Adapto Gestin Hotel

Gua Rpida
www.adapto.net

Adapto Gestin Hotelera es un producto de Parsec SYS S.L.

Informacin de contacto:
Parsec SYS S.L.
C/ Jos Simn Cabarga 2D Bajo
39005 Santander
Cantabria
Telfono:

942 36 70 06

info@adapto.net
www.adapto.net

Adapto Gestin Hotelera es un producto de Parsec SYS S.L.

Informacin de contacto:
Parsec SYS S.L.
C/ Jos Simn Cabarga 2D Bajo
39005 Santander
Cantabria
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942 36 70 06

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Tabla de contenidos
I. Arrancando Adapto por primera vez ................................................4
1. Primeros pasos con el programa ............................................................4
Ejecutar Adapto ..................................................................................................4
Creacin de un nuevo fichero de datos ................................................................6
Seleccin de un fichero de datos .........................................................................7
Arranque del programa .......................................................................................8

II. Gua rpida de Adapto ..................................................................11

1. La barra de mens ...............................................................................11
2. Creando nuestra primera reserva con la Rejilla ....................................12
La Rejilla de un vistazo ......................................................................................12
Creacin de una reserva a travs de pulsar y arrastrar .......................................13
Asistente de creacin de reserva .......................................................................14
La ficha de reserva ............................................................................................17
Introduccin de precios a la reserva ..................................................................20

3. El cliente en el hotel: operativa ............................................................25

Entrada al hotel .................................................................................................25
Aadiendo acompaantes .................................................................................27
Cargos a la habitacin .......................................................................................29

3. Facturacin y cobro de la habitacin ....................................................32

El sistema de facturacin en Adapto ..................................................................32
La pantalla de facturacin .................................................................................33
Revisando toda la informacin ..........................................................................36
Salida del hotel .................................................................................................38

Arrancando Adapto por primera vez

I. Arrancando Adapto por primera vez

En este captulo aprender cmo ejecutar Adapto una vez que lo haya instalado en
su ordenador. Crear un nuevo fichero de datos, lo grabar en su disco duro y
conocer el funcionamiento de las pantallas de acceso a la aplicacin.

Las capturas de pantalla de esta Gua han sido realizadas con la versin de Adapto para Windows 7. Si usted utiliza
Windows XP, Windows Vista, Windows 8 o Mac OS X, la apariencia de las pantallas puede ser algo diferente, pero la
ubicacin de los elementos ser la misma.
Le recordamos que existen versiones de Adapto para Windows y Mac OS X.

1. Primeros pasos con el programa

Ejecutar Adapto
Acuda a la carpeta donde se encuentre el programa Adapto, y pulse dos veces sobre este icono:

Le recomendamos crear un acceso directo de Adapto en su escritorio. Haciendo doble-clic sobre l abrir el programa.

Si usted va a usar la versin DEMO para Mac, contine en la siguiente pgina.

Si usted va a usar la versin DEMO para Windows, puede saltarse la siguiente pgina.

Arrancando Adapto por primera vez

ATENCIN, SLO USUARIOS MAC:

Es posible que la primera vez que arranquen Adapto les aparezca esta alerta:

Si le aparece esta alerta, pulse en el botn Aceptar, y a continuacin vuelva a abrir el programa de la siguiente forma:
Desde el Finder seleccione el programa (Adapto 2), y pulse en el rea derecha de su ratn para desplegar el men
contextual. Si est utilizando un ordenador porttil (sin ratn) mantenga pulsada la tecla Control (ctrl) y haga click
para desplegar el men contextual. Con el men contextual desplegado, seleccione Abrir. Le volver a aparecer una
alerta, pero esta vez aparecer un botn que le permitir abrir el programa. Una vez abierto el programa, la mencionada alerta no volver a aparecer.

Arrancando Adapto por primera vez

Creacin de un nuevo fichero de datos

La primera vez que arranque el programa, si no ha usado nunca Adapto en este ordenador, le aparecer la siguiente
pantalla:

Pulse en el botn "Crear nuevo fichero...". Le aparecer una ventana de dilogo del sistema operativo en la cual
deber nombrar el fichero de datos, e indicar la ubicacin donde se grabar en el disco duro:

Arrancando Adapto por primera vez

Seleccione la carpeta en donde quiere guardar el fichero de datos, y pulse en el botn "Guardar".
Aparecer brevemente una barra de progreso indicando que el fichero de datos est siendo creado:

A continuacin le explicamos la pantalla que le aparecer las siguientes veces que arranque Adapto. Para seguir con
este tutorial.

Seleccin de un fichero de datos

Las siguientes veces en las que arranque Adapto, el programa recordar el ltimo fichero de datos con el que se abri el programa. De esta forma, en la pantalla de creacin/seleccin de datos, nicamente tendr que pulsar en el
botn Abrir, situado a la derecha del desplegable en el que aparecen los ltimos ficheros de datos usados por
Adapto.

Es la pantalla de creacin/seleccin de datos. Desde esta pantalla usted podr:

Abrir el ltimo fichero de datos que ha sido usado por el programa (la opcin ms habitual).
Abrir otro fichero de datos almacenado en su disco duro.
Crear un nuevo fichero de datos.
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Arrancando Adapto por primera vez

Realizar una serie de labores de mantenimiento del fichero de datos (Utilidades).
En el desplegable "Ficheros recientes" aparecer el ltimo fichero de datos utilizado. Simplemente pulse en el
botn "Abrir" situado a la derecha del desplegable para continuar.
Si selecciona la opcin Abrir otro chero de datos... tiene la posibilidad de que el programa cree automticamente
una copia de seguridad de dicho chero, antes de abrirlo. Para ello marque la casilla Hacer una copia de seguridad
ahora (al abrir los datos). Esta opcin es siempre recomendada.

Arranque del programa

Ya hemos creado un fichero de datos, o hemos abierto el ltimo utilizado. A continuacin aparecer la ventana de
Licencia de Adapto. Como usted est evaluando el programa y no dispone de ninguna licencia provista por Parsec,
seleccione Demo y pulse en Aceptar.

Aparece una pantalla en la cual debe indicar unos breves datos, que definirn la forma en que funcionar el programa inicialmente. Revise los datos y pulse en Aceptar.

El nmero de habitaciones que aparece por defecto es el mximo permitido por la versin de demostracin. No indique un nmero de habitaciones superior a ese valor, dado que el programa no se lo permitir. Si adquiere una licencia de Adapto, podr congurar el programa con el nmero de habitaciones que usted desee.

Arrancando Adapto por primera vez

A continuacin aparece una ventana indicndole las restricciones de la versin de demostracin. Pulse en Continuar.

La siguiente ventana es el dilogo de seleccin de usuario. Adapto permite configurar mltiples (ilimitados)
usuarios, cada uno con distintos privilegios de acceso a la aplicacin. Cada usuario puede tener una contrasea de
acceso, o no. Queda a su discreccin el crear uno o varios usuarios. El programa para funcionar requiere que exista al
menos un usuario creado.

Arrancando Adapto por primera vez

En la versin de demostracin se crea automticamente un usuario Recepcin, sin contrasea de acceso. Para iniciar una sesin con este usuario y comenzar a manejar el programa, simplemente seleccione el usuario Recepcin
y pulse en el botn Inicio.

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Gua rpida de Adapto

II. Gua rpida de Adapto

En este captulo conocer las generalidades de Adapto a travs de un vistazo a su
barra de mens. Aprender a crear reservas individuales a travs de la Rejilla, as
como la introduccin rpida de precios, la entrada en el hotel de una habitacin,
cmo aadir cargos, cmo facturar y cobrar una habitacin, y cmo darle salida
del hotel.
Llegados a este punto, el programa habr arrancado y lo que usted ver es una pantalla en forma de planning llamada Rejilla. La Rejilla es la herramienta principal para el manejo de Adapto desde el puesto de recepcin. Desde
la Rejilla usted crear reservas, indicar los precios de acuerdo a la tarifa del hotel (o libremente para cada reserva),
dar entrada al hotel (check-in), aadir cargos a la habitacin (extras), facturar y cobrar la reserva, dar salida a la
habitacin, etc. Todo desde esta pantalla.

