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MANUAL DE SUPERVISIN E INTERVENTORA DE

FONADE
GERENCIA DE PROYECTOS

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VERSIN

FECHA

01

2005-09-23

02

2005-12-20

03

2007-07-05

04

2008-05-09

05

2010-04-29

06

2011-03-09

07

2013-04-26

CONTROL DE MODIFICACIONES
CAMBIO REALIZADO
Elaboracin.

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SOLICITADO POR
No aplica

Modificacin del objeto, alcance y origen de la


Interventora y eliminacin de las referencias al
formato de quejas y reclamos.
Modificacin de los numerales 3.3, 5, 6.1.1, 6.1.2,
6.1.3, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.3.1, 6.3.2 y 6.3.3 de la
versin anterior. Inclusin de nuevos formatos:
FGPPE52, FGPPE53 y FGPPE54. Eliminacin de
los formatos FGPPE21, FGPPE24 FGPPE23 y
FGPPE35 de la versin anterior. Modificacin de
nombre del formato FGPPE14 de la versin
anterior. Modificacin de los formatos FGPPE08,
FGPPE09, FGPPE22, FGPPE27, FGPPE30,
FGPPE42, FGPPE45, FGPPE47.
Modificacin de los numerales 1, 3.1, 4, 5, 6.1.1,
6.1.2, 6.1.3, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.3.1, 6.3.3 y 7 de la
versin anterior. Inclusin de nuevos formatos:
FGPPE55, FGPPE56, FGPPE57, FGPPE58 y
FGPPE59. Eliminacin de los formatos FGPPE08
y FGPPE10 de la versin anterior. Modificacin de
los formatos FGPPE07, FGPPE09, FGPPE11,
FGPPE12, FGPPE13, FGPPE14, FGPPE15,
FGPPE16, FGPPE17, FGPPE18, FGPPE19,
FGPPE20, FGPPE22, FGPPE25, FGPPE26,
FGPPE27, FGPPE28, FGPPE29, FGPPE30,
FGPPE31, FGPPE32, FGPPE33, FGPPE36,
FGPPE37, FGPPE38, FGPPE39, FGPPE42,
FGPPE45, FGPPE54.
Cambio de cdigo de MGSOR03 a MMI002.
Eliminacin de los formatos: FGPPE32, FGPPE33,
FGPPE36, FGPPE43, FGPPE44, FGPPE45,
FGPPE52 Y FGPPE55. Fusin de los formatos
FGPPE14 y FGPPE20. Inclusin del formato
FMI041.
Modificacin de: Objeto, alcance, terminologa,
referencias, registros y los numerales 3, 3.1, 3.3,
3.5, 3.6, 4, 6, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.2.1, 6.2.2, 6.3,
6.3.1 y 6.3.3 de la versin anterior.
Inclusin del numeral 6.1.1 de la presente versin.
Modificacin en referencias y numerales 5.3,
6.1.2.2, 6.1.3.2, 6.3.1.1 y 6.3.1.2.
Modificacin a condiciones generales, a
numerales 6.1.2.1 (5 y 6), 6.1.2.2 (1, 2, 9 y 12),
6.1.2.3 (3 y 4). 6.2 (6.2.2.2, 6.2.2.3, 6.2.3.2,
6.2.3.3, 6.2.4 y 6.3.1.1)

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Asesor de Control
Interno

Coordinadores Grupo de
Ejecucin y Liquidacin

Grupo de Banca
Multilateral

Coordinador rea de
Ejecucin y Liquidacin

Coordinador rea
Ejecucin y Liquidacin
Gerente rea Ejecucin
y Liquidacin

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Modificacin del nombre del documento de Manual


de Interventora a Manual de Supervisin e
Interventora de FONADE, objeto, terminologa,
referencias, condiciones generales y registros.
Adecuacin de documento de acuerdo a la GDI302
Gua para la elaboracin y control de documentos,
e Inclusin del marco de Supervisin de la Entidad
al Manual de Interventora (Versin 7).

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Subgerente Tcnico

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NDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.

INTRODUCCIN ..............................................................................................................................7
OBJETIVO ........................................................................................................................................9
NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................9
DEFINICIONES ................................................................................................................................9
CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................14
CADENA DE VALOR DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA DE LAS FIRMAS
CONTRATISTAS ............................................................................................................................15
7. ACTORES: OBLIGACIONES GENERALES .................................................................................15
8. ROLES Y RESPONSABILIDADES AL INTERIOR DE CADA ACTIVIDAD DE LOS
COMPONENTES Y SUBCOMPONENTES DE LA CADENA DE VALOR ...................................17
A. COMPONENTE 1 - CONTRATACIN DE INTERVENTORA ......................................................17
Actividad 1. Suscribir el contrato de interventora ..........................................................................17
Actividad 2. Revisar y aprobar la garanta del contrato de interventora .......................................17
Actividad 3. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal de la interventora .........................18
Actividad 4. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal fijo de la interventora ...................18
Actividad 5. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventora ..............................................19
Actividad 6. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventora ..............................................19
B. COMPONENTE 2 - ACTIVIDADES PARA INICIO ........................................................................20
SUBCOMPONENTE 2.1: DELEGACIN DE SUPERVISIN ...........................................................20
Actividad 1. Delegar la supervisin del contrato o convenio ..........................................................20
SUBCOMPONENTE 2.2: REQUISITOS PARA EL INICIO DE LA INTERVENTORA POR
PROYECTO .......................................................................................................................................20
Actividad 1. Solicitar la interventora ..............................................................................................20
Actividad 2. Suscribir el Acta de servicio de Interventora por proyecto ........................................21
Actividad 3. Revisar y aprobar hojas de vida del personal variable presentado por la interventora
........................................................................................................................................................21
Actividad 4. Suscribir la Orden de Inicio de Interventora por proyecto .........................................21
C. COMPONENTE 3 - VALIDACIN Y PLANIFICACIN .................................................................22
SUBCOMPONENTE 3.1: ACTIVIDADES DE REVISIN Y PLANIFICACIN PREVIAS AL INICIO
DE ACTIVIDADES TCNICAS DE EJECUCIN ..............................................................................22
Actividad 1. Definir y socializar el protocolo de comunicaciones ...................................................22
Actividad 2. Revisar y aprobar hojas de vida del personal del contratista .....................................24
Actividad 3. Efectuar la reunin exclusiva FONADE - Interventora y entregar documentacin al
interventor .......................................................................................................................................25
Actividad 4. Suscribir el Acta de inicio del contrato ........................................................................26
Actividad 5. Suscribir el Acta de inicio del proyecto .......................................................................26
Este formato aplica en los casos en que se ejecuta un contrato para dos o ms proyectos cuyos
inicios y ejecucin pueden ser o no simultneos. ..........................................................................26
Actividad 6. Suscribir acta de inicio para contratos de diseo y obra ............................................27
Actividad 7. Entregar la documentacin del proyecto por parte del contratista al interventor para
revisin y aprobacin previo al inicio de la ejecucin del contrato - Fbrica de Interventora .......27
Actividad 8. Revisar y aprobar el cronograma presentado por el contratista ................................28
Actividad 9. Revisar y aprobar el Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan
de Gestin de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestin Social presentado por el contratista .30
Actividad 10. Revisar y aprobar el Plan de manejo de trfico presentado por el contratista .........31
Actividad 11. Revisar y aprobar el Plan de Aseguramiento de Calidad presentado por la
Interventora....................................................................................................................................32
D. COMPONENTE 4 - EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL..................................................33
SUBCOMPONENTE 4.1: ACTIVIDADES DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL .............33

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Actividad 1. Coordinar reunin de socializacin o auditora visible No. 1 del proyecto con la
comunidad ......................................................................................................................................33
Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad ..................................................................................34
Actividad 3. Efectuar los Comits de Seguimiento del proyecto ....................................................34
Actividad 4. Realizar seguimiento a la implementacin del Plan de calidad, Plan de Seguridad y
Salud en el Trabajo y Plan Ambiental por parte del contratista .....................................................35
Actividad 5. Hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma y al programa de inversiones ..36
Actividad 6. Realizar seguimiento a la implementacin del Plan de Aseguramiento de Calidad
presentado por la Interventora ......................................................................................................37
Actividad 7. Reprogramar el cronograma de ejecucin contractual y de flujo de inversin dentro del
plazo contractual ............................................................................................................................38
Actividad 8. Realizar seguimiento y control a los ensayos de campo, de laboratorio y dems
pruebas requeridas .........................................................................................................................39
Actividad 9. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de
pago del contratista ........................................................................................................................40
Actividad 10. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de
pago de la Interventora ..................................................................................................................41
Actividad 11. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del
recurso humano del contratista ......................................................................................................41
Actividad 12. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del
recurso humano de la Interventora ...............................................................................................42
Actividad 13. Realizar seguimiento a las garantas contractuales del contrato .............................42
Actividad 14. Realizar seguimiento a las garantas contractuales del contrato de interventora ...43
Actividad 15: Efectuar evaluacin del contratista ...........................................................................43
Actividad 16. Efectuar evaluacin del contratista de Interventora ................................................44
Actividad 17: Efectuar evaluacin mensual del nivel de desempeo del contratista de Interventora
contratado por la modalidad de Fbrica de Interventora ..............................................................44
SUBCOMPONENTE 4.2: INFORMES DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL ..................44
Actividad 1. Bitcora del proyecto ..................................................................................................45
Actividad 2. Realizar informe diario de ejecucin por parte de Interventora .................................45
Actividad 3. Elaborar informe semanal de Interventora ................................................................46
Actividad 4. Elaborar informe mensual de Interventora ................................................................47
Actividad 5: Verificar y aprobar informe de inversin y buen manejo del anticipo .........................51
Actividad 6: Realizar y revisar informe final de Interventora .........................................................52
SUBCOMPONENTE 4.3.: PAGOS A CONTRATISTAS ....................................................................54
Actividad 1: Realizar pago de anticipo, avance y final en contratos sin situacin de fondos ........54
Actividad 2: Anticipo .......................................................................................................................55
Actividad 3: Revisar actas de pago de avance ..............................................................................57
Actividad 4: Acta de pago mensual de Interventora ......................................................................57
SUBCOMPONENTE 4.4: NOVEDADES DEL CONTRATO Y TOMA DE DECISIONES ..................58
Actividad 1: Modificar cantidades de obra ......................................................................................58
Actividad 2: Actividades no previstas .............................................................................................58
Actividad 3: Solicitar suspensin del contrato de obra ...................................................................60
Actividad 4: Solicitar suspensin del contrato de Interventora ......................................................62
Actividad 5: Suscribir reinicio del contrato de obra ........................................................................63
Actividad 6: Realizar reinicio del contrato de interventora ............................................................63
Actividad 7: Adicin o prrroga u otra novedad del contrato de obra ............................................64
Actividad 8: Adicin prrroga u otra novedad del contrato de interventora ..................................64
Actividad 9: Incumplimiento contractual .........................................................................................65
SUBCOMPONENTE 4.5: HERRAMIENTAS A APLICAR POR FONADE AL MOMENTO DEL
INCUMPLIMIENTO DE LA INTERVENTORA ..................................................................................66
E. COMPONENTE 5 - CIERRE Y LIQUIDACIN ..............................................................................67
SUBCOMPONENTE 5.1 TERMINACIN Y RECIBO A SATISFACCIN ........................................67

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Actividad 1: Suscribir el Acta de cierre de fase del proyecto .........................................................67


Actividad 2: Suscribir el Acta de cierre de fase del proyecto en el contrato de Interventora ........67
Actividad 3: Suscribir el Acta de terminacin de contrato ..............................................................67
Actividad 4: Suscribir el Acta de terminacin del contrato de interventora ...................................68
Actividad 5: Suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual ...............................68
Actividad 6: Suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto de interventora .......................69
Actividad 7: Suscribir el Acta de entrega al cliente por parte de FONADE ....................................69
Actividad 8: Suscribir la constancia de supervisin tcnica de Interventora .................................69
SUBCOMPONENTE 5.2: LIQUIDACIN ..........................................................................................70
Actividad 1: Suscripcin del Proyecto de liquidacin del contrato .................................................70
Actividad 2: Suscribir el proyecto de liquidacin del contrato de interventora ..............................72
Actividad 3: Suscripcin del Proyecto de liquidacin del contrato de Interventora por la modalidad
de Fbrica de Interventora ............................................................................................................72
9. REGISTROS ...................................................................................................................................73

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1. INTRODUCCIN
FONADE est al servicio de los intereses generales y desarrolla su gestin con fundamento en los
principios constitucionales de igualdad, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia,
participacin, publicidad, responsabilidad y transparencia.
En desarrollo de estos principios constitucionales, la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin) y las
normas civiles y comerciales que rigen las relaciones contractuales de FONADE, le corresponde a la
Entidad:

Buscar el cumplimiento de los fines de la contratacin.


Vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado.
Proteger los derechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados
por la ejecucin del contrato.

El cumplimiento de lo anterior, supone el seguimiento de la totalidad de los contratos que celebra


la Entidad, para lo cual se han establecido las figuras de supervisin e interventora de contratos,
regulada por los artculos 82 a 85 de la Ley 1474 de 2011.
El artculo 83 de esta Ley menciona que Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la
ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades
pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado a travs de
un supervisor o un interventor, segn corresponda.
En este contexto, el interventor es una persona natural o jurdica contratada por la Entidad para controlar,
exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecucin y el cumplimiento de los bienes, obras y servicios
contratados, con base en los principios establecidos en las leyes, decretos y dems normas aplicables, as
como en los documentos que rigen la relacin entre la Entidad contratante y el contratista.
La interventora consistir en el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una
persona natural o jurdica contratada para tal fin por la Entidad, cuando el seguimiento del contrato suponga
conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen.
No obstante, lo anterior cuando la Entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato
principal, podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico, financiero, contable, jurdico del objeto o
contrato dentro de la interventora. Se deben considerar los aspectos ambientales y sociales dentro del
alcance tcnico.
El interventor debe ser imparcial; no puede asumir posiciones a favor o en contra de ninguna de las partes
firmantes del contrato. Su posicin debe ser objetiva frente al cumplimiento del contrato, para lo cual debe
ser mediador entre las partes y siempre a favor del objeto contractual.
La supervisin consistir en el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico que sobre
el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren
conocimientos especializados. Para la supervisin, la Entidad podr contratar personal de apoyo, a travs
de los contratos de prestacin de servicios que sean requeridos. Se deben considerar los aspectos
ambientales y sociales dentro del alcance tcnico.
El Estatuto Anticorrupcin, Ley 1474 de 2011, ha dispuesto que todo contrato sea objeto de supervisin o
interventora, pero ha sealado que por regla general, en un mismo contrato no deben concurrir las figuras
del supervisor y el interventor. Sin perjuicio de lo anterior, la Entidad puede dividir la vigilancia del contrato.
El contrato de interventora debe indicar las actividades administrativas, tcnicas, financieras, contables,
jurdicas a cargo del interventor.

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Las actividades tcnicas, administrativas, financieras, contables, jurdicas que le corresponden a la Entidad,
deben ser gestionadas por el supervisor. La asignacin de riesgos a cargo del interventor y de la Entidad
se indican en el anlisis de riesgos que se realiza en los documentos precontractuales y que hacen parte
integral del contrato.
La supervisin del contrato de interventora corresponde directamente a la Entidad y se debe ejercer
conforme con la normatividad vigente. Especficamente se deben tener en cuenta, los principios
constitucionales de la gestin fiscal contenidos en el artculo 267 de la Carta Poltica.
Frente a la responsabilidad de los supervisores e interventores, se deben aplicar los artculos 44 y 82 de la
Ley 1474 de 2011, junto con la Ley 610 de 2000 y los artculos 25 y 53 de la Ley 734 de 2002, adems de
las normas que regulan la responsabilidad penal y civil que puede recaer en cabeza de los mismos.
Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que en calidad de gestores fiscales, la responsabilidad fiscal de
los supervisores est sujeto a la indicado en el artculo 118 de la Ley 1474 de 2011.
Los estudios previos de los contratos de la Entidad deben pronunciarse acerca de la necesidad de contar
con una interventora.
En respuesta de lo anterior, FONADE ha diseado el presente Manual de supervisin e interventora de
FONADE, el cual permite a cada uno de los intervinientes en contratos celebrados por esta Entidad,
conocer su rol y sus responsabilidades tanto generales como en cada una de las etapas de la cadena de
valor de seguimiento y control que se presenta a continuacin. Este Manual se integra y complemente con
las previsiones del MDI720 Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de Derecho
Privado de FONADE.
Para ese fin, se ha tenido en cuenta la existencia de diversas tipologas de contratos, que en su modalidad
ms sencilla involucran al contratista, el interventor y el supervisor interno de FONADE, hasta contratos en
los cuales intervienen entidades territoriales que designan a sus propios supervisores, Fbricas de
Interventora y los interventores que las representan en cada proyecto, supervisores, coordinadores y
gerentes que tienen responsabilidades en los mismos.
El esquema de supervisin y control del presente Manual, responde a las siguientes consideraciones:

De acuerdo con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 - Estatuto anticorrupcin respecto a
asegurar la no concurrencia de funciones, la Entidad llev a cabo una separacin de las funciones
entre interventora y supervisin. Por lo anterior, puede haber diferentes "instancias" de control,
siempre y cuando la actividad que desarrollan no sea repetida.

Se asign a los supervisores de FONADE, el seguimiento y control del contrato de Interventora.


En el caso de convenios o contratos, cuya operacin involucra la suscripcin de convenios o
contratos con Entes Territoriales, stos tambin ejercern la respectiva supervisin. Se elimin
cualquier funcin de este rol en relacin con el contratista de obra, cuando el proyecto marco
requiera interventor.

En el nuevo esquema, se reconoce la existencia de diversos niveles de control de los contratos


celebrados por FONADE, lo cual se refleja en los formatos de pago, donde firma el Supervisor de
Proyecto de FONADE para acreditar el cumplimiento de las obligaciones del contrato de
interventora y la documentacin presentada para el pago. ste ltimo es autorizado por una
instancia superior de control, no limitada al contrato de interventora, sino con facultades en relacin
con el contratista, para lo cual en algunos casos, se ha asignado al Gerente de Convenio y en otros
al Gerente de Unidad (este ltimo aplica solamente cuando el Gerente de convenio es el Supervisor
de proyecto de FONADE).

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Se determin que la separacin de las tareas de verificacin y autorizacin, produce como efecto
un mayor control de los recursos asociados a los proyectos, dado que incluye dos instancias de
control, bajo el modelo que el Gerente de Convenio en su condicin de supervisor de los
supervisores de los contratos de interventora no est en contacto directo con la Interventora
misma.

2. OBJETIVO
Este documento tiene por objeto presentar el esquema de seguimiento y control del Fondo Financiero de
Proyectos de Desarrollo - FONADE, en adelante denominado MMI002 Manual de Supervisin e
Interventora de FONADE, en su funcin de planeacin, revisin y verificacin a la ejecucin de las
obligaciones contractuales de las firmas Contratistas de FONADE, en desarrollo de las lneas de negocio,
de tal manera que se cumpla con calidad y oportunidad los compromisos adquiridos con los clientes.
Este manual responde al marco jurdico y desafos tcnicos, administrativos, financieros y legales para la
adecuada ejecucin de los proyectos. Permite que cada uno de los intervinientes en contratos celebrados
por FONADE conozca su rol y sus responsabilidades en el marco de la cadena de valor de supervisin e
interventora.
En este orden, el presente Manual de Supervisin e Interventora de FONADE se constituye en una
herramienta de consulta de todos los actores, internos y externos de FONADE, que participan en la
ejecucin de proyectos de obra, suministro, compraventa, consultora, entre otros. Este manual se
integra y complementa con las previsiones del MDI720 Manual de la actividad precontractual,
contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE.

3.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS

Constitucin Poltica de Colombia. Artculo 209 - Funcin administrativa. Artculo 267 Gestin y
control fiscal.
Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcin. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer
los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del
control de la gestin pblica.
Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 610 de 2000. Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de
competencia de las contraloras.
MDI008 Manual de Contratacin.
MDI720 Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado
de FONADE.

4. DEFINICIONES
Acta: documento donde se describe los aspectos tratados en una reunin, dejando constancia de los
compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas.
Acta de cierre: documento mediante el cual se formaliza el cierre de la ejecucin contractual en los
contratos derivados y de funcionamiento que no requieren la suscripcin de un Acta de Liquidacin entre
las partes.
Acta de entrega de bienes y servicios al cliente: documento mediante el cual FONADE hace entrega y
el cliente recibe a satisfaccin los bienes, obras o servicios objeto del convenio o contrato suscrito.

