Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Universidad Nacional Politcnica de la Fuerza Armada Nacional
San Cristbal- estado Tchira.

CICLO CONTABLE

EL CICLO CONTABLE
La secuencia de los procedimientos contables utilizada para registrar, clasificar, y resumir la
informacin contable se denomina, con frecuencia, el ciclo contable. El ciclo contable empieza con
el registro inicial de las transacciones de negocios y termina con la preparacin de los estados
financieros formales. El termino ciclo indica que estos procedimientos deben ser repetidos
continuamente para determinar que la empresa prepare estados financieros actualizados nuevos
a intervalos razonables.
Hasta el momento, hemos (1) registrado transacciones en el diario y (2) traslado cada partida de
diario a las cuentas del mayor apropiadas. (3) la preparacin de un balance de prueba. Los pasos
que nos quedan en el ciclo incluyen (4) la realizacin de los ajustes de fin de ao, (5) la
preparacin de un balance de prueba ajustado. (6) la preparacin de los estados financieros, (7) el
registro en el diario y el traslado de los asientos de cierre, y (8) la preparacin de un balance de
prueba despus del cierre. Consideremos ahora cada uno de los aspectos restantes en el ciclo
contable. Hay muchos tipos diferentes de ajustes: algunos afectan los gastos y otros los ingresos.
De hecho, un negocio puede hacer una docena o ms, para mantener una ilustracin corta,
supondremos que las cuentas de xxxxx empresa requieren solamente tres asientos de ajuste al 31
de diciembre, los cuales comprenden el reconocimiento de los gastos. Otros tipos de asientos de
ajuste, incluyendo aquellos que afectan el ingreso sern analizados e ilustrados ms adelante.
ASIENTOS DE AJUSTE: EL PASO SIGUIENTE EN EL CICLO CONTABLE.
Veremos ahora que hay algo ms en la medicin del ingreso de negocios que el simple registro de
transacciones. Muchas transacciones afectan el ingreso o los gastos de dos o ms periodos
contables. Por ejemplo, un negocio puede comprar equipo que durara muchos aos, una pliza de
seguro que cubre 12 meses, o, suficientes suministros para muchos aos.
Inicialmente, los costos de esos renglones son registrados como activos, porque beneficiaran el
negocio en periodos contables futuros. Con el tiempo, estos activos se utilizaran y sus costos se
convierten en gastos de los periodos en los cuales se usan los bienes y servicios.
Cmo asignan las empresas los costos de esos activos al gasto durante un lapso de muchos
periodos contables? La respuesta es efectuando asientos de ajuste al final de cada periodo
contable. El propsito de estos asientos es asignar a cada periodo contable las cantidades

apropiadas de ingresos y de gastos. Estos asientos ajustan los saldos de las diversas cuentas del
mayor, de ah el nombre, asientos de ajuste.
SUMINISTROS DE ALMACEN: UN ACTIVO QUE SE CONVIERTE EN UN GASTO.
El 4 de diciembre, Overnight compro por Bs. 14000,00 una cantidad de suministros de almacn
que se esperaba alcanzara para tres o cuatro meses. En la fecha de la compra, este costo de Bs.
14000,00 se debito de una cuenta del activo (Suministros de almacn), porque se esperaba que
beneficiara periodos contables futuros. Pero a medida que estos suministros se utilizan, este
activo se convierte gradualmente en un gasto.

Costo de suministro
Que beneficiaran
Periodos futuros.

Suministro de almacn:

a medida que los suministros son

Utilizados se convierten en

Gastos de suministros

Supongamos que durante diciembre, se utilizaron suministros de almacn de Overnight por valor
de Bs. 4000,00 en operaciones del negocio y que se dispone an de suministros por valor de
10000,00 aproximadamente, para utilizarlos en periodos futuros. Los suministros por Bs. 4000,00
utilizados durante diciembre deben ser reconocidos como un gasto en ese mes; los 10000,00 en
suministros aun disponibles deben aparecer en el balance general al 31 de diciembre como un
activo.
Para transferir el costo de los suministros, utilizados durante el mes, de la cuenta del activo a una
cuenta de gasto, Overnight har el siguiente asiento de ajuste al 31 de diciembre.

