Sistema para la escuela J. N.

Bialik de Devoto

Propuesta tcnica y funcional

Luego de realizar el relevamiento acerca de la escuela J. N. Bialik de
Devoto, hemos advertido algunas dificultades con las que se enfrenta
la institucin en los diferentes sectores de la organizacin que
necesitan de una solucin.

En relacin al alumnado, existen complicaciones con la manera de

organizar sus datos, ya que estn almacenados en carpetas fsicas y
se las organiza por apellido. Esto hace que la tarea de buscar
informacin de algn tipo sobre los mismos sea lenta y dificultosa.
Acciones como buscar toda la informacin de los alumnos de cierta
divisin, calcular la cantidad de notas que se deben imprimir, conocer
el historial de un alumno completo, etc. se tornan casi imposibles por
la cantidad de alumnos con los que cuenta la institucin. Adems, al
enviarse e-mails, es difcil buscar las direcciones de los padres de los
alumnos activos y que stos no se mezclen con los que han
abandonado la escuela.

Tambin hay una problemtica importante referente a la organizacin

de los horarios de clase que se confeccionan a principio de ao. El
conflicto aparece porque hay demasiadas variables a tener en cuenta
para la confeccin de los mismos.

Con respecto a las reas especiales de la escuela (Gimnasios, salones

de usos mltiples, etc.), aparecen problemas cuando hay eventos o
situaciones especiales en las cuales son requeridos mientras hay
alumnos en clase utilizndolos. Por la manera de comunicarse entre
directivos y profesores (hablando y sin dejar cosas anotadas), se
dificulta el proceso de eleccin de espacios y fechas para la
realizacin de ciertas actividades.

Otro tpico complicado se relaciona con la comunicacin entre

directivos y administracin. Esto puede probarse claramente con el
hecho de que los padres deben completar formularios con
informacin de sus hijos dos veces: uno para anotarlos en
administracin y otra para que los datos queden tambin asentados
dentro de la organizacin escolar. Lo mismo sucede cuando hay que
realizar cambios. Asimismo, la informacin de los profesores est
dividida entre secretara y administracin, haciendo que buscar
informacin sobre los mismos sea una tarea complicada.

Contamos con diferentes propuestas para dar solucin sus

conflictos de una manera sencilla, rpida y ms provechosa.
Para que se comprendan fcilmente, las hemos dividido en
temas:

Informacin del alumnado

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Hasta el momento, la informacin de los alumnos estaba organizada

por apellido y slo se podan buscar sus datos de manera manual.
Proponemos organizar los datos del alumnado de una manera
diferente e informatizar este sector. Aprovechando que cada alumno
tiene un nmero de legajo que es nico e irrepetible, podra
guardarse toda su informacin y organizarse bajo dicho nmero.
Estando los datos almacenados en una computadora, las bsquedas
seran ms sencillas y podran ser realizadas bajo diferentes criterios
(por apellido, divisin, etc.). Recordar el nmero de legajo no es
necesario ya que existira un buscador por nombre y apellido que
ayudara. Esta forma de organizacin permitira ver toda la
informacin de un alumno, conociendo su historial, pudiendo ver su
desempeo a lo largo de su ciclo escolar, etc.
Tambin se podra calcular fcilmente la cantidad de notas a imprimir
y buscar las direcciones de e-mail de ciertos padres (todos los
activos, slo los de una divisin, etc.).
Las calificaciones se guardaran junto a la informacin de cada
alumno, quedando asentados datos como ao, divisin y docente
para futuras bsquedas.
Cuando los alumnos ingresan al nivel inicial, se los distribuir
automticamente en grupos (dando la posibilidad de cambiarlos si es
necesario) y se podrn imprimir listados de los cursos fcilmente.
Tambin, al comenzar el ciclo escolar, se proporcionar informacin
acerca de las aulas disponibles para que la distribucin de las mismas
se haga ms rpidamente.

Espacios especiales y recursos

Proponemos la creacin de un horario que podr ser accedida por
secretara y directivos. ste contendr informacin acerca de los
eventos prximos y todos los momentos en los que se necesita
utilizar algn espacio especial o un recurso. Se tendr la siguiente
informacin: Espacio, fecha y hora, profesor que lo pide y si ese
espacio o recurso era utilizado por algn curso, se avisar.
Los profesores podrn hablar con secretara o direccin para pedir
estos espacios o recursos y el sistema avisar en qu estado se
encuentra el lugar u objeto en ese momento, advertir si en ese
horario ya se ha utilizado este lugar muy seguido por lo que un curso
perdera muchas clases, etc. Asimismo, podr aconsejar en qu
momento sera mejor la utilizacin de un espacio en concreto o, por el
contrario, con qu espacios se pueden contar en cierto momento.

Horarios de clase
El sistema, si bien no organizar los horarios de clase por s mismo,
ayudar a la persona encargada de realizarlos, no permitindole
anotar a un profesor en dos clases que se dictan en simultneo,
organizando automticamente los horarios de un curso que tenga a
los mismos profesores de ingls y hebreo que otro ya armado,
permitir la bsqueda rpida de profesores y espacios, etc. Todo esto
har que la tarea de planear los horarios se clase sea mucho ms
sencilla y rpida.