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Acta de entrega y recibo final: documento mediante el cual el contratista hace entrega y FONADE recibe
a satisfaccin los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato suscrito, soportado en el visto bueno
dado por el interventor y/o supervisor de cada contrato.
Acta de liquidacin bilateral: documento suscrito por las partes con el propsito de establecer, de modo
definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarios y su cuanta. Constituye un balance final o ajuste de
cuentas, entre la entidad contratante y el contratista, con miras a finiquitar la relacin jurdica obligacional.
En este sentido, el Acta de liquidacin bilateral es el documento mediante el cual las partes constatarn los
acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias
presentadas y poder declararse a paz y salvo en el trmino establecido en las reglas de participacin o
contrato.
Acta de liquidacin unilateral: acta debidamente motivada emitida por la entidad contratante, en el evento
en que, no se haya logrado la suscripcin del Acta de Liquidacin Bilateral.
Acta de terminacin de contrato: documento que se suscribe en la fecha de terminacin, en el cual se
deja constancia del cumplimiento del objeto contractual y de las actividades no ejecutadas y las ejecutadas
de forma defectuosa; incluyendo el cronograma de entrega de los pendientes en caso de que exista
compromiso por parte del contratista.
Adhesin: tipo de novedad mediante el cual un tercero se vincula a un convenio previamente suscrito
entre FONADE y un cliente, aceptando las condiciones inicialmente pactadas entre estos con el fin de
apoyar uno o ms proyectos objeto del convenio original.
Adicin: es el proceso por el cual, se agregan o incluyen recursos al convenio y/o contrato con el fin de
lograr el cumplimiento de su objeto. Se fundamenta en el anlisis de la viabilidad y conveniencia; as como
en la generacin de soportes tcnicos debidamente elaborados por el contratista, confirmados y
presentados por el interventor y avalados por la Gerencia; igualmente en la existencia de disponibilidad
presupuestal. Los contratos adicionales deben cumplir los requisitos del MDI720 Manual de la actividad
precontractual, contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE.
Ajustar: conformar o acomodar algo a otra cosa, con la finalidad de que no haya discrepancia o diferencia
entre ellas.
Anticipo: recurso finaciero pblico entregado por FONADE al contratista, quien se obliga a destinarlo en
forma exclusiva a la ejecucin del contrato, de acuerdo con el programa de inversin aprobado por la
interventora.
Aseguramiento de la calidad: conjunto de actividades sistemticas para garantizar la calidad y
confiabilidad de un producto. Es una metodologa mediante la cual se busca que un producto elaborado
cumpla con el uso y los propsitos inicialmente definidos, cumpliendo con los parmetros de calidad
establecidos (especificaciones), de forma tal que se pueda satisfacer la necesidad del cliente.
Aspecto ambiental: elementos de las actividades, productos o servicios de una organizacin o proyecto
que pueden interactuar con el medio ambiente.
Calidad: totalidad de caractersticas de un producto que lo hacen apto para su uso o propsito y a su vez
provee la aptitud para satisfacer unas necesidades muy explicitas. Se dimensiona teniendo en cuenta
factores como: desempeo, factibilidad de uso, seguridad, disponibilidad, confiabilidad, afectacin al medio
ambiente, economa, esttica.

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Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP: documento expedido por el responsable del Fondo
de Ejecucin de Proyectos, solicitado por los Gerentes de Unidad y/o Gerentes del Convenio, mediante la
Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Novedades - FEP.
Este documento garantiza que exista apropiacin presupuestal disponible y de libre afectacin para cubrir
el gasto y llevar un control estricto del presupuesto.
Cesin: tipo de novedad mediante la cual un contratista cede a un tercero los derechos y obligaciones de
un contrato o solamente los derechos econmicos del mismo. El contrato se celebra en consideracin a la
calidad del Contratista y ste no podr cederlo en todo, ni en parte a ningn ttulo, sin el consentimiento
expreso, previo y escrito de FONADE.
Conformidad: trmino que indica que la calidad de un producto terminado se cie o rige por una norma
especfica. El producto cumple con la especificacin prevista.
Consorcio: asociacin de dos o ms personas naturales o jurdicas, las cuales presentan en forma
conjunta una misma propuesta para la celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente
de todas y cada una de las obligaciobes derivadas de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los
miembros que la conforman.
Consultor: persona natural o juridica, que ejecuta un contrato de consultora, es decir est encargado del
desarrollo de un estudio, diseo o proyecto o un servicio tcnico especializado.
Contratista: persona natural o jurdica que se vincula con una entidad contratante mediante la celebracin
de un contrato, cuya obligacion es cumplir y ejecutar el objeto del mismo, el cual puede consistir en bienes,
obras o servicios.
En la prctica, es la persona natural o jurdica a quien se le ha aceptado una oferta dentro de un proceso
de seleccin y con quien se celebra el respectivo contrato. Los consorcios y uniones temporales, tambin
pueden actuar como contratistas en la celebracin de un contrato.
Contrato: acto jurdico generador de obligaciones, previsto en el derecho privado o en disposiciones
especiales, derivado del ejercicio de la voluntad, celebrado entre dos o ms partes, el cual produce efectos
jurdicos y econmicos entre estas, comprometendolas al cumplimiento de las obligaciones derivadas del
mismo.
Para FONADE, es el acuerdo celebrado entre la Entidad y el oferente seleccionado en el cual se fijan el
objeto contractual, los valores, clusulas contractuales que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y
obligaciones de las partes y los plazos para su legalizacin, perfeccionamiento, ejecucin y liquidacin.
Contrato con presupuesto sin situacin de fondos: es aquel en el que el contratista de obra fue
seleccionado por el Ente Territorial u otra entidad, en el marco de un contrato suscrito entre el Ente
Territorial y FONADE, donde FONADE realiza directamente los pagos al Contratista de obra previo
cumplimiento de los requisitos establecidos.
Convenio: es un acuerdo de voluntades, una convencin regida por la autonoma de la voluntad, es decir
que las partes tienen plena libertad para llegar a los acuerdos que sean necesarios para alcanzar los
objetivos de la respectiva entidad.
Corregir: subsanar los errores encontrados.

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Cuenta de anticipo: cuenta corriente o de ahorros a nombre del contrato que se abre en un banco
legalmente establecido en Colombia u otro pas segn se establezca en el contrato, con el valor del anticipo
que entrega FONADE. Titulada Cuenta de Anticipo del Contrato No. _ de _.
Esta cuenta debe ser independiente de las cuentas personales del contratista o el interventor, quienes
deben llevar un registro que demuestre inequvocamente el saldo y la partidas que lo conforman. Dicho
registro se presenta mensualmente a la Gerencia del Convenio con el extracto y conciliacin bancaria,
compobantes de egreso y sus facturas, de conformidad con las normas sealadas en el Estatuto Tributario
vigente. Los dineros del anticipo slo se invierten en el contrato de acuerdo con el programa de inversiones
el cual debe ser elaborado por el contratista y entregado a la interventora para evaluacin y aprobacin.
En el evento que la mencionada cuenta genere rendimiento financieros, el contratista debe consignar a
nombre de FONADE dichos valores.
Das calendario: los das del calendario comn que incluyen los das festivos y no laborables de todos los
plazos de das, meses o aos de que se haga mencin legal, se entienden que terminan a la media noche
del ltimo dia del plazo. Por ao y por mes se entienden los del calendario comn, por da el espacio de
veinticuatro horas.
Das hbiles: aquellos previstos por la ley como laborables u ordinarios, que efectivamente corresponden
a aquellos en los cuales deben funcionar las oficinas pblicas.
Etapa contractual: periodo que comprende desde la formalizacin del contrato hasta su ejecucin, es
decir, desde la suscripcin del contrato hasta su recibo final y liquidacin.
Etapa precontractual: periodo anterior al surgimiento de un contrato. Va desde los procesos de planeacin
hasta la seleccin, es decir, desde el estudio de conveniencia y oportunidad hasta la aceptacin de la
oferta.
Etapa postcontractual: periodo que comprende la vida til del bien o servicio terminado y entregado. En
trminos prcticos va desde entrega formal del objeto terminado a su operador o usuario hasta la
culminacin de la vida til del mismo.
Fbrica de Interventora: modelo de contrato diseado por FONADE, configurado bajo el esquema de un
contrato marco de interventora, en el cual le puede ser asignada a cada fbrica un nmero de proyectos,
con plazos y condiciones de ejecucin independientes, en diferentes localizaciones del territorio nacional,
permitiendo una mayor economa en aspectos operativos y logsticos bajo criterios de calidad y
cumplimiento por parte del interventor contratado.
Para esto, FONADE selecciona contratistas de Fbricas de Interventora, quienes actan como
representantes de la Entidad realizando el seguimiento tcnico, administrativo, contable, financiero y
jurdico, al diseo y construccin de proyectos de infraestructura, actuando como garantes del cumplimiento
de cada una de las obligaciones a cargo de FONADE ante las diferentes Entidades del Gobierno Nacional,
Distrital, Departamental o Municipal.
Por tal motivo, cada fbrica cuenta con un plazo general de ejecucin, trmino dentro del cual realiza todas
las actividades de interventora, a travs de plazos independientes, delimitados para cada una de las fases
de los proyectos asignados, los cuales no pueden superar el plazo general del contrato, sin que
previamente sea modificado el contrato de Fbrica.
Adicionalmente, en concordancia con el dinamismo que establece la naturaleza de este modelo contractual,
la forma de pago podr ser mixta, es decir, desembolsos por costos fijos y desembolsos por costos
variables de acuerdo a lo establecido en las reglas de participacin que dieron origen al proceso de tal
forma que se pague los costos fijos de operacin (costos transversales) a la fbrica (directos e indirectos);

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y otra parte se remunere el personal asignado a cada proyecto para su seguimiento y control, cuya unidad
de referencia es por proyecto entregado.
Este modelo permite abordar con rapidez y eficacia las necesidades que presente cada proyecto, de
manera organizada y eficiente bajo los principios de honestidad, de cada contratista interventor, lo cual
determina el cumplimiento de las expectativas econmicas y tcnicas de cada contratista de fbrica y en
consecuencia, del cumplimiento de los compromisos de FONADE hacia sus clientes y el pas.
Factura: documento presentado por el contratista y aprobado por el interventor y/o supervisor para el pago,
por parte de FONADE, de los bienes o servicios derivados de la ejecucin de un contrato, de acuerdo con
la forma de pago pactada en el mismo. Su soporte para el trmite respectivo sern las actas de recibo
parcial o acta de liquidacin.
Garante: tercero solidariamente responsable por el cumplimiento de las obligaciones garantizadas.
Garantas: mecanismo de cobertura del riesgo, es el instrumento otorgado por los oferentes o por el
contratista de una entidad pblica contratante, en favor de esta o en favor de terceros, con el objeto de
garantizar, entre otros: (i) la seriedad de su ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para
aquel surjan del contrato y de su liquidacin; (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para
la administracin por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas; y (iv) los
dems riesgos a que se encuentre expuesta la administracin segn el contrato. FONADE se rige por el
Clausulado para pliza de cumplimiento a favor de entidades pblicas con rgimen privado de contratacin.
Gerente de convenio: es un funcionario o contratista de prestacin de servicios designado por FONADE
para coordinar, dirigir y ejecutar labores de orden tcnico, administrativo, financiero y jurdico que le
permitan a la Entidad cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente, en el desarrollo de un convenio
en el cual se ejecutan proyectos o programas a partir de la suscripcin de contratos derivados.
Gestionar: poner todo su empeo para el logro de las metas propuestas, sin perder de vista la misin y
visin institucional y el resultado particular del proyecto.
Impacto ambiental: cualquier alteracin o disturbio generado en el sistema ambiental bitico, abitico y
socioeconmico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un
contrato cuyo objeto sean bienes, obras o servicios.
Impacto social: cualquier alteracin, modificacin, cambio, efecto determinado, positivo y/o negativo de la
calidad de vida, las condiciones culturales, econmicas, sociales, sobre los individuos, familias y la
comunidad en su conjunto por implementacin de una actividad, plan, programa, proyecto o poltica.
Interventor: es una persona natural o jurdica contratada por la Entidad para controlar, exigir, colaborar,
absolver, prevenir y verificar la ejecucin y el cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados,
con base en los principios establecidos en las leyes, decretos y dems normas aplicables, as como, en los
documentos que rigen la relacin entre la entidad contratante y el contratista.
Interventora: es el seguimiento tcnico que realiza una persona natural o jurdica contratada para ese fin
cuando el seguimiento del contrato supone conocimiento especializado en la materia, pero el contrato de
interventora tambin puede corresponder a temas financieros, contables administrativos y jurdicos.
Labores ambientales y de gestin social: se entendern como todas aquellas labores desarrolladas por
el Contratista y supervisadas por la Interventora, para cumplir con sus obligaciones en materia ambiental
y de gestin social, de conformidad con lo dispuesto en las obligaciones contractuales y con la legislacin
vigente en la materia.

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Mayor cantidad de obra: es la que por su naturaleza puede ejecutarse con los planos y especificaciones
originales del contrato o variaciones no sustanciales del mismo, donde todos los tems tienen precios
unitarios pactados. No requiere celebracin de contrato adicional.
Modificacin: novedad utilizada para cambiar las condiciones iniciales en un convenio o contrato
diferentes al plazo de ejecucin o valor.
Paz y salvo: es el documento en el cual las empresas o entidades dejan constancia que las obras en el
rea intervenida por el proyecto, se encuentran en buen estado y funcionamiento y no existen daos o
cobros pendientes a cargo del Contratista.
Planos rcord: planos definitivos de la obra construida, firmados por los responsables (Contratista e
Interventoria), en donde se refleja en forma detallada la localizacin y especificacin final de cada uno de
los componentes que involucran la obra.
Prrroga: tipo de novedad que se utiliza para ampliar el plazo de ejecucin (tiempo) de un convenio o
contrato.
Proyecto: conjunto ordenado de informacin sistemticamente procesada, con objetivos claros,
delimitados y coherentes, orientado a la generacin de bienes y servicios, que satisfagan necesidades o
aprovechen oportunidades, sobre la base de la optimizacin de recursos.
Reduccin: tipo de novedad que se utiliza para disminuir el valor de un Convenio o contrato.
Reinicio: tipo de novedad que restablece la operatividad normal de un convenio o contrato que estaba
suspendido.
Supervisin: el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable y jurdico ejercido por la Entidad
cuando no se requieren conocimientos especializados, y para su ejercicio la Entidad puede contratar
personal de apoyo a travs de contratos de prestacin de servicios.
Suspensin: tipo de novedad que se utiliza para congelar los plazos de ejecucin (tiempo) de un convenio
o contrato, cuando suceden condiciones adversas, que impidan el normal cumplimiento del mismo.
Terminacin anticipada: tipo de novedad que permite dar por terminado un convenio o contrato
anticipadamente, cuando se presente incumplimiento en el mismo o por mutuo acuerdo entre las partes.

5. CONDICIONES GENERALES

El Estatuto Anticorrupcin, ha dispuesto que todo contrato sea objeto de supervisin o interventora,
adems seala que por regla general, en un mismo contrato no deben concurrir las figuras del
Supervisor y de Interventor. Sin perjuicio de lo anterior, la Entidad puede dividir la vigilancia del contrato.
En ese caso, el contrato de interventora debe indicar las actividades tcnicas a cargo del Interventor
y las dems le corresponden a la entidad a travs del Supervisor.

La supervisin del contrato de interventora corresponde directamente a la Entidad y se debe ejercer


cumpliendo la normatividad vigente. Especialmente, deben tener en cuenta los principios
constitucionales de la gestin fiscal, contenidos en el artculo 267 de la Constitucin Poltica.

Frente a la responsabilidad de los supervisores e interventores, se deben aplicar los artculos 44 y 82


de la Ley 1474 de 2011, junto con la Ley 610 de 2000 y los artculos 25 y 53 de la Ley 734 de 2002,
adems de las normas que regulan la responsabilidad penal y civil que puede recaer en cabeza de los

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mismos. Se debe tener en cuenta que en calidad de gestores fiscales, los supervisores estn cobijados
por las presunciones de dolo y de culpa grave contenidas en el artculo 118 de la Ley 1474 de 2011.

Existen diversas tipologas de contratos, que en su modalidad ms sencilla involucran al contratista, el


interventor y el supervisor interno de FONADE, hasta contratos en los cuales intervienen entidades
territoriales que designan a sus propios supervisores, fbricas de interventora y los interventores que
las representan en cada proyecto, supervisores, coordinadores y gerentes que tienen
responsabilidades en los proyectos.

Para todos los efectos o los contratos que no sean objeto de interventora, el seguimiento y control de
los mismos, debe estar a cargo del supervisor asignado.

6. CADENA DE VALOR DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA DE LAS FIRMAS CONTRATISTAS


La cadena de valor de la supervisin e interventora de las firmas contratistas est integrada por los
componentes y subcomponentes que se presentan en la siguiente grfica:

7. ACTORES: OBLIGACIONES GENERALES


En el marco de la anterior cadena de valor intervienen los siguientes actores: Supervisor FONADE,
Interventor, Contratista, otras reas de FONADE y en algunos casos actores diferentes a los anteriormente
descritos, tales como Entes Territoriales.
A continuacin se describe el perfil y rol general de cada uno de estos actores. La obligacin especfica de
cada actor se presenta en la seccin No. 8 denominada ROLES Y RESPONSABILIDADES AL INTERIOR

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DE CADA ACTIVIDAD DE LOS COMPONENTES Y SUBCOMPONENTES DE LA CADENA DE VALOR,


las cuales son precisadas en los contratos correspondientes.
a) Contratista: persona natural o jurdica con quien FONADE ha celebrado un contrato para la ejecucin
de obras, prestacin de bienes y/o servicios. Tambin se denomina as la persona natural o jurdica
con quien un Ente Territorial (Municipio o Departamento), en el marco de un contrato o convenio
suscrito con FONADE, ha celebrado un contrato para la ejecucin de trabajos, servicios y actividades.
En la cadena de valor, su rol principal es:

Desarrollar el objeto del contrato: en el caso especfico de los contratos de obra, su rol
puede ser entre otros, disear, construir, suministrar, proveer, segn el tipo de contrato
suscrito, conforme a las normas tcnicas, especificaciones, planos (cuando aplique) y dems
documentos que constituyen el proyecto; segn el presupuesto y tiempo establecido.

b) Interventor: persona natural o jurdica contratada por FONADE para controlar, exigir, colaborar,
absolver, prevenir y verificar la ejecucin y el cumplimiento de los trabajos, servicios y actividades
contratadas desde el punto de vista tcnico, administrativo, financiero y jurdico, teniendo como
referencia los contratos, reglas de participacin y dems documentos que originaron la relacin
contractual, as como las leyes, decretos y normas que le apliquen. En la cadena de valor, su rol
principal es:

Revisar, verificar, aprobar o reprobar (segn el caso): la revisin por parte del interventor
del contrato consiste en verificar los trabajos, servicios y actividades, objeto del contrato y la
ejecucin del mismo desde la perspectiva tcnica, financiera, administrativa y jurdica, en
ejercicio de las funciones asignadas contractualmente a la interventora. Con base en lo
anterior, al interventor le corresponde aprobar o reprobar (segn el caso), esto es, calificar
como suficiente o no y adecuada o inadecuada, la ejecucin de los avances en los trabajos,
servicios y actividades, segn la etapa en la que se encuentre la misma.

c) Supervisor de FONADE: servidor pblico o contratista, designado por FONADE para ejercer las
funciones de seguimiento y control en materia contractual. En relacin con el contrato de interventora,
estas funciones se encaminan al seguimiento y control desde la perspectiva tcnica, financiera,
administrativa y jurdica, y el seguimiento y control del convenio/contrato con el cliente (Entidad Pblica
del Orden Nacional) o Entidad Territorial desde la perspectiva tcnica, financiera, administrativa y
jurdica, con la finalidad de mantener permanentemente informada a la instancia correspondiente de
sus avances y las dificultades que se puedan presentar. Es el canal de comunicacin entre el contratista
o interventor y FONADE y dentro de la cadena de valor, su rol principal es:

Verificar: en los casos en que aplique, la verificacin a cargo del Supervisor de FONADE,
consiste en comprobar o examinar que el interventor llev a cabo todo el seguimiento tcnico,
jurdico, financiero y administrativo del contrato y que el mismo est documentado de acuerdo
con las exigencias de FONADE. En los casos en que no exista interventor, el supervisor
verifica el cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista.

Gestionar: adelantar los trmites necesarios al interior de FONADE, para el normal desarrollo
del objeto contratado.

d) Designado por el ente territorial (municipio o departamento) u otro actor que cumpla la
condicin que a continuacin se describe: persona natural o jurdica designada por la Entidad
Territorial para realizar el seguimiento y control del convenio/contrato suscrito entre FONADE y la
Entidad Territorial u otro actor que cumpla esta condicin desde la perspectiva tcnica, financiera,
administrativa y jurdica. En la cadena de valor, su rol principal es:

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Revisar y avalar: esta revisin consiste en verificar y aprobar, es decir, manifestar su acuerdo
con la ejecucin del contrato, desde la perspectiva de la normatividad correspondiente (aplica
para contratos con presupuesto sin situacin de fondos).

8. ROLES Y RESPONSABILIDADES AL INTERIOR DE CADA ACTIVIDAD DE LOS COMPONENTES


Y SUBCOMPONENTES DE LA CADENA DE VALOR
La Interventora nace en un contrato, como respuesta a la formulacin de un proyecto que se materializa
con la celebracin de un contrato de obra, suministro, compraventa, consultora, estudios, diseos, entre
otros. Por ende, previo a la contratacin de la interventora, se debe contar con la aceptacin por parte de
FONADE de la oferta del contrato por intervenir. Por lo anterior, el inicio del contrato de interventora est
sujeto a una condicin suspensiva, consistente en la aceptacin de la oferta del contrato correspondiente,
su posterior suscripcin y legalizacin.

