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Conoce a tu pblico y adapta el mensaje y los contenidos del evento a l. Las personas
que asisten a tu evento son tus clientes, as que debes esforzarte por conocerles bien a fin de
poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Adems, siempre debes incluir
un turno de preguntas despus de cada presentacin o sesin.
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Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del coste
adicional, te sorprender lo importante que es para un creciente nmero de personas.
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En cuanto haya una decisin en firme para celebrar el evento, asegrate de que se lance
un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo
versiones para PC, mviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta
de marketing ms poderosa que tienes a tu disposicin.
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No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking;
muchas personas quieren de veras hacerse or por encima del fragor; y no organices programas
sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
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por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos,
las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas internacionalmente como
"team building"), o los eventos organizados por motivos puramente ldicos.
un grupo de personas, dependiendo del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios, junto
con las diferentes fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos.
En caso de elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls,
Request for Proposal), que debe incluir tanta informacin como sea posible, como el pblico
objetivo, la asistencia prevista, las necesidades de Internet/Wi-Fi, las estadsticas de experiencias
anteriores, de ser posible, etc.
Presupuesto
Programacin
Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso establecer un
plazo realista para la planificacin y organizacin. Por desgracia, esto no se respeta la mayora de
las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un ao de plazo para
planificar y organizar un evento de envergadura.
Cuando es necesario trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas
alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, los servicios de restauracin,
el lugar de celebracin y/o las actividades ldicas. La flexibilidad es, adems, una excelente
herramienta de negociacin.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones
profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventosde
naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o despus, das festivos,
perodos vacacionales, condiciones meteorolgicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir
unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con
un presupuesto fijo.
Lectura interesante
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Agencias de Organizacin
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Escenarios y Decoracin
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Organizacin Tcnica
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Cuando decids que el mejor modo de conectarte con tu comunidad, es organizando un evento, la ilusin y el
estrs porque salga todo bien, estn a flor de piel. Y es lgico, ya sea que quieras comunicar una novedad o
simplemente celebrar y conectarte con quienes son clave y contribuyen al xito de tu empresa, un evento te
permitir entre otras cosas, tener un contacto directo con tus pblicos, llegando ms fcilmente a tocar sus
emociones y a conocerlos, como tambin generar un material de comunicacin para la marca, con
componentes ms humanos y cercanos.
Pero, ya sea que el evento est dirigido principalmente a tus colaboradores, tus clientes, u otros
influenciadores, repasemos algunos detalles que, de no tenerlos en cuenta, pueden hacerlo fracasar:
Objetivos:
Para organizar un evento es fundamental establecer las necesidades que tienen las distintas reas
participantes de la organizacin. Y tener en claro los siguientes lineamientos: Qu se busca lograr en el
evento? Qu objetivos se persiguen al organizarlo: promocionar, entretener, sorprender, capacitar? A
grandes rasgos, los objetivos ms habituales son: imagen de marca, fidelizacin de clientes principales,
atraccin de nuevos posibles clientes, motivacin de colaboradores, networking con proveedores y aliados.
Conociendo el objetivo central, el mensaje y la experiencia que queremos que se lleve el pblico y los valores
de nuestra marca, nos ser ms fcil tomar las decisiones de planificacin, y tambin las decisiones durante
el evento, ya que siempre sabremos qu priorizar, en cuanto a presupuesto, tiempos, actividades, etc. Y otro
punto fundamental: dentro de los organizadores y participantes, hay objetivos particulares? Hay gerentes o
clientes que invitaron a su vez a otros participantes? Que tienen que mostrarse o cuidar un pblico especial?
Conocer esos intereses nos puede salvar de tomar una mala decisin o de perder aliados claves en la
organizacin y el esfuerzo para que todo salga bien.
Diseo:
La planificacin o diseo de un evento no solo tiene que ver con lo visual, el material de marca y la temtica
elegida, si no que abarca otras cosas de igual importancia como la logstica, el tiempo de montaje, los
horarios de llegada, actividades, etc, Del diseo u organizacin depender el xito del evento. Te dars cuenta
que el trabajo comprende dos aspectos fundamentales. Por un lado, la eleccin, planificacin, asignacin,
ejecucin y control de las tareas previas al evento (siempre con revisiones parciales, contacto con
proveedores y responsables). Es importante incluir en este cronograma la convocatoria, ya que por usos y
costumbres, se invita con aproximadamente 20 das de anticipacin, pero luego se realiza una confirmacin.
Gran parte del xito de un evento radica en que los invitados, concurran!!!
Por otro lado, el diseo de la agenda de la jornada, con sus correspondientes tareas, alternativas y
responsables. Es muy recomendable bocetar (armar en borrador) cmo ser el evento. Ser fundamental
contar con soluciones para imprevistos de ltima hora. Siempre contar con un Plan B.
Actualmente existen algunas guas o ayudas que son el Timing y el checklist. El Timing es un cronograma
completo de todo el da del evento, una descripcin anticipada con todo el detalle de cada cosa y a qu hora,
de manera de organizar y no dejar nada al azar y el checklist o lista de chequeo es una descripcin o punteo
de cada una de las tareas a realizar detalladas en un lapso de tiempo, donde consta quin est a cargo que
se cumpla esa tarea. Son muy tiles para la etapa previa al evento.
