Arturo Jess Martnez Senz

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA WEB UTILIZANDO SOFTWARE

LIBRE PARA LA GESTION DE CORREOS CORPORATIVOS
RESUMEN
El uso de los correos corporativos en las MYPE se da desde hace muchos aos, como
un recurso importante de imagen, marketing y comunicaciones dentro de la
organizacin. Sin embargo esta actividad se ha visto enfrentada a muchas
complicaciones ya que el soporte y la infraestructura para su ptima realizacin no se
encuentran correctamente integrados en una plataforma que permita la gestin de
correos corporativos desde una interface amigable, usable y segura. Actualmente
existen soluciones muy potentes para hogar pero no estn disponibles para su uso en
la empresa, no si se desea utilizar con un correo de dominio propio. Un ejemplo de esto
es el Gmail, el cual es un producto de muy alta calidad pero para usarlo con un correo
corporativo es necesario una suscripcin de pago por cada usuario. La otra alternativa
son los webmails libres, pero estos son de muy baja calidad y presentan riesgos de
seguridad. Aunque actualmente existe tecnologa gratuita, potente y moderna, no se
encuentra integrada para esta funcin. Este artculo pretende recoger e integrar estos
recursos ya disponibles y con un trabajo de desarrollo web comn plantear una
solucin de calidad, de bajo coste y al alcance de toda organizacin.
Palabras Clave: Webmail, Calidad, Correo, Corporativo e Institucional.
ABSTRACT
The use of corporate emails in MSEs are given for many years, as an important
resource image, marketing and communications within the organization. However, this
activity has been faced with many complications as the support and infrastructure for
optimum performance are not correctly integrated into a platform for managing
corporate email from a friendly, safe and usable interface. Currently there are very
powerful solutions for home but are not available for use in the company, not if you want
to use with your own domain email. An example of this is the Gmail, which is a product
of very high quality but for use with a corporate mail subscription fee per user is
necessary. The other alternative is free webmails, but these are of very low quality and
pose security risks. Although there is currently free, powerful and modern technology, it
is not built for this function. This article aims to collect and integrate those resources
already available and with a common web development work to raise a quality solution,
low cost and within reach of any organization.
Keywords: Webmail, Quality, Mail, Corporate and Institutional.

INTRODUCCIN

Desde la masificacin del uso de los correos electrnicos hasta la actualidad el correo
electrnico ha ido evolucionando en su diseo, usabilidad y seguridad, implementando
nuevas tecnologas que hacen todo esto posible. En el uso cotidiano muchas veces no
se es consciente de las mejoras en usabilidad y de la tecnologa que detrs del
software hace posible que cada da esta labor cotidiana sea ms sencilla y segura.
Sin embargo, otra es la realidad de las mypes, las cuales cuentan con correos
corporativos pero no con una adecuada plataforma para poder gestionarlos. Las
soluciones actualmente disponibles, o son muy costosas, o no cumplen los requisitos
de tecnologa y de calidad esperados y requeridos hoy por hoy.
Actualmente existen soluciones gratuitas de seguridad, patrones de diseo que
disminuyen la curva de aprendizaje del usuario y hacen amigable al producto, y
tecnologas que potencian la usabilidad y la seguridad, incrementando la calidad.
Anteriormente era posible gestionar estos correos empresariales con plataformas
modernas como Hotmail o Gmail pero estas empresas ya no brindan estos servicios en
forma gratuita, sino con una suscripcin mensual por cada usuario que la empresa
tenga.
Lo que se plantea como solucin es crear un sistema web que rena los requisitos de
amigabilidad, usabilidad y seguridad, cumpliendo con los estndares actualmente
establecidos, todo esto haciendo uso de herramientas ya existentes pero que no se han
integrado correctamente para este fin.
Esta solucin responde a los principales problemas de las microempresas con respecto
a la gestin de sus correos electrnicos y tiene un gran potencial comercial debido a su
bajo costo de implementacin y que no existe alternativa en el mercado a pesar de la
gran necesidad. La sugerencia con respecto a esto es comercializarlo con un precio
nico por empresa y no por usuario y sin atarlo a un pago mensual.