A. COMPONENTE 1 - CONTRATACIN DE INTERVENTORA


Actividad 1. Suscribir el contrato de interventora
Interventor: suscribir con FONADE el contrato de Interventora.
Roles y
responsabilidades:

FONADE: suscribir junto con el contratista de Interventora el


contrato respectivo.

Registro:

Contrato suscrito entre las partes.

Tiempo o frecuencia:

N/A

Actividad 2. Revisar y aprobar la garanta del contrato de interventora


Roles y
responsabilidades:

Interventor: obtener la garanta del contrato y remitirla a FONADE


para su revisin y aprobacin.
Gerente rea de Gestin Contractual: revisar y emitir concepto
sobre la garanta del contrato.

Registro:

Garanta del contrato aprobada.

Tiempo o frecuencia:

El tiempo mximo para presentar la garanta lo determina cada


contrato, so pena de hacer efectiva la garanta de seriedad de la
oferta. No obstante, por lo general son cinco (5) das hbiles.

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Actividad 3. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal de la interventora


(No aplica para interventoras mediante Fbrica de Interventora)
Interventor: radicar ante FONADE para su aprobacin, las hojas de
vida del recurso humano estipulado en las reglas de participacin y
el contrato.
Supervisor FONADE: revisar y verificar que el equipo de trabajo
propuesto cumpla con:
Roles y
responsabilidades:

Los requisitos de formacin acadmica, experiencia general y


especfica, en concordancia con los perfiles profesionales y
operativos indicados contractualmente.
Tiempo de dedicacin mnimo exigido para el contrato.

Surtido lo anterior, emitir concepto sobre las hojas de vida del equipo
de trabajo presentado por la Interventora.
Esta aprobacin es requisito para la suscripcin del acta de inicio del
contrato de Interventora
Registro:

FMI029 Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del


contrato.

Tiempo o frecuencia:

El tiempo mximo para presentar las hojas de vida es de cinco (5)


das hbiles una vez se suscriba el contrato. El tiempo mximo para
revisar y aprobar es de tres (3) das hbiles una vez radicadas las
hojas de vida.

Actividad 4. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal fijo de la


interventora
(Aplica para interventora contratada mediante Fbrica de Interventora)
Interventor: radicar ante FONADE para su aprobacin, las hojas de
vida del recurso humano contractualmente estipulado en el contrato
y reglas de participacin.

Roles y
responsabilidades:

Gerente de Fbrica de Interventora: revisar y verificar que el


equipo de trabajo propuesto cumpla con:
Los requisitos de formacin acadmica, experiencia general y
especfica, en concordancia con los perfiles profesionales y
operativos indicados contractualmente.
Tiempo de dedicacin mnimo exigido para el contrato.
Surtido lo anterior, emitir concepto sobre las hojas de vida del equipo
de trabajo presentado por la Interventora. Esta aprobacin es
requisito para la suscripcin del acta de inicio del contrato de
Interventora.

Registro:

FMI029 Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del


contrato.

Tiempo o frecuencia:

El tiempo mximo para presentar las hojas de vida es de cinco (5)


das hbiles una vez se suscriba el contrato. El tiempo mximo para
revisar y aprobar es de tres (3) das hbiles una vez radicadas las
hojas de vida.

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Actividad 5. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventora


(Aplica para contratos de Interventora que resulten de procesos de seleccin)
Interventor: suscribir con el Supervisor de FONADE el Acta de inicio
del contrato de Interventora.

Roles y
responsabilidades:

Supervisor FONADE: elaborar y suscribir junto con la Interventora


el Acta de Inicio del contrato de Interventora.

Registro:

FMI015 Acta de Inicio.

Tiempo o frecuencia:

Se cumpla con
contractualmente.

los

requisitos

estipulados

para

el

inicio

Actividad 6. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventora


(Aplica para contratos de interventora contratados por la Fbrica de Interventora)
Interventor: suscribir con el Gerente de Fbricas de FONADE, el
Acta de Inicio del contrato marco de Interventora
Roles y
responsabilidades:
Gerente de Fbrica de Interventora: elaborar y suscribir junto con
la Interventora el Acta de inicio del contrato de Interventora.
Registro:

FMI015 Acta de Inicio.

Tiempo o frecuencia:

Cada vez que se cumpla con los requisitos para el inicio estipulados
contractualmente.

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B. COMPONENTE 2 - ACTIVIDADES PARA INICIO


SUBCOMPONENTE 2.1: DESIGNACIN DE SUPERVISIN
Actividad 1. Designar la supervisin del contrato o convenio
Gerente de Unidad: cuando en el contrato no se defina de manera
especfica al supervisor, sino que esta mencin se condicione a una
designacin posterior o se establezca de manera general la posibilidad
de supervisar un determinado tipo de contrato, debe contarse con una
designacin por escrito efectuada por el Gerente de Unidad del rea
que genera la solicitud o por el Subgerente respectivo.
En dicho documento deben relacionarse los contratos especficos
respecto de los cuales se efecta la supervisin.
Roles y
responsabilidades:

Gerente de Convenio: Cuando el objeto del contrato corresponda al


rol de supervisor para un convenio o contrato especfico, el gerente de
convenio podr asignar mediante memorando los proyectos que ste
tendr a su cargo.
En caso de presentarse circunstancias temporales o definitivas que
modifiquen la supervisin de un contrato, debe mediar una nueva
designacin, efectuada por los mismos servidores pblicos sealados
en el prrafo precedente.

Registro:

Contrato o documento de designacin (comunicacin externa o


memorando interno), cuando aplique.

Tiempo o frecuencia:

Cada vez que ocurran los casos descritos en el presente numeral.

SUBCOMPONENTE 2.2: REQUISITOS PARA EL INICIO DE LA INTERVENTORA POR


PROYECTO
(Aplica para contratos de Interventora contratados por Fbrica de Interventora)

Actividad 1. Solicitar la interventora


Supervisor FONADE: elaborar y suscribir la solicitud de servicio de
Interventora.

Roles y
responsabilidades:

Gerente de convenio: suscribir la solicitud de servicio de


Interventora y con el Gerente de Fbrica de Interventora asignar el
proyecto a una de las Fbricas contratada por FONADE.
Gerente de Unidad: suscribir la solicitud de servicio de Interventora.
Gerente de Fbrica de Interventora: revisar la solicitud de servicio
de Interventora y con el Gerente del convenio asignar el proyecto a
una de las Fbricas contratada por FONADE.

Registro:

FMI078 Solicitud de Servicio.

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Tiempo o Frecuencia:

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Cada vez que se requiera el servicio.

Actividad 2. Suscribir el Acta de servicio de Interventora por proyecto


(Aplica para contratos de Interventora contratados por Fbrica de Interventora)
Supervisor FONADE: elaborar y poner visto bueno en el acta de
servicio de interventora.
Roles y
responsabilidades:

Interventor: suscribir el acta de servicio de Interventora.


Gerente de Fbrica de Interventora: suscribir el acta de servicio
de Interventora.

Registro:

FMI080 Acta de servicio.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se asigne un proyecto a la fbrica de estudios y diseos o


de interventora y se cumplan los requisitos contractuales.

Actividad 3. Revisar y aprobar hojas de vida del personal variable presentado


por la interventora
(Aplica para contratos de Interventora contratados por Fbrica de Interventora o para
aquellos contratos que lo contemplen)
Interventor: radicar ante FONADE para su aprobacin, las hojas de
vida del recurso humano contractualmente estipulado en el contrato
y las reglas de participacin o el acta de servicio. Esta aprobacin es
requisito para la suscripcin del acta de inicio o la orden de inicio por
proyecto.
Roles y
responsabilidades:

Registro:

Tiempo o frecuencia:

Supervisor FONADE: revisar y verificar que el equipo de trabajo


propuesto cumpla con los requisitos de formacin acadmica,
experiencia general y especfica, en concordancia con los perfiles
profesionales y operativos indicados contractualmente.
Surtido lo anterior, emitir concepto sobre las hojas de vida del equipo
de trabajo presentado por la Interventora. Esta aprobacin es
requisito para la suscripcin del acta de inicio o la orden de inicio por
proyecto.
FMI029 Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del
contrato.
El tiempo mximo para presentar las hojas de vida es de cinco (5)
das hbiles una vez se suscriba el Acta de servicio. El tiempo
mximo para revisar y aprobar es de tres (3) das hbiles una vez
radicadas las hojas de vida.

Actividad 4. Suscribir la Orden de Inicio de Interventora por proyecto


(Aplica para contratos de Interventora contratados por Fbrica de Interventora)
Supervisor FONADE: elaborar y suscribir la Orden de Inicio por
cada Acta de servicio en cada una de las fases que tenga el proyecto.
Roles y
responsabilidades:

Gerente de Fbrica de Interventora: suscribir con el Supervisor


FONADE la Orden de Inicio por cada una de las fases que tenga el
proyecto.

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Registro:

FMI079 Orden de inicio.

Tiempo o frecuencia:

Cada vez que se cumpla con los requisitos estipulados para el inicio
de cada fase de acuerdo con el Acta de servicio.

C. COMPONENTE 3 - VALIDACIN Y PLANIFICACIN


SUBCOMPONENTE 3.1: ACTIVIDADES DE REVISIN Y PLANIFICACIN PREVIAS AL
INICIO DE ACTIVIDADES TCNICAS DE EJECUCIN
Actividad 1. Definir y socializar el protocolo de comunicaciones
Roles y responsabilidades: con el fin de asegurar un adecuado flujo de informacin mediante
el conducto regular entre los actores de un proyecto conforme roles y responsabilidades
(Supervisor FONADE, supervisor por parte del cliente FONADE, delegado del interventor,
delegado del Ente Territorial - segn sea el caso), a continuacin, se establece el esquema
general de comunicacin sobre el cual se debe basar el protocolo de cada proyecto.
El principio del conducto regular es que las comunicaciones de los contratistas se dirijan en
primera instancia con el contratante y al interior del contratante con el designado. Para ello, en
consecuencia siempre se debe verificar su delegacin oficial.
Adicionalmente, el protocolo de comunicaciones debe contemplar la informacin clasificada por
niveles de criticidad, el respectivo responsable que debe manejarlo, el interlocutor en primera
instancia con el que se debe manejar sta informacin y los patrones de jerarqua en caso que
no haya respuesta efectiva por parte del contacto de primera instancia. De igual modo, el
protocolo contempla el esquema de manejo de la informacin que se derive de los diferentes
comits previstos para la ejecucin del contrato.

Grfica 2. Protocolo de comunicaciones para proyectos donde FONADE contrata directamente al


contratista principal y al contratista de interventora:

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Protocolo de comunicaciones para proyectos donde FONADE contrata directamente a la Interventora y


al Ente Territorial (Municipio o Departamento); y este ltimo realiza la contratacin de la obra, suministro,
bienes o servicios:
Grfica 3. Protocolo de comunicaciones proyectos con Entes Terrritoriales

Supervisor FONADE: disear protocolo de comunicacin conforme el esquema general y socializarlo a


todos los actores que intervienen en el mismo antes del inicio de los contratos. Para ello, debe informar
a la Interventora y al Ente Territorial (cuando aplique), la persona a quien debe dirigir todo tipo de
comunicaciones y el flujo de informacin respectivo. Tener en cuenta que el conducto regular en primera
instancia es con sus contratistas y con el Ente Territorial, cuando aplique.
Contratista: designar e informar a la Interventora y al Ente Territorial, cuando aplique, la persona a
quien deben dirigir todo tipo de comunicaciones y cuya responsabilidad es proceder a la gestin que
corresponda. Tener en cuenta que el conducto regular en primera instancia es con el contratante, que
segn sea el caso es el Ente Territorial o FONADE.
Interventor: designar e informar a FONADE, al Contratista y al Ente Territorial (cuando aplique), la
persona a quien deben dirigir todo tipo de comunicaciones y cuya responsabilidad es proceder a la
gestin que corresponda. Tener en cuenta que el conducto regular en primera instancia es con el
contratante, que en este caso es FONADE.
Ente Territorial (cuando aplique): designar e informar a FONADE, al Contratista y a la Interventora,
la persona a quien debe dirigir todo tipo de comunicaciones y cuya responsabilidad es proceder a la
gestin que corresponda. Tener en cuenta que el conducto regular en primera instancia es FONADE.
Registro: actas de reunin.

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Tiempo o frecuencia: cada vez que se inicie un convenio, contrato o proyecto.

Actividad 2. Revisar y aprobar hojas de vida del personal del


contratista
Contratista: radicar ante la Interventora para su aprobacin, las
hojas de vida del recurso humano contractualmente estipulado en las
reglas de participacin y en el contrato, para la ejecucin del mismo.
Esta aprobacin es requisito para la suscripcin del acta de inicio del
contrato.

Roles y
responsabilidades:

Interventor: revisar, aprobar o reprobar (segn el caso), verificando


las hojas de vida del equipo de trabajo presentado por el contratista
cumpla con los requisitos de: formacin acadmica, experiencia
general y especfica, tiempo de dedicacin mnimo exigido para el
contrato, en concordancia con los perfiles profesionales y operativos
indicados contractualmente y en las reglas de participacin.
Diligenciar y suscribir el formato de aprobacin de personal para la
ejecucin del contrato, una vez se haya legalizado el mismo. Esta
aprobacin es requisito para la suscripcin del acta de inicio del
contrato.

Registro:

FMI029 Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del


contrato.

Tiempo o frecuencia:

El tiempo mximo para presentar las hojas de vida es de cinco (5)


das hbiles una vez se suscriba el contrato. El tiempo mximo para
revisar y aprobar es de tres (3) das hbiles una vez radicadas las
hojas de vida.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Actividad 3. Efectuar la reunin exclusiva FONADE - Interventora y entregar


documentacin al interventor
Supervisor FONADE: convocar y realizar una reunin exclusiva
FONADE - Interventora previo al inicio de las actividades
contractuales, la cual se registra en el formato FMI020 Acta de
seguimiento de contrato, especificando la periodicidad de las
reuniones de seguimiento al contrato objeto de la Interventora
(segn su complejidad) y al contrato de Interventora (de acuerdo con
la complejidad del proyecto, mnimo dos (2) en la vigencia del
contrato). En dicha reunin se tratan temas como: oportunidad en la
entrega de los informes, calidad en el contenido de los mismos,
aplicacin del presente Manual, seguimiento a las reglas de
participacin de Fbricas de Interventora (cuando aplique),
parmetros y recomendaciones sobre el control y buen manejo del
anticipo (conforme lo estipulado en las reglas de participacin),
fechas, trazabilidad y organizacin del archivo documental del
proyecto, solicitud expresa de la divulgacin del Manual de
Supervisin e Interventora a todo el equipo profesional de la
Interventora, entre otros. As mismo, en dicha reunin FONADE
entrega al Interventor la documentacin necesaria para la ejecucin
del contrato, cuando aplique:
Roles y
responsabilidades:

Diseos en general segn tipo de proyecto.


Estudios en general segn tipo de proyecto.
Memoria de clculo segn tipo de proyecto.
Especificaciones tcnicas segn tipo de proyecto.
Presupuesto.
Programacin.
Propuesta del contratista.

Gerente de Convenio: orientar y asegurar el cumplimiento de los


lineamientos generales del proyecto, delimitando la labor de
supervisin de FONADE.
Interventor: asistir a la reunin exclusiva FONADE - Interventora
convocada por el Supervisor de FONADE, previo al inicio de las
actividades contractuales. En dicha reunin recibe por parte de
FONADE o a quien ste indique la documentacin e informacin
necesaria para desarrollar adecuadamente la Interventora.
Realizar la divulgacin del Manual de Supervisin e Interventora a
todo el equipo profesional de la Interventora y entregar al supervisor
la ayuda de memoria y el formato de asistencia correspondiente.
Los dems requeridos y aplicables a cada proyecto.
Registro:

FMI020 Acta de seguimiento de contrato.

Tiempo o frecuencia:

Cada vez que se inicie un contrato o proyecto y durante su ejecucin


conforme lo pactado en la primera reunin y de manera
extraordinaria cuando as sea necesario.

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Actividad 4. Suscribir el Acta de inicio del contrato


Contratista: suscribir con el interventor y para los contratos con
presupuesto sin situacin de fondos, con el Supervisor o delegado
del Ente Territorial, el Acta de inicio, una vez entregados y recibidos
a satisfaccin los documentos requeridos en el formato FMI012 Lista
de chequeo para iniciacin del contrato.
Roles y
responsabilidades:

Interventor: elaborar y suscribir con el contratista y para los


contratos con presupuesto sin situacin de fondos, con el Supervisor
o delegado del Ente Territorial, el Acta de inicio, una vez entregados
y recibidos a satisfaccin los documentos requeridos en el FMI012
Lista de chequeo para iniciacin del contrato.
Delegado Ente Territorial (cuando aplique): suscribir con el
contratista y el interventor el acta de inicio del contrato.

Registros:

FMI015 Acta de inicio, FMI012 Lista de chequeo para iniciacin del


contrato.

Tiempo o frecuencia:

Cada vez que se inicie un contrato y se cumplan los requisitos


contractuales

Actividad 5. Suscribir el Acta de inicio del proyecto


Este formato aplica en los casos en que se ejecuta un contrato para dos o ms proyectos cuyos inicios y
ejecucin pueden ser o no simultneos.

Contratista: suscribir con el interventor y para los contratos con


presupuesto sin situacin de fondos, con el Supervisor o delegado
del Ente Territorial, el Acta de inicio del proyecto.
Roles y
responsabilidades:

Interventor: elaborar y suscribir con el contratista y para los


contratos con presupuesto sin situacin de fondos, con el Supervisor
o delegado del Ente Territorial, el Acta de inicio del proyecto.
Delegado Ente Territorial (cuando aplique): suscribir con el
contratista y el interventor el acta de inicio del proyecto.

Registros:

FMI016 -Acta de iniciacin de proyecto.

Tiempo o frecuencia:

Cada vez que se inicie un proyecto y se cumplan los requisitos


contractuales

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Actividad 6. Suscribir acta de inicio para contratos de diseo y obra


Contratista: suscribir con el interventor y para los contratos con
presupuesto sin situacin de fondos, con el supervisor o delegado del
ente territorial el acta FMI015 Acta de inicio o FMI016 Acta de
iniciacin de proyecto segn aplique, con esta se abre el plazo
general del contrato.
Suscribir para el inicio de diseos el acta especial para contratos de
diseo y obra FMI032 Acta especial para contratos de diseo y
obra parte A.
Roles y
responsabilidades:

Terminada la etapa de diseos y una vez se vaya a iniciar la obra


suscribir el acta especial de diseos y obra FMI032 Acta especial
para contratos de diseo y obra parte B.
Interventor: elaborar y suscribir con el contratista de obra y para con
contratos con presupuesto sin situacin de fondos, con el supervisor
o delegado del ente territorial, las actas FMI015 Acta de inicio o
FMI016 Acta de iniciacin de proyecto y FMI032 Acta especial
para contratos de diseo y obra parte A. o FMI032 Acta especial
para contratos de diseo y obra parte B. segn aplique.

Registros:

Tiempo o frecuencia:

Delegado Ente Territorial (cuando aplique): Suscribir con el


contratista y el interventor el acta de inicio del proyecto que
corresponda segn el caso.
FMI015 Acta de inicio (aplica para contrato de obra o consultora)
FMI016 Acta de iniciacin de proyecto
FMI032 Acta especial para contratos de diseo y obra parte A.
FMI032 Acta especial para contratos de diseo y obra parte B.
Cada vez que se inicie un proyecto y se cumplan los requisitos
contractuales

Actividad 7. Entregar la documentacin del proyecto por parte del contratista al


interventor para revisin y aprobacin previo al inicio de la ejecucin del
contrato - Fbrica de Interventora
(Aplica para los proyectos que contemplan Etapa de Verificacin y complementacin tcnica
Fase 1: preconstruccin)
Contratista: entregar al interventor para su revisin y aprobacin los
documentos establecidos en el presente Manual y reglas de
participacin para poder suscribir la orden de inicio del proyecto.
Aplica para los proyectos que contemplan etapa de verificacin y
complementacin tcnica (Fase 1).
Roles y
responsabilidades:

Interventor: revisar y aprobar o reprobar (segn el caso), los


documentos entregados por el contratista establecidos en el presente
Manual y reglas de participacin para poder suscribir la orden de
inicio del proyecto. Aplica para los proyectos que contemplan Etapa
de Verificacin y complementacin tcnica (Fase 1.)
Supervisor FONADE: realizar seguimiento al cumplimiento de las
obligaciones contractuales y establecidas en la reglas de
participacin por parte del interventor.

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Registro:

Orden de inicio del proyecto y acta de entrega de la documentacin


del proyecto.

Tiempo o frecuencia:

Al inicio de la fase.

