El Control Interno

Para el desarrollo del trabajo encomendado, hemos elegido la del Control

Interno como herramienta fundamental de las Organizaciones. La razn es que
este captulo nos muestra que toda empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conocer la situacin real de la misma, es por eso, la importancia de tener
una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle
una mejor visin sobre su gestin.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio,
para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de
los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y
custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas
por la gerencia.
El Control Interno como herramienta fundamental de las Organizaciones.
Control interno: contable
Un sistema contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y
resumirlas de forma til para quienes toman las decisiones. El control interno esta
directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de
que la informacin contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a travs
del sistema de control interno de la entidad.
Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la
organizacin con el fin de:

 proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de
las operaciones financieras.
asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la
entidad.
evaluar el desempeo de todas las divisiones administrativas y
funcionales de la entidad.
Clasificacin de los controles internos.
1. Controles administrativos.- son las medidas diseadas para mejorar la
eficiencia operacional y que no tienen relacin directa con la confiabilidad de los
registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de
que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de
su puesto de trabajo, o la definicin de quienes pueden pasar a determinadas
reas de la empresa.
Esto incluye mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.
2. Controles contables.- son las medidas que se relacionan directamente con la
proteccin de los recursos, tanto materiales, como financieros, autorizan las
operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la
informacin contable. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo fsico parcial,
mensual y sorpresivo de los bienes almacenados.
El objetivo bsico de un sistema de contabilidad es, proveer la informacin
financiera til. El objetivo del control interno es, mantener a la entidad operando de
acuerdo con los planes y polticas trazadas. De hecho, cada sistema depende
directamente del otro.

La necesidad de un adecuado control interno, explica la naturaleza y la

existencia misma de muchos registros, informes, documentos y procedimientos
contables.
En el pas, con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales, malversaciones y
otras practicas delictivas, se han aprobado normas que exigen a las entidades un
adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas
delictivas, como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener
registros contables con un detalle y exactitud razonables.
Medidas para lograr un buen control interno.
I.
II.

Establecer lneas claras de responsabilidad.

Establecer procedimientos de control, para procesar cada tipo de
transaccin, (cada una debe pasar por 4 etapas separadas, debiendo ser:

III.

autorizada, aprobada, ejecutada y registrada).

Subdivisin de funciones: este es, quizs, el elemento ms importante para
el logro de un adecuado control interno.
La separacin de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora tambin,

la exactitud de los registros contables. Este componente crucial, pero con frecuencia
descuidado, del sistema de control interno, se puede subdividir en cuatro partes:
separacin de las operaciones de la contabilidad. La funcin contable debe estar
totalmente separada de los departamentos operativos, con el fin de poder
mantener registros objetivos.
separacin de la custodia de los activos, de los registros de estos en la
contabilidad.
separacin de la autorizacin de las operaciones, de la custodia de los activos
correspondientes. Siempre que sea posible.
las responsabilidades deben asignarse, de forma tal que, ninguna persona o
departamento maneje una transaccin completa, de principio a fin.
IV.

Realizar auditorias o comprobaciones internas

No es econmicamente factible para los auditores, examinar todas las operaciones

de un periodo, por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de
contabilidad produzca registros contables exactos. Para medir la confiabilidad de la
entidad, los auditores evalan su sistema de controles internos, determinan tambin los
puntos dbiles del sistema y recomiendan las correcciones, brindando as objetividad
en sus informes.
Las auditorias son internas o externas. Los auditores internos deben presentar
los informes, directamente al director general, durante el ao y auditar diversos
segmentos de la organizacin, mientras que los auditores externos son completamente
independientes de la entidad, siendo empleados de una firma de contadores pblicos o
de un rgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto.
Los auditores externos deben estar legalmente autorizados.
V.

