IMPORTANCIA DE LOS SITEMAS DE INFORMACION PARA EJECUTIVOS

COMO APOYO A LA TOMA DE DECISIONES EN LAS ORGANIZACIONES

En estos tiempos, las necesidades de las empresas son definidas por el entorno
global en que coexisten, este ambiente es muy competitivo; es indudable que el
gran nmero de

empresas existentes en todos los pases y la gran

competitividad existente entres ellas; ya sea por materias primas, optimizacin

de sus recursos, ingresar a nuevos mercados, entre otros; exige a las
organizaciones de nuestro tiempo un ptimo funcionamiento, esto con el
propsito de lograr una ventaja competitiva sobre sus contrincantes.
Por lo anteriormente expuesto, es importante mencionar que la toma de
decisiones que se lleva acabo dentro de las organizaciones debe cumplir con
ciertas caractersticas como son: ser rpida, oportuna, fundamentada en
informacin concreta, que permita tomar decisiones eficientes, efectivas y con
un bajo costo para la empresa; pues de ello depender el xito o fracaso de una
organizacin.
Dadas las caractersticas anteriormente descritas que debe cumplir el ejecutivo
en la toma de decisiones, hace que sus requerimientos para el anlisis de
informacin sean muy exigentes; pues el nmero de alternativas disponibles es
mayor, el costo de los errores administrativos puede ser muy grande, el acceso
a la informacin necesaria para la toma de decisiones puede ser compleja,
adems; que el ejecutivo tiene que realizar una infinidad de operaciones para
acceder a esta. Es aqu donde surge la necesidad del soporte de sistemas como
una herramienta para la toma de decisiones acorde a los objetivos estratgicos
planteados por la organizacin.
Con esto se pretende explicar sobre la importancia e impacto que tienen los
Sistemas de Informacin para Ejecutivos en las organizaciones. Cabe mencionar
que los Sistemas de Informacin para Ejecutivos son solo un tipo de sistemas
que apoyan la toma de decisiones, que existen otros tipos de sistemas que
tambin a ayudan en la toma de decisiones como son: Sistemas de Soporte a la
toma de Decisiones, Sistemas para la toma de Decisiones en Grupo, Sistema
Expertos; depender de las necesidades de cada organizacin el uso de uno o
varios tipos de estos sistemas.

DESARROLLO
Los Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS: Executive Information
Systems), estn dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos

Ing. Jos F. Fernndez Zamora

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ejecutivos de una organizacin, presentando informacin relevante y usando

recursos visuales y de fcil interpretacin, con el objetivo de mantenerlos
informados.
Las principales caractersticas de los Sistemas de Informacin para
Ejecutivos (EIS) son las siguientes:
Estn diseados para cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta
administracin de la empresa. Esto implica que ejecutivos diferentes pueden
requerir informacin o formatos de presentacin distintos para trabajar en una
compaa en particular. Lo anterior se debe a que los factores crticos del xito
pueden variar de un ejecutivo a otro.
Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del negocio.
El sistema debe contar con capacidad de manejar informacin que proviene de
los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de
informacin. Esta informacin externa puede provenir de bases de datos
externas, peridicos y cartas electrnicas de la industria, entre otros; todo esto
en temas tales como nuevas tecnologas, clientes, mercados y competencia, por
mencionar algunos.
Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema
sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto
importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los
recursos computacionales por el temor a cambiar.
Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases hombremquina, caracterizado por grficas de alta calidad, informacin tabular y en
forma de texto. El protocolo de comunicacin entre el ejecutivo y el sistema
permite interactuar sin un entrenamiento previo.
Pueden acceder a informacin que se encuentra en lnea, extrayndose en
forma directa de las bases de datos de la organizacin. Esta caracterstica del
EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de informacin. Por
ejemplo, puede conocer las ventas por pas, por zona geogrfica, por cliente y
por lnea de producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y ms
detallados de la informacin en caso necesario.
El sistema esta soportado por elementos especializados de hardware, tales
como monitores o videos de alta resolucin y sensibles a; tacto, ratn e
impresoras con tecnologa avanzada.
Es importante sealar que en muchas ocasiones los trminos Sistemas de
Informacin para Ejecutivos (EIS) y Sistemas de Soporte para Ejecutivos (ESS:

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Executive Support Systems) son utilizados como sinnimos. Sin embargo, las
siguientes caractersticas adicionales deben estar presentes para considerar a
un EIS:
Contempla las facilidades de comunicacin electrnica, tales como correo
electrnico de voz y datos, teleconferencia y procesadores de texto.
Capacidades de anlisis de datos, tales como hoja electrnica de clculo,
lenguajes especializados de consulta que utilicen comandos como el SELECT,
JOIN y PROJECT. Esta capacidad puede extenderse a tener interfases con los
tpicos DSS.
Herramientas para la organizacin personal del ejecutivo, tales como calendario,
agenda y tarjetero electrnico.
Como podemos observar, los EIS poseen mltiples caractersticas, estas han
permitido elevar el nivel de confianza en la toma de decisiones, esto gracias a
que los EIS permiten obtener una visin desde diferentes ngulos de los datos,
reduciendo con ello en gran medida la incertidumbre en el proceso de toma de
decisiones.
Un cuestionamiento muy frecuente es: Cmo logran los EIS mejorar la toma de
decisiones? Este mejoramiento se logra al optimizar la informacin de los
reportes corporativos o divisionales de la organizacin, esta optimizacin se
hace a travs de:
La redefinicin los mtodos de recopilacin de la informacin, esto permite que
quien este encargado de tomar decisiones no se involucre en la obtencin de los
datos de manera directa, sino que se enfoque sus energas al anlisis de la
informacin.
El mejoramiento la certidumbre de los datos.
Haciendo ms rpido el proceso de obtencin de la informacin.
Mediante la realizacin de cambios en la manera de presentar la informacin,
haciendo uso de nuevas tcnicas de presentacin como: grficas, histogramas,
dibujos y animaciones.
El rediseo de los sistemas actuales de reportes, mediante los cuales se les da
mayor importancia a los factores crticos que permitirn tener un mejor
rendimiento de la organizacin.
Los EIS contribuyen de manera importante ha apoyar la toma de decisiones al
permitir redefinir y reorientar algunas de las fases del ciclo administrativo de
una organizacin, principalmente a la planeacin y control. Esto permite a la
organizacin optimizar en la asignacin de recursos, tanto cuantitativos como
cualitativos; adems de mejorar sus procesos y por ende aumentar sus
utilidades.

