capaz de ponerse de acuerdo en
lo que es vital para el xito de su empresa. Aunque en casos extraordinarios , el
llegar a un acuerdo sobre cuales son los Factores Crticos de xito puede tomar
hasta un da de reunin, lo normal es que tome entre una y tres horas. Lgicamente
este tiempo depender de la composicin y nivel jerrquico de los miembros del
equipo.
41
Los Procesos Clave del Negocio son aquellos que en la opinin del equipo son
percibidos como los ms importantes del negocio dadas las caractersticas de este y
el mercado en que se desenvuelve. El equipo conjuntamente deber hacer un
inventario de cuales son estos Procesos.
Ejemplo de Procesos:
P 1 Investigar el mercado
P 2 Medir la satisfaccin del cliente
P 3 Promocionar productos
P 4 Controlar a la competencia
P 5 Medir la calidad de producto
P 6 Formar a los proveedores
P 7 Formar a los empleados
P 8 Definir las caractersticas de los nuevos productos
P 9 Procesar los pedidos de clientes
P 10 Desarrollar nuevos productos
P 11 Seleccionar y certificar proveedores
P 12 Seguir clientes actuales y potenciales
P 13 Comunicar nuevos productos
42
En este punto el equipo debe efectuar un trabajo de muy alto nivel de calidad en la
apreciacin y valoracin del nivel de funcionamiento actual de cada uno de los
Procesos identificados como Clave.
En el contexto actual, entendemos por funcionamiento la efectividad y eficiencia de
los procesos del negocio en satisfacer las necesidades de todos los involucrados en
estos y su adaptabilidad a los requisitos cambiantes del entorno.
Es muy importante que el equipo haga una valoracin del funcionamiento actual de
cada uno de los Procesos Clave y que se llegue a un consenso sobre el nivel de
funcionamiento que se les debe atribuir. Para este ejercicio, las siguientes claves y
definiciones pueden ser de gran utilidad como elementos de unificacin de criterios:
Definicin
Puntuacin
Calificacin
Excelente
Buen funcionamiento
Bueno
Adecuado
Malo
Embrionario
El ejercicio de evaluacin a llevar a cabo por el equipo, se har utilizando las claves
43
Proceso
Puntuacin
Evaluacin
P 1
Investigar el mercado
P 2
P 3
Promocionar productos
P 4
Controlar a la competencia
P 5
P 6
P 7
P 8
P 9
P 10
P 11
44
Si se diera el caso de que alguno de los Factores Crticos de xito no hubiera sido
impactado por ningn Proceso, esto podra sugerir que:
El factor Crtico de xito no est relacionado con la Visin, misin y Objetivos del
negocio.
45
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
P8
Tener suministradores
excelentes
Nmero de impactos
Puntuacin (A X B)
Procesos
Factores
Crticos
de Exito
Investigar el
mercado
Medir satisfaccin
cliente
16
24
15
20
18
12
12
15
Promocionar
Productos
Controlar a la
competencia
Calidad de
producto
Educar a los
proveedores
Entrenar a los
empleados
Definir caracters.
nuevos products.
P 9 Procesar pedidos
clientes
X
P 11 Seleccionar y
homologar prov.
P 13 Comunicar
nuevos productos
P 10 Desarrollar
nuevos productos
P 12 Seguir clientes
actuales
15
46
As, sucesivamente se deben analizar todos y cada uno de los Procesos de la matriz
versus cada uno de los Factores Crticos de xito seleccionados. Una vez
completado el ejercicio, se sumarn horizontalmente el nmero de impactos que
cada uno de los Procesos ha tenido en todos los Factores Crticos de xito. El
nmero de impactos resultante se colocar en la columna A (nmero de impactos).
Seguidamente se proceder a poner en la columna B (calidad actual del Proceso) la
puntuacin concedida al Proceso en cuestin por el equipo en el ejercicio de
evaluacin del grado de funcionamiento, (por ejemplo, en el caso de Investigar el
mercado fue 3 ) una vez rellenas las columnas A y B para cada uno de los
Procesos, se proceder a multiplicar A X B, por ejemplo: el Proceso Investigar el
47
1. Controlar la competencia
2. Formar a los Proveedores
3. Formar a los empleados
4. Medir la satisfaccin del cliente
5. Medir la calidad de Producto
6. Seleccionar y certificar proveedores
7. Desarrollar nuevos productos
8. Definir caractersticas de nuevos productos
9. Investigar el mercado
10. Promocionar productos
11. Procesar pedidos de clientes
48
1. La eficacia de la competencia
2. Las expectativas de los clientes
Un Elemento Crtico del Negocio puede tambin comportar una oportunidad para
realizar mejoras significativas en un rea en la que no existan problemas de eficacia.
