Administracin de Centros de Computo

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA
ESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS INFORMATIVOS
ADMINISTRACIN DE CENTROS DE COMPUTO

TAREA No.3

CASO: QUALITY GRAINS S.A DE C.V

CATEDRA:

ING. CARLOS GARCA M.S

ALUMNO :
ANGEL PEREZ, RICARDO ERNESTO

AP-94026

CIUDAD UNIVERSITARIA, 30 DE AGOSTO DEL 2000

INDICE

Introduccin.............................................................................................................................i
Objetivos.................................................................................................................................ii
DESARROLLO DEL CASO....................................................................................................1
Antecedentes de la organizacin.......................................................................................................1
Contrato para el soporte tcnico.......................................................................................................2
Los primeros problemas....................................................................................................................2
La nueva gerencia............................................................................................................................. 3
Otros problemas................................................................................................................................4
Indicios de constitucin de la unidad informatica............................................................................ 4
Desarrollo de la division de informatica............................................................................................5
Adquisicion del equipo......................................................................................................................8
ANLISIS DEL CASO..........................................................................................................15
PREGUNTAS PARA EL ANLISIS.......................................................................................21
CONCLUSIONES................................................................................................................ 22
RECOMENDACIONES........................................................................................................ 23
BIBLIOGRAFIA.................................................................................................................... 24
ANEXO 1..............................................................................................................................25

Introduccin
El presente trabajo expone la situacin que se vivi en una empresa Salvadorea, al momento
de administrar lo recursos informticos con los que llego a contar, debido a la adquisicin de
maquinaria de ultima tecnologa, la cual fue comprada bajo propsitos de produccin no
relacionada con la informtica.
El no contar con el personal idneo para administrar los recursos informticos se torna un
problema grave que a largo plazo implica el despido de el gerente general, todo por no estar al
tanto de la tecnologa y herramientas de informtica.
El caso expone como no debe de tomarse de menos un sistema de informacin, ya que si no se
toman las medidas adecuadas para controlarlo, la situacin puede en un momento menos
pensado, controlarnos a nosotros como usuarios, y exponer de manera errnea, que no queda
de otra que acomodarnos a una situacin que no es recomendable.
No debe de confundirse que el tener recursos informativos y el contar con el recursos
monetarios, implica que se administran bien los recursos informticos y que no se tendrn
problemas de ninguna ndole.

Objetivos

Objetivo General
Desarrollar un caso relativo a la administracin de recursos informticos para tener una mejor
perspectiva de lo que implica realizar esta actividad en la vida real dentro de las empresas.
Objetivos especficos
-

Relatar hechos fidedignos sobre una situacin real vivida, que sucedi en una empresa
Salvadorea.

Mostrar los problemas en que se puede incurrir por no tener los conocimientos de
informtica y de administracin.

Determinar de que tipo de recursos se dispone en unidad informtica.

Detallar el por que de la importancia de la unidad informtica teniendo los recursos

mnimos para su administracin.

ii

Introduccin al caso
Granos de calidad es una empresa que se dedica a trabajar con el caf, la exposicin del caso
relata como esta institucin tuvo que atravesar por momentos decisivos que le hicieron
reflexionar y llegar a adoptar una organizacin que hiciera parte de ella una unidad destinada a
la administracin del equipo informtico.
Razn social de la empresa: GRANOS DE CALIDAD
Actividad: Tostado y molido de caf.
Tamao: Gran empresa

Numero de empleados: 130

Ventas estimadas por mes: 1.5 millones

DESARROLLO DEL CASO

Indudablemente el xito de nuestra organizacin depende en gran medida de la administracin
de los recursos de los cuales dependemos 1, son palabras expresas del actual gerente de la
organizacin, un hombreGerente
bajo el cual
recae la responsabilidad directa de haber creado la unidad
General
informtica, pero que sin embargo el llegar a dar este paso no fue nada sencillo.

Antecedentes de la organizacin
El lic. Aquino era la persona encargada de dirigir a la empresa hasta Marzo de 1998, ao en el
cual fuese despedido por
incompetencia.
Administracion
Ventas
Produccion
La estructura orgnica bajo la cual el desempeaba sus funciones se muestra en la siguiente
figura.

Creditos

Mayoreo

Tostado

Contabilidad

Coffee Service

Molido

Recursos
Humanos

Empaque

Ing. Jess , gerente general

Para ese entonces Don Samuel, dueo de la empresa, no consideraba que el uso o existencia
de un centro de computo fuera importante, adems que l no posea ninguna nocin en el mbito
de la informtica y a esto le agregaba el hecho de que cuando l adquiri la maquinaria de ultima
tecnologa para el procesamiento del caf, estas contaban con unas basculas, las cuales se
supona que podan ser conectadas directamente a una computadora y de esta forma llevar un
control de inventario de forma inmediata y directa, esto le obligo a exigir a su gerente el Lic.
Aquino a comprar equipo informtico, este ultimo as lo hizo, pero no fue capaz de conectar esas
basculas a las computadoras, lo que conllevo a la desilusin del dueo de la empresa, y a su vez
a que este se desinteresara completamente del equipo informtico adquirido, incluso llegar a
expresar: Las computadoras, es solo otro gasto, que no genera beneficio, entre lo manual y lo
que llaman mecanizado prefiero lo manual.
Se compro un total de 15 computadoras, 10 clones y 5 marca IBM.
Lo anteriormente redactado predispuso al entonces gerente, a buscar un uso efectivo de las PC,
por lo cual, compro un sistema de informacin que efectuaba operaciones bsicas de:
- Inventario
- Venta
- Planilla
- Produccin
- Cuentas por cobrar
- Contabilidad
Procedi a adquirir un servidor, e instalar una red Novell a las 15 computadoras que se haban
comprado. La red operaba bajo ambiente DOS. Sobre esta red comenz el funcionamiento del
sistema de informacin, no obstante cuando adquiri el sistema, no provey ningn tipo de
soporte, por lo cual nombro a Juan Prez, para entonces encargado de crdito, responsable no
solo de las funciones que ya tenia destinadas, sino tambin, encargado de la administracin del
sistema, de la red, y de las tablas de datos con las cuales trabajaba el sistema, por otro lado
Juan Prez no tenia experiencia, y su nombramiento se debi a que apenas si havia de asistido
2 meses a un tecnificado en computacin.

