GESTIN DE

PROYECTOS
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE
COLOMBIA UPTC
FACULTAD SECCIONAL SOGAMOSO
ESPECIALIZACIN EN AUTOMATIZACIN
INDUSTRIAL

CONTENIDO
INTRODUCCIN

LA GERENCIA DE PROYECTOS

EL GERENTE DE PROYECTOS

ORGANIZACIN PARA GERENCIA DE

PROYECTOS
PROCESOS DE LA DIRECCIN DE
PROYECTOS
REAS DE CONOCIMIENTO DE LA
DIRECCIN DE PROYECTOS

Procesos de la
direccin de proyectos
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas realizadas para obtener un producto,
resultado o servicio predefinido.

Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las

herramientas y tcnicas que puedan aplicarse y por las
salidas que se obtienen.

Procesos de la
direccin de proyectos
Dentro de cada grupo de proceso, los procesos individuales se
enlazan mediante sus entradas y salidas.
Esto implica que cada proceso se describe en trminos de:
Entradas
Documentos o componentes
documentables sobre los cuales
actuar

Herramientas y Tcnicas
Mecanismos aplicados a las
entradas para crear los resultados

Salidas o resultados
Documentos o componentes
documentables que son el
resultado del proceso
Pag 4

Procesos de la
direccin de proyectos
Los procesos de gerencia de proyecto se pueden
organizar en cinco grupos de uno o ms procesos
INICIACIN
PLANEACIN
EJECUCIN
SEGUIMIENTO Y CONTROL
CIERRE
Aseguran que el proyecto avance de manera eficaz
durante toda su existencia. Estos procesos incluyen las
herramientas y tcnicas involucradas en la aplicacin de
las habilidades y capacidades que se describen en las
Pag 5
reas de conocimiento

Procesos de la
direccin de proyectos
Se vinculan entre s a travs de los resultados que
producen.

Rara vez son eventos diferenciados o nicos; son

actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo de
todo el proyecto.
La salida de un proceso normalmente se convierte en la
entrada para otro proceso o es un entregable del
proyecto.

Procesos de la
direccin de proyectos

Procesos de la
direccin de proyectos

Procesos de la
direccin de proyectos
Grupo del Proceso de Iniciacin.
Aquellos procesos realizados para definir un nuevo
proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente,
mediante la obtencin de la autorizacin para comenzar
dicho proyecto o fase.

Acta de
Constitucin del
Proyecto

Determinacin de Objetivos del proyecto

Identificacin de los principales interesados
Nombrar al DP
Autorizacin formal del inicio del proyecto.

Registro de
interesados

Procesos de la
direccin de proyectos
Grupo del Proceso de Planificacin.
Aquellos procesos requeridos para:
Establecer el alcance del proyecto,
Refinar los objetivos
Desarrollar el plan para la direccin del proyecto, que
ser el curso de accin para un proyecto exitoso.

Procesos de la
direccin de proyectos
Grupo del Proceso de Ejecucin.
Aquellos procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de
cumplir con las especificaciones del mismo.

Se integran todos los recursos a los fines de

implementar el plan para la direccin del proyecto.

Procesos de la
direccin de proyectos
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control.
Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar
y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para
identificar reas en las que el plan requiera cambios y para
iniciar los cambios correspondientes.
Se supervisa el avance del proyecto y se aplican acciones
correctivas.

Procesos de la
direccin de proyectos
Grupo del Proceso de Cierre.
Aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de
cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Se formaliza con el cliente la aceptacin de los

entregables del proyecto.
Cierre de las
adquisiciones

Cierre del
Proyecto

CONTENIDO
INTRODUCCIN

LA GERENCIA DE PROYECTOS

EL GERENTE DE PROYECTOS

ORGANIZACIN PARA GERENCIA DE

PROYECTOS
PROCESOS DE LA DIRECCIN DE
PROYECTOS
REAS DE CONOCIMIENTO DE LA
DIRECCIN DE PROYECTOS

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto
Gestin de la Integracin
Gestin del Alcance
Gestin del Tiempo

Gestin del Costo

Gestin de la Calidad
Gestin del Recurso Humano

Gestin de las Comunicaciones

Gestin de Riesgos
Gestin de las Adquisiciones
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Gestin de los interesados

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Gestin de la Integracin
Procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar
y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos
dentro de los grupos de procesos de direccin de proyectos.
Incluye caractersticas de unificacin, consolidacin, articulacin, as como las
acciones integradoras que son cruciales para la terminacin del proyecto, la
gestin exitosa de las expectativas de los interesados y el cumplimiento de los
requisitos.
Implica tomar decisiones en cuanto a la asignacin de recursos, balancear
objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre
las reas de conocimiento de la direccin de proyectos.

Actividades necesarias para gestionar los documentos del proyecto, para

asegurar la coherencia con el plan para la direccin del proyecto y los
entregables del producto.
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reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto
Gestin de la Integracin
1.
2.
3.
4.

