Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
FONADE
GERENCIA DE PROYECTOS
Pgina 1 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
VERSIN
FECHA
01
2005-09-23
02
2005-12-20
03
2007-07-05
04
2008-05-09
05
2010-04-29
06
2011-03-09
07
2013-04-26
CONTROL DE MODIFICACIONES
CAMBIO REALIZADO
Elaboracin.
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
SOLICITADO POR
No aplica
Pgina 2 de 75
Asesor de Control
Interno
Coordinadores Grupo de
Ejecucin y Liquidacin
Grupo de Banca
Multilateral
Coordinador rea de
Ejecucin y Liquidacin
Coordinador rea
Ejecucin y Liquidacin
Gerente rea Ejecucin
y Liquidacin
08
2015-06-12
Pgina 3 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Subgerente Tcnico
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
NDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
INTRODUCCIN ..............................................................................................................................7
OBJETIVO ........................................................................................................................................9
NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................9
DEFINICIONES ................................................................................................................................9
CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................14
CADENA DE VALOR DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA DE LAS FIRMAS
CONTRATISTAS ............................................................................................................................15
7. ACTORES: OBLIGACIONES GENERALES .................................................................................15
8. ROLES Y RESPONSABILIDADES AL INTERIOR DE CADA ACTIVIDAD DE LOS
COMPONENTES Y SUBCOMPONENTES DE LA CADENA DE VALOR ...................................17
A. COMPONENTE 1 - CONTRATACIN DE INTERVENTORA ......................................................17
Actividad 1. Suscribir el contrato de interventora ..........................................................................17
Actividad 2. Revisar y aprobar la garanta del contrato de interventora .......................................17
Actividad 3. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal de la interventora .........................18
Actividad 4. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal fijo de la interventora ...................18
Actividad 5. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventora ..............................................19
Actividad 6. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventora ..............................................19
B. COMPONENTE 2 - ACTIVIDADES PARA INICIO ........................................................................20
SUBCOMPONENTE 2.1: DELEGACIN DE SUPERVISIN ...........................................................20
Actividad 1. Delegar la supervisin del contrato o convenio ..........................................................20
SUBCOMPONENTE 2.2: REQUISITOS PARA EL INICIO DE LA INTERVENTORA POR
PROYECTO .......................................................................................................................................20
Actividad 1. Solicitar la interventora ..............................................................................................20
Actividad 2. Suscribir el Acta de servicio de Interventora por proyecto ........................................21
Actividad 3. Revisar y aprobar hojas de vida del personal variable presentado por la interventora
........................................................................................................................................................21
Actividad 4. Suscribir la Orden de Inicio de Interventora por proyecto .........................................21
C. COMPONENTE 3 - VALIDACIN Y PLANIFICACIN .................................................................22
SUBCOMPONENTE 3.1: ACTIVIDADES DE REVISIN Y PLANIFICACIN PREVIAS AL INICIO
DE ACTIVIDADES TCNICAS DE EJECUCIN ..............................................................................22
Actividad 1. Definir y socializar el protocolo de comunicaciones ...................................................22
Actividad 2. Revisar y aprobar hojas de vida del personal del contratista .....................................24
Actividad 3. Efectuar la reunin exclusiva FONADE - Interventora y entregar documentacin al
interventor .......................................................................................................................................25
Actividad 4. Suscribir el Acta de inicio del contrato ........................................................................26
Actividad 5. Suscribir el Acta de inicio del proyecto .......................................................................26
Este formato aplica en los casos en que se ejecuta un contrato para dos o ms proyectos cuyos
inicios y ejecucin pueden ser o no simultneos. ..........................................................................26
Actividad 6. Suscribir acta de inicio para contratos de diseo y obra ............................................27
Actividad 7. Entregar la documentacin del proyecto por parte del contratista al interventor para
revisin y aprobacin previo al inicio de la ejecucin del contrato - Fbrica de Interventora .......27
Actividad 8. Revisar y aprobar el cronograma presentado por el contratista ................................28
Actividad 9. Revisar y aprobar el Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan
de Gestin de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestin Social presentado por el contratista .30
Actividad 10. Revisar y aprobar el Plan de manejo de trfico presentado por el contratista .........31
Actividad 11. Revisar y aprobar el Plan de Aseguramiento de Calidad presentado por la
Interventora....................................................................................................................................32
D. COMPONENTE 4 - EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL..................................................33
SUBCOMPONENTE 4.1: ACTIVIDADES DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL .............33
Pgina 4 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Actividad 1. Coordinar reunin de socializacin o auditora visible No. 1 del proyecto con la
comunidad ......................................................................................................................................33
Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad ..................................................................................34
Actividad 3. Efectuar los Comits de Seguimiento del proyecto ....................................................34
Actividad 4. Realizar seguimiento a la implementacin del Plan de calidad, Plan de Seguridad y
Salud en el Trabajo y Plan Ambiental por parte del contratista .....................................................35
Actividad 5. Hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma y al programa de inversiones ..36
Actividad 6. Realizar seguimiento a la implementacin del Plan de Aseguramiento de Calidad
presentado por la Interventora ......................................................................................................37
Actividad 7. Reprogramar el cronograma de ejecucin contractual y de flujo de inversin dentro del
plazo contractual ............................................................................................................................38
Actividad 8. Realizar seguimiento y control a los ensayos de campo, de laboratorio y dems
pruebas requeridas .........................................................................................................................39
Actividad 9. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de
pago del contratista ........................................................................................................................40
Actividad 10. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de
pago de la Interventora ..................................................................................................................41
Actividad 11. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del
recurso humano del contratista ......................................................................................................41
Actividad 12. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del
recurso humano de la Interventora ...............................................................................................42
Actividad 13. Realizar seguimiento a las garantas contractuales del contrato .............................42
Actividad 14. Realizar seguimiento a las garantas contractuales del contrato de interventora ...43
Actividad 15: Efectuar evaluacin del contratista ...........................................................................43
Actividad 16. Efectuar evaluacin del contratista de Interventora ................................................44
Actividad 17: Efectuar evaluacin mensual del nivel de desempeo del contratista de Interventora
contratado por la modalidad de Fbrica de Interventora ..............................................................44
SUBCOMPONENTE 4.2: INFORMES DE EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL ..................44
Actividad 1. Bitcora del proyecto ..................................................................................................45
Actividad 2. Realizar informe diario de ejecucin por parte de Interventora .................................45
Actividad 3. Elaborar informe semanal de Interventora ................................................................46
Actividad 4. Elaborar informe mensual de Interventora ................................................................47
Actividad 5: Verificar y aprobar informe de inversin y buen manejo del anticipo .........................51
Actividad 6: Realizar y revisar informe final de Interventora .........................................................52
SUBCOMPONENTE 4.3.: PAGOS A CONTRATISTAS ....................................................................54
Actividad 1: Realizar pago de anticipo, avance y final en contratos sin situacin de fondos ........54
Actividad 2: Anticipo .......................................................................................................................55
Actividad 3: Revisar actas de pago de avance ..............................................................................57
Actividad 4: Acta de pago mensual de Interventora ......................................................................57
SUBCOMPONENTE 4.4: NOVEDADES DEL CONTRATO Y TOMA DE DECISIONES ..................58
Actividad 1: Modificar cantidades de obra ......................................................................................58
Actividad 2: Actividades no previstas .............................................................................................58
Actividad 3: Solicitar suspensin del contrato de obra ...................................................................60
Actividad 4: Solicitar suspensin del contrato de Interventora ......................................................62
Actividad 5: Suscribir reinicio del contrato de obra ........................................................................63
Actividad 6: Realizar reinicio del contrato de interventora ............................................................63
Actividad 7: Adicin o prrroga u otra novedad del contrato de obra ............................................64
Actividad 8: Adicin prrroga u otra novedad del contrato de interventora ..................................64
Actividad 9: Incumplimiento contractual .........................................................................................65
SUBCOMPONENTE 4.5: HERRAMIENTAS A APLICAR POR FONADE AL MOMENTO DEL
INCUMPLIMIENTO DE LA INTERVENTORA ..................................................................................66
E. COMPONENTE 5 - CIERRE Y LIQUIDACIN ..............................................................................67
SUBCOMPONENTE 5.1 TERMINACIN Y RECIBO A SATISFACCIN ........................................67
Pgina 5 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Pgina 6 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
1. INTRODUCCIN
FONADE est al servicio de los intereses generales y desarrolla su gestin con fundamento en los
principios constitucionales de igualdad, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia,
participacin, publicidad, responsabilidad y transparencia.
