PROYECTO

UNIVERSIDAD CENTROOCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIN Y
CONTADURIA
COORDINACION DE POSTGRADO
UNIVERSIDAD DEL ZULIA

NCLEO PUNTO FIJO
COORDINACIN DE
POSTGRADO
PUNTO FIJO -FALCON
BARQUISIMETO
EVALUACIN DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA EMPRESA GEOSCIVAM,

C.A.,A FIN DE MEDIR LA EFICACIA Y EFICIENCIA DE LA ACTIVIDAD DE
COMPRAS
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE

ESPECIALISTA EN CONTADURA
MENCION-AUDITORIA
LIC: GRICEL GARCA

C.I: 7.493.785
PUNTO FIJO, ENERO DEL 2002

COMPRAS
LIC. GRICEL GARCIA

TUTOR ESPECIALISTA: LIC. GLADYS REYES
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR A LA ESPECIALIZACION EN

CONTADURIA
MENCION: AUDITORIA

C.A., A FIN DE MEDIR LA EFICACIA Y EFICIENCIA DE LA ACTIVIDAD DE
COMPRAS
Por
Lic. Gricel Garca Silva
Trabajo Especial de Grado Aprobado
___________________________
Lic. Abel Romero.
Coordinador- Presidente
C.I.: 7.302.440
_________________________
Lic. Carlos Figueredo.
Principal
C.I.: 3.876.975
___________________________
Lic. Gladys Reyes
Tutor
C.I.: 7.572.706
DEDICATORIA
A mis Padres: Por ser el ejemplo vivo del Amor y La Vida
A ti mi querido hermano:
Que fuiste para mi el ejemplo de sabidura y
enseanza y hoy estas junto al seor que ha sabido guiar mis pasos
A mi familia: La comprensin, el apoyo y el reconocimiento que siempre
recib. El abandono a que muchas veces se vieron sometidos, tiene en el logro
alcanzado la mejor compensacin; gracias por alentarme en momentos en los
cuales quise dejar a mitad del camino mi sueo.
A la familia Weffer Romero: Por brindarme su apoyo, cario, amistad y
acogerme en su seno familiar cuando lo necesite.
A mis amigas Omaira y Gladymar: Que juntas vencimos muchos obstculos y
aportaron sus conocimientos, cuando sobre algn tema les consult, tienen mi
justo reconocimiento por su desinteresada y sincera colaboracin. Mutuamente
nos brindamos apoyo para alcanzar esta meta.
AGRADECIMIENTO
Le agradezco a Dios todopoderoso por permitirme llegar a la consecucin de

esta meta, por que
muchas veces tomaste mi mano para levantarme, cuando
senta deseos de abandonar todo y no continuar.

Agradezco a la empresa GEOSCIVAM, C.A. por haber facilitado informacin,
sus instalaciones y el apoyo de todo su personal para llevar a cabo este trabajo.
A las Licenciadas Gladys Reyes, Sara Caicedo y Lucia de Orellana, por
brindarme su apoyo y colaboracin, en esta investigacin.
CURRICULUM VITAE
Lic. Gricel M. Garcia Silva
Licenciada en Contadura Pblica, egresada de la Universidad del Zulia en el mes

de mayo de 1995.
Candidata para obtener el grado de especialista en Contadura, Mencin: Auditoria
Trabajo Especial de Grado: Evaluacin del proceso de compras de la Empresa
Geoscivam, C.A. a fin de medir la eficacia y eficiencia de la actividad de compras

COMPRAS
Autor: Gricel Garca

Tutor: Gladys Reyes
RESUMEN
El propsito fundamental de la presente investigacin es evaluar el proceso
de compras que se lleva a cabo en la empresa GEOSCIVAM C.A, y de esta
manera diagnosticar la situacin de dicho proceso. La investigacin estuvo
enmarcada dentro de una investigacin de campo de tipo descriptiva de carcter
evaluativo apoyado en una revisin bibliogrfica y documental; dado que se llev a
cabo por medio de procesos de observacin directa en el lugar donde se presenta
esta actividad. La poblacin objeto de este estudio esta constituida por la
empresa; seleccionando como muestra el rea de compras. Por medio de la
muestra seleccionada se pudo obtener informacin para lograr los objetivos
propuestos. Para recopilar la informacin suficiente y necesaria se recurri a las
tcnicas de la observacin directa y a la aplicacin de una entrevista, que usadas
de manera cabal conducirn al logro de los objetivos establecidos. Estas
permitieron comparar y verificar con experiencias previas, juicios de valor, juicios
de realidad y condiciones econmicas que lo afecten. Adems ayud a identificar
las caractersticas y los elementos de los objetivos planteados. Para llevar a cabo
la entrevista en la investigacin se elabor un cuestionario debidamente
estructurado, el mismo se aplic a todas aquellas personas que tienen relacin
directa con las actividades de compras de la empresa. Los resultados obtenidos
con la aplicacin de estos instrumentos dieron como resultado, que dentro de la
empresa no existe un sistema de control interno para el rea de compras, por lo
cual se recomienda: redisear los procesos actualmente puestos en marcha para
aumentar la eficacia y eficiencia de la empresa.
INDICE GENERAL
DEDICATORIA......................................................................................................... IV
AGRADECIMIENTO.................................................................................................. V
CURRICULUM VITAE............................................................................................... V
RESUMEN............................................................................................................... VI
INDICE GENERAL................................................................................................... VII
INDICE DE CUADROS........................................................................................... VIII
INDICE DE GRFICOS............................................................................................ X
INTRODUCCIN.................................................................................................... 12
CAPITULO I............................................................................................................ 14
EL PROBLEMA....................................................................................................... 14
1-. Planteamiento del Problema................................................................... 14
2.- Objetivos................................................................................................. 17
3.- Justificacin............................................................................................ 17
4.- Alcance................................................................................................... 19
CAPTULO II........................................................................................................... 19
MARCO TERICO.................................................................................................. 19
1.- Antecedentes de la Investigacin............................................................ 19
2.- Resea de la Empresa............................................................................ 24
3.- Bases Tericas........................................................................................ 25
4.- Definicin de Trminos Bsicos............................................................. 46
5.- Definicin Operacional............................................................................ 50
CAPTULO III.......................................................................................................... 51
MARCO METODOLGICO.................................................................................... 51
1-. Tipo de Inv Twenty-two points, plus triple-word-score, plus fifty points
for using all my letters. Game's over. I'm outta here.estigacin......................... 51
2-. Diseo De la Investigacin.................................................................... 52
3-. Poblacin y Muestra............................................................................... 52
4-. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos................................ 53

5-. Tcnica de Anlisis de Datos.................................................................. 53
CAPTULO IV.......................................................................................................... 53
ANALISIS DE LOS RESULTADOS......................................................................... 54
Anlisis de los Resultados........................................................................... 54
Anlisis de Discrepancia.............................................................................. 86
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.......................................................... 87
Conclusiones............................................................................................... 87
Recomendaciones....................................................................................... 89
REFERENCIAS....................................................................................................... 90
ANEXOS................................................................................................................. 94
Anxeo (a) Cuestionario Diagnstico............................................................ 95
Anexo (b) Formatos................................................................................... 100
Anxeo (c) Diagrama de Flujo Proceso de Compra.................................... 102
Anexo (d) Estructura Organizativa GEOSCIVAM C:A................................ 105
INDICE DE CUADROS
Cuadro N
Pg
1 Caractersticas Generales de la Organizacin......................................................55

2 Existencia de un manual de procedimientos en el departamento de Compras ..55
3 Conocimiento de la existencia de Manual de polticas de compras.....................57
4 Uso de formatos para requicisiones de compras....................................................58

5 Control consecutivo de requisiciones de compras...................................... 50
6 Formato para colocacin de pedidos.....................................................................60
7 Persona encargada de realizar las compras............................................. 52
8 Seguimiento de proveedores................................................................................. 62
9 Cumplimiento de los Procedimientos para las Compras........................................63
10 Uso de formatos de recepcin................................................................ 55
11 Seleccin del Proveedor de Acuerdo a la Calidad, Precio y Forma de Pago ..56
12 Realizacin de requisiciones de emergencia.............................................57
13 Demora en las obras por falta de requisiciones.........................................58
14 Solicitud de cotizaciones a los proveedores........................................... 59
15 Comparacin de precios facturados con los cotizados............................... 60
16 Subdivisin de actividades para el proceso de compra.............................. 61
17 Verificacin y Cotejo de la mercanca.....................................................................71
18 Aprobacin de las ordenes de compras.................................................. 63
19 Registro oportuno de las facturas de compras........................................... 64
20 Recepcin de la orden de compra con la factura por el departamento de
contabilidad................................................................................................ 65
21 Conciliacin de las facturas de proveed
con las cuentas por pagar....... 66
22 Devoluciones a proveedores por daos.................................................................76

23 Realizacin peridica de auditoria al Departamento de Compras................68
24 Relacin entre las funciones de compras y almacn...................................69
INDICE DE GRFICOS
Grfico N
Pg
1 Distribucin de la muestra de acuerdo a la existencia de un manual de normas y

procedimientos en el departamento de compras............................................56
2 Distribucin de la muestra de acuerdo a si se tiene conocimiento
sobre
la
existencia de un manual de polticas de compras............................................57

3 Utilizacin de formatos para la requisicin de materiales o equipos, en donde se
indiquen las especificaciones de los mismos...................................................58
4 Distribucin de la muestra de acuerdo al Control Consecutivo de requisiciones
de compras........................................................................................................ 59
5 Distribucin de la muestra de acuerdo a la utilizacin de formatos para
colocacin de pedidos....................................................................................... 60
6 Distribucin de la muestra de acuerdo a si existe una persona encargada para
realizar las compra............................................................................................ 61
7 Distribucin de la muestra de acuerdo a el seguimiento de proveedores.............62
8 Distribucin de la muestra de acuerdo al cumplimiento de los procedimientos
para las compras............................................................................................... 63
9 Distribucin de la muestra de acuerdo al uso de formatos para la recepcin de
materiales o equipos y la elaboracin de informes...........................................64
10 Distribucin de la muestra de acuerdo a la Seleccin del proveedor respecto a
la calidad, precio y forma de pago....................................................................65
11 Distribucin de la muestra de acuerdo a si se realizan requisiciones de
emergencias...................................................................................................... 66
12 Distribucin de la muestra de acuerdo a la falta de requisicin..........................67

13 Distribucin de la muestra de acuerdo a la solicitud de cotizaciones a los
proveedores...................................................................................................... 68
14 Distribucin de la muestra de acuerdo a la comparacin de precios facturados
con los cotizados............................................................................................... 69
15 Distribucin de la muestra de acuerdo a si existe subdivisin de actividades
para el proceso de compra................................................................................ 70
16 Distribucin de la muestra de acuerdo a la revisin y Cotejo de los materiales,
por administracin y almacn..........................................................................71
17 Distribucin de la muestra de acuerdo a la correspondiente aprobacin de las
compras por los diferentes niveles de direccin de la empresa.......................72
18 Distribucin de la muestra de acuerdo a si las facturas de compra se reciben a
tiempo para su registro oportuno......................................................................73
19 Distribucin de la muestra de acuerdo a si el departamento de contabilidad
recibe la copia orden de compra con la factura................................................74
20 Distribucin de la muestra de acuerdo a si todas las facturas de proveedores
son conciliadas y registradas en cuentas por pagar Anlisis............................75
21 Distribucin de la muestra de acuerdo a la devolucin de materiales a los
proveedores por daos..................................................................................... 76
22 Distribucin de la muestra de acuerdo evaluacin del proceso de compras a
travs de la auditoria......................................................................................... 77
23 Distribucin de la muestra de acuerdo a la relacin entre las Funciones de
Compras y Almacn.......................................................................................... 78
12
INTRODUCCIN
En el pasado la funcin principal de la evaluacin era analizar los resultados
de las distintas operaciones llevadas a cabo en las empresas as como el
descubrimiento de posibles fraudes, errores u omisiones.
En la actualidad el proceso de industrializacin ha provocado cambios
sumamente variados y violentos en las operaciones de las empresas, lo cual
obliga a un proceso de mejora continua, a la persistente revisin de los procesos,
a la administracin mas eficiente y efectiva de los recursos, as como a una toma
de decisin cada vez ms difcil pero a su vez ms rpida; cuyos aciertos y
desaciertos pueden ser verificados mediante
la evaluacin de sus procesos. El
control interno constituye uno de los sistemas de mayor trascendencia, ya que

encauza la realizacin de las actividades a travs de un marco de eficiencia en los
procesos y el auditor es la persona responsable de realizar su evaluacin
mediante la bsqueda de informacin sobre el mismo, a la aplicacin de pruebas
del cumplimiento de las normas y procedimientos existentes en la organizacin, a
travs de un programa previamente diseado para cada rea funcional.
Los resultados obtenidos y las recomendaciones dadas por el auditor
contribuirn a el fortalecimiento de los controles existentes y a su vez a obtener un
mayor margen de rentabilidad y productividad, que en definitiva ayuden a la
consecucin de la misin y visin de la empresa.
13
Esta investigacin contemplar la evaluacin del control interno del proceso

de compras de la empresa Geoscivam, C.A., ya que ello representa la versin
escrita y cualitativa de las ejecuciones u operaciones realizadas en la
organizacin.
La
investigacin
est
enmarcada
dentro
del
mbito
del
control,
especficamente en el rea de compras, se configuro en cuatro captulos, los

cuales se describen a continuacin:
El Captulo I, Denominado El Problema,
consta del Planteamiento del
Problema, la Definicin de los Objetivos (General y Especficos), la Justificacin e

Importancia, el Alcance de la Investigacin y las Limitaciones.
En el Captulo II, se desarrolla el Marco Terico en el cual se identifican, los
Antecedentes de la Investigacin, y de la situacin planteada, las Bases Tericas
que se investigaron para la obtencin de un conocimiento ms amplio y profundo
del
tema
seleccionado,
la
definicin
de
los
trminos
bsicos,
la
Operacionalizacion de las variables.

