Características Funcionais PRÓTON Catálogo IKHON

CATLOGO (ESPECIFICAO TCNICA DO SISTEMA)
SISTEMA PRTON
Sistema de Informaes Documentais
O sistema PRTON Sistema de Informaes Documentais, baseado em SIGAD Sistema de Gesto Arquivstica
de Documentos visa o gerenciamento sistmico de informaes documentais, o que engloba processos, documentos,
correspondncias, arquivos, informaes bibliogrficas, contratos, convnios, legislao, fax, correio eletrnico e
qualquer outra informao documental existente na instituio e que seja de seu interesse gerenciar.
O sistema dividido em mdulos, visando facilitar a adequao para os clientes. Os mdulos principais so:
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PROCESSOS, tambm chamados de DOSSIS, em funo da nomenclatura adotada pelo cliente;

DOCUMENTOS/CORRESPONDNCIAS;
ARQUIVOS;
BIBLIOTECA, tambm chamado de INFORMAES BIBLIOGRFICAS;
CONTRATOS;
CONVNIOS;
LEGISLAO, tambm chamado de BIBLIOTECA JURDICA;
MALA DIRETA;
WEBMAIL/FAX, tambm chamado de CORREIO ELETRNICO;
GERNCIA;
MDULO PROCESSO/DOCUMENTO DIGITAL (PROCESSO ELETRNICO)
INTERNET.
CARACTERSTICAS FUNCIONAIS
As caractersticas principais do sistema PRTON so:
A aplicao rodas em 02 (duas) verses de plataforma tecnolgicas de desenvolvimento em ASP/ASP.NET ou

PHP, sendo verso independentes e com todas caratersticas funcionais, e em ambiente totalmente Web,
podendo rodar cada uma separadamente com total independncia.
Roda em Banco de dados SQL Server, DB2, Oracle, bem como aplicvel a outros Banco de Dados Relacionais.
O sistema totalmente baseado em uma Sistema de Gesto Arquivstica SIGAD e na legislao federal
brasileira (Leis, Decretos, Resolues do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ), estando em total acordo
com a Resoluo 25, de 27 de abril de 2007. Possuindo as funcionalidades obrigatrias do modelo e-ARQ
Brasil e arquitetura e-Ping 4.0. Possuindo estrutura modular, permitindo que novos recursos e funcionalidades
sejam agregados, incorporados e acoplados sem a necessidade de interrupo do sistema;
Ambiente Web/N-Camadas.
Amplo embasamento legal.
Controle de diversos tipos documentais.
Controle de Fluxos de Informao com Grficos de Fluxos de informao e trabalho para acompanhamento de
tramites documentais e processuais.
Controle e acompanhamento de localizao das informaes documentais.
Criao de documentos.
Digitalizao e Reconhecimento tico de Caracteres.
Emite relatrios de gesto arquivstica, relatrios de segurana e de trilhas de auditoria, relatrios gerenciais,
estatsticos e de tomada de decises, termos de descarte de documentos, processos e arquivos, etiquetas de
(copyright) Direitos Reservados IKHON TECNOLOGIA
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cdigo de barras, guias de transferncia e emprstimo de documentos, listagem de eliminao de documentos

com aprovao das CPAD e CPADS, relatrio de destinatrio, relatrio de juntada, relatrio de prazo de
resposta, relatrio, relatrio de prazos de guarda, relatrio de produo documental por unidade ou subunidade
da organizao, relatrio de recebimento, relatrio de transferncia, relatrios de segurana e de auditoria,
ambos, parametrizados, relatrios descritivos e parametrizados para as funes do Sistema, podendo na
visualizao ser efetuadas alteraes de dados mediante funes de segurana e permisso, relatrios
estatsticos, contendo percentuais e grficos associados, relatrios estatsticos, relatrios gerenciais e
estatsticos de produo.
Fluxos de Trabalho.
Gerencia e Controla de Arquivos Permanentes, Arquivos Setoriais e Individuais.
Informa por e-mail aos usurios interessados internos e externos sobre movimentaes e tramitao de peas
documentais e processuais, permite Inserir/entregar ou processar arquivos j reconhecidos em OCR tendo
como destinos ou origens sistema como: pastas e arquivos local, possibilitando manter a mesma estrutura de
diretrios presentes na origem, arquivo de rede, disponibilizado atravs do sistema operacional de forma
transparente para o software de OCR, tais como: NFS, SAMBA e WINDOWS, assim como obtem imagens em
diretrios e subdiretrios no sistema de arquivos de rede, em servidores de E-mail POP3 ou Microsoft
Exchange, bem como servidores de FTP, permitir a utilizao de ilimitados clientes para o processamento de
OCR em uma mesma rede ou pasta.