En desarrollo de estos principios constitucionales, la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin) y las
normas civiles y comerciales que rigen las relaciones contractuales de FONADE, le corresponde a la
Entidad:
Pgina 7 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Las actividades tcnicas, administrativas, financieras, contables, jurdicas que le corresponden a la Entidad,
deben ser gestionadas por el supervisor. La asignacin de riesgos a cargo del interventor y de la Entidad
se indican en el anlisis de riesgos que se realiza en los documentos precontractuales y que hacen parte
integral del contrato.
La supervisin del contrato de interventora corresponde directamente a la Entidad y se debe ejercer
conforme con la normatividad vigente. Especficamente se deben tener en cuenta, los principios
constitucionales de la gestin fiscal contenidos en el artculo 267 de la Carta Poltica.
Frente a la responsabilidad de los supervisores e interventores, se deben aplicar los artculos 44 y 82 de la
Ley 1474 de 2011, junto con la Ley 610 de 2000 y los artculos 25 y 53 de la Ley 734 de 2002, adems de
las normas que regulan la responsabilidad penal y civil que puede recaer en cabeza de los mismos.
Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que en calidad de gestores fiscales, la responsabilidad fiscal de
los supervisores est sujeto a la indicado en el artculo 118 de la Ley 1474 de 2011.
Los estudios previos de los contratos de la Entidad deben pronunciarse acerca de la necesidad de contar
con una interventora.
En respuesta de lo anterior, FONADE ha diseado el presente Manual de supervisin e interventora de
FONADE, el cual permite a cada uno de los intervinientes en contratos celebrados por esta Entidad,
conocer su rol y sus responsabilidades tanto generales como en cada una de las etapas de la cadena de
valor de seguimiento y control que se presenta a continuacin. Este Manual se integra y complemente con
las previsiones del MDI720 Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de Derecho
Privado de FONADE.
Para ese fin, se ha tenido en cuenta la existencia de diversas tipologas de contratos, que en su modalidad
ms sencilla involucran al contratista, el interventor y el supervisor interno de FONADE, hasta contratos en
los cuales intervienen entidades territoriales que designan a sus propios supervisores, Fbricas de
Interventora y los interventores que las representan en cada proyecto, supervisores, coordinadores y
gerentes que tienen responsabilidades en los mismos.
El esquema de supervisin y control del presente Manual, responde a las siguientes consideraciones:
De acuerdo con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 - Estatuto anticorrupcin respecto a
asegurar la no concurrencia de funciones, la Entidad llev a cabo una separacin de las funciones
entre interventora y supervisin. Por lo anterior, puede haber diferentes "instancias" de control,
siempre y cuando la actividad que desarrollan no sea repetida.
Pgina 8 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Se determin que la separacin de las tareas de verificacin y autorizacin, produce como efecto
un mayor control de los recursos asociados a los proyectos, dado que incluye dos instancias de
control, bajo el modelo que el Gerente de Convenio en su condicin de supervisor de los
supervisores de los contratos de interventora no est en contacto directo con la Interventora
misma.
2. OBJETIVO
Este documento tiene por objeto presentar el esquema de seguimiento y control del Fondo Financiero de
Proyectos de Desarrollo - FONADE, en adelante denominado MMI002 Manual de Supervisin e
Interventora de FONADE, en su funcin de planeacin, revisin y verificacin a la ejecucin de las
obligaciones contractuales de las firmas Contratistas de FONADE, en desarrollo de las lneas de negocio,
de tal manera que se cumpla con calidad y oportunidad los compromisos adquiridos con los clientes.
Este manual responde al marco jurdico y desafos tcnicos, administrativos, financieros y legales para la
adecuada ejecucin de los proyectos. Permite que cada uno de los intervinientes en contratos celebrados
por FONADE conozca su rol y sus responsabilidades en el marco de la cadena de valor de supervisin e
interventora.
En este orden, el presente Manual de Supervisin e Interventora de FONADE se constituye en una
herramienta de consulta de todos los actores, internos y externos de FONADE, que participan en la
ejecucin de proyectos de obra, suministro, compraventa, consultora, entre otros. Este manual se
integra y complementa con las previsiones del MDI720 Manual de la actividad precontractual,
contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE.
3.
Constitucin Poltica de Colombia. Artculo 209 - Funcin administrativa. Artculo 267 Gestin y
control fiscal.
Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcin. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer
los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del
control de la gestin pblica.
Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 610 de 2000. Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de
competencia de las contraloras.
MDI008 Manual de Contratacin.
MDI720 Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado
de FONADE.
4. DEFINICIONES
Acta: documento donde se describe los aspectos tratados en una reunin, dejando constancia de los
compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas.
Acta de cierre: documento mediante el cual se formaliza el cierre de la ejecucin contractual en los
contratos derivados y de funcionamiento que no requieren la suscripcin de un Acta de Liquidacin entre
las partes.
Acta de entrega de bienes y servicios al cliente: documento mediante el cual FONADE hace entrega y
el cliente recibe a satisfaccin los bienes, obras o servicios objeto del convenio o contrato suscrito.
Pgina 9 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Acta de entrega y recibo final: documento mediante el cual el contratista hace entrega y FONADE recibe
a satisfaccin los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato suscrito, soportado en el visto bueno
dado por el interventor y/o supervisor de cada contrato.