En el Captulo III, se describe el Marco Metodolgico aplicado al proceso
investigativo; el cual contiene el Tipo y Diseo de la investigacin, la Poblacin y
Muestra escogida, los Instrumentos
para la Recoleccin de Datos, las Tcnicas
de Anlisis de los datos referentes al estudio.
14
El Captulo IV, muestra de forma analtica los resultados obtenidos en la

investigacin, demostrando as la evaluacin realizada al control interno de la
organizacin.
Por ltimo se muestran las recomendaciones y conclusiones resultantes de la
investigacin y los anexos correspondientes.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1-. Planteamiento del Problema
En los momentos crticos por los que atraviesa la economa nacional, uno de
los principales aspectos que se debe considerar para incursionar en la libre
competencia de mercados, son los costos de produccin, pues ellos fijarn la base
fundamental entre el margen de venta y la posibilidad de generar beneficios en
mayor o menor cuanta, las operaciones de compras juegan un papel clave en la
mayora de las organizaciones, ya que estas controlan aproximadamente un 80%
de los costos, por eso la direccin mantiene continuamente centrada su atencin
sobre ellas, ya que no hay otra rea funcional donde los ahorros potenciales
15
puedan ser tan importantes o donde el efecto sobre las operaciones sea tan
significativo.
Toda organizacin bien sea pblica o privada necesita mantener procesos de
control adecuados en el rea de compras, lo cual permite la obtencin de mayores
ingresos y un gran flujo de recursos financieros para la elaboracin del
presupuesto previsto para la empresa, adems de llevar un mejor registro de la
informacin sobre la entrada y salida de materiales o equipos; de all que una
compra inteligente puede significar la diferencia entre el xito o fracaso de una
empresa.
Es importante destacar, que el proceso de compra debe estar fundamentado
en la aplicacin de normas y procedimientos , que permitan el aseguramiento en la
obtencin de equipos, materiales, mercancas y servicios apropiados en la
cantidad correcta, con la calidad apropiada, a un precio correcto y de la fuente
adecuada; proceso en el cual est implcito la seleccin del proveedor es cual se
elige en base a las condiciones que ofrezca en cuanto a descuento, formas de
pago y despacho
En el sector constructor por lo general las compras se realizan de acuerdo a
las obras que se estn ejecutando o se vayan a ejecutar, ya que no mantienen un
stop
de
inventario,
pues
mantenerlo
encarecera
sus
costos
operativos, la
asignacin de algunas obras, muchas veces se hace a travs del proceso de

licitaciones; en donde compiten varias empresas del sector constructor y en el
momento de seleccionar a una de ellas, se toman en cuenta los precios ofertados
16
por obras; los cuales estn basados en los costos obtenidos en la investigacin
de mercadeo de materiales a utilizar en la respectiva obra, de all la importancia
de una buena compra. Tambin cabe destacar que muchas veces por la premura
en la entrega de obras el contratista termina haciendo compras apresuradas sin
importarle el precio, lo que disminuye el margen de rentabilidad por obra
ejecutada, dejndose notar la falta de una buena planificacin del trabajo. Viene
al caso mencionar que un buen precio no necesariamente significa calidad, la cual
se debe tomar muy en cuenta al momento de comprar, buscando garantizar el
tiempo de entrega de las obras o servicios y por ende la calidad del proceso y
producto final con miras a obtener la satisfaccin del cliente. Este tipo de
empresas tambin debe tomar en cuenta su competitividad con otras empresas
dentro del
sector construccin, comparndose
en trminos de eficiencia,
productividad, calidad y prcticas con aquellas compaas y organizaciones que

representan la excelencia.
La empresa objeto de este
construccin
estudio GEOSCIVAM, pertenece al rea de la
y est ubicada en la ciudad de Coro, del estado Falcn. Por lo
general muchas empresas del sector de la construccin ubicadas en esta ciudad,

cuentan con una estructura organizativa no muy bien definida, muchas de ellas
son creadas con el objetivo de ejecutar determinadas obras para el ejecutivo
regional y luego tienden a desaparecer; la empresa GEOSCIVAM, C.A., a pesar
de ser nueva se ha preocupado por permanecer dentro del sector constructor
adaptando los mecanismos necesarios que le permitan asegurar esta
17
permanencia,
por ello
necesita avaluar las normas y procedimientos
establecidos, para determinar el grado de fortaleza o debilidad del sistema de

control interno en el proceso de compras, tomando en cuenta que es all donde
existe un mayor desembolso de efectivo y riesgo de incumplimiento en la entrega
de obras encomendadas.
2.- Objetivos
2.1.General
Evaluar el proceso de Compras de la Empresa Geoscivam, C.A., a fin de
medir la eficacia y eficiencia de la actividad de compras.
2.2. Especficos
2.2.1 Identificar las caractersticas generales de la empresa.
2.2.2 Identificar las normas y procedimientos establecidos en el proceso de
compras.
2.2.3 Analizar el procesos de compras que se realiza en el Departamento.
2.2.4
Establecer
un
proceso
de
supervisin
sobre
las
operaciones
involucradas en el proceso de compras.

3.- Justificacin
El desarrollo de esta investigacin se realiz atendiendo a las necesidades

que tiene la empresa Geoscivam C.A para evaluar su funcionamiento en los
18
procesos de compra, y de esta manera afianzar la calidad de los servicios que

presta.
Con esta investigacin se pretende evaluar el manejo de las operaciones de
compra, con la finalidad de mejorar dicho proceso y ajustar las
necesidades y
requerimientos actuales de la empresa con un programa de verificacin eficiente

que permita evidenciar el buen control sobre el proceso de compras y sus
relaciones
con
las
diferentes
reas de
la
empresa
como
son:
el
rea
administrativa, ya que entre ambas debe existir una comunicacin y actualizacin

permanente en cuanto a las condiciones de plazo obtenidas, negociaciones que
ameriten un pago anticipado o alguna otra forma de cancelacin especial, de esta
fluidez de informacin va a depender el pago oportuno y correcto a los
proveedores; otra rea con la cual compras guarda una relacin estrecha es
contabilidad, ya que all se procesan los registros y actualizaciones de informacin
relacionada con la gestin de materiales para las obras en construccin y al
momento de tomar una decisin se basa en informacin actualizada y confiable.
Con la evaluacin del control interno de la empresa en estudio se persigue
establecer los procesos de supervisin y control sobre las operaciones o
transacciones involucradas en el proceso de compras y sobre la base de su buen
desempeo, se pretende dar a la gerencia informacin oportuna y confiable que
agilice la toma de decisiones.
19
4.- Alcance
El alcance de la investigacin esta enfocado principalmente en conocer
las
caractersticas generales de la organizacin, adems de diagnosticar la situacin

actual de la misma en cuanto a los procesos aplicados, tomando como base los
mtodos utilizados para efectuar las operaciones de compra. Con todos estos
puntos mencionados
se lograr determinar cuales son los elementos necesarios
para evaluar el rea de Compras, en la empresa Geoscivam C.A.
CAPTULO II
MARCO TERICO
1.- Antecedentes de la Investigacin
Existen muchas investigaciones referentes al Control Interno y que sirvieron

de base para la elaboracin de est bajo, entre las cuales se nombran las
siguientes:
Arias, P. (1996), elabor una tesis de grado titulada; DISEO DE UN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE

LA EMPRESA DENSPIE, C.A el propsito de sta fue proponer un diseo de un
Manual de Compras para la adquisicin de productos de calidad y poder satisfacer
20
al cliente con un menor precio y en el

investigacin fue descriptiva y con un
menor tiempo posible; el tipo de
diseo no experimental; La poblacin-
muestra estuvo conformada por el personal del Departamento de Compras, seis

(6) sujetos; el instrumento utilizado fue el cuestionario, la estadstica fue
descriptiva y los resultados obtenidos arrojaron que era necesario e importante la
implantacin de procedimientos documentados en todos los aspectos funcionales
de la empresa, que le permitan obtener mejores precios en los productos dentro
del mercado y mantener buenas relaciones con proveedores
serios y
responsables, para obtener productos de alta calidad y poder satisfacer al cliente.

Fernndez, R. (1994), realiz una tesis de grado titulada; PROPUESTA DE
LINEAMIENTOS DIRIGIDOS A OPTIMIZAR LA APLICACIN DEL CONTROL
INTERNO EN EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA PAPELERA EL
VENEZOLANO C.A..; El propsito de sta fue implementar lineamientos para
corregir las fallas del Departamento de Compras y optimizar el proceso; La
investigacin fue de campo, descriptiva, con un diseo no experimental; la
poblacin-muestra estuvo conformada por el Departamento de Compras,
Produccin, Administracin y Contabilidad, dieciocho (18) sujetos; el instrumento
aplicado fue de tipo descriptivo; los resultados
establecieron que es necesario
definir lineamientos como base fundamental para el buen control interno sobre el
proceso de compras.
Gmez, I (1996), Present una tesis de grado titulada; ANLISIS DE
LOS
PROCESOS DE COMPRAS DE LA EMPRESA ELECENTRO, el propsito de esta
21
fue la optimizacin del proceso de compras, la misma fue desarrollada bajo la

modalidad de
proyecto factible, basado en una investigacin de campo de tipo
descriptivo y un estudio de caso, la poblacin-muestra estuvo conformada por el

personal que labora en el Departamento de Compras seis (06) sujetos, el
instrumento utilizado fue el cuestionario; la estadstica fue descriptiva; los
resultados arrojaron la necesidad inmediata de tomar en cuenta
dicho anlisis
para mejorar el proceso y lograr su optimizacin.

Gonzlez, J. (1996). Present una Tesis de Grado, titulada; EVALUACIN
DEL CONTROL INTERNO EN EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA
LAMINADOS GUAYANA, C.A;. El propsito de sta fue optimizar el control interno
para mejorar los procedimientos de compra; el tipo de investigacin fue
exploratoria, de campo y evaluativo, con un diseo no experimental; la poblacinmuestra estuvo conformada por el personal de los siguientes departamentos:
Compra, Administracin y
Contabilidad, catorce (14)
sujetos;
el
instrumento
utilizado fue la entrevista y el cuestionario; la estadstica fue descriptiva; los

resultados establecieron que el control interno sirve como instrumento de
evaluacin en el proceso de compras y que adems es un indicador del grado de
efectividad con que se utilizan los recursos en una empresa.
Lamar, Y (1997). Realiz una investigacin titulada; DESARROLLO DE UN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA GESTIN DE COMPRAS
NACIONALES DE LA BASE AREA EL LIBERTADOR y la propuesta de un
Kardex computarizado; cuyo propsito fue que a travs del kardex se localizara y
22
llevara un control ms eficiente de los mismos; El tipo de investigacin fue

descriptiva, con un diseo no experimental; La poblacin muestra estuvo
conformada por el personal directivo de esa rea, cuatro (04) sujetos, el
instrumento utilizado fue el cuestionario; la estadstica fue descriptiva y los
resultados arrojaron que la implantacin de un sistema de control interno para el
rea de compras les permita obtener informacin oportuna y confiable para la
toma de decisiones en la gestin de compras, al momento de realizar
requerimientos de materiales
Mndez, F. (1998), realiz una tesis de grado titulada; EVALUACIN DEL
CONTROL INTERNO PARA LA SECCIN DE CONTROL DE FACTURAS Y
PAGOS A
PROVEEDORES DE LA EMPRESA PARAGUAN, C.A. el propsito de
sta fue evaluar el control interno; el tipo de investigacin fue descriptiva y de

campo; de diseo no experimental; la poblacin-muestra estuvo conformada por la
Seccin de Compras, Facturacin, Caja y Contabilidad, con un total de ocho (8)
sujetos; el instrumento utilizado fue la entrevista; la estadstica fue de tipo
descriptiva y los resultados obtenidos
confirmaron que este tipo de herramienta
de trabajo permite a la gerencia determinar si se cumplen los objetivos

establecidos sobre la base de
planes de accin implantados y as mejorar el
continuo proceso de recepcin, procesamiento, pago, registro y archivo de las

cuentas por pagar a corto plazo.
Mijares, A (1996) realiz una tesis de grado titulada; DISEO DE UN
SISTEMA CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS EN LA EMPRESA
23
VIDRIERA VENMEX, C.A;
El propsito de sta fue establecer en el rea de
compras, contabilidad, produccin y almacn medidas de control interno

relacionadas con la gestin de control de inventario, La investigacin fue realizada
bajo la modalidad de un
proyecto factible, sustentado en una investigacin de
campo de tipo descriptivo; la poblacin muestra estuvo conformada por el personal

de Compras, Contabilidad, Produccin y Almacn, veinticinco (25) sujetos; cuya
fase diagnstica se realiz mediante la aplicacin de tcnicas y entrevistas,
conjuntamente con tcnicas de anlisis situacional; los resultados determinaron la
importancia
de desarrollar
actividades
de induccin y
programacin
de
adiestramiento dirigidos a los empleados de dicha organizacin para dar a conocer

los principios, caractersticas y objetivos del control de inventario.
Petit, M. (1999), realiz una tesis de grado titulada; DISEO DE UN
MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS, SEGN LINEAMIENTOS

DE LA NORMA ISO 9002 PARA LA EMPRESA SHAW LANCAS, C.A; el propsito
de sta fue basar la toma de decisiones oportunas en los sistemas de nformacin,
tomando en cuenta la eficiencia y eficacia operativa en compras; evitando el riesgo
de omisiones y errores, as como el manejo de recursos financieros y humanos de
forma mas acertada, el tipo de investigacin fue descriptiva y de campo, de diseo
no experimental; la poblacin; muestra estuvo conformada por el Departamento de
Compras, Administracin y Contabilidad, con un total de diez (10) sujetos; el
instrumento de recoleccin utilizado fue la observacin directa y la entrevista; la
estadstica fue de tipo descriptivo y los resultados obtenidos recomiendan la
24
implantacin de un manual a fin de fortalecer las operaciones internas de dicho

departamento.
Rivas, Y.
(1998), Realiz una Propuesta titulada; MECANISMO PARA
OPTIMIZAR EL PROCESO RELACIONADO CON LAS COMPRAS Y LOS