Contrato para el soporte tcnico

Un aspecto importante a destacar es que para el mantenimiento del equipo se contrato a
2NSERVICIOS2, los cuales desarrollaban el mantenimiento sobre el equipo 1 vez cada tres
meses.
Es menester aclarar que en ningn momento se someti a evaluacin la empresa que brindara
el soporte tcnico, dado que por ser allegados a Don Samuel, se estableci el contrato por
cuestiones meramente de afinidad 3

Los primeros problemas

Uno de los problemas que comenzaron a surgir, posterior a lo antes redactado, es que Juan
Prez, por no tener mayores conocimientos, dado que tampoco se le brindaba capacitacin y
prior izaba sus actividades de funciones de crdito; el sistema no tenia definidas niveles de
seguridad, ni acceso a la informacin y el mantenimiento a las tablas era una actividad que Juan
Prez hacia, limitndose a revisin de registros y a aadir datos de forma directa a las tablas, las
cuales eran manipuladas desde FOX para DOS, en pocas palabras no se tenia el personal
idneo para realizar el mantenimiento del sistemas, ni mucho menos su administracin.

2
3

Dos meses posterior a la adquisicin del equipo

Esta afinidad de desarrolla entre los dueos de ambas empresas.

Del sistema de informacin adquirido no se posea ni documentacin ni los programas fuente,

esto ultimo resulto ser otro problema, dado que con el transcurrir del tiempo el Lic. Aquino
comenz a detectar que el sistema presentaba las siguientes debilidades:
- Datos de las partidas que se generaban no era acordes a los que se tenan en papel y su
solucin fue orientada a que la contabilidad se llevaba manualmente y en el sistema,
al finalizar el mes se comparaban ambos balances y de ser necesario se corregan las
tablas del sistema.
- El sistema efectuaba el cierre cada primero de mes, si este verificaba que no exista la
cuadratura correspondiente no permita el cierre, as que Juan Prez y el resto del
personal modificaban las tablas de lectura del sistema y las corregan hasta encontrar el
punto para hacer cuadrar la contabilidad.
Estos problemas no podan resolverse segn el Lic. Aquino, debido a que no se contaba con los
programas fuente del sistema, as que opto por acomodarse a esta forma de trabajo 4.
La falta de soporte tcnico al equipo se presento como otro problema, puesto que aunque
2NSERVICIOS era el responsable de esta funcin, los tcnicos que se enviaban, se limitaban a
sacudir por fuera el equipo, y no a inspeccionarlo internamente, as que el equipo informtico
comenz a reportar fallas, Juan Prez no sabia que hacer y por otro lado Pedro lvarez tenia
conocimientos genricos sobre el ensamblaje de computadoras 5, sin embargo aunque este
ultimo era jefe de bodega, de le dio el titulo de encargado de soporte tcnico a nivel interno,
nombramiento llevado a cabo por parte del Lic. Aquino.
La empresa sigui funcionando con todo ello, pero se llego el momento en el cual el
departamento de ventas adjunto al de administracin, reportaban problemas con los clientes y
usuarios al sistemas enfocados a los siguientes puntos:
- El cliente aqueja la falta de atencin inmediata hasta para solicitar un estado de cuenta.
- Los clientes se dan por perdidos adeudando dinero a la empresa.
- Contabilidad no comprende por que llevar los registros y los clculos manualmente, si se
tiene un sistema de informacin con opciones de manejo de la contabilidad.
- Quejas de los usuarios del sistema de informacin, apuntando a que como tal no
funciona, genera informacin con mucho retraso, de los reportes esperados en un
mximo de 2 minutos, ahora se tarda hasta 30 minutos.
Fue en este momento que el dueo de la empresa, decide poner fin al contrato del Lic. Aquino y
contratar al Ing. Industrial Jess.

La nueva gerencia
El Ing. Jess como parte de su primera actividad fue la de realizar un diagnostico sobre la
situacin de la empresa, la cual genero como resultados una apreciacin negativa sobre la
gerencia antecesora. Se destaca el hecho de que cuando el Ing. Jess converso con Juan Prez
y Pedro lvarez, estos le expusieron toda la situacin vivida hasta el momento. Pedro lvarez,
comento que era de inters que supiera que el mantenimiento del equipo brindado por
2NSERVICIOS no era satisfactorio, es entonces cuando se decide verificar el cuestionamiento
de Pedro lvarez6 y someter a prueba esta teora por un lapso de 6 meses, en Octubre de 1998
era evidente que lo expuesto por Pedro lvarez era verdico, y se opta por cancelar el contrato
de soporte tcnico que se havia efectuado a la empresa 2NSERVICIOS.