Actividad 8. Revisar y aprobar el cronograma presentado por el contratista


Contratista : en los cinco (5) das hbiles siguientes al cumplimiento
de los requisitos para el inicio del contrato o a la orden de inicio de un
proyecto y previo al inicio de las actividades contractuales, debe
entregar al interventor para su revisin y aprobacin el cronograma
detallado de acuerdo con lo establecido en las reglas de participacin
y el contrato.
Con base en lo anterior deber presentar a la interventora para su
aprobacin, la programacin que deber incluir como mnimo siete
(7) hitos, dentro de los cuales sern obligatorios los dos siguientes:
Suscripcin del acta de Inicio del contrato objeto de
interventora.
Entrega a la interventora de los productos y/o actividades
contratadas.
A manera de ejemplo, es posible incluir en el cronograma, segn la
tipologa de cada contrato, los siguientes hitos:

Roles y
responsabilidades:

Contratos de Obra - Edificaciones:


Terminacin del captulo de cimentacin.
Terminacin del captulo estructura
Terminacin captulo mampostera.
Terminacin de instalacin de la cubierta.
Instalacin definitiva de todos los servicios pblicos.
Terminacin total de las obras y actividades contratadas.

Contratos de Consultora - Edificaciones:


Entrega de estudios bsicos.
Entrega de anteproyecto arquitectnico.
Entrega de proyecto arquitectnico definitivo.
Entrega de diseo estructural.
Radicacin de solicitud de licencia en curadura.
Entrega de estudios y diseos tcnicos.

Contratos de Obra Vas:


Terminacin de las excavaciones y remocin de tierras.
Terminacin de las obras de contencin
Terminacin de obras hidrulicas
Terminacin de la sub- base.
Terminacin de la base.
Terminacin del pavimento
Terminacin de la demarcacin, sealizacin

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Contratos de Obra Puentes:


Terminacin de actividades de cimentacin.
Terminacin de concretos para infraestructura.
Terminacin de superestructura puentes (losas, dovelas,
vigas, barreras, entre otras).
Terminacin de postensionamiento puentes (torones de alta
resistencia).
Terminacin de capa de pavimento..
Terminacin de obras complementarias de drenaje y/o
adecuacin de cauces existentes.
Terminacin de obras finales (empradizacin, demarcacin y
sealizacin).

Contratos de Suministro de Equipos:


Reunin previa beneficiario, contratante y proveedor.
Entrega del equipo en las instalaciones del beneficiario.
Terminacin revisin por parte del beneficiario y la
Interventora que cumplan las especificaciones tcnicas.
Terminacin pruebas al equipo de acuerdo con las reglas de
participacin.
Terminacin capacitacin.

Contratos de Interventora de proyectos de Tecnologas de la


Informacin y las Comunicaciones:
Aprobacin de intervencin en sitio (Ej., obras civiles,
cableado estructurado).
Verificacin de modelos operativos.
Firma de acta de recibo a satisfaccin de acuerdo con el
anexo tcnico del contrato base.
Verificacin del cumplimiento de actualizaciones de software.
Coordinacin de pruebas de funcionamiento de
equipos/servicios/software.
Informe y seguimiento al plan de mejoramiento continuo.
Verificacin de borrado y entrega de informacin de acuerdo
con el procedimiento definido en el contrato base.

Los hitos validados por la Interventora se deben revisar con el


supervisor del proyecto de FONADE para su visto bueno.
Los hitos aprobados por la Interventora y FONADE solo se pueden
modificar previa novedad contractual que as lo requiera. Para los
casos de contratos con objetos que incluyen multicomponentes (Ej.:
contrato que incluya dos (2) o ms de los siguientes componentes:
obra, suministro, compra-venta, estudios y diseos, otros) la
programacin de los hitos se debe realizar para cada componente de
manera independiente.
Interventor: revisar y aprobar o reprobar (segn el caso), la
programacin detallada y por hitos presentada por el contratista,
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de la misma.
Supervisor FONADE: recibir de la Interventora la programacin y
dar su visto bueno si est conforme o realizar observaciones para

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ajustes. Los hitos aprobados por la Interventora y FONADE slo se


pueden modificar previa novedad contractual de ser requerida.
Registro:

Programacin de actividades contractuales, (project u otros).

Tiempo o frecuencia:

Al inicio de las actividades contractuales.

Actividad 9. Revisar y aprobar el Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en


el Trabajo, Plan de Gestin de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestin Social
presentado por el contratista
(Aplica cuando se establezca en las reglas de participacin o en el contrato)
Contratista : en los cinco (5) das hbiles siguientes a la legalizacin
del contrato y previo a la suscripcin del acta de inicio o de la orden
de inicio de fase, debe entregar al interventor para su revisin y
aprobacin el Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el
trabajo, Plan de Gestin de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de
Gestin Social, teniendo en cuenta los lineamientos de las normas
internacionales de comn aplicacin en cada Plan.
Roles y
responsabilidades:

Interventor: revisar y aprobar o reprobar (segn el caso), el Plan de


Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el trabajo, Plan de Gestin de
Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestin Social presentados por el
contratista. Dicha revisin debe hacerse en los tres(3) das hbiles
siguientes despes de ser recibida la documentacin.
Supervisor FONADE: recibir por parte de la interventora los
documentos requeridos en las reglas de participacin o en el
contrato, previamente validados.

Registro:

Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el trabajo, Plan de


Gestin de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestin Social.

Tiempo o frecuencia:

Al inicio de las actividades contractuales.

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Actividad 10. Revisar y aprobar el Plan de manejo de trfico presentado por el


contratista
(Cuando aplique)

Contratista: en los cinco (5) das hbiles siguientes a la suscripcin


del acta de inicio o de la orden de inicio de fase, debe entregar al
interventor para su revisin y aprobacin el Plan de Manejo de
Trfico.
Roles y
responsabilidades:

Interventor: revisar y aprobar o reprobar (segn el caso), el Plan de


Manejo de trfico. Para lo cual cuenta con tres (3) das hbiles
despes de ser recibida la documentacin.
Supervisor FONADE: recibir por parte de la interventora el plan de
manejo de trfico, previamente validado.

Registro:

Plan de Manejo de Trfico.

Tiempo o frecuencia:

Al inicio de las actividades contractuales.

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Actividad 11. Revisar y aprobar el Plan de Aseguramiento de Calidad


presentado por la Interventora
(Aplica para Interventoras contratadas por Fbrica de Interventora)
Interventor: en los cinco (5) das hbiles siguientes a la legalizacin
del contrato y previo a la suscripcin del acta de inicio, presentar al
Supervisor de FONADE para su revisin y aprobacin el Plan de
Aseguramiento de Calidad para el desarrollo de la Interventora, en
el cual se establezca la metodologa que incluya mecanismos giles
y eficientes para el desarrollo de la Interventora a su cargo, el
seguimiento, control y evaluacin del componente tcnico,
administrativo, financiero, legal, social, de calidad, ambiental y de
Seguridad y Salud en el Trabajo en el proyecto.

Roles y
responsabilidades:

El enfoque de la metodologa debe contener como mnimo:


Plan de control de calidad de los recursos.
Descripcin de los medios y mtodos por utilizar para controlar
los trabajos ejecutados por el contratista.
Plan para el control de cumplimiento de las obligaciones
contractuales del contratista.
Plan de control de ejecucin presupuestal.
Programas de supervisin de suministro, mano de obra,
subcontratos e insumos y materiales necesarios para la
ejecucin de cada una de las actividades por desarrollar.
Programa de supervisin de utilizacin de maquinaria pesada,
liviana, equipos de comunicacin y de transporte.
Organigrama administrativo de la empresa.
Organigrama propuesto para la ejecucin de la interventora, en
el cual se debe indicar el nombre del Director, profesionales
asesores, residente, inspectores y dems personal.
Plan de Calidad.
Plan de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
Plan Ambiental.
Plan de Gestin Social.
Y los dems que crea conveniente.
Estas acciones se pueden enmarcar en los siguientes grupos:
Acciones para medir la calidad, mediante especificaciones.
Acciones para producir calidad, con la aplicacin de
procedimientos.
Acciones para comprobar la calidad, con el establecimiento de
controles.
Acciones para demostrar la calidad, a travs de verificaciones.
Acciones para documentar la calidad, por medio de soportes.
Supervisor FONADE: revisar y aprobar o reprobar (segn el caso),
el Plan de Aseguramiento de Calidad presentado por la Interventora
en los siguientes tres (3) das hbiles a la fecha de radicacin del
documento.

Registro:

Plan de Aseguramiento de calidad de la Interventora.

Tiempo o frecuencia:

Al inicio de las actividades contractuales

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D. COMPONENTE 4 - EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL


SUBCOMPONENTE 4.1: ACTIVIDADES DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
Actividad 1. Coordinar reunin de socializacin o auditora visible No. 1 del
proyecto con la comunidad
Contratista: coordinar con el interventor las reuniones con la
comunidad para la socializacin del proyecto.
Atender las solicitudes de la comunidad o de las autoridades
municipales o departamentales.
Implementar el Plan de Gestin Social de acuerdo a las clusulas
contractuales establecidas.
Vincular personal vulnerable.

Roles y
responsabilidades:

Interventor: programar y coordinar con el contratista las reuniones


con la comunidad para la socializacin del proyecto y garantizar su
documentacin.
Verificar que el contratista atienda las solicitudes de la
comunidad o de las autoridades municipales o departamentales.
Definir las herramientas mediante las cuales verifica el adecuado
manejo social del personal y administrativo del contratista.
Definir las herramientas mediante las cuales revisa
periodicamente la implementacin efectiva del Plan de Gestin
Social de acuerdo a las clusulas contractuales establecidas.
Debe verificar las actividades realizadas, la vinculacin
adecuada de personas vulnerables y sus condiciones de trabajo,
el cumplimiento de indicadores, ademas de revisar y verificar las
evidencias de la implementacin del Plan de Gestin Social
remitidas por el contratista.
Supervisor FONADE: verificar las gestiones llevadas a cabo por la
Interventora, para exigir el cumplimiento del plan de Gestin social
presentado por el contratista e incluido en el contrato.
Dar cumplimiento a la herramienta de Auditorias Visibles
determinada por FONADE a fin de mejorar el nivel de satisfaccin y
confianza con los clientes y la comunidad en general generando
espacios de Participacin Ciudadana y de Control Social.

Registro:

Acta de Socializacin o de auditora visible del proyecto.

Tiempo o frecuencia:

Al inicio del proyecto (cuando aplique)

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Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad


(Aplica cuando se establezca en las reglas de participacin o en el contrato)
Contratista: elaborar y suscribir con la Interventora y los
propietarios de predios vecinos el acta de vecindad a que hubiere
lugar, antes del inicio de los trabajos y complementando con
descripciones y registro fotogrfico.
Roles y
responsabilidades:

Interventor: suscribir con el contratista y los propietarios de predios


vecinos el acta de vecindad a que hubiere lugar, antes del inicio de
los trabajos, validando la correcta ejecucin de las actividades
requeridas para el levantamiento de las correspondientes actas.
Supervisor FONADE: realizar seguimiento a la labor de
Interventora en la suscripcin de las actas de vecindad,
garantizando su legalizacin antes del inicio de las obras.

Registro:

FMI014 Acta de vecindad.

Tiempo o frecuencia:

Antes de la ejecucin de los trabajos e inicio de obras.

Actividad 3. Efectuar los Comits de Seguimiento de contrato


Contratista: asistir al Comit de Seguimiento de contrato convocado
por la Interventora y suscribir el acta de comit de seguimiento de
contrato. Atender los compromisos que surjan del comit.

Roles y
responsabilidades:

Interventor: ejercer las actividades propias de secretaria tcnica de


los comits de seguimiento de contrato. Al inicio de las actividades
contractuales acuerda con el contratista y el supervisor de FONADE
la periodicidad de los comits de seguimiento de contrato, indicando
sitio de reunin (para los contratos de obra, preferiblemente en el
campamento de la obra o en su defecto en la sede principal del
objeto contractual), da de la semana y hora. Convoca al contratista
y a quienes requiera, a comits extraoridinarios de seguimiento.
Elaborar y suscribir el acta de comit de seguimiento de contrato.
Atender los compromisos que surjan del comit. En dicho comit se
debe abordar como mnimo los siguientes temas y tomar las
decisiones del caso:
Seguimiento tcnico (realizar recorrido del proyecto, verificacin
aleatoria o selectiva de medicin de cantidades por parte del
supervisor del contrato 1 , verificacin del avance de obra,
identificacin de actividades no previstas, tems nuevos, calidad
de los trabajos, verificacin de ensayos realizados, Verificacin
de la disponibilidad de recursos fsicos, de equipos y maquinaria,
Otros).

En contratos de obra se debe realizar por parte del Supervisor una verificacin aleatoria o selectiva de cantidades, particularmente en tems cuya unidad de
medida sea discreta, p.ej., nmero de puertas, puntos de salidas hidrulicas, sanitarias, elctricas; no obstante se pueden verificar reas y volmenes de fcil
medicin.

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Seguimiento administrativo (verificacin de pagos de salud,


pensin y dems, manejo ambiental, seguridad industrial,
programa de salud ocupacional, aspectos sociales, permisos y
licencias, gestin de servicios pblicos, Otros).
Seguimiento Presupuestal (disponibilidad y aplicacin de
recursos econmicos al desarrollo del objeto contractual,
verificacin de balances de actividades ejecutadas ejecucin
financiera del contrato, Otros).
Seguimiento legal (novedades contractuales, cumplimiento
contractual).
Seguimiento al Plan de Aseguramiento de Calidad - S&SO y
Ambiental.
Seguimiento aspecto Social (relacin comunidad, generacin de
empleo).

Supervisor FONADE: cuando se requiera, asistir al comit, suscribir


el acta de seguimiento de contrato y atender los compromisos que
surjan. En caso de no haber asistido a la reunin deber expresar su
opinin acerca de los temas tratados y sus recomendaciones en el
acta, en el campo Para uso exclusivo del supervisor de FONADE.

Gerente de convenio: cuando se requiera, asistir al comit,


suscribir el acta de seguimiento de contrato y atender los
compromisos que surjan.
Registro:

FMI020 Acta de seguimiento de contrato.

Tiempo o frecuencia:

La periodicidad acordada entre el interventor y el contratista. Como


mnimo un comit semanal.

Actividad 4. Realizar seguimiento a la implementacin del Plan de calidad, Plan


de Seguridad y Salud en el Trabajo y Plan Ambiental por parte del contratista
Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad
(Aplica cuando se establezca en las reglas de participacin o en el contrato)
Contratista: Identificar las acciones de mejora correspondientes
detectadas en funcin del Plan de Aseguramiento de Calidad, Plan
de Seguridad y Salud en el Trabajo y Plan Ambiental; y atender los
hallazgos evidenciados por la Interventora, implementando las
acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Roles y
responsabilidades:

Interventor:
Revisar, verificar, aprobar o reprobar (segn el caso) los diversos
trabajos que se realicen en desarrollo del contrato, los cuales no
cumplan con las especificaciones tcnicas contractuales y
normas vigentes.
Supervisar y aprobar o reprobar (segn el caso) los medios y
mtodos utilizados por el contratista de conformidad con las
especificaciones del proyecto.
Revisar y verificar que el contratista utilice materiales y productos
originales, nuevos, no re-manufacturados, ni re-potenciados, de

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conformidad con las especificaciones tcnicas solicitadas en las


reglas de participacin.
Verificar que el equipo utilizado por el contratista sea el
adecuado por su calidad, cantidad, tipo y capacidad, que est en
condiciones de servicio, seguridad y disponibilidad permanente.
Revisar y verificar el cumplimiento del Plan de Seguridad y Salud
en el Trabajo del contratista, realizar las observaciones
correspondientes y exigir su cumplimiento; asimismo, que el
contratista aplique la normatividad de seguridad y salud en el
trabajo, Municipal, Departamental y Nacional.
Exigir la ejecucin de mitigacin y medidas definidas en el Plan
Ambiental (Estudio de Impacto Ambiental, Plan de manejo, Plan
de adaptacin de la guia ambiental - PAGA, Resolucin de
Licencia Ambiental).
Realizar el seguimiento al Plan de Aseguramiento de calidad,
Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y Plan Ambiental.
Solicitar los planes de mejora para subsanar hallazgos y
productos no conformes.
Realizar el seguimiento al Plan de Mejora del contratista, hasta
cerrar los hallazgos y no conformidades evidenciadas.

Registros:

FMI033 Control de equipos.


FMI034 Control de equipos de medicin.
FMI035 Control de inspeccin y ensayos.
FMI036 Control de seguridad industrial.
Inspeccin Interna de obra

Tiempo o frecuencia:

Cada vez que se requiera de acuerdo a las normas que apliquen o


como mnimo semanal o mensualmente.

Actividad 5. Hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma y


al programa de inversiones

Roles y
responsabilidades:

Interventor: velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de


inversin del contrato, efectuando controles permanentes de las
preactividades y actividades programadas y recomendar los ajustes
a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el Interventor debe
informar inmediatamente al Supervisor de FONADE y sugerir la
aplicacin de los procedimientos sancionatorios establecidos en el
contrato.
Supervisor FONADE: hacer seguimiento peridico a la obligacin
del Interventor de velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de
inversin del contrato. En caso de incumplimiento, informar al
ordenador del gasto frente a lo detectado en el seguimiento.

Registros:

FMI017 Informe semanal de Interventora


FMI019 Informe ejecutivo mensual de Interventora
FMI042 Informe de Inversin y buen Manejo del Anticipo
FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal

Tiempo o frecuencia:

Seguimiento semanal y mensual.

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Actividad 6. Realizar seguimiento a la implementacin del Plan de


Aseguramiento de Calidad presentado por la Interventora
(Aplica para Interventoras contratada por Fbrica de Interventora)
Interventor: generar los productos no conformes y las acciones de
mejora correspondientes detectadas en funcin de su Plan de
Aseguramiento de calidad, que contengan el seguimiento, control y
evaluacin del componente tcnico, administrativo, financiero, legal,
social, de calidad, ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo en
el proyecto; y atender los hallazgos evidenciados por el Supervisor
Roles y
de FONADE, implementando las acciones correctivas, preventivas y
Responsabilidades:
de mejora.
Supervisor FONADE: realizar el seguimiento a la implementacin
por parte de la Interventora del Plan de Aseguramiento de Calidad,
evidenciando los hallazgos y productos no conformes. Solicitar y
realizar el seguimiento a los planes de mejora para subsanar lo
evidenciado, hasta cerrar los hallazgos y no conformidades.
Registro:

Plan de mejora con acciones correctivas, preventivas y/o de mejora

Tiempo o frecuencia:

Seguimiento mensual

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VIGENCIA: 2015-06-12

Actividad 7. Reprogramar el cronograma de ejecucin contractual y de flujo de


inversin dentro del plazo contractual
Contratista: reprogramar el cronograma de actividades
contractuales y de flujo de inversin cuando se presenten adiciones,
suspensiones y prrrogas que afecten el plazo inicial del contrato y
cuando la Interventora lo solicite para el buen desarrollo del mismo.
En caso de atrasos, presentar a la Interventora dentro de los cinco
(5)das hbiles siguientes a la identificacin del atraso, el plan de
contingencia tendiente al cumplimiento del objeto del contrato dentro
del plazo inicialmente previsto.

Roles y
responsabilidades:

Interventor: dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la entrega


de la documentacin por parte del contratista, revisar y aprobar o
reprobar (segn el caso), la reprogramacin del cronograma y del
flujo de inversin presentada por el contratista, cuando se produzcan
adiciones, suspensiones y prrrogas que afecten el plazo inicial del
contrato y cuando el Supervisor de FONADE lo solicite para el buen
desarrollo del mismo.
En caso de atraso, la interventora en el siguiente da hbil a la
identificacin del mismo, deber exigir al contratista la entrega e
implementacin de las medidas de contingencia tendientes al
cumplimiento del objeto del contrato dentro del plazo previsto.
Supervisor FONADE: solicitar en caso de que se requiera, la
reprogramacin de las actividades contractuales y del flujo de
inversin cuando se presenten adiciones, suspensiones y prrrogas
que afecten el plazo inicial del contrato, para el buen desarrollo del
proyecto.
Recibir de la Interventora las medidas de contingencia presentadas
por el contratista y aprobadas por la interventora; las cuales pueden
ser objetadas por FONADE y devueltas a la Interventora, dentro de
los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de la documentacin para
su correspondiente revisin y ajuste. En caso que ste documento
no sea aprobado, la interventora deber presentarlo nuevamente
con los ajustes y las respectivas justificaciones de las medidas
presentadas tres (3) das hbiles a su devolucin. En el caso de no
ser recibidas o aprobadas, por no encontrarse dentro de los trminos
contractuales pactados. Es necesario que el supervisor inicie las
acciones administrativas y legales correspondientes.

Registro:

Reprogramacin, plan de contingencia.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se requiera.

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Actividad 8. Realizar seguimiento y control a los ensayos de campo, de


laboratorio y dems pruebas requeridas
Contratista : realizar los ensayos de campo, de laboratorio y dems
pruebas requeridas en las actividades contractuales que garanticen
la buena calidad de los trabajos por ejecutar de conformidad con las
especificaciones tcnicas contratadas para el proyecto y presentar a
la interventora el resultado de los mismos. En caso que estas
pruebas o ensayos no cumplan con los resultados, debe efectuar los
correctivos del caso y realizar nuevos ensayos de campo, de
laboratorio y dems pruebas que evidencien el cumplimiento de las
especificaciones contratadas para el proyecto.