INVENTARIOS DE LA EMPRESA C.V. G. VENALUM, C.A;. este estudio se ubica
bajo
la modalidad de un proyecto factible, soportado con la investigacin de
campo de tipo descriptivo, con base documental. El autor aporta insumos de

inters al presente trabajo, pues en su investigacin se establecen estrategias
para mejorar los mecanismos de control interno y de esta manera optimizar los
procesos relacionados con las compras y los inventarios en la organizacin.
En su investigacin, el autor recomienda poner en prctica el mecanismo de
control, compuesto por un conjunto de directrices para el proceso de elaboracin de
los inventarios y para controlar las solicitudes de equipos.
2.- Resea de la Empresa
Geoscivam est domiciliada en la ciudad de Coro y fue constituida el 28 de

abril del ao 1999. El objeto de la compaa es la construccin, reparacin e
inspeccin de obras metalmecnicas, elctricas y civiles en general, tales como:
obras
hidrulicas,
edificaciones,
obras
de
vialidad,
electrificaciones,
pavimentacin, servicio de mantenimiento de reas verdes, jardines, parques,

avenidas, as como tambin la prestacin de servicios de asesoras, estudios y
proyectos para la construccin y/o reparacin de dichas obras; formulacin,
25
evaluacin, gestin y ejecucin de proyectos y estadsticas relacionadas con el

objeto principal, adems de prestar servicios de asesoras y consultoras y
servicios de implantacin de sistemas tendientes a asegurar la calidad,
informacin geogrfica, mediciones cientficas y otras vinculadas al campo de la
informtica.
3.- Bases Tericas
Control Interno
Segn el Comit de Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano
Contadores, (1975; p.89) El Control Interno comprende el plan de organizacin y la
coordinacin de todos los mtodos y medidas de adaptacin de una empresa con
el fin de proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos
contables, desarrollar la eficiencia y estimular la adhesin a las polticas
administrativas prescritas por la Gerencia.
Para Fowler, N. (1997; p.186) El Control Interno puede ser definido como: El
conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, por medio
de una efectiva planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin
para el logro de los fines de la Organizacin.
Cuando Fowler
(1997; p.189) se refiere al logro de los fines de la
Organizacin, agrupa tres objetivos, la proteccin de los intereses del negocio, la

obtencin de informacin segura y confiable, y la eficiencia operativa.
26
De esto se deduce, que el Control Interno no solamente se centra en los

aspectos contables, sino que cubre todas las operaciones y actividades
de la
Administracin incluyendo los procedimientos, es decir, va ms all de las

funciones que directamente corresponden a los procedimientos contables y
financieros.
Objetivos del Control Interno
Cepeda, (1997; p.7) seala que: Con el establecimiento del control interno se
persiguen los siguientes objetivos:
Proteger
los
recursos
de
la
organizacin
buscando
su
adecuada
administracin ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.

Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones de la
organizacin.
Velar por que todas las actividades y recursos de la organizacin estn
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.
Garantizar la correcta y oportuna evaluacin con un seguimiento a la gestin
de la organizacin
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad, confiabilidad de la informacin y
los registros que respaldan la gestin de la organizacin.
Definir y aplicar medidas para corregir, prevenir riesgos, detectar y corregir
las desviaciones que se presentan en la organizacin, que puedan comprometer
el logro de los objetivos programados.
27
Elementos del Control Interno

Cepeda (1997; p.11) indica que:
Los elementos de la organizacin, la adecuada planeacin y cumplimiento de
los procedimientos, la contratacin acertada del recurso humano y la supervisin
continua, hacen del Control Interno el instrumento ms preciado de la
administracin, pues mediante
la administracin se recibe informacin adecuada
y oportuna, resguardando su patrimonio y mejorando la eficiencia operativa.

Dentro de esos elementos cabe mencionar los tres ms importantes:
- La organizacin, la cual deber estar debidamente estructurada con sus
reas funcionales y sus niveles jerrquicos.
- Las Normas y Procedimientos operativos, que indican como deben
realizarse las tareas vinculadas con la autorizacin, la ejecucin y las operaciones.
- El personal adecuado que realiza las actividades de acuerdo a las normas,
procedimientos y polticas.
Principios del Control interno
Cepeda,
(1997; p.13) Los principios del Control Interno deben basarse en
conocimientos extrados de disciplinas propias de la Administracin; en especial,

de la Teora de la
Organizacin, Administracin de Personal y por supuesto la
contabilidad; as tenemos los siguientes principios.
28
- De igualdad: consiste en que el sistema de control interno debe velar porque

las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters
general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.
- De moralidad: todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las
normas aplicables a la organizacin, sino los principios ticos y morales que rigen
la sociedad.
- De eficiencia: vela porque en igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, la provisin de bienes y servicios se haga al mnimo costo, con la
mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
- De economa: vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada
en funcin de los objetivos y las metas de la organizacin.
- De celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a
control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organizacin, a
las necesidades que ataen a su mbito de competencia.
- De imparcialidad y publicidad: consiste en obtener la mayor transparencia
en las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda sentirse
afectado en sus intereses.
- De valoracin de costos ambientales: consiste en que la reduccin al
mnimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de
decisiones y en la conduccin de actividades rutinarias.
Segn Cepeda, (1997; p.15). para mantener un buen control interno se debe:
29
- Delimitar las responsabilidades

- Segregar funciones de carcter incompatible
- Dividir el procesamiento de cada transaccin
- Seleccionar funcionarios hbiles y capaces
- Crear procedimientos que aseguren la exactitud, totalidad, autorizacin y el
mantenimiento de la informacin
- Evaluar los sistemas computarizados
- Usar documentos prenumerados
- Identificar los puntos claves de control en cada proceso
Clasificacin del Control Interno: Cepeda; (1997; p.27)
Control Interno Administrativo o gerencial: orientado a las personas con
el
objetivo de influir en los individuos para que sus acciones y comportamientos sean
consistentes con los objetivos de la organizacin, lo cual permite la diferencia clara
y precisa de metas, objetivos y valores; que los sistemas de administracin sean
participativos, que las comunicaciones sean mas abiertas y sobre todo motivar al
trabajador.
Control Interno Contable
comprende las normas y procedimientos contables establecidos; como todos
los mtodos y procedimientos que tienen que ver o estar relacionados
directamente con la proteccin de los bienes, fondos y la confiabilidad de los
30
registros contables presupuestables y financieros de las organizaciones, para ello

el control interno establece los siguientes objetivos:
- La integridad, validez, exactitud y mantenimiento de la informacin
- La seguridad fsica
- Definicin de autoridad y responsabilidad
- Segregacin de deberes
- Establecimiento de comprobaciones internas y pruebas independientes
- Uso de procedimientos de auditoria interna
Por ltimo, cabe sealar que un buen sistema de Control Interno, detecta las
deficiencias, pero no es suficiente para erradicarlas.
Caractersticas de los Sistemas de Control: Rodrguez, (2000; p.29)
1. Deben ser oportunos: Disponer de l en el momento apropiado, como
los registros contables (balance, estado de resultados, resumen
financiero, etc.)
2. Seguir una estructura orgnica: Los buenos controles estn bien
relacionados con la estructura orgnica y muestran su eficiencia, as
como la de sus procedimientos en cuanto a diseo y funcin.
3. Ubicacin estratgica: No es posible fijar controles para cada aspecto
de un organismo, aun cuando ste sea de pequea o mediana
31
magnitud; por lo tanto es necesario establecer controles en ciertas

actividades de la operacin siguiendo un criterio estratgico.
4. Un control debe ser econmico: Es evidente que la funcin de control
consuma recursos, por tanto debe prestarse especial atencin al
anlisis costo beneficio de los sistemas de control.
5. Revelar
tendencias
situaciones:
Los
controles
muestran
peridicamente las actividades por controlar; aunque tales mediciones

muestran una visin de la situacin presente, la interpretacin de las
tendencias en relacin con los eventos, es de especial importancia en
el desarrollo de la informacin de control para llevar a cabo una
medicin.
Estructura del control interno
Segn el informe COSO, el control interno est
compuesto por cinco (5)
elementos y al evaluar cada uno de ellos se debe tomar en cuenta ciertos

aspectos que a continuacin se nombran:
1. Ambiente de Control: Se refiere a los recursos humanos y el ambiente en el
cual operan; cuyos aspectos a evaluar son los siguientes:

La Integridad y los Valores ticos.
Existencia e implementacin de cdigos de conducta y otras polticas.
Relaciones con los empleados, proveedores, clientes, inversionistas,
acreedores, aseguradores, competidores, y auditores.
32
Presin por cumplir objetivos de desempeo irreales.

El Compromiso por la Competencia
Descripciones formales o informales de trabajo u otras maneras de
definir trabajos que comprenden trabajos particulares.
Anlisis del conocimiento y de las habilidades necesarias para
desempear adecuadamente los trabajos.
El Consejo de Directores o comit de Auditoria
Independencia frente a la administracin, que tanta es necesaria, lo
mismo que si se suscitan dudas, difciles y probadas.
Frecuencia y oportunidad de las reuniones y que sean apoyadas por el
director financiero, y/o los ejecutivos de contabilidad, los auditores
internos y externos.
Suficiencia y oportunidad mediante la cual se proporcione informacin al
consejo o comit de miembros, para permitir monitoreo de los objetivos
y estrategias de la administracin.
Suficiencia y oportunidad mediante la cual el consejo o comit de
auditoria recibe informacin sensitiva, investigaciones y actos impropios.
La Filosofa y Estilo de Operacin de la Administracin
Naturaleza de los riesgos de negocio aceptados.
33
Frecuencia de interaccin entre la administracin principal y operativa.

Actitudes y acciones hacia la informacin financiera, incluyendo disputas
sobre aplicacin de acuerdos contables.
La Estructura Organizacional
Conveniencia de la estructura organizacional de la entidad.
Claridad en la definicin de las responsabilidades clave de los
administradores y su entendimiento de esas responsabilidades.
Claridad en el conocimiento y experiencia de los administradores claves,
a la luz de sus responsabilidades.
La Valoracin de autoridad y Responsabilidad
Asignacin de responsabilidad y delegacin de autoridad para cumplir
con las metas y con los objetivos organizacionales.
Conveniencia de estndares y procedimientos relacionados con el
control, incluyendo descripciones y autorizaciones para cambios.
Nmero
apropiado
de
gente,
particularmente
con
respecto
al
procesamiento de datos y a las funciones de contabilidad, con los

niveles de habilidades requeridos relativos al tamao y naturaleza de la
entidad, y complejidad de las actividades y sistemas.
Las Polticas y prcticas de recursos humanos
34
Forma de aplicacin de las polticas y procedimientos para vinculacin,

entrenamiento, promocin y compensacin de empleados.
Conveniencia de acciones remediables desarrolladas en respuesta a
desviaciones de las polticas y los procedimientos aprobados.
Si el chequeo de la experiencia de los candidatos
a empleo es
adecuado, particularmente en relacin con las acciones y actividades

principales consideradas como inaceptables por la entidad.
Si son adecuados los criterios de retencin y promocin de empleados,
tcnicas de recoleccin de conducta u otras orientaciones de
comportamiento.
2. Valoracin de Riesgos:
La entidad debe estar consciente de los riesgos y
enfrentarlos. Debe establecer objetivos interrelacionados con los procesos de

ventas, produccin, mercadeo, finanzas, etc. Tambin debe establecer
mecanismos para identificar, analizar y valorizar los riesgos para manejar y
minimizar las posibilidades de errores o irregularidades que se produzcan y
afecten la eficiencia, efectividad y economa de los recursos que se manejen.
Un error se refiere a actuaciones intencionales, generalmente fraudulentas.
Objetivos Globales de la Entidad
Extensin en la cual los objetivos globales de la entidad proveen
declaraciones y orientaciones ampliamente suficiente sobre lo que la
entidad desea conseguir.
35
Efectividad con la cual los objetivos globales de la entidad son

comunicados a los empleados y al consejo de directores.
Relacin y consistencia de las estrategias con los objetivos globales de
la entidad.
Consistencia de los planes y presupuestos de negocio con los objetivos
globales de la entidad, planes estratgicos y condiciones actuales.
Objetivos a Nivel de Actividad
Vinculo de los objetivos a nivel de actividad con los objetivos globales de
la entidad y con los planes estratgicos.
Relevancia de los objetivos a nivel de actividad para con todo el proceso
de negocios significativo.
Especificidad de los objetivos a nivel de actividad.
Conveniencia de los recursos relacionada con los objetivos.
Identificacin de los objetivos importantes para la consecucin de los
objetivos globales de la entidad.
Compromiso de todos los niveles de la administracin en la definicin de
los objetivos y en la extensin en la cual ellos estn encargados de los
objetivos.
Riesgos
36
Conveniencia
de
los
mecanismos
para
identificar
los
riesgos
provenientes de fuentes externas e internas.

Identificacin de los riesgos significativos para cada objetivo importante
a nivel de actividad.
Totalidad y relevancia del proceso de anlisis de riesgos.
Manejo del cambio
Existencia de mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar a los
eventos con actividades rutinarias que afectan la consecucin de los
objetivos globales o de los objetivos a nivel de la actividad de la entidad.
Existencia de mecanismos para identificar y reaccionar a los cambios
que puedan tener efecto ms dramtico y penetrante sobre la entidad y
puedan demandar la atencin de la administracin.
3. Actividades de Control: Se deben formular polticas y procedimientos que
garanticen el cumplimiento de las instrucciones emanadas de la gerencia.

