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Segn el Ing. Luis Gmez Bravo, los siete pasos del proceso de mejoramiento son:
1. Paso: Seleccin de los problemas (oportunidades de mejora)
2. Paso: Cuantificacin y subdivisin del problema
3. Paso: Anlisis de las causas, races especficas.
4. Paso: Establecimiento de los niveles de desempeo exigidos (metas de mejoramiento).
5. Paso: Definicin y programacin de soluciones
6. Paso: Implantacin de soluciones
7. Paso: Acciones de Garanta
PRIMER PASO: SELECCIN DE
LOS PROBLEMAS (OPORTUNIDADES DE MEJORA)
Este paso tiene como objetivo la identificacin y escogencia de los problemas de calidad y
productividad del departamento o unidad bajo anlisis.
A diferencia de otras metodologas que comienzan por una sesin de tormenta de ideas sobre
problemas en general, mezclando niveles de problemas (sntomas con causas), en sta
buscamos desde el principio mayor coherencia y rigurosidad en la definicin y escogencia de
los problemas de calidad y productividad.
Actividades:
Este primer paso consiste en las siguientes actividades:
a. Aclarar los conceptos de calidad y productividad en el grupo.
b. Elaborar el diagrama de caracterizacin de la Unidad, en trminos generales: clientes,
productos y servicios, atributos de los mismos, principales procesos e insumos
utilizados.
c.
una tcnica de consenso rpido en grupo, que facilita la identificacin en corto tiempo
de los problemas, para luego, sobre todo los 3 o 4 fundamentales, hacen la seleccin
final (actividad "f") con criterios ms analticos y cuantitativos, esto evita la realizacin
de esfuerzos y clculos comparativos entre problemas que obviamente tienen
diferentes impactos e importancia.
Observaciones y recomendaciones generales
Este es un paso clave dentro del proceso, por lo que debe dedicarse el tiempo
necesario evitando quemar actividades o pasarlas por alto, sin que el equipo de
trabajo haya asimilado suficientemente el objetivo de las mismas.
Conviene desarrollar este paso en tres sesiones y cuando mnimo dos (nunca en una
sola sesin) y cada una de 1 1/2 horas de duracin. En la primera pueden cubrirse las
tres primeras actividades, en la segunda las actividades d y e y en la ltima la f;
esta actividad debe ser apoyada con datos segn los criterios de la matriz, por tanto,
esta actividad debe hacerse en una sesin aparte.
La caracterizacin de la unidad debe hacerse gruesamente evitando detalles
innecesarios. Debe considerarse que luego de cubiertos los siete pasos, (el primer
ciclo), en los ciclos de mejoramiento posteriores se profundizar con mayor
conocimiento, por la experiencia vivida. Esta recomendacin es vlida para todas las
actividades y pasos, la exagerada rigurosidad no es recomendable en los primeros
proyectos y debe dosificarse, teniendo presente que el equipo de mejora es como una
persona que primero debe gatear luego caminar, luego trotar, para finalmente correr a
alta velocidad la carrera del mejoramiento continuo.
Los defectos de un producto pueden ser de varios tipos, con diferentes frecuencias.
Los das de inventario de materiales pueden ser diferentes, segn el tipo de material.
Las demoras por fallas pueden provenir de secciones diferentes del proceso o de los
equipos.
c.
TERCER PASO:
ANLISIS DE CAUSAS RAICES ESPECIFICAS
El objetivo de este paso es identificar y verificar las causas races especificas del problema en
cuestin, aquellas cuya eliminacin garantizar la no recurrencia del mismo. Por supuesto, la
especificacin de las causas races depender de lo bien que haya sido realizado el paso
anterior.
Nuevamente en este paso se impone la necesidad de hacer medible el impacto o influencia de
la causa a travs de indicadores que den cuenta de la misma, de manera de ir extrayendo la
causa ms significativa y poder analizar cunto del problema ser superado al erradicar la
misma.