Acta de liquidacin bilateral: documento suscrito por las partes con el propsito de establecer, de modo
definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarios y su cuanta. Constituye un balance final o ajuste de
cuentas, entre la entidad contratante y el contratista, con miras a finiquitar la relacin jurdica obligacional.
En este sentido, el Acta de liquidacin bilateral es el documento mediante el cual las partes constatarn los
acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias
presentadas y poder declararse a paz y salvo en el trmino establecido en las reglas de participacin o
contrato.
Acta de liquidacin unilateral: acta debidamente motivada emitida por la entidad contratante, en el evento
en que, no se haya logrado la suscripcin del Acta de Liquidacin Bilateral.
Acta de terminacin de contrato: documento que se suscribe en la fecha de terminacin, en el cual se
deja constancia del cumplimiento del objeto contractual y de las actividades no ejecutadas y las ejecutadas
de forma defectuosa; incluyendo el cronograma de entrega de los pendientes en caso de que exista
compromiso por parte del contratista.
Adhesin: tipo de novedad mediante el cual un tercero se vincula a un convenio previamente suscrito
entre FONADE y un cliente, aceptando las condiciones inicialmente pactadas entre estos con el fin de
apoyar uno o ms proyectos objeto del convenio original.
Adicin: es el proceso por el cual, se agregan o incluyen recursos al convenio y/o contrato con el fin de
lograr el cumplimiento de su objeto. Se fundamenta en el anlisis de la viabilidad y conveniencia; as como
en la generacin de soportes tcnicos debidamente elaborados por el contratista, confirmados y
presentados por el interventor y avalados por la Gerencia; igualmente en la existencia de disponibilidad
presupuestal. Los contratos adicionales deben cumplir los requisitos del MDI720 Manual de la actividad
precontractual, contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE.
Ajustar: conformar o acomodar algo a otra cosa, con la finalidad de que no haya discrepancia o diferencia
entre ellas.
Anticipo: recurso finaciero pblico entregado por FONADE al contratista, quien se obliga a destinarlo en
forma exclusiva a la ejecucin del contrato, de acuerdo con el programa de inversin aprobado por la
interventora.
Aseguramiento de la calidad: conjunto de actividades sistemticas para garantizar la calidad y
confiabilidad de un producto. Es una metodologa mediante la cual se busca que un producto elaborado
cumpla con el uso y los propsitos inicialmente definidos, cumpliendo con los parmetros de calidad
establecidos (especificaciones), de forma tal que se pueda satisfacer la necesidad del cliente.
Aspecto ambiental: elementos de las actividades, productos o servicios de una organizacin o proyecto
que pueden interactuar con el medio ambiente.
Calidad: totalidad de caractersticas de un producto que lo hacen apto para su uso o propsito y a su vez
provee la aptitud para satisfacer unas necesidades muy explicitas. Se dimensiona teniendo en cuenta
factores como: desempeo, factibilidad de uso, seguridad, disponibilidad, confiabilidad, afectacin al medio
ambiente, economa, esttica.
Pgina 10 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP: documento expedido por el responsable del Fondo
de Ejecucin de Proyectos, solicitado por los Gerentes de Unidad y/o Gerentes del Convenio, mediante la
Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Novedades - FEP.
Este documento garantiza que exista apropiacin presupuestal disponible y de libre afectacin para cubrir
el gasto y llevar un control estricto del presupuesto.
Cesin: tipo de novedad mediante la cual un contratista cede a un tercero los derechos y obligaciones de
un contrato o solamente los derechos econmicos del mismo. El contrato se celebra en consideracin a la
calidad del Contratista y ste no podr cederlo en todo, ni en parte a ningn ttulo, sin el consentimiento
expreso, previo y escrito de FONADE.
Conformidad: trmino que indica que la calidad de un producto terminado se cie o rige por una norma
especfica. El producto cumple con la especificacin prevista.
Consorcio: asociacin de dos o ms personas naturales o jurdicas, las cuales presentan en forma
conjunta una misma propuesta para la celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente
de todas y cada una de las obligaciobes derivadas de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los
miembros que la conforman.
Consultor: persona natural o juridica, que ejecuta un contrato de consultora, es decir est encargado del
desarrollo de un estudio, diseo o proyecto o un servicio tcnico especializado.
Contratista: persona natural o jurdica que se vincula con una entidad contratante mediante la celebracin
de un contrato, cuya obligacion es cumplir y ejecutar el objeto del mismo, el cual puede consistir en bienes,
obras o servicios.
En la prctica, es la persona natural o jurdica a quien se le ha aceptado una oferta dentro de un proceso
de seleccin y con quien se celebra el respectivo contrato. Los consorcios y uniones temporales, tambin
pueden actuar como contratistas en la celebracin de un contrato.
Contrato: acto jurdico generador de obligaciones, previsto en el derecho privado o en disposiciones
especiales, derivado del ejercicio de la voluntad, celebrado entre dos o ms partes, el cual produce efectos
jurdicos y econmicos entre estas, comprometendolas al cumplimiento de las obligaciones derivadas del
mismo.
Para FONADE, es el acuerdo celebrado entre la Entidad y el oferente seleccionado en el cual se fijan el
objeto contractual, los valores, clusulas contractuales que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y
obligaciones de las partes y los plazos para su legalizacin, perfeccionamiento, ejecucin y liquidacin.
Contrato con presupuesto sin situacin de fondos: es aquel en el que el contratista de obra fue
seleccionado por el Ente Territorial u otra entidad, en el marco de un contrato suscrito entre el Ente
Territorial y FONADE, donde FONADE realiza directamente los pagos al Contratista de obra previo
cumplimiento de los requisitos establecidos.
Convenio: es un acuerdo de voluntades, una convencin regida por la autonoma de la voluntad, es decir
que las partes tienen plena libertad para llegar a los acuerdos que sean necesarios para alcanzar los
objetivos de la respectiva entidad.
Corregir: subsanar los errores encontrados.
Pgina 11 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Cuenta de anticipo: cuenta corriente o de ahorros a nombre del contrato que se abre en un banco
legalmente establecido en Colombia u otro pas segn se establezca en el contrato, con el valor del anticipo
que entrega FONADE. Titulada Cuenta de Anticipo del Contrato No. _ de _.
Esta cuenta debe ser independiente de las cuentas personales del contratista o el interventor, quienes
deben llevar un registro que demuestre inequvocamente el saldo y la partidas que lo conforman. Dicho
registro se presenta mensualmente a la Gerencia del Convenio con el extracto y conciliacin bancaria,
compobantes de egreso y sus facturas, de conformidad con las normas sealadas en el Estatuto Tributario
vigente. Los dineros del anticipo slo se invierten en el contrato de acuerdo con el programa de inversiones
el cual debe ser elaborado por el contratista y entregado a la interventora para evaluacin y aprobacin.
