Cmo crear un cronograma de actividades en Excel?

Vamos a aprender cmo

se crea un cronograma de actividades
dinmico a travs de Excel.
Al finalizar habremos diseado
una plantilla similar
a la siguiente:

Manos a la obra!
Lo primero que haremos ser abrir nuestro programa, Microsoft Excel, y en la hoja activa creamos,
como mnimo, 5 columnas (como se muestra en la figura anterior) con los siguientes ttulos:
1. El nmero de la actividad
2. El concepto o nombre de la actividad
3. Los nombres de las personas responsables
4. La fecha de inicio de cada actividad
5. La fecha de finalizacin de cada actividad
Recuerden que se pueden crear ms columnas en caso de ser necesario.

Luego, llenamos las celdas con los datos correspondientes al nombre de la actividad, el responsable
y las fechas de inicio y finalizacin:

A la derecha de los ttulos de las columnas anteriormente creadas, seleccionamos las celdas que
corresponden a los das que abarcar nuestro calendario, las cuales, por ahora, estarn en blanco:

Una vez seleccionadas dichas celdas, procedemos a darles formato, as: hacemos clic derecho sobre
el rea seleccionada, elegimos la opcin Formato de celdas en el men que se despliega:

En la ficha Nmero, elegimos la categora Fecha. En Configuracin regional, elegimos

Espaol (alfab. internacional) o Espaol (Espaa,Internacional) y, finalmente, en la lista
de opciones de Tipo elegimos el formato 14-mar-01, tal como se muestra en la figura:

Luego, debe dar clic en Aceptar.

Ahora, nos ubicamos en la celda que contendr el primer da de actividades (en nuestro ejemplo
ser F5) y digitamos la fecha respectiva, siguiendo el formato que se muestra en la figura:

Respetando ese mismo formato, ingresamos las fechas con los das calendario. Al final, las celdas
se vern de la siguiente manera:

Como podemos apreciar, el cronograma muestra el da, el mes y el ao, pero es ms prctico si,
nicamente, observamos la parte de la fecha que corresponde al da y ocultamos el resto. Para
cambiarlo, primero seleccionamos todas las celdas que contienen las fechas, luego damos clic
derecho y, en el men desplegable que aparece, elegimos Formato de celdas:

En el cuadro de dilogo que aparece, elegimos la pestaa Nmero y la categora Personalizada tal como se muestra en la figura:
Por ltimo, en la opcin Tipo
digitamos las letras dd que
corresponden al da en el formato
de fecha que elegimos anteriormente y damos clic en Aceptar.
Las celdas nos quedarn con la
siguiente apariencia:

Ahora, vamos a reducir el tamao de esas celdas. Para hacerlo, nos ubicamos sobre los encabezados de las columnas que contienen los das del mes, es decir, en las letras (desde la F a la W en
nuestro ejemplo) y luego damos clic derecho. En el men que se despliega, elegimos la opcin
Ancho de columna, como se observa en la figura:

Luego, en el cuadro de
dilogo que aparece
digitamos un ancho de
columna de 5 puntos y
damos clic en Aceptar.

Las celdas obtienen una apariencia similar a la siguiente:

Para mejorar la apariencia de nuestro cronograma, podemos asignarle un color diferente a las
celdas que corresponden a los das domingo, as:
Con clic sostenido, elegimos las celdas correspondientes a los das del mes.

A continuacin, vamos a la cinta de opciones de Excel y, en la pestaa Inicio, elegimos la opcin Formato condicional:

En el men que se despliega, elegimos la opcin Nueva regla.

Luego, en el cuadro de dilogo que aparece, elegimos el tipo de regla: Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato.
En Editar una descripcin de regla, digitamos la frmula: =DIASEM(F5;2)=7
Finalmente, en Vista
previa, damos clic en
el botn Formato y
seleccionamos la pestaa Relleno del cuadro
de dilogo que se despliega. All, elegimos el
color para las celdas que
cumplan la condicin de
la frmula que acabamos
de crear. Luego, damos
clic en Aceptar Cmo
se observa en la figura
siguiente:

Una vez terminado el paso anterior, obtendremos el siguiente resultado:

Podemos observar que se han marcado en rojo todos los das domingo que hay dentro del rango
de fechas seleccionado.
Cmo se interpreta la funcin DIASEM?
En este caso, la funcin DIASEM nos permite averiguar cules das son domingo y tiene dos argumentos (los que se encuentran dentro del parntesis):
El primero simboliza la fecha del da que se intenta buscar (todas las celdas que contienen
las fechas empezando con F5 para nuestro ejemplo).
El segundo argumento representa el da de la semana con que Excel empezar la bsque
da. En este caso, el nmero 2 quiere decir que el lunes ser el primer da de la semana y
el domingo el ltimo.
El nmero 7 le dice a Excel que busque esa fecha cada 7 das, lo cual significa que rellenar de
color rojo las celdas que cumplan con la condicin.