Fecha
2011
Dic. 31

Diario General
Nombre la cuenta y explicacin

Dbito

Gasto de suministro
4000,00
Suministros de almacn
Para reconocer como gasto el costo de los
Suministros de almacn utilizados en diciembre.

Crdito

4000,00

ASIENTOS PARA AMORTIZAR GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO

En ocasiones, la administracin de la empresa cancela por adelantado ciertos gastos de vital
importancia estos gastos pueden ser, por ejemplo, plizas de seguro, gastos de publicidad, gastos
de alquiler, artculos de escritorio, artculos de mantenimiento y limpieza, etc.

En contabilidad existen dos maneras de registrar estos gastos pagados por adelantado: una de
ellas consiste en registrar como un activo, la otra consiste en registrarlos directamente como
gastos. Cualquiera sea el asiento de diario realizado, en el momento del cierre del ciclo econmico
es necesario realizar un asiento de ajuste para sincerar el monto del gasto realmente incurrido
durante el periodo.
El procedimiento contable a seguir en ambos casos es el siguiente:
Primer caso: registro inicial como activo.
Consideremos como ejemplo que el 01 de octubre del 2011. La empresa x adquiri una pliza de
seguro contra incendio por Bs. 12000,00 anual y cancelo con cheque. El asiento en el libro diario
ser el siguiente.
01/10/2011.

Seguro pagado por adelantado

Banco
P/R Pliza de seguro contra incendio
Cancelada con cheque N xxxxxx

12000,00
12000,00

Luego del pase al libro mayor general, la cuenta del activo seguro pagado por adelantado refleja
el siguiente saldo:
Seguro pagado por adelantado
Fecha
01/10/2011.

Concepto
Seguro contra incendio

Debe
12000,00

Haber

Saldo
12000,00

Para el 31 de diciembre, fecha en que la empresa cierra su ciclo econmico, el balance de

comprobacin no muestra en monto incurrido por concepto de seguro. Tampoco el saldo de la
cuenta seguro pagado por adelantado es el verdadero, pues el derecho que la empresa tiene
sobre ese activo ha disminuido con el avance del tiempo; recordemos que la pliza tiene una
vigencia de un ao y que desde el momento de su compra hasta el cierre del ciclo contable, han
transcurrido tres mese exactos. Esto indica que el valor del activo ha mermado para convertirse en
un gasto que aun no ha sido registrado en los libros. En trminos econmicos, la cuota del seguro
es de 1000,00 (12000,00/12). Por lo tanto, de 12000,00 Bs. Del costo original del seguro, 3000,00
Bs corresponden a gasto de seguro consumidos durante los tres meses transcurridos, y el resto,
9000,00 Bs. Es el monto real el activo seguros pagados por adelantado, que queda vigente
durante los siguientes nueve meses del prximo ciclo econmico. La siguiente figura ilustra el
planteamiento descrito en este primer caso.

Gasto de seguro Bs. 3000,00

JUL.

AGOS. SEP.

OCT. NOV.
X
X
Ao 2011.

DIC.
X

Seguro pagado por adelantado Bs. 9000,00

ENE.
FEB.
2012 2012.
Ao 2012.

MAR.
2012

ABR.
2012

MAY.
2012

JUN.
2012

El asiento de ajuste que corresponde en este primer caso es un cargo a la cuenta de gastos y un
crdito a la cuenta de activo, como se muestra a continuacin.

31/12/2011

Gastos de seguro
Seguro pagado por adelantado
P/R Ajuste de los gastos de seguro
incurridos

3000,00
3000,00

Al hacer los respectivos pases al libro mayor general, estas cuentas reflejan los siguientes saldos.
Gastos de seguro
Fecha
31/12/2011

Concepto
Asiento de ajuste

Debe
3000,00

Haber

Saldo
3000,00

Haber

Saldo
12000,00
9000,00

Seguro pagados por adelantado

Fecha
01/10/2011
31/12/2011.