Roles y
responsabilidades:

Interventor : exigir al contratista efectuar los ensayos de campo, de


laboratorio y dems pruebas requeridas en todas las actividades
contractuales para el control de calidad de los mismos (en caso de
que apliquen).
Recibir del contratista los resultados de los ensayos de campo, de
laboratorio y dems pruebas requeridas en todas las actividades
contractuales; revisar que estos garanticen la buena calidad de los
trabajos de conformidad con las especificaciones tcnicas
contratadas para el proyecto. En caso que estas pruebas o ensayos
no cumplan con los resultados, debe solicitar al contratista las
correcciones a que haya lugar e informar de inmediato al Supervisor
de FONADE.
Analizar y corroborar que los nuevos ensayos de campo, de
laboratorio y dems pruebas, evidencien el cumplimiento de las
especificaciones contratadas para el proyecto. En caso de
incumplimiento se abstiene de recibir los trabajos y procede a
solicitar al Supervisor de FONADE iniciar las acciones
administrativas y legales del caso.
Cuando aplique, el interventor debe realizar los ensayos de campo,
de laboratorio y dems pruebas requeridas en todas las actividades
contractuales para verificar y aprobar o reprobar (segn el caso) que
el contratista est cumpliendo con las normas y especificaciones
tcnicas establecidas para el proyecto.
Los resultados de las pruebas y ensayos, y los comentarios
correspondientes deben ser incluidos en los informes mensuales de
interventora, los cuales deben reflejar la calidad de los trabajos
contratados y ejecutados; la identificacin, trazabilidad y seguimiento
al producto no conforme, adems de las acciones correctivas y
preventivas implementadas en el Plan de Aseguramiento de Calidad
de la Interventora.
Especificamente para obras de edificaciones el presente manual
establece como herramienta de control la matriz de Plan de control
operativo de calidad para edificaciones, nuevas, antiguas y dems
estructuras que esten dentro del alcance del reglamento colombiano
de construcciones sismo resistentes NSR 10, el cual despus de
identificar el sector y la tipologia del proyecto y con base en sus
especificaciones tcnicas y la normatividad a cumplir se definirn las
actividades principales a controlar y se verificar mensualmente su
cumplimiento.

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Supervisor FONADE: recibir de la interventora dentro del Informe


Mensual, los ensayos de campo, de laboratorio y dems pruebas
requeridas en todas las actividades contractuales que evidencien el
cumplimiento de las especificaciones contratadas para el proyecto.
Recibir de la Interventora la solicitud de inicio de las acciones
administrativas y legales a que haya lugar y surtir el trmite
correspondiente.

Registros:

Resultados de campo, laboratorio y dems pruebas.


FMI034 Control de equipos de medicin.
FMI035 Control de inspeccin y ensayos.
Matriz de Plan de control operativo de calidad para edificaciones,
nuevas, antiguas y dems estructuras que esten dentro del alcance
del reglamento colombiano de construcciones sismo resistentes
NSR 10

Tiempo o frecuencia:

Cuando se requiera y en la frecuencia definida en la normatividad


tcnica aplicable.

Actividad 9. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad


social o planillas de pago del contratista

Roles y
responsabilidades:

Contratista: realizar y demostrar la afiliacin y pago oportuno al


Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones y riesgos
laborales) y obligaciones parafiscales, del personal a su cargo
incluidos los trabajadores independientes, de acuerdo con lo
dispuesto por la ley. Para lo cual, debe presentar al interventor,
declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y
seguridad social suscrito por el Representante Legal o el Revisor
Fiscal, en el caso de ser persona jurdica y cuando se requiera, las
planillas de pago de Seguridad Social y pago de obligaciones
parafiscales. Para el caso de persona natural debe presentar las
planillas de pago de Seguridad Social en el que se certifique la
cancelacin del aporte de acuerdo al porcentaje estipulado por Ley
sobre el valor del contrato.
Interventor: revisar y aprobar o reprobar (segn el caso) que el
contratista cumple con lo referente a la afiliacin y pago oportuno al
Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos
laborales) y obligaciones parafiscales, del personal a su cargo
incluidos los trabajadores independientes, de acuerdo con lo
dispuesto por la ley.

Registros:

Certificado de aportes parafiscales (cuando aplique).


Planillas de pago de Seguridad Social (personas naturales) o
certificacin emitida por el representante legal o revisor fiscal, segn
corresponda (persona jurdica) (cuando aplique).
Soporte de pago de obligaciones parafiscales.

Tiempo o frecuencia:

Mensualmente.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Actividad 10. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad


social o planillas de pago de la Interventora

Roles y
responsabilidades:

Interventor: realizar y demostrar la afiliacin y pago oportuno al


Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones y riesgos
laborales) y obligaciones parafiscales, del personal a su cargo
incluidos los trabajadores independientes, de acuerdo con lo
dispuesto por la ley. Para lo cual, debe presentar al Supervisor
FONADE, declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales
y seguridad social suscrito por el Representante Legal o el Revisor
Fiscal, en el caso de ser persona jurdica y cuando se requiera, las
planillas de pago de Seguridad Social y pago de obligaciones
parafiscales. Para el caso de persona natural debe presentar las
planillas de pago de Seguridad Social en el que se certifique la
cancelacin del aporte de acuerdo al porcentaje estipulado por Ley
sobre el valor del contrato.
Supervisor FONADE: revisar, verificar, aprobar o reprobar (segn
el caso) que el contratista cumple con lo referente a la afiliacin y
pago oportuno al Sistema General de Seguridad Social (Salud,
pensiones y riesgos laborales) y obligaciones parafiscales, del
personal a su cargo incluidos los trabajadores independientes, de
acuerdo con lo dispuesto por la ley.

Registros:

Certificado de aportes parafiscales (cuando aplique).


Planillas de pago de Seguridad Social (cuando aplique).
Soporte de pago de obligaciones parafiscales.

Tiempo o frecuencia:

Mensualmente.

Actividad 11. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles


profesionales del recurso humano del contratista
Contratista: al momento de requerir por cuenta propia o por solicitud
de la Interventora, el cambio del personal del equipo de trabajo, debe
remitir a la Interventora las hojas de vida, las cuales deben cumplir
con lo contractualmente estipulado en las reglas de participacin y
en el contrato.
Esta aprobacin es requisito para el ingreso del nuevo personal al
equipo de trabajo.
Roles y
responsabilidades:

Interventor: revisar, verificar, aprobar o reprobar (segn el caso),


diligenciar y suscribir el formato de aprobacin de hojas de vida del
cambio de personal del equipo de trabajo presentado por el
contratista, con el fin de verificar que este cumpla con los requisitos
de formacin acadmica y experiencia general y especfica, en
concordancia con los perfiles profesionales y operativos indicados
contractualmente, y el tiempo de dedicacin mnimo exigido para el
contrato.
Informar al Supervisor de FONADE o al supervisor del ente territorial
(cuando aplique) sobre los cambios que se generen en el equipo de
trabajo del contratista.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Esta aprobacin es requisito para el ingreso del nuevo personal al


equipo de trabajo.
Registro:

FMI029 Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del


contrato.

Tiempo o frecuencia:

Previo al ingreso de personal nuevo al equipo de trabajo.

Actividad 12. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de


los perfiles profesionales del recurso humano de la Interventora
Interventor : al momento de requerir por cuenta propia o por solicitud
de FONADE, el cambio del personal del equipo de trabajo, debe
remitir al Supervisor de FONADE las hojas de vida las cuales deben
cumplir con lo contractualmente estipulado en las reglas de
participacin y en el contrato.
Esta aprobacin es requisito para el ingreso del nuevo personal al
equipo de trabajo.
Roles y
responsabilidades:

Supervisor FONADE: revisar, aprobar o reprobar (segn el caso),


diligenciar y suscribir el formato de aprobacin de hojas de vida del
cambio de personal del equipo de trabajo presentado por el
interventor, con el fin de verificar que este cumpla con los requisitos
de formacin acadmica y experiencia general y especfica, en
concordancia con los perfiles profesionales y operativos indicados
contractualmente, y el tiempo de dedicacin mnimo exigido para el
contrato.
Esta aprobacin es requisito para el ingreso del nuevo personal al
equipo de trabajo.

Registro:

FMI029 Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del


contrato.

Tiempo o frecuencia:

Previo al ingreso de personal nuevo al equipo de trabajo.

Actividad 13. Realizar seguimiento a las garantas contractuales del contrato


Contratista: mantener las garantas del contrato acordes con el valor
y el plazo del mismo, informando a su garante las novedades
contractuales. Obtener la actualizacin de las garantas si aplica.

Roles y
responsabilidades:

Interventor: verificar y exigir que el contratista otorgue las garantas


establecidas, velar porque stas permanezcan vigentes de acuerdo
con las condiciones estipuladas en el contrato. En caso que el
contratista no realice las ampliaciones a que haya lugar, el
interventor debe informar este evento al Supervisor de FONADE o
del ente territorial (cuando aplique), con el fin de que se tomen las
medidas respectivas. Verificar que el contratista informe a su garante
las novedades contractuales y que obtenga la actualizacin de las
garantas si aplica.

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VERSIN:

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VIGENCIA: 2015-06-12

Registro:

Aprobacin de las garantas y anexos por el rea de Gestin


contractual de FONADE o por el ente territorial.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se presenten adiciones, suspensiones, prrrogas,


modificaciones, aclaraciones o cualquier otra novedad del contrato.

Actividad 14. Realizar seguimiento a las garantas contractuales del contrato de


interventora
Interventor: mantener las garantas del contrato de interventora
acordes con el valor y el plazo del mismo, e informar a su garante las
novedades contractuales. Obtener la actualizacin de las garantas
si aplica

Roles y
responsabilidades:

Supervisor de FONADE: verificar y exigir que el contratista de


interventora otorgue las garantas establecidas, velar porque stas
permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas
en el contrato. En caso que el contratista de interventora no realice
las ampliaciones a que haya lugar, debe informar este evento a la
Subgerencia de Contratacin de FONADE, con el fin de que se
tomen las medidas respectivas. Verificar que el interventor informe a
su garante las novedades contractuales y que obtenga la
modificacin de la garanta si aplica.

Registro:

Aprobacin de las garantas y anexos por el rea de Gestin


contractual de FONADE o por el ente territorial.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se presenten novedades;


suspensiones, prrrogas, entre otras.

tales

como

adiciones,

Actividad 15: Efectuar evaluacin del contratista

Roles y
responsabilidades:

Interventor: efectuar la evaluacin del Contratista de acuerdo al


formato de Evaluacin de proveedores.Para contratos cuyo plazo de
ejecucin sea de 6 meses o ms se debern realizar dos
evaluaciones, una a la mitad de la ejecucin del contrato y otra al
final. Asimismo, para contratos cuya duracin se extienda por ms
de una vigencia se requiere una evaluacin por cada vigencia y otra
a la terminacin del contrato.

Registro:

FMI028 Formato de evaluacin de proveedores de bienes y/o


servicios.

Tiempo o frecuencia:

Una evaluacin por cada vigencia y otra a la terminacin del contrato.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Actividad 16. Efectuar evaluacin del contratista de Interventora

Roles y
responsabilidades:

Supervisor FONADE: efectuar la evaluacin del Contratista de


Interventora de acuerdo al formato de Evaluacin de Proveedores.
Para contratos cuyo plazo de ejecucin sea de 6 meses o ms se
debern realizar dos evaluaciones, una a la mitad de la ejecucin del
contrato y otra al final. Asimismo, para contratos cuya duracin se
extienda por ms de una vigencia se requiere una evaluacin por
cada vigencia y otra a la terminacin del contrato.
Nota: esta evaluacin se aplica nicamente en los casos en los que
el contrato objeto de Interventora haya sido suscrito por FONADE.

Registro:

FMI028 Formato de evaluacin de proveedores de bienes y/o


servicios.

Tiempo o frecuencia:

Una evaluacin por cada vigencia y otra a la terminacin del contrato.

Actividad 17: Efectuar evaluacin mensual del nivel de desempeo del


contratista de Interventora contratado por Fbrica de Interventora

Roles y
responsabilidades:

Registro:
Tiempo o frecuencia:

Interventor: est sujeto a una evaluacin de desempeo mensual


en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales adquiridas
con la suscripcin del contrato con FONADE.
Supervisor FONADE: realizar mensualmente, dentro de los cinco
(5) das hbiles siguientes al finalizar el perodo, la evaluacin de
desempeo de la Interventora establecida en las reglas de
participacin y en el contrato; con la finalidad de calificar el
cumplimiento de sus obligaciones contractuales y de los
compromisos adquiridos en el contrato suscrito con FONADE. En
caso que la fbrica se encuentre calificada en el rango en el cual
incurre en causal de descuento inmediato, el supervisor deber
proceder a informar al interventor y proceder a solicitar el
descuento inmediato en el siguiente desembolso que corresponda
Gerente de Fbrica de Interventora: recibir por parte del
Supervisor de FONADE la Evaluacin de Desempeo del
contratista de Interventora, y definir el proceso a seguir segn el
resultado obtenido.
El establecido en las reglas de participacin y en el contrato.
Mensual.

SUBCOMPONENTE 4.2: INFORMES DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

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Actividad 1. Bitcora del proyecto


Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad
(Aplica cuando se establezca en las reglas de participacin o en el contrato)
Contratista: llevar en conjunto con el interventor la bitcora del
proyecto para registrar en ella las novedades, rdenes e
instrucciones impartidas durante el plazo del contrato, garantizando
su permanencia en el sitio de ejecucin del proyecto.
Roles y
responsabilidades:

Esta debe iniciarse el da en que se firme al acta de incio del contrato.


Interventor: llevar en conjunto con el contratista y tener la custodia
de la bitcora para registrar las novedades, rdenes e instrucciones
impartidas durante el plazo del contrato, garantizando su
permanencia en el sitio de ejecucin del proyecto.

Registro:

Bitcora del proyecto.

Tiempo o frecuencia:

Diario.

Actividad 2. Realizar informe diario de ejecucin por parte de Interventora


(Cuando aplique segn el estado de alerta del proyecto)
Supervisor FONADE: cuando el proyecto lo requiera, a su
discrecin, solicitar al Interventor informe diario para su revisin.
Roles y
responsabilidades:

Interventor: cuando se lo soliciten, consignar diariamente en el


informe diario de ejecucin (fsico y digital) todas las observaciones,
sugerencias u objeciones que estime conveniente y dejar constancia
de lo que considere necesario.

Registros:

Informe diario de ejecucin.

Tiempo o frecuencia:

Diario cuando le sea requerido.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Actividad 3. Elaborar informe semanal de Interventora


Interventor: el primer informe semanal deber presentarse el da
mircoles de la tercera semana de ejecucin del contrato y su
contenido incluir la ejecucin de la fraccin de la primera semana
ms la segunda semana.
Este informe debe elaborarse con corte al da sbado y remitirse en
formato protegido (Ej.: PDF) debidamente suscrito por el director de
interventoria, al Supervisor de FONADE, via correo electrnico y
radicado fsicamente en FONADE. Estos informes semanales deben
presentarse en original y en fsico, como anexo del informe mensual.
El Informe semanal de Interventora, debe incluir los hitos aprobados
en la programacin del proyecto presentada por el contratista.
El interventor deber analizar semanalmente el avance o atraso del
proyecto reportado en los resultados de los indicadores del informe
semanal de interventora, mediante un semforo el cual se activar
de acuerdo con los siguientes rangos:
Verde: el atraso reportado es <= 10%
Amarillo: el atraso reportado >10 <= 30%
Rojo: el atraso reportado es > al 30%
Roles y
responsabilidades:

Cuando el semforo se encuentre en verde, el interventor en el


informe en el numeral tres (3) deber reportar si ste es susceptible
de disminuir de acuerdo al desarrollo del proyecto. En caso de que
la valoracin arroje que ste tiende a aumentar, deber solicitar las
medidas preventivas inmediatas al contratista de obra y registrarlas
en el numeral cuatro (4) de informe semanal de interventora.
Cuando el semforo se encuentre en Amarillo el interventor debe
solicitar al contratista los planes de contingencia adicionales a los
presentados en el semforo en verde, necesarios para que el
contratista recupere el atraso. Y paralelamente advertir a la Entidad
y a la Aseguradora sobre el riesgo de incumplimiento y si es del caso,
la aplicacin de las medidas contractuales previstas en el contrato.
Cuando el semforo se encuentre en Rojo, se debe solicitar con
carcter inmediato a la Entidad y a la Aseguradora, aplicar las
medidas contractuales previstas para este tipo de casos.
Supervisor FONADE: revisar, verificar, aprobaro o reprobar los
informes entregados por la Interventora. El supervisor debe
evidenciar la aceptacin con su firma o la devolucin en caso de no
ser aprobado, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la
radicacin del mismo.

Registro:

FMI017 Informe Semanal de Interventora.

Tiempo o frecuencia:

Semanal.

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Actividad 4. Elaborar informe mensual de Interventora


Roles y responsabilidades:
Interventor: elaborar y radicar en FONADE, el informe mensual
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al vencimiento de cada
mes calendario, salvo aquellos casos en los que se establezca una
condicin diferente, ya sea en las reglas de participacin y/o en el
contrato. Para aquellos contratos que inicien en la segunda quincena,
el primer informe mensual debe presentarse en medio fsico y digital
al Supervisor del contrato de FONADE, con corte al ltimo da del
segundo mes calendario e incluir la ejecucin de la fraccin del mes
anterior.
El informe mensual consta de:

La descripcin de la informacin bsica del contrato en cuanto


a su desarrollo en obra o estudios y diseos y el anlisis de
cada aspecto tcnico, ambiental administrativo, financiero y
jurdico de acuerdo con las observaciones de la interventora
durante el periodo reportado.

Recomendaciones y sugerencias para superar los posibles


atrasos o situaciones que se presentan en el periodo.
Adicionalmente, se debe presentar un anlisis del semforo
reportado en la Actividad 3 Elaborar informe semanal de
Interventora, las causas que generaron el atraso, el plan de
contingencia presentado por el contratista, el respectivo
seguimiento a su cumplimiento, su resultado y la
recomendacin de la aplicacin de las medidas o sanciones
contractuales si se requiere.

Resumen ejecutivo, segn formato FMI019 Informe ejecutivo


mensual de Interventora, en el cual se presenta la informacin
general del contrato, el estado de las garantas, resumen de
pagos, diagrama de ejecucin presupuestal (curva S),
actividades
no
previstas
y
mayores
cantidades,
recomendaciones y comentarios de la Interventora.

Anexos: la estructura del mismo incluye tres (3) apartes que


son:

A. Anexo Administrativo: est constituido por los siguientes registros:

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Aplicabilidad segn tipo de contrato objeto


de Interventora
Nombre del formato

Acta de vecindad
Acta de seguimiento de contrato
Control de personal
Relacin de correspondencia
Acta de suspensin
Acta de reinicio
Otras actas suscritas durante el
perodo

Estudios /
Diseos,
Consultoras
y Prestacin
de Servicios 2

Obra

Estudios,
Diseos y
Obra

Compra /
Venta y
Suministro

FMI014
FMI020
FMI021
FMI022
FMI023
FMI024

N.A.
X
X
X
C.A
C.A

X
X
X
X
C.A
C.A

X
X
X
X
C.A
C.A

N.A
X
N.A
X
C.A
C.A

N.A.

C.A.

C.A

C.A.

C.A.

Cdigo

C.A. Cuando aplique; N.A. No aplica.

B. Anexo Tcnico: la Interventora debe adjuntar los resultados de ensayos de laboratorio y


dems documentos que soporten la informacin presentada en cada uno de los formatos.
Este anexo est constituido por los siguientes registros:
Aplicabilidad segn tipo de contrato objeto
de Interventora
Nombre del formato

Relacin de documentos
Relacin de planos
Anlisis de precios unitarios
Comparacin y fijacin de
precios no previstos
Control de equipos de medicin
Control de inspeccin y ensayos
Control de equipos
Control de seguridad industrial
Formato de registro fotogrfico
Cumplimiento
normatividad
ambiental

Estudios /
Diseos,
Consultoras
y Prestacin
de Servicios

Obra

Estudios,
Diseos y
Obra

Compra /
Venta y
Suministro

FMI030
FMI031
FMI038
FMI039

X
C.A.
C.A.
C.A.

X
X
X
X

X
X
X
X

C.A.
C.A.
C.A.
C.A.

FMI034
FMI035
FMI033
FMI036
FMI037
N.A.

C.A.
C.A.
C.A.
C.A.
C.A.
C.A.

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

C.A.
C.A.
N.A.
N.A.
C.A.
N.A.

Cdigo

C.A. Cuando aplique; N.A. No aplica.

C. Anexo presupuestal: est constituido por los siguientes registros:

Contratos de prestacin de servicios diferentes a servicios profesionales.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Aplicabilidad segn tipo de contrato


objeto de Interventora
Nombre del formato

Estudios /
Diseos,
Consultora
sy
Prestacin
de
Servicios

FMI042

Obra

Estudio
s,
Diseo
sy
Obra

Compra /
Venta y
Suministro

C.A.

C.A.

FMI043

C.A.

C.A.

FMI044

C.A.

C.A.

Cdigo

Informe de inversin y buen


manejo del anticipo
Acta de recibo parcial y
balance presupuestal
Acta de mayores y menores
cantidades e tems no
previstos
C.A. Cuando aplique; N.A. No aplica.