Diseo adecuado de documentos y registros

Existe una amplia variedad en los documentos y los registros, desde documentos
primarios, como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras, hasta
la confeccin de registros especiales y submayores. Los registros y documentos
comerciales (ordenes de compra o de entrega, facturas, informes de recepcin), deben
ser cuidadosamente diseados.
Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo
atrae la atencin hacia el documento faltante).
Efectivo en caja.
el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse, en
correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la
organizacin empresarial.
la combinacin de la caja fuerte solo debe ser poseda por el cajero,
mantenindose una copia de dicha combinacin en la direccin (en sobre

lacrado) para situaciones de emergencia. En estos casos deber levantarse

acta, ante dos testigos que certifiquen la operacin efectuada, y proceder al
cambio de la combinacin.
el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos
custodiados.
deben efectuarse arqueos sistemticos y sorpresivos del efectivo depositado en
caja, por lo menos una vez al mes. Los faltantes y sobrantes detectados, deben
expedientarse y registrarse inmediatamente, y siempre que sea posible,
recuperar los recursos, mediante la devolucin del faltante por el culpable.
debe establecerse un sistema de control simple, para controlar los sellos en
poder del cajero, que se consideran efectivo.
todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos, debe estar firmado por el
cajero y el receptor o depositante del efectivo, respectivamente.
los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos, deben estar
prenumerados y controlarse sus numeraciones por el rea econmica.
los vales de caja para pagos menores, por servicios efectuados por particulares,
deben incluir el nmero de la licencia de inscripcin tributaria del trabajador por
cuenta propia.
los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados, al solicitarse y
liquidarse, por los funcionarios autorizados.
los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres das hbiles, posteriores al
regreso del trabajador.
no podrn entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un
anticipo pendiente de liquidar.
los salarios, no reclamados y los indebidos, sern reintegrados dentro de los
cinco das hbiles, posteriores a la fecha de pago de las nominas.
el efectivo cobrado deber depositarse, diariamente, en la agencia bancaria en
que se operen las cuentas por la organizacin econmica.
debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilizacin de los bonos
de combustibles.
Separacin de obligaciones.

Esta no solo ayuda a asegurar una recopilacin de datos preciso sino que tambin
limita las oportunidades de hacer un fraude que requerira del acuerdo de dos o mas
personas. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:
separacin de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. Toda funcin
contable debe divorciarse de los departamentos operativos.
Separacin de la custodias de los activos de contabilidad
Separacin de la autorizacin de transacciones de la custodia de los activos
relativos.
Separacin de obligaciones dentro de la funcin contable.
Un objetivo principal en la separacin de las obligaciones es el de asegurarse de que
una persona, actuando por si sola, no puede hacerle un fraude a la compaa.
Autorizacin apropiada
La autorizacin puede ser general o especifica. La autorizacin general
comnmente se encuentra por escrito, fija limites a pagar sobre el precio a recibir,
sobre lmites de crdito que se otorgan a los clientes. Tambin pueden haber
prohibiciones absolutas.
La autorizacin especifica usualmente significa que un administrador superior
debe permitir cualquier desviacin particular de los limites fijados en la autorizacin
general.
Documentos Adecuados
Los documentos y los registros varan de manera considerable, desde
documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y
mayores. El objetivo es el registro inmediato, completo y a prueba de manipulacin
indebida. Se promueve utilizando el barrido ptico de datos de cdigos de barras,

utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseando formas para un

registro fcil.
El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en
efectivo. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con seales o
timbres fuertes y cintas de recopilacin.
Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del
comprobante y embolsarse el efectivo.
Procedimientos Apropiados
La mayora de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que
especifican el flujo de documentos y proporcionan la informacin e instrucciones que
facilitan el registro adecuado.
Las revisiones rutinarias y automticas son las maneras principales para obtener
los procedimientos apropiados. As como las actividades de manufactura tienden a ser
mas eficientes por divisin y especializacin de actividades repetitivas, las actividades
de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas.
Salvaguardas Fsicos.
Obviamente, las perdidas de efectivo, inventarios, y registros se minimizan con
el uso de las cajas de seguridad, cerrojos, guardias y acceso limitado. Muchas
compaas requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. Los
empleados tambin utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar
las instalaciones a las que tienen acceso. Las puertas a las areas de investigacin o a
los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves
especiales o utilizando un cdigo especifico.
Algunas veces, los negocios pequeos son en particular vulnerables al robo de
activos fsicos.