Concepto
Seguro contra incendio
Asiento de ajuste

Debe
12000,00

3000,00

Despus de efectuar el asiento de ajuste y los traslados al libro mayor, estas dos cuentas si reflejan
el monto exacto de sus saldos. Observe que la cuenta Gastos de Seguro tiene un saldo de Bs.
3000,00 que es lo que corresponde a los tres meses consumidos. Por su parte, la cuenta Seguro
pagados por adelantado disminuyo en Bs. 3000,00 y tiene ahora un saldo de 9000,00 que es el
que corresponde a los siguientes meses del ciclo econmico del ao 2012.
Segundo Caso: Registrado inicialmente como gasto.
Otra forma de registrar los gastos pagados por adelantado consiste en anotarlos de una vez bajo la
cuenta de gasto. Siguiendo con el mismo ejemplo anterior, el asiento de diario general en el
momento de adquirir la pliza de seguro ser el siguiente.

01/10/2011.

Gastos de seguro
Banco
P/R la compra de una pliza de
Seguro.

12000,00
12000,00

Al hacer los traslados al libro mayor general, la cuenta Gasto de seguro mostrara la siguiente
informacin:
Gastos de seguro
Fecha
01/10/2011
.

Concepto
Pliza de seguro contra incendio

Debe
12000,00

Haber

Saldo
12000,00

Para el 31 de diciembre, fecha en que la empresa cierra su ciclo econmico, el balance de

comprobacin mostrara la cuenta, Gasto de seguro con un saldo de Bs. 12000,00; en la practica
administrativa de la empresa ese monto no es totalmente cierto, por cuanto solamente han
trascurridos tres meses a partir de la compra de la citada pliza. Ya se determino, en el estudio del
caso anterior, que la cuota mensual era de 1000 Bs. Y que, por lo tanto el monto real por gastos es
de 3000,00 Bs. El saldo restante es de 9000,00 Bs, los cuales corresponden a los siguientes nueve
meses del prximo ciclo econmico y representan un activo para la empresa.
El asiento de ajuste que corresponde en este segundo caso es efectuar un cargo a la cuenta del
activo pagado por adelantado y un crdito a la cuenta del gasto, como lo muestra el siguiente
ejemplo:
31/12/2011.

Seguro pagado por adelantado

Gastos de seguro
Para ajustar los gastos de seguro del
Ciclo econmico que se cierra

9000,00
9000,00

Al realizar los respectivos pases al libro mayor general, estas cuentas reflejan los siguientes saldos.
Seguro pagado por adelantado
Fecha
31/12/2011
.

Concepto
Ajuste de cierre

Debe
9000,00

Haber

Saldo
9000,00

Gastos de seguro
Fecha
01/10/2011
.31/12/2011

Concepto
Pliza contra incendio
Ajuste de cierre

Debe
12000,00

Haber
9000,00

Saldo
12000,00
3000,00

ASIENTO PARA AMORTIZAR INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO.

As como la empresa cancela por adelantado algunos gastos, tambin se dan casos que ciertas
transacciones se cobran en efectivo antes de que los bienes o servicios sean entregados al cliente.
Como ejemplo de esas transacciones pueden citarse los alquileres cobrados por adelantado, los
contratos de suscripciones en editoriales, los intereses cobrados por adelantado, todo servicio que
sea cobrado por adelantado.
Existen dos maneras de registrar estas transacciones: una de ellas registrndolas como un pasivo,
la otra, considerndolas como un ingreso.
El procedimiento contable a seguir en ambos casos es el siguiente.
Primer caso: Registro inicial como pasivo.
Para estudiar este caso, consideremos como ejemplo que el 30 de octubre del 2011 la empresa
X firmo un contrato cedindole a un cliente, en calidad de alquiler, un local comercial a razn de
2000,00 Bs. Mensuales y le cobro por adelantado el equivalente a tres mensualidades. El asiento
en el libro diario de la empres X ser el siguiente.

30/10/2011.

Efectivo
Alquileres cobrados adelantado
P/R. 3 meses de alquiler pagado
Por adelantado.

6000,00
6000,00

Luego de trasladar este asiento al libro mayor general, la cuenta del pasivo alquileres cobrados
por adelantado refleja el siguiente saldo:
Alquileres cobrados por adelantado.
Fecha
30/10/2011.