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El grafico siguiente muestra los pasos que sigue un EIS para llevar la
informacin hasta el usuario final.
Los agentes que permiten llevar acabo una nueva conceptualizacin y una
manera diferente de hacer los procesos de planeacin y control son:

Las actividades de los negocios hoy da se realizan de manera ms

rpida lo cual implica que la manera tradicionalista de ver la planeacin
en

periodos

mas

largos

de

tiempo

cambie,

anteriormente

se

consideraban periodos trimestrales e incluso semestrales y anuales, en

estos tiempos existe una alta necesidad de contar con informacin
semanal e incluso diaria; esto permite que las organizaciones realicen los
ajustes necesarios a las condiciones de los mercados.

El contar con nuevas maneras de hacer las cosas, tales como factores
crticos para alcanzar el xito.

El vertiginoso cambio tanto del hardware y software.

Las modificaciones en los procesos de planeacin y pronsticos. Los EIS

vigorizan los procesos de planeacin y pronsticos mediante las
siguientes maneras:

Mecanizando el proceso de planeacin de la organizacin.

Estableciendo nuevas metodologas de planeacin estratgica y anlisis

competitivos, estas se mejoran teniendo una comunicacin adecuada y
acceso a las bases de datos.

Haciendo que los encargados de tomar las decisiones hagan uso del
sistema para realizar una planeacin tcnica con aplicaciones que
anteriormente se consideraban para control administrativo.

Logrando que los ejecutivos sean diestros al realizar anlisis especficos

haciendo uso de la informacin que se encuentra en las bases de datos.

Hoy da los EIS estn progresando muy rpido, y es muy posible

que en un

tiempo muy cercano estos sistemas sean muy diferentes. Las tendencias de
cambio son las siguientes:

Una mejor integracin con otras aplicaciones.

Mejor software comercial para el desarrollo de EIS.

Mejores interfases sistema-usuario.

CONCLUSIONES
Como

podemos

observar,

actualmente

el

contexto

global

en

que

se

desenvuelven las organizaciones, necesita cada vez ms de los sistemas que

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apoyen la toma de decisiones, es aqu donde radica la importancia que tienen

los Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS: Executive Information
Systems) pues coadyuvan junto a los ejecutivos y/o administradores de las
organizaciones
con DE
informacin
veraz, oportuna, estructurada y confiable; esta
USUARIOS
LA INFORMACION
Y EJECUTIVOS
les permite GERENTES
realizar anlisis
de informacin ms correctos lo cual les permite
reducir costos, mejorar los procesos de las organizaciones, entre otros; esto por
INFORMES
DE competitiva en el mercado.
ende permite obtener
una ventaja

Anlisis
Multidimensional

GESTION

Simulacin y

As mismo, es importante
Control destacar

EIS deben adaptarse rpidamente a los

cambios y a las necesidades, cada vez ms crecientes; de las organizaciones ya

que estas se encuentran en un constante cambio al mismo tiempo que esta
variando el ambiente en que coexisten.
INFORMACION

Finalmente
es importante destacar
EIS son solo una herramienta que apoya
SISTEMA
DE INFORMACIN
PARA que
EJECUTIVOS
EXTERNA
Excecutive
Information
System

E.I.S.
la toma de decisiones, que no pueden pensar o razonar, en ltimo lugar quien
interpreta y toma la decisin es el usuario.

MODULO DE CONTROL
CONTROLLING

Anlisis de datos fsicos

a travs de la gestin de
las actividades

Planificacin
Informacin Econmica
Informacin Financiera
Control de Gastos por Centros
de
Costos / Macroactividades
Costeo de Productos con
Informacin basada en
actividades
Anlisis de Proyectos

Categorizacin de
factores en variables y
fijos

GENERACION DE

LOS ESTADOS
CONTABLES

REPOSITORIO DE DATOS DATA WAREHOUSE

Contabilidad
General y
Finanzas
Contabilidad

Ing. Jos
F. Fernndez
Abastecimiento
Activos Fijos
Tesorera
Proveedores

Logstica y
Distribucin
Facturacin
Cuentas
Zamora
Corrientes
Comercializacin
Programas de
Calidad

Produccin
Planeamiento
Control de
Stocks
Gestin de
Materiales
Anlisis de
Capacidad

Recursos
Humanos
Liquidacin de
Sueldos
Pgina
Gestin del
Recurso
Anlisis de la
Dotacin de
planta

Ing. Jos F. Fernndez Zamora

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