Personal Confiable con responsabilidades claras

El elemento mas importante para obtener el xito en el control es el personal.
Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema,
independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de
verificacin. A los individuos se les debe delegar autoridad, responsabilidad y
obligaciones que correspondan con sus capacidades, intereses, experiencia y
confiabilidad.
La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organizacin. La
administracin operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este
funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban
implementarse. Adems, la supervisin y evaluacin adecuada de los empleados son
esenciales. El sistema contable mas moderno y dinmico ser deficiente si no se estan
siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente.
La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la
organizacin como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse con
individuos. El impacto psicolgico de fijar responsabilidades tiende a promover el
cuidado y la eficiencia. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeo
cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos.
Conciliacin Bancaria
Una conciliacin bancaria es un anlisis que explica las diferencias que pudieran
existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por
el banco. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos, pero el
objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en
una fecha determinada.

Los trminos dbito y crdito se utilizan frecuentemente en la banca. Estos se

refieren a los registros hechos en los libros del banco. Los bancos hacen crditos a la
cuenta del cuentahabiente cuando este hace depsitos adicionales y hacen dbitos a la
cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques.
Un saldo de crdito en los libros significa que el banco le debe dinero al
cuentahabiente.
El cuentahabiente realiza una conciliacin bancaria mensualmente para
asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan
contabilizado.
Diferencias
La diferencia de uno y otro radica en su origen, ya que mientras el administrativo
se basa en el organigrama, procedimientos y funcionamiento general de la empresa, el
contable es el relativo a la realidad econmica y financiera de la empresa.
Conclusin
El control interno es la metodologa general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la
administracin, dentro de una organizacin dada. Un sistema particular de control
interno es usualmente un nico detalle. El control interno, sin embargo, no termina con
la prueba de la conformidad con respecto a las polticas y normas de operacin, sino
que se extiende a las operaciones prcticas que tienen que ver con las decisiones o
acciones de los individuos o de grupos.
Los expertos en el control de la contraccin del inventario por lo general concuerdan en
que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente
magnitud de la contraccin del inventario en establecimientos minoristas demuestra
como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra.

El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y

equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeo y posicin
financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa.
A esto se debe su importancia.
Caso Practico No.1
La Conciliacin Bancaria:
Que es la conciliacin bancaria
Es un procedimiento que prepara la Empresa, generalmente cada fin de mes,
para determinar la razn de cualquier diferencia entre el saldo que figura en el
Registro Bancos y el del Extracto Bancario, con el detectar las posibles
diferencias de saldos.
Finalidad: Explicar el porqu de las diferencia que generalmente se produce
entre el saldo de la cuenta banco de nuestro registro con el saldo del extracto
bancario proporcionado por el Banco.
Que Registros y documentos se necesitan:
a) Registro Auxiliar de Bancos (Debidamente Legalizado)
b) Papeleta de Depsito
c) Talonario de Chequeras
d) Notas de Cargo Bancarias
e) Notas de Abono Bancarias
f) Extracto Bancario o Estado en Cuenta Corriente
Cundo hacerlo?
Generalmente a fin mes cuando tengamos el Extracto bancario o en su defecto,
con las acumulaciones de los reportes de los 20 ltimos movimientos.
Qu tipo de medida se est aplicando?
Una medida de Control Interno.
Metodologa
1. Comparar los Dbitos del Registro Bancos contra los Crditos del Extracto
Bancario y viceversa, comparar los Crditos del Registro Bancos contra los
Dbitos del Extracto Bancario.
2. Conciliar a partir de lo no registrado, ah radica su razn de ser.
3. Efectuar los asientos de ajustes y/o reclasificacin necesarios, acompaado de
un informe donde explique las razones de las diferencias.

 Nos hacemos la siguiente pregunta cul de los dos saldos es el correcto?,

pues la respuesta es muy sencilla, ninguna de las dos, ni el saldo del Registro
Bancos ni el saldo del Extracto Bancario; por lo que debemos cumplir con lo
dispuesto en tercer punto de la Metodologa, registrar los asientos contables
omitidos y una vez hecho eso, mayorizar la cuenta 104 Cuenta Corriente, ah
obtendremos el verdadero saldo de nuestra Cuenta Corriente.
CONCILIACIN BANCARIA: