Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones;

el programa deber relacionarse con los papeles de trabajo
mediante ndices cruzados.
Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las
cdulas y resmenes que sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya
preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y
alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los
resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditora.
Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad
que no requieran explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin
necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditora.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente
para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo
desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del
trabajo realizado).
En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo,
estos debern cumplir los siguientes requisitos:
A

Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que

baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se
presenten en el informe de auditora.

Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser

vlida y confiable; es decir, las pruebas practicadas debern

corresponder a la naturaleza y caractersticas de las materias

examinadas.
C

Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una

relacin lgica y patente con el hecho que se desee demostrar o
refutar.

Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los

resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditora.
PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por
contener la evidencia de trabajos de auditora realizados por su
personal. Por tanto, su guarda y custodia sern responsabilidad de
los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean
utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de
Auditora debern archivarlos en un sitio designado especialmente
para ello, de preferencia bajo llave.
La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional
con que debern proceder los auditores del rgano de Control. Por
contener informacin confidencial, el uso y consulta de los papeles
de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a personas
ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad
competente.
Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente
resguardados y archivados, se formarn tantos legajos como sean
necesarios, que se archivarn en compiladores tamao carta.
Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las
cdulas y dems papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern
conservarse por un perodo de cinco aos, en el archivo general a
cargo del Centro de Informtica, Documentacin y Archivo con
excepcin de aquellos que, por no haberse solventado alguna
recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o

en la Direccin de Auditora correspondiente, quienes sern

responsables de custodiarlos.
CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se
clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditora
y papeles de trabajo actuales. A continuacin, se sealan las
caractersticas de cada uno de ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en
que se concentran los documentos relativos a los antecedentes,
constitucin, organizacin, operacin, normatividad jurdica y
contable e informacin financiera y programtico-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables.
Esta informacin, debidamente actualizada, servir como
instrumento de referencia y consulta en varias auditoras.
La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de
planeacin de la auditora, cuando se obtenga informacin general
sobre el ente por auditar (organizacin, funciones, marco legal,
sistemas de informacin y control, etc.)
El archivo permanente se actualizar con la informacin que se
obtenga al ejecutar una auditora o al dar seguimiento a las
recomendaciones correspondientes. Su integracin deber
sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y
Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de
Control o de cada una de las reas correspondientes.
Papeles de Trabajo del Perodo
Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y
obtienen en el transcurso de la auditora; en ellos se deja evidencia
del proceso de planeacin y del programa de auditora; del estudio y
evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la

naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de

auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los
procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las
conclusiones de la revisin; y del informe de auditora en que se
incluyan las recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se
clasifican de acuerdo a la Gua para la Elaboracin de Papeles de
Trabajo, en cdulas sumarias, analticas, subanalticas, de informe,
de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.
1. Cdulas sumarias o de resumen
En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y
conclusiones del rea, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a
examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones
presupuestales.
Es conveniente que estas cdulas contengan los principales
indicadores contables o estadsticos de la operacin, as como su
comparacin con los estndares del perodo anterior, con el
propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones
importantes que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de
algn procedimiento, antes de concluir con la revisin (vase la
Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo).
2. Cdula Analtica
Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo,
concepto, cifra, operacin o movimiento del rea por revisar, en las
cdulas analticas se detallan la informacin obtenida, las pruebas
realizadas y los resultados obtenidos.
Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique
de tal forma que permita detectar fcilmente desviaciones o
aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se
agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su
debida interpretacin.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se

refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos
establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y
datos asentados en la cdula sumaria.
En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras
especficas o la verificacin de algn clculo, que son tiles para
reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte de
razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones
se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad o
produccin per cpita, la determinacin del costo-beneficio, las
variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones,
etc.
Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados
finales, representados por las observaciones.
3. Cdulas Subanalticas
Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan
con detalle los datos contenidos en una cdula analtica. Si se
examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cdula
subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos
mensuales de las cuentas de inversin.
4. Cdula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el
transcurso de la revisin, se resumirn en esta cdula de
observaciones, debidamente identificados con el nmero de cdula
correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.
5. Cdula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a
las cdulas en que se presenten las conclusiones, se integrar, al
inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se
expongan brevemente los antecedentes de auditora, los
procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, a fin de

ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones

por emprender.
6. Cdula de seguimiento de recomendaciones
Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo
de acciones legales, ser necesario dejar constancia de ello,
primeramente en cdulas de discusin o de comentarios y despus
en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de
Observaciones).
FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso
considerar las necesidades de la revisin en funcin de los objetivos
planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda
llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para
estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los
procedimientos aplicados.
A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una
cdula para cumplir su cometido:
a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo
suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una
opinin.
b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de
manera lgica, clara y sencilla.
c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de
auditora realizado, y sustentar debidamente los resultados,
conclusiones y recomendaciones.
d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas
(sumarias, analticas y subanalticas, de tal manera que los ndices y
marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.
e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin

necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA
Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o
calce.
1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y
debe contener los siguientes datos:
a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar
de manera lgica los papeles de trabajo.
b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a
cargo de la auditora; y nombre del ente fiscalizado.
c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)
d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una
descripcin de su contenido y del alcance de la prueba.
f) Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la
cdula, y sus firmas o rbricas, a fin de deslindar responsabilidades
y, en su caso, evaluar al personal.
g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar
responsabilidades en caso de que durante la auditora se presenten
sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la
informacin obtenida por el auditor y los resultados de la revisin.
Regularmente, se incluir los siguientes elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.
b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control
establecidos en el ente fiscalizado.
c) Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias

detectadas.
e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones
pagadas.
f) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o
incumplimiento de los controles establecidos por el ente auditado.
g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y
determinacin del monto de los hechos e irregularidades
detectados.
h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las
pruebas realizadas y remitan a otras cdulas relacionadas o
complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en
ella se asientan principalmente los siguientes datos:
a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en
el cuerpo de la cdula, para aclarar o ampliar informacin o para
sealar situaciones especiales.
b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se
elabora una cdula especial para ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.
d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y
enseguida la fuente de informacin (auxiliares, plizas, cuentas por
liquidar certificadas, contratos, etc.)
REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA
A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo
renan los requisitos mencionados anteriormente, enseguida se
establecen de manera enunciativa, no limitativa, algunas reglas o
principios que servirn de gua general para su diseo y
elaboracin.

1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y

procedimientos aplicados.
2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y
localizados en el ente sujeto a revisin.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.
5. Anotar los datos en forma de columna.
6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y
suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al
mismo conocimiento de la informacin y a la misma conclusin que
el auditor que elabor la cdula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para
relacionar los datos tanto con los contenidos en la misma cdula
como con los asentados en otras.
9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos
se tacharn, y los correctos se escribirn en la parte inmediata
superior.
10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni
pasarse en limpio; por eso siempre es necesario trabajar con
limpieza y precisin.
11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los
documentos fuente.
12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se
deriven de las pruebas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA

Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico

o alfa-numrico, que permiten clasificar y ordenar los papales de

trabajo de manera lgica y directa para facilitar su identificacin,
localizacin y consulta.
Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de
auditora se utilizan a manera de .cruces o referencia cruzada; de
esta manera, se podr vincular la informacin contenida en dos o
ms cdulas.
Los ndices persiguen los siguientes propsitos:
Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se
presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo
particular.
Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar
especfico a cada cdula se elimina el riesgo de que sta se elabore
nuevamente.
Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.
Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en
cdulas especficas las irregularidades y deficiencias detectadas en
la revisin.
NDICES DE AUDITORA
A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a
continuacin, con carcter enunciativo, ms no limitativo; as,
cuando se requiera un ndice que no est incluido en este manual,
se podr utilizar en el entendido de que su significado se explicar
en el documento correspondiente:
Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo
con los captulos de la clasificacin presupuestal por objeto del
gasto, de manera que, siguiendo el mismo sistema de construccin,
se pueden elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas
analticas que muestren un contenido ms detallado (9).

NDICE
(A.P.)

CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100
Sumaria de conclusiones.
200
Sumaria de ingresos.
300
Sumaria de costo de ventas.
400
Sumaria de gastos.
500
Activo.
600
Pasivo.
700
Capital contable.
800
Cuenta de orden.
900
Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.
HT
Hoja de Trabajo
BC
Balanza de Comprobacin
CP
Control Presupuestal
A continuacin se desglosan algunos de los ndices:
200

Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS

201

Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS

201.1
Relacin de documentos correspondientes a
ingresos que no se encuentran registrados en los libros autorizados.
201.2
Ingresos determinados mediante la confronta entre
los ingresos contabilizados en cantidades globales, ya sea por da,
por semana o por mes, en libros (registros econmicos) y los que se
encuentran contabilizados en libros autorizados.
As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la
auditora de ingresos de la Dependencia, Entidad o rea revisada,
quedarn dentro de la centena 200