Otros problemas
Con apenas un mes de la nueva gestin, se comenz a detectar que el sistema de informacin
presentaba otros problemas:
4

Palabras expresas de Pedro Alvarez, jefe de bodega.

Conocimiento adquirido por su propia cuenta.
6
Encargado del soporte tcnico interno para la empresa.
5

Los datos de los clientes que eran ingresados al sistema eran incompletos.
En el departamento de ventas y el de produccin se presentaba duplicidad de
informacin, esto conllevaba a que el sistema generase informes no acorde a lo
planificado, no exista concordancia entre datos generados en el departamento de ventas
y los datos que eran registrados en contabilidad.

Indicios de constitucin de la unidad informtica

Posterior a detectar los problemas anteriormente descritos, el Ing. Jess toma las siguientes
decisiones:
- Elimina el contrato de Juan Prez como encargado de crdito y lo contrata como
administrador del sistema, de ahora en adelante Juan Prez dedicara su tiempo
completo a realizar esta funcin.
- Para administrar la red contrata a Ruth una estudiante de 4to. Ao de Licenciatura en
computacin 7, con conocimientos de red Novell, sin experiencia en administracin
de redes.
- Designa escritorios de trabajo a ambos adminstradores.
2 meses posteriores a la creacin de estos puestos, exactamente el 28 de Julio de 1998,
presenta su renuncia Juan Perez, esto da como indicio importante el surgimiento del mayor
problema nunca antes presentado.
El 1ro. De Agosto de 1998, cuando se disponian a realizar el cierre del mes de Julio, el sistema
verifica que no existe cuadratura en la contablidad, por lo que se dispone a revisar las tablas de
lectura del sistema, esto requirio tiempo ya que Juan Perez era el nico que conoca como
realizar esta tarea, Ruth no tenia ni idea de lo que era un registro, por lo cual se agravo aun mas
la situacin, a tal grado que no fue si no hasta el 18 de Agosto que se logro cerrar el mes de
Julio, todos los datos correspondientes a los promeros das de Agosto estaban plasmados en
papel, y havia que introducirlos despus al sistema, actividad que consumio el 80% del tiempo
laboral del personal involucrado con el sistema, en los 10 das posteriores al cierre de Julio.
Mientras no se realizaba este cierre, se tuvo que facturar a maquina de escribir, puesto que el
sistema no permita la utilizacin y generacin de facturas.
Las perdidas para la realizacin de inversiones se hicieron evidentes, a tal grado que el ingeniero
Jess solicitaba el informe de ventas por producto que se havian tenido en el mes recin
finalizado y debia de esperar 1 hora aproximadamente, para tener en sus manos esta
informacin, por supuesto luego de haver conseguido el cierre del mes que deseaba analizar y
verificar.
En trminos variables nicamente en cuanto al tiempo, el retraso se genero por 2 meses
consecutivos, afectando la realizacin de actividades vinculadas hacia aquellas que dependian
de la informacin que generaba el sistema.
Tras meses de gestin su visin no iva ancaminada solamente al hecho de resolver el problema,
si no tambin a ampliar los horizontes de la compaa, le expone entonces al dueo de la
empresa, que necesita hacer un cambio tecnolgico para salir adelante haciendo uso de la
siguiente frase No vamos hacer un avion de 7 pisos para la empresa, si no que buscamos
resolver el problema, Don Samuel acepta y le da el aval para que invierta en todo lo que
considere necesario.
La primera accin consistio en contratar a el GRUPO BOCA.JUNIORS que opero como equipo
consultor, el cual le sugirio el desecho total del sistema, pero que a su vez implicaba la
adquisicin de nueva tecnologa, puesto que era necesario cambiar de sistema operativo de
DOS a WINDOWS 8, cambio que resultaba necesario ya que el equipo que se tenia no operaria
de manera efectiva en esa plataforma.
7

Estudiante de la universidad tecnica

Hechas las recomendaciones del GRUPO BOCA.JUNIORS, se determina un nuevo rumbo de

acciones.

Desarrollo de la division de informtica

El Ing. Jess establece que para llegar a normalizar las actividades de la empresa, necesita
estblecer una division que le garantice que le dar soporte sobre cualquier sistema en desarrollo,
compre o adapte. Es entonces cuando se decide por contratar un analista/programador y
nombrar a Ruth como administradora de la Red.
Alexander
-

resulta se la persona contratada. Aspectos importantes de su hoja de vida:

6 aos de experiencia en programacion.
Conocimientos de lenguajes visuales entre ellos Visual C, Visual Fox y Visual Basic
Estudiante de 4to. Ao de Ing. De Sistemas Informativos.

Esta situacin conlleva al surgimiento de la division de informtica, el gerente general decide

darle el nombre de Divisin de Sistemas Informaticos a la cual le concede espacio fsico propio
al final de la tercera planta de las instalaciones de Granos de Calidad. Posteriormente se crea la
siguiente estructura organica interna :
Gerente de sistemas

Mantenimient
o
De Equipo

Administraci
on
De Red

Administracion
De Bases
De Datos

Administracio
n
De Sistemas

Desarrollo
De
Sistemas

Sin embargo esta estructura debia ser cubierta por tres personas:
- Ruth
- Administradora de Red
- Administradora de bases de datos 9
- Administradora del sistema
- Alexander
- Desarrollo de sistemas
- Pedro Alvarez
- Mantenimiento de equipo
8

Al parecer se expuso que LINUX a pesar de ser gratis de adquirir, es complejo de manejar y el personal que lo
pudiera hacer es escaso y caro.
9
Actividad designada a la administradion de las tablas que utilizaba el sistema.

