Abril 2016.

No 1

Repa
La publicacin para repasar tu conocimientos del SIG

POLTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Q: 5.3 HSE:4.2

Auditoria Interna
2016-I
ISO 9001:2008
ISO 14001:2004
OHSAS 18001:2007

El SIG garantiza al cliente

un servicio de conformidad
con sus requerimientos de
Calidad, Seguridad Industrial, Salud en el trabajo y
Ambiente, e igualmente fortalece la relacin de la organizacin con los grupos
de Inters en la gestin de
CEPSA Colombia.

Sostenibilidad
Seguridad
Solidaridad
Mejora Continua
Liderazgo

MISIN
Aportar la energa que
precisa cada realidad

VISIN
Llegar a ser una compaa energtica global de
preferencia

Cmo aplico las

polticas en mi trabajo?

COMPROMISO DE LA GERENCIA
Q:5.1 HSE:4.4.1

REPRESENTANTE DE
LA ALTA DIRECCIN:
Eduardo Montealegre Gerente RI

La gerencia de CEPSA se
compromete a participar y a
motivar a todas las personas que hacen parte de ella,
para que sean PROTAGONISTAS en el desarrollo, mantenimiento y mejora del SIG,
con una gestin orientada a:

Satisfaccin
del cliente

Prevenir lesiones y
enfermedades

Mejora
Continua

Cumplir la LEY

Prevenir la
contaminacin

Page 2

RepaSIG

GESTIN POR PROCESOS

Q:4.1 HSE:4.1

La organizacin ha identificado los procesos necesarios para el SIG de acuerdo a

sus actividades, los cuales se encuentran plasmados en el Mapa de Procesos.
Se dividen en: Procesos de estrategia, Operativos y de Apoyo.

Qu es una parte Interesada?

Todos los
procesos se
gestionan con
el ciclo

PHVA

A qu proceso
pertenezco?
Cmo se gestiona mi proceso?

GRUPOS DE
INTERES
Casa Matriz
Socios
Clientes
Entes reguladores
Comunidades
Proveedores
Empleados

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES, AUTORIDAD Y RENDICION DE CUENTAS

Q:5.5.1, 6.1 HSE:4.4.1

Todos los colaboradores durante su

Induccin reciben la DPT Descripcin
de Puesto de Trabajo, en la cual se registran sus funciones, responsabilidades y su autoridad frente al SIG y el
desempeo de su proceso.
La rendicin de cuentas se realiza con la retroalimentacin que hacen las Gerencias a sus equipos de trabajo

Abril 2016. No 1

Page 3

DETERMINACIN DE REQUISITOS DEL SIG

Q:7.1, 7.2 HSE:4.3.1

Para identificar los requisitos del SIG, para cada una de las normas se usan
mecanismos diferentes:

EN CALIDAD: Los requisitos del cliente se determinan en reuniones,

trminos de referencia,
contratos, acuerdos,
normas tcnicas internacionales, leyes y decretos.
Ej: API y BSW del Crudo.

Cules son los requisitos

de mi cliente? Qu especificaciones debe cumplir el
producto y el servicio?

A que peligros me
expongo? Alguno es
crtico? Controles?

EN AMBIENTE: Se identifican los aspectos e

Impactos Ambientales
de la Operacin. En
CEPSA, lo realizamos
con: Licencia Ambiental,
Estudios ambientales,
Estudio De Impacto Ambiental, PMA, tarjetas
LOC, Inspecciones, Inv.
Incidentes.

Con que partes del

ambiente interacta
mi proceso?cmo
lo afecto?

EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Se realiza

mediante la Identificacin de peligros, valoracin
del riesgo y determinacin de controles.
Las herramientas en CEPSA son: Matriz IPVR, tarjetas LOC, Inspecciones, Investigaciones, Permisos,
AST, Anlisis de Falla.

OBJETIVOS, METAS, PLANES Y PROGRAMAS

Q:5.4 HSE:4.3.3

Los objetivos y metas del SIG se establecen con base en sus Polticas, los requisitos del Sistema Integrado y los
objetivos QHSE. Su cumplimiento se verifica a travs del seguimiento durante las revisiones gerenciales.

CALIDAD:
Planes estratgicos, Planes de calidad, Planes de trabajo por proyecto por etapas, programas de Mantenimiento, programas de formacin, programacin De transporte y
movilizacin, programa de produccin, control de activos, de comunicaciones, etc.

Page 4

RepaSIG

COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

Q:6.2 HSE:4.4.2

El SIG reconoce como elemento clave

la capacitacin. Con el fin de cumplir
con este principio se cuenta con el
PRE-024 Procedimiento de Formacin, capacitacin y desarrollo del
personal.

Cul fue la ltima actividad de

capacitacin, formacin o entrenamiento a la que asisti?

La competencia del personal se basa

en la educacin, formacin, experiencia y habilidades para cada cargo,
establecidas en la DPTDescripcin
del Puesto de Trabajo.