En el evento que la mencionada cuenta genere rendimiento financieros, el contratista debe consignar a
nombre de FONADE dichos valores.
Das calendario: los das del calendario comn que incluyen los das festivos y no laborables de todos los
plazos de das, meses o aos de que se haga mencin legal, se entienden que terminan a la media noche
del ltimo dia del plazo. Por ao y por mes se entienden los del calendario comn, por da el espacio de
veinticuatro horas.
Das hbiles: aquellos previstos por la ley como laborables u ordinarios, que efectivamente corresponden
a aquellos en los cuales deben funcionar las oficinas pblicas.
Etapa contractual: periodo que comprende desde la formalizacin del contrato hasta su ejecucin, es
decir, desde la suscripcin del contrato hasta su recibo final y liquidacin.
Etapa precontractual: periodo anterior al surgimiento de un contrato. Va desde los procesos de planeacin
hasta la seleccin, es decir, desde el estudio de conveniencia y oportunidad hasta la aceptacin de la
oferta.
Etapa postcontractual: periodo que comprende la vida til del bien o servicio terminado y entregado. En
trminos prcticos va desde entrega formal del objeto terminado a su operador o usuario hasta la
culminacin de la vida til del mismo.
Fbrica de Interventora: modelo de contrato diseado por FONADE, configurado bajo el esquema de un
contrato marco de interventora, en el cual le puede ser asignada a cada fbrica un nmero de proyectos,
con plazos y condiciones de ejecucin independientes, en diferentes localizaciones del territorio nacional,
permitiendo una mayor economa en aspectos operativos y logsticos bajo criterios de calidad y
cumplimiento por parte del interventor contratado.
Para esto, FONADE selecciona contratistas de Fbricas de Interventora, quienes actan como
representantes de la Entidad realizando el seguimiento tcnico, administrativo, contable, financiero y
jurdico, al diseo y construccin de proyectos de infraestructura, actuando como garantes del cumplimiento
de cada una de las obligaciones a cargo de FONADE ante las diferentes Entidades del Gobierno Nacional,
Distrital, Departamental o Municipal.
Por tal motivo, cada fbrica cuenta con un plazo general de ejecucin, trmino dentro del cual realiza todas
las actividades de interventora, a travs de plazos independientes, delimitados para cada una de las fases
de los proyectos asignados, los cuales no pueden superar el plazo general del contrato, sin que
previamente sea modificado el contrato de Fbrica.
Adicionalmente, en concordancia con el dinamismo que establece la naturaleza de este modelo contractual,
la forma de pago podr ser mixta, es decir, desembolsos por costos fijos y desembolsos por costos
variables de acuerdo a lo establecido en las reglas de participacin que dieron origen al proceso de tal
forma que se pague los costos fijos de operacin (costos transversales) a la fbrica (directos e indirectos);
Pgina 12 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
y otra parte se remunere el personal asignado a cada proyecto para su seguimiento y control, cuya unidad
de referencia es por proyecto entregado.
Este modelo permite abordar con rapidez y eficacia las necesidades que presente cada proyecto, de
manera organizada y eficiente bajo los principios de honestidad, de cada contratista interventor, lo cual
determina el cumplimiento de las expectativas econmicas y tcnicas de cada contratista de fbrica y en
consecuencia, del cumplimiento de los compromisos de FONADE hacia sus clientes y el pas.
Factura: documento presentado por el contratista y aprobado por el interventor y/o supervisor para el pago,
por parte de FONADE, de los bienes o servicios derivados de la ejecucin de un contrato, de acuerdo con
la forma de pago pactada en el mismo. Su soporte para el trmite respectivo sern las actas de recibo
parcial o acta de liquidacin.
Garante: tercero solidariamente responsable por el cumplimiento de las obligaciones garantizadas.
Garantas: mecanismo de cobertura del riesgo, es el instrumento otorgado por los oferentes o por el
contratista de una entidad pblica contratante, en favor de esta o en favor de terceros, con el objeto de
garantizar, entre otros: (i) la seriedad de su ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para
aquel surjan del contrato y de su liquidacin; (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para
la administracin por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas; y (iv) los
dems riesgos a que se encuentre expuesta la administracin segn el contrato. FONADE se rige por el
Clausulado para pliza de cumplimiento a favor de entidades pblicas con rgimen privado de contratacin.
Gerente de convenio: es un funcionario o contratista de prestacin de servicios designado por FONADE
para coordinar, dirigir y ejecutar labores de orden tcnico, administrativo, financiero y jurdico que le
permitan a la Entidad cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente, en el desarrollo de un convenio
en el cual se ejecutan proyectos o programas a partir de la suscripcin de contratos derivados.
Gestionar: poner todo su empeo para el logro de las metas propuestas, sin perder de vista la misin y
visin institucional y el resultado particular del proyecto.
Impacto ambiental: cualquier alteracin o disturbio generado en el sistema ambiental bitico, abitico y
socioeconmico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un
contrato cuyo objeto sean bienes, obras o servicios.
Impacto social: cualquier alteracin, modificacin, cambio, efecto determinado, positivo y/o negativo de la
calidad de vida, las condiciones culturales, econmicas, sociales, sobre los individuos, familias y la
comunidad en su conjunto por implementacin de una actividad, plan, programa, proyecto o poltica.
Interventor: es una persona natural o jurdica contratada por la Entidad para controlar, exigir, colaborar,
absolver, prevenir y verificar la ejecucin y el cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados,
con base en los principios establecidos en las leyes, decretos y dems normas aplicables, as como, en los
documentos que rigen la relacin entre la entidad contratante y el contratista.
Interventora: es el seguimiento tcnico que realiza una persona natural o jurdica contratada para ese fin
cuando el seguimiento del contrato supone conocimiento especializado en la materia, pero el contrato de
interventora tambin puede corresponder a temas financieros, contables administrativos y jurdicos.
Labores ambientales y de gestin social: se entendern como todas aquellas labores desarrolladas por
el Contratista y supervisadas por la Interventora, para cumplir con sus obligaciones en materia ambiental
y de gestin social, de conformidad con lo dispuesto en las obligaciones contractuales y con la legislacin
vigente en la materia.
Pgina 13 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Mayor cantidad de obra: es la que por su naturaleza puede ejecutarse con los planos y especificaciones
originales del contrato o variaciones no sustanciales del mismo, donde todos los tems tienen precios
unitarios pactados. No requiere celebracin de contrato adicional.
Modificacin: novedad utilizada para cambiar las condiciones iniciales en un convenio o contrato
diferentes al plazo de ejecucin o valor.
Paz y salvo: es el documento en el cual las empresas o entidades dejan constancia que las obras en el
rea intervenida por el proyecto, se encuentran en buen estado y funcionamiento y no existen daos o
cobros pendientes a cargo del Contratista.