El ing. Jess se adjudica de momento de momento la gerencia de sistemas informativos, hasta

encontrar alguien que ocupe este puesto.
Noviembre de 1999, Alexander determina que el sistema posiblemente presente fallas por el
cambio de ao, orientadas en la presentacion de los reportes, pero que no afectara en mas de lo
normal el funcionamiento del actual sistema de informacin.
Para esta fecha la division de sistemas informaticos analiza con detalle la situacin actual en lo
referente al sistema de informacin en operacion y se determina que hay que realizar cambios
enfocados a lo siguiente:
ALTERNATIVA10
Mejorar el sistema de
informacin actual

PRO
-

Ninguna

CONTRA
-

Compra de un
sistema de
informacin.

Contrato de
empresa dedicada
al desarrollo del
sistema

Desarrollar el
sistema de
informacin por la
empresa

Rpido de adquirir.
Se dispone del
recurso
econmico.

El personal de la
division de
sistemas
informativos
podra
dedicarse a
otras funciones.
Es ajustable a las
necesidades
desde el
momento de su
concepcin.

No se tiene documentacin
No se tienen los programas fuente.
No existe forma de contactar a sus
creadores11
Se debia ajustar a las necesidades y
requerimientos propios de la
organizacin.
El vendedor difcilmente entrega los
programa fuente y si se facilitan no
proporcionan la documentacin.
Es tedioso revisar lneas de codigo
Los programadores no estaran dentro de
las instalaciones.
Es posible que se generen
requeriminentos agregados al
sistemas y la empresa no tome
responsabilidad sobre ellos.

Requiere de inversin de tiempo y dinero.

Por peticion directa del gerente de sistemas informativos, se opta por el desarrollo del sistema de
informacin, aduciendo que el dinero no es problema 12, y en cuanto al tiempo toda vez y cuando
se desarrollo un sistema de informacin que cumpla con todos los requerimientos mnimos, para
que funcione como soporte a las actividades de la empresa, no hay problema.
Sin realizar ninigun tipo de estudio referente al tiempo que se necesitaria para el desarrollo del
sistema de informacin Alexander inicia el proceso de construccin del sistema.
Entre Noviembre de 1999 y Febrero de 2000 levanto los requerimientos necesarios.
10

Expuestas a nivel de conversacion.

No se posee informacin que corrobore a que ente se le adquirio el sistema de informacion
12
El sueo de Don Samuel es conectar las basculas a las PC y tras la promesa del gerente gral. De llevarlo a cabo
expuso que era posible realizar una inversin de no mas de 2,000,000.00 (NO se tiene informacin de si se hizo
estudio para determinar este monto.
11

Marzo de 2000, inicia la etapa de diseo, sin embargo esta como tal por cuestiones de
exigencias por parte de la gerencia general debio cubrirse en un lapso de 3 meses. Entre lo mas
importante a destacar fue:
-

Diseo de base de datos.

Diseo de entradas.
Diseo de salidas.

No existio diseo de seguridad para el sistema como topico importante a resaltar.

En los tres meses que se realizo el diseo la division de sistemas informativos, tuvo que
disponer de un horario de trabajo superior a las 8 horas diarias, en ocasiones la jornada
laboral acumulaba 15 horas.
Junio de 2000, inicia la etapa de programacion, por lo que la division de sistemas
informaticos , solicita la adquisicin de equipo informatico, apegandose a las
recomendaciones del GRUPO BOCA.JUNIORS.
Ruth, que fungia como administradora de la red, es la encargada de negociar y comprar el
equipo informatico, para esta actividad se toman en cuenta las cotizaciones de:
-

CONINSA
2NSERVICIOS
ORADE
FLORES COMPUTADORES
ALFA
COMPUTER TRAVELING

Debido a que Alexander tenia solidos conocimientos de Visual Basic, optan por programar en
este lenguaje, y se adquiren las licencias necesarias para realizar esta actividad, no se
programa en Visual Fox por ser un lenguaje de programacion poco confiable 13, y Visual C
resultaria un lenguaje complejo para el desarrollo del sistema de informacin.
Es en esta fase que se plantea que es necesario estar conectados a Internet, ya que en
algn momento ser necesario que en lugar de estar construyendo lneas de codigo, se
puedan bajar14 fragmentos de programa de Website, como por ejemplo:
PlanetSourceCode.com 15; es entonces cuando se conecta la primera de las PC a Internet, la
cual tenia las siguientes caractersticas:
-

COMPAQ
o 333MHZ.
o 32MRAM
o 4G HARD DISK

13

Palabras expresas basadas en la experiencia de Alexander

Termino empleado por Alexander como sinonimo de adquisicin de fuente de datos que esta en Internet, pero que
no es necesario incurrir en costo monetario alguno por su compra.
15
Website free del cual se pueden obtener fragmentos de programa.
14

Adquisicion del equipo

Abril de 2000, se havian comprado 10 clones pensando en que en algun momento se
necesitaria hacer actualizaciones del equipo, dado el constante avanze tecnolgico, estas
actualizaciones pudieran enfocarse a:
-

Expandir capacidad de memoria

Cambio de mother board
Aumentar la capacidad del Hard disk.

Dichos clones fueron adquiridos al CENTRO DE OFICINAS 16.

10 computadoras de las cuales se tenian desde 1998, fueron actualizadas, llevandolas de
DOS a WINDOW 95, esta tarea fue realizada por la empresa FLORES COMPUTADORAS, a
las cuales tambin hubo la necesidad de comprar licencias sobre el sistema operativo y
adquirir adems de ello otros accesorios, como por ejemplo:
-

Monitores a color
Pad
Raton
Protectores de pantalla

Etc.