1. La barra de mens
Posteriormente volveremos al manejo de la Rejilla para crear nuestra primera reserva. Antes de eso, echemos un
vistazo a la barra de mens situada en la parte superior de la ventana principal de Adapto:

La funcionalidad de estos mens es la siguiente:

Archivo. Opciones para salir del programa, cerrar la sesin del usuario actual, realizar copias de seguridad, etc.

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Gua rpida de Adapto

Edicin. Opciones habituales del men Edicin de su sistema operativo (cortar, copiar y pegar texto, deshacer los
ltimos cambios efectuados).
Hotel. Contiene las opciones de uso ms habitual desde el puesto de recepcin o gerencia. Desde aqu tiene acceso
a los ficheros de Clientes, Empresas, Agencias, Reservas, Facturas, etc. Por lo general, stas son las opciones que usar
con ms asiduidad. A travs de la primera opcin de este men accede a la Rejilla, asegrese de tenerla siempre
abierta!
Configuracin. Contiene las opciones a travs de las cuales usted define el comportamiento de Adapto. Desde aqu
usted define los tipos de habitacin, regmenes de alojamiento (manutencin), temporadas, tarifas, preferencias
generales del programa, etc. Una vez haya recorrido las opciones del men Configuracin, el programa estar preparado para funcionar tal como lo hace su establecimiento.
Tesorera. En este men se incluyen las opciones relativas a los cobros y pagos que se realizan en su establecimiento.
Artculos. En este fichero, usted definir los servicios de los que dispone su hotel (Garaje, lavandera, mini-bar, etc.).
Agrupar dichos servicios en Familias, e indicar el precio de cada uno si asi lo desea. Asimismo este men incluye
las funciones de la Gestin de Restaurante.
Listados. Desde el men Listados podr extraer informacin del programa, por pantalla o en papel a travs de su
impresora.
Ventanas. Este men contiene en todo momento un acceso a todas las ventanas que estn abiertas en el programa.
Adapto permite tener mltiples ventanas abiertas simultneamente (p.e.: Rejilla, Clientes, Reservas...). Pulsando con
el ratn sobre cualquiera de ellas podr traerla al frente, pero si dispone de muchas ventanas abiertas, quiz alguna
de ellas est tapada por otra. Entonces le resultar ms fcil seleccionarla desde el men Ventanas.

2. Creando nuestra primera reserva con la Rejilla

La Rejilla de un vistazo
Ya hemos conocido brevemente la Rejilla. Ahora llega el momento de que comencemos a trabajar con ella. En cuestin de 15 minutos habremos creado una reserva desde la Rejilla, habremos indicado los precios a aplicar a esta reserva, le habremos dado entrada al hotel, introduciremos algn cargo a la habitacin, facturaremos y cobraremos la
estancia y los cargos y daremos salida a la habitacin. Todo desde la Rejilla, de una manera fcil y sencilla.
En primer lugar, si no tiene la ventana de la Rejilla al frente, acuda al men Hotel y seleccione la primera opcin,
Rejilla.
La ventana de la Rejilla aparecer al frente.
La Rejilla est estructurada en base a dos ejes, las habitaciones de su hotel y los das del perodo de tiempo que desee visualizar.
La barra de das contiene la siguiente informacin:

En la parte superior, el mes y el ao (Agosto, 2014), debajo el nmero y nombre del da (23, Sbado), y debajo en
verde el nmero de habitaciones libres en el hotel para ese da (30). Con la letra en verde, y sobre un tenue fondo de
color amarillo se resalta el da de hoy.
La barra de habitaciones:

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Gua rpida de Adapto

El nombre de la habitacin, el tipo de la habitacin (individual, doble), y el estado de mantenimiento de la habitacin (L: limpia, C: Cambiar sbanas, S: Sucia). En la parte superior, a travs de los botones N y T se ordenan las
habitaciones por nombre (1, 2 , 3, etc.) o por tipo (apareceran arriba las dobles, despus las individuales, etc.).
El nombre de la habitacin inicialmente es un nmero correlativo (1, 2, 3, 4... etc.). En cualquier momento desde el
men Conguracin opcin Habitaciones usted puede cambiar este nombre por el que usted desee (101, 102,
103, etc.).
Los tipos de habitacin de su hotel se denen desde el men Conguracin, opcin Habitaciones, subopcin
Tipo de habitacin. Una vez denidos sus tipos de habitacin, puede asignar a cada habitacin su tipo desde el
men Conguracin opcin Habitaciones, subopcin Habitaciones. Por defecto al crearse un nuevo chero de
datos todas las habitaciones se marcan como dobles.
Los estados de mantenimiento de una habitacin (Limpia, Cambiar sbanas, Sucia, etc.) tambin son congurables
por el usuario desde el men Conguracin, opcin Preferencias, pestaa Tablas.

Posteriomente describiremos el resto de los elementos de la Rejilla. De momento sabemos suficiente para crear
nuestra primera reserva.

Creacin de una reserva a travs de pulsar y arrastrar

Pulse con el ratn en cualquier rea vaca de la Rejilla. Aparecer un rectngulo verde. Sin soltar el botn del ratn,
arrastre hacia la derecha de forma que el rectngulo verde crezca a travs de los das. Cuando el texto del rectngulo verde contenga el nmero de das que desea para su reserva, suelte el ratn. Usted deber ver algo similar a
sto:

Con esta simple operacin, hemos seleccionado un rea que contiene una fecha de entrada para la reserva, una
fecha de salida, y una habitacin determinada. Si se ha confundido, o desea crear la reserva en diferentes fechas o
en otra habitacin, repita el proceso.

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Gua rpida de Adapto

Cuando le indiquemos que pulse con el ratn, nos referimos a que lo haga con el botn izquierdo de su ratn. En el
caso de que alguna operacin se realice con el botn derecho, se indicar expresamente (pulse con el botn derecho
del ratn...).

Ya tenemos el rea seleccionada para nuestra reserva. Ahora fije su atencin en el botn que ha aparecido en la
parte superior de la Rejilla:

Este botn aparece cuando hay algn rea seleccionada en la Rejilla. Contiene el texto Crear reserva individual....
Por qu Crear reserva individual...? Adapto permite crear reservas de una habitacin (lo que vamos a realizar
ahora) y reservas de mltiples habitaciones (una familia, un grupo, varias habitaciones para una empresa...). Posteriormente le indicaremos cmo crear una reserva de varias habitaciones.

Asistente de creacin de reserva

Pulse en el botn Crear reserva individual.... Aparecer el asistente de creacin de reserva:

La fecha de entrada y la fecha de salida son las que hemos seleccionando al crear reserva desde la Rejilla. La fecha
de la reserva es la fecha en la cual estamos creando la reserva (por defecto el da de hoy, puede modificarla si lo desea). A la derecha de la fecha de reserva aparece la hora de creacin de la reserva.
A continuacin vamos a especificar el cliente titular de la reserva. Dado que acabamos de empezar a usar el programa, no disponemos de ningn cliente en nuestro fichero de Clientes. Es obligatorio por lo tanto que creemos un
nuevo cliente para asociarlo a esta reserva. Si este cliente vuelve en otra ocasin al hotel, no ser necesario que lo
volvamos a crear, podremos seleccionarlo cmodamente.
Para crear un nuevo cliente, pulse en el botn Nuevo que aparece a la derecha del campo Cliente:

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Gua rpida de Adapto

Nos aparecer una ventana de Nuevo Cliente. De momento lo nico que nos interesa es introducir los datos bsicos del cliente, en concreto su nombre y apellido. En cualquier momento podremos volver a esta ficha de cliente
para rellenar todos los datos que deseemos. Por lo tanto, tecleamos el nombre y primer apellido del cliente, y pulsamos en el botn Aceptar.
En todas las pantallas del programa, el botn Aceptar guarda los cambios que hayamos realizado, y el botn Cancelar los anula. De esta forma, si estamos modicando la cha de un cliente y pulsamos en Cancelar, todos los
cambios que hayamos efectuado en esa cha no sern guardados. Asegrese de pulsar siempre en Aceptar cuando
quiera guardar los cambios efectuados en cualquier cha del programa.