COMUNICACIN
El 10% de los
conflictos se debe a una
diferencia de opinin.
El 90% restante a
un tono de voz
equivocado.

Q:5.5.3 - 7.2.3 HSE:4.4.3

La comunicacin interna de los procesos y actividades de la empresa y su

eficacia, se lleva a cabo de numerosas maneras entre los diferentes niveles y
cargos.
A su vez se cuenta con distintas herramientas de comunicacin externa para informar
en forma proactiva o para
responder inquietudes de los
grupos de inters.

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Q:4.2.3- 4.2.4 HSE: 4.4.5 - 4.5.4

En CEPSA existen tres niveles de documentacin:

1. El Manual del Sistema Integrado MA-001 que sirve como gua para comprender el funcionamiento del sistema y cmo se cumplen los requisitos de las Normas.
2. Documentos: Enmarcan la planificacin y describen las actividades de los procesos ( procedimientos, programas, listados, instructivos, mapas, cuadros, documentos externos.
3. Registros: Formatos que al ser diligenciados, proporcionan evidencia de las actividades,
y son fuente de informacin para el control y seguimiento. (actas, formatos de laboratorio, informes, memorandos, estadsticas, matrices de seguimiento)

PRE-003 Control de Documentos

PRE-004 Control de Registros.

Abril 2016. No 1

CONTROL OPERACIONAL

Page 5

Q:7.27.5 HSE: 4.4.6

Para lograr una excelente prestacin del servicio de exploracin y produccin

de hidrocarburos, CEPSA ha determinado los controles necesarios para el
logro de las metas en los proyectos que sean ejecutados:
RESPONSABLE

CONTROLES

Gerencia - Campo

Disponer de recursos
Evaluar el cumplimiento legal
Realizar seguimiento al cumplimiento los objetivos y metas del activo
Liderar el compromiso HSE.

Responsabilidad
Integral

Definir y garantizar el aseguramiento integral las Operaciones (HSE SEL)

Definir, acompaar y hacer seguimiento a los acuerdos con los grupos de inters (RSE)
Mantener disponible instrucciones de trabajo para el aseguramiento
de las actividades y tareas crticas

Exploracin
Produccin de Crudo
PDP e Ingeniera
Op. de Superficie
Op. de Subsuelo
Administradores de
contrato

Definir y garantizar condiciones de operacin (variables crticas)

Mantener disponible especificaciones del producto/ servicio e instrucciones de trabajo
Realizar seguimiento y medicin con equipos adecuados (calibrados
si aplica)
Registrar el desempeo de la Operacin
Inspeccionar equipos y maquinaria
Interventoras y auditoras de seguimiento a Contratistas

Gestin Humana

Suministrar personal Calificado para el desarrollo de los procesos

Mantenimiento

Inspeccin a equipos y maquinaria para asegurar el uso apropiado

Mantener el equipo disponible para la operacin

PREPARACIN Y RESPUESTA A EMERGENCIAS

La necesidad de desarrollar planes estratgicos
de accin que posibiliten atender y responder
eficazmente ante una eventual situacin de
emergencia, llevo a CEPSA contar lineamientos
descritos en documentos como:
Anlisis de vulnerabilidad, procedimiento de investigacin
de accidentes e incidentes, Plan de emergencias, Plan de
contingencias, procedimientos operativos normalizados
PONS.

HSE: 4.4.7

Condiciones controladas

De la
implementacin
de un sistema a
la generacin
de una cultura

Page 6

RepaSIG

PROVEEDORES

Ms que proveedores
Aliados estratgicos!

El proceso de abastecimiento, gerencia la adquisicin

de materiales, la contratacin de bienes y servicios y
el control de los inventarios
de la Compaa, buscando
la optimizacin de estos recursos y garantizando la
continuidad operacional.

Q:7.4 HSE:4.4.6 b)

Informacin para las compras y contratos

Seleccin de proveedor
y/o aliado

Ejecucin de la orden de
compra o servicio

Evaluacin de proveedor
y/o aliado

Inspeccin de los productos comprados

Administracin y control
de los aliados

Aceptacin de los productos comprados

Aceptacin de los servicios prestados

Reevaluacin de proveedor y/o aliado

MEDICIN Y SEGUIMIENTO

Q:8.2 HSE:4.5.1

CONTROL DE
DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO Y MEDICIN

CEPSA ha planificado e implementado procesos de seguimiento, medicin ,

anlisis y mejora para demostrar conformidad del producto , asegurar la
conformidad y mejora del SIG y medir el desempeo organizacional en HSE.

En
la
utilizacin
de equipos de medicin
resulta muy importante
que stos proporcionen informacin veraz,
algo que se logra mediante
su efectivo control a travs
de:

DESEMPEO DE LOS PROCESOS

El enfoque basado en procesos para aumentar la
satisfaccin de los grupos de inters, requiere
llevar a cabo un seguimiento y medicin del
desempeo y de los resultados de los procesos,
los que constituyen la base para saber qu se
est obteniendo, en qu porcentaje se consiguen
los resultados deseados y por dnde se han de
orientar o enfocar las mejoras.