Con el nuevo equipo informatico se plantea que es mejor cambiar de Red Novell a WINDOW
NT, por cuestiones de que es el sistema que mas se ocupa en el mercado 17.
Esta decisin obliga a comprar un servidor el cual no debia de ser un clon, y adems es
necesario que fuese una computadora de marca, por criterios de estabilidad para la red. Ruth
gestiona esta actividad y como resultado compra una computadora ACCER la cual no era un
servidor18.
Esta mala compra obliga a despedir a Ruth y a contratar a Rafael en cuya hoja de vida
resaltaba:
- 3 aos de experiencia en redes Novell
- 1 ao de experiencia en redes window nt.
- Bachiller en computacion.

La tarea de actualizaciones se cubrio de la siguiente manera:

- Para Abril de 2000, ya se disponian con 10 clones que fueron comprados en esa
fecha.
- Junio de 2000 ya se tenia el nuevo servidor.
- La topologia de la red no seria cambiada. Es decir que la actual red descansa sobre
una topologia en estrella.
- Justo los das 29 y 30 de Abril y 1 de Mayo 19, se cambiaron las 10 maquinas que
serian actualizadas, por los clones que habian sido adquiridos.
16

Empresa dedicada a la venta de hardware y accesorios de computadoras.

Palabras expresas del Ing. Jess, gerente general
18
Adquirida el 17 de Abril
19
Se remunero el doble por ser da festivo y el personal ajano a las actividades de informatica no se presento a
trabajar desde el mediodia del sabado 29 hasta el 3 de Mayo
17

Las maquinas que se retiraron fueron entregadas a FLORES COMPUTADORAS

empresa detinada a realizar las actualizaciones.
Se retiro el antiguo servidor y se remplazo por un Accer 20.
Las otras 5 maquinas IBM se retiraron, y solamente una fue sustituida, la cual era la
del gerente general. Por lo que se dejo sin computadora al siguiente personal:
Secretaria del gerente general
2 de la division de mayoreo.
1 de la division de recursos humanos.

La actividad de actualizacion le tomo a la empresa FLORES COMPUTADORAS un total de 5

meses, es decir que para 2 Agosto de 2000 se recibieron en la empresa GRANOS DE
CALIDAD esas 10 computadoras ahora con el sistema operativo.
Aun y cuando se instalo la red bajo ambiente WINDOW NT, el sistema de informacin que
tenia la empresa siguio utilizndose, pues no implico problema alguno.
Esta actividad de retiro temporal de equipo para que fuese actualizado dejo como resultado
la siguiente distribucin de equipo informatico:

20

CANTIDAD DE
COMPUTADORAS

ASIGNADA A

1 Servidor

Sistemas informativos

Sistemas informativos

Contabilidad

Crditos

Ventas

Produccin

Gerencia general

Adquirido el 17 de abril.

La ultima semana de Septiembre de 2000, a todo el presonal involucrado directamente con las
operaciones del sistema de informacin, se le obliga a recibir capacitacin 21 sobre el uso de
WINDOW.

La capacitacin se enfoca hacia 4 reas:

PERSONAL
De contabilidad

TEMAS QUE INCLUYE

LA CAPACITACIN

DIAS DE
CAPACITACION

Window, excel y word

Sabados y domingos

HORARIO
CAPACITACION
Sabados
De 2-5 pm.
Domingos
De 9-12 mm.

De ventas, crditos y
secretarias.

Window y word

Sabados y domingos

Sabados
De 1-2 pm.
Domingos
2-4 pm.

Gerencias

Window, excel y word

Sobre soporte tecnico 22 Mantenimiento de equipo

dirigido al encargado
y ensamble de
de mantenimiento de
computadoras
equipo

Sin especificacion

Sin especificacin

Sabados y domingos

No fue definido 23

Personal que fue excluido de la capacitacin:

PERSONAL
EXCLUIDO

MOTIVO

Recepcionista

No usaria mas una computadora.

Secretaria de
gerencia general

Poseia conocimientos esenciales

Secretaria de bodega

No es indispensable

Secretaria de
recursos humanos

No es indispensable

Gerente de recursos
humanos

Tenia solidos conocimientos de los

temas que se impartirian

21

dicha capacitacin es gratuita para todos los empleados.

Esta capacitacin fue la nica que por su contenido se efectuo fuera de las instalaciones
23
Dato no fue proporcionado.
22

10

Esta capacitacin no hubiese sido necesaria si existiera una cultura informtica, no solo dentro
de la organizacin, sino tambin en nuestro pas 24, ya que esta capacitacin motivo a 4
empleados a dejar definitivamente sus puestos de trabajo, alegando algunos, de que no serian
capaces de adaptarse al nuevo sistema, es mas 2 de ellos ni siquiera asistieron a una sola
capacitacin, una persona asistio a toda la capacitacin y no se adapto, as que se opto por
cambiarla de puesto de auxiliar contable a recepcionista, otra de las personas asistio a la
capacitacin pero a mediados del proceso renuncio.
De un total de 20 empleados relacionados con el sistema de informacin, se obtuvo que post
capacitacin:
Estadistica de capacitacion

16
1
1

1
2

Renuencia a capacitacion

No culminaron la capacitacion

Culminaron capacitacion y no se adaptaron

Culminaron y se adaptaron satisfactoriamente

De un total de 20 empleados relacionados con el sistema informacin, 16 se adaptaron

satisfactoriamente, un 80% aprob el curso de capacitacin.
Septiembre de 2000, se efectuaron las primeras pruebas del nuevo sistema de informacin,
dichas pruebas se realizan sobre las pantallas de entrada; al personal de la empresa se le obliga
a utilizar ambos sistemas al momento de ingresar los datos, su objetivo es determinar si se estn
solicitando los datos ideales y de forma adecuada, encaminadas al buen desarrollo del sistema
de informacin.