O sistema faz-se o controle de trmites e movimentaes internas e externas de todas as informaes existentes
no mesmo, indicando com preciso a localizao fsica de cada objeto.
O sistema funciona em qualquer navegador Web existente no mercado, sendo tambm possvel acess-lo de
diversos dispositivos mveis, uma vez que sua arquitetura em 3 camadas separa os elementos de interface com
o usurio da lgica do negcio com Interface multi-lingual.
O sistema permite a configurao de todos os termos de interface por instituio, grupos, usurios ou mesmo
defini-lo para a utilizao de uma determinada lngua, estando disponveis os idiomas portugus brasileiro,
ingls e espanhol.
O sistema permite que seja utilizado editor interno para a produo de documentos, tanto de forma livre quanto
baseados em modelos pr-definidos pelos administradores.
O sistema possui mais de 50 diferentes relatrios, cobrindo todas as atividades relacionadas a gesto da
informao documental e as atividades de gesto do conhecimento, uma vez que toda informao disponvel
pode ser analisada de diversas formas diferentes.
O sistema possui recursos completos para digitalizao e recuperao tica de caracteres (OCR), funcionando
em scanners com padro TWAIN ou ISIS, e fazendo a reconhecimento de caracteres nas imagens digitalizadas
pelo prprio sistema ou em imagens pr-digitalizadas e inseridas no sistema.
O sistema possui recursos de pesquisa textual, utilizando lgica booleana, pesquisa por sinnimos, com
vocabulrio controlado, e pesquisa conceitual, por aproximao, o que permite que seja encontrada
informaes baseadas nos mesmos conceitos dos parmetros passados pelo usurio.
O sistema possui seu prprio motor de servios de fluxo de trabalho, permitindo que as informaes
documentais tenham seus fluxos definidos por administradores ou por usurios, sendo feito checagens e
controles em todos os pontos de definio.
O sistema possui uma extensa gama de controles para informaes documentais, permitindo ainda que novos
tipos documentais possam ser criados pelos prprios administradores do sistema, sem a necessidade de
programao ou adaptaes.
O sistema se baseia em diversos dispositivos legais para o armazenamento e controle das informaes, entre as
quais podemos destacar portarias do Ministrio do Planejamento acerca da gesto documental, as instrues
normativas da Secretaria da Receita Federal (SRF) e da Secretaria do Tesouro Nacional (STN), as resolues
do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), diversas leis, medidas provisrias e decretos, diversas
portarias do Ministrio da Justia, atravs da Secretaria Nacional de Justia, e instrues normativas do
Tribunal de Contas da Unio (TCU).
Permite a digitalizao de documentos em todos os mdulos do Sistema;
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Permite a importao e/ou integrao de permisses dos servios de rede ou atravs de segurana prpria,
podendo utilizar mecanismos de autenticao baseados em LDAP ou ActiveDirectory;
Permite cadastro e protocolo de processos, documentos e correspondncias, acompanha a tramitao de
documentos com o registro completo do histrico, de objetos protocolizados com o registro completo do
histrico da pea documental, permitindo o acrscimo de informaes textuais e arquivos digitalizados durante
a vida til do objeto protocolizado, podendo, no entanto, ser utilizado todo o processo ou documento somente
em formato digital, com possibilidade de cancelamento de tramitao em tempo real;
Permite efetuar juntada (anexao/apensao) de objetos protocolizados.
Permite incluir objetos protocolizados anteriormente, atravs de cadastro manual ou importao de conjunto de
registros estruturados, mantendo-se as mesmas caractersticas dos objetos correntes, vinculao de
planejamento oramentrio a Gesto de Contratos.
Permite o estabelecimento de grau de sigilo dos documentos, baseado no Decreto Federal n 4.553 de
27.12.2002 e posteriores modificaes do Governo Federal, assim com o planejamento da classificao da
informao com controle e cadastramento de instrumentos arquivsticos (plano de classificao e tabela de
temporalidade documental TTD), permite a aplicao do Cdigo de classificao de documentos e a tabela
de temporalidade de acordo com a normativas do CONARQ.
Permite Publicao de Informaes, Imagens e textos, com a criao de documentos dentro do sistema sem a
utilizao de programas externos, com repositrio para modelos documentais com gerncia parametrizada;
Planeja a classificao documental, permitindo a gesto e planejamento, em tempo real, da classificao e
codificao documental baseada nas instrues do CONARQ; como mudana no grau de sigilo dos
documentos, quando for permitido, publicao e o controle de acesso a normas e manuais de gesto numa
estrutura web corporativa dentro da soluo, controle de tramitao/movimentao de objeto protocolizado ou
da imagem do objeto protocolizado junto tramitao/movimentao normal, controlando as informaes
adicionadas durante a vida til do mesmo e seu versionamento, possibilita a transferncia de documentos para
o Arquivo Central aps sua fase corrente, efetuados de forma automtica ou sob demanda.