Supervisor FONADE: revisar los informes mensuales entregados por


la Interventora y dar el recibo a satisfaccin de los mismos con el
formato FMI018 Aplicacin y cumplimiento de requisitos del
Informe mensual de Interventora, el cual le sirve para verificar el
cumplimiento de dicho documento, dentro de los cinco (5) das hbiles
siguientes a la radicacin del mismo. En los casos en que los informes
de Interventora requieran aclaraciones, complementaciones o
similares, el supervisor debe remitir comunicacin en la cual acuse
recibo del informe respectivo y se listen en el formato FMI018
Aplicacin y cumplimiento de requisitos del informe mensual de
Interventora, las observaciones que el interventor debe atender en el
plazo establecido radicando con oficio remisorio los documentos
(registros, soportes, entre otros) objeto de modificacin.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Registros:
FMI018 Aplicacin y cumplimiento de requisitos del Informe mensual de Interventora.
FMI019 Informe ejecutivo mensual de Interventora.

Anexo Administrativo:
FMI014 Acta de vecindad
FMI020 Acta de seguimiento de contrato
FMI021 Control de personal
FMI022 Relacin de correspondencia
FMI023 Acta de suspensin
FMI024 Acta de reinicio

Anexo Tcnico:
FMI030 Relacin de documentos
FMI031 Relacin de planos
FMI033 Control de equipos
FMI034 Control de equipos de medicin
FMI035 Control de inspeccin y ensayos
FMI036 Control de seguridad industrial
FMI037 Formato de registro fotogrfico
FMI038 Anlisis de precios unitarios
FMI039 Comparacin y fijacin de precios no previstos
Cumplimiento normatividad ambiental
Inspeccin interna de obra

Anexo Presupuestal:
FMI042 Informe de inversin y buen manejo del anticipo
FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal
FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e tems no previstos

Tiempo o frecuencia: Mensual.

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Actividad 5: Verificar y aprobar informe de inversin y buen manejo del anticipo


Roles y responsabilidades:
Interventor: verificar y aprobar o reprobar (segn el caso) mensualmente los informes de buen
manejo del anticipo presentado por el contratista, los cuales deben elaborarse en el formato FMI042
Informe de inversin y buen manejo del anticipo y remitirlos al Supervisor de FONADE o al
supervisor del ente territorial (cuando aplique).
Los informes mensuales de buen manejo del anticipo deben estar soportados como mnimo por los
siguientes documentos:

Extracto bancario o de la fiduciaria.


Conciliacin bancaria.
Plan de inversin vigente.
Fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado, anexando el nmero de la cdula
de ciudadana o NIT del beneficiario, el concepto de pago y relacin de los descuentos
tributarios.
Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, las
cuales deben cumplir lo establecido por la ley.
Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de
nmina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el
nmero de identificacin, nombre y cargo.
Informe de tems y cantidades y valores ejecutados con el anticipo, en el cual la interventora
concepte sobre la calidad de los mismos, el balance de la correcta inversin del anticipo o
la recomendacin de aplicar la garanta de buen manejo del anticipo.

No se deben crear cajas menores con los recursos del anticipo, ni girar directamente los recursos a
la cuenta del contratista. Todo esto debe ser documentado de manera adecuada dentro del informe
mensual de buen manejo del anticipo.
Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el registro de
gastos o el plan de inversin del anticipo. En el caso en que se compruebe que el contratista le dio
a los dineros provenientes del anticipo una destinacin diferente a la autorizada, es causal para
hacer efectiva la garanta de buen manejo y correcta inversin del mismo, de la cual se debe
informar inmediatamente a la Subgerencia de Contratacin de FONADE y al Supervisor. La garanta
puede ser reclamada sin ser liquidado el contrato.
Garantizar que se lleve a cabo la amortizacin del anticipo en las cuentas presentadas por el
Contratista, as mismo que el Contratista transfiera a FONADE de acuerdo al procedimiento
establecido para ello, los rendimientos financieros generados por el anticipo.
Supervisor FONADE: verificar en los casos que aplique que el Interventor cumpla con los requisitos
exigidos por FONADE para la entrega del anticipo pactado y constatar su correcta inversin. Para
este efecto debe exigir al Interventor la entrega de la programacin de los trabajos, el flujo de
inversin del contrato y el plan de inversin del mismo debidamente aprobado.
Verificar que el Interventor entregue los informes mensuales de buen manejo del anticipo remitidos
por el Contratista.
Indicar a la Interventora y al Contratista, el trmite para la transferencia de rendimientos financieros
del anticipo a FONADE y verificar que los mismos hayan sido consignados en la cuenta estipulada
por FONADE para ello.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Registros:
FMI013 Plan de inversin del anticipo.
FMI042 Informe de inversin y buen manejo de anticipo.
Tiempo o frecuencia: Mensual

Actividad 6: Realizar y revisar informe final de Interventora


Roles y responsabilidades:
Interventor: una vez terminado el contrato, el Interventor tiene la responsabilidad de verificar el
cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en las reglas de participacin y contrato a
travs de los soportes de la ejecucin del mismo y debe realizar el informe final que haga
memoria descriptiva del cumplimiento de las obligaciones pactadas, el cual entrega al supervisor
en un plazo no mayor a cuarenta y cinco (45) das calendario despus de la terminacin del plazo
de ejecucin contractual. El informe final debe contener los siguientes captulos:
1. Captulo I. Antecedentes y descripcin general del contrato objeto de interventora.
2. Captulo II. Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del contrato, as como paz y
salvo con las diferentes empresas de servicio pblico o con las entidades requeridas para la
aprobacin final del contrato.
3. Captulo III. Metodologa de construccin, cantidades de obra ejecutadas que incluyan la
abscisa o localizacin, discriminando las mayores cantidades de obras ejecutadas y obras
adicionales, relacin de metas contractuales ejecutadas, y la justificacin y validacin de las
obras no ejecutadas dentro del proyecto.
4. Captulo IV. Control de calidad. En este captulo se deben anexar los registros relacionados
con el cumplimiento de especificaciones tcnicas, control equipos de medicin, resultados de
ensayos de laboratorio, entre otros, de acuerdo con la normatividad vigente aplicable al
proyecto.
5. Captulo V. Aspectos logsticos: personal del Contratista, equipo utilizado por el Contratista,
cumplimiento de seguridad industrial y salud ocupacional.
6. Captulo VI. Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en el desarrollo del
contrato. Presupuesto aprobado, justificado e invertido para este captulo.
7. Captulo VII. Aspectos presupuestales y legales del contrato balance de ejecucin
presupuestal y facturacin del contrato. Modificaciones realizadas al contrato. Actualizacin y
verificacin de garantas en aspectos contractuales y post- contractuales.
8. Captulo VIII. Contrato de Interventora. En este captulo se deben presentar aspectos
presupuestales y legales del contrato, generalidades, recursos del Interventor, control de
calidad.
9. Captulo IX. Anexos. Estos deben ser:
a. Presupuesto general del contrato.
b. Anlisis de Precios Unitarios de los tems originales, as como de los tems de precios
extras fijados durante la ejecucin del contrato aprobados por la interventora
c. Licencias y permisos obtenidos.

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d. Cumplimiento de normatividad ambiental y social


e. Paz y salvos con las empresas de servicios pblicos y/o empresas requeridas para la
aprobacin final del contrato.
f. Planos rcord del proyecto donde se visualice lo ejecutado; perfiles estructurales etc.
g. Diseos de las obras ejecutadas segn los planos rcord debidamente aprobados.
h. Actas suscritas (acta de iniciacin, suspensin, reiniciacin, terminacin, entrega y recibo
final del objeto contratado).
i. Registros fotogrficos (antes, durante y despus) y/o flmicos de lo ejecutado (con
fechador).
j. Manual de mantenimiento y conservacin o recomendaciones especiales que sean
necesarios para la conservacin de los bienes entregados.
k. Libro o bitcora del contrato.
l. Formato de evaluacin de proveedores.
m. Los dems documentos que se consideren pertinentes por parte de FONADE.
As mismo, se debe remitir al Supervisor de FONADE los documentos relacionados a
continuacin, con el fin de que hagan parte de la carpeta del contrato dentro del procedimiento
de liquidacin de contratos derivados.
Aplicabilidad segn tipo de contrato objeto
de Interventora
Estudios Diseos ,
Estudios, Compra
Consultoras Obra Diseos
Venta y
y Prestacin
y Obra
Suministro
de Servicios

Nombre del formato

Cdigo

Acta de terminacin de contrato


Acta de entrega y recibo final del
objeto contractual
Proyecto de liquidacin de contrato
Formato
de
evaluacin
de
proveedores de bienes y/o servicios
Garantas actualizadas
Otros que se requieran de acuerdo
con las reglas de participacin y
contrato

FMI026

FMI027

FMI045

C.A.

FMI028

C.A.

C.A.

C.A.

C.A.

N.A.

N.A.

C.A. Cuando aplique; N.A. No aplica.

Supervisor FONADE: revisar, verificar, aprobar o reprobar los informes finales entregados por
la Interventora dentro de los diez (10) das hbiles siguientes al recibo del radicado de la
documentacin realizada por el interventor. En el caso que el informe sea aprobado, el supervisor
aprobar mediante oficio dirigido a la interventora. En los casos en que el informe final de
Interventora requiera aclaraciones, complementaciones o similares, el supervisor debe remitir
comunicacin en la cual acuse recibo del informe respectivo y se listen las observaciones que el
interventor debe atender en los siguientes cinco (5) das hbiles al recibo del informe del
supervisor.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Registros:
Informe final con sus correspondientes soportes.
FMI026 Acta de terminacin de contrato.
FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual.
FMI045 Proyecto de liquidacin de contrato.
FMI028 Formato de evaluacin de proveedores de bienes y/o servicios (cuando aplique).
Garantas actualizadas.
Otros que se requieran de acuerdo con las reglas de participacin y contrato.
Tiempo o frecuencia: al finalizar la ejecucin del proyecto.

SUBCOMPONENTE 4.3: PAGOS A CONTRATISTAS


Actividad 1: Realizar pago de anticipo, avance y final en contratos con
presupuesto sin situacin de fondos
Roles y responsabilidades:
Para los contratos con presupuesto sin situacin de fondos se deber cumplir con lo
establecido por FONADE.
Contratista de obra: en el periodo establecido en el contrato para tramitar los cobros, expedir
la factura o documento equivalente y preparar sus correspondientes anexos, para el pago de
un anticipo, avance de obra o pago final. Elaborar junto con el Interventor las actas de avance
en la ejecucin de acuerdo con los periodos establecidos en el contrato y gestionar la
aprobacin del pago por parte del Interventor, el aval del Ente Territorial o de la entidad que
corresponda y la verificacin del Supervisor de FONADE.
Interventor de obra: elaborar junto con el contratista las actas de avance en la ejecucin,
revisar, verificar, aprobar o reprobar (segn el caso) las facturas o documento equivalente con
sus correspondientes anexos, presentados por el contratista para el pago de anticipo, avance
de obra o pago final, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por
FONADE y la normatividad vigente.
Supervisor FONADE: en los tres (3) siguientes al recibo por el supervisor, verificar las
solicitudes de pago de una factura o documento equivalente con sus correspondientes anexos,
presentadas por el contratista de obra para el pago de anticipo, avance de obra o pago final,
gestionar los trmites necesarios al interior de FONADE para la autorizacin del Gerente del
Convenio o el Gerente de Unidad (ste ltimo aplica slo cuando el Gerente del Convenio es
el Supervisor directo del contrato) para la generacin de los pagos respectivos. En caso que
el supervisor no considere viable continuar con el trmite deber proceder a devolver la factura
mediante comunicacin escrita en la cual consigna los motivos por los cuales no se puede
tramitar, en mximo los siguientes 3 das hbiles a su radicado en el Centro de Atencin al
Ciudadano.
Designado Ente Territorial u otra entidad: revisar y avalar las facturas o documento
equivalente con sus correspondientes anexos, presentados por el contratista para el pago de
anticipo, avance de obra o pago final, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos
establecidos por FONADE y la normatividad vigente.

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Registros:
Pago por concepto de anticipo:
Lista de revisin documental para pago a contratista de obra de factura o documento
equivalente en contratos con presupuesto sin situacin de fondos.3
FMI013 Plan de inversin del anticipo
FMI016 Acta de iniciacin del proyecto
FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago
FAP030 Modelo cuenta de cobro
Factura o documento equivalente
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social
Copia del contrato de administracin de fiducia y certificacin bancaria
Pago por concepto de avance de obra:
Lista de revisin documental para pago a contratista de obra de factura o documento
equivalente en contratos con presupuesto sin situacin de fondos.
FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago
FAP030 Modelo cuenta de cobro
Factura o documento equivalente
FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal
Memoria de cantidades de obra (cuando aplique) 4
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social
Pago final:
Lista de revisin documental para pago a contratista de obra de factura o documento
equivalente en contratos con presupuesto sin situacin de fondos.
FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago
FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual
FAP030 Modelo cuenta de cobro
Factura o documento equivalente
FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal
Memoria de cantidades de obra (cuando aplique)
Modelo Acta de liquidacin de contrato de obra
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social

Tiempo o frecuencia: segn lo pactado contractualmente. No obstante, es preciso resaltar


que el plazo mximo para objetar la factura no podr exceder los treinta (30) das calendario,
pues de lo contrario se entiende aceptada (LEY 1295 de 2010). Asi entonces, de exisistir una
objecin la factura debe devolverse de inmediato y debidamente soportada con las razones
por las cuales se objeta.

Actividad 2: Anticipo
Roles y responsabilidades:

3 Se encuentra en: http://www.fonade.gov.co/images/website/pdf/lista_revision_documentalv2.xls


4

Se encuentra en http://www.fonade.gov.co/images/website/pdf/memoria_cantidades_obrav2.xls

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VIGENCIA: 2015-06-12

Interventor:
Validar y verificar frente al FMI013 Plan de inversin del anticipo y el FMI042
Informe de inversin y buen manejo de anticipo, el valor del anticipo pactado en el
contrato.
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por FONADE para la
entrega del anticipo pactado.
Constatar la correcta inversin del anticipo. Para este efecto debe exigir segn
corresponda la programacin de los trabajos, el flujo de inversin del contrato y el Plan
de Inversin del anticipo.
La interventora debe verificar, si la normatividad vigente o el contrato as lo exija, que
el contratista constituya en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de
Colombia, la fiducia o el patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los
recursos del anticipo.
Verificar que el contrato de fiducia es aprobado por el Ordenador del Gasto de
FONADE.
El anticipo se maneja a travs de una fiducia o un patrimonio autnomo irrevocable el
cual debe establecer de forma expresa que la autorizacin de los desembolsos o
cheques que se giren con cargo a este necesitan la firma del contratista y del
interventor.
La interventora puede sin ningn tipo de restriccin revisar permanentemente el flujo
de fondos del anticipo.
Verificar y aprobar o reprobar (segn el caso), mensualmente los informes de buen
manejo del anticipo y remitirlos a FONADE. Los Informes de buen manejo del anticipo
deben estar soportados como mnimo por los siguientes documentos:

FMI013 Plan de inversin del anticipo


FMI016 Acta de iniciacin del proyecto
FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago.
FAP030 Modelo cuenta de cobro.
Factura o documento equivalente.
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social.
Copia del contrato de administracin de fiducia y certificacin bancaria.

El interventor deber presentar mensualmente un informe en donde relacione los tems


ejecutados con recursos del anticipo y la calidad de los mismos, este informe ser base para
la posible reclamacin a la garanta de buen manejo de anticipo por el contratista de obra.
Supervisor FONADE: verificar y avalar las solicitudes de pago de una factura o documento
equivalente con sus correspondientes anexos, presentadas por el contratista para el pago de
anticipo, avance del objeto contractual o pago final, gestionar los trmites necesarios al interior
de FONADE para la autorizacin del Gerente del Convenio o el Gerente de Unidad (este ltimo
aplica solo cuando el Gerente del Convenio es el Supervisor directo del contrato) para la
generacin de los pagos respectivos.
Registros:
FMI013 - Plan de inversin del anticipo
FMI016 - Acta de iniciacin del proyecto
FAP022 - Certificacin de cumplimiento para el pago
FAP030 - Modelo cuenta de cobro
Factura o documento equivalente
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social.
Copia del contrato de administracin de fiducia y certificacin bancaria.

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VERSIN:

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VIGENCIA: 2015-06-12

Tiempo o frecuencia: al inicio y mensualmente hasta la amortizacin del anticipo.

Actividad 3: Revisar actas de pago de avance


Roles y responsabilidades:
Interventor: revisar, verificar, aprobar o reprobar (segn el caso), las actas de recibo parcial
verificando, para el caso de los contratos de obra, que las cantidades de obra consignadas en
la misma corresponden a lo realmente ejecutado y lo recibido a satisfaccin y que los precios
son los contractuales.
Revisar las facturas, ordenes de desembolso y soportes presentados por el contratista para el
pago de las cuentas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por
FONADE y la normatividad vigente.
Llevar un registro cronolgico de los pagos y ajustes econmicos del contrato. Verificar y
controlar el balance de ejecucin del contrato, para garantizar el cumplimiento del objeto
dentro del presupuesto asignado. Cuando est establecida la frmula de reajuste, el
Interventor debe calcular los ajustes de precios del contrato de acuerdo con lo indicado en las
clusulas correspondientes.
Supervisor FONADE: en los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de los documentos
correspondientes al pago, verificar las solicitudes de pago de una factura o documento
equivalente con sus correspondientes anexos, presentadas por el contratista principal para el
pago de anticipo, avance del objeto contractual o pago final, gestionar los trmites necesarios
al interior de FONADE para la autorizacin del Gerente del Convenio o el Gerente de Unidad
(este ltimo aplica slo cuando el Gerente del Convenio es el Supervisor directo del contrato)
para la generacin de los pagos respectivos. En caso que el supervisor no considere viable
continuar con el trmite deber proceder a devolver la factura mediante comunicacin escrita
en la cual consigna los motivos por los cuales no se puede tramitar, en mximo los siguientes
3 das hbiles a su radicado en el Centro de Atencin al Ciudadano.
Registros:
Lista de revisin documental para pago a contratista de factura o documento
equivalente en contratos con presupuesto sin situacin de fondos.
FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago.
FAP030 Modelo cuenta de cobro.
Factura o documento equivalente.
FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal.
Memoria de cantidades (cuando aplique).
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social.
Tiempo o frecuencia: mensual o la periodicidad indicada contractualmente.

Actividad 4: Acta de pago mensual de Interventora


Roles y responsabilidades:
Interventor: elaborar y remitir al Supervisor de FONADE, la solicitud de pago la cual debe ir
con la cuenta de cobro o factura (segn corresponda), informe del avance y porcentaje
ejecutado, informes de Interventora y las dems obligaciones establecidas en las reglas de
participacin y en el contrato y las requeridas por el supervisor del contrato.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Supervisor de FONADE: en los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de los documentos
correspondientes al pago, recibir del interventor para su revisin y aprobacin la solicitud de
pago, la cual debe ir con la cuenta de cobro, informe del avance y porcentaje ejecutado,
informes de Interventora, reglas de participacin y en el contrato; y las requeridas por el
supervisor del contrato. En caso que el supervisor no considere viable continuar con el trmite
deber proceder a devolver la factura mediante comunicacin escrita en la cual consigna los
motivos por los cuales no se puede tramitar, en mximo los siguientes 3 das hbiles a su
radicado en el Centro de Atencin al Ciudadano.
Registro: factura o cuenta de cobro con los soportes respectivos
Tiempo o frecuencia: segn lo pactado contractualmente

SUBCOMPONENTE 4.4: NOVEDADES DEL CONTRATO Y TOMA DE DECISIONES

Actividad 1: Modificar cantidades de obra


Roles y responsabilidades:
Contratista de obra: en caso de requerirse modificar las cantidades de obra para la adecuada
ejecucin del proyecto, presentar a la interventora la necesidad de la ejecucin de mayores
cantidades de obras, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a su identificacin.
Interventor: al momento de identificar la necesidad de la ejecucin de mayores cantidades
necesarias para cumplir con el objeto contractual, la interventora en los tres (3) das hbiles
siguientes deber revisar, verificar, aprobar o reprobar la solicitud realizada por el contratista. En
caso de ser aprobada, debe remitir al supervisor de FONADE el formato FMI044 Acta de mayores
y menores cantidades e tems no previstos, con su respectiva justificacin y aprobacin.
Supervisor FONADE: recibir por parte de la interventora el acta de mayores y menores cantidades
e tems no previstos con su respectiva justificacin y aprobacin. Para el caso en el que se requiere
adicionar recursos para la ejecucin de mayores cantidades, evaluar dentro de los cinco (5) das
hbiles siguientes, la solicitud y en caso de ser procedente, efectuar los trmites correspondientes
a la consecucin de los recursos presupuestales necesarios. En caso contrario, debe informar
dentro de dicho perodo a la interventora para que determine el ajuste de las metas fsicas con los
recursos actuales del proyecto, y la interventora informa al Supervisor de FONADE los ajustes a
llevarse a cabo.
Registro: FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e tems no previstos.
Tiempo o frecuencia: cuando se requiera.