Desarrollar el acta de iniciacin del proyecto

Desarrollar el Plan para la direccin del proyecto
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto
Dar seguimiento y controlar el trabajo del
proyecto
5. Realizar control integrado de cambios
6. Cerrar el proyecto

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reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Pag 26

Gestin del Alcance

Procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y
nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito.
Definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.
El trmino alcance puede referirse a:

Alcance del producto. Las caractersticas y funciones que definen un

producto, servicio o resultado.
Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones
especificadas.

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Gestin del Alcance

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pag 28

Planificar la gestin del alcance

Recopilar requisitos
Definir alcance
Crear EDT
Validar el Alcance
Controlar el Alcance

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Pag 29

Gestin del Tiempo

Incluye los procesos requeridos para
administrar la finalizacin del proyecto a
tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pag 30

Planificar la gestin del cronograma

Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las actividades
Estimar la duracin
Desarrollar el cronograma
Controlar el cronograma

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Pag 31

Gestin del Costo

Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar
los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto
aprobado.
El plan de gestin de costos puede establecer :
Nivel de exactitud. Las estimaciones del costo de las actividades se
ajustarn a un redondeo de datos segn una precisin establecida (p.ej.,
$100, $1.000), dependiendo del alcance de las actividades y de la
magnitud del proyecto, y pueden incluir una cantidad para contingencias.
Unidades de medida. Todas las unidades que se utilizan en las
mediciones (tales como las horas o das de trabajo del personal, la
semana laboral o la suma global) se definen para cada uno de los
recursos.
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El plan de gestin de costos puede establecer :

Enlaces con los procedimientos de la organizacin. La estructura de
desglose del trabajo (EDT) establece el marco para el plan de gestin de
costos, permitiendo la consistencia con los estimados de costos, los
presupuestos y el control de costos.
Umbrales de control. Para monitorear el desempeo de los costos,
pueden definirse umbrales de variacin que establecen una cantidad
acordada de variacin permitida antes de que sea necesario realizar una
accin. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de
desviacin con respecto a la lnea base del plan.

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El plan de gestin de costos puede establecer :

Reglas para la medicin del desempeo. Se establecen reglas para
la medicin del desempeo gracias a la gestin del valor ganado (EVM).
Definir la EDT y los puntos donde se realizar la medicin de las
cuentas de control.
Establecer las tcnicas que se emplearn para medir el valor ganado
(p.ej., hitos ponderados, frmula fija, porcentaje completado, etc.).
Especificar las frmulas de cmputo de gestin del valor ganado
(EVM) para determinar la estimacin a la conclusin (EAC) proyectada
y otras metodologas de seguimiento.
Formatos de los informes. Se definen los formatos y la frecuencia de
presentacin de los diferentes informes de costos.
Descripciones de los procesos. Se documentan las descripciones de
Pag 34
cada
uno de los tres procesos de Gestin de los Costos del Proyecto.

Gestin del Costo

1.
2.
3.
4.

Pag 35

Planificar la gestin de costos

Estimar los costos
Preparar el presupuesto de costos
Controlar los costos

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

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Gestin de la Calidad
Procesos y actividades de la organizacin ejecutante que determinan
responsabilidades, objetivos y polticas de calidad a fin de que el proyecto
satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.
Implementa el sistema de gestin de calidad por medio de polticas y
procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos llevados a
cabo durante todo el proyecto.

1. Planificar la gestin de la calidad

2. Realizar aseguramiento de la calidad
3. Controlar la calidad

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 La satisfaccin del cliente.

Entender, evaluar, definir y gestionar las
expectativas, de modo que se cumplan los
requisitos del cliente. Esto requiere una
combinacin de conformidad con los requisitos
(para asegurar que el proyecto produzca
aquello para lo cual fue emprendido) y
adecuacin para su uso (el producto o servicio
debe satisfacer necesidades reales).
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 La prevencin antes que la inspeccin.

Uno de los preceptos fundamentales de la
gestin moderna de la calidad establece que la
calidad se planifica, se disea y se integra (y no
se inspecciona). Por lo general, el costo de
prevenir errores es mucho menor que el de
corregirlos cuando son detectados por una
inspeccin.
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 La mejora continua.
El ciclo planificar-hacer-revisar-actuar es la
base para la mejora de la calidad,. Adems, las
iniciativas de mejora de la calidad emprendidas
por la organizacin ejecutante, tales como TQM
y Six Sigma, deben mejorar tanto la calidad de la
direccin del proyecto, como la del producto del
proyecto.

Pag 40

 La responsabilidad de la direccin.

El xito requiere la participacin de todos los

miembros del equipo del proyecto, pero
proporcionar los recursos necesarios para lograr
dicho xito sigue siendo responsabilidad de la
direccin.