Deben evaluarse en el contexto de las directivas administrativas para
manejar los riesgos asociados con los objetivos establecidos para cada
actividad significativa; se debe considerar si las actividades de control
se relacionan con el proceso de valoracin de riesgos y si son
apropiadas para asegurar que las directivas de la administracin se
estn cumpliendo.
37
4. Informacin y comunicacin: Estos sistemas se interrelacionan y ayudan al
personal de la entidad a capturar e intercambiar la informacin necesaria para

conducir, administrar y controlar sus operaciones en pro del cumplimiento de
sus objetivos.
Informacin
Obtencin de informacin externa e interna y suministro a la
administracin de los reportes necesarios sobre el desempeo de la
entidad relativo a los objetivos establecidos.
Proporcionar informacin correcta a la gente con detalle suficiente y de
manera oportuna que les permita cumplir eficiente y efectivamente sus
responsabilidades.
Desarrollo o revisin de sistemas de informacin basados en un plan
estratgico para sistemas de informacin enlazados con la estrategia
global de la entidad.
Apoyo de la administracin para el desarrollo de los sistemas de
informacin necesarios.
Comunicacin
Efectividad con la cual se comunican los deberes de los empleados y las
responsabilidades de control.
Establecimiento de canales de comunicacin para que la gente reporte
asuntos indeseables sospechados.
38
Receptividad por parte de la administracin frente a las sugerencias de

los empleados respecto de maneras de aumentar la productividad, la
calidad u otros mejoramientos similares.
Suficiencia de la comunicacin a lo largo de la organizacin.
Apertura y efectividad de los canales con clientes, proveedores y otras
partes externas.
Extensin en la cual las partes externas han tenido conciencia de los
estndares ticos de la entidad.
Oportunidad y propiedad de las acciones hacia arriba, por parte de los
administradores, derivadas de las comunicaciones recibidas de clientes,
vendedores, reguladores u otras partes externas.
5. Monitoreo:
Debe monitorearse el proceso total e introducir las correcciones
que sean necesarias. De esta manera el sistema puede retroalimentarse y

valorar la calidad del desempeo en el tiempo.
Extensin en la cual el personal, en el desempeo de sus actividades
regulares obtiene evidencia de s el sistema de control interno contina
funcionando.
Extensin en la cual las comunicaciones provenientes de partes
externas corroboran la informacin generada internamente o indica
problemas.
39
Comparaciones peridicas de las propiedades registradas por el sistema

de contabilidad con los activos fsicos.
La sensibilidad frente a las recomendaciones de auditores internos y
externos como medios para fortalecer los controles internos.
Extensin en la cual los seminarios de entrenamiento, las sesiones de
planeacin y las otras reuniones proporcionen retro-alimentacin a la
administracin sobre si los controles operan efectivamente.
Si el personal es preguntado peridicamente para establecer si
entiende y cumple con el cdigo de conducta de la entidad y desempea
regularmente actividades criticas de control.
Efectividad de las actividades de auditoria interna.
Evaluaciones Separadas
Alcance y frecuencia de las evaluaciones separadas del sistema de
control interno.
Conveniencia del proceso de evaluacin.
Si la metodologa del sistema de evaluacin es lgica y apropiada.
Conveniencia del nivel de documentacin.
Reporte de Deficiencias
Existencia de mecanismos para captura e informacin de las
deficiencias de control interno identificadas.
40
Conveniencia de los protocolos de reporte.

Conveniencia de las acciones hacia arriba.
Segn Sotomayor, Gonzlez; (1997; p.15) al implantar un Sistema de control
interno se debe Analizar su Costo-Beneficio:
Es muy importante conocer el
papel que desempean los juicios sobre el costo-beneficio en la implantacin de

un sistema de control, si este es el ms adecuado, si realmente se ajusta a las
necesidades de la empresa. El juicio est basado en las estimaciones de los
costos y los beneficios que se derivan de los controles incluyendo la reduccin del
riesgo de prdida y el riesgo de producir estados financieros no confiables, esta
relacin costo beneficio exige estimaciones y juicios por parte de la administracin.
Funciones Administrativas, Rodrguez;( 2000, p.102)
Administracin es el acto o la aptitud de transformar los recursos (tierra,
capital e informacin) en salida para lograr un objetivo deseado; quiere decir que
los administradores deben ser capaces de influir en el logro y aplicacin en el
desarrollo de las funciones de Planeacin, organizacin, control y direccin.
Evaluacin y Control de Gestin, Rodrguez; ( 2000, p.127 )
Segn los estudios que se han realizado sobre evaluacin de gestin,
es
evidente que este es un enfoque, que se ha querido dar a la empresa para el

logro de un mejor control de todos los recursos que sta posee y de esta manera
optimizar toda su gestin.
41
Para
explicar
detalladamente
el
significado
de
Control
de
Gestin
seguidamente se cita al respecto Consulting (1992; p.106), quien lo define como:

Aquel que es ejercido para la administracin de los recursos, tanto financieros,
humanos, como materiales, que son utilizados en la empresa para la elaboracin
de sus productos o la prestacin de un servicio .
Dentro de los beneficios que brinda el control de gestin se tiene:
1) Proporciona informacin confiable y oportuna sobre las que se pueden
tomar decisiones.
2) Provee un conocimiento ms preciso de los mrgenes de rentabilidad y
de los costos de la empresa.
3) Permite un mejor control de la eficiencia operacional y la obtencin de
ventajas competitivas.
4) Controla el consumo de los servicios por parte de cada cliente y los
gerentes tratan de motivar e inspirar al personal a su cargo, para que
lleven a cabo las operaciones que conduzcan al logro de los objetivos y
metas de la empresa, implementando planes y estrategias previamente
formulados.
En efecto, puede decirse que es a partir de los planes y estrategias que se
seleccionan y precisan los programas especficos que se llevan adelante, se
formulan en detalles las propuestas pertinentes, se llevan a cabo tcticamente las
actividades programadas y propuestas, se efectan mediciones y registros, se
42
analizan intensamente el desempeo alcanzado, detectando, interpretando y

tratando de corregir las desviaciones entre las metas, los resultados reales y los
planificados, programados, presupuestados o simulados.
El fin bsico del control de gestin es el aporte de informacin de tal forma
que la gerencia de la empresa pueda decidir peridicamente sobre la situacin
que esta ha alcanzado respecto a sus objetivos.
En este mismo orden Khemakheim (1996; p.115), hace referencia al control
de gestin como el proceso que se implanta en una entidad econmica para
garantizar una modernizacin eficaz y permanente de energa y recursos, con el fin
de conseguir el objetivo de dicha entidad.
Cabe sealar que el control de gestin garantiza que en la empresa se realice
efectivamente lo que debe hacerse e indica en que momento deja el sistema de
funcionar con normalidad. Por abarcar campos diversos y acudir a tcnicas muy
estrechamente con otras ciencias humanas, econmicas, matemticas y
estadsticas.
Compras
Alberto Montoya, (1992, p.120) En el marco de la actividad empresarial, se
entiende por compras, la operacin que se propone suministrar, en las mejores
condiciones posibles y a los distintos sectores de la misma, los materiales
(materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo,
43
mquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la
administracin de la empresa ha definido.
La relacin del departamento de compras con la variable relaciones pblicas,
se ubica en las relaciones con sus proveedores. La persona encargada de las
relaciones pblicas debe cuidar que los servicios de compras tengan las
atenciones necesarias con sus proveedores habituales o con los proveedores en
potencia.
El control de inventario, el almacenaje y el proceso de produccin se
encuentran ntimamente ligados con las compras. Una de las funciones bsicas
del almacenaje es la de cubrir todas las necesidades de materia prima y
materiales en un mercado muy disperso.
Compra y comercializacin
Taylor, W. Y otros (1977) sealan que:
La funcin de compra es, en realidad, un ingrediente esencial de la
comercializacin. En una operacin comercial mayorista o detallista, la
funcin de compra incluye la seleccin de fuentes de suministro, la
obtencin de precios y condiciones favorables, y el mantenimiento del
inventario dentro de los niveles determinados por la gerencia. El
proceso total de coordinacin, sin embargo, es mucho ms abarcador.
(p.67)
En el campo de la manufacturera, las diferencias entre la compra y la
comercializacin se evidencian con mayor claridad. Aqu la funcin de
comercializacin consiste en el diseo y composicin de una lnea de productos
que estimule y satisfaga la demanda. La funcin de compra es responsable del
44
suministro en el momento adecuado y al debido precio del tipo correcto y las

cantidades necesarias de equipo, servicios, materia prima y piezas, destinadas
directa o indirectamente a la produccin de los artculos que la firma ofrece.
Aunque, al igual que en las empresas comerciales, la funcin de la
comercializacin en las empresas manufactureras implica la coordinacin de la
oferta y la demanda.
La Cuenta Compra
El costo de las mercancas compradas para revender a los clientes se registra
debitando a una cuenta llamada compras.
La cuenta compra se utiliza nicamente para registrar mercancas que se
adquieren
para revenderse. Los activos adquiridos para uso dentro del negocio,
se registran mediante dbitos a la respectiva cuenta de activo y no a la cuenta

compras. La cuenta compras no indica si las mercancas compradas se han
vendido o estn todava en el almacn.
Nuez. M (1997) indica que:
Al final del periodo contable el saldo acumulado en la cuenta
compras representa el costo total de la mercanca comprada durante el
perodo. Este valor se utiliza en la preparacin del estado de ingresos.
Una vez preparado el estado de ingresos la cuenta compras ha
cumplido su propsito y se procede a cerrarla contra la cuenta resumen
de ingresos. Como la cuenta compra queda cerrada al final de cada
periodo, al iniciarse el nuevo ciclo el saldo de dicha cuenta est en cero.
(p.123).
45
Cuenta: devoluciones y rebajas en compras . Montoya, (1992: p. 69)

Cuando la mercanca comprada a los proveedores resulta defectuosa, se
procede a su devolucin o se solicita una rebaja en el precio.
Algunas veces, cuando el comprador encuentra que las mercancas no estn
en perfecto estado, puede optar por conservarlas; siempre y cuando se le haga
una rebaja en el precio originalmente fijado. El asiento para registrar dicha rebaja
es esencialmente el mismo que se utiliza para una devolucin. El uso de la cuenta
devoluciones y rebajas en compras, en lugar de registrar las devoluciones
mediante crditos directos a la cuenta compras, es mucho ms aconsejable
debido a que las cuentas mostraran luego, tanto el valor de las compras como el
valor de aquellas que requirieron ajuste por devolucin.
Contabilizacin de los gastos a travs de las compras Montoya, (1992; p. 76)
La contabilizacin se efecta en el acto de devengarse el gasto y obtenerse el
servicio y no demostrar el registro hasta el momento del pago. Por lo tanto puedan
actuar como base para hacer los asientos siguientes:
La nota de factura
Un comprobante producido por cada operacin.
El mero hecho de
haber originado el gasto, aun cuando lo atestige con
ningn documento formal.

El sistema que admite los enunciados antecedentes, se conoce con la
denominacin de sistema de comprobantes.
46
Una vez anotada y analizada la factura de gasto en un mdulo especial de

comprobante para el diario de compras, se pasa al
mayor donde se aplicarn
cargos a sus cuentas de gastos y abonos a las cuentas individuales, este modelo
de diario analtico, se dispone de columna de distribucin para los diversos gastos
y dems cuentas.
El registro de la factura implica la anotacin inmediata de todas las
obligaciones a medida que se contrae haciendo que los libros reflejen en todo
momento la situacin real del pasivo.
Actividades del Departamento de compras, Montoya, (1992; p.135)
La direccin determina la amplitud de la funcin que debe realizar el
departamento de compras, as como la amplitud que deben abarcar otros
departamentos
operativos,
las
siguientes
operaciones
podran
atribuirse
tpicamente al departamento de compras: compra de mercanca y servicios,

desarrollo de fuentes de aprovisionamiento, asistencia en la estandarizacin de
materiales, envo de material y equipo, colocacin de reclamos y devoluciones de
material, determinacin del momento adecuado de la compra y de las cantidades
a comprar, disposicin de sobrantes y materiales obsoletos y la participacin en el
desarrollo de las especificaciones del equipo.
4.- Definicin de Trminos Bsicos
Actividad: Conjunto de tareas propias de una entidad o persona. (Rosenberg,
1997)
47
Calidad: Es la capacidad para satisfacer todas las expectativas del comprador de

bienes o servicios. (Crosby, 1996)
Compra: Acto por el que un agente econmico adquiere el dominio de un bien o
recibe un servicio contra el pago de un precio. (Rosenberg, 1997)
Control: Mediacin del desempeo comparndolo con las metas,
objetivos y
desarrollo de procedimientos para ajustar las metas, los procedimientos y las

actividades. (Rodrguez, 2000)
Control interno:
Plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas
adoptadas por la empresa para salvaguardar los activos, verificar la adecuacin y

fiabilidad de informacin de la contabilidad, promover la eficacia operacional y
fomentar las polticas establecidas de direccin. (Cepeda, 1997)
Controles
Administrativos:
Controles
desempeados
por
uno
ms
por
una
administradores en cualquier nivel en una organizacin. (Rodrguez, 2000)
Departamento
Organizacin para
de
Compras:
adquirir
Seccin
recursos
necesarios
rea
en
determinada
el
proceso
productivo,
comercial o para su propio uso. (Garca, 2000)

Direccin: funcin administrativa por la cual se toman decisiones necesarias para
dirigir o controlar los programas o metas deseadas, por la organizacin.
(Rodrguez, 2000)
48
Eficacia: Grado en que una organizacin alcanza sus objetivos y metas.

(Rosenberg, 1997)
Eficiencia: Cantidad de recursos utilizados por una organizacin para dar lugar a
una unidad de produccin. (Rosenberg, 1997)
Empresa: Sistema de partes interrelacionadas operando unas conjuntamente con
otras, a fin de cumplir, tanto los objetivos del todo como los individuales de los
elementos participantes. (Rodrguez, 2000)
Evaluacin: Mtodo y tcnicas que miden el rendimiento de determinados
procesos. (Rosenberg, 1997)
Gestin Administrativa: Proceso de dirigir la interaccin de programas y
proyectos en cada rea de actividad, midiendo y evaluando resultados,

comparndolos con los objetivos establecidos dentro de la organizacin.
(Rodrguez, 2000)
Organizacin:
Agrupacin de actividades y establecimiento de estructura y
procedimiento organizativos para asegurar que las actividades se realicen.

(Rodrguez, 2000)
Pedido: Requerimiento escrito de un departamento a la central de compras, para
que obtenga en una fecha especifica los materiales que se han de usar en un
49
proceso de produccin u otra actividad de consumo en una organizacin.

