REVISTA ESPANOLA DE FINANCIACIN Y CONTABILIDAD

Vol. XVI, n. 50
1986
pp. 433-438

1. DEFINICI~N
Y OBJETIVOS

un sentido amplio, la auditora

operativa es una de las funciones clave de ayuda a la gestin
de una empresa, dado que incluye la
revisin de los resultados y efectos
de las mltiples decisiones que se toman diariamente en una empresa y
su comparacin con los planes, presupuestos o pautas acordados.
Los factores a evaluar en el trabajo de auditora operativa son todos
aquellos que tengan incidencia en la
gestin de la empresa, entre ellos:
N

Adolfo Fraile
G~~~~~~ de la
de Consultora
y Sistemas de Arthur
Anderse'z y Cia

AUDITORIA
OPERATIVA (1)

1. Lo adecuado de la organizacin.
2. La existencia de objetivos y
planes coherentes y realistas.
3 La existencia de polticas adecuadas.
4. El cumplimiento de las polticas establecidas.
5. La fiabilidad de los controles
establecidos.
6. La existencia de mtodos homogneos y actuales de operacin y
la eficiencia de los mismos.
7. La utilizacin adecuada de recursos.
La evaluacin de todos estos factores debe ser organizada metodolgicamente y en etapas para poder llevar a cabo el trabajo de auditora
operativa. Esta evaluacin debe constar de tres etapas, encaminadas a determinar:

colaboraciones
prof esionasaks

A ~ O I P O Fraile

434 LA AuDIToRIA oPERnTIvA

1. Si esta definido el sistema a
auditar en cuanto a:

- Objetivos.
- Polticas.

,I

- Organizacin.
- Informacin.
- controles.
- Procedimientos.
2. Si se cumple en la prctica el
sistema definido por la empresa, en
cuanto a:

- Polticas.
- Organizacin.
- Controles.
- Procedimientos.
3. Si las polticas, organizacin,
informes, controles y1procedimientos reales y $vigenteson los. ms adecuados para el cumplimiento da los
objetivos del, sistema, en relacin no
slo a la empresa, sino tambin a los
factores del entorno en que se desenvuelve y que tienen repercusion , sobre ella.
Esta evaluacin deber; incluir todos aquellos elementos que se refieren al proceso de decisin y no
al mero anlisis, de ,la informacin
administrativo-financiera. Con. esta
base, se deben incluir aspectos tales
como : condiciones del, sector, tecnologia aplicada, mercado consumidor,
competencia tcnico-comercial de la
empresa, servicio 91 .cliente, relaciones ,con el personal, etc.
En resumen: ,Auditora operativa
es la evaluacin exhaustiva y cons-

tructiva de la organizacin, objetivos, planes, medios de operacin, informacin disponible y utilizacin de

recursos humanos y fsicos de una
empresa o segmento de la misma.))
Al concluir una auditora operativa, la Direccin de la Empresa espera que se den respuesta a las siguientes preguntas:
1. Cul es la situacin actual?

- Qu est bien.
- Qu est mal y por

qu (conocer las causas y no slo los

efectos).

2 . Qu importancia tienen esos

problemas para la empresa?

3. Cules son las sugerencias

para atacar las causas de los problemas y en qu orden de prioridad?
4. Cul es el programa de accin
que se recomienda?

Con un anlisis en detalle, el producto final se formalizar en un Informe 'de Auditora Operativa.

11. LA AUDITORAOPERATIVA
Y LA EMPRESA

Cmo detectar la necesidad

de efectuar una Auditoria
Operativa
Anteriormente se ha mencionado
que la auditora operativa no es sino
una de las funciones de la Direccin

colaboraciones
profesionales
de una einpresa, la de evaluar el resultado de cada una de las inltiples
decisiones que se toman en la misma.
Por tanto, siempre habra necesidad de hacer una auditora operativa.
Pero se debe aceptar que no puede
ser as en un sentido ilimitado.
En general, los trabajos de auditora operativa sern ms necesarios
en casos particulares, tales como:

A ~ O I ~ Fraile
O

LA AUDITORIA OPERATIVA

435

opiniones. Esta cuantificacin no

equivale a decir tantas pesetas. En
general, las cuantificaciones suelen
ser monetarias, pero habr otras que
se expresen en horas hombre, horas
mquina, nmero de horas de ordenador, nmero de programas, etc.