Desde la ficha del cliente es posible asociar una empresa al cliente. En el asistente de creacin de reserva si un cliente tiene una empresa asociada, y la reserva que realiza es a travs de su empresa, la seleccionaramos del desplegable Empresa. Si el desplegable Empresa est inactivo, es que no existe ninguna empresa asociada al cliente.
A continuacin, si la reserva que estamos creando es a travs de una Agencia de viajes, realizaramos el mismo procedimiento que hemos usado para crear un nuevo cliente. Pulsaramos en el botn Nuevo, y crearamos la agencia
en el fichero de Agencias. En este ejemplo vamos a asumir que es un cliente particular, que realiza una reserva directamente, sin empresa ni agencia de por medio. En este caso dejaramos el campo Agencia en blanco.
Sigamos viendo los elementos que contiene esta ventana de creacin de una reserva. Ms abajo aparece una lista
con la habitacin reservada. Si se tratase de una reserva de varias habitaciones, apareceran todas las habitaciones
reservadas. Como se trata de una reserva de una nica habitacin, aparece el nombre, tipo, fecha de entrada, fecha
de salida y nmero de personas que ocuparn la habitacin reservada.
Tanto el tipo de habitacin como el nmero de personas, la fecha de entrada y salida, el cliente/agencia/empresa y en
general todos los datos que estamos rellenando, son susceptibles de ser modicados posteriormente cuando la reserva haya sido creada. Por lo tanto no se preocupe si algn dato no es el adecuado o puede variar, en cualquier momento podr acceder a la reserva y modicar lo que desee.

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Gua rpida de Adapto

Hemos completado la primera pgina de la ventana de creacin de una reserva individual. Para continuar especificando informacin de la reserva, pulse en el botn Siguiente situado en la esquina inferior derecha de la ventana.
Nos aparecer la siguiente pgina de la ventana de creacin de reserva.

En la siguiente pantalla continuaremos indicando datos acerca de nuestra reserva. Lo siguiente que debemos especificar es el rgimen (tipo de alojamiento) de la reserva. Por defecto, Adapto viene configurado con los siguientes
regmenes:

Alojamiento y Desayuno
Media Pensin (Almuerzo)
Media Pensin (Cena)
Pensin Completa

Si usted contempla otros regmenes de alojamiento en su hotel, no se preocupe: a travs del men Configuracin,
opcin Tarifas, subopciones Regmenes y Manutencin podr definir todos los regmenes que desee.
Por el momento vamos a trabajar con estos cuatro regmenes que incorpora Adapto. Seleccione de la lista el rgimen de alojamiento con el que se alojar su cliente, por ejemplo Pensin completa.
Usted puede seleccionar un rgimen ahora, o hacerlo ms tarde. Desde la cha de reserva en cualquier momento
podr modicar el rgimen de alojamiento. Asimismo, tenga en cuenta que el rgimen que seleccione en esta pantalla
se aplicar a todos los das de la estancia. En el caso de que algn da incorpore un rgimen diferente (por ejemplo: 3
das en pensin completa y 2 das en media pensin) usted podrespecicarlo posteriormente en la cha de reserva.
En el caso de que el cliente haya contratado slo alojamiento, deber seleccionar la primera opcin de la lista: Ninguno.

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Gua rpida de Adapto

El siguiente campo a rellenar es el desplegable Facturar a:. Como estamos creando una reserva para un particular
(no viene a travs de empresa o agencia) la nica opcin posible es Facturar a: particular. En el caso de que asignemos una empresa o agencia a la reserva, podremos indicar a travs de este desplegable si deseamos que la reserva se facture por defecto al particular, a la empresa o a la agencia.
Adapto permite mltiples facturas por habitacin. Puede facturar parte de los cargos a una agencia, y otros al cliente
o a la empresa. A la hora de facturar, usted elegir qu conceptos quiere facturar y a quin. Las posibilidades son
ilimitadas: facturar la estancia a una agencia, los cargos extra al cliente, cargos adicionales a un acompaante, etc.

A continuacin aparece la lista de tarifas. Adapto permite tener ilimitadas tarifas de precios, en funcin del tipo de
cliente, empresa o agencia. En este caso, el cliente que hemos creado no dispone de una tarifa especial, por lo tanto
se le aplicar la tarifa general del hotel para clientes particulares.
Ms consideraciones acerca de las tarifas: Adapto soporta tarifas de precio por habitacin y precio por persona. sto
significa que para cada reserva usted especificar si desea que se aplique un tipo de tarifa u otra. Dado que usted
acaba de crear su fichero de datos, no ha definido los precios de ninguna tarifa, por lo que independientemente del
tipo de tarifa que seleccione en el asistente, no se cargar ningn precio. En este ejemplo por lo tanto introduciremos los precios manualmente.
Adapto contempla dos formas de cargar precios a una habitacin: aplicando una tarifa existente, o mediante la introduccin manual de precios para cada reserva. Incluso para un cliente/empresa/agencia que tenga asignada una
tarifa determinada, usted podr pasarla por alto e introducir los precios que desee. Aprender cmo congurar sus
tarifas ms adelante en este manual.

De momento, dejaremos la lista de tarifas como est y procederemos directamente a crear nuestra reserva. Para ello
pulse en el botn Crear reserva:
Si desea realizar algn cambio en la pantalla anterior del asistente (p.e.: seleccionar otro cliente diferente, asignar una
agencia a la reserva) puede hacerlo pulsando en el botn << Anterior.

La ficha de reserva
Llegados a este punto se nos abrir la ficha de reserva individual:

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Gua rpida de Adapto

La ficha de reserva est dividida en tres reas:

rea superior: Siempre est visible a lo largo de todas las pantallas de la ficha de reserva. Contiene la fecha y hora de
reserva, la fecha de entrada y de salida, la habitacin y su tipo, el nmero de das de la estancia y el nmero de personas que ocuparn la habitacin.
Cuerpo central: A travs de varias pestaas, accedemos a todas las opciones posibles de la reserva. Las pestaas de
la ficha de reserva son las siguientes: Datos Generales, Precios, Gastos, Ingresos, Acompaantes, Facturas, Llamadas y
Partes Entrada Viajeros.
rea inferior: Siempre est visible a lo largo de todas las pantallas de la ficha de reserva. Contiene la informacin
econmica de la reserva, y los botones de Aceptar y Cancelar.
En el cuerpo central, encontramos los siguientes campos:
Cliente: Persona titular de la reserva. Debe existir en el fichero de Clientes. Para crear un nuevo cliente, pulse en el
botn +. Para modificar los datos del cliente seleccionado, pulse en el botn M. Si desea asignar otro cliente a esta
reserva y ste ya existe en el fichero Clientes, posicinese en el campo Cliente y teclee las primeras letras de su
nombre, apellidos o documento (NIF, CIF, Pasaporte, etc.).
Empresa: Si el cliente seleccionado tiene asociada alguna empresa, en este desplegable podr seleccionarla. En el
caso de que el cliente no tenga asociada ninguna empresa, no aparecer ningn desplegable.
Agencia: Agencia a travs de la cual se realiza la reserva. Debe existir en el fichero de Agencias. Para crear una nueva
agencia, pulse en el botn +. Para modificar los datos de la agencia seleccionada, pulse en el botn M. Si desea
asignar otra agencia a esta reserva y sta ya existe en el fichero Agencias, posicinese en el campo Agencia y teclee las primeras letras del nombre de la agencia.
Facturar a: Este desplegable indica a quin se realizarn por defecto las facturas de esta habitacin. Slo tiene sentido cuando hay introducida una empresa o una agencia. Si no hay introducida una empresa o agencia, las facturas
se emitirn por defecto al cliente.
Reservador: Empleado del hotel que ha realizado la reserva.