Actividades
a. Para cada subdivisin del problema seleccionado, listar las causas de su ocurrencia
aplicando la tormenta de ideas.
b. Agrupar las causas listadas segn su afinidad (dibujar diagrama causa-efecto). Si el
problema ha sido suficientemente subdividido puede utilizarse la subagrupacin en
base de las 4M o 6M (material, machine, man, method, moral, management), ya que
estas ltimas sern lo suficientemente especficas. En caso contrario se pueden
subagrupar segn las etapas u operaciones del proceso al cual se refieren (en tal caso
conviene construir el diagrama de proceso), definindose de esta manera una nueva
subdivisin del subproblema bajo anlisis.
c.
Cuantificar las causas (o nueva subdivisin) para verificar su impacto y relacin con el
problema y jerarquizar y seleccionar las causas races ms relevantes. En esta
actividad pueden ser utilizados los diagramas de dispersin, grficos de Pareto, matriz
de seleccin de causas.
Durante el anlisis surgirn los llamados problemas de solucin obvia que no requieren
mayor verificacin y anlisis para su solucin, por lo que los mismos deben ser
enfrentados sobre la marcha.
Esto ocurrir con mayor frecuencia en los primeros ciclos, cuando usualmente la
mayora de los procesos est fuera de control.
La meta es poner bajo control al proceso por tanto est predeterminada e implcita.
meta consiste slo en poner bajo control el proceso, son frases publicitarias muy
buenas para vender cursos, asesoras y hasta pescar incautos, pero no para ayudar a
un gerente a enfrentar los problemas de fondo: los de la falta de competitividad.
La solucin que debemos dar a nuestro problema tiene que estar condicionada por el
nivel de desempeo en calidad y productividad que le es exigido al sistema. Bajar los
defectuosos a menos de 1% tiene normalmente soluciones muy diferentes en costo y
tiempo de ejecucin a bajarlo a menos de 1 parte por mil o por 1 milln. El ritmo del
mejoramiento lo fijan, por un lado, las exigencias del entorno, y por el otro, nuestra
capacidad de respuesta, privando la primera. El enfrentamiento de las causas, el
diseo de soluciones y su implantacin debe seguir a ritmo que la meta exige.
En tal sentido, el establecimiento del nivel de desempeo exigido al sistema (meta)
condicionar las soluciones y el ritmo de su implantacin.
Actividades
Las actividades a seguir en este paso son:
a. Establecer los niveles de desempeo exigidos al sistema a partir de, segn el caso, las
expectativas del cliente, los requerimientos de orden superior (valores, polticas,
objetivos de la empresa) fijados por la alta gerencia y la situacin de los competidores.
b. Graduar el logro del nivel de desempeo exigido bajo el supuesto de eliminar las
causas races identificadas, esta actividad tendr mayor precisin en la medida que los
dos pasos anteriores hayan tenido mayor rigurosidad en el anlisis.
Algunos autores llaman a esta actividad visualizacin del comportamiento, si las cosas
ocurriesen sin contratiempos y deficiencias, es decir, la visualizacin de la situacin deseada.
Observaciones y recomendaciones generales
QUINTO PASO:
DISEO Y PROGRAMACION DE SOLUCIONES
El objetivo de este paso es identificar y programar las soluciones que incidirn
significativamente en la eliminacin de las causas races. En una organizacin donde no ha
habido un proceso de mejoramiento sistemtico y donde las acciones de mantenimiento y
control dejan mucho que desear, las soluciones tienden a ser obvias y a referirse al desarrollo
de acciones de este tipo, sin embargo, en procesos ms avanzados las soluciones no son tan
obvias y requieren, segn el nivel de complejidad, un enfoque creativo en su diseo. En todo
caso, cuando la identificacin de causas ha sido bien desarrollada, las soluciones hasta para
los problemas inicialmente complejos aparecen como obvias.