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA WEB UTILIZANDO SOFTWARE LIBRE PARA

LA GESTION DE CORREOS CORPORATIVOS
La primera necesidad que surge a la hora de crear un correo empresarial la plataforma
desde la cual puedan visualizarse los correos y realizar las operaciones propias de
ellos.
Una opcin disponible es usar un programa conocido como cliente de correo
electrnico entre los cuales tenemos: Office Outlook, Mozilla Thunderbird, Windows
Live Mail, etc., los cuales permiten gestionar los correos electrnicos desde un pc. El
inconveniente con este sistema es su falta de portabilidad ya que habra que instalarlo,
configurarlo y sincronizarlo por cada computadora que se requiera usar. Este sistema
es til cuando se trabaja en una oficina y no hay necesidad de gestionar el correo
desde otra ubicacin.
Otra opcin, equivalente a la anterior, pero para ser usada desde un telfono mvil, es
a travs de una app. Esto mejora mucho la portabilidad, pero todava tiene dificultades
a la hora de enviar correos ms extensos, porque, aunque es posible, sera muy
trabajoso para el usuario por la falta de un teclado convencional, ya que el teclado de
un telfono no es idneo para escribir textos largos.
Otra alternativa, paralela a las dos anteriores, es el uso de un webmail. El webmail es
un cliente de correo electrnico con capacidad para ejecutarse desde un navegador
comn, haciendo uso de una pgina web. La ventaja de este sistema es que puede
gestionarse desde cualquier ubicacin sin ninguna configuracin previa, solo a travs
de una url. Ejemplo de webmails conocidos son Google, Hotmail, Yahoo, etc. Estos
webmail conocidos son utilizados masivamente para la gestin de correos personales,
pero resultan costosos cuando son adquiridos para utilizarlos con los correos
empresariales (excepto el sector educativo) debido a su modalidad de suscripcin
mensual por usuario, algo que resultara oneroso para una mype.
Existen opciones libres de webmail, tales como RoundCube, SquirrelMail y Horde,
sobre los cuales PhilRequiem dice que A menudo, los gestores de correo tradicionales
(aplicaciones populares de tipo webmail como Horde, SquirreMail, etc.), que vienen

preinstalados en el plan de hosting que contratamos, son muy rudimentarios e

ineficientes. (2012: web), y su interfaz, tecnologa y diseo generan grandes
problemas de calidad, seguridad y facilidad de uso: Visualmente, todos son bastante
pobres, puesto que los esfuerzos estn ms bien dirigidos a cumplir con ser
funcionales en el momento y la forma en que les necesites. (Molina, 2016: web). Estos
programas fueron diseados en los orgenes del correo electrnico y no han sido
actualizados a las tecnologas modernas y actuales.
Nuestra propuesta de solucin responde a este ltimo aspecto: La creacin de un
sistema webmail para la gestin de los correos empresariales, con los atributos
funcionales de rigor, adems de los atributos de calidad que las opciones libres
vigentes carecen pero que son altamente necesarias. Estas opciones de calidad son:
amigabilidad (un diseo ameno y agradable), usabilidad (facilidad de uso) y seguridad.
Para hacer uso del sistema propuesto es necesario contar con el servicio de correos
empresariales, es decir, tener un servidor de entrada (IMAP), de salida (SMTP),
usuario, contrasea, puertos de conexin. Estos datos son entregados por el proveedor
de servicios de hosting y correos empresariales y son los mismos que se utilizan para
conectarse mediante un gestor de correos tradicional o una app.
El primer paso es el diseo de la interfaz y de la experiencia de usuario (ux). En este
proceso se recopila la informacin a travs de encuestas y entrevistas para determinar
las funciones ms importantes del correo que los usuarios valoran y utilizan. Luego se
realizan los bocetos los cuales pasan al diseador de interfaces, el mismo que
realizada el mockup del sistema en un software de ilustracin vectorial como el sketch.
El siguiente paso es realizar la maquetacin del producto a travs del uso de html5,
css3 y javascript. El producto debe ser responsive para adaptarse a cualquier
resolucin.
El tercer paso es el diseo del backend, en el cual desarrollamos las bases de datos y
programamos en el lenguaje del servidor. En este paso se realiza la conexin con el
servidor de correo electrnico a travs de un socket. Las bases de datos se
configurarn en mysql y deben contener una tabla para la gestin de usuarios, una
para la gestin de los correos, y otra para la gestin de los contactos. En la
programacin del leguaje, utilizaremos la versin de php 6 valindonos de la librera
phpmailer() para el envo de los correos y de las funciones imap para consultar el
correo recibido y realizar operaciones propia de la gestin de correos, tales como
borrar, marcar, mover, etc.

Finalmente implementamos el sistema para que solo se ejecute en el protocolo seguro.

Esto implica que ser necesario obtener un certificado de seguridad e implementarlo en
el servidor. El certificado se puede obtener gratuitamente de la compaa StarCom Ltd.
(Linuxito, 2013: web) y su implementacin es trabajo del proveedor de servicios de
hosting y correos empresariales.