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Gua rpida de Adapto

Procedencia: Indica de dnde procede la reserva: telefnica, desde la pgina web del hotel, entrada directa al hotel,
email, portal de reservas (p.e.: booking.com), etc. Puede configurar las procedencias desde el men Configuracin,
opcin Preferencias, pestaa Tablas.
Estado de reserva: Estado en el cual se encuentra la reserva. Seleccione del desplegable el estado que desee. En funcin del estado de reserva que seleccione, la reserva se visualizar en la Rejilla con un color u otro.
Localizador: Identificador comnmente usado en las reservas de agencia.
Observaciones: En este campo puede introducir el texto que desee (incidencias especiales de esta reserva, comentarios acerca del cliente, tareas pendientes de realizar para esta reserva, etc.).
Asimismo encontramos los siguiente botones:
Entrada al hotel: Pulsando este botn dar entrada al hotel a esta habitacin. Plselo cuando el cliente aparezca en
recepcin para ocupar su habitacin (check-in).
Anular reserva: Pulse en este botn para cancelar la reserva. Pasar al fichero de Anulaciones.
Imprimir bienvenido: Imprime la hoja que se entrega al cliente cuando entra al hotel, para su firma.
Confirmacin de reserva: Imprime una hoja de confirmacin para enviar por fax o carta al cliente, o enva un email
de confirmacin por correo electrnico.
Hoja de Reserva: Imprime una hoja similar al Bienvenido, pero con menos informacin, para el archivo del hotel.
Una vez revisados todos los campos de la pestaa Datos generales, vamos a grabar nuestra reserva. Podramos
continuar trabajando con ella, para introducir los precios etc., sin necesidad de grabarla hasta el final. Pero queremos que observe como la reserva que acabamos de crear se visualiza en la Rejilla.
Pulse en el botn Aceptar situado en la esquina inferior derecha de la ficha de reserva:

La ficha de reserva desaparece, volviendo a aparecer la Rejilla en primer plano. La reserva queda grabada y aparece
dibujada en la Rejilla con color verde:

En el caso de que hayamos indicado que nuestra reserva est en estado Conrmada o Sin conrmar, la reserva
aparecer en diferente color (amarillo, rojo). Adapto permite que usted especique distintos estados para su reserva,
as como el color con el que se visualizar sta en la Rejilla en funcin de su estado.

La representacin grfica de la reserva en la Rejilla para reservas individuales (de una sola habitacin) contiene la
siguiente informacin:
Primera lnea: En el caso de reservas individuales (de una sola habitacin) aparece el nombre del cliente. A su derecha, un nmero y un icono que representan el nmero de personas que ocuparn la habitacin.
Segunda lnea: El nombre de la agencia o la empresa (si procede).

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Gua rpida de Adapto

La informacin de la segunda lnea de la representacin grca de la reserva aparece nicamente si marcamos la

casilla Mostrar info adicional, situado en la parte superior izquierda de la Rejilla. Marcando esta casilla, la altura
de la banda que representa la reserva se amplia, permitiendo visualizar informacin adicional acerca de la reserva.

Si no tiene abierta la ficha de reserva, brala. En la Rejilla, simplemente haga doble-clic sobre la representacin
grfica de la reserva.

Introduccin de precios a la reserva

Una vez revisados todos los campos de la pestaa Datos generales, pulsaremos en la segunda pestaa, Precios.
En esta pestaa vamos a introducir los precios que se aplicarn a esta reserva.
Recuerde: si usted hubiese introducido los precios de alguna tarifa en el programa, los importes se cargaran
automticamente. Si el programa no ha podido detectar ninguna tarifa con precios, en este punto el precio de la estancia para todos los das es cero.

Pulsando en la pestaa Precios, nos aparece la pantalla de los das de estancia de la reserva:

La lista de das contiene una lnea por cada da de estancia. Adapto permite que usted especifique diferente informacin para cada da de estancia: precio de alojamiento, rgimen, precio del rgimen (manutencin), suplementos,

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Gua rpida de Adapto

y descuento. Gracias a esta flexibilidad usted podr plasmar cualquier escenario de precios que se le plantee a la
hora de introducir precios a su reserva.
Echemos un vistazo a cada una de las columnas de la lista de das:
Temporada: En funcin de las temporadas que haya definido en el programa, este campo se rellenar automticamente. Posteriormente aprender cmo definir las temporadas de su hotel.
Fecha: Da de la estancia.
Alojamiento: Importe correspondiente exclusivamente al alojamiento (no incluye rgimen/manutencin).
Rgimen: Rgimen en el cual el cliente se hospedar en el hotel. Los regmenes son configurables por el usuario, a
travs del men Configuracin, opcin Tarifas, subopciones Regmenes y Manutencin.
Manutencin: Importe correspondiente exclusivamente a la manutencin (rgimen de alojamiento). Se sumar al
importe del alojamiento y los suplementos para definir el importe total de cada da de estancia.
Suplementos: Importe correspondiente a los suplementos (nio, cuna, cama supletoria, etc.). Los suplementos y sus
precios son configurables por el usuario, a travs del men Configuracin, opcin Tarifas, subopcin Suplementos.
Precio: Importe del da, antes del descuento (alojamiento + manutencin + suplementos).
Descuento: Porcentaje de descuento aplicado a este da.
Base: Importe final del da de estancia (alojamiento + manutencin + suplementos - descuento).
Botn Suplementos: A travs de este botn podremos asignar suplementos a este da de estancia. Previamente deberemos haber definido suplementos, a travs del men Configuracin, opcin Tarifas, subopcin Suplementos.
A continuacin queremos fijar su atencin en los botones situados en la parte inferior de esta pantalla. A la
izquierda se encuentra el siguiente botn:

Pulsando en este botn podremos cambiar la tarificacin de la habitacin, de precio por habitacin a precio por
persona y viceversa. En el caso de que escoja precio por persona, los totales de la lista Precios se multiplicarn
por el nmero de personas de la habitacin. Cada vez que cambie de Precio por habitacin a Precio por persona (y
viceversa) los precios se volvern a poner a cero, y deber volver a introducirlos.
A travs del men Conguracin opcin Preferencias usted podr denir cmo desea que se tariquen sus reservas por defecto cuando son creadas, por precio por habitacin o precio por persona. En cualquier caso, a travs del
botn indicado dentro de la pestaa Precios podr establecer la forma de taricacin para cada reserva.

A la derecha del botn de cambio de tarificacin encontramos dos botones de asignacin de tarifa:

Pulsando en el botn Cambiar tarifa nos aparece la ventana de seleccin de tarifa:

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Gua rpida de Adapto

Para seleccionar una tarifa determinada, seleccione en primer lugar de la primera lista si desea seleccionar una tarifa
de Particular, Empresa o Agencia. A continuacin seleccione si desea localizar una tarifa de precio por habitacin o
precio por persona. Por ltimo seleccione de la lista de tarifas el nombre de la tarifa que desea aplicar a esta reserva.
Las tarifas se crean a travs del men Conguracin, opcin Tarifas.