Planos rcord: planos definitivos de la obra construida, firmados por los responsables (Contratista e
Interventoria), en donde se refleja en forma detallada la localizacin y especificacin final de cada uno de
los componentes que involucran la obra.
Prrroga: tipo de novedad que se utiliza para ampliar el plazo de ejecucin (tiempo) de un convenio o
contrato.
Proyecto: conjunto ordenado de informacin sistemticamente procesada, con objetivos claros,
delimitados y coherentes, orientado a la generacin de bienes y servicios, que satisfagan necesidades o
aprovechen oportunidades, sobre la base de la optimizacin de recursos.
Reduccin: tipo de novedad que se utiliza para disminuir el valor de un Convenio o contrato.
Reinicio: tipo de novedad que restablece la operatividad normal de un convenio o contrato que estaba
suspendido.
Supervisin: el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable y jurdico ejercido por la Entidad
cuando no se requieren conocimientos especializados, y para su ejercicio la Entidad puede contratar
personal de apoyo a travs de contratos de prestacin de servicios.
Suspensin: tipo de novedad que se utiliza para congelar los plazos de ejecucin (tiempo) de un convenio
o contrato, cuando suceden condiciones adversas, que impidan el normal cumplimiento del mismo.
Terminacin anticipada: tipo de novedad que permite dar por terminado un convenio o contrato
anticipadamente, cuando se presente incumplimiento en el mismo o por mutuo acuerdo entre las partes.
5. CONDICIONES GENERALES
El Estatuto Anticorrupcin, ha dispuesto que todo contrato sea objeto de supervisin o interventora,
adems seala que por regla general, en un mismo contrato no deben concurrir las figuras del
Supervisor y de Interventor. Sin perjuicio de lo anterior, la Entidad puede dividir la vigilancia del contrato.
En ese caso, el contrato de interventora debe indicar las actividades tcnicas a cargo del Interventor
y las dems le corresponden a la entidad a travs del Supervisor.
Pgina 14 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
mismos. Se debe tener en cuenta que en calidad de gestores fiscales, los supervisores estn cobijados
por las presunciones de dolo y de culpa grave contenidas en el artculo 118 de la Ley 1474 de 2011.
Para todos los efectos o los contratos que no sean objeto de interventora, el seguimiento y control de
los mismos, debe estar a cargo del supervisor asignado.
Pgina 15 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Desarrollar el objeto del contrato: en el caso especfico de los contratos de obra, su rol
puede ser entre otros, disear, construir, suministrar, proveer, segn el tipo de contrato
suscrito, conforme a las normas tcnicas, especificaciones, planos (cuando aplique) y dems
documentos que constituyen el proyecto; segn el presupuesto y tiempo establecido.
b) Interventor: persona natural o jurdica contratada por FONADE para controlar, exigir, colaborar,
absolver, prevenir y verificar la ejecucin y el cumplimiento de los trabajos, servicios y actividades
contratadas desde el punto de vista tcnico, administrativo, financiero y jurdico, teniendo como
referencia los contratos, reglas de participacin y dems documentos que originaron la relacin
contractual, as como las leyes, decretos y normas que le apliquen. En la cadena de valor, su rol
principal es:
Revisar, verificar, aprobar o reprobar (segn el caso): la revisin por parte del interventor
del contrato consiste en verificar los trabajos, servicios y actividades, objeto del contrato y la
ejecucin del mismo desde la perspectiva tcnica, financiera, administrativa y jurdica, en
ejercicio de las funciones asignadas contractualmente a la interventora. Con base en lo
anterior, al interventor le corresponde aprobar o reprobar (segn el caso), esto es, calificar
como suficiente o no y adecuada o inadecuada, la ejecucin de los avances en los trabajos,
servicios y actividades, segn la etapa en la que se encuentre la misma.
c) Supervisor de FONADE: servidor pblico o contratista, designado por FONADE para ejercer las
funciones de seguimiento y control en materia contractual. En relacin con el contrato de interventora,
estas funciones se encaminan al seguimiento y control desde la perspectiva tcnica, financiera,
administrativa y jurdica, y el seguimiento y control del convenio/contrato con el cliente (Entidad Pblica
del Orden Nacional) o Entidad Territorial desde la perspectiva tcnica, financiera, administrativa y
jurdica, con la finalidad de mantener permanentemente informada a la instancia correspondiente de
sus avances y las dificultades que se puedan presentar. Es el canal de comunicacin entre el contratista
o interventor y FONADE y dentro de la cadena de valor, su rol principal es:
Verificar: en los casos en que aplique, la verificacin a cargo del Supervisor de FONADE,
consiste en comprobar o examinar que el interventor llev a cabo todo el seguimiento tcnico,
jurdico, financiero y administrativo del contrato y que el mismo est documentado de acuerdo
con las exigencias de FONADE. En los casos en que no exista interventor, el supervisor
verifica el cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista.
Gestionar: adelantar los trmites necesarios al interior de FONADE, para el normal desarrollo
del objeto contratado.
d) Designado por el ente territorial (municipio o departamento) u otro actor que cumpla la
condicin que a continuacin se describe: persona natural o jurdica designada por la Entidad
Territorial para realizar el seguimiento y control del convenio/contrato suscrito entre FONADE y la
Entidad Territorial u otro actor que cumpla esta condicin desde la perspectiva tcnica, financiera,
administrativa y jurdica. En la cadena de valor, su rol principal es:
Pgina 16 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Revisar y avalar: esta revisin consiste en verificar y aprobar, es decir, manifestar su acuerdo
con la ejecucin del contrato, desde la perspectiva de la normatividad correspondiente (aplica
para contratos con presupuesto sin situacin de fondos).
Registro:
Tiempo o frecuencia:
N/A
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 17 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Surtido lo anterior, emitir concepto sobre las hojas de vida del equipo
de trabajo presentado por la Interventora.
Esta aprobacin es requisito para la suscripcin del acta de inicio del
contrato de Interventora
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 18 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Se cumpla con
contractualmente.
los
requisitos
estipulados
para
el
inicio
Tiempo o frecuencia:
Cada vez que se cumpla con los requisitos para el inicio estipulados
contractualmente.
Pgina 19 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Pgina 20 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 21 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Cada vez que se cumpla con los requisitos estipulados para el inicio
de cada fase de acuerdo con el Acta de servicio.
Pgina 22 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Pgina 23 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 24 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Tiempo o frecuencia:
Pgina 25 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 26 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 27 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Al inicio de la fase.
Roles y
responsabilidades:
Pgina 28 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Pgina 29 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Tiempo o frecuencia:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 30 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 31 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 32 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 33 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
En contratos de obra se debe realizar por parte del Supervisor una verificacin aleatoria o selectiva de cantidades, particularmente en tems cuya unidad de
medida sea discreta, p.ej., nmero de puertas, puntos de salidas hidrulicas, sanitarias, elctricas; no obstante se pueden verificar reas y volmenes de fcil
medicin.