Finalmente, vamos a programar las actividades en nuestro cronograma. Para esto, seguiremos
los pasos que se describen a continuacin:
Lo primero que haremos ser seleccionar el rango de celdas correspondientes a la primera actividad, la cual inicia el 1 de marzo y finaliza el 11 de marzo, as:

Luego, vamos a la cinta de opciones y, en la pestaa Inicio, elegimos Formato condicional.

En el men desplegable que aparece, damos clic en Nueva regla y, en la ventana emergente,
vamos al tipo de regla Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato
(tal como aprendimos anteriormente). Luego, en la opcin Editar una descripcin de regla,
introducimos la frmula =Y($F$5>=$D$6;$F$5<=$E$6)

Recordemos dar
clic en el botn
Formato para
elegir el color
de las celdas
que cumplan la
condicin de la
frmula que acabamos de crear.

Obtendremos la siguiente apariencia en nuestro cronograma para la primera actividad:

Cmo funciona la frmula que hemos digitado?

La letra Y comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y devuelve VERDADERO
cuando lo son.
En el primer argumento, $F$5>=$D$6 , le decimos a Excel que valide si el rango de fechas
a partir de la celda F5 es mayor o igual a la fecha que contiene la celda D6 (cuando inicia la
actividad).
En el segundo argumento, $F$5<=$E$6 , le decimos a Excel que valide si el rango de fechas
a partir de la celda F5 es menor o igual a la fecha que contiene la celda E6 (cuando finaliza
la actividad). Si todo lo anterior es VERDADERO, las celdas desde F6 HASTA P6 se rellenarn
con color azul .

Ahora, realizaremos el mismo proceso para la actividad No. 2. Para esto, seleccionamos los das
correspondientes a la realizacin de la segunda actividad, la cual inicia el 11 de marzo y finaliza el
22 de marzo, as:

Luego, realizamos los mismos pasos de la actividad anterior. Vamos a la cinta de opciones y, en la
pestaa Inicio, elegimos Formato condicional. En el men desplegable, seleccionamos Nueva regla y, en la ventana emergente, damos clic en la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. Luego, en la opcin Editar una descripcin de regla
introducimos la siguiente frmula: =Y($P$5>=$D$7;$P$5<=$E$7)
Obtendremos el siguiente resultado:

Recuerda que debemos realizar los mismos pasos con cada actividad programada dentro de nuestro cronograma.
Por ltimo, para editar o eliminar una actividad procedemos de la siguiente manera:
1. Seleccionamos las celdas que deseamos editar o cuyo formato queremos eliminar.
2. Luego, damos clic en la pestaa Inicio de la cinta de opciones y luego elegimos Formato
condicional.
3. En el men desplegable, damos clic en Administrar reglas.

4. En el cuadro de dilogo que se despliega, podremos editar o eliminar los formatos condicionales
que hemos creado.

Otra forma de editar o eliminar una regla es la siguiente:

Nos ubicamos en cualquier celda de la hoja y damos clic en Inicio Formato condicional
Administrar reglas. En la ventana que se despliega en Mostrar reglas de formato para, elegimos Esta hoja (tal como se muestra en la figura); de esta forma, Excel nos permite ver todas
las reglas que se han creado en la hoja activa y podemos elegir aquella que necesitemos editar o
eliminar. Una vez realizados los cambios, damos clic en el botn Aceptar.

Para tener en cuenta:

Cuando necesitemos cambiar el rango de fechas para una actividad dentro de nuestro calendario,
debemos seleccionar el nuevo rango de celdas y luego seguir los pasos para editar la regla como
vimos anteriormente.

Este es otro de los muchos usos que

Microsoft Excel tiene disponible para ofrecernos,
para apoyar nuestras actividades diarias y
facilitar su desarrollo.