En la parte superior de la ventana, encontramos el nombre del cliente titular de la habitacin, y a su derecha un
botn Aplicar. En el caso de que la reserva en la que est trabajando tenga asignada una agencia y/o una empresa, aparecern tambin el nombre de la agencia y la empresa, con sendos botones Aplicar. Pulsando en estos
botones, podremos aplicar la tarifa especial del particular, la tarifa especial de la empresa o la tarifa especial de la
agencia.
Adapto contempla tarifas generales y tarifas especiales. Las tarifas generales (de particular, empresa y agencia)
son las que se aplican por defecto a todos los clientes, empresas y agencias que no tienen denida una tarifa especial.
Para asignar una tarifa especial a un cliente, empresa o agencia deber en primer lugar crear la tarifa (opcin Tarifas del men Conguracin) y a continuacin entrar en la cha del cliente, empresa o agencia y seleccionar la tarifa
creada. Los cheros de clientes, agencias y empresas son accesibles a travs del men Hotel.

Pulse en el botn Aceptar (si ha realizado cambios) o Cancelar para cerrar la ventana de seleccin de tarifa.
Por ltimo, pulsando en el botn Quitar tarifa desasignamos la tarifa actualmente asignada a la reserva.
Volviendo al caso actual, vamos a introducir los precios de nuestra reserva. En primer lugar debe tener en cuenta
que Adapto distingue entre el precio del alojamiento, y el precio del rgimen alimenticio o manutencin. La suma
de ambos (ms los suplementos) configura el precio total de la estancia. Asumimos que al no haber definido an
usted ninguna tarifa con precios, vamos a introducir los precios manualmente para esta reserva, pasando por alto
las tarifas. Podemos hacer sto de tres maneras diferentes: Manualmente da a da, mediante las funciones rpidas
de introduccin de precios, o mediante el botn Aplicar cambios a todos los das.
Cmo modificar los precios da a da? simplemente acudiendo a la lista de das, posicionando el ratn sobre el
campo que deseamos modificar (por ejemplo: precio del alojamiento del da 26) y tecleando manualmente el importe. Puede realizar esta misma operacin en todos los campos de la lista de das, y para cada uno de los das (precio alojamiento, rgimen, precio del rgimen, descuento, etc.) y as ir completando los precios de toda la estancia.
ste mtodo es vlido cuando queremos modificar el precio de algn da en especial, pero puede resultar muy tedioso en el caso de una estancia larga.
Por sto se contemplan otras dos opciones ms giles: mediante las funciones rpidas de introduccin de precios, o
mediante el botn Aplicar cambios a todos los das.

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Gua rpida de Adapto

En primer lugar vamos a utilizar las funciones rpidas de introduccin de precios:

El funcionamiento es muy sencillo: Simplemente introduzca un valor en cualquiera de los campos, y pulse en el
botn Aplicar. Se cargarn los valores en todos los das. Por ejemplo: Introduzca 60 (sin comillas) en el campo
Precio y pulse en Aplicar. Se cargarn 60 EUR de alojamiento a todos los das. Tambin puede introducir valores
en varios campos simultneamente y pulsar en Aplicar.
Por ltimo, vamos a ver la tercera manera de introducir precios. Es la ms completa. Normalmente usando las funciones rpidas descritas arriba ser suficiente para usted, pero para casos ms complejos, dispone del siguiente
botn:

Pulsando en l, nos aparece la siguiente pantalla:

Mediante las opciones de esta ventana, podremos configurar los precios del alojamiento, el rgimen y los suplementos de la reserva desde una nica pantalla. Todo lo que indiquemos en esta pantalla se aplicar a los das de la
reserva que usted seleccione.
En primer lugar, en la parte superior de la ventana, aparecen todos los das de estancia en color azul. sto significa
que los cambios que realice se aplicarn a todos los das. En el caso de que desee que los cambios se apliquen nicamente a ciertos das, pulse sobre unos de los das. Cambiar de color azul a color blanco, y los cambios no se aplicarn a ese da. Por lo tanto, tenga en cuenta que los cambios se aplicarn nicamente a los das en color azul.
Para modificar el precio del alojamiento, se deber marcar la casilla alojamiento. Disponemos de dos opciones:
Aplicar tarifa: Si dejamos este botn seleccionado, el precio del alojamiento se cargar con la tarifa actualmente
seleccionada. Por qu esta opcin? Si usted ha introducido manualmente los precios del alojamiento, y posteriormente decide que prefiere aplicar la tarifa, de esta manera puede hacerlo.
Aplicar importe: Marcando este botn se activa el campo importe. Teclee en este campo un valor monetario. El
importe introducido se cargar en el alojamiento para todos los das. En este ejemplo marcamos esta opcin, e introducimos 50.
De esta forma le hemos indicado al programa que asigne 50 euros en concepto de alojamiento para cada uno de los
das de estancia. A continuacin vamos a asignar el rgimen, y el importe del rgimen para todos los das. Para ello
marcamos la casilla Rgimen. Echemos un vistazo a las diversas opciones:

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Gua rpida de Adapto

Desplegable Rgimen. A travs de este men desplegable seleccionamos el rgimen de manutencin que deseamos aplicar para esta estancia. La lista de regmenes que nos aparece podr configurarla posteriormente desde
el men Configuracin opcin Tarifas, subopciones Regmenes y Manutencin. En este ejemplo seleccionamos Pensin completa.
Mantener precios: Si dejamos este botn marcado, los precios del rgimen no se modificarn. sto es, nicamente
modificaremos el rgimen de los das, pero no su importe. sto puede ser til si deseamos cambiar de rgimen a
una habitacin, pero no variar los precios ya introducidos.
Aplicar tarifa: Si dejamos este botn seleccionado, el precio del rgimen se cargar con la tarifa actualmente seleccionada. Por qu esta opcin? Si usted ha introducido manualmente los precios del rgimen, y posteriormente decide que prefiere aplicar la tarifa, de esta manera puede hacerlo.
Aplicar importe: Marcando este botn se activa el campo importe. Teclee en este campo un valor monetario. El
importe introducido se cargar en el regimen para todos los das. En este ejemplo marcamos esta opcin, e introducimos 15.
A continuacin se contempla la posibilidad de indicar un descuento para todos los das, marcando la casilla
Descuento y especificando un porcentaje de descuento. El descuento se aplicar al total del importe de la reserva
(alojamiento + rgimen + suplementos). En este ejemplo no vamos a especificar ningn descuento.
En esta pantalla tambin se permite especicar los Suplementos de la habitacin. En este ejemplo no aplicaremos
ningn suplemento, la conguracin de los suplementos que contempla el hotel y su asignacin a las reservas est
explicado en la Gua del Usuario.

Por lo tanto, segn el ejemplo propuesto, sta ser la apariencia de la pantalla Aplicar a todos los das:

Seguidamente pulsamos en el botn Aceptar, volviendo a la lista de das de la reserva. Observe la variacin que se
ha producido en la lista de das:

En el pie de la ventana, en todo momento podemos comprobar el estado econmico de la reserva:

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Total habitacin: Importe de la habitacin (alojamiento y rgimen) antes de impuestos.

Total cargos: Importe de los cargos (extras) antes de impuestos.
Base imponible: Importe de la habitacin ms los cargos, antes de impuestos.
Total: Base imponible ms impuestos.
Total ingresos: Importe cobrado de la habitacin.
Saldo: El Total menos el Total ingresos. Esta cantidad es lo que debe el cliente al hotel. A la hora de sar salida a la
habitacin debera ser cero, si todas las deudas son cubiertas.
Ya hemos introducido los precios a la reserva. Llegados a este punto, podemos guardar de nuevo la reserva y volver
a la Rejilla (pulsando en el botn Aceptar en la esquina inferior derecha de la ficha de reserva) o continuar trabajando con nuestra reserva. A continuacin aprenderemos como dar entrada al cliente en el hotel.

3. El cliente en el hotel: operativa

Entrada al hotel
Si no tiene abierta la ficha de reserva, brala. En la Rejilla, simplemente haga doble-clic sobre la representacin
grfica de la reserva.
Nos aparece de nuevo la ficha de la reserva, que ya conocemos. Fjese en el panel de botones que aparece en la
primera pantalla de la ficha de reserva:

El botn Anular reserva produce la anulacin de la reserva. Utilcelo nicamente cuando desee eliminar la reserva
del planning, la habitacin quedar libre y podr crear otra reserva en ella. Encima del botn Anular reserva se
encuentra el botn Entrada al hotel. Pulsamos en l y en el dilogo de confirmacin que nos aparece pulsamos en
Aceptar.