Algunos aspectos importantes que siguen, estn directamente relacionados con la planificacin y el diseo del
evento y forman parte de estos.
Fecha:
Si no conts con un plan anual o semestral de eventos, uno de los primeros aspectos a considerar es la
fecha. Aunque parezca algo fcil, hay muchos tems a tener en cuenta cuando tenemos que seleccionar una
fecha: feriados, fechas especiales, eventos que pueda organizar la competencia o al que asistan nuestros
mismos invitados, etc. Adems, un evento organizado con tiempo nos permitir encontrar sin tanto apuro un
lugar con buena relacin precio / calidad.
El lugar:
Este tem es muy importante al momento de organizar un evento. Hay que tener en cuenta varios detalles que
pueden tomarse como menores, pero que en realidad no lo son, por ejemplo: las dimensiones del saln, los
elementos de sealizacin / branding a colocar en l, el acceso, el estacionamiento, qu hacer en caso de
lluvia, hay miles de variables que previstas son detalles, pero si no las consideramos, pueden darnos varios
dolores de cabeza, como por ejemplo los accesos, los horarios y el trnsito, la distancia en el caso en que el
men incluya bebidas alcohlicas, el espacio de servicio para el personal que va a estar trabajando, las
alternativas ante variaciones climticas, etc.
Participantes:
Hay q tener en cuenta el target al que queremos impactar, de esto va a depender el nivel de invitados que
tendremos en cuenta al momento de hacer la convocatoria. Es muy importante coordinar correctamente dos
elementos bsicos que son bien valorados: la invitacin (y la confirmacin de asistencia) y la acreditacin.Y
sobre estos dos particulares podramos ampliar mucho ms. Otros aspectos relacionados con los
participantes, refieren a tener en cuenta si todos participan de las actividades, si hay demasiada dispersin en
la edad, y tener presente siempre a las minoras y cmo les impacta el lugar (accesibilidad, clima, sonido), las
actividades y el men.
Men:
Hay distintas opciones de menues que dependern del horario en que se lleve a cabo nuestra actividad. Si la
realizamos con almuerzo o coctel, un detalle importante es tener en cuenta el alimento que se ofrecer y
prever menues vegetarianos (o aptos para celacos). Si, en cambio, realizamos un desayuno o servicio de
caf, lgicamente es mucho ms sencillo. Otro aspecto central es el momento en el que servir comida y/o
refrigerios, ya que est estrictamente relacionado con la atencin que queremos que nos presten a la hora de
llevar a cabo una actividad o dar informacin de la empresa. Est claro que en esos momentos centrales no
deben estar hambrientos, ni distrados por la comida, y mucho menos hacer un anuncio luego de que ya
hayan comido y desarrollado sus actividades, y por lo tanto muchos se estn retirando.
Coordinador del evento y ejecucin:
El coordinador es el lder y referente de todos los equipos involucrados. Es necesario contar con un buen
equipo de trabajo, muy idneo por sobre todo, donde como en un rompecabezas, las piezas se
complementen, pero tambin que est claro quin es el lder, con quines interacta de la empresa, y cmo
se toman las decisiones de ltima hora y se comunican a los equipos de trabajo. Las tareas se encuentran
relacionadas entre s, y ante modificaciones del cronograma, ya sea voluntariamente o en respuesta a algn
imprevisto, el coordinador debe evaluar cmo impacta en el resto de las actividades y tareas; y decidir.
Siempre se deben tener informados a los responsables de cualquier modificacin al plan, as como de quin
es el autorizado para solicitarlas y aprobarlas. De la misma manera, se debe contar con interlocutores
definidos por parte de la empresa y de los proveedores del evento.
Branding- Material a entregar:
Es de gran importancia tener una estrategia de comunicacin, de difusin, generar asociaciones, recordacin
y aprovechar el material generado durante el evento en comunicaciones posteriores. Este es seguramente
uno de los principales objetivos por los que realizamos el evento. Ya sea que nos encontremos ante el
lanzamiento de un producto, la necesidad de fidelizar clientes, celebrar un hito importante para la compaa,
lo importante es tenerlo presente a la hora de definir con sinergia y coherencia la ambientacin y los regalos
para los participantes.
Difusin y cobertura del evento:
Es de suma importancia prever ambas herramientas, ya que entre ambas nos permitirn cuantificar una parte
del retorno de la inversin realizada. Que las actividades sociales lleguen a los medios y se difundan cual
megfono es un tema muy importante. Es un tem que no debera obviarse en el presupuesto general.
Presupuesto:
Es primordial realizar un resumen en equipo con el rea administrativa donde consten todos los tems
previstos, una breve descripcin y los valores asignados. Es aconsejable tambin separar un 15 /20% extra
para gastos imprevistos. Aunque parezca increble, estos gastos siempre aparecen.
Tambin hay que tener presente algunos indicadores para evaluar si el evento fue exitoso.
Tener estos puntos presentes, harn que los inconvenientes se reduzcan considerablemente y por lo tanto
aumentarn las probabilidades de que tu inversin en el evento, se vea reflejada en el xito de tu empresa.
TAGS: Eventos, Comunicacin, Organizacin de eventos, Coordinacin de eventos.