24

Palabras expresas del Ing. Jess, gerente general

11

Se conectan las 10 computadoras que fueron actualizadas por FLORES COMPUTADORAS y se

efecta la siguiente distribucin de equipo informatico en cuanto a computadoras
DEPARTAMENTO

CANTIDAD

Contabilidad

Bodega

Crditos y cobros

Gerencia

Recursos humanos

Produccin

Sistemas Informaticos

Ventas

Octubre de 2000, Al personal de los diferentes departamentos se les notifica que deben ingresar
toda la informacin pertinente a la base de datos.
En prrafos anteriores se citaba: los clientes se dan por perdidos a deudando dinero a la
empresa, esto fue debido a que cuando un determinado cliente llenaba el formaulario de datos
generales, al sistema de informacin el personal ingresaba datos incompletos, por esta razn al
momento de gestionar la cobranza, el sistema de informacin era incapaz de presentar datos
que orientasen mejor al cobrador y al vendedor, como ejemplo de esta situacin:

12

Datos escritos sobre los formularios vrs. Datos ingresados al

sistema de informacion
Datos en el formulario

Datos en el sistema

Direccion:

Direccion:

Bosques del rio 4, pje. 34, gpo.

48, casa 1, Soyapango

Bosques del rio, pje. 34, # 1

Nombre del cliente:

Nombre del cliente:

Ana Jeaneth Salazar Perez

Ana Salazar

Esto a su vez fue de ayuda para determinar que aunque hubiese sido factible realizar un
amigracion de los datos del sistema de informacin antiguo al sistema de informacin en
desarrollo, no era recomendable, por las obvias razones expuestas, en las cuales se forma una
idea de que los datos eran erroneos o incompletos.

13

Finalmente al 10 de Noviembre de 2000, se tiene la siguiente informacin:

Programacion Actividades
Analista/Programad
Gerencia
de
Junio/00
propias del desarrollo
del sistema
de informacion
or
sistemas
Actividad

Pruebas de
pantallas de
entrada

Anlisis de situacin
actual
Ingreso de

informacin a la

Anlisis
base dede
datos
requerimientos
Diseo

Responsable

Supervisin

Fechas

6
Duracin

Analista/Programad
or

Gerencia de
sistemas

Septiembre/00
Octubre/00

Ing. Jesus

Gerencia general

13

Personal
involucrado al uso
Analista/Programado
del sistema de
r
informacin

Division de
sistemas
Gerencia de
informativos

Marzo/98
Octubre/99
Octubre/00
Noviembre/99
Febrero/00

Divisin de sistemas
informativos

Gerencia de
sistemas

Marzo/00 Mayo/00

sistemas

(meses)

La organizacin interna de la division de sistemas informaticos se ha mantenido intacta

desde su creacin.
Proveedor actual de equipo y accesorios para informtica: CENTRO DE OFICINAS

14

Organizacin actual de la empresa:

Gerente General

Administracion

Ventas

Produccion

Creditos

Mayoreo

Tostado

Contabilidad

Coffee Service

Molido

Recursos
Humanos

Detalles

Sistemas
Informaticos

Empaque

Supermercado

15

ANLISIS DEL CASO

A medida que se fue explorando y desarrollando el caso de GRANOS DE CALIDAD, es evidente
que han sido detectados factores que fueron claves para la creacin de una unidad informtica
en la empresa, entre estos pueden mencionarse:
-

Contratacin de un gerente general con amplia visin y deseo de creacin de una division
que brindara el soporte necesario en el rea informtica.

Contratacin de personal idneo para el desempeo de las actividades propias de

informtica.

Adquisicin de hardware y software acorde a las necesidades de la empresa.

Bsqueda de un sistema de informacin que de acuerdo a la informacin que se maneja

en la empresa generara reportes que apoyasen a la toma de decisiones tcticas y
estratgicas para el funcionamiento de la organizacin.

Disposicion de el dueo de la empresa en la bsqueda de la solucin de problemas.

Otros factores que hasta la fecha han contribuido al desarrollo del sistema de informacin:
-

Construccin del sistema de informacin en un lenguaje de programacion acorde a la

experiencia de los desarrolladores.

Capacitacion del personal vinculado a la informacin manipulable por el sistema de

informacin en desarrollo.

Adquisicin de hardware y software necesario para el desarrollo del sistema de

informacin.

Cooperacin del personal de la empresa para el desarrollo del sistema. Ejemplo de ello es
la introduccion de aquella informacin necesaria para la base de datos del sistema,
teniendo que digitar nuevamente cada formulario que se tenia almacenado aun en
papel.

Sin embargo en el transcurso del caso se dieron situaciones que lejos de apoyar la buena
administracin provocaron mas de un problema:
-

Juan Perez y Pedro Alvarez, experimentan la duplicidad de funciones, puesto que ambos
desarrollan actividades completamente distintas, para las que originalmente fueron
contratados.

Contratacin de personal sin experiencia, acorde a una actividad importante como lo es la

administracin de la red, ejemplo claro de ello es el caso de Ruth.