49
5. Reduccin de costes
ECN
Finanzas
Gestin
ECN
ECN
Incremento de la
cuota de mercado
ECN
Introduccin de tres
nuevos productos en
los prximos 18
meses
ECN
Reduccin de costes
Sistemas
de
Informacin
Recursos
Humanos
Fabricacin
Investigacin
y
Desarrollo
Distribucin
Ventas
Y
Marketing
50
Desarrollo de producto
Introduccin de producto
Reduccin de costes
Compras
Fabricacin
Ejecucin de pedidos
Cotizaciones
Ventas
Compras
Fabricacin
Distribucin
Facturacin
Ejecucin de pedidos
Desarrollo de producto
Fabricacin
Distribucin
51
SELECCION DE PROCESOS
52
53
CATEGORIZACION DE PROCESOS
Procesos menos
importantes
Cualquier Proceso
relacionado con un
Elemento Crtico
Procesos clave
residuales no
relacionados con un
Elemento Crtico
Fase 1-3
Fase 4
Mejora de Procesos
Gestin de Procesos
54
Fase 1
FASE 1
DEFINICION DE PROYECTO
Determinacin
del
mbito
del
Proyecto
(Mapa
Relacional)
55
IDENTIFICACION
DE
LOS
ELEMENTOS
CRITICOS
DEL
PROCESO
ELEMENTO CRITICO
DEL NEGOCIO
Mejorar el margen
de beneficios de la
lnea X Y Z
PROCESO
Compras
ELEMENTO CRITICO
PARA EL PROCESO
OBJETIVO
Coste de materiales
< 30% del precio de
venta
*
Mejorar el grado de
satisfaccin general
del cliente
Incrementar la cuota
de mercado
Facturacin
Desarrollo de
producto
Reduccin de los
errores de facturacin
56
COMIT EJECUTIVO
(Equipo de la alta direccin(
PATROCINADOR
COMIT DE GUIA
(Miembros del Equipo de la
Direccin General)
EQUIPO DE DISEO
parmetros establecidos
LIDER DEL EQUIPO DE
DISEO
AGILIZADOR
(Facilitator)
57
COMIT EJECUTIVO
COMIT DE GUIA (Steering Commitee)
PATROCINADOR (Cliente)
DEL PROYECTO
P
R
O
C
E
S
O
EQUIPO DE DISEO
58
Organizacin:
Proceso:
Propietario de proceso/Esponsor:
Equipo del Proyecto:
Nmero de Proyecto:
Histrico documental:
Revisin
Fecha
Hecho por
0
1
2
3
59
60
10. Qu influencia tienen los Procesos que tocan en la mejora del Proceso
seleccionado.
61
D. OBJETIVOS DE PROYECTO
Mediciones de
rendimiento del
Proceso
Nivel de rendimiento
actual
Nivel de rendimiento
requerido
Cuando
(Fecha)
62
63
64
*
**
Como incide el
Grupo de Inters en
este Proceso
Como incide el
Proceso en el
Grupo de inters
Forma en que el
Grupo de Inters se
involucrar en el
Proyecto **
65
H. EQUIPOS DE PROYECTO
Equipo
Nombre
Funcin
Relacin con el
Proceso
Comit de Gua
Propietario de
Proceso/Patroci
nador
.....................
.....................
.....................
Equipo de Diseo
Lder del
Proyecto
......................
......................
......................
......................
66
Fecha
Tiempo requerido
de los miembros
del Equipo de
Diseo
Tiempo requerido
de los Miembros
del Comit de
Gua
Comentarios
Inicio del
Proyecto
Anlisis del
sistema
Diseo del
Sistema
Implantacin
planificada
67
De que forma?
Quin?
Cundo?
68
Fases del
Proyecto
Definicin de
Proyecto
Anlisis del
Sistema
Diseo del
Sistema
Implantacin
69
Nombre
Cargo
Firma
70
FASE 2
FASE 2
ANALISIS Y DISEO DEL PROCESO
Identificacin de desconexiones
Desarrollo
verificacin
de
especificaciones
del
Desarrollo
aprobacin
por
la
Direccin
de
71
Definicin
El Mapa del Proceso permite visualizar en forma secuencial las tareas que
convierten inputs especficos en los outputs necesarios.
