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El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia en uso de sus facultades legales y en
especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001 ACUERDA:
ARTCULO PRIMERO Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artculo 67 y en lo
correspondiente al uso del Glosario, el cual quedar as:
A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que
conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,
histrico o cultural.
Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin,
direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para
el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivstica.
Archivstica: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la
informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de
gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de
organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos
del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los
organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los
organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los
principios y procesos archivsticos.
Archivo general de la nacin: Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la
poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la
salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del acervo
documental que lo integra y del que se le confa en custodia.
Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la
documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de
archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario,
adquisicin o expropiacin.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de
derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o
la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin
de un instrumento de consulta y recuperacin.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una accin administrativa.
C
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservacin.
Catlogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificacin de documentos: Accin de constatar la presencia de determinados documentos o datos
en los archivos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin hasta su disposicin final.
Encuadernacin: Tcnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se
cubren con tapas y lomo para su proteccin. La unidad producto de la encuadernacin se llama libro.
Estantera: Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservacin.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgnica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un mismo asunto.
F
Facsmil: Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio mecnico, fotogrfico o
electrnico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.
Fecha ms antigua y ms reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas administrativamente vigentes,
que se completa sistemticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin archivstica.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al
cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurdicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de informacin: Informacin original, no abreviada ni traducida. Se llama tambin
fuente de primera mano.
Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico que
comprenden desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
G
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Gua: Instrumento de consulta que describe genricamente fondos documentales de uno o varios
archivos indicando sus caractersticas fundamentales, como organismos que los originan, secciones y
series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.
Identificacin documental: Primera etapa de la labor archivstica, que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categoras administrativas y archivsticas que sustentan la estructura de un fondo.
ndice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o numricamente, trminos onomsticos,
toponmicos, cronolgicos y temticos, acompaados de referencias para su localizacin.
ndice cronolgico: Listado consecutivo de fechas.
ndice onomstico: Listado de nombres de personas naturales o jurdicas.
ndice temtico: Listado de temas o descriptores.
ndice toponmico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacin.
Legislacin archivstica: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivstico en un pas.
M
Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana): Seal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.
Microfilmacin: Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como pequeas imgenes
en pelcula de alta resolucin.
Muestreo: Tcnica estadstica aplicada en la seleccin documental, con criterios cuantitativos y
cualitativos.
N
Normalizacin archivstica: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicacin de la
prctica archivstica.
O
Ordenacin documental: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.
Organigrama: Representacin grfica de la estructura de una institucin. En archivstica se usa para
identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.
Organizacin documental: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la
descripcin de los documentos de una institucin.
P
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se
establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los
produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se
establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse
con los de otras.
Produccin documental: Generacin de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de
sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y
notarios autorizan con formalidades.
R
Radicacin de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento
que establezca la ley.
Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe
realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica.
Recuperacin de documentos: Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta,
los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o
cdigo de la dependencia competente, nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del
trmite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el
orden cronolgico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas
naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que seala los lineamientos administrativos y tcnicos que regulan
la funcin archivstica en una entidad.
Reprografa: Conjunto de tcnicas, como la fotografa, el fotocopiado, la microfilmacin y la digitalizacin,
que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el
archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.
S
Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.
Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental
y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter
representativo para su conservacin permanente. sanse tambin depuracin y expurgo.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topogrfica: Identificacin convencional que seala la ubicacin de una unidad de
conservacin en el depsito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservacin: Conjunto de estrategias y procesos de conservacin que
aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad fsica y funcional en
cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s que posibilitan
la homogenizacin y la normalizacin de los procesos archivsticos.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.
T
Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoracin documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un
tiempo de permanencia en el archivo central, as como una disposicin final.
Testigo: Elemento que indica la ubicacin de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de
salida para prstamo, consulta, conservacin, reproduccin o reubicacin y que puede contener notas de
referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categora diplomtica.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliacin propia, en que suelen dividirse los documentos
de cierta extensin.
Trmite de documentos: Recorrido del documento desde su produccin o recepcin, hasta el
cumplimiento de su funcin administrativa.
Transferencia documental: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al
histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes.
U
Unidad administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice
su preservacin e identificacin.
Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental.
Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente.
V
Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un documento como testimonio de sus
procedimientos y actividades.
Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la creacin de
conocimiento en cualquier rea del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros
de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales,
polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica.
Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por
ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.
Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el
derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia
histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben
hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor tcnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su
aspecto misional.
Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios
de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
ARTCULO SEGUNDO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin en el Diario Oficial
y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en particular el Glosario del Acuerdo 07 de 1994.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot D.C. a los treinta y un (31) da del mes de octubre del ao dos mil seis (2006)
MARA BEATRIZ CANAL ACERO
Secretaria General
Encargada de las funciones del cargo de
Viceministro 0020 del Ministerio de Cultura
LZARO MEJIA ARANGO
Secretario Tcnico