Actividades
a. Para cada causa raz seleccionada deben listarse las posibles soluciones excluyentes
(tormenta de ideas). En caso de surgir muchas alternativas excluyentes antes de
realizar comparaciones ms rigurosas sobre la base de factibilidad, impacto, costo,
etc., lo cual implica cierto nivel de estudio y diseo bsico, la lista puede ser
jerarquizada (para descartar algunas alternativas) a travs de una tcnica de consenso
y votacin como la Tcnica de Grupo Nominal TGN).
b. Analizar, comparar y seleccionar las soluciones alternativas resultantes de la TGN,
para ello conviene utilizar mltiples criterios como los sealados arriba: factibilidad,
costo, impacto, responsabilidad, facilidad, etc.
c. Programar la implantacin de la solucin definiendo con detalle las 5W-H del plan, es
decir, el qu, por qu, cundo, dnde, quin y cmo, elaborando el cronograma
respectivo.
Observaciones y recomendaciones generales
SEXTO PASO:
IMPLANTACION DE SOLUCIONES
Este paso tiene dos objetivos:
Probar la efectividad de la(s) solucin(es) y hacer los ajustes necesarios para llegar a
una definitiva.
Asegurarse que las soluciones sean asimiladas e implementadas adecuadamente por
la organizacin en el trabajo diario.
Actividades
a. Las actividades a realizar en esta etapa estarn determinadas por el programa de
acciones, sin embargo, adems de la implantacin en s misma, es clave durante este
paso el seguimiento, por parte del equipo, de la ejecucin y de los reajustes que se
vaya determinando necesarios sobre la marcha.
b. Verificar los valores que alcanzan los indicadores de desempeo seleccionados para
evaluar el impacto, utilizando grficas de corrida, histogramas y grficas de Pareto.
Observaciones y recomendaciones generales:
SEPTIMO PASO:
ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE GARANTIA
El objetivo de este paso es asegurar el mantenimiento del nuevo nivel de desempeo
alcanzado. Es este un paso fundamental al cual pocas veces se le presta la debida atencin.
De l depender la estabilidad en los resultados y la acumulacin de aprendizaje para
profundizar el proceso.
Actividades
En este paso deben quedar asignadas las responsabilidades de seguimiento permanente y
determinarse la frecuencia y distribucin de los reportes de desempeo. Es necesario disear
acciones de garanta contra el retroceso, en los resultados, las cuales sern tiles para llevar
adelante las acciones de mantenimiento. En trminos generales stas son:
a. Normalizacin de procedimientos, mtodos o prcticas operativas.
b. Entrenamiento y desarrollo del personal en las normas y prcticas implantadas.
c.
Paso 1. Seleccin de los problemas (oportunidades de mejora): Este paso tiene como objetivo
la identificacin de los problemas de calidad y productividad del departamento o unidad bajo anlisis.
Paso 3. Anlisis de las causas: En el se debe identificar y verificar las causas races especficas del
problema en cuestin, aquellas cuyas eliminacin garantizar la no renuncia del mismo. Por supuesto,
la especificacin de las causas races depender de lo bien que halla sido realizado el paso anterior.
Probar la efectividad de las soluciones y hacer los ajustes necesarios para llegar a una definitiva.
3. Seleccin del proyecto de estudio: Aplicando el Principio de Pareto se elige cual de los
problemas existentes resultara ms convenientes atacar de forma inicial.
Definicin de la responsabilidad del error: esta puede ser de losoperarios si los mismos estn
o de conocimientos necesarios para impedir que suceda el error, falta de tcnicas de habilidades o
deficiente orientacin.
Diagnstico sobre las causas: Aplicable a los errores tcnicos, se desarrolla mediante la
2. Seleccin de Hiptesis para el ensayo: Existen diferentes fuentes para seleccionar hiptesis:
la experiencia del personal, mtodos de expertos, grficos de tarjados, organizando las hiptesis
segn sus grado de prioridad econmica.
3. Ensayo de Hiptesis: Se verifican las distintas hiptesis mediante el uso de diferentes tcnicas
estadsticas, Grficos de correlacin, histogramas, diseos de experimentos, etc.
7. Definir o seleccionar la accin correctiva: Esta es una actividad propia de la direccin la cual
tiene como objetivo evaluarlas propuestas y decidir si se aplican o no. Las alternativas de soluciones
van a estar en funcin del tipo de error y de la responsabilidad del mismo.
2. Analizar los datos con relacin al tiempo para descubrir se hay consistencia.
4. Estudiar los mtodos de trabajos usados por los mejores y los usados por los peores, para
Responsabilidad de la Direccin:
Errores Inadvertidos:
6.
7.
Independizar el control del trabajo de la fiabilidad humana (Robtica, Dispositivos a prueba del
error)
Errores Voluntarios:
8.
12. Incentivarlos.
Despersonalizar la orden.
Errores Inadvertidos:
13. Reduciendo la fiabilidad humana (Disminuir la monotona de las operaciones, Introducir medios
automatizados, facilitar la atencin del trabajador.
Errores Voluntarios:
8. Aplicacin de la accin correctora: Una vez elegida la alternativa de solucin se debe proceder
a su aplicacin.
9. Tratamiento a la resistencia cultural: Tiene como propsito el tomar medidas que atenen la
resistencia al cambio por parte de los trabajadores, para lo cual lo ms recomendable resulta:
Evitar sorpresas.
10. Establecimiento o restablecimiento del control: Una vez probada la eficacia de la medida se
debe culminar la mejora con la Normacin de los resultados para poder ejercer el control sobre los
mismos.
Eliyahu Goldratt M. Fsico Israelita nacionalizado en EUA, fund un grupo consultor en la dcada de los
80, adquiriendo gran popularidad con la publicacin de los libros La Meta, El Sndrome del Pajar
La carrera No fue la suerte entre otros . El mismo formula la Teora de las Restricciones ( TOC ) la
cual se compone de los siguientes pasos:
1. Identificar las restriccin: Las restricciones que se pueden presentar en una organizacin
pueden ser: Fsicas (Capacidades productivas); Administrativas (de organizacin) y las de polticas
(son las que impone el entorno).Segn su autor se debe establecer de las restricciones cual es la que
ms limita el sistema partiendo de un principio anlogo al de Pareto slo que se sustituye la relacin
causa efecto de 20 a 80 por una mucho ms exigentes de una relacin 1 a 99.
2. Explotar la Restriccin: Deben crearse todas las condiciones para que el sistema funciones al
mximo de capacidad segn esta restriccin.
3. Subordinar todo a lo anterior: Esto implica no pretender producir con ptimos locales que en
nada contribuyan al ptimo global, es decir lo producido en cada punto del sistema no debe
sobrepasar nunca en equivalente lo producido pos la restriccin.
5. Elevar las Restricciones: Una vez lograda la estabilidad del sistema deben de establecerse los
mecanismos para propiciar el incremento a un estadio superior, con lo que se hara necesario, volver a
identificar la nueva restriccin existente y por tanto iniciar de nuevo el ciclo.
Karl Albrecht en su libro La Revolucin de los Servicios hace referencia a la siguiente metodologa de
mejora.
1. Entender al cliente: Todo programa de mejora en los servicios debe comenzar con una
comprensin clara de lo que el cliente desea, sus necesidades, expectativas y gustos. Detectar
cualquier variacin con respecto a esto para reincorporarla al diseo del producto.
2. Clarificar la estrategia del servicio: Una vez comprendida las necesidades del cliente, se
proceder a establecer las estrategias mediante las cuales se satisfacen estas expectativas,
realizando las correspondientes modificaciones al diseo del servicio y de su prestacin. Salir a la
bsqueda del cliente y no pretender que el cliente busque a la organizacin.
3. Educar la organizacin: Establecidos los diferentes cambios se hace necesario divulgar los
mismos, preparar al personal en el dominio de las habilidades necesarias para ejecucin de las nuevas
tareas y la creacin de un estado motivacional propicio para la introduccin de los cambios, partiendo
del principio de que el personal es el eslabn bsico para el xito de cualquier proyecto de mejora y
por tanto el mismo debe ser tratado al igual que un cliente externo de la organizacin.
4. Poner en marcha las mejoras fundamentales: Constituye la etapa de validacin de todas las
anteriores puesto que es donde se materializan sus efectos, por lo que resulta recomendable contar
con fuerza de choque o agentes de cambio que asuma la introduccin de los cambios.