Actividad 2: Actividades no previstas


Roles y responsabilidades:
Contratista de obra: en caso de requerirse tems no previstos para la adecuada ejecucin del
proyecto, presentar a la interventora los Anlisis de Precios Unitarios de los tems no previstos,
debidamente justificados y con los soportes necesarios, dentro de los cinco (5) das calendario
siguientes a su identificacin.
Interventor: recibir del contratista de obra los Anlisis de Precios Unitarios - APUs, verificando con
anterioridad los Anlisis de Precios Unitarios contractuales, las especificaciones tcnicas del tem y
la lista de precios bsicos de FONADEEn caso en que se encuentre contemplado en la lista de
precios se aplica el precio all consignado. En caso de que no se contemple y sea necesaria su

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VIGENCIA: 2015-06-12

inclusin, debe comunicar por escrito al contratista que dispone de un plazo de cinco (5) das hbiles
para la presentacin de los Anlisis de Precios Unitarios, de las actividades no previstas, adjuntando
en dicha comunicacin las especificaciones tcnicas para su ejecucin. Si pasados los cinco (5)
das hbiles de que dispone el contratista para la presentacin de los APUs, este no ha presentado
dichos anlisis, el interventor procede a informar al Supervisor de FONADE la demora en el
cumplimiento de esta actividad a fin de que la Entidad aplique las acciones que considere
pertinentes, determine el precio de las actividades por ejecutar o solicite la aplicacin de las
sanciones pecuniarias a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el contrato. En todo
caso, FONADE determina lo precedente de acuerdo con la normatividad vigente.
En caso que el contratista entregue al interventor los APUs, ste debe verificar dentro de los tres
(3) das hbiles a la entrega del mismo, el listado del valor de los insumos y dems componentes
del anlisis de precios unitarios que hace parte de los documentos de legalizacin del contrato a fin
de garantizar que el valor de dichos componentes corresponde a los de la propuesta. En caso de
encontrarse discrepancia en estos valores, procede a realizar las correcciones pertinentes,
informando por oficio al contratista de Obra. Cuando se requiera, el interventor debe soportar la
revisin efectuada a los APUs de los tems no previstos con mnimo dos (2) cotizaciones.
Posteriormente el Interventor, debe remitir al supervisor de FONADE dentro de los cinco (5) das
hbiles posteriores al recibo de los APUs por parte del contratista, su concepto con la aprobacin o
no aprobacin (el cual debe contener una manifestacin de que se revisaron los APUs
contractuales, evidenciando si efectivamente la actividad no est incluida en el contrato y una breve
justificacin tcnica de la necesidad de cada una de ellas), anexando debidamente diligenciado y
suscrito el formato FMI038 nalisis de Precios Unitarios, para la revisin por parte del Supervisor
de FONADE y ste inicie el trmite ante el rea de Estudios Previos de FONADE, para la verificacin
de que stos se encuentren dentro de los precios de mercado.
Una vez verificado por FONADE la totalidad de los APUs o vencido el trmino para el ajuste de los
mismos, el Interventor debe remitir al supervisor de FONADE diligenciado y suscrito por los
representantes legales del contratista de obra e interventora o por sus respectivos Directores los
formatos: FMI039 Comparacin y fijacin de precios no previstos, FMI044 Acta de mayores y
menores cantidades e tems no previstos y FMI025 Solicitud de adicin y/o prrroga (si
hubiere lugar a ello), con el fin de efectuar la modificacin al contrato. Para el efecto, dispone para
el ajuste de tres (3) das hbiles siguientes a la comunicacin de aceptacin de FONADE o al
vencimiento de los trminos.
Previo a la ejecucin de los tems no previstos, el Interventor debe verificar la existencia de la
legalizacin de la modificacin al respectivo contrato. Sin la debida modificacin, el interventor no
podr autorizar la ejecucin de los items no previstos.
Supervisor FONADE: revisar el concepto del interventor con la aprobacin o desaprobacin (que
debe contener una manifestacin de que se revisaron los APUs contractuales, evidenciando si
efectivamente la actividad no est incluida en el contrato y una breve justificacin tcnica de la
necesidad de cada una de ellas), y anexo a este y debidamente diligenciado y suscrito el formato
FMI038 nalisis de Precios Unitarios.
Para los proyectos de infraestructura social y de infraestructura fsica, la supervisin debe tener en
cuenta los criterios de control de diseos establecidos por FONADE, ya sea en la etapa de diseo
o en la etapa de ejecucin, para lo cual debe confirmar que la interventora registre las acciones
relacionadas con la planificacin, revisin, verificacin y validacin de los diseos respectivos.

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VIGENCIA: 2015-06-12

Al momento que el interventor informe sobre la demora en el cumplimiento por parte del contratista
de obra en la presentacin de los Anlisis de Precios Unitarios (APUs), este debe definir las
acciones que considere pertinentes, determinar el precio de las actividades por ejecutar o solicitar
la aplicacin de las sanciones pecuniarias a que haya lugar de conformidad con lo establecido en
el contrato, dentro de los cinco (5) das siguientes a la notificacin del interventor
El supervisor de FONADE, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de los Anlisis de
Precios Unitarios (APUs), podr solicitar con el interventor los ajustes de los APUs que fueren
objetados, informando por va correo electrnico o fax, el resultado del ajuste. Si vencido el plazo
indicado, no se han remitido los ajustes, se tomar como valor de la actividad, el determinado por
FONADE.
Una vez revisada la totalidad de los APUs o vencido el trmino para el ajuste de los mismos, debe
recibir por parte de la Interventora diligenciado y suscrito por los representantes legales del
contratista de obra e interventora, o por sus respectivos directores los formatos: FMI039
comparacin y fijacin de precios no previstos, FMI044 Acta de mayores y menores
cantidades e tems no previstos y FMI025 Solicitud de adicin y/o prrroga (si hubiere lugar a
ello), con el fin de efectuar la modificacin al contrato. Para el efecto dispone de los 3 (tres) das
hbiles siguientes a la comunicacin de aceptacin o al vencimiento de los trminos para el ajuste.
Registro:
FMI038 Anlisis de Precios Unitarios.
FMI039 Comparacin y fijacin de precios no previstos.
FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e tems no previstos.
FMI025 Solicitud de adicin y/o prrroga.
Tiempo o frecuencia: cuando se requiera.

Actividad 3: Solicitar suspensin del contrato de obra


Roles y responsabilidades:
Cuando el origen de la solicitud es del Contratista de Obra:
Contratista de obra: remitir al Interventor la informacin requerida para soportar la solicitud de
suspensin de la obra. De ser procedente, suscribir con el Interventor, el Supervisor, el Gerente de
Unidad y el Ordenador del Gasto el acta de suspensin respectiva.
Interventor: emitir un concepto tcnico, dentro de los siguientes cinco (5) das hbiles de recibo de
la solicitud del Contratista, dada la necesidad de suspender la ejecucin del contrato de obra, el
cual se debe remitir para su aval o rechazo por parte del Supervisor, Gerente de Unidad y el
Ordenador del Gasto de FONADE. En caso afirmativo, el Interventor debe diligenciar el acta de
suspensin para el contrato de ejecucin de obra y remitirla a FONADE para el visto bueno del
Supervisor, el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto. El acta debe indicar si la misma genera
costos para la Entidad, en caso afirmativo se deben valorar y justificar de manera detallada dichos
costos.
Supervisor FONADE: verificar el concepto tcnico remitido por el Interventor, dentro de los
siguientes tres (3) das hbiles, el cual debe soportar de manera detallada la solicitud de suspensin.
Una vez realizado lo anterior, avala la solicitud para continuar con el trmite de firmas al interior de
la Entidad, en caso contrario devuelve al Interventor para revisin y ajustes.

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Gerente de Unidad: revisar y avalar el concepto tcnico remitido por el Interventor despus de su
revisin por parte del Supervisor, el cual soporta la solicitud de suspensin. En caso de avalar dicha
solicitud, debe suscribir el acta. En caso contrario, devuelve al Supervisor para el trmite respectivo.
Ordenador del Gasto: revisar y avalar el concepto tcnico remitido por el Interventor, previa
validacin por parte del Supervisor y el Gerente de Unidad, el cual soporta la solicitud de
suspensin. De considerarlo procedente, suscribe el acta. En caso contrario, devuelve para el
trmite respectivo.
Cuando el origen de la solicitud es del Supervisor o Interventor:
Interventor: remitir al Supervisor la solicitud de suspensin de la obra, incluyendo el concepto
tcnico que soporta la misma. De ser procedente, el interventor debe diligenciar el acta de
suspensin para el contrato de ejecucin de obra y remitirlos a FONADE para gestionar la
aprobacin y firma del acta por parte del Supervisor, el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto.
El acta debe indicar si la misma genera costos para la entidad, en caso afirmativo se deben valorar
y justificar de manera detallada dichos costos.
Supervisor: revisar y aprobar la solicitud y concepto tcnico remitida por el Interventor, dentro de
los siguientes tres (3) das hbiles, para la suspensin del contrato de obra, para su aval o rechazo
por parte del Gerente de Unidad y Ordenador del Gasto.
Gerente de Unidad: revisar y avalar el concepto tcnico remitido por el Interventor el cual soporta
la solicitud de suspensin. En caso de avalar dicha solicitud, debe suscribir el acta.
Ordenador del Gasto: revisar y avalar el concepto tcnico remitido por el Interventor el cual soporta
la solicitud de suspensin. En caso de avalar dicha solicitud, debe suscribir el acta.
Registro: FMI023 Acta de suspensin.
Tiempo o frecuencia: Cuando se requiera.

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Actividad 4: Solicitar suspensin del contrato de Interventora


Cuando el origen de la solicitud es del Interventor del contrato:
Interventor de obra: remitir al Supervisor de FONADE la solicitud
de suspensin del contrato de interventora, para el trmite de
aprobacin o rechazo de la misma.
En caso afirmativo, el interventor debe diligenciar el acta de
suspensin para el contrato de ejecucin de interventora y remitirlos
a FONADE para su visto bueno.
Supervisor FONADE: verificar la solicitud de suspensin remitida
por el Interventor. En caso de estar de acuerdo, suscribir el Acta de
suspensin y tramitar las firmas del Gerente de Unidad y del
Ordenador del Gasto.
Gerente de Unidad: revisar y avalar la solicitud de suspensin
remitida por el Interventor. En caso de avalar la solicitud, suscribir el
Acta de Suspensin.
Roles y
responsabilidades:

Ordenador del Gasto: revisar y avalar la solicitud de suspensin


remitida por el Interventor. En caso de avalar la solicitud, suscribir el
Acta de Suspensin.
Cuando el origen de la solicitud es del Supervisor del contrato:
Supervisor: gestionar la aprobacin ante el Gerente de Unidad y el
Ordenador del Gasto la necesidad de suspensin del contrato de
interventora, debidamente justificada.
En caso afirmativo, diligenciar el acta de suspensin del contrato de
interventora y suscribirla junto con el Gerente de Unidad y el
Ordenador del Gasto.
Gerente de Unidad: revisar y avalar la solicitud del Supervisor del
contrato de interventora, en caso de avalar dicha solicitud suscribir
el Acta de Suspensin.
Ordenador del Gasto: revisar y avalar la solicitud del Supervisor del
contrato de interventora, en caso de avalar dicha solicitud suscribir
el Acta de Suspensin.

Registro:

FMI023 Acta de suspensin.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se requiera. No obstante, no es necesario suscribir el acta


de reinicio, cuando en la misma se establezca un trmino fijo.
Es requisito obligatorio, que el contrato de interventora se encuentre
vigente para la ejecucin del contrato de obra.

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Actividad 5: Suscribir reinicio del contrato de obra


Contratista de obra: suscribir con el Interventor, el Gerente de
Unidad y el Ordenador del Gasto, el acta de reinicio del contrato de
obra. Lo anterior, siempre que no exista certeza de la feha de reinicio
o que an tenindola, no haya recibido previamente una
comunicacin escrita del Interventor, en la cual est debidamente
justificado que el evento que origin la suspensin ha sido resuelto.

Roles y
responsabilidades:

Interventor de obra: elaborar, suscribir y remitir al Supervisor, el


acta de reinicio del contrato de obra una vez resuelta la situacin que
motiv la suspensin del contrato, para su visto bueno, del Gerente
de Unidad y del Ordenador del Gasto. Cuando se encuentre
tramitado el reinicio, el Interventor garantiza que el contratista, realice
la modificacin de las plizas y que las mismas sean remitidas a la
entidad contratante (FONADE o entidad territorial) para su
aprobacin. Sin perjuicio de lo anterior, el Interventor debe verificar
si existe total certidumbre de la fecha de reinicio, justificando
debidamente que el evento que origin la suspensin ha sido
resuelto.
Supervisor FONADE: verificar y avalar el acta de reinicio del
contrato de obra.
Gerente de Unidad: suscribir el acta de reinicio del contrato de obra.
Ordenador del Gasto: suscribir el acta de reinicio del contrato de
obra.

Registro:

FMI024 Acta de reinicio.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se requiera.

Actividad 6: Realizar reinicio del contrato de interventora


Interventor: suscribir y remitir al Supervisor de FONADE, el acta de
reinicio para su firma, del Gerente de Unidad y del Ordenador del
Gasto, una vez sea resuelta la situacin que motiv la suspensin
del contrato de interventora.
As mismo, realizar la modificacin de las plizas y remitir las mismas
a la entidad contratante para su aprobacin.
Roles y
responsabilidades:

Supervisor FONADE: verificar y suscribir el Acta de reinicio del


contrato de interventora.
Gerente de Unidad: suscribir el acta de reinicio del contrato de
interventora.
Ordenador del gasto: suscribir el acta de reinicio del contrato de
interventora..

Registro:

FMI024 Acta de reinicio.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se requiera.

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Actividad 7: Adicin o prrroga u otra novedad del contrato de obra


Contratista de obra: suscribir con el Interventor, la solicitud de
adicin, prrroga u otra novedad del contrato y remitir la informacin
requerida para soportar dicha solicitud. Suscribir con el Ordenador
del Gasto, el documento contractual correspondiente.
Interventor: elaborar, revisar y remitir la solicitud de adicin,
prrroga u otra novedad del contrato, presentadas por el contratista
de obra y emitir un concepto tcnico al respecto dirigido al Supervisor
de FONADE, con la suficiente antelacin y planeacin. Dichas
solicitudes deben estar claramente justificadas.
Roles y
responsabilidades:

Supervisor FONADE: verificar que el contrato se encuentre vigente


y que en el caso de una adicin, esta no supere el 50% del valor
inicial del contrato, expresado en SMMLV (salario mnimo mensual
legal vigente). Adicionalmente, revisar el presupuesto establecido y
la disponibilidad de recursos.
Revisar y presentar a la Subgerencia de Contratacin, las solicitudes
de adicin, prrroga u otra novedad del contrato, entregadas por el
interventor con la antelacin suficiente, la cual debe estar
debidamente justificada, para la revisin y aprobacin respectiva por
parte de las autoridades competentes en FONADE.

Registro:

FMI025 Solicitud de adicin y/o prrroga.


Documento de solicitud de la novedad.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se requiera.

Actividad 8: Adicin prrroga u otra novedad del contrato de interventora


Interventor : elaborar, revisar y remitir al Supervisor de FONADE la
solicitud de adicin, prrroga u otra novedad del contrato para su
aprobacin, con la suficiente antelacin y planeacin. Dichas
solicitudes deben estar claramente justificadas.
Roles y
Responsabilidades:

Registro:

Tiempo o frecuencia:

Supervisor FONADE: verificar que el contrato se encuentre vigente


e igualmente, revisar el presupuesto y la disponibilidad de recursos.
Revisar y presentar a la Subgerencia de Contratacin, las solicitudes
de adicin, prrroga u otra novedad del contrato, entregadas por el
Interventor con la antelacin suficiente, la cual debe estar
debidamente justificada, para la revisin y aprobacin respectiva por
parte de las autoridades competentes en FONADE.
FMI025 Solicitud de adicin y/o prrroga.
Documento de solicitud de la novedad.
Cuando se requiera.
Segn el Estatuto Anticorrupcin, artculo 85, en pro de la
continuacin de las interventoras, se excepta la adicin por encima
del 50% del valor inicial del contrato como lo define el artculo 40 de
la Ley 80 de 1993.

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Actividad 9: Incumplimiento contractual


Interventor del contrato principal: evaluar, en caso de cualquier
incumplimiento de contrato de obra, bienes y servicios, el tipo y
magnitud de la falla, retraso, omisin, exceso y en general, del
desconocimiento del contratista del contenido de las obligaciones
para as, determinar si las falencias del contratista revisten tal nivel
de gravedad que configura un incumplimiento que afecta de forma
directa el objeto (medidas apremiantes o sancionatorias) del contrato
o si las dificultades son menores y pueden mejorarse en el corto
plazo con la implementacin de correctivos, a fin de no agravar las
condiciones de ejecucin del contrato (medidas correctivas o de
administracin). Le concurre la responsabilidad al interventor de
efectuar oportunamente los requerimientos o remitir al contratista las
recomendaciones, instrucciones o sugerencias encaminadas a
garantizar el cumplimiento del objeto contractual y enviar al
Supervisor de FONADE el respaldo documental que evidencie la
medida correctiva o de administracin adoptada (compromisos,
visitas, planes de mejoramiento, actas de reuniones).

Roles y
responsabilidades:

El interventor debe remitir a la Compaa Aseguradora, copia de las


comunicaciones que se produzcan en el contexto de cualquier
medida correctiva o de administracin, con el objetivo de poner en
su conocimiento los hechos constitutivos de las medidas adoptadas
y que puedan redundar en la alteracin del estado del riesgo
asegurado. Es importante contar con el registro de recibido de la
comunicacin por parte de la compaa Aseguradora y enviar al
supervisor copia de este registro.
En caso de que el Interventor evale y determine que procede(n)
la(s) medida(s) sancionatoria(s), debe ajustarse a su procedencia as
como a la forma de hacerla(s) efectiva(s) pactada previamente por
las partes y que se encuentran consagradas en la minuta del
contrato, objeto de la interventora. Es responsabilidad del
Interventor, realizar la respectiva solicitud de la aplicacin de medida
sancionatoria dirigida al Supervisor y acompaada de un informe
mediante el cual haga mencin expresa y detallada de los hechos
as como de los presuntos incumplimientos contractuales atribuibles
al contratista, tasando el o los perjuicios de acuerdo a los criterios
previstos en el contrato, adjuntando la correspondencia cruzada con
el contratista, al igual que los dems soportes y pruebas.
Supervisor FONADE: verificar que el Interventor cumpla con las
obligaciones establecidas en el presente Manual, en caso de falla,
retraso, omisin, exceso y en general, del desconocimiento del
contratista de los contenidos obligatorios que ameriten medidas
correctivas y de gestin. En caso de incumplimientos que ameriten
medidas sancionatorias previstas en el contrato, el Supervisor debe
exigir y verificar que la informacin suministrada por el Interventor
cumpla con los criterios previamente establecidos y determinar la
viabilidad de la misma a travs del informe que elabore para estos
efectos.

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El Supervisor, por conducto de los Gerentes de Unidad y de


Convenio, remitir toda la informacin recaudada a la Subgerencia
de Contratacin de FONADE, quien se encargar de seguir el
proceso respectivo.
En caso de que el Interventor, a su vez desconozca los contenidos
obligatorios del contrato de interventora, ser responsabilidad del
Supervisor solventar, sustentar y acompaar, la solicitud de medidas
correctivas para el contratista (objeto de la interventora) adoptando
a su vez las medidas correctivas para la Interventora.
En caso de que el Supervisor evidencie el incumplimiento del
contratista (objeto de la interventora) y que en su concepto, amerite
medidas sancionatorias, le concurre la responsabilidad de solventar,
sustentar y remitir, la solicitud de incumplimiento para el contratista y
para el Interventor.
Registro:

Comunicaciones con los soportes correspondientes.

Tiempo o frecuencia:

Cuando se requiera.

SUBCOMPONENTE 4.5: HERRAMIENTAS A APLICAR POR FONADE AL MOMENTO DEL


INCUMPLIMIENTO DE LA INTERVENTORA
Remitirse a:
COMPONENTE 4: EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL.
Subcomponente 4.1: actividades de ejecucin, seguimiento y control.
Actividad 17: efectuar evaluacin mensual del nivel de desempeo del contratista de Interventora
o de estudios y diseos contratado por Fbrica de Interventora.
Subcomponente 4.4: novedades del contrato de obra y toma de decisiones.
Actividad 9: incumplimiento contractual.

GDI721 Gua de lineamientos para las medidas correctivas y sancionatorias para el cumplimiento
contractual.

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E. COMPONENTE 5 - CIERRE Y LIQUIDACIN


SUBCOMPONENTE 5.1 TERMINACIN Y RECIBO A SATISFACCIN
Actividad 1: Suscribir el Acta de cierre de fase del proyecto
(Fbrica de interventora - Aplica para proyectos que contemplen Fase I, II, III o ms)
Contratista principal: suscribir junto con el Interventor el acta de
cierre por cada una de las fases del proyecto.