En este momento Adapto entiende que el cliente ya est en el hotel. Observe la transformacin que se ha producido en el panel de botones que acabamos de mencionar:

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El botn Entrada al hotel se ha convertido en Anular entrada. Mediante este botn, volveremos a situar la habitacin en estado reserva, esta funcin es til en el caso de que hayamos cometido una equivocacin. El botn inferior ahora es Salida del hotel. Pulsaremos en este botn cuando el cliente abandone la habitacin. Pero eso ser
ms tarde, antes nos queda trabajo que hacer en esta reserva: completar la informacin que tenemos del cliente,
aadir cargos a la habitacin, facturar, y cobrar. Vamos a ello.
Se asume que ya tenemos a nuestros huspedes en el mostrador de recepcin del hotel. Hemos localizado la reserva en la Rejilla, haciendo doble-clic sobre ella se ha abierto la ficha de reserva y hemos pulsado en el botn Entrada al hotel. Una vez hecho sto pulsamos en el botn Aceptar en la ficha de reserva, volviendo a la Rejilla. Observe la variacin que se ha producido en la representacin grfica de la reserva:

As como el color verde representa una habitacin en estado reserva, el color azul indica que la habitacin est en
estado ocupada. Existen ms cdigos de color en la Rejilla, ms tarde los conocer todos.
Antes de abrir de nuevo la ficha de reserva, es posible que el cliente vaya a ocupar una habitacin distinta a la que le
hemos asignado a priori. De ser as, deberemos cambiarle de habitacin, para hacer esto simplemente sitse con el
ratn encima de la representacin grfica de la reserva, pulse en ella y arrstrela a la habitacin deseada. Adapto
slo le permitir arrastrar la habitacin a un espacio libre en la Rejilla. Usted puede cambiar de habitacin (pulsando
y arrastrando en la Rejilla) tanto una reserva (en color verde, el cliente an no ha llegado al hotel) como una habitacin ocupada (color azul).

Adapto permite diversas opciones de arrastre de las reservas en la Rejilla. sto incluye el cambio de habitacin,
prolongar/acortar la duracin de la estancia, mover una reserva a otras fechas, etc. sta exibilidad facilita mucho
este tipo de operaciones, pero puede resultar peligroso, si el usuario arrastra una reserva por equivocacin. Por sto,
Adapto permite inhabilitar ciertas funciones de arrastre. Para ello pulse en el botn Preferencias que se encuentra
en la parte superior de la Rejilla, y congure el comportamiento de sta a su gusto.

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En este momento, el cliente nos entrega su documento de identificacin (DNI, pasaporte, carnet de conducir, etc.).
Si no tiene la ficha de reserva abierta, pulse dos veces sobre la reserva en la Rejilla, y fije su atencin en el campo
Cliente. A su derecha aparece el botn M (modificar):

Pulse en l y nos aparece la ficha de cliente, que ya conocemos:

Nos encontramos en la pestaa Datos generales de la ficha de cliente. Los campos que contiene son autoexplicativos: Nombre y apellidos, direccin, cdigo postal, telfonos, etc. Rellene los que sean necesarios y pulse en
Aceptar.
En cualquier momento puede volver a acceder a la cha del cliente, tal como ha hecho ahora: pulsando en el botn
M que se encuentra a la derecha del campo Cliente en la cha de reserva.

Volvemos a la ficha de reserva. Si pulsamos en la pestaa Precios, nos aparece la pantalla de das de la reserva, con
su rgimen de alojamiento y sus precios. An con el cliente en el hotel, puede variar estos precios con libertad, para
algn da en concreto (pulsando con el ratn en el campo que contiene el valor que desee modificar), mediante las
funciones rpidas de introduccin de precios, o mediante el botn Aplicar cambios a todos los das).

Aadiendo acompaantes
En el caso de que la habitacin vaya a ser ocupada por varias personas, deberemos introducir los datos de los
acompaantes del cliente principal. El cliente principal es el que hemos introducido en el campo Cliente, en la pestaa Datos generales. Para introducir los acompaantes, pulse en la pestaa Acompaantes en la ficha de reserva. Le aparece la siguiente pantalla:

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Pulsamos en el botn Aadir, y aparece la ventana de creacin de acompaantes:

Los acompaantes deben residir en el fichero Clientes. Si el acompaante ha estado previamente en el hotel, podemos buscarle tecleando su documento de identidad, o tecleando las primeras letras de su nombre o apellidos en
el campo Nombre y a continuacin pulsando la tecla Tabulador.
En el caso de que el cliente nunca haya estado en el hotel, deberemos crearle en el fichero de Clientes. Para ello pulsamos en el botn + situado a la derecha del campo Nombre, y se nos abre la ventana de Nuevo Cliente que ya
conocemos.
Rellenamos sus datos y pulsamos en Aceptar. En la pantalla de seleccin de acompaante ahora aparecer el
nombre del acompaante recin creado:

Pulsamos en Aceptar, y el acompaante se aade a la lista de acompaantes de la ficha de reserva:

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Debemos repetir este proceso por cada acompaante que queramos asignar a la reserva.

Cargos a la habitacin
A continuacin, en la ficha de reserva pulsamos en la pestaa Cargos. La pestaa Cargos contiene todos los
servicios y extras que podemos cargar a una habitacin: lavandera, garaje, artculos del hotel, mini-bar, etc.

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Los cargos que contemplamos en nuestro hotel se denen en las opciones del men Artculos. Podemos organizar
nuestros artculos y servicios en Familias, e indicar el precio de venta y el porcentaje de impuestos aplicable a cada
uno de ellos.

Inicialmente, Adapto en su fichero de Artculos contiene nicamente dos tipos de cargo: Telfono (cdigo TEL)
y Varios (cdigo V). Ambos no tienen predefinido ningn precio. Vamos a aadir un cargo a la habitacin, para ello
pulsamos en el botn Aadir cargo:

Nos aparece la pantalla de creacin de cargos a la habitacin:

Esta pantalla contiene los siguientes campos:

Fecha del cargo: Fecha de introduccin del cargo.
Cdigo: Si conocemos el cdigo del artculo o servicio que deseamos cargar, lo teclearamos en este campo (por
ejemplo V o TELF). Todos los campos, incluido el precio, se rellenan automticamente. Si el precio es cero es que
no hemos predefinido ningn precio para este artculo o servicio.
Artculo: Si hemos tecleado un cdigo vlido, este campo contendr el nombre del artculo o servicio que vamos a
cargar a la habitacin. Si an no hemos introducido ningn cdigo (por ejemplo: no recordamos el cdigo del
artculo que deseamos cargar) tecleamos en este campo las primeras letras del artculo, por ejemplo tele (sin las
comillas) y pulsamos en la tecla tabulador (o hacemos clic con el ratn en otro campo). Si existe una coincidencia en
nuestro fichero de Artculos/Cargos, el nombre y el precio del cargo se rellenarn automticamente. Si existe ms de
una coincidencia (por ejemplo: telfono, televisin, telefax), nos aparecera una lista con las coincidencias y seleccionariamos la que procede.
A cargo de: seleccionando de este desplegable, indicamos si el cargo ser facturado por defecto al cliente, a la empresa o a la agencia (si existe una empresa y/o agencia asignada a la reserva).
Precio sin IVA: Este campo se rellenar automticamente si el artculo/servicio que hemos indicando contiene un
precio. Si no ser cero. Tanto si contiene un precio como si es cero, podemos modificarlo manualmente para este
cargo en concreto.
Precio con IVA: Podemos introducir el precio con IVA incluido, si nos resulta ms cmodo.
Unidades: Este valor se multiplicar por el precio, definiendo el total cargado a la habitacin por este concepto.
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Descuento: Podemos introducir un porcentaje de descuento, que luego aparecer reflejado en la factura.
IVA: Porcentaje de impuesto por defecto. Si el artculo/servicio introducido dispone de un porcentaje de impuesto
definido, se rellenar automticamente. En cualquier caso podremos modificarlo para este cargo en concreto.
Importe: Importe del cargo antes de impuestos (precio - descuento x unidades).