Culminan con la validacin de las soluciones y la Normacin de los nuevos mtodos y niveles
alcanzados.
Las diferencias fundamentales estn dada por las secuencia de algunos pasos donde alguna
metodologas como la de la ISO, el PPMP ubican al involucramiento del personal al inicio, mientras
otras como la de Juran y Karl Albrecht la establecen una vez desarrollado un conjunto de pasos
previos y otras como la Teora de las Restricciones dan por supuesto que este debe ser constante y
por ende innecesario de mencionar. Tambin se diferencian en cuanto a la tcnicas bsicas utilizadas
para el diagnostico algunas como el PPMP y la Teora de las Restricciones parten del establecimiento
de indicadores bsicos, mientras otras como la ISO y la de Juran son menos exigentes en este sentido
basando su inicio en la utilizacin de tcnicas bsicas. El MGSP se utiliza fundamentalmente para
enfrentar problemas sencillos que no demandan la utilizacin de tcnicas complejas. Mientras la TOC
es sumamente exigente en los mecanismos de diferenciacin entre lo trivial y lo esencial
estableciendo una relacin 99 a 1, el resto de las metodologas utiliza una relacin 20 a 80.
Bibliografa.
1.
2.
Qu el control total de la calidad. La modalidad Japonesa. Kaouru Ishikawa. 193Pg. Mxico. 1989
3.
Autores:
Esperanza Prez.
Importancia del Me
joramiento Continuo
El libro termina con el comienzo, pues el autor sostiene que al haber finalizado un mejoramiento
de un proceso de la empresa hay que entender que se est empezando a partir de una
insatisfaccin constructiva.
El libro es esencialmente tcnico, sin literatura adicional ni profundidades tericas, pero
simultneamente es un excelente instrumento para lanzarse a mejorar los procesos de la
empresa... o del servicio pblico.
....................Patricio Orellana Vargas.
1.
acciones
Comunicacin
claves
como
de
soporte
comunicacin
la
para
la
calidad
cultura
de
calidad
cultura
en
la
organizacin,
filosofa
de
la
calidad.
primarios
de
mejoramiento,
etc.
Principios fundamentales
1. Obtencin de informacin sobre la satisfaccin de los consumidores.
2. Hacer que la informacin del usuario fluya al interior de la organizacin para
que sta se adapte a travs del mejoramiento continuo.
3. Comunicacin para la optimizacin de la gestin.
COMUNICACIN
DIALOGANTE
CON
EL
CLIENTE
ciudadano
de
hoy
no
es
el
mismo
de
mediados
del
siglo
pasado
Tabla
de
diferencias:
ENTRE
EL
NIVEL
DIRECTIVO
LOS
conformidades:
Anuncio latente por parte de los colaboradores de ausencia directiva. (No saben
quin es el mayor directivo de la organizacin o desconocen cmo est compuesto
el
estaf
directivo).
El directivo no conoce las instalaciones con las que cuenta la compaa.
ENTRE
LAS
REAS
SISTEMA
DE
SUGERENCIAS
INTERNO
COMUNICACIN
CON
LOS
PROVEEDORES
El sistema de comunicacin con los proveedores debe incluir una poltica en donde
se establezcan las reglas de juego en cuanto a requerimientos de la organizacin y
necesidades
de
adaptacin.
Parte del ejercicio de adaptar la organizacin a las expectativas de sus clientes es
involucrar a los proveedores en este proceso de adaptacin, para ello se necesitan
no solo unas buenas relaciones sino adems un sistema fluido de informacin que
le permita al proveedor mantener una dinmica de adaptacin acorde a la
organizacin
que
enfrenta
el
cliente.
3.
La
certificacin
de
los
procesos
de
comunicacin
en
s.
mejoramiento.
Mida el efecto comparando las mediciones del ciclo descriptivo.
Plantee la propuesta de mejoramiento para el siguiente ciclo.
[1]
Ishikawa,
Kaoru.
Calidad
[2] Deming, Edward. Los 14 puntos Deming. Norma.
Total.
Ed
Norma.