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SUA 3
Contenido
captulo 1 - El modelo del SIG alineado con el SUA
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1.1 Sistemas de gestin como herramientas para el mejoramiento continuo
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1.2 Articulacin de los estndares del SUA con los 7 subsistemas del SIG
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3
captulo 2- POLTICAS DEL
POLTICAS DE ACREDITACIN
2.1 Estructura de las polticas
2.2 Articulacin con cada poltica
SIG
ALINEADAS
CON
28
29
LAS
4
Ahora bien Qu es el Sistema Integrado
de Gestin? es el conjunto de
actividades recprocamente relacionadas que pretenden orientar y fortalecer la
gestin, direccionar, articular y alinear colectivamente los requisitos de los
Subsistemas que lo componen (Gestin de Calidad, Modelo Estndar de Control
Interno, Gestin Ambiental, Gestin de Desarrollo Administrativo, entre otros). Su
principal propsito es adoptar una visin estratgica que permita dirigir y evaluar
el desempeo institucional, fundamentalmente para mejorar la calidad de los
productos, consolidar estndares que reflejen las necesidades implcitas y
obligatorias, proveer informacin confiable, promover la transparencia, la
participacin y el control poltico y ciudadano, garantizar el fcil acceso a la
informacin relativa a resultados del sistema, emprender acciones preventivas y
correctivas, tener cultura por la mejora continua, buscar relaciones ptimas entre
calidad y costo, satisfacer a los ciudadanos, simplificar procesos, entre otros . 1
Pero por qu es importante integrar los sistemas de gestin? A pesar de que los
sistemas de gestin en el distrito se han trabajado de manera independiente
respondiendo a una normatividad especfica no quiere decir, que en las entidades
y organismos pblicos se hayan desconocido las interacciones y relaciones
existentes entre sistemas de gestin, que en algunos documentos de las normas
han sido sealadas de manera pertinente, ms bien hablamos de que en la
prctica las organizaciones pblicas fueron implementando los sistemas de
gestin como respuesta al surgimiento paulatino de sistemas como la NTCGP
1 Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin NTD-SIG 001:2011
1000 (que le permite a las entidades del Estado de la Rama Ejecutiva del Poder
Pblico evaluar y dirigir el desempeo institucional en trminos de calidad y de
satisfaccin social, de manera sistemtica y transparente (NTCGP 1000)), el
Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano MECI (cuyo fin es, a travs del establecimiento de una estructura
para control a la estrategia, la gestin y la evaluacin unificar criterios en cuanto
a control interno para el sector pblico,) y el SIGA, entre otros, por lo cual con el
transcurso de tiempo, a nivel operacional las organizaciones contaban con
sistemas que funcionaban de manera separada.
Por esta razn es necesario esclarecer la importancia de implementar los
sistemas de gestin en forma articulada ya que cuando estamos hablando de
organizaciones pblicas donde se miden los resultados de su gestin en trminos
del grado de satisfaccin ciudadana, creacin de valor pblico generado y
tambin se mide en trminos de eficiencia, eficacia y efectividad, la
implementacin de los sistemas en forma independiente llevara a un desgaste
organizativo generando al interior de cada entidad y organismo pblico duplicidad
de esfuerzos, generacin de costos innecesarios, la excesiva documentacin y por
ende el uso inadecuado del papel, problemas de coordinacin, la persistencia de
sistemas burocrticos, entre otros problemas
que sealaban que la nica forma
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de salir a flote es adoptar una visin sistmica e integradora como solucin.
De manera que en el distrito, se empezaron a dar los primeros pasos para la
integracin de los sistemas, entre los cuales se destaca los esfuerzos que se
originaron para armonizar los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad SGCcon los del Sistema de Control Interno SCI- (Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot, 2007)y los
que se han realizado para integrar el SGC, el Sistema de Gestin Ambiental SGAy el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional -S&SO- (Amores, Garca,
Rodrguez, & Bornay, Barrachina, 2002) y finalmente la integracin de todos ellos
con el Sistema nico de Acreditacin para el sector Salud.
