Correspondncia Oficial

93

orrespondncia oficial aquela que tem origem em rgos da administrao

pblica, elaborada por agentes pblicos credenciados a falar em nome da instituio e tem como finalidade tratar de assuntos relacionados com o servio pblico. A
correspondncia oficial pode ser interna, quando se d entre os setores de uma repartio, ou externa, quando ocorre entre dois rgos pblicos ou entre rgos pblicos e particulares.
Diversamente da particular, a correspondncia oficial no pe em relao dois
indivduos, mas sim dois rgos pblicos, ou um rgo pblico e um particular, por meio de seus agentes. Em razo disso, as marcas autorais do texto de
correspondncia oficial tendem a dar lugar a frmulas impessoais e, em grande
parte, padronizadas.
So documentos que constituem a correspondncia oficial o ofcio, o memorando, a carta, o telegrama, como tambm as mensagens de correio eletrnico, o carto ou qualquer texto escrito que tenha como origem um rgo pblico e por finalidade o tratamento de assuntos a ele relativos.

Ofcio
Modelos nos 66 a 72
O texto mais utilizado na correspondncia oficial certamente o do ofcio,
documento de que faz uso o titular do rgo ou algum por ele indicado, para
tratar dos mais variados assuntos polticos, administrativos, culturais, financeiros, etc. com outros rgos pblicos, com entidades privadas ou diretamente
com os cidados.
Por meio de ofcios, so feitos agradecimentos, convites, convocaes, intimaes,
solicitaes, assim como so encaminhados requerimentos, proposies de lei, pedidos de informao, relatrios finais de comisses, etc.
Na Assemblia, alm do uso para correspondncia externa, o ofcio pode servir
tambm para correspondncia interna entre o Presidente e os demais Deputados.
Essa opo justifica-se pelo fato de os gabinetes, mesmo sendo rgos internos, funcionarem com autonomia poltica dentro do Poder Legislativo.
O ofcio utilizado internamente, por exemplo, para formalizar o convite para
uma reunio do Colgio de Lderes, dar resposta a requerimento, fazer encaminhamento de documentos, entre outros propsitos.

CORRESPONDNCIA OFICIAL

Este manual detm-se apenas no exemplo do ofcio, por ser o documento mais
amplamente utilizado na Assemblia Legislativa.

94
Estrutura

Modelo n 66
O ofcio apresenta as seguintes partes:

CORRESPONDNCIA OFICIAL

a) Cabealho ou timbre: compem o

cabealho o braso e o nome do rgo.
b) Nmero de controle: os ofcios
recebem numerao de ordem do setor de origem dentro de cada ano civil. Isso permite o controle do documento, seu acompanhamento e arquivamento. Tendo em vista a diversidade de assuntos tratados pelas diferentes diretorias e gerncias, aconselhvel que cada setor tenha o seu prprio
controle e numerao.
Na resposta a qualquer ofcio (ou
a qualquer tipo de correspondncia numerado), deve ser mencionado o seu
nmero de controle para que o destinatrio possa localizar com facilidade
o ofcio que ensejou aquela resposta.
c) Local e data: so colocados no lado direito da mesma linha em que se
coloca o nmero de controle do ofcio,
devendo-se observar o uso, para o primeiro dia do ms, de nmero ordinal.
No caso de o papel timbrado j
conter o nome da cidade, torna-se desnecessrio repetir o local, podendo-se
escrever simplesmente a data.
d) Vocativo: a primeira referncia
que se faz, no texto, ao destinatrio
do ofcio e determina a forma de
tratamento a ser utilizada no documento.
Um vocativo mais formal indica
um grau de formalidade maior com o
interlocutor, devendo-se manter a coerncia do registro no texto.