(Rosenberg, 1997)
Poltica: Definicin de normas, sistemas de valoracin o de decisin que al definir
y puntualizar los objetivos de una empresa pueden guiar y regular los mtodos y las
polticas de organizacin. (Rosenberg, 1997)
Planeacin: establecimiento de metas, desarrollo de polticas y procedimientos,
as como programas para lograr las metas deseadas. (Rodrguez, 2000)
Precio:
Suma de dinero a pagar al vendedor a cambio de recibir unos
determinados bienes o servicios. (Rosenberg, 1997)

Principios Contables:
Principio
de
carcter
general
que
delimita
los
procedimientos que deben ser utilizados en situaciones contables concretas.

(Furlan, 1996)
Procedimiento:
Seccin de un programa que realiza unas operaciones bien
definidas y enfocadas a un fin, donde se establece un orden y una secuencia

lgica para precisar la forma de realizar algo, incluyendo el qu, cmo, y a quien
corresponde el desarrollo de las tareas. (Rosenberg, 1997)
Proceso Contable:
Mtodo para transformar datos contables en informes
contables que pueden ser interpretados y utilizados en los procesos de toma de

decisiones. (Furlan, 1996)
50
Programa:
Serie de acciones propuestas para conseguir cierto propsito.
(Rosenberg, 1997)
Requisicin:
Es una orden de pedido en la que el comprador solicita el
suministro de una determinada mercanca a un precio acordado. (Rosenberg,

1997)
Sistema:
Conjunto de mtodos, procedimientos o tcnicas relacionadas con
objeto de formar un todo organizado. (Rosenberg, 1997)

Valoracin: Proceso que se aplica a las funciones de una empresa, para medir,
determinar y valorar el grado de efectividad y eficiencia de las metas alcanzadas.
(Montoya, 1992)
5.- Definicin Operacional
Variables
Indicadores
Identificar
las N de trabajadores
caractersticas de la Tipo de Organizacin, ubicacin,
empresa
elementos esenciales
Identificar
las Polticas de compras
normas
y en cuanto a: precios
procedimientos del productos, equipos,
proceso
materiales,
condiciones
y
de compras
proveedores
Analizar
los Informes del departamento. De
procesos de compras compras
que se
Diagramas de flujo
realizan
en
el Polticas de compras
departamento
Establecer procesos Polticas de Compras
de supervisin sobre Relaciones Inter.-departamentales
las
operaciones Proveedores
involucradas en el
fuentes
instrumentos
Estructura organizacional
Acta constitutiva
Observacin
directa
Manuales de normas
y procedimientos
Manual de polticas
De compras
Cuestionario
Observacin
directa
Manual de normas y
procedimientos
Formatos
para
requisicin, pedido y
recepcin
Manual de polticas de
compras.
Departamento
de
administracin, almacn y
Cuestionario
Observacin
directa
Cuestionario
Observacin
directa
51
proceso de compras.
contabilidad
Registro de proveedores,
formatos de requisicin
pedido y recepcin.
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
1-. Tipo de Investigacin
El tipo de Investigacin fue Descriptivo y de Campo. Segn Hernndez (1998;

p.60) los estudios descriptivos; miden o evalan diversos aspectos, dimensiones o
componentes del fenmeno a investigar y desde el punto de vista cientfico,
describir es medir; y los estudios de campo, segn Busot (1991; p.26);suelen ser
planteamientos descriptivos que incorporan fuentes de informacin diferentes a las
bibliogrficas, y se valen de tcnicas convenientes para investigaciones in situ;.
Igualmente Tamayo y Tamayo
(1995; p.54) afirma que la investigacin
descriptiva trabaja sobre realidades de hecho, y su caracterstica fundamental es

la de presentarnos una interpretacin correcta.
52
2-. Diseo De la Investigacin
El diseo de investigacin fue no experimental (1998; p.184); es la que se

realiza sin manipular deliberadamente las variables; lo que hacemos es observar
fenmenos tal y como se dan en su contexto natural para despus analizarlos.
3-. Poblacin y Muestra
La poblacin estuvo conformada por la empresa GEOSCIVAM, C.A,

seleccionando como muestra el rea de compras. Para Tamayo y Tamayo (1995;
p.114).
Es importante aclarar que la muestra no siempre estuvo conformada por
cinco personas pertenecientes al rea de compras, ya que ciertas preguntas solo
fueron formuladas a personas claves, como
el jefe de compras, el director
administrativo, el jefe de contabilidad y un auxiliar de contabilidad.

La poblacin se define como la totalidad del fenmeno a estudiar, en donde
las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la cual se estudia y da
origen a los datos de la investigacin;.
Para el mismo autor (p.115); la muestra representa el todo y por tal refleja las
caractersticas que definen la poblacin de la cual fue extrada, lo cual nos indica
que es representativa.
53
4-. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
Se utiliz un instrumento tipo cuestionario, el cual segn Hernandez (1998;

p.277);consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables a
medir.
Adems se utiliz una escala tipo Likert, la cual segn el mismo autor
(p.256);consiste en un conjunto de tems presentados en forma de afirmaciones o
juicios ante los cuales se pide la reaccin de los sujetos. Es decir, representa cada
afirmacin y se pide al sujeto que externe su reaccin eligiendo uno de los cinco
puntos de la escala. A cada punto se le asigna un valor numrico.
Alternativas
Escala
Si
No
No Sabe
5-. Tcnica de Anlisis de Datos
Una vez que los datos fueron
codificados y transferidos a una matriz de
datos, se procedi a su anlisis, segn Busot (1991; p.245); el anlisis de los

datos es una etapa de lgica y de reflexin, que deja y simplifica el camino al
investigador para la correcta interpretacin del problema abordado.
En esta investigacin se utiliz la tcnica de anlisis cualitativo y cuantitativo.
54
CAPTULO IV
ANALISIS DE LOS RESULTADOS
Anlisis de los Resultados
Toda investigacin escrita comunica informaciones y cada unidad de la

informacin constituye un dato, es por ello que surge la necesidad de clasificar
estos datos y tcnicas analticas, que se utilizan para obtener las conclusiones de
los resultados arrojados por medio de diagramas circulares, que son la forma
apropiada de representar bidimensionalmente un conjunto de datos cuantitativos y
cualitativos.
Todo esto contribuyo al planteamiento de las soluciones y alternativas que
permitan subsanar la problemtica existente en el conocimiento de las funciones
del personal, y de esta manera obtener los beneficios y logros de los objetivos
sealados.
En
el
presente
captulo
se presentan
los
resultados
del
estudio,
describindose el procesamiento y anlisis de los datos recogidos a travs de los

instrumentos. Una vez aplicado el instrumento a las personas que conforman la
poblacin objeto de estudio
y tabulada la informacin referente a la preguntas
formuladas, se presentan los siguientes resultados.
55
Cuadro N 1
Caractersticas Generales de la Organizacin
Aspectos
Caractersticas
Capital Social
Bs. 30.000.000
Objeto de la empresa
Construccin, reparacin e inspeccin de obras

metalmecnicas, elctricas y civiles en general,
Formulacin, evaluacin, gestin y ejecucin de
proyectos y estadsticas
Prestacin de servicios de asesoras y consultoras
Informacin geogrfica, mediciones cientficas y
otras vinculadas al campo de la informtica.
Tipo de Organizacin
Horizontal
Nmero de Trabajadores
10 empleados. 7 Contratados
Tamao de la empresa
Pequea
Localizacin de los proveedores
Regional y Nacional
Capital de la Compaa
Privado
tem N 1Cuenta la empresa con un manual de normas y

procedimientos
que contenga los pasos a seguir en el rea compras?
Cuadro N 2
Existencia de un manual de procedimientos en el departamento de Compras
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
1
1
0
50%
50%
0%
Total
100%
56
Datos obtenidos del instrumento aplicado a los trabajadores de Geoscivam C.A (Departamento de
Compras 2001).
50%
50%
Si
No
Grfico N 1 Distribucin de la muestra de acuerdo a la existencia de

un
manual de normas y procedimientos en el departamento de
compras.
Anlisis
Esta pregunta fue formulada al gerente administrativo quien respondi que si
exista un manual de normas y procedimientos para realizar las compras; mientras
que el jefe de compras respondi que no exista este manual, tal contradiccin se
debe a que en realidad al jefe de compras nunca se le ha dado a conocer la
existencia de dicho manual y el mismo no se utiliza por desconocimiento del
personal implicado en el proceso.
57
tem N 2 Tiene usted conocimiento de la existencia de un manual

de
polticas para la adquisicin de materiales o equipos?
Cuadro N 3
Conocimiento de la existencia de un manual de polticas de compras
Alternativa
Si
No
No Sabe
Total
Frecuencia
Porcentaje
0
1
0
1
0%
100%
0%
100%
Datos obtenidos del instrumento aplicado a los trabajadores de Geoscivam C.A (epartamento de
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 2 Distribucin de la muestra de acuerdo a si se

tiene conocimiento sobre la existencia de un manual de polticas de compras.
Anlisis
Como se puede observar la informacin suministrada por el personal
entrevistado en este caso el jefe de compras, revela no tener conocimiento de la
existencia de un manual de
polticas de compras. Esto genera consecuencias
perjudiciales a la empresa y se puede deducir que no se le ha dado la importancia

suficiente al proceso de compra. El desconocimiento de este por parte del
personal para el proceso de compras es una debilidad a considerar por la
empresa.
58
tem N 3 Utiliza
la empresa algn formato para la requisicin de
materiales o equipos, donde indique las especificaciones de los mismos?

Cuadro N 4
Utilizacin de formatos para requisicin de materiales o equipos
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
1
4
0
20%
80%
0%
Total
100%
Compras 2001).
20%
80%
Si
No
Grfico N 3 Utilizacin de formatos para la requisicin de

materiales
o
equipos, en donde se indiquen las especificaciones de los mismos
Anlisis
Como se puede observar la informacin suministrada revela que el 80% de
los entrevistados manifestaron
que no se utilizaban formatos de requisicin de
materiales, mientras que un 20% de los entrevistados aleg que si se usaban

formatos para la requisicin, en las observaciones realizadas se detect el motivo
de esta contradiccin ya que
algunos formatos.
en algunas oportunidades si suelen
utilizarse
59
tem N 4 Se lleva un control consecutivo numrico de las

requisiciones
que tramite el rea de compras?
Cuadro N 5
Control Consecutivo de la requisiciones de compras
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
1
4
0
5
20%
80%
0%
100%
Si
No
No Sabe
Total
Compras 2001).
20%
80%
Si
No
..... Grfico N 4 Distribucin de la muestra de acuerdo al Control

Consecutivo
de requisiciones de compras
Anlisis
El 20% de la poblacin seala que dentro de la empresa si se lleva un control
consecutivo numrico de las requisiciones que tramita el rea de compras, por
otra parte un 80% restante seala que no se llevan dichos controles. Sin embargo
segn observaciones realizadas se pudo determinar que no se llevan controles
adecuados de las requisiciones que se tramitan, ya que las pocas requisiciones
que se hacen no son archivadas como debera ser; sino que simplemente son
guardadas en un archivo sin ningn orden determinado.
60
tem N 5 Utiliza el departamento algn formato para la

colocacin de
pedidos?
Cuadro N 6
Utilizacin de formatos para la colocacin de pedidos
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
4
1
0
5
80%
20%
0%
100%
Si
No
No Sabe
Total
Compras 2001).
20%
80%
Si
No
Grfico N 5 Distribucin de la muestra de acuerdo a la utilizacin

de
formatos para colocacin de pedidos
Anlisis
El 80% de los entrevistados respondi que si existan formatos para la
colocacin de pedidos, mientras que un 20% respondi que no se utilizaban, estos
ltimos tienen desconocimiento de su existencia, ya que en las observaciones
realizadas se pudo constatar que si hay formatos para las ordenes de compras, lo
que sucede es que no los utilizan con frecuencia por la costumbre de hacer
solicitudes por telfono.
61
tem N 6 Hay una persona encargada de realizar las compras?

Cuadro N 7
Persona encargada de realizar las compras
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
5
0
0
100%
0%
0%
Total
100%
Datos obtenidos del instrumento aplicado a los trabajadores Geoscivam C.A (Departamento de
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 6 Distribucin de la muestra de acuerdo a si existe una

persona
encargada para realizar las compra
Anlisis
El 100% de la muestra seala que en la organizacin si existe una persona
encargada de realizar las compras, la misma es el jefe de compras.
62
tem N 7 Se lleva un seguimiento de los diferentes proveedores?