DEL PRODUCTO
La organizacin hace el seguimiento y medicin de las caractersticas de sus productos
para verificar que se cumplen los requisitos
del mismo. En el caso del crudo este proceso
se denomina fiscalizacin.
La liberacin del producto y la prestacin del
servicio se realiza cuando se han completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas.

Volume 1, Issue 1

Page 7

INVESTIGACIN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES

HSE: 4.5.3.1

CEPSA asume la importancia de la investigacin,

anlisis, informacin y registro de casi accidentes, incidentes y accidentes, siendo este un elemento imprescindible para la prevencin del riesgo tanto de seguridad, de salud, social, como ambiental.
Es poltica de CEPSA investigar todos los sucesos
con el fin de determinar las causas bsicas e inmediatas y determinar las medidas correctivas
aplicables para evitar que se repitan.

Gestin
HSEQ
significa hacer
lo correcto
cuando nadie
est mirando

PRODUCTO NO CONFORME Q:8.3 y NO CONFORMIDAD HSE:4.5.3

Producto No conforme
Producto que no cumple
con un requisito especificado o que no cumple con el
valor esperado que se reporta en los datos.

Incumplimiento
a la resolucin
1409 de 2012
Programa de
proteccin contra cadas

No conformidad
No Conformidad es un
incumplimiento de un
requisito del sistema
QHSE, sea este
especificado o no

Page 8

RepaSIG

ACCIN CORRECTIVA, PREVENTIVA Y CORRECCIN

Q: 8.5.2 - 8.5.3 HSE: 4.5.3.2

Las acciones correctivas y preventivas son

unas herramientas
bsicas para
la mejora continua de
las organizaciones.
El objetivo de estas
acciones es eliminar
causas reales y
potenciales de
problemas o no
conformidades,
evitando as que
estas incidencias
puedan volver a
repetirse.

REVISIN POR LA DIRECCIN

Q:5.6 HSE:4.6

La gerencia revisa al
menos una vez al ao el desempeo del Sistema Integrado
de Gestin con el fin de verificar su
conveniencia,
adecuacin y eficacia. Como
resultado se obtienen mejoras de la eficacia del SIG y
de sus procesos, mejoras en
el servicio y en la planificacin de los recursos.

Con el SIG:
un futuro exitoso
para TODOS

1) En el da a da de su trabajo Cmo pone en prctica las polticas ?

2) Conoce los objetivos y metas de HSE? Cmo contribuye a cumplirlos?
3) Conoce los objetivos y metas su proceso? Cmo contribuye a cumplirlos?
4) Descrbame las actividades de su proceso de forma detallada. Cmo planifica estas
actividades? cuenta con mecanismos de control en la ejecucin? Qu herramientas
utiliza para hacer seguimiento y medicin?

CEPSA S.A.

5) Qu funciones y responsabilidades tiene desde su cargo frente al Sistema Integrado de

gestin, tanto en calidad, como en HSE? Mencione ejemplos.

Preguntas
tpicas de una
entrevista de
auditora

6)

Cmo identifica las necesidades de sus clientes internos, externos y de los grupos de
inters? En que documento esta descrita esta informacin?

7) Cmo mantiene condiciones controladas en la realizacin de su proceso?

(Procedimientos, estndares, implementacin de controles)
8) Cmo se comunican y gestionan las relaciones con los proveedores, socios y colaboradores?
9) Cules son las medidas clave de rendimiento y las medidas utilizadas para controlar y
mejorar su proceso?
10) Conoce quin es el Representante de la Direccin para el Sistema Integrado de Gestin?
11) Como se comunican las quejas, reclamos o como se retroalimenta al cliente?
12) Como se identifica el producto no conforme y que tratamiento se aplica?
13) Realiza acciones correctivas y preventivas para eliminar las causas de las no conformidades?
14) Como realiza el manejo de residuos generados por su actividad?

Sin datos solo eres

alguien ms con una
opinin.
W. Deming.

15) Conoce las medidas y acciones a tomar en caso de que se presente un incidente, accidente o una contingencia ambiental en la realizacin de su trabajo?
16) Que actividades ejecuta para la reduccin de los peligros a los que esta expuesto en
expuesto en su trabajo?
17) Conoce los programas de gestin ambiental que se tienen en la Compaa?
18) Se han realizado Simulacros para atender cualquier evento que se pueda presentar en
la operacin en temas de HSE?

VAMOS A CREAR CULTURA RI..!

Mejorarelniveldesa sfaccindelosgruposdeinters
ConsolidarlarentabilidaddelaEmpresa
MejorareldesempeoHSEyevaluareldesempeodeContra stas
CapacitaralPersonal
Aprovecharlosrecursos
Mejorarlascondicioneslaboralesparaprevenirincidentesyaccidentesymi gar

lesionesasociadasconeltrabajo
Garan zarelcumplimientodelaLegislacinaplicable