Power Point: diez cosas que debe y no debe hacer.

Por Jeff Wuorio

Cherie Kerr sabe que con PowerPoint se puede ser provocativo y persuasivo a la vez en
una reunin de negocios. Tambin es consciente de que puede ocurrir todo lo contrario.
"Puede ser su mejor amigo", explica el asesor de relaciones pblicas de Santa Ana,
California. "Pero debe utilizarse correctamente". La visin de Kerr acerca del conocido
programa de presentaciones y grficos de Microsoft refleja un debate que se produce
tanto en el mundo empresarial como en el acadmico. Mientras que muchos usuarios
aceptan incondicionalmente las ventajas de PowerPoint como herramienta de negocios
eficaz, hay quien sostiene que constituye una traba para la interaccin efectiva, que
confunde, distorsiona e incluso coarta la comunicacin. Pero, tal como destaca Kerr,
cualquier discusin acerca de los mritos y demritos de PowerPoint no hace ms que
destacar la importancia que tiene usar el programa del modo ms ventajoso posible.
Hay 10 formas de utilizar PowerPoint para mejorar la imagen de la empresa sin hacer
un papeln.
1. Apyese en material convincente. En cierto modo, la facilidad de uso de
PowerPoint puede ser su peor enemigo. Por muy fcil y atractivo que resulte
crear diapositivas y grficos llamativos, tenga en cuenta que PowerPoint no es
una herramienta autnoma. Los asistentes desean escuchar lo que usted dice, no
slo quieren ver una sucesin de imgenes en una pantalla. Cree un programa
slido con PowerPoint, pero asegrese de que sus comentarios verbales resulten
igualmente convincentes. "PowerPoint no prepara presentaciones, sino que
permite crear diapositivas", afirma Matt Thornhill, presidente de Audience First,
empresa de Midlothian, Virginia (EE.UU.) que ofrece formacin para la
elaboracin de presentaciones. "Recuerde que est creando diapositivas que
servirn de apoyo a una presentacin oral".
2. Simplifique. Todos hemos visto presentaciones con PowerPoint o con otras
herramientas en las que el orador pareca a punto de ofrecerle matrimonio al
programa. Al fin y al cabo, era evidente su enamoramiento con cada enfoque,
efecto especial o artilugio. Pero las presentaciones ms eficaces de PowerPoint
son sencillas: grficos fciles de comprender e ilustraciones que reflejan lo que el
orador dice en cada momento. Algunos entendidos sugieren que no se utilicen
ms de cinco palabras por lnea ni ms de cinco lneas por diapositiva. "No lo
estropee con un saturacin de texto y grficos", seala Kerr. "Realmente es
necesario que todo aparezca en la pantalla?"
3. Reduzca al mnimo las cifras en las diapositivas. El atractivo de PowerPoint
es su capacidad para comunicar ideas y apoyar las observaciones del orador de
un modo conciso. Resulta difcil conciliar eso con un laberinto de nmeros y
estadsticas. En la mayora de los casos, las presentaciones ms eficaces
realizadas con PowerPoint no abruman a los asistentes con cifras y nmeros.
Djelos para ms tarde; se pueden distribuir en forma de notas al final de la
presentacin, para un estudio ms detenido. Si desea destacar una estadstica en
PowerPoint, considere la posibilidad de usar un grfico o una imagen para
transmitir la idea. "Por ejemplo, para hablar del aumento del nmero de
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pacientes con Alzheimer, una vez utilic una fotografa de una anciana en lugar
de mostrar un fro nmero en la pantalla", explica Kerr.
4. No lea literalmente la presentacin de PowerPoint. Uno de los hbitos ms
generalizados y perjudiciales de los usuarios de PowerPoint consiste en limitarse
a leer la presentacin visual a la audiencia. No slo es redundante (si no es para
controlar el mando a distancia, es difcil justificar as la presencia del orador),
sino que, adems, la presentacin ms atractiva se hace aburrida. PowerPoint
resulta ms eficaz con comentarios verbales que amplan e interpretan lo que
hay en la pantalla en lugar de repetirlo. "Incluso con PowerPoint es necesario el
contacto visual con la audiencia", explica Roberta Prescott, de la empresa de
consultora especializada en comunicaciones The Prescott Group, que tiene su
sede en Connecticut (EE.UU.). "Lo que quieren los asistentes no es verle la nuca".
5. Utilice las observaciones oportunamente. Algo que tambin le puede hacer
perder puntos son los comentarios que coinciden precisamente con la aparicin
de una nueva diapositiva en una presentacin de PowerPoint. Distraen la
atencin de los asistentes. En un programa bien orquestado con PowerPoint se
presenta una diapositiva nueva, se deja a los asistentes tiempo para leer el texto
y digerirlo y, a continuacin, siguen las observaciones que amplan lo que
aparece en la pantalla. "Es una cuestin de sincronizacin", seala Kerr. "No
hable si va a interferir en la presentacin de una diapositiva".
6. Deje un tiempo de reposo. PowerPoint tambin resulta en este caso ms
eficaz como acompaamiento visual de la palabra. Los usuarios de PowerPoint
ms experimentados no temen dejar la pantalla en blanco de vez en cuando. Eso
no slo puede suponer un descanso visual para los asistentes, sino que tambin
puede constituir una tctica eficaz para concentrar la atencin en un intercambio
ms verbal, como una discusin en grupo o una sesin de preguntas y
respuestas.
7. Utilice colores vibrantes. Un contraste marcado entre el texto, los grficos y el
fondo puede resultar muy efectivo para transmitir mensajes y emociones.
8. Importe otras imgenes y grficos. No limite la presentacin a lo que ofrece
PowerPoint. Utilice imgenes y grficos externos, incluso vdeo, para mayor
variedad y atractivo visual. "A menudo incluyo una o dos secuencias de vdeo
muy breves en mis presentaciones", comenta Ramon Ray, asesor de tecnologa
de Nueva York. "Ameniza, transmite un mensaje y relaja el ambiente".
9. Distribuya notas al final, no durante la presentacin. Habr quien no est
de acuerdo conmigo en este punto. Pero ningn orador quiere dirigirse a un
grupo de personas que est entretenido leyendo un resumen de sus comentarios.
A menos que sea imperativo que los asistentes sigan un guin de notas durante
la presentacin, espere a terminar para distribuirlo.
10.Realice modificaciones sin reparos antes de la presentacin. No pierda
nunca la perspectiva de la audiencia. Despus de confeccionar el borrador de las
diapositivas de PowerPoint, imagnese que es una de las personas que escuchan
sus comentarios mientras las repasa. Si algo es poco interesante, distrae o
confunde, corrjalo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consiga mejorar
la presentacin.

SUGERENCIA:
PowerPoint ofrece la posibilidad de convertir autoformas rpidamente sin perder
cambios en el formato; para ello, seleccione la forma que desea cambiar, haga clic en el
botn Dibujo (en la barra de herramientas de Dibujo), seale Cambiar autoforma y, a
continuacin, haga clic en la nueva autoforma