Cuadro N 8
Seguimiento de proveedores
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
1
4
20%
80%
No Sabe
Total
0
5
0%
100%
Compras 2001).
20%
80%
Si
No
Grfico N 7 Distribucin de la muestra de acuerdo a el

seguimiento de
proveedores
Anlisis
Los resultados obtenidos demuestran que dentro de la empresa no se lleva
un seguimiento adecuado a los proveedores, ya que los mismos son ubicados al
momento de solicitar algn material o equipo necesario, esto lo seala un 80% de la
muestra seleccionada. Es importante sealar que dentro de toda institucin,
bien sea pblica o privada es de suma importancia mantener un registro adecuado
de proveedores donde se encuentran los datos necesarios y de esta obtener
mayor utilidad en el proceso de compras.
63
tem N 8 Existe cumplimiento de los procedimientos en la adquisicin

de
materiales o equipos?
Cuadro N 9
Cumplimiento de los Procedimientos para las Compras
Alternativa
Si
No
No Sabe
Total
Frecuencia
Porcentaje
0
5
0
5
0%
100%
0%
100%
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 8 Distribucin de la muestra de acuerdo al cumplimiento de

los
procedimientos para las compras.
Anlisis
Los resultados obtenidos demuestran que no existe cumplimiento de los
procedimientos en la adquisicin de materiales.
Es importante sealar que toda organizacin debe seguir lo establecido en
los manuales de normas y procedimientos de compras, donde se especifique de
forma detallada todos los procedimientos necesarios para lograr el cumplimiento
total de las actividades relacionadas con la adquisicin de insumos.
64
tem N 9 Al recibir los materiales o equipos se llena algn formato

de
recepcin y se elabora un informe?
Cuadro N 10
Existencia de formatos para la recepcin de materiales o equipos
Alternativa
Si
No
No Sabe
Total
Frecuencia
Porcentaje
0
5
0
5
0%
100%
0%
100%
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 9 Distribucin de la muestra de acuerdo al uso de formatos

para
la recepcin de materiales o equipos y la elaboracin de informes
Anlisis
El 100% de los entrevistados respondi que en ningn momento se llenan
formatos cuando reciben materiales o equipos, como de igual forma no se elabora
ningn informe respecto al material o equipo recibido.
65
tem N 10 Se selecciona al proveedor de acuerdo con calidad,

precio y
mejores formas de pago.?
Cuadro N 11
Seleccin del Proveedor de Acuerdo a la Calidad, Precio y Forma de Pago
Alternativa
Si
No
No Sabe
Total
Frecuencia
Porcentaje
0
5
0
5
0%
100%
0%
100%
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 10 Distribucin de la muestra de acuerdo a la Seleccin

del
proveedor respecto a la calidad, precio y forma de pago
Anlisis
Los resultados obtenidos demuestran que no se selecciona al proveedor de
acuerdo con calidad, precio y mejores forma de pago, adems los materiales
adquiridos no son controlados, ni especificados de acuerdo al precio o calidad del
mismo, simplemente se adquieren y se reciben, dependiendo de la premura en la
entrega de la obra.
66
tem N 11Se realizan requisiciones de emergencia en las obras?

Cuadro N 12
Requisiciones de Emergencia
Alternativa
Si
No
No Sabe
Total
Frecuencia
Porcentaje
5
0
0
5
100%
0%
0%
100%
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 11 Distribucin de la muestra de acuerdo a si se

realizan
requisiciones de emergencias.
Anlisis
El total de la poblacin seala que si se realizan requisiciones de emergencia,
segn se vayan presentando, ya que a veces se puede incurrir en error al calcular
el material a utilizar.
67
tem N 12 La falta de requisicin ha ocasionado alguna demora en

las
obras?
Cuadro N 13
Falta de Requisiciones
Alternativa
Si
No
No Sabe
Total
Frecuencia
Porcentaje
5
0
0
5
100%
0%
0%
100%
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 12 Distribucin de la muestra de acuerdo a la falta de

requisicin
Anlisis
El 100% de la poblacin seala que la falta de entrega oportuna de una
requisicin de material ha ocasionado demora en
planificacin en el trabajo.
las obras, por falta de
68
tem N 13 Se solicitan cotizaciones a los proveedores ?

Cuadro N 14
Solicitud de cotizaciones a los proveedores
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
1
4
0
20%
80%
0%
Total
100%
Compras 2001).
20%
80%
Si
No
Grfico N 13 Distribucin de la muestra de acuerdo a la solicitud

de
cotizaciones a los proveedores
Anlisis
Un 20% de los entrevistados respondi que si solicitaban cotizaciones a los
proveedores cuando se requieren equipos que resultaban un poco costosos,
mientras que el 80% respondi que no se solicitaban cotizaciones a los
proveedores.
69
tem N 14Se comparan los precios facturados con los precios

cotizados?
Cuadro N 15
Comparacin de precios facturados con precios cotizados
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
5
0
0
5
100%
0%
0%
100%
Si
No
No Sabe
Total
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 14 Distribucin de la muestra de acuerdo a la comparacin

de
precios facturados con los cotizados
Anlisis
El 100% de los entrevistados respondi que si se comparan los precios
cotizados con los facturados, aclarando que se hacia cuando se haba solicitado
cotizacin sobre ese material o equipo.
70
tem N 15 las actividades del departamento estn subdivididas de tal

forma que ninguna persona tiene por s sola la responsabilidad de una
transaccin
desde el comienzo hasta el fin?
Cuadro N 16
Subdivisin de actividades para el proceso de compra
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
0
5
0%
100%
Total
100%
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 15 Distribucin de la muestra de acuerdo a si existe

subdivisin
de actividades para el proceso de compra
Anlisis
Con relacin a la pregunta formulada el total de las personas entrevistadas
coinciden que en el departamento de compras no existe una especializacin
adecuada en las actividades realizadas por el personal que labora en el rea, lo
cual puede ser una causa inclusive de actos fraudulentos.
Esta situacin tan delicada puede generar incidencias graves para la
organizacin.
71
tem N 16 El departamento de administracin trabaja junto con el

personal
de almacn a fin de constatar que los materiales se revisen y se cotejen?
Cuadro N 17
Verificacin y Cotejo de los Materiales
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
4
1
80%
20%
0%
100%
Si
No
No Sabe
Total
Compras 2001).
20%
80%
Si
No
Grfico N 16 Distribucin de la muestra de acuerdo a la revisin y Cotejo

de
los materiales, por administracin y almacn
Anlisis
Se puede constatar segn los resultados obtenidos, que el 20% seala que
no existe una relacin estrecha entre administracin y almacn, lo cual puede
crear un descontrol en la recepcin del material, generando inclusive perdidas
substanciosas de dinero para la empresa. Por otra parte un 80% seala que si.
existe una relacin estrecha entre administracin y almacn. Segn observaciones
realizadas se constat que cuando se trata de la adquisicin de equipos pesados,
almacn si se comunica con administracin, pero generalmente para la compra de
materiales e insumos para las obras, no lo hace.
72
tem N 17Todas las compras son aprobadas por los

correspondientes
niveles de direccin de la empresa?
Cuadro N 18
Aprobacin de las compras por los correspondientes niveles de direccin
de
la empresa
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
2
3
0
40%
60%
0%
Total
100%
Compras 2001).
40%
60%
Si No
Grfico N 17 Distribucin de la muestra de acuerdo a la

correspondiente
aprobacin de las compras por los diferentes niveles de direccin de
la
empresa.
Anlisis
Un 60% de la poblacin entrevistada respondi que si se respetaban los
niveles de autoridad al momento de realizar una compra, mientras que un 40%
respondi que en algunas oportunidades las compras eran aprobadas por
cualquier persona que estuviera a cargo de la obra en el momento de surgir la
necesidad de material.
73
tem N 18 Las facturas de compra se reciben a tiempo para su

registro
oportuno?
Cuadro N 19
Recepcin de Facturas
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
0
1
0
0%
100%
0%
Total
100%
Datos obtenidos del instrumento aplicado a los trabajadores Geoscivam C.A (Departamento de
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 18 Distribucin de la muestra de acuerdo a si las facturas

de
compra se reciben a tiempo para su registro oportuno.
Anlisis
Los resultados sealan que las facturas de compras no se reciben a tiempo ya
que son retenidas por el proveedor hasta tanto no se cancele la totalidad de la
misma, esta pregunta fue formulada al jefe de contabilidad.
74
tem N 19 Recibe el departamento de contabilidad copia de la

orden de
compra con la factura?
Cuadro N 20
Recepcin de la orden de compra
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
1
1
0
2
50%
50%
0%
100%
Si
No
No Sabe
Total
Compras 2001).
50%
50%
Si
No
Grfico N 19 Distribucin de la muestra de acuerdo a si el

departamento de
contabilidad recibe la copia orden de compra con la factura.
Anlisis
Esta pregunta fue formulada al jefe de contabilidad y a un auxiliar por lo que
el 50% de la poblacin seala que si pasan a contabilidad algunas copias de
facturas y ordenes de compras, por otra parte un 50% seala que no. Esta
contrariedad
de
respuesta
se
debe
que
en
algunas
oportunidades los
proveedores envan la factura va fax y esta copia pasa a contabilidad con la copia
de la orden de compra.
75
tem N 20 Todas las facturas de proveedores son conciliadas y

registradas
en cuentas por pagar.?
Cuadro N 21
Conciliacin de facturas de proveedores con las cuantas por pagar
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
1
1
0
50%
50%
0%
Total
100%
Compras 2001).
50%
50%
Si
No
Grfico N 20 Distribucin de la muestra de acuerdo a si todas las

facturas
de proveedores son conciliadas y registradas en cuentas por pagar
Anlisis
Esta pregunta fue formulada al jefe de contabilidad y a un auxiliar por lo que el
jefe
de
contabilidad seala
que
si
se
concilian
todas
las
facturas
de
proveedores con las cuentas por pagar; mientras que el otro 50% seala que no. Tal
contrariedad se debe a que en algunas oportunidades
los proveedores envan
la factura va fax y esta copia pasa a contabilidad con la copia de la orden de

compra; segn observaciones realizadas se pudo constatar que el jefe de
contabilidad se vale de este ltimo aspecto para alegar que todas las facturas si
son conciliadas y registradas en cuentas por pagar.
76
tem N 21 Se realizan devoluciones a los proveedores por daos en

los
materiales ?
Cuadro N 22
Devoluciones a los proveedores por daos en los materiales
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
5
0
100%
0%
0%
Total
100%
Datos obtenidos del instrumento aplicado a los trabajadores de Geoscivam C.A Departamento de
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 21 Distribucin de la muestra de acuerdo a la devolucin

de
materiales a los proveedores por daos
Anlisis
El 100% de los entrevistados respondi que si se hacen devoluciones por
daos en los materiales a los proveedores, los cuales luego son sustituidos por
material en buen estado por parte del proveedor.
77
tem N 22 Se realiza peridicamente auditoria al

departamento de
compras?
Cuadro N 23
Evaluacin del proceso de compras a travs de la auditoria
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
0
5
0%
100%
0%
Total
100%
Datos obtenidos del instrumento aplicado a los trabajadores de Geoscivam C.A Departamento de
Compras 2001).
0%
100%
Si
No
Grfico N 22 Distribucin de la muestra de acuerdo evaluacin del

proceso
de compras a travs de la auditoria
Anlisis
Segn los resultados obtenidos se pudo determinar que un 100% de los
entrevistados respondieron que no se realiza ninguna auditoria al proceso de
compras.
78
tem N 23 Las funciones de compras y almacn estn relacionadas

entre
si?
Cuadro N 24
Funciones de compras
Alternativa
Frecuencia
Porcentaje
Si
No
No Sabe
2
3
40%
60%
Total
100%
Compras 2001).
Si
40%
No
60%
Si
No
Grfico N 23 Distribucin de la muestra de acuerdo a la relacin entre

las
Funciones de Compras y Almacn
Anlisis
Un
40% de la poblacin alegan que las funciones de compras y almacn si
estn relacionadas entre si, por otra parte un 60% restante seala que no existe
relacin entre las funciones de compras y almacn. Segn observaciones
realizadas se pudo constatar que efectivamente no existe una buena
comunicacin entre el almacn y la direccin de compras, a pesar de que esta
ltima est subordinada a compras Esta irregularidad puede ocasionar graves
problemas para la estabilidad en el proceso administrativo de la empresa, ya que
no se realizan las actividades de forma conjunta, es decir que las actividades son
independientes una de la otra.
Anlisis y Diagnstico
79
Las polticas, normas y procedimientos de la organizacin son establecidas

por la junta directiva, ya que cada institucin dicta como debe ser su
funcionamiento administrativo, en lo que respecta a su personal empleado y
contratado.
Para comenzar con la investigacin fue necesario indagar si en la empresa
Geoscivam C.A., exista un Manual
de Normas y Procedimientos, verificndose
que dicho manual s existe; pero no se aplica por desconocimiento del personal.
La seccin de compras posee una organizacin estructurada y formalizada de
acuerdo al tamao de la empresa,
se considera suficiente el personal que all
labora (un jefe de compras, un almacenista y un ayudante) por lo que este trabajo
especial evaluar los procesos de compras llevados a cabo en ese departamento
Se realizaron encuestas al personal de la seccin de compras, administracin
y
contabilidad, con
el
objeto
de
conocer
sobre
los
procesos
utilizados
actualmente.
En esta seccin se aplic un cuestionario de preguntas cerradas y se
visualiz el proceso de compras en s. Por otra parte es importante sealar que la
empresa no ha definido una poltica de compras que sirva de gua para dicho
proceso; ya que cada vez que se realiza una compra se lleva a cabo un nuevo
paso que no estaba previsto en la compra anterior, como producto de esta falta de
poltica tambin se ha acostumbrado al personal a no elaborar requisiciones, ni
ordenes de compras para controlar el proceso, algunas veces o la mayora de
ellas, se suceden compras imprevistas que en ocasiones afectan la disponibilidad
80
de efectivo. De igual forma tambin se pudo constatar que en trminos generales

no se solicitan cotizaciones a diferentes proveedores, ni se lleva un registro de
stos actualizado, que les permita ubicarlos en forma ms rpida al momento de
requerir materiales o servicios y poder proveerse de materiales al mejor precio del
mercado.
Tambin se ha notado que las funciones por mas que estn definidas no se
cumplen como debe ser, ya que el personal por lo general termina haciendo tareas
que no le competen de forma inmediata, un ejemplo de ello
se nota que en
oportunidades, al momento de solicitar un material por parte de cualquier obra en

ejecucin, el ingeniero residente de esa obra la pasa directamente a
administracin y no al jefe de compras como debe ser, y cuando se recibe el
material este ltimo no es notificado de ello y el material es recibido por cualquier
trabajador de la obra.
Un aspecto muy importante y que no se toma en cuenta es la seleccin del
proveedor, ya que no se analizan las condiciones que ellos ofrecen, todo esto
sucede por falta de planificacin y muchas veces se dan errores en los clculos de
las cantidades de materiales a utilizar; porque la premura en la culminacin de
determinadas obras obligan a la compra inmediata del material o equipos a
cualquier precio; aunque muchas veces la obra no se culmine en la fecha
acordada a pesar de las compras de emergencia.
Las compras
debern operar regidas por normas y procedimientos de
estricto cumplimiento que adems de asegurar el abastecimiento de los
81
materiales, garantice que los mismos cumplen con
los requisitos de mxima
calidad, abastecimiento oportuno y costos razonables.