CONCLUSIONES

El correo corporativo es una realidad comn en el mundo de las mypes. Siendo el Per
un pas con alto ndice de emprendimiento, gestionar correctamente sus correos es una
necesitad importante en las empresas (Meroo Cerdn, A.L. 2005).
Las plataformas para realizar esta gestin son difciles de acceder por que incrementa
los costos de la organizacin de forma permanente al atarlo a suscripciones mensuales
y por cada usuario, o, son de muy baja calidad convirtindose en puntos vulnerables
para las instituciones que lo utilizan.
La tecnologa para generar productos de alta calidad y de bajo costo ya est disponible
y tenemos gran variedad de opciones, pero no se encuentra correctamente integrada
para su uso por parte de los usuarios finales.
Hace algunos aos los correos corporativos podan gestionarse a travs de Hotmail
pero esa opcin ya no se encuentra disponible.
Google cobra $5 dlares al mes o $50 al ao por usuario para gestionar los correos
corporativos. Una mype con 20 trabajadores pagara $1000 al ao por el uso de sus
correos corporativos en gmail, mientras que el costo de su hosting no pasara de los
500 soles anuales. Nota: Para el sector educacin es gratuito (Google- pgina oficial).
Una alternativa libre muy popular como Squirremail o Horde tiene una interfaz muy
poco usable y nada amigable, dando la impresin de ser un gestor de correos de los
aos 90.
Otra alternativa como RoudCube ha logrado mucha aceptacin debido a que ha
mejorado mucho en su diseo y usabilidad, pero presenta serias deficiencias en
seguridad.
El comn en los webmails libres descritos, adems de su baja calidad, es que estn
construidos en otro idioma y las traducciones con las que cuentan son parciales, es
decir, no toda la funcionalidad de estos gestores se encuentra traducida.
Un stack se refiere tambin a un conjunto de software con funcionalidades
complementarias que cumplen un objetivo. En software libre tenemos LAMP, un stack
que complementa el servidor web Apache, el motor de bases de datos MySql y el
intrprete de lenguaje Php. Este soporta nuestro sistema web sin costo de licencias de
software. Nota: Por software libre tambin hacemos referencia a los de cdigo abierto,

aunque tienen diferencias en su definicin en trminos legales para este caso no

resulta relevante.
Php cuenta con los recursos tecnolgicos para comunicarse con el servidor de correos
instalado en el servidor principal, a travs de un socket o a travs de libreras como
phpmailer (para enviar correos) o las funciones imap (para consultar los correos
recibidos, entre otros).
Php tambin tiene funciones para optimizar la seguridad a travs de sesiones cifradas y
seguras y ejecutndose (previa configuracin) nicamente en el protocolo seguro.
La arquitectura propuesta incluye un sistema de almacenamiento en el servidor a
travs de la base de datos mysql y carpetas codificadas en una carpeta restringida al
sistema en el servidor para almacenas los archivos adjuntos. Esto agiliza el proceso de
sincronizacin con el servidor de correos. Sera interesante considerar utilizar un
sistema de bases de datos no relacional como MongoDb (Rubenfa, 2014) para trabajos
posteriores o variantes de esta versin.
Para su ejecucin en protocolo seguro se requiere de un certificado de seguridad, el
cual lo podemos obtener gratuitamente de la empresa norteamericana StartCom
(Linuxito, 2016), previa inscripcin y trmite.
Para el desarrollo de este sitio web se utilizar el programa Atom, el cual es un gestor
de cdigo muy avanzado y es completamente libre.
El objetivo deseado es conseguir realizar un producto de la calidad de Gmail, pero a un
precio mucho ms bajo. Dado que Gmail se actualiza cada ao, la propuesta da
respuesta a la necesidad del momento, pero su enfoque de solucin se mantendr
vigente algunos aos ms, actualizando la tecnologa aqu presentada por la que se
encuentre vigente en el momento, haciendo los ajustes necesarios.
Esta propuesta puede utilizarse para solucionar la necesidad de una empresa en
particular o como valor agregado para un proveedor de hosting y correos
empresariales.
Tambin tiene una perspectiva comercial interesante ya que la oferta existente no est
orientada a las mypes sino a empresas de mayor capacidad de inversin. Una solucin
mype podra ser comercializar el producto por cliente y no por usuario, y con un pago
nico, como sucede con la mayora de los productos software y sistemas web.
Las soluciones que pueden salir de esta propuesta son muchas, ya que, aunque la
tecnologa sea la misma, el diseo y las funcionalidades incorporadas varan segn el
criterio y la experiencia del jefe de proyecto y segn las necesidades de un mercado
especfico.
Sera interesante tener una oferta variada basada en la propuesta de este artculo. Los
mayores beneficiados seran las empresas y la necesidad antes descrita se vera
cubierta en gran amplitud y profundidad.

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