Realizar plinificaciones y no documentarlas debidamente, es cierto que de momento las

ideas se desarrollan en la mente, no obstante es importante formalizar la idea,
empezando por escribirla para que todo el personal conozca que es lo que se debe
alcanzar.

Establecer contratos con empresas dentro de un marco de afinidad, cuando hay que
tener presente que es necesario ser imparcial y objetivo ante cualquier evaluacin que
se muestre, ya que de ello depende el futuro de la organizacin. Ejemplo de ello es el

16

contrato por mantenimiento de equipo que se havia efectuado y el cual al final se

demostro que no cumplia con las expectativas.
-

Es importante determinar presupuestos ante cualquier inversin, por que no es

conveniente para el dueo de la empresa poner a disponibilidad una suma de efectivo
y depender directamente de la gestin que desarrolle el lder de la organizacin
(gerente general).

La negociacion para el adquirimiento de equipo informatico, debe de estar en manos de

personas que tengan claramente definido que es lo que la empresa necesita, o sino
es este el caso, a la persona que se le designe la responsabilidad de compra/venta de
equipo, se le deben de dar claramente definido por escrito las especificaciones que se
requiere que cumpla el equipo informatico por adquirrir.

se debio de realizar un estudio de factibilidad sobre el desarrollo del sistema de

informacin, aunque sea obvio que se necesitava su creacion

Para poder designar tiempos mas apegados a aquellas actividades propias del desarrollo
del sistema de informacin, es necesario realizar estudios que conlleven a evitar que
al final se le exija al personal que cumpla con metas pocos realistas. Ejemplo de ello
es que el diseo ni siquiera cubrio un topico importante como lo es la seguridad.

Se debe tener cuidado de no comprometerse con tareas que pudieran resultar fuera del
alcance real de la experiencia o nivel educativo, por ejemplo el intentar conectar la
bascula podra requerir conocimientos bsicos de lenguajes de bajo nivel.

Se deberian de sentar bases especificas de evaluacin de empresas, de las cuales se va

a depender en la realizacin de actividades, tal es el caso de: mantenimiento de
equipo, soprte tcnico, adquisicin de hardware y software, etc.

La creacin de la unidad informtica debio de incluir establecimientos de polticas,

normas, objetivos y todo aquello debidamente documentado, para evitar que a la larga
surgiere algn problema de gestin interna en la unidad informtica.

17

Las reas de la administracin para los cuales se detectaron problemas se resumen en as:

PROBLEMA
ADMINISTRACIN
DE RECURSO
HUMANO

RESISTENCIA A
CAMBIOS

ADMINISTRACI
N DE EQUIPO

ADMINISTRACI
N DE SISTEMAS

COMO SE UBICA
-

Designando duplicidad
de funciones.

Contratacin de personal
poco idneo.

FORMA EN QUE SE COMBATIO

-

Contrato especifico para

la realizacin de
tareas.

Evaluando y
seleccionando
personal calificado.

Confundir el tecnificado
no concluido con que
se tiene experiencia
para desempear
una funcin.

Negacin de parte de
personas a
someterse a
capacitacin.

Ofreciendo capacitacin
intensa gratuita.

Generando oportunidad
de cambio de puesto
laboral.

Adquisiciones erroneas
de equipo informtico

Contratacin de soporte
sin previa
evaluacin.

Nombrando personal
adecuado con poca
experiencia pero que
forma parte de la
empresa.

Adquisicin de sistema
de informacin sin
los programas
fuente, ni
documentacin.

Desarrollo de un sistema
de informacin
acorde a las
necesidades de la
empresa.

No preveendo que seria

necesario un soporte
tcnico sobre el
software.

Nombrar personal que

apenas si conoce
sobre el ambiente
informtico

18

Enfoque de sistemas
El presente diagrama toma en cuenta todos aquellos elementos importantes que se debieron
tomar en cuenta para la administracin de los recursos informativos

Equipo Informatico:
Hardware y
Software

Sistemas de
Informacion.

Evaluacion y
seleccion de
personal

Evaluacion de
factibilidad de
desarrollo

Recurso Humano

Requirimientos de
usuarios y clientes

Desarrollo de
sistemas

Evaluacin de
equipo
informtico.

Recurso Financiero

Identificacin de nuevas
necesidades

Capacitacion del
recurso humano

Establecimiento de
normas, politicas,
reglas, etc. Que
guen a la unidad

Evaluacion de
nuevas
necesidades

Reportes para la toma

de decisiones

Informes sobre el estado

tecnico y tecnologico

Soporte a las actividades

de usuarios

Soporte a necesidades
de los clientes

Elaboracin
de informes.

CONTROL

19

SALIDAS:
Sistemas de informacin: Construccin que incluye el software para el soporte de las actividades
del usuario y/o cliente, as como la documentacin anexa.
Reportes para la toma de decisiones: Reportes con destino a la alta gerencia.
Informes sobre el estado tcnico y tecnolgico: Informes sobre la situacin tecnolgica de la
empresa, para determinar posible obsolecencia.
Soporte a las actividades de usuario: Atencin de mantenimiento de equipo informatico que
utilice el personal de la empresa y/o soporte hacia el uso de algn sistema de informacin
enparticular.
Soporte a las necesidades de los clientes: Atencin que demande el cliente de la empresa y en la
cual no participe personal ajeno a las actividades de informtica, ejemplo: correo electronico,
compras por internet, etc.