Las principales razones entonces, fueron la existencia de principios comunes
como la mejora continua, la gestin basada en procesos, la importancia del
compromiso de la Alta Direccin para la implementacin, la existencia de
requisitos similares, como la necesidad de definir objetivos, crear polticas, entre
otros y el descubrimiento de las relaciones sinrgicas que se daban entre algunos
elementos. Razn por la cual, se insisti en la necesidad de que la
implementacin deba ser de manera organizada y coordinada ya que esto se
traduce en el logro de los objetivos propios de cada organizacin, en el marco de
sus requisitos constitucionales y legales vigentes.
El Sistema Integrado de Gestin debe entenderse como sistemas o macrosistemas si se quiere, compuestos por subsistemas en su interior que pese a tener
funciones propias y normas especficas, trabajan de manera sinrgica para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales, que en el marco del Estado Social
de Derecho radican en la satisfaccin de las demandas y expectativas de las y los
ciudadanos-as. Razn por la cual, una de las ventajas de su implementacin es
que se puede alcanzar un mayor nivel de compromiso por parte de las y los
servidores pblicos al ser conscientes de su papel como agentes de la
transformacin positiva institucional que se ver reflejada en un mayor nivel de
calidad de vida de la comunidad.
Al trabajar de manera interrelacionada al interior de la organizacin, se alcanzan
mayores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad, al reducir la disminucin de
tiempos y costos, entendidos como (Alcalda Mayor de Bogot D.C; Veedura
Distrital):
Las inciales del ciclo PHVA, corresponden a una serie de pasos secuenciales que
buscan alcanzar la mejora continua en las organizaciones al Planear, Hacer,
Verificar y Actuar. Debido a su propsito, se debe considerar como un proceso sin
fin, ya que una vez se han cumplido con las tareas asignadas en la etapa de
planeacin, se debe verificar si se cumplieron a cabalidad y si tuvieron el impacto
esperado, para luego definir cul ser el actuar identificando las oportunidades de
mejora que van a permitir aprender y avanzar, lo que implica volver a iniciar el
ciclo (figura 7). Veamos cada una de estos pasos:
Primer paso: Planear
Planear corresponde al proceso gerencial que tiene elementos informativos y de
juicio que sirven para fijar prioridades, la misin, visin, objetivos y metas en el
tiempo, as como estrategias de comunicacin interna y externa (Alcalda Mayor
de Bogot, 2007)
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como
herramientas
para
el
SUBSISTEMA
Subsistema
de
Gestin de Calidad
Subsistema
Control Interno
de
Subsistema
de
Gestin Ambiental
Subsistema
Seguridad de
Informacin
de
la
Subsistema Interno
de
Gestin
Documental
y
Archivo
PROPSITO
REFERENTE
NORMATIVO
Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin
Pblica NTCGP
1000:2009.
Brinda orientacin y
lineamientos para el
adecuado manejo de la
documentacin a travs
Norma Tcnica
Colombiana NTC ISO
9001 del ao 2008.
Modelo Estndar de
Control Interno MECI
1000:2005.
Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO
14001:2004.
Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO
27001:2006. Tecnologa
de la informacin.
Tcnica de seguridad.
(Requisitos).
Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO
15489-1. Informacin y
Documentacin. Gestin
SUBSISTEMA
PROPSITO
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REFERENTE
NORMATIVO
de Documentos.
Generalidades.
Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO
26000. Gua de
Responsabilidad Social.
Norma Tcnica
Colombiana NTC-OSHAS
18001:2007. Sistema de
Gestin en Seguridad y
Salud Ocupacional.
Requisitos.
Resolucin d1445 de
2006.
Modificada por la
Resolucin 0123 de
2012.
Las normas en las que se sustentan los SIG tienen una compatibilidad basada en
los sistemas normalizados de gestin de la calidad, facilitando la integracin y
articulacin de cada una de ellas, en este particular existen dos enfoques, el
primero es orientacin de la gestin basada en procesos y otro en la integracin
basado en el ciclo de mejoramiento continuo, ambas sustentadas bajo el enfoque
de anlisis sistmico lo que permite su integracin. Esta integracin va ms all
de la adicin de las caractersticas propias de cada sistema, es una integracin
analtica de los procesos fundamentales de la organizacin.
es necesario articular con el Sistema Integrado de Gestin (que incluye los siete
subsistemas)
Esta manera de articulacin de las herramientas de gestin se da por la
compatibilidad entre todas ellas, ya que manejan un lenguaje comn y pretenden
cumplir requisitos similares y que estn construidos segn otros sistemas
generales como el Modelo Estndar de Control Interno MECI entre muchos otros.