Na Assemblia, adotam-se basicamente duas formas de se dirigir ao

destinatrio: Excelentssimo Senhor ou
Excelentssima Senhora, Ilustrssimo Senhor
ou Ilustrssima Senhora, alm dos vocativos
eclesisticos especficos. Em alguns casos, essas expresses so seguidas dos
nomes dos cargos a que se referem.
No se usa Prezado Senhor ou Prezada Senhora, tratamento informal mais
apropriado para a carta, por exemplo.
Um vocativo mais extenso pode indicar mais deferncia para com o destinatrio, como, por exemplo, o uso da
expresso Excelentssimo Senhor Governador no lugar de simplesmente Excelentssimo Senhor. Tais normas variam de acordo com cada instituio.
O importante a uniformidade de
critrios.
Na Assemblia, usa-se o vocativo
sempre por extenso e seguido de dois
pontos. Nada impediria que ele fosse
seguido de vrgula ou que ficasse sem
sinal de pontuao.
e) Texto: recomendvel que cada
ofcio contenha um nico assunto.
Tratar de vrios assuntos num nico
ofcio dificulta no s o seu controle
e o seu arquivamento, mas tambm a
compreenso do seu objetivo.
introduo: deve-se iniciar o texto
da correspondncia de forma objetiva
e direta, sem deixar de ser polida. O
que mais importante deve vir em
primeiro lugar. recomendvel evitar, na introduo, expresses redundantes como: Tem este o objetivo de
..., Venho por meio deste informar ..., Venho pelo presente ..., Sirvo-me do presente
para ... e outras semelhantes.
No lugar delas, pode-se introduzir
o assunto com o uso de verbos no pre-

95

Tal praxe no invalida, contudo, o

uso de expresses de polidez como Tenho o prazer de comunicar a V. Sa. que ...
ou Tenho a honra de convidar V. Exa. ...
Pode-se tambm introduzir o ofcio com
a frmula Cumprimentando-o cordialmente
... ou Dirijo-me a V. Sa. para ... .
desenvolvimento: o texto deve ter tantos pargrafos quantos forem necessrios para o desenvolvimento do assunto, embora seja comum que se atinja
o objetivo da correspondncia com apenas um pargrafo.
Deve-se evitar o uso de pargrafos
longos, que, alm de desencorajarem a
leitura, facilitam a ocorrncia de trechos confusos e obscuros. Frases curtas e na ordem direta favorecem a clareza e a objetividade da mensagem.
conveniente deixar que as idias de
menor importncia fiquem subordinadas na construo da frase; as idias centrais, por sua vez, devem vir no
incio ou no fim da frase para que tenham destaque.
preciso ficar atento ao paralelismo,
ou seja, ao arranjo de duas ou mais idias semelhantes em estruturas semelhantes, o que favorece a conciso e o equilbrio do texto.
f) Fecho de cortesia: o ofcio, assim
como as cartas, simula de alguma forma o ritual de uma conversao. A saudao, a conversa e a despedida corresponderiam, respectivamente, ao
vocativo, ao assunto tratado e ao fecho.

O fecho pontua, assim, o trmino da

interao. A sua colocao destacada
cumpre, visualmente, o papel de marcar
o final da conversao no ofcio.
Devem-se evitar os fechos longos e
rebuscados. Na correspondncia oficial
da Assemblia, empregam-se apenas
dois fechos: Respeitosamente e Atenciosamente, centralizados e seguidos de vrgula. Usa-se Respeitosamente para autoridades a quem se queira tratar com especial deferncia e Atenciosamente para as
demais autoridades.
g) Assinatura: o signatrio do ofcio
o responsvel pelo seu contedo. Quem
assina o ofcio o titular do rgo ou
algum por ele indicado para falar em
nome da instituio, caso em que a situao deve ser esclarecida no comeo do
ofcio: Por determinao do Exmo. Sr. Presidente desta Casa, encaminho ... .
Recomenda-se que o ofcio seja assinado por algum de posio hierrquica
igual ou semelhante do destinatrio.
A competncia para o encaminhamento (a assinatura) de ofcios estabelecida, no caso da Assemblia Legislativa, pelo seu Regimento Interno. Incumbe ao Presidente, por exemplo, assinar os ofcios dirigidos ao Presidente da
Repblica, aos Governadores de Estado
e do Distrito Federal, aos Ministros e aos
Secretrios de Estado, aos Presidentes do
Congresso Nacional, da Cmara dos
Deputados, do Senado Federal, das Assemblias Legislativas e dos Tribunais,
bem como a autoridades diplomticas e
religiosas. J o 1-Secretrio assina a correspondncia oficial que no for atribuda ao Presidente.

CORRESPONDNCIA OFICIAL

sente do indicativo, tais como: Convido V.

Exa. ..., Informo V. Exa. de que ..., Submeto apreciao de V. Exa. ..., Encaminho a
V. Exa. Revma. ..., Solicito a V. Revma. a
gentileza de ..., etc.