Aportacin de la azrditorin
operativa a los usuarios

1. Despus de instalar u n sisteLos usuarios de los beneficios

ma: La auditora operativa servira
de
la auditora operativa se pueden
como auditora postinstalacin. Con
clasificar
en:
ella se detectan problemas de instalacin, aparicin de operaciones h- Direccin generaI.
bridas, excepciones no previstas, fal- Auditora interna.
ta de adecuacin de polticas, etc.
- Usuarios del sistema.
2. Cuando se ~~equiere
una evaLos beneficios que reciben cada
luacin altai~zentetcnica de uiz rea
clave: Tal es el caso de analizar u11 uno de ellos incluyen, entre otros,
los siguientes:
sistema de control. de pi-oduccin.
3. Cuando debe servir de base
para fijar prioridades en u n amplio 1. Direccin general
plan de sistenzas.
a ) ~Alisisobjetivo de reas ope4. Cuando se requiere una eva- rativas clave.
luacin rpida de determinadas reas
b ) Evaluacin real de las causas
de los problemas.
con problemas.
c ) Anlisis de la cuantificacin
del
personal integrado en cada rea.
Beneficios

Es evidente que todos estos servicios deben reportar beneficios. Si no,

la Direccin de una empresa no estara dispuesta a invertir en ellos. '
En principio, el trabajo debiera no .
slo dar beneficios, sino tambin
cuantificarlos: La Direccin debe basarse en hechos concretos y no en

2. Azrditoria interlza

a ) Conocinliento real de la empresa, la Direccin y sus problemas

operativos.
b) Hablar su mismo idioma.
c ) Trabajo en equipo con otros
esp,ecialistas.

A ~ O I ~ Fraile
O

436 LA AUDITORIA OPERATIVA

colaboraciones
pirofesionsa8es

d ) Entrenamiento en detectar nunca se hayan auditado, o con qu

problemas con mentalidad de empre- frecuencia debern auditarse nuevasario.
mente.
En el caso de sistemas muy come ) Reafirmacin de su funcin
plejos
y/o diversificados, la Direcobteniendo beneficios tangibles.
cin deb,er fijar cules son los subsistemas especficos a auditar, ya que
13. Usuarios del sistema
no se obtendrn buenos resultados
atacando el todo. Es el caso de los
a ) Detectar sus verdaderos pro- sistemas de pedidos, expediciones y
blemas y evaluar la marcha de su facturacin en empresas comerciaseccin o rea.
les, donde quiz convenga seguir
b) Definicin de problemas pro- todo el flujo, p'ero de un solo canal
pios y problemas causados por otros de distribucin. En otros casos, la
segmentos. Normalmente aparecen evaluacin debe prestar especial atenproblemas heredados por ineficien- cin a un determinado tipo de control, como asegurar que el flujo de
cia de otras reas.
produccin en la planta tenga un conc ) Colaboracin con las sugeren- trol seguro a travs de informacin
cias para modificar las polticas, or- contable.
ganizacin y/o procedimientos.
Es importante que sea la Direccin
la que explique directamente a
d ) Indirectamente permite que
los
responsables
usuarios los, objetisus proposiciones sean escuchadas
vos del trabajo, la necesidad del mispor la Direccin.
mo y la forma en que los usuarios
pueden hacer uso efectivo de los serActitud con respecto n la auditoria
vicios del auditor operativo. Si no,
operativa
los usuarios ven al auditor operativo
como una carga y no como una ayuActitud de la Direcci6n
da. Ser imprescindible definir con
Para que el trabajo llegue a tener la Direccin los objetivos concretos,
xito es imprescindible la interven- el alcance y el enfoque a dar a cada
cin de la Direccin en las tres fa- auditora en particular. Una vez heses del trabajo: definicin, desarro- cho esto, las decisiones adoptadas
llo e implantacin de las sugerencias. deben ser comunicadas oficialmente
a todas las personas involucradas.
1. Definicin: Normalmente es la
2. Desarrollo: A medida que el
Direccin quien debe identificar las
prioridades en cuanto a qu reas trabajo se desarrolla, la intervencin
evaluar primero, en el caso de que de la Direccin ser slo por excep-