Tambin al existir dicha compatibilidad se garantiza que la construccin o diseo
de una herramienta en particular facilita, fortalece y complementa las ya
existentes logrando una gestin ms efectiva y de esta manera se potencializan
cada una de las partes.
Aunque los siete subsistemas se gestionan independientemente se pueden
obtener beneficios comunes al articularlos de forma integrada. Se pueden
encontrar los siguientes beneficios desde distintos puntos de vista gracias a la
articulacin:
Punto de vista estratgico: Permite la alineacin de la planeacin
institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y
organismos distritales
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Punto de vista de gestin: hace posible la articulacin de los procesos
para potenciar los resultados de la gestin institucional
Punto de vista de eficiencia: la articulacin de los siete subsistemas
permite la disminucin de tiempos y costos al ejecutar las actividades
Punto de vista operativo: permite que se consideren diferentes riesgos
asociados a la gestin durante la ejecucin de actividades
A continuacin se describe cada uno de los subsistemas del sistema integrado de
gestin:
SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)
Su propsito es el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin para cumplir
los objetivos institucionales, el Modelo Estndar de Control Interno fue instaurado
para repensar la estructura del Sistema de Control Interno y lograr una mayor
eficacia e impacto en las entidades del Estado. La estructura nica de control
interno da los parmetros bsicos que garantizan la implementacin para
alcanzar los objetivos de gestin de la Constitucin Poltica.
El SCI contribuye a que las entidades y los servidores pblicos entiendan que el
ejercicio del control es una actividad individual de los trabajadores del Estado.
LDER DEL
SUBSISTEMA
SCI (Subsistema
de
Control La Veedura Distrital
Interno)
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JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD
En el Decreto 387 de 2004
en su Art 7 le da la funcin
a la Veedura Distrital de la
coordinacin del sistema de
control interno, sin que esto
implique limitacin alguna
del ejercicio de su funcin
como
ente de
control
preventivo.
SUBSISTEMA
LDER DEL
SUBSISTEMA
SGC (Subsistema La
Secretara
de Gestin de la General
de
la
Calidad)
Alcalda Mayor de
Bogot,
D.C.,
a
travs
de
la
Direccin Distrital de
Desarrollo
Institucional.
JUSTIFICACIN SOBRE
SU RESPONSABILIDAD
La Secretaria General de la
Alcalda Mayor de Bogot es
responsable de liderar este
sistema de gestin de la
calidad
porque
esta
Secretaria es quien trae al
distrito este subsistema y lo
adopta a travs del acuerdo
122
de
2004;
Adicionalmente el Decreto
387 de 2004 en su Art 4 le
da la funcin a la Secretaria
SUBSISTEMA
LDER DEL
SUBSISTEMA
La Secretara General
de la Alcalda Mayor
SIGA (Subsistema
de Bogot, D.C., a
Interno de Gestin
travs
de
la
Documental
y
21
Direccin Distrital
de
Archivo)
Desarrollo
Institucional.
JUSTIFICACIN SOBRE
SU RESPONSABILIDAD
Mediante el Decreto 267 de
2007.Se establece que es
funcin
de
Secretara
General de la Alcalda Mayor
de
Bogot
formular
la
poltica
de
gestin
documental
y
archivos,
organizar el Sistema Distrital
de
Archivos,
conservar,
proteger
y
difundir
la
memoria
institucional
e
histrica del Distrito.
SUBSISTEMA
LDER DEL
SUBSISTEMA
JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD
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La Secretara
General de la
SGSI (Subsistema Alcalda Mayor de
de Gestin de la Bogot, D.C., a
seguridad de la travs de la
Informacin)
Direccin Distrital
de Desarrollo
Institucional.