96
Permite-se, na Assemblia, que o
Presidente assine a resposta a toda a correspondncia que lhe for diretamente
dirigida, independentemente de quem a
tenha encaminhado.
Deve-se lembrar que no necessrio mencionar, no nome do cargo, o
nome da instituio, pois esta uma informao que j vem inscrita no timbre
do papel. Assim, abaixo do nome do
Presidente da Assemblia Legislativa,
basta escrever Presidente.

CORRESPONDNCIA OFICIAL

Ofcio assinado por

mais de uma pessoa
A ordem de assinaturas segue a
hierarquia dos cargos, comeando do de nvel inferior ( como
se o ocupante do cargo mais alto
desse seu aval s informaes
prestadas por aquele que tem
acesso direto a elas). No caso de
signatrios de mesma hierarquia,
as assinaturas devem vir lado a
lado.
Quando se tratar de cargos hierarquicamente do mesmo nvel,
as assinaturas viro em lista alfabtica.
Por exemplo, se houver vrios signatrios de mesma posio hierrquica (todos os Lderes de bancadas, por exemplo) e o Presidente
da Casa, este assina primeiro, em
destaque, e os demais, em seguida, em ordem alfabtica.

h) Anexo: alm de ser usado para encaminhar documentos, pode servir tambm como forma de apresentar informaes cuja articulao seria difcil de fazer

no texto do ofcio.
Deve-se mencionar no ofcio o nmero de anexos, sem especificar o seu contedo, salvo se, por questo de segurana,
houver necessidade de conferncia dos
anexos no ato da entrega do documento.
i) Endereamento interno: deve-se indicar, na primeira pgina do ofcio, o
nome, o cargo e o endereo do destinatrio. Este pode ser completo ou constitudo simplesmente do nome do Municpio e da sigla do Estado.
Deve-se tomar especial cuidado com
a correo do nome e dos dados do destinatrio, a fim de evitar os constrangimentos que erros nesse registro costumam causar.
A forma de tratamento utilizada no
endereamento deve manter a coerncia
tanto com o vocativo quanto com o tratamento utilizado no texto.
No importando quantas folhas tenha o ofcio, a assinatura deve vir no final do texto, e o endereamento interno,
sempre na primeira pgina.

A elaborao do ofcio:
particularidades
Adequao ao contexto
Muito embora haja diretrizes gerais a
serem seguidas na elaborao de um ofcio, vrios fatores especficos de cada situao interferem no modo como ele
redigido e na modulao que se d sua
linguagem. O redator deve avaliar os
elementos da interao no caso concreto: quem assina e a quem se destina o
ofcio, o que se pode dizer, quais as circunstncias polticas, o significado de
determinadas expresses no momento, etc.

97
Ao contrrio de documentos como
o pronunciamento, o edital, a portaria
ou o projeto de lei, que possuem mltiplos e, por vezes, desconhecidos destinatrios, o ofcio, com exceo do ofcio
circular, um documento personalizado,
que possui apenas um destinatrio, claramente identificado. Por isso, sempre que
possvel, conveniente, sem banalizaes, observar aspectos como nvel de
escolaridade, idade e interesses do destinatrio, para que a mensagem possa
ser mais bem recebida por ele.
comum, por exemplo, o Presidente
da Assemblia receber dos cidados perguntas sobre a tramitao de determinado projeto de lei. Na resposta, importante adequar a linguagem no s ao
grau de instruo do destinatrio, mas ao
conhecimento que este demonstra ter do
processo legislativo. Os termos tcnicos,
por exemplo, devem ser evitados ou esclarecidos, e respostas mais concretas
devem ser buscadas.
fato comum o remetente ignorar
questes ou solicitaes formuladas por
seu interlocutor. Por isso, muito importante a ateno para responder ou atender, da forma mais precisa possvel, a todas as perguntas formuladas ou itens solicitados.
Adequao do texto ao signatrio
Quem assina o ofcio o titular do
rgo, mas quem o elabora, na grande maioria dos casos, um redator especializado no assunto, cujo papel tentar, com o mximo de fidelidade e da
melhor forma, traduzir, no seu texto, a
inteno do signatrio.
Prefere-se na Assemblia o uso da 1