El proceso de compra tiene relevante importancia en toda organizacin por
ser aqu donde se desembolsa la mayor cantidad de dinero y de all se fijar el
margen de ganancia o prdida que obtenga en mayor o menor cuanta la
empresa, razn fundamental que tiene la gerencia para mantener una evaluacin
continua que permita conocer la efectividad de las operaciones realizadas o por el
contrario pueda detectarse y corregir oportunamente fallas que all sucedan. Todo
este proceso puede realizarse a travs de programas de evaluacin de gestin
acordes para esa funcin.
Proceso de compras llevado en la empresa Geoscivam C.A es
el siguiente:
El proceso de compras, la mayora de las veces comienza con la solicitud del
material
en forma directa por el ingeniero residente a administracin, sin antes
verificar con el jefe de compras las existencias en almacn.

Luego administracin
solicita algunas cotizaciones a los proveedores (si
el
tiempo se lo permite), de acuerdo a las especificaciones dadas por el ingeniero.

Cuando se reciben cotizaciones, posteriormente stas son
evaluadas, a fin
de determinar que proveedor ofrece las mejoras condiciones; pero generalmente

este proceso no se cumple en un 100%.
82
Luego se realiza la solicitud de material al proveedor elegido y se recibe el

material o servicio solicitado.
Este material es recibido directamente en la obra solicitante, por cualquiera
de los trabajadores que se encuentren laborando en ese momento; generalmente
ellos hacen llegar a la oficina la correspondiente copia de la nota de entrega o
factura del material recibido, cuando se suceden devoluciones de material o falta
de este, inmediatamente la comunican al ingeniero residente para que les indique
que hacer en ese caso.
Para llevar a cabo la evaluacin del proceso de compras es necesario aplicar y
determinar los elementos donde se especifiquen todas las acciones a evaluar y de
esta manera detectar las deficiencias del departamento.
Evaluacin del proceso de compras
Evaluacin y anlisis de las ordenes de compras
Determinar el universo de las ordenes de compras
Verificar las secuencias numricas de todas las ordenes de compras,
emitidas en el perodo a examinar.
Determinar si los materiales y equipos son recibidos por el almacn que se
indica en la orden de compra y en la fecha establecida.
Establecer diferencias entre los precios y cantidades de la orden de compra y
lo indicado en la factura y justificacin escrita de dichos cambios.
83
Determinar el grado de cumplimiento de las normas y procedimientos,

vigentes en el proceso de compras de contado.
Cerciorarse de la recepcin en el almacn de los materiales y equipos
adquirida bajo estas condiciones.
Tcnicas aplicadas al proceso de Compras
Exposicin clara de criterios y polticas; incluso polticas res pecto a
devolucin de mercancas, pagos parciales y toma de descuentos por pronto
pago.
Se tomarn descuentos por pronto pago sobre todas las facturas pagadas
dentro de un nmero determinado de das.
Se notificar a los proveedores dentro de un nmero determinado de das,
toda devolucin que se les haga y se cargar a la cuenta del proveedor la
correspondiente nota de crdito.
No se compensarn cuentas a pagar con cuentas a cobrar sin la respectiva
autorizacin
Se emitirn rdenes de no pagar los cheques que permanezcan sin cobrar
ms de un nmero determinado de meses y las cuentas de efectivo sern
ajustadas por tales cheques.
Verificacin peridica de las aprobaciones de supervisin que se requieren
para asignar responsabilidades, cambios en las formas, sistemas de archivos, etc.
84
Slo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por materiales o

servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia.
Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de
materiales y servicios.
Auditorias internas peridicas de tales documentos, cuyo resultado permitir
corregir fallas o desviaciones encontradas en el desarrollo del proceso.
Slo deben aceptarse materiales y servicios que se hayan solicitado.
Formas de rdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de
recepcin y se instruya al proveedor a efectuar la entrega slo en ese lugar.
Comparacin detallada de los materiales recibidos con una copia de la orden
de compra.
Revisin peridica de las ordenes de compra pendientes.
Cancelacin automtica de las rdenes de compra pendientes despus de
las fechas de entrega especificadas.
Supervisin estricta del personal de recepcin.
Documentos de
recepcin prenumerados y controlados
de los
que
posteriormente se rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una funcin

de verificacin de rdenes o de cuentas a pagar.
Mantenimiento de un registro cronolgico de recepcin en que se anote por
orden cada documento de recepcin. (Nota: Este registro puede usarse
85
posteriormente para llevar cuenta de los documentos de recepcin prenumerados.

Este sistema de anotacin de una vez puede utilizarse para producir
simultneamente el registro y el documento de recepcin.
Las cantidades adeudadas a proveedores por materiales y servicios
aceptados y la distribucin contable de esas cantidades deben calcularse con
exactitud y reconocerse como pasivos prontamente.
Verificacin de las cantidades, precios y condiciones facturadas mediante
referencia a la orden de compra e informe de recepcin y verificacin de la
documentacin.
Distribucin de diarios de compras o distribuciones de gastos al supervisor o
jefe de departamento, para su revisin y anlisis.
Revisin de los estados de cuenta de los proveedores (no las facturas) para
observar partidas atrasadas vencidas.
Listados previos para preparar los comprobantes y establecer control
inmediato sobre las facturas de los proveedores, antes de que se unan a los
informes de recepcin y a las rdenes de compra que completan el comprobante a
pagar que se prepara.
86
Anlisis de Discrepancia
Ser
1.-No existe poltica de compra definida
Debe Ser
1.- Definir una poltica adecuada de compras
2.-No se reciben las requisiciones por parte 2.- Recibir las requisiciones de materiales correspondientes a
de las unidades solicitantes.
cada departamento solicitante.
3.- Se emiten ordenes de compras sin la 3.-No se podr emitir ordenes de compra, sin la aprobacin
debida aprobacin de la persona previa de la requisicin de compra correspondiente,
autorizada.
elaborada y firmada por la persona autorizada para ello.
4.- No se prenumeran las rdenes de 4.- Las ordenes de compra debern ser prenumeradas,
compras.
5.- El departamento de administracin no 5.- El departamento de administracin deber ser el
es responsable por la custodia de las responsable por la custodia de las ordenes de compra, ya que son
ordenes de compras
documentos que comprometen a la empresa.
6.- No se lleva un registro ni control de las 6.- Las ordenes de compras deben ser controladas y
rdenes de compras o documentos registradas para mantener informacin confiable y segura.
generados en el proceso.
7.- No se anexa copia de la requisicin y 7.- Anexar la orden de requisicin y orden de compra a la
orden de compra a la factura del proveedor factura del proveedor
8.- No existe un registro de proveedores
8.- Llevar un registro de proveedores actualizado
9.- No se audita ningn rea de la empresa
9.- Auditar en forma peridica al proceso de compras
10.- La gestin de compra no es planificada 10.- La gestin de compra deber ser mejorada y controlada,
y controlada de manera adecuada
aplicando controles y procedimientos adecuados.
87
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
El departamento de compras de la empresa objeto de estudio presenta

deficiencias en los procesos operativos y carencia de instrumentos apropiados
para garantizar los procedimientos.
- La empresa posee una estructura organizativa acorde al su tamao, por lo
que no es necesario su reestructuracin.
- En otro orden se hizo imposible identificar las normas y procedimientos que
se aplican al proceso de compra;
ya que las mismas no estn definidas, ni
siquiera implcitas, siempre que se va a realizar una compra se siguen pasos

diferentes a los seguidos en la compra anterior.
- En lo que respecta al anlisis del proceso de compras, se pudo constatar
que la empresa no le ha dado la importancia que el mismo requiere, su
desempeo resulta vago y poco consistente respecto al valor implcito que esta
actividad posee.
- Se estableci un proceso de avaluacin y supervisin al proceso de
compras, mediante la aplicacin de algunas tcnicas.
- Es de suma importancia la implantacin de un sistema de control interno, as
como la puesta en prctica del manual de normas y procedimientos que posee la
88
empresa, ya que con el buen uso de tan importante instrumento administrativo se

pueden evitar fallas en cuanto al desconocimiento de: Funciones, Normas,
Procedimientos,
Polticas
Objetivos.
As
como
tambin
se
pueden fijar
estndares de esas normas y procedimientos, Todos estos aspectos positivos que

brinda la implantacin de un sistema de control interno se traduce en beneficios
significativos tanto para la empresa como para sus trabajadores.
Es un beneficio para los trabajadores porque la existencia de controles les va a
permitir mejorar el desempeo de sus funciones; ya que se van a sentir mucho
mas supervisados y vigilados, siguiendo siempre
informacin y guas de control.
los manuales como fuente de
89
Recomendaciones
Una vez desarrollado los objetivos el investigador recomienda:
v Disear un sistema de control interno para el proceso de compras.
Instruir al personal de la empresa sobre el uso del manual de normas y
procedimientos que ya posee.
v Establecer
una
procedimientos
negociaciones
poltica
de
operativos
con
compras
y
las
proveedores,
que
prcticas
especifique
uniformes
cotizaciones,
y otros
los
para
las
aspectos
similares que permitan regular las operaciones a realizar..

v Generar una base de datos que permita mantener un registro en
cuanto a los proveedores a fin de facilitar las compras.
v Definir la amplitud con la que el departamento de compras participar
de las mismas.
v Definir la relacin que existe entre el rea de compras y las dems,
reas, cules son los canales para las solicitudes, contactos con los
proveedores, expediciones y el resto de funciones que impliquen tanto
otros departamentos como el departamento de compras
v Todas las compras hechas por el Departamento de Compras deben
estar aprobadas por el funcionario ejecutivo importante en este caso
por el gerente de operaciones.
90
v Definir en forma clara las funciones de cada quien dentro del

departamento donde laboran.
v Sustituir el sistema manual por el automatizado, que este conectado en
red con otras reas de la empresa.
Para tener un control sobre los procedimientos de compras es fundamental,
que estn separadas del departamento que la recibe, de su contabilizacin y de su
pago.
El departamento de compras debe tener facultades exclusivamente para
tramitar y colocar acertadamente los pedidos autorizados, de todo insumo
necesario en la empresa, las adquisiciones de servicios, de materiales para las
obras en ejecucin , entre otros.
REFERENCIAS
Altuve, G. 1999. Desarrollo de un Sistema de Control Interno para las Operaciones de
Compras de la Empresa MAVECA, C.A., ubicada en Maracay Estado Aragua.
Trabajo Especial de Grado Universidad Nacional Abierta de Maracay.
Ander, Egg. 1995 Mtodos Estadsticos para el Procesamiento de Datos. Caracas Venezuela. Editorial Bella Vista. Tercera Reimpresin.
Arens, y Loebbeck. 1996 Auditoria un Enfoque integral, 6ta. Edicin Prentice-Hall
Hispanoamericana, S.A. Mxico.
Arias, 1996. Diseo de un Manual de Procedimientos en el Departamento de Compras de la
Empresa DENSPIE; C.A. Trabajo Especial de grado. Universidad del Zulia,
Maracaibo.
Best,
1995 Metodologa de la Investigacin. Caracas

Hispanoamericana. Quinta Edicin.
Venezuela. Editorial
91
Buendia, Colas y Hernndez, 2000. Mtodos de Investigacin en Psicopedagoga. Mc.

Graw-Hill. Espaa.
Busot, Aurelio, 1991. Investigacin Educacional, Universidad del Zulia, Maracaibo.
Cepeda, G. 1997 Auditoria y Control Interno. Mc. Graw-Hill, Bogot
Coopers
& Lybrand, 2000 Control Interno Estructura Conceptual Integrada, Ecoe
ediciones, Bogot.
Cruz. Y, Herrera, S, 1996, Implantacin de un modelo de control de inventario para una
empresa comercializadora; repuestos MATOV, C.A. Presentado en la Universidad
de Carabobo.
Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela 1996 Los principios de
contabilidad y las normas y procedimientos de auditoria de aceptacin general en
Venezuela. Caracas – Venezuela: Fondo Editorial de Contador Pblico
Venezolano.
Fernndez, R. 1994. Propuesta de Lineamientos dirigidos a optimizar la aplicacin del
Control Interno en el rea de Compras de la empresa Papelera El Venezolano.
Trabajo Especial de Grado Universidad de Oriente.
Finney y Miller, 1995. Auditoria II Ediciones Fragot, Mxico
Furlan, S 1996. Contabilidad General. Ediciones Deusto. Mxico
Gitman, L. 1996. Fundamentos de la administracin financiera. Editorial Harla. Mxico
Gmez, L. 1996. Anlisis de los Procesos de Compras de la Empresa C.V.G. Edelca
ubicada en el Estado Bolvar. Trabajo Especial de Grado Universidad Bicentenaria
de Aragua.
Gonzlez, J. 1996. Evaluacin del Control Interno en el rea de Compras de la empresa
Laminados Guayana C.A.. Trabajo Especial de Grado Universidad Nacional Abierta
de Ciudad Bolvar.
Guedez, L. 1999. Diseo de un sistema de control interno para le proceso de compras de la
empresa proyecto y asesora PGP. Universidad Nacional Abierta. Trabajo especial
de grado para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica.
Hernandez, Fernandez y Baptista.
Graw Hill. Mxico.
1998. Metodologa de la Investigacin. Editorial Mc
Holmes, A. 1979. Auditora Principio y procedimientos. Unin Tipogrfica Editorial

