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Proyectos: enfoque gerencial
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Gerencia de proyectos
con proyect
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Proyectos de inversin
para las PyME
Juan Antonio Flrez
9 789587 710472
e-ISBN 978-958-771-048-9
Administracin de proyectos
en informtica
Francisco Toro Lpez
Gestin de Proyectos
con Enfoque PMI
Tercera edicin
Francisco Toro Lpez
Gestin de Proyectos
con Enfoque PMI
Uso de Project y Excel 2013
Tercera edicin
Tabla de contenido
Observaciones generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XVII
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIX
ECOE EDICIONES
VIII
Contenido
ECOE EDICIONES
Contenido
ECOE EDICIONES
Listado de Figuras
Figura 1.1 Las dimensiones bsicas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Figura 1.2 Procesos administrativos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Figura 1.3 Fases de planeacin, ejecucin y control de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Figura 1.4 Desglose de un proyecto de construccin de un edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Figura 1.5 Diagrama de Gantt aplicado a la construccin de un edificio . . . . . . . . . . . . . 14
Figura 1.6 La ruta crtica en la construccin de un edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Figura 1.7 Cantidad de recursos vs. duracin de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Figura 1.8 Tipos de costos dependiendo de su comportamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Figura 1.9 Tablas de informacin de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Figura 1.10 Ventana del men principal de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Figura 1.11 Gua de procedimientos generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Figura 1.12 Ventana principal de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Figura 1.13 Cargando el complemento Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Figura 1.14 cono de Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Figura 1.15 Empleo del valor presente neto con Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Figura 1.16 Ventana principal de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Figura 1.17 Personalizando la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Figura 1.18 Carga de complementos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Figura 1.19 La barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Figura 1.20 conos de la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Figura 1.21 Los botones de esquema de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Figura 1.22 Ventana de estilos de barra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Figura 1.23 Vista general del diagrama de red (PERT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Figura 1.24 Vista general de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Figura 1.25 Duracin vs. recursos asignados a una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Figura 2.1 Informacin general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Figura 2.2 Opciones para personalizar el manejo de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Figura 2.3 Vista del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Figura 2.4 Dividiendo la ventana en dos: diagrama de Gantt e informacin de recursos . . 58
Figura 2.5 La ventana de informacin de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Figura 2.6 El formulario de informacin de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Figura 2.7 Ventana de opciones generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Figura 2.8 Informacin de tarea repetitiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Figura 2.9 Propiedades generales de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Figura 2.10 Informacin general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Figura 2.11 Especificando mostrar el nmero de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Figura 2.12 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Figura 2.13 La ventana de creacin de calendarios laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Figura 2.14 La ventana de cambios a la semana laboral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Figura 2.15 La asignacin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Figura 2.16 Diagrama de Gantt despus de asignar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Figura 2.17 Diseo de las barras de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Figura 2.18 Las escalas de tiempo o temporales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Figura 2.19 Seleccionando diferentes tipos de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
XI
ECOE EDICIONES
Contenido
ECOE EDICIONES
Contenido
XV
Listado de tablas
Tabla 1.1 Proyecto de siete tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Tabla 1.2 Ejemplo de funciones financieras de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Tabla 1.3 Informacin parcial de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Tabla 1.4 Datos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Tabla 1.5 Calculando eficiencias de recursos en tres escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Tabla 2.1 Tipos de relaciones entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Tabla 2.2 Tipos de tarea en funcin de la cantidad de recursos o de trabajo . . . . . . . . . . 81
Tabla 2.3 Los recursos que sern asignados a tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Tabla 2.4 Costos de tareas crticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Tabla 2.5 Duraciones y costos normal y extremo de tareas crticas. . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Tabla 2.6 Costos extremos e incrementales de las tareas crticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Tabla 2.7 El clculo de la probabilidad de cumplir con un valor de la funcin objetivo 106
Tabla 3.1 Indicadores usados en la fase de seguimiento y ajuste de un proyecto . . . . . . 168
Tabla 3.2 Indicadores, frmulas y procesos de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Tabla 3.3 Frmulas con base en una tarifa de la tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Tabla 4.1 Construyendo tablas en Excel para enviar datos a Project . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Tabla 4.2 Datos de Excel para crear un archivo en Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Tabla 4.3 Datos bsicos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
XVI
Introduccin
Este libro est dirigido principalmente a administradores, coordinadores o
asistentes de proyectos que requieren planear, programar y manejar variada
informacin de una manera funcional y eficiente. A su vez, el texto tiene como
objetivo principal y general desarrollar en el responsable de un proyecto las
habilidades necesarias para aplicar las herramientas de Microsoft, Project
y Office en su versin 2013, a la administracin de proyectos de una manera
general.
ECOE EDICIONES
XIX
XX
Captulo 1
Consideraciones
generales
sobre proyectos
Introduccin
En este captulo se revisan, de manera prctica, los principios de la teora de
la administracin de proyectos. Se hace una descripcin de las metodologas
ms comunes y de las caractersticas generales de dos herramientas de
Microsoft: Project y Excel, con nfasis en la manera como se debe preparar
y presentar la informacin mediante la referencia permanente al empleo
de diversas alternativas, mens y vistas ms importantes de este par de
herramientas.
Este captulo consta de las siguientes secciones:
Introduccin a Project.
ECOE EDICIONES
Gestin de Proyectos
con Enfoque PMI
El libro describe los procesos y pasos de integracin y planeacin de
proyectos, desde su concepcin preliminar hasta el establecimiento
de los mecanismos de control y cierre, haciendo nfasis en la
importancia de cumplir con los objetivos pactados, el balance entre
los presupuestos disponibles y necesarios, el cumplimiento de los
requisitos de calidad del producto o servicio a ser entregado, el tiempo
y el seguimiento de las expectativas propias de los interesados en
diversos tipos de proyectos.
En forma metdica se explican los principios, valores y mtodos
recomendados por el Project Management Institute (PMI) para la gestin
de proyectos, acudiendo a ejemplos que renen caractersticas muy
semejantes a las reales, y que sirve para explicar el rol y las
responsabilidades del equipo a quien se le encarga el desarrollo de este
proyecto ejemplo.
A lo largo del libro se refuerza el uso de principios prcticos y
recomendaciones para guiar al interesado en cmo desarrollar este
trabajo en forma profesional, con el objetivo de que las utilicen en su
futuro desempeo laboral. Es claro en el libro el cmo se debe trabajar
metdicamente para lograr el xito en un proyecto.
Coleccin: Ciencias administrativas
rea: Administracin
ISBN 978-958-771-047-2
9 789587 710472
e-ISBN 978-958-771-048-9