Asumamos que hemos creado un cargo de tipo telfono (cdigo TELF) por un importe de 25. Una vez rellenada
la informacin del cargo, pulsamos en el botn Aceptar. El cargo se aadir a la lista de cargos de la habitacin.
Haciendo doble-clic sobre el cargo podremos modificarlo o borrarlo.
Adapto se puede conectar a su centralita telefnica, de forma que los cargos telefnicos se carguen directamente a la
habitacin sin ninguna actuacin por su parte. El cargo Telfono que acabamos de crear manualmente ha sido a
modo de ejemplo.

Observe la transformacin que se ha producido en la zona de totales econmicos situada al pie de la ficha de reserva:

El valor total cargos ahora es 25. Asimismo la base imponible, el total, y el saldo han aumentado, reflejando el cargo
que acabamos de realizar.

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3. Facturacin y cobro de la habitacin

El sistema de facturacin en Adapto
Durante la estancia del cliente en el hotel, podemos aadir todos los cargos que deseemos a la habitacin, modificar datos del Cliente, modificar precios del alojamiento o rgimen, etc. con total flexibilidad. Cuando realicemos
alguno de estos cambios en la ficha de reserva, pulsando en Aceptar los cambios quedarn grabados. Presupongamos que ha llegado el momento en el que el cliente ha llegado al fin de su estancia y va a abandonar la habitacin. Accederamos a la reserva a travs de la Rejilla, y pulsaramos en la pestaa Facturas. Nos aparece la lista de
facturas emitidas a la habitacin (de momento ninguna):

Desde esta pantalla emitiremos las facturas a la habitacin. Una reserva puede tener una o mltiples (ilimitadas)
facturas. Es posible facturar indistintamente al cliente, a la empresa, a la agencia, o a cualquiera de los acompaantes. Incluso puede facturar a una persona (que exista en el fichero Clientes) ajeno a la reserva. En cuanto a los conceptos a facturar, las posibilidades son ilimitadas. Puede facturar parte de la estancia a un cliente, otros das sueltos
a otro, o la estancia a una empresa y los cargos al particular... etc.
En la pestaa Facturas observe el panel situado en la parte inferior derecha de la ventana:

Contiene dos campos: el total facturado (al no haberse emitido an ninguna factura ser cero) y el pendiente de
facturar (ser el mismo importe que el Total y el Saldo).
A la izquierda aparece el botn Crear factura:

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Gua rpida de Adapto

Pulsando en este botn accedemos a la pantalla de creacin de una nueva factura:

La pantalla de facturacin
A simple vista, destaca las dos listas que ocupan la mayor parte de la pantalla. La lista de la izquierda contiene los
conceptos pendientes de facturar (estancia + cargos) y la lista de la derecha los conceptos que van a incluirse en la
factura que vamos a emitir ahora. Ms adelante le indicaremos cmo trasladar los conceptos. De momento queremos fijar su atencin en los campos de la parte superior de la pantalla:
Serie y nmero de factura: En primer lugar aparece el prefijo (por ejemplo: F14). El prefijo cambia anualmente, y
es configurable por parte del usuario (Men Configuracin, opcin Preferencias, pestaa Series numricas). Por
defecto es F y los dos ltimos digitos del ao actual (14). A continuacin aparece el nmero de factura. El nmero
de factura se asigna automticamente de forma correlativa. En el caso de que quiera introducir otro nmero (p.e.:
para rellenar un hueco en la facturacin) introduzca el nmero que desee (el nmero debe estar libre). En este caso,
dejaremos el nmero automtico que nos d el programa.
ltimo nmero: Este botn rellena el ltimo nmero de factura (ms uno). Puede ser til si modificamos el nmero,
y luego cambiamos de opinin y queremos regresar al ltimo nmero de factura.
Fecha: Fecha de la factura. Por defecto es el da de hoy, puede modificarla si lo desea.
Facturar a: Indica a quin se emitir la factura: si al cliente, a la empresa o a la agencia. Si la factura es a un acompaante, seleccione Particular de la lista y teclee las primeras letras del nombre y/o apellido del acompaante al
que desea emitir la factura. Asimismo si lo desea (aunque no debera ser algo habitual) puede localizar cualquier
otra persona que exista en el fichero de Clientes.
Concepto: Este campo no es obligatorio. Puede dejarlo en blanco, o teclear una descripcin nicamente a ttulo
identificativo.
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Observaciones: El texto que introduzca en este campo se imprimir en la factura. Puede recuperar las observaciones genricas de la reserva, pulsando en el botn Pegar observaciones de la reserva.
Trasladar cargos de...: En este desplegable aparecern las personas (cliente y acompaantes) y entidades (agencia
y/o empresa) que tengan cargos en la reserva. Si en la pestaa cargos hemos aadido cargos a un acompaante,
ste aparecer en el desplegable, y seleccionndole los cargos se trasladarn automticamente a la lista de conceptos de la factura. Exactamente igual con el cliente, empresa o agencia. Usted puede hacer uso de esta funcin, o
trasladar los conceptos manualmente, de una lista a otra.
Una vez explicados los campos de la zona superior de la pantalla, vamos a averiguar el comportamiento de las dos
listas de la parte central:

Como ya hemos comentado, la lista de la izquierda contiene los conceptos pendientes de facturar en esta habitacin: los das de la estancia, y los cargos (si existen). Ahora deberemos trasladar a la lista de la derecha los conceptos
que queramos incluir en esta factura.
Podemos trasladar conceptos de uno en uno de tres formas diferentes, cualquiera de las tres produce el mismo
efecto:
Doble-clic: Haciendo doble-clic en cualquiera de los conceptos de la lista de la izquierda el concepto seleccionado
se trasladar a la lista de la derecha.
Botn: Seleccionando cualquiera de los conceptos de la lista de la izquierda y pulsando en el botn >.
Pulsando y arrastrando: Pulsando con el ratn sobre cualquiera de los conceptos de la lista de la izquierda y arrastrndolo a la lista de la derecha.
Asimismo si hemos cometido una equivocacin podemos trasladar conceptos de la lista de la derecha a la lista de la
izquierda:
Doble-clic: Haciendo doble-clic en cualquiera de los conceptos de la lista de la derecha el concepto seleccionado se
trasladar a la lista de la izquierda.
Botn: Seleccionando cualquiera de los conceptos de la lista de la derecha y pulsando en el botn <.
Pulsando y arrastrando: Pulsando con el ratn sobre cualquiera de los conceptos de la lista de la derecha y arrastrndolo a la lista de la izquierda.
Por ltimo, podemos trasladar todos los conceptos en bloque de una lista a otra, pulsando en los botones >> y
<<. En este ejemplo, trasladaremos todos los conceptos a la lista de la derecha.
En la esquina inferior izquierda, tenemos el panel del desglose econmico de la factura que vamos a emitir:

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Gua rpida de Adapto

A medida que vamos arrastrando conceptos de una lista a otra, esta informacin se refresca automticamente.
Si usted lo desea puede dejar algn concepto pendiente de facturar, y facturarlo ms tarde (y a otro cliente, empresa o agencia si lo desea) siguiendo el mismo procedimiento que hemos realizado al crear esta factura.
A continuacin vamos a fijarnos en el resto de campos de la pantalla de facturacin:

nica lnea de factura: Pulsando en este botn podemos teclear el texto de una lnea de concepto nico. De esta
forma, independientemente del nmero de das, cargos, etc., en la factura en papel se imprimir una sola lnea con
este texto.
Incluir impuestos: Si marcamos esta casilla, la factura se generar con el impuesto correspondiente (p.e.: I.V.A.).
Incluir localizador: Si marcamos esta casilla, el campo Localizador aparecer en la factura.
Incluir saldo: Si marcamos esta casilla, el saldo pendiente del Cliente (cantidad que debe) aparecer en la factura.
Facturacin agrupada: Marcando esta casilla, todo el alojamiento aparecer en una sola lnea de factura. Si lo dejamos desmarcado, se generar una lnea de factura por cada da de estancia. En este ejemplo lo dejaremos desmarcado.
Cobrar factura al Aceptar. Si el cliente va a abonar la factura en este momento, marque esta casilla Cobrar factura
al Aceptar. Si el cliente no va a abonar la factura en este momento (p.e.: se le enviar por correo y nos har una
transferencia bancaria dentro de una semana) djela desmarcada, y el programa recordar que esta factura est
pendiente de cobro. En este ejemplo vamos a cobrar la factura. Marque la casilla Cobrar factura al Aceptar.