Concepto
Tres meses de alquiler precobrados

Debe

Haber
6000,00

Saldo
6000,00

Al 31 de diciembre, la fecha en que la empresa cierra su ciclo econmico, el balance de

comprobacin no muestra el monto del ingreso devengado por concepto de alquileres. Tampoco
el saldo de la cuenta Alquileres cobrados por adelantado es el verdadero, puesto que el tiempo

ha transcurrido. Recordemos que la empresa cobro Bs. 6000,00 por tres meses de alquiler en el
momento de la firma del contrato; desde ese momento hasta el cierre del ciclo econmico, han
trascurrido dos meses exactos; con ese pasar del tiempo, el pasivo Alquileres cobrados por
adelantado ha disminuido en 4000,00 Bs. Para convertirse en un ingreso por esa misma cantidad
que no ha sido registrada en los libros de la empresa.
El asiento de ajuste que corresponde en este caso es un cargo a la cuenta de pasivo y un crdito a
la cuenta de ingresos, tal como lo indica el siguiente ejemplo.

31/12/2011.

Alquileres cobrados por adelantado

Ingresos por alquiler
Ajuste para registrar los ingresos por
Alquileres y rebajar el pasivo.

4000,00
4000,00

Al efectuar los respectivos pases al libro mayor general, estas cuentas reflejan los siguientes
saldos:
Alquileres cobrados por adelantado
Fecha
30/10/2011.
31/12/2011

Concepto
Tres meses de alquiler precobrados
Ajuste para rebajar el pasivo

Debe

Haber
6000,00

Saldo
6000,00
2000,00

Haber
4000,00

Saldo
4000,00

4000,00

Ingresos por alquiler

Fecha
31/12/2011

Concepto
Ajuste de ingresos devengados

Debe

El asiento de ajuste permite que estas cuentas reflejen el monto exacto de sus saldos.
Segundo Caso: Registrado inicialmente como ingreso.
30/10/2011.

Efectivo
Ingresos por alquiler
P/R tres meses de alquiler cobrados
Por adelantado.

6000,00
4000,00

Al efectuar los traslados al libro mayor general, la cuenta Ingresos por alquiler mostrara la
siguiente informacin:

Ingresos por alquiler

Fecha
30/10/2011

Concepto
Alquileres cobrados

Debe

Haber
6000,00

Saldo
6000,00

Para el 31 de diciembre, fecha en que la empresa cierra su ciclo econmico, el balance de

comprobacin mostrara la cuenta Ingresos por alquiler con un saldo de Bs. 6000,00. En la
prctica administrativa de la empresa ese monto no es totalmente cierto, pues solamente han
trascurrido dos meses a partir de la firma del contrato y ya se sabe que el alquiler mensual es de
2000,00 Bs.. Por lo tanto, el ingreso real por concepto de alquileres, al cierre del ciclo contable, es
de 4000,00 Bs. El saldo restante 2000,00 Bs, representan un pasivo para la empresa y debe ser
sincerado de conformidad con los principios contables generalmente aceptados.
El asiento de ajuste que corresponde es el siguiente.

31/12/2011

Ingresos por alquiler

Alquileres cobrados por adelantad
Para ajustar los ingresos por alquiler
devengados

2000,00
2000,00

Al realizar los pases al mayor general, estas cuentas mostraran los siguientes saldos:

Ingresos por alquiler

Fecha
30/10/2011
31/12/2011

Concepto
Alquileres cobrados
Ajuste de alquileres devengados

Debe

Haber
6000,00

Saldo
6000,00
4000,00

Haber
2000,00

Saldo
2000,00

2000,00

Alquileres cobrados por adelantado

Fecha
30/12/2011

Concepto
Ajuste de alquileres precobrados

Debe

Al efectuar el asiento de ajuste y los respectivos pases al libro mayor, estas dos cuentas si reflejan
el monto exacto de sus saldos.

ACUMULACION DE GASTOS CAUSADOS Y NO PAGADOS.