SUBSISTEM
A
LDER DEL
SUBSISTEMA
S&SO
Secretara
(Subsistema
Distrital
de Seguridad Salud.
y
Salud
Ocupacional)
JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD
La rendicin de cuentas
El respeto a la ley y a los derechos humanos.
SUBSISTEM
A
SRS
(Subsistema
de
Responsabilid
ad Social)
LDER
DEL JUSTIFICACIN
SOBRE
SUBSISTEMA
RESPONSABILIDAD
Secretara
Distrital
Planeacin.
SU
SUBSISTEMA
SGA
(Subsistema
de Gestin
Ambiental)
LDER DEL
SUBSISTEMA
Secretara
Distrital
Ambiente
JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD
RESPONSABL
E DE LIDERAR
SUBSISTEMA
EL
SUBSISTEMA
JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD
SUA
Secretara
(Subsistema
Distrital
nico
de Salud.
Acreditacin)
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Para evidenciar o explicar con mayor detalle la compatibilidad que existe entre los
sistemas integrados de gestin y el sistema nico de acreditacin a continuacin
se presenta una Tabla elaborada por el distrito donde se relaciona los productos
de los requisitos de la Norma Tcnica Distrital vs los estndares de Acreditacin,
evidenciando as su articulacin.
En matriz adjunta se explica cmo se articulan los sistemas Integrados de Gestin
y se evidencia como unos son complementarios con los otros.
Tabla 2 (adjunto). Matriz de articulacin de estndares del SUA como subsistema del
Sistema Integrado de Gestin.
Fuente: Distrito Direccin de Desarrollo Institucional.
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de monitoreo y control. Por estas razones la implementacin del SIG y del SUA
debe ser adoptado en cada institucin segn sus particularidades, lo importante
es que las polticas sean socializadas y entendidas por todos los niveles de la
institucin, directas e indirectas, ya que cada institucin es diferente y tiene
requerimientos particulares es decir que cada institucin deber alinear todos los
elementos de las polticas de gestin con sus estrategias, contextos y
caractersticas.
Poltica de
prestacin
del servicio
Poltica de
Gestin de la
Informacin y
comunicacin
Poltica de
Gestin del
Riesgo
Poltica del
Ambiente
Seguro
Poltica de la
Gestin de la
Tecnologa
Poltica de
Gestin de la
Informacin y
comunicacin
Poltica de
Responsabili
dad Social y
ambiental
33 la transformacin cultural y la
Tecnologa en salud,
responsabilidad social.
Poltica de
Talento
Humano y
transformaci
n cultural
Poltica de
Estndar 5. Cdigo: (AsSP1) La organizacin tiene
seguridad del formulada implementada y evaluada la poltica de
paciente
Poltica de
Humanizaci
n
Poltica de
relacin
docencia
servicio
35
referidos
al
37
Bibliografa
Equipo de Trabajo de la Direccin Distrital de Desarrollo Institucional para la
Implementacin del Sistema Integrado de Gestin Distrital, (2011) Norma Tcnica
Distrital del Sistema Integrado de Gestin para las Entidades y Organismos
Distritales, 0012011. Subdireccin Imprenta Distrital, Bogot D.C.
Objetivos del SIGA. Recuperado el 07 de octubre de 2013 del sitio web de
Secretaria Distrital de Hacienda:
38
http://impuestos.shd.gov.co/portal/page/portal/8A348B78FA30F118E0430AB40E04
F118
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot (agosto de 2013) Primer
lineamiento poltica y objetivos del sistema integrado de gestin. Sistema
Integrado de Gestin.
Unidad 4 Sistema Integrado de Gestin. Recuperado el 10 de octubre de 2013 de
http://200.93.163.76:8080/2012SIG03/sig_c3_u4_v1.pdf
Yez, Carlo. (2008). Artculo de Gestin: Sistema de Gestin de Calidad en Base
a la Norma Iso 900. Recuperado el 06 de octubre de 2013 de Internacional
Eventos: http://www.internacionaleventos.com/Articulos/ArticuloISO.pdf