Planificar la Gestin de las Comunicaciones: El proceso de desarrollar un enfoque y

un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las
necesidades y requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la
organizacin disponibles.
Gestionar las Comunicaciones: El proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar,
recuperar y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo con el
plan de gestin de las comunicaciones.
Controlar las Comunicaciones: El proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se
satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto.

Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Herramientas y Tcnicas

Salidas

Documentos del proyecto

.1 Plan de gestin de las

Comunicaciones
.2 Actualizaciones a los

.1 Anlisis de requisitos de
Comunicacin
.2 Tecnologa de la comunicacin
.3 Modelos de comunicacin
.4 Mtodos de comunicacin
.5 Reuniones

Entradas

.1 Plan para la direccin del

Proyecto
.2 Registro de interesados
.3 Factores ambientales de
La empresa
.4 Activos de los procesos
De la organizacin

Mtodos de Comunicacin

De manera general, estos mtodos pueden clasificarse en:

Comunicacin interactiva. Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de
informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera ms eficiente de asegurar una
comprensin comn entre todos los participantes sobre temas especficos, e incluye
reuniones, llamadas telefnicas, mensajera instantnea, videoconferencias, etc.
Comunicacin de tipo push (empujar). Enviada a receptores especficos que
necesitan recibir la informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin, pero no
garantiza que efectivamente haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista.
Este tipo de comunicacin incluye cartas, memorandos, informes, correos electrnicos,
faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa.
de tipo pull (tirar). Utilizada para grandes volmenes de informacin o para
audiencias muy grandes, y requiere que los receptores accedan al contenido de la
comunicacin segn su propio criterio. Estos mtodos incluyen los sitios intranet, el
aprendizaje virtual (e-learning), las bases de datos de lecciones aprendidas, los
repositorios de conocimiento, etc.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Cronograma del proyecto, y
Registro de interesados.

Modelos de Comunicacin

Codificar. Los pensamientos o ideas se traducen (codifican) en lenguaje por parte del
emisor.
Transmitir el Mensaje. Esta informacin es luego enviada por el emisor a travs de un
canal de
comunicacin (medio).
Descodificar. El mensaje es traducido de nuevo por el receptor en pensamientos o ideas
con
significado.

 Confirmar. Una vez recibido un mensaje, el receptor puede indicar (confirmar) la

recepcin del
mismo, lo que no significa necesariamente que est de acuerdo con l o que lo
comprenda.
Retroalimentacin/Respuesta. Una vez descodificado y comprendido el mensaje
recibido, el
receptor codifica pensamientos e ideas en un mensaje y posteriormente lo transmite al
emisor
original.

Gestionar las comunicaciones

Entradas

Herramientas y Tcnicas

Salidas

.1 Plan de gestin de las

comunicaciones
.2 Informes de desempeo
del trabajo
.3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos
de la organizacin

.1 Comunicaciones del
proyecto
.2 Actualizaciones al plan
para la direccin del
proyecto
.1 Tecnologa de la comunicacin
.3 Actualizaciones a los .2 Modelos de comunicacin
documentos del proyecto.3 Mtodos de comunicacin
.4 Actualizaciones a los .4 Sistemas de gestin de la
activos de los procesos informacin
de la organizacin
.5 Informar el desempeo

Sistemas de Gestin de la Informacin

La informacin del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilizacin de diferentes

herramientas,entre las que se cuentan:
Gestin de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de
prensa;
Gestin de comunicaciones electrnicas: correo electrnico, fax, correo de voz, telfono,
videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web;
Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: interfaces web con software
de
programacin y de gestin de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas
virtuales,
portales y herramientas de gestin del trabajo colaborativo.

Informar el Desempeo
el anlisis del desempeo pasado,
el anlisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y costos),
el estado actual de los riesgos e incidentes,
El trabajo completado durante el perodo,
El trabajo a completar en el siguiente perodo,
El resumen de los cambios aprobados en el perodo, y
Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Notificaciones a los interesados.

Informes del proyecto.
Presentaciones del proyecto
Registros del proyecto.

Retroalimentacin de los interesados.

Documentacin de lecciones aprendidas.

Gestionar las Comunicaciones:

Entradas

Herramientas y Tcnicas

Salidas

.1 Plan para la direccin

del proyecto
.1 Sistemas
de

.1 Informacin de
gestin de laInformacin
desempeo del trabajo
.2 Comunicaciones del.2 Juicio de expertos
.2 Solicitudes de cambio
proyecto
.3 Reuniones
.3 Actualizaciones al plan
.3 Registro de incidentes
para la direccin del
.4 Datos de desempeo del trabajo
proyecto
.5 Activos de los procesos
.4 Actualizaciones a los
de la organizacin

documentos del proyecto

.5 Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organizacin

Plan para la Direccin del Proyecto

Los requisitos de comunicacin de los interesados,

El motivo de la distribucin de la informacin,
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida,
El individuo o grupo responsable de la comunicacin de la informacin, y
El individuo o grupo que recibe la informacin.

Comunicaciones del Proyecto

El estado de los entregables,
El avance del cronograma,
Los costos incurridos.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Plantillas de informes;
Polticas, estndares y procedimientos que definen las comunicaciones;
Tecnologas especficas de comunicacin disponibles;
Medios de comunicacin permitidos;
Polticas de conservacin de registros; y
Requisitos de seguridad.

Juicio de Expertos

Otras unidades dentro de la organizacin,

Consultores,
Interesados, incluidos clientes y patrocinadores,
Asociaciones profesionales y tcnicas,
Grupos industriales,
Expertos en la materia,

 La oficina de direccin de proyectos (PMO).

Solicitudes de Cambio

Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades, fechas

programadas,
Necesidades de recursos y anlisis de alternativas de respuesta a los riesgos;
Ajustes al plan para la direccin del proyecto y otros documentos;
Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeo futuro del
proyecto,
alinendolo con el plan para la direccin del proyecto;
Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la probabilidad de
incurrir en un
desempeo negativo futuro del proyecto.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Pronsticos,
Informes de desempeo, y
Registro de incidentes.