Por ltimo, al pie de la ventana se encuentra la casilla Imprimir factura al Aceptar. Marcando esta casilla, cuando
aceptemos la factura sta se imprimir (por pantalla o impresora) pudiendo especificar el nmero de copias que
desea.
Ya estamos listos para generar nuestra factura. Pulsamos en Aceptar. Si hemos marcado la casilla Cobrar factura
al Aceptar, aparecer la ventana de cobro de factura:

Podemos seleccionar la forma de pago, el captulo de cobro, y la fecha de cobro.

Tambien aparecer el dilogo de impresin (si ha marcado la casilla Imprimir factura al Aceptar) y la factura quedar grabada.

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Gua rpida de Adapto

Adapto permite que usted se congure a su antojo el modelo de impresin de factura. Tanto si desea imprimir sobre
una hoja en blanco, incluyendo el logotipo de su hotel, como si desea imprimir sobre un preimpreso, podr congurar
la apariencia de su factura como desee (Ver: Men Conguracin, opcin Modelos facturas).

Las formas de pago y los captulos son congurables por el usuario. Adapto por defecto carga una serie de formas de
pago por defecto. Para introducir las formas de pago que contempla en su hotel, deber acudir al men Conguracin, opcinPreferencias, pestaa Tablas. En cuanto a los captulos, es una forma de agrupar sus cobros para
efectos contables y estadsticos. Asimismo puede crear los captulos que desee en el men Conguracin, opcin
Preferencias, pestaa Tablas.

Revisando toda la informacin

Regresamos a la ficha de reserva, pestaa Facturas. En la lista de facturas emitidas a la habitacin, aparece la factura que acabamos de crear:

Haciendo doble-clic sobre la factura podremos volver a imprimirla, o anularla. En el caso de que anulemos la factura,
los conceptos facturados volvern a estar pendientes de facturar, y deberemos repetir el proceso de facturacin.

Observamos que los totales ya indican que todo el importe de la reserva ha sido facturado:

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Gua rpida de Adapto

En el caso de que no hayamos facturado todos los conceptos, aparecer una cantidad como Pendiente de facturar. Para facturar los conceptos pendientes, pulsaramos de nuevo en el botn Crear factura. En la pantalla de
facturacin, en la lista de la izquierda, ya slo apareceran nicamente los conceptos que no han sido facturados.

Ahora acudiramos a la pestaa Ingresos. En esta pestaa habr quedado reflejado el cobro de la factura recin
emitida:

Haciendo doble-clic sobre el ingreso podremos modicarlo, o borrarlo. En el caso de que borremos el ingreso, la factura no quedar saldada, y para hacerlo deberemos volver a cobrarla. Para cobrar una factura una vez generada
(bien porque a la hora de generarla no hemos marcado la casilla Cobrar factura, o porque hemos borrado el Ingreso) deberemos usar el botn Pagar facturas reserva que se encuentra en la pestaa Ingresos, encima de la
lista de Ingresos.

Al pie de la ficha de reserva, en el panel con el desglose econmico de la habitacin, observamos que el importe del
campo Total Ingresos se corresponde al total de los cobros realizados (normalmente debe coincidir con el total
facturado) y como el Saldo es cero.

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Gua rpida de Adapto

sto significa que el cliente no debe nada, y puede realizarse la salida del hotel. Si el saldo no es cero es porque
quedan cantidades pendientes de cobrar. Es posible dar salida a una habitacin con saldo pendiente, dado que
Adapto contempla el cobro de facturas una vez el cliente ha abandonado el hotel.
Si pulsamos en la pestaa Cargos, los cargos facturados aparecern en rojo, y no se permitir su modificacin:

Si desea modicar un Cargo que ya ha sido facturado, deber anular previamente la factura.

Asimismo, en la pestaa Precios, los das que hayan sido facturados tambin aparecern en rojo, e igualmente no
se permitir su modificacin:

Si desea modicar el importe del alojamiento, el rgimen, importe del rgimen, descuento, suplementos etc. de un da
que ya ha sido facturado, deber anular previamente la factura.

Salida del hotel

Una vez generada la/s factura/s de la habitacin, nicamente nos queda dar salida del hotel al cliente de esta habitacin. Para ello debemos tener su ficha de reserva abierta, si no es as deberemos visualizarla haciendo doble-clic
sobre ella en la Rejilla. Nuestra reserva estar en color azul, dado que se encuentra en estado ocupado.
Con la ficha de reserva abierta, acudimos a la pestaa Datos generales. En el panel de botones localizamos el
botn Salida del hotel:

Pulsamos en l, y nos aparece una ventana requirindonos que especifiquemos el estado de mantenimiento en el
que quedar la habitacin, limpia, sucia o cambiar sbanas:

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Gua rpida de Adapto

Los estados de mantenimiento de la habitacin son denibles por el usuario a travs del men Conguracin,
opcin Preferencias, pestaa Tablas. Adapto por defecto carga tres estados: Limpia, Sucia y Cambiar
sbanas.

Seleccionamos el estado deseado y pulsamos en Aceptar. Observe el cambio que se ha producido en el panel de
botones. Ahora solamente aparece uno:

La reserva ha quedado en estado Histrico. A partir de ahora, accediendo a esta reserva y pulsando el botn Anular salida del hotel podremos volver a situarla en estado Ocupado (por si hemos cometido una equivocacin al
darle salida, o el cliente regresa para prolongar su estancia).
Ya slo nos queda pulsar en el botn Aceptar en la ficha de reserva. Volveremos a la Rejilla, y la representacin
grfica de la reserva ha variado:

En color lila por lo tanto se distinguen las reservas histricas.

La vida de nuestra reserva ha llegado a su fin. A travs del tutorial que usted ha completado hemos realizado el
proceso mas comn en la gestin de una reserva individual, desde su creacin hasta la salida del cliente del hotel.
Hagamos un breve resumen de las operaciones que hemos realizado:

Creacin de la reserva en la Rejilla

Introduccin de datos iniciales a travs del Asistente de creacin de reserva
Introduccin de los precios de la reserva
Llegada del cliente al hotel: introduccin de informacin adicional del cliente y los acompaantes

Introduccin de cargos (extras) a la reserva

Facturacin y cobro de la reserva
Salida del hotel
Ahora usted ya est preparado para crear reservas individuales y trabajar con ellas. Practique desde la Rejilla creando reservas para habituarse a la forma de trabajar que le propone el programa.
Para una descripcin pormenorizada de todas las funciones del programa Adapto consulte la Gua del Usuario.

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Adapto Gestin Hotelera es un producto de Parsec SYS S.L.

Informacin de contacto:
Parsec SYS S.L.
C/ Jos Simn Cabarga 2D Bajo
39005 Santander
Cantabria
Telfono:

942 36 70 06

info@adapto.net
www.adapto.net

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