pessoa do singular, no obstante haver

quem ache que tal uso possa marcar o
texto com um tom impositivo ou personalista. Na verdade, ao usar a 1 pessoa do singular, o titular de uma instituio nada mais faz que assumir o papel que
lhe atribudo, por dever e por direito, de
falar em nome daquele rgo.
Informaes implcitas
As informaes que o destinatrio
do ofcio partilha com o remetente indicam muitas vezes o que se pode omitir e o que pode ser mais bem explicado no texto.
Quando, por exemplo, o Presidente
da Assemblia encaminha uma proposio de lei ao Governador do Estado para
sano, no necessrio que se explique
no ofcio de encaminhamento todo o
processo que deu origem quela proposio de lei, j que esse um conhecimento dividido implicitamente pelos
dois interlocutores.

Linguagem
Formalidade
Na redao de ofcios, a caracterstica mais marcante talvez seja a formalidade, que se expressa na adoo do
padro culto de linguagem, no uso de
formas de tratamento como V. Exa.,
V. Sa., V. Ema., etc., bem como na
impessoalidade e na neutralidade com
que os assuntos e o destinatrio so
tratados. Tais caractersticas conjugamse bem com um registro mais formal
e com a observncia das regras prescritas pela gramtica normativa.

CORRESPONDNCIA OFICIAL

Adequao do texto ao destinatrio

98
Objetividade
O ofcio tem-se aproximado, em
sua forma e linguagem, das cartas comerciais, cuja principal caracterstica
a objetividade. Sem dispensar a polidez e a cortesia, deve-se buscar um
texto acessvel, direto e preciso, evitando-se o uso de jarges, clichs, frases
feitas, arcasmos e preciosismos e tambm as digresses e as frases vazias,
destitudas de sentido.
Cordialidade

CORRESPONDNCIA OFICIAL

regra que o ofcio seja cordial

e amistoso. No entanto, dependendo do assunto, o tom pode (e deve)
variar, uma vez que o documento pode
tambm ser usado para protestar
contra determinada situao. De qualquer forma, a elegncia, a polidez e o
respeito pelo destinatrio devem ser
mantidos.
A ttulo de exemplo, fazer um pedido com Solicito-lhe a gentileza de enviar a esta
Casa diferente de faz-lo com Solicitolhe enviar a esta Casa.
Formas de tratamento
A forma de tratamento escolhida em funo do cargo, e no da pessoa que o ocupa, e o termo que ser usado varia, considerando-se a relao hierrquica entre remetente e destinatrio. O quadro constante neste manual
apresenta as convenes adotadas na
Assemblia.
Na dvida, deve-se dar preferncia
forma de tratamento que confira maior
distino.

Caso se queira demonstrar deferncia com determinada autoridade, todas as

formas de tratamento devem vir por extenso, tanto no texto quanto no
endereamento interno.
Dignssimo A Assemblia eliminou,
em todos os casos, o uso dos adjetivos
Dignssimo (DD. ou Dig. mo), Mui Digno
(MD.) e Meritssimo (MM. ou M.mo), tanto no encaminhamento quanto no envelope.
Doutor No forma de tratamento, mas um ttulo acadmico conferido queles que possuem doutorado. No entanto, praxe no Brasil o
uso desse ttulo para tratar no s as
autoridades de maneira geral, mas
mdicos e advogados, entre outras
categorias profissionais. Atendendo ao
costume, aceitvel, mas no recomendvel, usar Dr. ou Dra. antes do
nome de autoridades pblicas.
Destinatrio com dois cargos de hierarquia diferente Quando o destinatrio do ofcio ocupa, simultaneamente, dois cargos de hierarquia diferente, que meream formas distintas
de tratamento, deve-se tratar a pessoa pela forma usada para o cargo
hierarquicamente superior.
Exemplo:
Se o destinatrio for um Secretrio de
Estado que seja tambm Presidente de
um Conselho Estadual, cargos que so
tratados, respectivamente, pelas formas
V. Exa. e V. Sa., e o ofcio for dirigido
ao cargo hierarquicamente inferior, devem-se mencionar, no endereamento
interno, os dois cargos e tratar o destinatrio pela forma hierarquicamente superior:

99
Exmo. Sr.
...
Secretrio de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentvel e
Presidente do Conselho Estadual de Poltica Ambiental - Copam
CAPITAL

Nesse caso, pode-se iniciar o ofcio usando a seguinte expresso:

Encaminho a V. Exa., Presidente do Conselho Estadual de Poltica Ambiental,
cpia do ...