Existen varios servicios por los cuales no se realiza ningn pago mientras los mismos no se reciban.
Los sueldos del personal y las comisiones de venta son buenos ejemplos de este caso. Segn el
principio de contabilidad generalmente aceptado, periodo contable, los gastos deben quedar
reflejados en el ejercicio econmico donde se causaron, por lo tanto, al cierre del ejercicio
econmico, es necesario precisar cules son los gastos que estn relacionados con la generacin
de beneficios de ese periodo y que no han sido reflejados como tales.
Entre esos gastos causados y no pagados, adems de los ya citados, estn los siguientes: intereses
acumulados, impuestos, alquileres, aportes patronales de ley segn los subsistemas de seguridad
Social (salud, paro forzoso, poltica habitacional, recreacin, pensiones), aportes al INCE, servicios
pblicos (electricidad, telfono, gas, agua), seguridad privada, condmino, etc.
El asiento de ajuste que corresponde en estos casos es hacer un cargo a la cuenta del gasto
respectivo, con crdito a una cuenta del pasivo correspondiente, como se ilustra en el siguiente
ejemplo:

Servicios Pblicos
Servicios pblicos por pagar

xxxxxx
xxxxx

ACUMULACION DE INGRESOS CAUSADOS Y NO COBRADOS

Los ingresos son realmente devengados cuando se presentan los servicios. Por ejemplo, el alquiler
se gana cuando el inquilino usa o tiene la oportunidad de usar la propiedad arrendada; los inters
se ganan cuando trascurre el tiempo. Pero, por lo general, no conviene registrar estas cantidades a
medida que se acumulan, da tras da. Al final de un periodo contable, es probable que existan
algunas situaciones en lasque se haya devengado el ingreso, pero sin hacerles el asiento
correspondiente, porque no se ha recibido el efectivo o porque no ha llegado la fecha de enviar la
factura al cliente. Lo cierto es que ha surgido un derecho que, aunque no sea inmediatamente
exigible y pagable, bebe aparecer en el balance general como un activo y debe ser reflejado como
un ingreso devengado durante el periodo. Con el objeto de que los estados financieros presenten
correctamente el estado de las cuentas afectadas.
El asiento de ajuste procedente consiste en cargar a una cuenta de activo con crdito a una cuenta
de ingreso. Por ejemplo, Inmobiliaria Rial. C.A tiene un local comercial arrendado en Bs. 4500,00
mensuales, el cierre de su ciclo econmico es el 31 de diciembre de cada ao; pero al cierre de su
ciclo econmico del ao 2011. Aun no haba cobrado la renta correspondiente a los dos ltimos
meses. El asiento de ajuste que aqu corresponde hacer es el siguiente.

31/12/2011.

Alquileres por cobrar

Ingresos por alquiler
Ajuste para registrar ingresos
Devengados y no cobrados en local

9000,00
9000,00

DEPECIACION DE ACTIVO FIJO TANGIBLE.

Las empresas requieren de ciertos bienes tangibles con los cuales es posible la fabricacin de
productos, la comercializacin y distribucin o la prestacin de servicios, segunda actividad
econmica que realicen. Son bienes adquiridos nicamente con la intencin de usarlos, durante
varios aos, en operaciones que les son propias de acuerdo con la actividad que realiza. A este
conjunto de bienes, en contabilidad, se les denomina activos fijos. Los terrenos, edificios
vehculos, maquinarias, instalaciones, mobiliario, son algunos de esta clase de activos.
Cada activo fijo, con excepcin del terreno, va disminuyendo su valor con el paso del tiempo, el
desgaste por el uso y la obsolescencia. Esa prdida de valor del activo es conocida como
depreciacin, la cual distribuye a lo largo de su vida til estimada.
Al finalizar cada ciclo econmico se calcula el monto de la depreciacin correspondiente a ese
lapso y se procede al registro, en el libro diario, mediante un asiento de ajuste con el cual se carga
a la cuenta Depreciacin del activo fijo y se abona a depreciacin acumulada de ese activo fijo.
EL CONCEPTO DE DEPRECIACION
Los activos depreciables son objetos fsicos que conservan su tamao y su figura pero que
eventualmente se desgastan o se tornan obsoletos. No se consumen fsicamente, como sucede
con activos tales como suministros, pero de igual forma, su utilidad econmica disminuye con el
tiempo. Entre los ejemplos de activos depreciables estn los edificios y todo tipo de equipo,
instalaciones, muebles, terrenos, sin embargo, no es considerado un activo depreciable, ya que
tiene vida til ilimitada.
Cada periodo, una porcin de la utilidad de un activo depreciable expira. Por consiguiente, una
porcin correspondiente de su costo se reconoce como un gasto de depreciacin.
QUE ES DEPRECIACION? En contabilidad, el termino depreciacin significa la asignacin
sistemtica del costo de un activo depreciable durante la vida til del activo.