Hispanoamerica.
Kennedy. 1996. Estudio de la Contabilidad. Ediciones Diana. Mxico.
92
Lamar, Y 1997 Desarrollo de un sistema de control interno para la gestin de compras

nacionales para el escuadrn de mantenimiento del grupo areo de transporte N 6,
de la base Area el Libertador.. Presentado en la universidad Bicentenaria de
Aragua. Para optar al ttulo de licenciado en administracin de empresas.
Mrquez, P. 1996. Anlisis del Programa de Auditoria en el rea de Compras de la
empresa C.V.G. Alcasa. Trabajo Especial de Grado Universidad Bicentenaria de
Aragua.
Meig y Meigs, 1975. Principios de auditoria, Editorial Diana.
Mendez F. 1998. Evaluacin del Control Interno para la Seccin de Facturas y Pagos de la
Empresa Paraguan, C.A.. Trabajo Especial de Grado. Universidad del Zulia.
Mijares, A. 1996 Diseo de un sistema de control interno para los inventarios de la empresa
Vidriera Venmex, C.A Ubicada en la Zona Industrial Santa Cruz estado Aragua.
Presentado en la Universidad Bicentenaria de Aragua,
Montoya, A. 1992. Conceptos Modernos de Administracin de Compras, Ediciones A.
Montoya, Medelln.
Moreno, M. 1997 Propuesta de un sistema de control interno para el proceso de compras de
la empresa Q - Var, C.A, ubicada en Maracay, estado Aragua. Presentado en la
Universidad Bicentenaria de Aragua. Para optar al ttulo de Licenciado en
Contadura Pblica.
Petit, M. 1999. Diseo de Un Manual de Control Interno de las Compras, segn
lineamientos de la Norma ISO-9002. Para la Empresa SHAW LANCAS, C.A.
Trabajo Especial de Grado. Universidad del Zulia.
Rivas, Y. 1998, Propuesta de un mecanismo de control interno para optimizar el proceso
relacionado con las compras y los inventarios en la empresa C.V.G, VENALUM,
C.A Ubicada en Pto Ordaz, estado Bolvar. Universidad Bicentenaria de Aragua,.
Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Licenciado en Contadura
Pblica.
Rosenberg, Jerry. 1996. Diccionario de Administracin y Finanzas. Editorial Ocano.
Espaa.
Sabino, 1996, Como hacer una Tesis. Buenos Aires - Argentina. Editorial El Cid Editor.
Sexta Reimpresin.
Segovia, O. 1999, Propuesta de un sistema de control interno para controlar los inventarios
en la empresa suministros PZ, Ubicado en Puerto Ordaz. Trabajo presentado en la
universidad Bicentenaria de Aragua. Para optar al ttulo de Licenciado en
Contadura Pblica.
Sotomayor y Gnzalez, 1997, Control Interno, Ediciones McGraw-Hill. Mxico.
93
Spieira Sheldon y Asociados, 1996 Contabilidad Administrativa. Barcelona - Espaa.

Editorial La Torre. Quinta Edicin.
Tamayo y Tamayo, 1993. El Proceso de Investigacin Cientfica. Fundamentos de
Investigacin con Manual de Evaluacin de Proyectos. Limusa Noriega. Editores.
Mxico.
_________________, 1998 Metodologa de la Investigacin. Caracas
Editorial Panapo. Sexta Edicin
- Venezuela.
Taylor y Glezen. 1997. Auditoria. Moderna. Editorial Continental. Mxico.

Universidad Pedaggica Experimental Libertador (1998). Manual de Trabajos de Grado de
Especializacin y Maestras y Tesis Doctorales. Caracas. Fondo Editorial de la
Universidad Experimental Libertador (FEDUPEL).
Universidad Pedaggica Experimental Libertador 1998 Manual de Trabajos de Grado de
Maestras y Tesis Doctorales. Caracas Venezuela. Ediciones FEDEUPEL.
Yrahola, D 1998, Propuesta de estrategias para mejorar el proceso de Compras de la
empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco, en Pto Ordaz, Estado Bolvar. Presentado en la
Universidad Bicentenaria de Aragua. Para optar al ttulo de Licenciado en
Contadura Pblica.
ANEXOS
ANEXO (A)
CUESTIONARIO DIAGNSTICO
UNIVERSIDAD CENTROOCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIN Y
CONTADURIA
COORDINACION DE POSTGRADO
BARQUISIMETO
UNIVERSIDAD DEL ZULIA

NCLEO PUNTO FIJO
COORDINACIN DE
POSTGRADO
PUNTO FIJO -FALCON
Punto Fijo, noviembre del 2001
Seor (a) (ita)
A continuacin se presenta un cuestionario, el cual constituye un instrumento

de recoleccin de datos, con el fin de hacer una evaluacin al proceso de compras
que se realiza en la empresa Geosivam C.A..
Este
instrumento fue diseado para obtener informacin cuantitativa
imprescindible para este estudio.

La aplicacin de este instrumento en la institucin, ser hecho por el
investigador: Lic. Gricel Garcia y ser tratado con el mayor grado de
confidencialidad, en consecuencia su acceso solo ser limitado al investigador.
La validez y la confiabilidad del instrumento depender de la veracidad de la
informacin que ustedes van a dar al investigador.
Les expreso mi agradecimiento por la colaboracin prestada.
Cuestionario Diagnstico
1.- Cuenta la empresa con un manual de procedimientos que contengan los
pasos a seguir en el rea de compras?.
Si ( )
No ( )
No Sabe ( )
2.- Tiene usted conocimiento de la existencia de un manual de normas y

procedimientos para la adquisicin de materiales o equipos?
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
3.- Utiliza la empresa algn formato para la requisicin de materiales o

equipos donde indique las especificaciones de los mismos?
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
4.- Se lleva un control consecutivo numrico de las requisiciones que tramite

el rea de compras.
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
5.- Utiliza el departamento algn formato para la colocacin de pedidos?

Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
6.- Existe una persona encargada de realizar las compras?

Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
7.- Se lleva un seguimiento a los diferentes proveedores?

Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
8.- Existe cumplimiento de los procedimientos de compra en la adquisicin

de materiales y equipos?
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
9.- Al recibir los materiales o equipos se llena algn formato de recepcin y

se elabora algn informe?
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
10.- Se seleccionan los proveedores de acuerdo a la calidad, precio y forma

de pago?
Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
11.- Se realizan requisiciones de emergencia?

Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
12.- La falta de requisiciones ha ocasionado alguna demora en las obras?

Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
13.- Se solicitan cotizaciones a los proveedores?

Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
14.- Se comparan los precios facturados con los cotizados?

Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
15.- Las actividades del departamento estn subdivididas de tal forma que
ninguna persona tiene por s sola la responsabilidad por una transaccin desde el
comienzo hasta el fin?.
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
16.-El departamento de administracin trabaja junto con el personal de

almacn a fin de constatar que los materiales o equipos se revisen y se cotejen?.
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
17.- Todas las compras son aprobadas por los correspondientes niveles de
direccin de la empresa?
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
18.- Las facturas de compras se reciben a tiempo para su registro oportuno?

Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
19.- Recibe el departamento de contabilidad copia de las ordenes de

compra con la factura?
Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
20.- Todas las facturas de proveedores son conciliadas y registradas en

cuentas por pagar?
Si ( ).......
No ( )
No Sabe ( )
21.- Se realizan devoluciones a los proveedores por daos en los

materiales?
Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
22.- Se realiza peridicamente auditoria al departamento de compras?

Si ( )........
No ( )
No Sabe ( )
23.- Las funciones de compras y almacn estn relacionadas entre si?

Si ( )........
No ( )
ANEXO (B)
FORMATOS
No Sabe ( )
GEOSCIVAM, C.A
Calle 20 de Febrero N 26 ente colina e Iturbe
Rif: J-07518025-0 Rit 00035s538
Coro Estado Falcn
INFORME DE RECEPCIN
Nombre de la Obra
Fecha / / /
Orden de Compra
N
Da
Mes
Aos Nombre del Proveedor
CDIGO CANTIDAD
RECIBIDA
Recibido por
DESCRIPCIN
cdigo
PRECIO
UNITARIO
Nombre del Transportista
VALOR
Placa del vehculo
firma
Situacin del Material en Almacn
Gua
Fecha:
Observaciones: __________________________________________________________
______________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
GEOSCIVAM, C.A
Rif: J-07518025-0 Rit 00035s538
Coro Estado Falcn
ORDEN DE COMPRA N_______
Proveedor__________________________________________
Direccin:__________________________________________
Representante:______________________________________
DESCRIPCIN DEL MATERIAL
Telf:_____________________
Fecha de Requisicin:______
N de Requisicin:_________
CANTIDAD
PRECIO
Observaciones:-_______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_____________________________________________________.
COTIZACIN N__________
CONDICIONES DE PAGO:_______
OBRA:_______________
FECHA Y LUGAR DE ENTREGA:____________________________________
Firma Autorizada
Sello de la Empresa
MONTO
GEOSCIVAM, C.A
Rif: J-07518025-0 Rit 00035s538
Coro Estado Falcn
REQUISICIN DE MATERIALES
Para:_________________________________
De:___________________________________ DPTO:_____________
Tipo de Pedido: NORMAL
Cantidad
Solicitada
Urgente
Descripcin
Cantidad
Despachada
Observaciones: _____________________________________________________
__________________________________________________________________
_______________________________________________________________.
Unidad solicitante
Firma de Almacn
Firma Dpto de Compras
Requerido por:___________________________ Aprobado por:_____________

Fecha /
Fecha /
/.
GEOSCIVAM, C.A
Rif: J-07518025-0 Rit 00035s538
Coro Estado Falcn
NOTA DE DEVOLUCIN
Proveedor:______________________________________________
Direccin:_______________________________________________
N FACT. O N/E:__________________________________________
DESCRIPCIN DEL MATERIAL
CANTIDAD
PRECIO
Jefe de Compras
Firma
Firma Quien Entrega
Material
Revisado por:
Firma quien Recibe Conforme:_____________
Aprobado por:
Autorizado por:
MONTO
GEOSCIVAM, C.A
Rif: J-07518025-0 Rit 00035s538
Coro Estado Falcn
REGISTRO DE PROVEEDORES
Razn Social
Siglas
Fecha Constitucin
RIF
Direccin:______________________________________________________
Representante Legal
N de Registro
Representante de la Zona
Condiciones de Venta: Crdito:____________________

Contado: ___________________
Condiciones de Devolucin (Criterios):___________________________________
__________________________________________________________________
___________________________________________________________.
Lneas de Materiales
Cdigo del Proveedor:_______________________
ANEXO (C )
DIAGRAMA DE PROCESOS DE COMPRAS
GEOSCIVAM, C.A.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
ALMACN
1
Unidad
Solicitante
RDM
COMPRAS
PROVEEDOR
ADMINISTRARDM
NO
SI
Almacenamiento
de Materiales
Jefe de compras
solicita cotizaciones
a proveedores
Cotizacin
Administracin revisa
cotizacines, elige y
pasa a compras, las
mas convenientes
Copia de
Factura
Almacn elabora
informe de
recepcin
Almacn recibe
materiales y
equipos
Comparas
enva ODC al
proveedor
Proveedor recibe
ODC y enva
Materiales y equipos
ANEXO (D)
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
GEOSCIVAM, C.A
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA
ADMINISTRACION
CONTABILIDAD
COMPRAS
ALMACEN
PROYECTO

PROYECTO

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

PROYECTO

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

UNIVERSIDAD CENTROOCCIDENTAL

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

EVALUACIN DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA EMPRESA GEOSCIVAM,

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE

LIC: GRICEL GARCA

PUNTO FIJO, ENERO DEL 2002

EVALUACIN DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA EMPRESA GEOSCIVAM,

LIC. GRICEL GARCIA

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR A LA ESPECIALIZACION EN

PUNTO FIJO, ENERO DEL 2002

EVALUACIN DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA EMPRESA GEOSCIVAM,

Lic. Gricel Garca Silva

Trabajo Especial de Grado Aprobado

PUNTO FIJO, ENERO DEL 2002

Que fuiste para mi el ejemplo de sabidura y

Le agradezco a Dios todopoderoso por permitirme llegar a la consecucin de

muchas veces tomaste mi mano para levantarme, cuando

senta deseos de abandonar todo y no continuar.

Lic. Gricel M. Garcia Silva

Licenciada en Contadura Pblica, egresada de la Universidad del Zulia en el mes

EVALUACIN DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA EMPRESA GEOSCIVAM,

Autor: Gricel Garca

4-. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos................................ 53

1 Caractersticas Generales de la Organizacin......................................................55

4 Uso de formatos para requicisiones de compras....................................................58

con las cuentas por pagar....... 66

22 Devoluciones a proveedores por daos.................................................................76

1 Distribucin de la muestra de acuerdo a la existencia de un manual de normas y

existencia de un manual de polticas de compras............................................57

12 Distribucin de la muestra de acuerdo a la falta de requisicin..........................67

la evaluacin de sus procesos. El

control interno constituye uno de los sistemas de mayor trascendencia, ya que

Esta investigacin contemplar la evaluacin del control interno del proceso

especficamente en el rea de compras, se configuro en cuatro captulos, los

consta del Planteamiento del

Problema, la Definicin de los Objetivos (General y Especficos), la Justificacin e

Operacionalizacion de las variables.

para la Recoleccin de Datos, las Tcnicas

de Anlisis de los datos referentes al estudio.

El Captulo IV, muestra de forma analtica los resultados obtenidos en la

asignacin de algunas obras, muchas veces se hace a travs del proceso de

sector construccin, comparndose

productividad, calidad y prcticas con aquellas compaas y organizaciones que

estudio GEOSCIVAM, pertenece al rea de la

y est ubicada en la ciudad de Coro, del estado Falcn. Por lo

general muchas empresas del sector de la construccin ubicadas en esta ciudad,

necesita avaluar las normas y procedimientos

establecidos, para determinar el grado de fortaleza o debilidad del sistema de

involucradas en el proceso de compras.

El desarrollo de esta investigacin se realiz atendiendo a las necesidades

procesos de compra, y de esta manera afianzar la calidad de los servicios que

requerimientos actuales de la empresa con un programa de verificacin eficiente

administrativa, ya que entre ambas debe existir una comunicacin y actualizacin

El alcance de la investigacin esta enfocado principalmente en conocer

caractersticas generales de la organizacin, adems de diagnosticar la situacin

se lograr determinar cuales son los elementos necesarios

para evaluar el rea de Compras, en la empresa Geoscivam C.A.

Existen muchas investigaciones referentes al Control Interno y que sirvieron

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE

al cliente con un menor precio y en el

menor tiempo posible; el tipo de

diseo no experimental; La poblacin-

muestra estuvo conformada por el personal del Departamento de Compras, seis

responsables, para obtener productos de alta calidad y poder satisfacer al cliente.