Utilidad
Para documentar las tareas y outputs del Proceso actual Es, lo cual facilita su
comprensin y anlisis.
Para documentar las tareas y outputs del Proceso mejorado Debe ser, lo que
facilita su implantacin, gestin, supervisin y mejora contnua.
Ventajas
1. Tiempo de ciclo
2. Coste
3. Consumo de recursos etc. etc.
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DESCONEXIONES
Una parte importante del anlisis del Proceso actual Es consiste en la identificacin
de desconexiones. Entendemos por desconexin todos aquellos aspectos que
afecten negativamente negativamente al Proceso. Las desconexiones pueden
estar ubicadas en distintos niveles dentro de la Organizacin por ejemplo: a nivel
Directivo pueden encontrarse en, la estrategia, poltica o estructura organizativa, a
nivel del Proceso, en el flujo de informacin, flujo del Proceso, inputs/outputs entre
distintos Procesos etc. A nivel del puesto de trabajo, en la ejecucin de tareas,
rendimiento humano etc. etc.
73
TIPOS DE DESCONEXIONES
DESCONEXIONES A NIVEL DE ORGANIZACIN
Policy
Manual
POLTICA DE
EMPRESA
ESTRATEGIA
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
Proceso
A
FLUJO DE
INFORMACIN
FLUJO DE
PROCESO
Proceso
B
INPUT - OUTPUT
DESCONEXIONES A NIVEL
DE PUESTO DE TRABAJO
PROCESO
EJECUCIN
(Rendimiento Humano)
74
Revisin de desconexiones
-
Benmarking
-
Cules deberan ser los pasos de este Proceso (sin considerar quien
har que)
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Desconexiones
Objetivos de
Proyecto
Elementos
Crticos del
Negocio
Informacin de
Benchmarking
ESPECIFICACIONES
DE DISEO
DEBE SER
Supuestos y
Restricciones
Necesidades, y
deseos de los
grupos de inters
(Stakeholders)
Proceso Fantasa
Mapas de flujo
lineales
Xxxx
Xx
Xxxxx
xyz
76
77
M1 - E
M2
M2
M3
Funcin C
Funcin B
Funcin A
Cliente
M3
M1 - I
M2
M1 E: Mediciones externas/cliente
M1 I : Mediciones internas/empresa
M2 : Mediciones de subproceso
M3 : Mediciones de pasos clave del subproceso
78
Este tipo de matriz es muy til puesto que permite desarrollar la estructura bsica de
un sistema de medicin de Proceso.
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PROCESO
PROCES
O
Pedido
de
cliente
SUB
PROCESO
PASO DE
PROCESO
OUTPUT
CLAVE
MEDIDA
DIMENSIN
CRITICA
Precisin
SUB
PROC
Suministro
de material
a
clientes
M1 - E
Factor
tiempo
MEDICIN
OBJETIVO
Nmero de pedidos
incorrectos (producto o
cantidad)
Nmero de das
transcurridos desde
recepcin pedido hasta la
recepcin por cliente
100%
antes de
10 das
M! - I
Coste
-Estndar en stock
3.000 pts.
- Estndar no stock
8.000 pts.
- No estndar
Pedido
completado
Pedido
aceptado
Pedido
presentad.
Pedido
completado
Factura de
cliente
Pedido
introducid.
y
facturado
Introducc.
del pedido
Pedido
entrado
Material
impreso
Producci.
del pedido
Impresin
de
material
Material
impreso
M2
Factor
tiempo
M3
Factor
tiempo
Factor
tiempo
Factor
tiempo
Factor
tiempo
M2
M3
M2
M3
Factor
tiempo
13.000 pts.
100% en el
plazo de
un da
100% el
mismo da
100% el
mismo da
100% en el
plazo de
un da
100% en el
plazo de
un da
100% el
mismo da
80
81
CLIENTE
FUNCION A
FUNCION B
FUNCION C
FUNCION D
MACRO
TAREAS
DEBE SER
FUNCIONES Y OUTPUTS
FUNCION A
FUNCION B
FUNCION C
FUNCION D
OUTPUTS
FUNCION B
TRABAJO 2
TRABAJO 3
82
El ejecutor puede bien una persona o un equipo. Los inputs son todo aquello que
precisa el ejecutor para llevar a cabo su trabajo. Se incluye en ello, materiales,
herramientas, procedimientos e informacin.