Roles y
responsabilidades:

Interventor: elaborar, suscribir y enviar al Supervisor de FONADE el


acta de cierre de la fase del proyecto, que le aplica. En la terminacin
se deben relacionar las actividades que se hayan ejecutado al 100%
y recibidas a satisfacccin por parte del interventor.
Supervisor FONADE: recibir por parte de la Interventora el acta de
cierre de la fase del proyecto y emitir el correspondiente aval de
aprobacin de la misma.

Registro:

FMI082 Acta de Cierre.

Tiempo o frecuencia:

A la terminacin de cada fase.

Actividad 2: Suscribir el Acta de cierre de fase del proyecto en el


contrato de Interventora
(Fbrica de interventora - Aplica para proyectos que contemplen Fase I, II, III o ms)
Interventor: elaborar, suscribir y enviar al Supervisor de FONADE el
acta de cierre de cada una de las fases del proyecto. En la
terminacin se deben relacionar las actividades que se hayan
ejecuctado al 100% y recibidas a satisfacccin por parte del
supervisor.
Roles y
responsabilidades:

Supervisor FONADE: recibir de parte de la Interventora el acta de


cierre de cada una de las fases del proyecto y emitir el
correspondiente aval de aprobacin de la misma.
Gerente de Fbrica de Interventora: suscribir junto con el
Interventor y Supervisor de FONADE, el acta de cierre de cada una
de las fases del proyecto.

Registro:

FMI082 Acta de Cierre.

Tiempo o frecuencia:

A la terminacin de cada fase.

Actividad 3: Suscribir el Acta de terminacin de contrato


Roles y
responsabilidades:

Contratista principal: suscribir junto con el Interventor el acta de


terminacin de contrato.
Interventor: elaborar, suscribir y enviar al Supervisor de FONADE el
acta de terminacin de contrato antes de la fecha de vencimiento del

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plazo de ejecucin. En la terminacin, se deben relacionar las


actividades que se hayan ejecutado pero requieren reparacin o
ajuste, as como las actividades no ejecutadas y las ejecutadas de
forma defectuosa; incluyendo el cronograma de entrega de los
pendientes en caso de que exista compromisos a cargo del
contratista de obra.
Supervisor FONADE: recibir por parte de la Interventora el acta de
terminacin de contrato y emitir el correspondiente aval de
aprobacin de la misma.
Registro:

FMI026 Acta de terminacin de contrato.

Tiempo o frecuencia:

A la terminacin del plazo contractual.

Actividad 4: Suscribir el Acta de terminacin del contrato de interventora

Roles y
responsabilidades:

Interventor: elaborar, suscribir y enviar al Supervisor de FONADE el


Acta de terminacin del contrato de Interventoria antes de la fecha
de vencimiento del plazo de ejecucin. En la terminacin se deben
relacionar las actividades que se hayan ejecutado pero requieren
complementacin o ajuste y el cronograma de entrega de estos, por
parte del Interventor.
Supervisor FONADE: recibir por parte de la interventora el acta de
terminacin de contrato y emitir el correspondiente aval de
aprobacin de la misma.

Registro:

FMI026 Acta de terminacin de contrato.

Tiempo o frecuencia:

A la terminacin del plazo contractual.


Al recibo de las actividades contractuales.

Actividad 5: Suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual


Contratista principal: suscribir junto con la Interventoria el Acta de
entrega y recibo final del objeto contractual.

Roles y
responsabilidades:

Interventor: recibir del Contratista la totalidad de las actividades


contractuales, efectuando la verificacin correspondiente, de
acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, precios y
descripcin del bien o servicio.
Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de entrega y recibo final
del objeto contractual a satisfaccin
Supervisor FONADE: recibir por parte de la Interventora el Acta de
entrega y recibo final del objeto contractual a satisfaccin.

Registro:

FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual.

Tiempo o frecuencia:

Al recibo de las actividades contractuales (sin pendientes).

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Actividad 6: Suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto de


interventora
Interventor: elaborar y suscribir con el Supervisor de FONADE el
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual a satisfaccin.
Roles y
responsabilidades:

Supervisor FONADE: recibir y suscribir el Acta de entrega y recibo


final del objeto contractual, una vez se encuentre aprobado por parte
del supervisor el informe final de interventora.

Registro:

FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual.

Tiempo o frecuencia:

Al recibo de las actividades contractuales, incluyendo informe final


de interventora aprobado y sin pendientes.

Actividad 7: Suscribir el Acta de entrega al cliente por parte de FONADE


Interventor: coordinar y participar de la entrega de los bienes y
servicios por parte de FONADE al cliente.
Roles y
responsabilidades:

Supervisor FONADE: garantizar que FONADE suscriba


oportunamente y con las personas debidamente autorizadas para
ello, el Acta de entrega por parte de FONADE y recibo de bienes y/o
servicios a satisfaccin por parte del cliente objeto del contrato con
el cliente o con el tercero que este determine.

Registro:

FMI052 Acta de entrega por parte de FONADE y recibo de bienes


y/o servicios a satisfaccin por parte del cliente

Tiempo o frecuencia:

A la entrega de un bien o servicio al cliente.

Actividad 8: Suscribir la constancia de supervisin tcnica de Interventora


(Aplica para contratos de obra - Fbrica de interventora)
Roles y responsabilidades:
Interventor de obra: expedir la constancia de supervisin tcnica de Interventora, en la cual
manifieste inequvocamente que la construccin de la estructura y de los elementos no
estructurales cubiertos por el Reglamento y/o normatividad que aplique para el proyecto, se
realizaron de acuerdo con lo especificado, y que las medidas correctivas tomadas durante la
construccin, si las hubiere, llevaron la estructura al nivel de calidad requerido por el Reglamento
y/o normatividad de acuerdo al modelo de constancia establecido que debe ser entregado al
supervisor de FONADE al finalizar la ejecucin del proyecto, el cual se ajusta conforme a las
actividades tcnicas desarrolladas segn la normatividad que se relaciona a continuacin:

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NORMA TCNICA
NSR - 10
RETIE
RETILAP
RAS 2000
NTC 1500
NTC 2505
NTC 5356
NTC 3838
NTC 4595
NTC 4596
Resolucin 3600 de 1996
del Ministerio de Transporte
Norma Invas v.2013
Norma Invas v.2013

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DESCRIPCIN
Norma de sismo resistencia 2010
Reglamento tcnico de instalaciones elctricas
Reglamento tcnico de instalaciones de iluminacin y
alumbrado pblico
Reglamento tcnico del sector de agua potable y saneamiento
bsico
Cdigo colombiano de fontanera
Instalacin y suministro de gas
Instalacin de calentadores a gas
Gasoductos presiones de operacin permisibles para el
transporte y distribucin de gas
Planeamiento y diseo de Instalaciones y ambientes
escolares
Sealizaciones para instalaciones y ambientes escolares
Cdigo colombiano de diseo ssmico de puentes
Normas de ensayos de materiales para carreteras
Especificaciones generales de construccin de carreteras

Supervisor FONADE: recibir suscrita por parte del Interventor la constancia de supervisin tcnica
de Interventora, en la cual manifieste inequvocamente que la construccin de la estructura y de
los elementos no estructurales cubiertos por el Reglamento y/o normatividad que aplique para el
proyecto, se realizaron de acuerdo con lo especificado y que las medidas correctivas tomadas
durante la construccin, si las hubiere, llevaron la estructura al nivel de calidad requerido por el
Reglamento y/o normatividad vigentes de acuerdo al modelo de constancia establecido por
FONADE.

Registro:

Modelo constancia de supervisin tcnica de Interventora.

Tiempo o frecuencia: a la terminacin de la obra.

SUBCOMPONENTE 5.2: LIQUIDACIN


Actividad 1: Suscripcin del Proyecto de liquidacin del contrato

Contratista principal: elaborar y suscribir con el Interventor el


proyecto de liquidacin del contrato con la totalidad de los soportes,
dentro de los tiempos establecidos en las reglas de participacin.
Roles y
responsabilidades:

En el evento en que no se establezcan en las reglas de participacin


o en el contrato, el plazo para la elaboracin del proyecto de
liquidacin, se debe realizar en un tiempo mximo de cuarenta y cinco
(45) das calendario contados a partir de la fecha de terminacin una
vez se encuentren terminado y recibido a satisfaccin el objeto
contractual, en sta acta se debe hacer constar:

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VIGENCIA: 2015-06-12

El estado en que se recibe el objeto del contrato.


El rea total de construccin, cuando se trate de contratos de
obra.
El valor final del contrato incluyendo reajustes y revisiones de
precios.
En el caso de los contratos de obras, el cuadro final de
liquidacin de obra, en donde aparezcan todas las cantidades
recibidas.
La discriminacin de todos los valores del contrato.

Interventor: garantizar que el contratista elabore el proyecto de


liquidacin del contrato, con la totalidad de los soportes, dentro de los
tiempos establecidos en las reglas de participacin. En el evento en
que no se establezcan en las reglas de participacin o en el contrato,
el plazo para la elaboracin del proyecto de liquidacin, se debe
realizar en un tiempo mximo de cuarenta y cinco (45) das calendario
contados a partir de la fecha de terminacin una vez se encuentren
terminadas y recibidas a satisfaccin las actividades contractuales, en
esta acta se debe hacer constar:

El estado en que se recibe el objeto del contrato.


El rea total de construccin, cuando se trate de contratos de
obra.
El valor final del contrato incluyendo reajustes y revisiones de
precios.
En el caso de los contratos de obras, el cuadro final de
liquidacin de obra, en donde aparezcan todas las cantidades
recibidas.
La discriminacin de todos los valores del contrato.

Suscribir el proyecto de liquidacin de contrato con el contratista y


remitirlo al Supervisor de FONADE.

Registro:

Supervisor FONADE: recibir por parte del interventor el Acta de


liquidacin del contrato, suscrita por las partes.
FMI045 Proyecto de liquidacion de contrato.

Tiempo o frecuencia:

En cada liquidacin del contrato.

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Actividad 2: Suscribir el proyecto de liquidacin del contrato de interventora


Interventor: elaborar y suscribir con el Supervisor de FONADE, el
proyecto de liquidacin del contrato objeto de la Interventora en los
tiempos establecidos en las reglas de participacin y remitirlo al
Supervisor de Proyecto de FONADE para su revisin y aprobacin
final, junto con la totalidad de los soportes.

Roles y
responsabilidades:

Para tales efectos debe aportar la documentacin necesaria una vez


se encuentren terminadas y recibidas a satisfaccin las actividades
contractuales. En el evento en que no se establezcan en las reglas de
participacin o en el contrato, el plazo para la elaboracin del proyecto
de liquidacin, se debe realizar en un tiempo mximo de cuarenta y
cinco (45) das calendario contados a partir de la fecha de terminacin.
Supervisor FONADE: garantizar que el interventor elabore el
proyecto de liquidacin del contrato, objeto de interventora, con la
totalidad de los soportes, dentro de los tiempos establecidos en las
reglas de participacin. En el evento en que no se establezcan en las
reglas de participacin o en el contrato, el plazo para la elaboracin
del proyecto de liquidacin, se deber realizar en un tiempo mximo
de cuarenta y cinco (45) das calendario contados a partir de la fecha
de terminacin. Suscribir el proyecto de liquidacin de contrato con el
Interventor.

Registro:

FMI045 Proyecto de liquidacin de contrato

Tiempo o frecuencia:

En cada liquidacin del contrato.

Actividad 3: Suscripcin del Proyecto de liquidacin del contrato de Interventora por


Fbrica de Interventora

Roles y
responsabilidades:

Interventor: elaborar y suscribir con el Supervisor de FONADE, el


proyecto de liquidacin del contrato objeto de la Interventora en los
tiempos establecidos en las reglas de participacin y remitirla al
supervisor de FONADE para su revisin y aprobacin final junto con la
totalidad de los soportes. Para tales efectos debe aportar la
documentacin necesaria una vez se encuentren terminadas y
recibidas a satisfaccin las actividades contractuales. En el evento en
que no se establezcan en las reglas de participacin o en el contrato, el
plazo para la elaboracin del proyecto de liquidacin, se deber realizar
en un tiempo mximo de cuarenta y cinco (45) das calendario contados
a partir de la fecha de terminacin, y cuando todos los proyectos
asignados cuenten con Acta de cierre y el Supervisor de FONADE
apruebe el Informe final de Interventora.
Gerente de Fbrica de Interventora: garantizar que el Interventor
elabore el proyecto de liquidacin del contrato, objeto de interventora,
con la totalidad de los soportes, dentro de los tiempos establecidos en
las reglas de participacin.
En el evento en que no se establezcan en las reglas de participacin o
en el contrato, el plazo para la elaboracin del proyecto de liquidacin,

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MANUAL DE SUPERVISIN E INTERVENTORA DE


FONADE
GERENCIA DE PROYECTOS

CDIGO:

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VERSIN:

08

VIGENCIA: 2015-06-12

se deber realizar en un tiempo mximo de cuarenta y cinco (45) das


calendario contados a partir de la fecha de terminacin y cuando todos
los proyectos asignados cuenten con Acta de cierre y el Supervisor de
FONADE apruebe el Informe final de Interventora. Suscribir el proyecto
de liquidacin de contrato con el Interventor.
Registro:

FMI045 Proyecto de liquidacion de contrato

Tiempo o frecuencia:

En cada liquidacin del contrato.

9. REGISTROS
COMPONENTE 1. CONTRATACIN DE INTERVENTORA
Formato

Documento
X
X

X
X

Cdigo
N/A
N/A
FMI029
FMI015

Descripcin
Contrato suscrito entre las partes
Garanta del contrato aprobada
Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del contrato
Acta de Inicio

COMPONENTE 2. ACTIVIDADES PARA INICIO

Formato

SUBCOMPONENTE 2.1: DESIGNACIN DE SUPERVISIN


Documento
Cdigo
Descripcin
X

N/A

Contrato o documento de designacin (comunicacin externa


o memorando interno), cuando aplique.

SUBCOMPONENTE 2.2 REQUISITOS PARA EL INICIO DE LA INTERVENTORA POR PROYECTO


FBRICA DE INTERVENTORA
Formato
Documento
Cdigo
Descripcin
X
FMI078
Solicitud de Servicio
X
FMI080
Acta de Servicio
X
FMI029
Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del contrato
X
FMI079
Orden de Inicio
COMPONENTE 3. VALIDACIN Y PLANIFICACIN
SUBCOMPONENTE 3.1 - ACTIVIDADES DE REVISIN Y PLANIFICACIN PREVIAS AL INICIO DE
ACTIVIDADES TCNICAS DE EJECUCIN
Formato
Documento
Cdigo
Descripcin
X
N/A
Acta de reunin
X
FMI029
Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del contrato
X
FMI020
Acta de seguimiento de contrato
X
FMI015
Acta de inicio
X
FMI012
Lista de chequeo para iniciacin del contrato
X
FMI016
Acta de Iniciacin de proyecto
X
FMI032
Acta especial para contratos de diseo y obra parte A
X
FMI032
Acta especial para contratos de diseo y obra parte B
Orden de Inicio del proyecto y acta de entrega de la documentacin
X
FMI079
del proyecto
X
N/A
Registro de entrega de documentacin del proyecto
X
N/A
Programacin de actividades contractuales
X
N/A
Plan de Calidad
X
N/A
Plan de Seguridad y Salud en el trabajo
X
N/A
Plan de Gestin de Riesgos
X
N/A
Plan Ambiental
X
N/A
Plan de Gestin Social
X
N/A
Plan de manejo de trfico

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FONADE
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N/A

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VIGENCIA: 2015-06-12

Plan de Aseguramiento de calidad de la Interventora

COMPONENTE 4. EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL


SUBCOMPONENTE 4.1 - ACTIVIDADES DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
Documento
Cdigo
Descripcin
X
N/A
Acta de Socializacin o de auditora visible del proyecto.
X
FMI014
Acta de vecindad
X
FMI020
Acta de seguimiento de contrato
X
FMI033
Control de equipos
X
FMI034
Control de equipos de medicin
X
FMI035
Control de inspeccin y ensayos
X
FMI036
Control de seguridad industrial
X
N/A
Inspeccin Interna de obra
X
FMI017
Informe semanal de Interventora
X
FMI019
Informe ejecutivo mensual de interventora
X
FMI042
Informe de inversin y buen manejo del anticipo
X
FMI043
Acta de recibo parcial y balance presupuestal
X
N/A
Plan de Mejora con acciones correctivas, preventivas y/o de Mejora
X
N/A
Reprogramacin, plan de contingencia
X
N/A
Resultados de campo, laboratorio y dems pruebas
Matriz plan de control operativo de calidad para edificaciones,
nuevas, antiguas y dems estructuras que esten dentro del alcance
X
N/A
del reglamento colombiano de construciones sismoresistentes NCR10
X
N/A
Certificado de aportes parafiscales (cuando aplique)
X
N/A
Planillas de pago de seguridad social (cuando aplique)
X
N/A
Soporte de pago de obligaciones parafiscales
X
FMI028
Formato de evaluacin de proveedores de bienes y/o servicios
Aprobacin de las garantas y anexos por el rea de Gestin
X
N/A
contractual de FONADE o por el ente territorial.
SUBCOMPONENTE 4.2 - INFORMES DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
Formato
Documento
Cdigo
Descripcin
X
N/A
Bitcora del proyecto
X
N/A
Informe diario de ejecucin
X
FMI017
Informe Semanal de Interventora
Aplicacin y cumplimiento de requisitos del informe mensual de
X
FMI018
Interventora
X
FMI019
Informe ejecutivo mensual de Interventora
ANEXO ADMINISTRATIVO
X
FMI014
Acta de vecindad
X
FMI020
Acta de seguimiento de contrato
X
FMI021
Control de personal
X
FMI022
Relacin de correspondencia
X
FMI023
Acta de suspensin
X
FMI024
Acta de reinicio
ANEXO TCNICO
X
FMI030
Relacin de documentos
X
FMI031
Relacin de planos
X
FMI033
Control de equipos
X
FMI034
Control de equipos de medicin
X
FMI035
Control de inspeccin y ensayos
X
FMI036
Control de seguridad industrial
X
FMI037
Formato de registro Fotogrfico
X
FMI038
Anlisis de precios unitarios
X
FMI039
Comparacin y fijacin de precios no previstos
X
N/A
Cumplimiento normatividad ambiental
Formato

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FONADE
GERENCIA DE PROYECTOS
X

X
X
X
X
X
X
X
X

Formato

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X
X
X

X
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Formato
X
X
X
X
X
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VIGENCIA: 2015-06-12

N/A

Inspeccin interna de obra


ANEXO PRESUPUESTAL
FMI042
Informe de inversin y buen manejo del anticipo
FMI043
Acta de recibo parcial y balance presupuestal
FMI044
Acta de mayores y menores cantidades e tems no previstos
FMI013
Plan de inversin del anticipo
X
N/A
Informe final con sus correspondientes soportes
FMI026
Acta de terminacin de contrato
FMI027
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual
FMI045
Proyecto de liquidacin de contrato
Formato de evaluacin de proveedores de bienes y/o servicios
FMI028
(Cuando aplique)
X
N/A
Garantas actualizadas
SUBCOMPONENTE 4.3 - PAGOS A CONTRATISTA E INTERVENTORA
Documento
Cdigo
Descripcin
Lista de revisin documental para pago a contratista de factura o
X
N/A
documento equivalente en contratos con presupuesto sin situacin
de fondos
FMI013
Plan de inversin del anticipo
FMI016
Acta de Iniciacin de proyecto
FAP022
Certificacin de cumplimiento para el pago
FAP030
Modelo cuenta de cobro
X
N/A
Factura o documento equivalente
Declaracin juramentada de pagos de aportes parafiscales y
X
N/A
seguridad social
X
N/A
Copia contrato de administracin de fiducia y certificacin bancaria
FMI043
Acta de recibo parcial y balance presupuestal
X
N/A
Memoria de cantidades de obra
FMI027
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual
X
N/A
Modelo Acta de liquidacin de contrato
SUBCOMPONENTE 4.4 - NOVEDADES DEL CONTRATO Y TOMA DE DECISIONES
Documento
Cdigo
Descripcin
FMI044
Acta de mayores y menores cantidades e tems no previstos
FMI038
nalisis de Precios Unitarios
FMI039
Comparacin y fijacin de precios No Previstos
FMI025
Solicitud de adicin y/o prrroga
FMI023
Acta de suspensin
FMI024
Acta de reinicio
X
N/A
Documento de solictud de la novedad
X
N/A
Comunicaciones con los soportes correspondientes
COMPONENTE 5. CIERRE Y LIQUIDACIN

Formato
X
X
X
X
X

Formato
X

SUBCOMPONENTE 5.1 - TERMINACIN Y RECIBO A SATISFACCIN


Documento
Cdigo
Descripcin
FMI081
Acta Terminacin
FMI082
Acta de Cierre
FMI026
Acta de terminacion de contrato
FMI027
Acta de entrega y recibo final del objeto contractual
Acta de entrega por parte de FONADE y recibo de bienes y/o
FMI052
servicios a satisfaccin por parte del cliente.
X
N/A
Modelo constancia de supervisin tcnica de Interventora
SUBCOMPONENTE - 5.2: LIQUIDACIN
Documento
Cdigo
Descripcin
FMI045
Proyecto de liquidacion de contrato

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