ENTRADAS:
Equipo informatico hardware y Software: Son todos aquellos componentes que pueden estar o
no en vigencia dentro del mercado informatico.
Recurso humano: Todo aquel personal tanto interno como externo que desee pertenecer a la
unidad informtica.
Requerimientos de usuarios y clientes: Establecimientos de nuevas necesidades identificadas
por la alta direccion de la empresa.
Recurso financiero: Recurso monetario efectivo para llevar a cabo las actividades de informtica.
Identificacin de nuevas necesidades: Reconocimiento de aquellas necesidades identificadas de
manera interna dentro de la unidad informtica.

PROCESOS:
Evaluacin y seleccin de personal: Sobre aquella persona con deseos de pertenecer a la
unidad informtica de la empresa.
Evaluacin y factibilidad de desarrollo: Sobre la propuesta de desarrollo de sistemas efectuada
por la alta direccion.
Desarrollo de sistemas: Actividades propias a la creacin y consecucin de un sistema.
Capacitacin del recurso humano: Sobre todo el personal que forme parte de la unidad
informtica, con el fin de no quedar en retraso ante el lanzamiento de nueva tecnologa y/o
paquetes de computacion.
Evaluacin de nuevas necesidades: Estudio sobre el sometimiento y exploracion de nuevas
reas de mercado e innovacin, ejemplo: creacin de sitios web, compra por inernet, negocios
por internet, etc.

20

Elaboracin de informes: Creacin de informaes sobre el desempeo de la unidad informtica

como tal.
Establecimiento de normas, polticas, reglas, etc. Que guen a la unidad: Como ayuda a
garantizar que se trabaja en cooperacin de la empresa y que sus objetivos estn enfocados en
la misma direccion de los directores principales de la empresa

CONTROL:
Vigencia de la tecnologa: Verificar que no se haya caido en obsolecencia.
Planes estratgicos de la empresa: Emfocar los objetivos en el mismo rumbo que los de la alta
direccion de la empresa.
Evaluacin de situacin actual: Verificar que se utiliza el recurso al mismo ritmo que las
exigencias de los usuarios de la unidad informtica.
Capacitacin: Estar a la expectativa en cuanto al aprendizaje sobre cualquier metodologia,
tecnologa y/o herramiantas que faciliten el desempeo de las ectividades.

21

PREGUNTAS PARA EL ANLISIS

-

Considera que el tipo de organizacion influyo en que el Lic. Aquino no pudiera solventar el
problema del sistema de informacin?.

Considera acertada la posicin de el dueo de la empresa referente a la informtica?.

El poder de convencimiento hizo posible que el dueo de la empresa, le brindara mayor

apoyo al Ing. Jesus que al Lic. Aquino?.

Considera que el despido de Ruth fue correcto, aun y cuando propbablemente no se le

dieron los requerimientos del equipo a comprar?.

22

CONCLUSIONES
-

Aun y cuando el caso no presenta datos sobre la cantidad de inversin en efectivo,

que se incurrio, la exposicin de la toma de decisiones llevadas a cabo por las
diferentes gerencias, nos dan la idea necesaria para poder juzgar en trminos
generales si fueron las decisiones mas acertadas en su momento.

En un pas como El Salvador donde aun no se ha valorado el 100% de la cultura

informtica, el caso expone que si se torna necesario un departamento que brinde
soporte sobre las actividades que a diario se llevan a cabo dentro de una
organizacin.

No es suficiente solo el hecho de reconocer que es necesario contar con la unidad

informtica, sino que adems se vuelve indispensable, que se administre bien el
recurso informatico con el que se cuente.

Administrar el recurso informatico implica actividades propias de organizacin,

planificacin y control, entonces no basta con establecer ideas y en base a ellas
dirigir una division, unidad o departamento.

Es menester que toda conversacion informal en donde se determinen rumbos de

accin a seguir, sean debidamente escritas ya que esto ayuda a dirigir y a que los
dirigidos sepan y tengan claro la meta a conseguir.

Es indispensable realizar evaluaciones sobre cualquier alternativa que se exponga,

tanto desde el punto de vista econmica como tcnica, ya que esto nos
proporciona bases en el proceso de toma de decisiones.

23

RECOMENDACIONES
-

Se deben de formar perfiles tanto del personal como del puesto para facilitar el
proceso de seleccin de personal que formara parte de la unidad informtica.

La evaluacin sobre la aduisicion de un bien informatico, debe de estar en funcin de

las capacidades reales de la empresa tanto financiera como estratgica

Aprovechar al mximo el recurso informatico, buscando siempre la innovacin hacia la

prestacin de servicios a los clientes de la empresa.

Para la creacin de la unidad informtica se deben de tener en cuenta que deben de

existir lineamientos que debe de cumplir, para que se pueda trabajar en comn
acuerdo con la alta direccion, y no solo basta con asignarle recursos.

24

BIBLIOGRAFIA
-

Ingenieria de Software, un enfoque practico,

Roger S. Pressman
Mac Graw Hill, 4ta. Edicion

25

ANEXO 1
Determinacion de los nombres reales de las empresas que formaron parte de la exposicin del
caso.
SEUDONIMO

NOMBRE REAL

Granos de calidad

Quality Grains S.A de C.V

Grupo Boca.Juniors

Grupo BOCA

2Nservicios

2Mservice

Centro de Oficinas

Office Center

CONINSA

CONSISA

Orade

Oracle

Flores Computadoras

Flower Computadores

Universidad Tcnica

Universidad Tecnolgica

ALFA

OMEGA

Computer Traveling

Computer Traving

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ANEXOS SOBRE COTIZACIONES

RECIBIDAS EN LA EMPRESA

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