Pgina 34 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Interventor:
Revisar, verificar, aprobar o reprobar (segn el caso) los diversos
trabajos que se realicen en desarrollo del contrato, los cuales no
cumplan con las especificaciones tcnicas contractuales y
normas vigentes.
Supervisar y aprobar o reprobar (segn el caso) los medios y
mtodos utilizados por el contratista de conformidad con las
especificaciones del proyecto.
Revisar y verificar que el contratista utilice materiales y productos
originales, nuevos, no re-manufacturados, ni re-potenciados, de
Pgina 35 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 36 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Tiempo o frecuencia:
Seguimiento mensual
Pgina 37 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Cuando se requiera.
Pgina 38 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Pgina 39 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Mensualmente.
Pgina 40 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Mensualmente.
Pgina 41 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Tiempo o frecuencia:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Pgina 42 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
tales
como
adiciones,
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 43 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 44 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Diario.
Registros:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 45 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Semanal.
Pgina 46 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Pgina 47 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Acta de vecindad
Acta de seguimiento de contrato
Control de personal
Relacin de correspondencia
Acta de suspensin
Acta de reinicio
Otras actas suscritas durante el
perodo
Estudios /
Diseos,
Consultoras
y Prestacin
de Servicios 2
Obra
Estudios,
Diseos y
Obra
Compra /
Venta y
Suministro
FMI014
FMI020
FMI021
FMI022
FMI023
FMI024
N.A.
X
X
X
C.A
C.A
X
X
X
X
C.A
C.A
X
X
X
X
C.A
C.A
N.A
X
N.A
X
C.A
C.A
N.A.
C.A.
C.A
C.A.
C.A.
Cdigo
Relacin de documentos
Relacin de planos
Anlisis de precios unitarios
Comparacin y fijacin de
precios no previstos
Control de equipos de medicin
Control de inspeccin y ensayos
Control de equipos
Control de seguridad industrial
Formato de registro fotogrfico
Cumplimiento
normatividad
ambiental
Estudios /
Diseos,
Consultoras
y Prestacin
de Servicios
Obra
Estudios,
Diseos y
Obra
Compra /
Venta y
Suministro
FMI030
FMI031
FMI038
FMI039
X
C.A.
C.A.
C.A.
X
X
X
X
X
X
X
X
C.A.
C.A.
C.A.
C.A.
FMI034
FMI035
FMI033
FMI036
FMI037
N.A.
C.A.
C.A.
C.A.
C.A.
C.A.
C.A.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
C.A.
C.A.
N.A.
N.A.
C.A.
N.A.
Cdigo
Pgina 48 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Estudios /
Diseos,
Consultora
sy
Prestacin
de
Servicios
FMI042
Obra
Estudio
s,
Diseo
sy
Obra
Compra /
Venta y
Suministro
C.A.
C.A.
FMI043
C.A.
C.A.
FMI044
C.A.
C.A.
Cdigo
Pgina 49 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registros:
FMI018 Aplicacin y cumplimiento de requisitos del Informe mensual de Interventora.
FMI019 Informe ejecutivo mensual de Interventora.
Anexo Administrativo:
FMI014 Acta de vecindad
FMI020 Acta de seguimiento de contrato
FMI021 Control de personal
FMI022 Relacin de correspondencia
FMI023 Acta de suspensin
FMI024 Acta de reinicio
Anexo Tcnico:
FMI030 Relacin de documentos
FMI031 Relacin de planos
FMI033 Control de equipos
FMI034 Control de equipos de medicin
FMI035 Control de inspeccin y ensayos
FMI036 Control de seguridad industrial
FMI037 Formato de registro fotogrfico
FMI038 Anlisis de precios unitarios
FMI039 Comparacin y fijacin de precios no previstos
Cumplimiento normatividad ambiental
Inspeccin interna de obra
Anexo Presupuestal:
FMI042 Informe de inversin y buen manejo del anticipo
FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal
FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e tems no previstos
Pgina 50 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
No se deben crear cajas menores con los recursos del anticipo, ni girar directamente los recursos a
la cuenta del contratista. Todo esto debe ser documentado de manera adecuada dentro del informe
mensual de buen manejo del anticipo.
Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el registro de
gastos o el plan de inversin del anticipo. En el caso en que se compruebe que el contratista le dio
a los dineros provenientes del anticipo una destinacin diferente a la autorizada, es causal para
hacer efectiva la garanta de buen manejo y correcta inversin del mismo, de la cual se debe
informar inmediatamente a la Subgerencia de Contratacin de FONADE y al Supervisor. La garanta
puede ser reclamada sin ser liquidado el contrato.
Garantizar que se lleve a cabo la amortizacin del anticipo en las cuentas presentadas por el
Contratista, as mismo que el Contratista transfiera a FONADE de acuerdo al procedimiento
establecido para ello, los rendimientos financieros generados por el anticipo.
Supervisor FONADE: verificar en los casos que aplique que el Interventor cumpla con los requisitos
exigidos por FONADE para la entrega del anticipo pactado y constatar su correcta inversin. Para
este efecto debe exigir al Interventor la entrega de la programacin de los trabajos, el flujo de
inversin del contrato y el plan de inversin del mismo debidamente aprobado.
Verificar que el Interventor entregue los informes mensuales de buen manejo del anticipo remitidos
por el Contratista.
Indicar a la Interventora y al Contratista, el trmite para la transferencia de rendimientos financieros
del anticipo a FONADE y verificar que los mismos hayan sido consignados en la cuenta estipulada
por FONADE para ello.
Pgina 51 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registros:
FMI013 Plan de inversin del anticipo.
FMI042 Informe de inversin y buen manejo de anticipo.
Tiempo o frecuencia: Mensual
Pgina 52 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Cdigo
FMI026
FMI027
FMI045
C.A.
FMI028
C.A.
C.A.
C.A.
C.A.
N.A.
N.A.
Supervisor FONADE: revisar, verificar, aprobar o reprobar los informes finales entregados por
la Interventora dentro de los diez (10) das hbiles siguientes al recibo del radicado de la
documentacin realizada por el interventor. En el caso que el informe sea aprobado, el supervisor
aprobar mediante oficio dirigido a la interventora. En los casos en que el informe final de
Interventora requiera aclaraciones, complementaciones o similares, el supervisor debe remitir
comunicacin en la cual acuse recibo del informe respectivo y se listen las observaciones que el
interventor debe atender en los siguientes cinco (5) das hbiles al recibo del informe del
supervisor.
Pgina 53 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registros:
Informe final con sus correspondientes soportes.
FMI026 Acta de terminacin de contrato.
FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual.
FMI045 Proyecto de liquidacin de contrato.
FMI028 Formato de evaluacin de proveedores de bienes y/o servicios (cuando aplique).
Garantas actualizadas.
Otros que se requieran de acuerdo con las reglas de participacin y contrato.
Tiempo o frecuencia: al finalizar la ejecucin del proyecto.