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Administracin
No ser necesario pedir dos veces la informacin a los padres ni tener
que pedir a administracin los datos de los profesores ya que estos
datos estarn disponibles para toda la escuela. La directora general
podr elegir quin puede o no ver esta informacin.

Mdulos
El sistema est formado por distintos procedimientos. Se los
organizar en mdulos que presenten una temtica compartida para
su mayor comodidad. Estos son:

ALUMNOS
Este mdulo permitir la administracin de alumnos, el registro
de notas, inasistencias y sanciones; la consulta de datos de los
alumnos y de sus faltas, listas de alumnos en riesgo de quedar
libres y lista de sancionados. Tambin podrn actualizarse los
datos de historia clnica y psicolgica de cada alumno y el
recibo de autorizaciones y cobros de transporte para las salidas.
Podrn ser consultados todos los datos del alumnado, para
conocer su historial dentro de la escuela.
Esto ayudar con la organizacin de los alumnos, permitiendo la
bsqueda de sus datos de una manera fcil y rpida, pudiendo
encontrarlos de diferentes maneras y hacindose posible la
impresin de boletines completos, por ejemplo. Se podr lograr
un mejor seguimiento de los mismos.

DIVISIONES
Permite la administracin de divisiones, el registro de las listas
de alumnos que pertenecen a las mismas y la impresin de
estas listas.
Esto ayudar para la bsqueda de informacin de cada divisin
de manera fcil y rpida.

EMPLEADOS
Este mdulo permitir la administracin de docentes, directivos
y secretarias, la administracin de sus cuentas y el inicio de
sesin.
De esta manera, no todos podrn acceder a las mismas cosas
segn la decisin de la directora general. Adems, podrn
buscarse de una manera simple los datos de todas las personas

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que trabajan para la institucin y contar con sus datos en caso

de necesidad.

ESPACIOS, RECURSOS Y HORARIOS

Podrn administrarse los espacios especiales y recursos,
consultar la disponibilidad de los mismos, ver el calendario de
actividades y administrarlas, organizar los horarios de clase,
administrar las aulas y asignarlas a las divisiones. Tambin se
podrn registrar las reservas de los espacios y autorizar las
mismas.
Este mdulo permitir solucionar el problema de organizacin
que hay actualmente con los espacios y horarios. Todos podrn
enterarse de los prximos eventos y consultar la disponibilidad
de los espacios que necesitan para trabajar.

Fechas y forma de entrega

La entrega del sistema se har en dos partes: Primero, el cliente

recibir el mdulo de alumnos, para ir familiarizndose con el sistema
y probar su funcionamiento. Esta entrega ser a mitad del mes de
Noviembre del corriente ao. La segunda parte ser otorgada a la
institucin a fin de ese mes y consistir en el sistema completo.

Garanta

El perodo de prueba del sistema es un mes desde la fecha en el que

ha sido instalado. Dentro de este tiempo, podrn llamarnos para que
revisemos el sistema, si es que tiene algn problema en su
funcionamiento.

Capacitacin

Para que directivos y secretarios comprendan el funcionamiento del

sistema y aprendan a utilizarlo correctamente, organizaremos una
capacitacin. En la misma, se explicar el funcionamiento y propsito
de cada mdulo del sistema y se los entrenar para solucionar
posibles problemas con los que puedan llegar a enfrentarse.

Esta capacitacin se har en el edificio de la institucin y con las

propias mquinas de la misma para que los concurrentes comiencen
a familiarizarse con nuestro sistema desde el principio.

Documentacin incluida

Junto con la entrega de nuestro sistema, el cliente recibir un manual

del usuario. Este consiste en una gua completa para la correcta
utilizacin del mismo. Sern descriptas todas las funcionalidades y las

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formas de acceder a las mismas, para que puedan ser aprovechadas

al mximo. Adems, tendr una seccin dedicada a la solucin de
problemas durante la utilizacin del sistema.

Dentro del sistema, se cuenta con ayuda en lnea para la operacin.

Esto quiere decir que mientras se hace uso del mismo podrn
consultarse las instrucciones para la utilizacin del sistema, consejos,
etc.

Equipamiento propuesto:

Para la utilizacin de nuestro sistema, se utilizarn las computadoras

con las que cuenta la institucin. Se necesitarn adems impresoras,
con lo que tambin se cuenta. Tambin ser necesaria la
implementacin de una red que conecte todas las mquinas. Para
esto, se necesitar un router, que puede ser inalmbrico, o que utilice
ambas tecnologas (cables e inalmbrico).

Equipamiento mnimo:
o ROUTER WAN o LAN/WAN: 54 mbps.
o PLACAS DE RED INALMBRICAS: 54 mbps

Si bien el sistema no tendra problemas, para un mejor

funcionamiento con mayor velocidad, recomendamos la compra de
mejores componentes.

Equipamiento recomendado:
o LAN/WAN: 300 mbps
o PLACAS DE RED INALMBRICAS: 300 mbps

Opcionales:
Recomendamos tambin la compra de un scanner para poder
digitalizar informacin como fotos de alumnos para su mejor
reconocimiento.

Software de Sistema:
Para la utilizacin de nuestro sistema, se puede instalar cualquier
sistema operativo. Sin embargo, recomendamos la utilizacin de
Microsoft Windows XP o Microsoft Windows 7 .