colaboraciones
profesionales

A ~ O I ~ Fraile
O

437

LA AUDITORIA OPERATIVA

en gran medida de la estrategia que

se adopte para presentar la auditora a los usuarios afectados, por parte tanto de la Direccin como del
auditor operativo, y del tacto y condiciones personales del encargado del
grupo de trabajo. Si ambos requisitos se logran satisfacer adecuadamente, es normal encontrar un buen
apoyo en el usuario, quien ve que el
trabajo de auditora no pretende juzgarlo personalmente por algn error
pasado, sino ayudarlo para que en el
futuro su gestin sea ms eficiente.
Para lograr un buen resultado, es
importante que los usuarios intervengan en el desarrollo del proyecto,
3. Implantacin de las strgerelz- aportando sus ideas sobre cules son
cias: Una vez analizadas y aprobadas los problems ms importantes deslas conclusiones presentadas en el in- de su punto de vista, y de qu forma
forme de auditora, hay que llevar a podran solucionarse. Esta participala prctica las sugerencias incluidas cin ser otro medio para lograr su
en el mismo. Esta fase es clave y debe inters. En especial, esta participacontar con el mximo apoyo por par- cin es muy positiva en la definicin
te de la Direccin, ya que sin ella el del programa de trabajo, en la aclatrabajo fracasar al no lograr su racin de excepciones y en la prepaobjetivo de implantacin de sugeren- racin de sugerencias.
cias. Adems, constituir un hecho
psicolgicameilte negativo para el Requisitos del grupo de trabajo
grupo que intervino en el proyecto,
a cargo de la a~iditoria
dado que su trabajo dejara de ser
operntiva
constructivo para transformarse slo
en crtica.
El grupo de trabajo de auditora
operativa debera cumplir, como mnimo,
dos requisitos:
Actitud del usuario
ciil, ya sea para volver a definir el
enfoque o el alcance de la auditora
o para apoyar al grupo de trabajo
en el caso de falta de colaboracin
de alguna persona afectada. Un punto importante a considerar es que el
auditor operativo debe reunirse peridicamente a lo largo del trabajo
con la Direccin para revisar el grado de avance del mismo y poder efectuar las aclaraciones y/o rectificaciones que fueran necesarias. Adems,
estas reuniones permiten una relacin que directa o indirectamente
aporta siempre puntos importantes
a considerar en el trabajo.

En la prctica aparece una amplia

gama de actitudes con referencia a
la reaccin del responsable del sector
auditado. Dicha reaccin depender

1. Tcnicos: Tener experiencia

empresarial y estar realmente sintiendo o viviendo el negocio, adems de los conocimientos especficos

A ~ O I ~Fraile
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LA AUDITORIA OPERATIVA

colaboraciones
profesionales

requeridos, segn sea el tipo de tra- nos I~umanosque se desarrollan albajo. El verdadero logro es conseguir rededor del trabajo.
En resumen, el enfoque del grupo
clue cada paso de su actuacin sea
guiado con un enfoque de negocios. de auditora operativa d'ebe ser el de
dar un verdadero servicio y solucio2. Personales: Tener la madurez nes, no pretendiendo solamente ennecesaria no slo para dirigir el gru- contrar aspectos o ireas con problepo de trabajo, sino tambin para in- mas, para dejar sin analizar su poterpretar positivamente los fenme- sible forma de solucin.