Pgina 54 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registros:
Pago por concepto de anticipo:
Lista de revisin documental para pago a contratista de obra de factura o documento
equivalente en contratos con presupuesto sin situacin de fondos.3
FMI013 Plan de inversin del anticipo
FMI016 Acta de iniciacin del proyecto
FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago
FAP030 Modelo cuenta de cobro
Factura o documento equivalente
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social
Copia del contrato de administracin de fiducia y certificacin bancaria
Pago por concepto de avance de obra:
Lista de revisin documental para pago a contratista de obra de factura o documento
equivalente en contratos con presupuesto sin situacin de fondos.
FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago
FAP030 Modelo cuenta de cobro
Factura o documento equivalente
FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal
Memoria de cantidades de obra (cuando aplique) 4
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social
Pago final:
Lista de revisin documental para pago a contratista de obra de factura o documento
equivalente en contratos con presupuesto sin situacin de fondos.
FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago
FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual
FAP030 Modelo cuenta de cobro
Factura o documento equivalente
FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal
Memoria de cantidades de obra (cuando aplique)
Modelo Acta de liquidacin de contrato de obra
Declaracin juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social
Actividad 2: Anticipo
Roles y responsabilidades:
Se encuentra en http://www.fonade.gov.co/images/website/pdf/memoria_cantidades_obrav2.xls
Pgina 55 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Interventor:
Validar y verificar frente al FMI013 Plan de inversin del anticipo y el FMI042
Informe de inversin y buen manejo de anticipo, el valor del anticipo pactado en el
contrato.
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por FONADE para la
entrega del anticipo pactado.
Constatar la correcta inversin del anticipo. Para este efecto debe exigir segn
corresponda la programacin de los trabajos, el flujo de inversin del contrato y el Plan
de Inversin del anticipo.
La interventora debe verificar, si la normatividad vigente o el contrato as lo exija, que
el contratista constituya en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de
Colombia, la fiducia o el patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los
recursos del anticipo.
Verificar que el contrato de fiducia es aprobado por el Ordenador del Gasto de
FONADE.
El anticipo se maneja a travs de una fiducia o un patrimonio autnomo irrevocable el
cual debe establecer de forma expresa que la autorizacin de los desembolsos o
cheques que se giren con cargo a este necesitan la firma del contratista y del
interventor.
La interventora puede sin ningn tipo de restriccin revisar permanentemente el flujo
de fondos del anticipo.
Verificar y aprobar o reprobar (segn el caso), mensualmente los informes de buen
manejo del anticipo y remitirlos a FONADE. Los Informes de buen manejo del anticipo
deben estar soportados como mnimo por los siguientes documentos:
Pgina 56 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Pgina 57 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Supervisor de FONADE: en los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de los documentos
correspondientes al pago, recibir del interventor para su revisin y aprobacin la solicitud de
pago, la cual debe ir con la cuenta de cobro, informe del avance y porcentaje ejecutado,
informes de Interventora, reglas de participacin y en el contrato; y las requeridas por el
supervisor del contrato. En caso que el supervisor no considere viable continuar con el trmite
deber proceder a devolver la factura mediante comunicacin escrita en la cual consigna los
motivos por los cuales no se puede tramitar, en mximo los siguientes 3 das hbiles a su
radicado en el Centro de Atencin al Ciudadano.
Registro: factura o cuenta de cobro con los soportes respectivos
Tiempo o frecuencia: segn lo pactado contractualmente
Pgina 58 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
inclusin, debe comunicar por escrito al contratista que dispone de un plazo de cinco (5) das hbiles
para la presentacin de los Anlisis de Precios Unitarios, de las actividades no previstas, adjuntando
en dicha comunicacin las especificaciones tcnicas para su ejecucin. Si pasados los cinco (5)
das hbiles de que dispone el contratista para la presentacin de los APUs, este no ha presentado
dichos anlisis, el interventor procede a informar al Supervisor de FONADE la demora en el
cumplimiento de esta actividad a fin de que la Entidad aplique las acciones que considere
pertinentes, determine el precio de las actividades por ejecutar o solicite la aplicacin de las
sanciones pecuniarias a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el contrato. En todo
caso, FONADE determina lo precedente de acuerdo con la normatividad vigente.
En caso que el contratista entregue al interventor los APUs, ste debe verificar dentro de los tres
(3) das hbiles a la entrega del mismo, el listado del valor de los insumos y dems componentes
del anlisis de precios unitarios que hace parte de los documentos de legalizacin del contrato a fin
de garantizar que el valor de dichos componentes corresponde a los de la propuesta. En caso de
encontrarse discrepancia en estos valores, procede a realizar las correcciones pertinentes,
informando por oficio al contratista de Obra. Cuando se requiera, el interventor debe soportar la
revisin efectuada a los APUs de los tems no previstos con mnimo dos (2) cotizaciones.
Posteriormente el Interventor, debe remitir al supervisor de FONADE dentro de los cinco (5) das
hbiles posteriores al recibo de los APUs por parte del contratista, su concepto con la aprobacin o
no aprobacin (el cual debe contener una manifestacin de que se revisaron los APUs
contractuales, evidenciando si efectivamente la actividad no est incluida en el contrato y una breve
justificacin tcnica de la necesidad de cada una de ellas), anexando debidamente diligenciado y
suscrito el formato FMI038 nalisis de Precios Unitarios, para la revisin por parte del Supervisor
de FONADE y ste inicie el trmite ante el rea de Estudios Previos de FONADE, para la verificacin
de que stos se encuentren dentro de los precios de mercado.
Una vez verificado por FONADE la totalidad de los APUs o vencido el trmino para el ajuste de los
mismos, el Interventor debe remitir al supervisor de FONADE diligenciado y suscrito por los
representantes legales del contratista de obra e interventora o por sus respectivos Directores los
formatos: FMI039 Comparacin y fijacin de precios no previstos, FMI044 Acta de mayores y
menores cantidades e tems no previstos y FMI025 Solicitud de adicin y/o prrroga (si
hubiere lugar a ello), con el fin de efectuar la modificacin al contrato. Para el efecto, dispone para
el ajuste de tres (3) das hbiles siguientes a la comunicacin de aceptacin de FONADE o al
vencimiento de los trminos.
Previo a la ejecucin de los tems no previstos, el Interventor debe verificar la existencia de la
legalizacin de la modificacin al respectivo contrato. Sin la debida modificacin, el interventor no
podr autorizar la ejecucin de los items no previstos.
Supervisor FONADE: revisar el concepto del interventor con la aprobacin o desaprobacin (que
debe contener una manifestacin de que se revisaron los APUs contractuales, evidenciando si
efectivamente la actividad no est incluida en el contrato y una breve justificacin tcnica de la
necesidad de cada una de ellas), y anexo a este y debidamente diligenciado y suscrito el formato
FMI038 nalisis de Precios Unitarios.