Costo de un activo _________

Depreciable

Edificio ________A medida que expira_________ Depreciacin

la vida til del activo

LA DEPRECIACION ES SOLAMNETE UNA ESTIMACION

El monto apropiado del gasto de depreciacin es solamente una estimacin. Despus de todo, no
se puede mirar un edificio o una pieza de equipo y determinar en forma precisa cuanta de su
utilidad econmica ha expirado durante el periodo actual.

El medio ms ampliamente utilizado para estimar el gasto de depreciacin peridico es el mtodo

de depreciacin en lnea recta. Bajo el enfoque de lnea recta. Una porcin del costo el activo es
asignada al gasto de depreciacin en cada periodo de la vida til estimada del activo. La frmula
para calcular el gasto de depreciacin mediante el mtodo en lnea recta es.
Costo del activo Valor de desecho
Gasto de depreciacin (por periodo)= __________________________________
Vida til estimada
El uso de una vida til estimada es la razn principal de que el gasto de depreciacin sea
solamente una estimacin. En la mayora de los casos, la gerencia no conoce con anticipacin
exactamente cunto tiempo permanecer en uso el activo.
EL COSTO DEL ACTIVO: Se refiere al monto pagado por el activo segn factura, ms otros valores
cancelados si los hubiere, por razn de fletes, seguros, arancel de aduanas, gasto de prueba y
otros gastos incurridos para poner en pleno y correcto funcionamiento ese activo.
LA VIDA UTIL: Se refiere al tiempo probable que el activo estar dando rendimiento satisfactorios
en la empresa. Se entiende por valor de desecho el valor probable que el activo tendr en el
momento de finalizar su vida til estimada. Tambin se le conoce como valor de cambio, valor de
salvamento o valor residual.

El costo total del activo menos el valor de desecho da como resultado el monto a depreciar, es
decir, el gasto estimado que tendr el activo durante su vida til. El siguiente ejemplo ilustra el
procedimiento a seguir para el clculo y registro de la empresa de los activos fijos. La empresa
BETA Adquiere el 30 de septiembre del ao 2011, un vehculo por Bs. 85000,00; se estima que
estar dando rendimiento durante siete aos, al cabo de los cuales tendr un valor de Bs. 1000,00
Datos para el clculo
1.-Depreciacion=?
2.-Costo del activo= Bs. 85000,00
3.-Valor de desecho= Bs. 10000,00
Vida til= 7 aos.
Depreciacin = 85000.00 -10000,00 = 750000,00 = 10714.29
7

El clculo determino que la depreciacin anual es de Bs. 10714.29. Si la empresa cierra su ciclo
econmico el 31 de diciembre, debemos tener encuentra que tiempo tiene el activo en la
empresa; en este ejemplo, observamos que el vehculo fue adquirido el 30 de septiembre y que
hasta el cierre del ejercicio econmico han transcurrido tres meses. En este caso es necesario
determinar la depreciacin anual entre los doce meses del ao para obtener la depreciacin
mensual, y multiplicar esta por el nmero de meses que el activo tiene en la empresa.

Depreciacin del activo durante el lapso 30/09/2011 al 31/12/2011 = 10714.29

12

x 3=2678,57

La depreciacin del vehculo durante los tres meses fue de Bs. 2678,57; esta cantidad es la que se
tiene en cuenta en el asiento de ajuste correspondiente al 31 de septiembre del 2011, tal como se
muestra a continuacin:

31/12/2011.

Depreciacin vehculo
Depreciacin acumulada vehculo
Ajuste para reconocer el gasto por
Depreciacin del activo.

2678,57
2678,57