Pag 41

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Pag 42

Gestin de los recursos humanos

Incluye los procesos que organizan,
conducen el equipo del proyecto.

gestionan y

El equipo del proyecto est conformado por aquellas

personas a las que se les han asignado roles y
responsabilidades.
El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto
pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto
avanza.
La participacin de todos los miembros en la toma de
decisiones y en la planificacin del proyecto puede resultar
beneficiosa
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Gestin de los recursos humanos

La intervencin y la participacin tempranas de los
miembros del equipo les aportan su experiencia profesional
durante el proceso de planificacin y fortalecen su
compromiso con el proyecto.

1. Planificar la gestin de los recursos

humanos
2. Adquirir el equipo del proyecto
3. Desarrollar el equipo del proyecto
4. Dirigir el equipo del proyecto

Pag 44

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Pag 45

Gestin de las comunicaciones

Procesos requeridos para garantizar que la generacin,
la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la
recuperacin y la disposicin final de la informacin
del proyecto sean adecuados y oportunos.
Los directores del proyecto pasan la mayor parte del
tiempo comunicndose con los miembros del equipo y
otros interesados en el proyecto. (internos y externos).
Una comunicacin eficaz crea un puente entre los
diferentes interesados involucrados en un proyecto.
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1. Planificar la gestin de las

comunicaciones
2. Gestionar las comunicaciones

3. Controlar las comunicaciones

Pag 47

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Pag 48

Gestin de los riesgos

Procesos relacionados con llevar a cabo la planificacin
de la gestin, la identificacin, el anlisis, la planificacin
de respuesta a los riesgos, as como su monitoreo y
control en un proyecto.
Los objetivos de la Gestin de los Riesgos del Proyecto
son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos
positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de
eventos negativos para el proyecto.
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Gestin de los riesgos

Los riesgos de un proyecto se ubican siempre en el futuro.
Un riesgo es un evento o condicin incierta que, si sucede, tiene un
efecto en por lo menos uno de los objetivos del proyecto.
El alcance
El cronograma
El costo
La calidad
Un riesgo puede tener una o ms causas y, si sucede, uno o ms
impactos. Una causa puede ser un requisito, un supuesto, una
restriccin o una condicin que crea la posibilidad de consecuencias
tanto negativas como positivas.

Pag 50

Gestin de los riesgos

Los riesgos del proyecto tienen su origen en la incertidumbre.
Los riesgos conocidos son aqullos que han sido identificados y
analizados, lo
que hace posible planificar respuestas para tales riesgos.
Los riesgos desconocidos especficos no pueden gestionarse de
manera proactiva, lo que sugiere que el equipo del proyecto debe crear
un plan de contingencia.
Tolerancia al riesgo: Por ejemplo, la adopcin de un cronograma de
ejecucin rpida es un riesgo que se corre para obtener el beneficio de
una fecha de finalizacin ms temprana.
Pag 51

1. Planificar la gestin de riesgos

2. Identificar los riesgos
3. Analizar cualitativamente los
riesgos
4. Analizar cuantitativamente los
riesgos
5. Planificar la respuesta a los riesgos
6. Controlar los riesgos

Pag 52

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Pag 53

Gestin de las adquisiciones

Incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos,
servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del
proyecto.
Incluye los procesos de gestin del contrato y de control de cambios
requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de
compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.

Incluye la administracin de cualquier contrato emitido por una

organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo el proyecto
a la organizacin ejecutante (el vendedor), as como la administracin
de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del
proyecto en virtud del contrato.
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Gestin de las adquisiciones

Implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre
un comprador y un vendedor. Representa un acuerdo vinculante para las
partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos,
servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a
proporcionar dinero o cualquier otra contraprestacin vlida.
Un contrato de adquisicin incluye trminos y condiciones, y puede
incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo
que el vendedor debe realizar o proporcionar.
La mayora de las organizaciones cuentan con polticas y procedimientos
documentados que definen especficamente las reglas de adquisicin, as
como quin est autorizado a firmar y administrar dichos acuerdos en
nombre de la organizacin.
Celebrar un contrato por productos o servicios es un mtodo de asignar la
responsabilidad de gestionar o compartir posibles riesgos.
Pag 55

1. Planificar la gestin de las

adquisiciones
2. Efectuar las adquisiciones
3. Controlar las adquisiciones
4. Cerrar las adquisiciones

Pag 56

reas de conocimiento en la
Gerencia de proyecto

Pag 57

Gestin de los interesados

La gestin de los interesados consiste en
identificar, analizar y desarrollar relaciones
con
todas
aquellas
personas
u
organizaciones que se vern afectadas por
el proyecto o que afectarn de alguna forma
al proyecto.

El DP deber gestionar las expectativas de

los interesados y analizar los impactos de
stos sobre el proyecto.

1. Identificar los stakeholders

2. Planificar la gestin de los
stakeholders
3. Gestionar la relacin con los
interesados
4. Controlar la relacin con los
interesados

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