Los outputs son los elementos fsicos o datos generados por el ejecutor. Los outputs
deben cumplir las especificaciones acordadas.
83
A.
B. ESPECIFICACIONES DEL
APOYO DE TAREAS
RENDIMIENTO
Pueden
los
ejecutores
identificar fcilmente que inputs
requieren acciones concretas?
INPUTS
Son
conocedores
los
ejecutores
del
output
a
conseguir y los estndares de
rendimiento?
OUTPUT
CONSECUENCIAS
EJECUTOR
FEEDBACK
D. FEEDBACK
C. HABILIDADES/CONOCIMIENTOS
E. CONSECUENCIAS
Se
proporciona
a
los
ejecutores informacin cobre la
calidad del trabajo efectuado?
Estn
las
consecuencias
alineadas con el rendimiento
que se pretende conseguir?
Tienen
sentido
las
consecuencias desde el punto
de vista del ejecutor?
Puntual?
Pertinente?
Cierta?
Constructiva?
Comprensible?
Concreta?
84
necesarios.
COMIT EJECUTIVO
(Equipo de la Direccin General)
Asigna recompensas
PATROCINADOR
Se
ocupa
de
que
las
barreras
departamentales
no
Se
preocupa
de
que
el
equipo
sea
recompensado
adecuadamente.
de Mejora.
COMIT DE GUIA
(Miembros del Equipo de la
Direccin General)
AGILIZADOR
EQUIPO DE DISEO
(Facilitador)
conceptos
85
5. 2. 4
FASE 3 :
FASE 3
FASE 3
IMPLANTACION DEL PROCESO MEJORADO
Gestin de la implantacin
86
OBJETIVO
En esta etapa, entre los objetivos a cubrir deben ser incluidos los siguientes:
Asegurar que los participantes en la implantacin tienen bien claros sus roles y
responsabilidades
87
La implantacin del Debe ser y de los medios de apoyo recomendados debe tener
en consideracin:
Diseo de los puestos de trabajo para las tareas clave del Proceso
La estructura de la Organizacin
88
89
90
COMIT EJECUTIVO
(Equipo de la Alta
Direccin)
PROPIETARIO DEL
PROCESO
COMIT DE GUIA
(Miembros del Equipo de
la Direccin General)
Autoriza actuaciones
Supervisa resultados
EQUIPO DE
IMPLANTACION
AGILIZADOR
91
FASE 4
FASE 4
GESTION DEL PROCESO
Propietarios de Proceso
92
Propietario de Proceso
Equipo de Proceso
Sistema de mediciones
93
Las acciones estn encaminadas a gestionar en forma efectiva todos los Procesos
Clave de la Empresa a travs de la mejora Contnua, para ello:
94
Se establece un sistema de medicin para cada uno de los Procesos Clave. Jefes
de distintos niveles reciben e interpretan los datos procedentes del sistema de
medicin de cada uno de los Procesos.
Los datos de fin de Proceso M1 se utilizan por la alta direccin como elemento de
control.
Los datos de subproceso M2 son los indicadores utilizados por los Directores
Funcionales.
Los datos procedentes de pasos de Proceso sirven de gua a los supervisores de los
ejecutores.
95
PLANIFICACIN DE L RENDIMIENTO
Desarrollo
de Planes y
Presupuesto
s
Interpretacin
de
datos
PROCESO A
Anlisis
de
causas
Correcciones
M1A
Procesos del
Plan estratgico
(A,B,C)
M1B
MERCADO
RECURSOS
Creacin de
Estrategias y
Objetivos
GESTIN DE ACTUACIONES
PROCESO B
PROCESO C
M1C
COMPETENCIA
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COMIT EJECUTIVO
Proceso.
Garantiza
que
ningn
Proceso
influye
Gestiona
el
espacio
en
blanco;
recompensa
la
PROPIETARIO DE
PROCESO
Propietarios de Proceso
EQUIPO DE PROCESO
feedback.
98
99
una persona que sea responsable de alguna de las diversas funciones que
intervienen en el Proceso. Este tema lleva tambin a plantearse si su dedicacin
ha de ser total o parcial. Si se decantan por la segunda opcin, es decir por una
persona
responsable
de
una
de
las
funciones,
su
dedicacin
ser
100
Capacidad de negociacin
101
102
Los problemas se resuelven en base al anlisis del origen de las causas que han
provocado la disonancia y no atacando los sntomas o culpando a las personas.
103