Para los proyectos de infraestructura social y de infraestructura fsica, la supervisin debe tener en
cuenta los criterios de control de diseos establecidos por FONADE, ya sea en la etapa de diseo
o en la etapa de ejecucin, para lo cual debe confirmar que la interventora registre las acciones
relacionadas con la planificacin, revisin, verificacin y validacin de los diseos respectivos.
Pgina 59 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Al momento que el interventor informe sobre la demora en el cumplimiento por parte del contratista
de obra en la presentacin de los Anlisis de Precios Unitarios (APUs), este debe definir las
acciones que considere pertinentes, determinar el precio de las actividades por ejecutar o solicitar
la aplicacin de las sanciones pecuniarias a que haya lugar de conformidad con lo establecido en
el contrato, dentro de los cinco (5) das siguientes a la notificacin del interventor
El supervisor de FONADE, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de los Anlisis de
Precios Unitarios (APUs), podr solicitar con el interventor los ajustes de los APUs que fueren
objetados, informando por va correo electrnico o fax, el resultado del ajuste. Si vencido el plazo
indicado, no se han remitido los ajustes, se tomar como valor de la actividad, el determinado por
FONADE.
Una vez revisada la totalidad de los APUs o vencido el trmino para el ajuste de los mismos, debe
recibir por parte de la Interventora diligenciado y suscrito por los representantes legales del
contratista de obra e interventora, o por sus respectivos directores los formatos: FMI039
comparacin y fijacin de precios no previstos, FMI044 Acta de mayores y menores
cantidades e tems no previstos y FMI025 Solicitud de adicin y/o prrroga (si hubiere lugar a
ello), con el fin de efectuar la modificacin al contrato. Para el efecto dispone de los 3 (tres) das
hbiles siguientes a la comunicacin de aceptacin o al vencimiento de los trminos para el ajuste.
Registro:
FMI038 Anlisis de Precios Unitarios.
FMI039 Comparacin y fijacin de precios no previstos.
FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e tems no previstos.
FMI025 Solicitud de adicin y/o prrroga.
Tiempo o frecuencia: cuando se requiera.
Pgina 60 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Gerente de Unidad: revisar y avalar el concepto tcnico remitido por el Interventor despus de su
revisin por parte del Supervisor, el cual soporta la solicitud de suspensin. En caso de avalar dicha
solicitud, debe suscribir el acta. En caso contrario, devuelve al Supervisor para el trmite respectivo.
Ordenador del Gasto: revisar y avalar el concepto tcnico remitido por el Interventor, previa
validacin por parte del Supervisor y el Gerente de Unidad, el cual soporta la solicitud de
suspensin. De considerarlo procedente, suscribe el acta. En caso contrario, devuelve para el
trmite respectivo.
Cuando el origen de la solicitud es del Supervisor o Interventor:
Interventor: remitir al Supervisor la solicitud de suspensin de la obra, incluyendo el concepto
tcnico que soporta la misma. De ser procedente, el interventor debe diligenciar el acta de
suspensin para el contrato de ejecucin de obra y remitirlos a FONADE para gestionar la
aprobacin y firma del acta por parte del Supervisor, el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto.
El acta debe indicar si la misma genera costos para la entidad, en caso afirmativo se deben valorar
y justificar de manera detallada dichos costos.
Supervisor: revisar y aprobar la solicitud y concepto tcnico remitida por el Interventor, dentro de
los siguientes tres (3) das hbiles, para la suspensin del contrato de obra, para su aval o rechazo
por parte del Gerente de Unidad y Ordenador del Gasto.
Gerente de Unidad: revisar y avalar el concepto tcnico remitido por el Interventor el cual soporta
la solicitud de suspensin. En caso de avalar dicha solicitud, debe suscribir el acta.
Ordenador del Gasto: revisar y avalar el concepto tcnico remitido por el Interventor el cual soporta
la solicitud de suspensin. En caso de avalar dicha solicitud, debe suscribir el acta.
Registro: FMI023 Acta de suspensin.
Tiempo o frecuencia: Cuando se requiera.
Pgina 61 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 62 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Cuando se requiera.
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Cuando se requiera.
Pgina 63 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Cuando se requiera.
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 64 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Pgina 65 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Tiempo o frecuencia:
Cuando se requiera.
GDI721 Gua de lineamientos para las medidas correctivas y sancionatorias para el cumplimiento
contractual.
Pgina 66 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 67 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 68 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 69 de 75
NORMA TCNICA
NSR - 10
RETIE
RETILAP
RAS 2000
NTC 1500
NTC 2505
NTC 5356
NTC 3838
NTC 4595
NTC 4596
Resolucin 3600 de 1996
del Ministerio de Transporte
Norma Invas v.2013
Norma Invas v.2013
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
DESCRIPCIN
Norma de sismo resistencia 2010
Reglamento tcnico de instalaciones elctricas
Reglamento tcnico de instalaciones de iluminacin y
alumbrado pblico
Reglamento tcnico del sector de agua potable y saneamiento
bsico
Cdigo colombiano de fontanera
Instalacin y suministro de gas
Instalacin de calentadores a gas
Gasoductos presiones de operacin permisibles para el
transporte y distribucin de gas
Planeamiento y diseo de Instalaciones y ambientes
escolares
Sealizaciones para instalaciones y ambientes escolares
Cdigo colombiano de diseo ssmico de puentes
Normas de ensayos de materiales para carreteras
Especificaciones generales de construccin de carreteras
Supervisor FONADE: recibir suscrita por parte del Interventor la constancia de supervisin tcnica
de Interventora, en la cual manifieste inequvocamente que la construccin de la estructura y de
los elementos no estructurales cubiertos por el Reglamento y/o normatividad que aplique para el
proyecto, se realizaron de acuerdo con lo especificado y que las medidas correctivas tomadas
durante la construccin, si las hubiere, llevaron la estructura al nivel de calidad requerido por el
Reglamento y/o normatividad vigentes de acuerdo al modelo de constancia establecido por
FONADE.
Registro:
Pgina 70 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Pgina 71 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Roles y
responsabilidades:
Registro:
Tiempo o frecuencia:
Roles y
responsabilidades:
Pgina 72 de 75
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Tiempo o frecuencia:
9. REGISTROS
COMPONENTE 1. CONTRATACIN DE INTERVENTORA
Formato
Documento
X
X
X
X
Cdigo
N/A
N/A
FMI029
FMI015
Descripcin
Contrato suscrito entre las partes
Garanta del contrato aprobada
Acta de aprobacin de personal para la ejecucin del contrato
Acta de Inicio
Formato
N/A
Pgina 73 de 75
N/A
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
Pgina 74 de 75
X
X
X
X
X
X
X
X
Formato
X
X
X
X
X
X
Formato
X
X
X
X
X
X
CDIGO:
MMI002
VERSIN:
08
VIGENCIA: 2015-06-12
N/A
Formato
X
X
X
X
X
Formato
X
Pgina 75 de 75