Usam-se estrangeirismos no caso de

no existir a palavra em lngua portuguesa ou no caso de o termo em portugus dificultar o entendimento do
texto. bom lembrar que h palavras
ou expresses em lngua estrangeira
que se incorporaram de tal forma ao
nosso cotidiano, que, se traduzidas,
mais dificultariam que facilitariam a
compreenso do contedo. Como
exemplo, podemos citar termos como
videogame, shopping center, status quo,
outdoor, mouse.
Siglas
Na primeira vez em que forem usadas nos ofcios, devem ser precedidas da
explicitao de seu significado, a no ser
que sejam de amplo conhecimento do
pblico ou do destinatrio.

Padronizao
Esttica
A aparncia do documento fator
relevante no caso de ofcios. Deve-se
atentar para o arranjo grfico do texto,
o tipo, o tamanho e a cor da fonte utilizada, o tipo de papel, o envelope, etc.
Como orientao geral, recomenda-

se o uso de letra tamanho 12 (Arial ou

Times New Roman), espaamento entre as
linhas de 1,5 cm, margens direita e superior com 3 cm, e esquerda e inferior
com 2 cm.
No costume, na Assemblia, numerar os pargrafos do ofcio. Tal praxe
s se justifica no caso de ofcios extensos, com mais de cinco ou seis pargrafos, de modo a permitir ao destinatrio
fazer a precisa remisso a este ou quele
perodo em sua resposta. Deve-se evitar
a numerao do primeiro pargrafo e do
fecho de cortesia.
Alm do uso de papel timbrado, interessante j vir nele impresso o endereo completo do rgo, com a incluso de
dados como nmero de telefone, fax, caixa postal, endereo eletrnico e da pgina na internet, ou qualquer outro dado
que se faa necessrio para facilitar o
contato com o remetente.
O que no se pode esquecer que
depe contra os princpios da padronizao e da uniformidade a utilizao, por
diferentes setores de um mesmo rgo,
de modelos variados.
No modelo adotado pela Assemblia,
no se usa, por exemplo, o item Assunto. Mas, caso o ofcio tenha mais de
uma folha, com mais de cinco pargra-

CORRESPONDNCIA OFICIAL

Estrangeirismos

100
fos, este um dado que se revela til, por
facilitar a triagem, pelo destinatrio,
quanto prioridade com que deva ser
tratado aquele documento, sem a necessidade de se fazer uma leitura completa
do ofcio naquele momento.

Preenchimento de envelopes
O envelope utilizado no encaminhamento de ofcio deve ser timbrado,
assim como a folha do papel utilizado,
e deve ser sobrescritado da seguinte
forma:

Of. 530/2006/SGM

n do documento que est dentro do envelope

Exmo. Sr.

forma de tratamento

xxxxxx xxxxxx xxxx

nome do destinatrio

Secretrio de Estado de Cultura

cargo do destinatrio

Av. Cristovo Colombo, 317

rua, nmero e complementos

Funcionrios

bairro

30140-010 BELO HORIZONTE - MG CEP, localidade e sigla da unidade federativa

CORRESPONDNCIA OFICIAL

Cartas e memorandos
A carta um tipo de correspondncia que, no mbito do parlamento, pode ser
utilizada pelos gabinetes parlamentares como forma de intercmbio entre o Deputado e seus eleitores e que admite, por possuir carter mais informal, uma linguagem e estrutura mais flexveis que as do ofcio.
J o memorando usado exclusivamente para comunicaes internas, com o objetivo de tratar de assuntos administrativos. De estrutura mais simples, tem na agilidade sua maior virtude.
Entre o ofcio e o memorando, observa-se uma clara diferena: o primeiro
polivalente, podendo ser externo ou interno, ao passo que o segundo eminentemente interno. O que determina o uso do ofcio internamente a importncia do assunto tratado e a necessidade de controle e arquivamento mais
rigorosos.
Na Assemblia Legislativa, os memorandos tm sido paulatinamente substitudos
por comunicaes realizadas por meio do sistema de informtica ou do correio
eletrnico, como os e-mails, que se tm revelado um meio mais rpido e eficaz
para essa finalidade, resultando em economia de tempo e material e evitando a
circulao desnecessria de pessoas e papis.