Possibilita a criao e gerenciamento de perfis, cada um com suas prprias opes de entrada, sada, e
processamento de imagens, incluindo calendrio de execuo, permitindo a implantao e utilizao de
recursos de assinatura eletrnica, vinculada ao uso de CA (Certification Authority) do rgo ou atravs de CA
externa, de acordo com as regras e instrumentos normativos do ICP-Brasil.
Possibilita a separao de documentos com ou sem a necessidade de um separador convencional como: cdigo
de barras, folha em branco ou atravs de caractersticas especficas do documento, que podem ser descritas
atravs de script parametrizvel escrito em linguagem JavaScript ou VBSccript.
Possibilita que todas as operaes realizadas (tramitao, expedio, distribuio, arquivamento) em um objeto
possam ser replicadas para grupos de objetos (lotes).
Possui aviso de recebimento, de tramitaes, alteraes de estado e/ou status atravs de correio eletrnico,
(SMS) e/ou (URA), em todos os mdulos, funcionalidade de expedio de documentos atravs dos servios de
postagem, como: Correios, DHL, Sedex e outros possuidores de WebService de Busca, permitindo o
rastreamento atravs da WEB pelo Sistema.
Possui componente de OCR para diagnstico de falhas no processo de reconhecimento. Estas falhas podem ser
decorrentes de: arquivos de entrada corrompidos, arquivos de entrada incompatveis ou no reconhecidos,
ndices de reconhecimento abaixo do especificado, falhas na comunicao com os clientes, falhas genricas
nos ns clientes ou nos servidores e outras de igual complexidade ou natureza.
Possui componentes grficos de acompanhamento de histrico de tramitao em tempo real, com permisso de
impresso de guias de movimentao e de recebimento, alm de etiquetas de identificao, endereamento,
controle de volumes, caixas, dossies, pastas e etc.
Possui Mdulo de Banco de Imagens com estrutura de publicao Web.
Possui motor de integrao com outros sistemas ligados atravs da utilizao de traa de informao via XML
mediante Webservices utilizando a plataforma e-ping.
Possui tabela de espcie e tipologia documental de forma parametrizada, tabela de suporte documental de
forma parametrizada com a possibilidade de definir regras para a migrao de mdia, tabela de temporalidade,
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vinculada ou no s suas diversas tipologias documentais, com alerta ao usurio sobre o vencimento da
temporalidade de seus documentos e a destinao.
Recursos de Pesquisa e Relatrios diversos
Trabalha com arquivos PDF com: senha de acesso, restrio de funes tais como impresso, leitura e escrita,
compresso de dados e imagens para reduo do tamanho dos arquivos, Reduo da resoluo para reduo do
tamanho dos arquivos, possuir gerao automtica de marcadores diretamente ou customizveis por script de
indexao, customizao por scripts em linguagem JavaScript, para execuo de tarefas especficas como
indexao ou classificao automtica de partes do documento, permite a utilizao de formatos de entrada:
TIFF, CCITT, JPEG, ZIP, LZW, JPEG, PDF, DjVu, BMP, PNG, PCX, DCX e outros, formatos de sada,: PDF,
PDF/A-1a, PDF/A-1b, RTF, DOC, DOCX, Word XML, XLS, XLSX, TXT, CSV, HTML, TIFF, JPEG, JPEG
2000, XML e outros, com nomeao automtica dos arquivos de sada usando o resultado do reconhecimento
de cdigos de barra, a data e hora ou o nome do arquivo de entrada, reconhece cdigos de barra impressos em
qualquer ngulo com relao orientao da pgina, impressos com cdigos de barra 1D, incluindo os tipos:
UCC Cdigo 128, Cdigo 2 of 5 (Industrial, IATA, Matrix), Cdigo 93, UPC-A, UPC-E e Postnet Check
Cdigo 39, Check Intercalado 25, Cdigo 128, Cdigo 39, EAN 13, EAN 8, Intercalado 25, CODABAR,
impressos com cdigos de barra 2D, documentos impressos de diversas formas, incluindo: impressoras laser,
matriciais, mquinas de escrever, letras gticas, OCR-A, OCR-B, MICR (E13B) e outros, envia dos resultados
do reconhecimento via correio eletrnico e endereos de correio e servidor MS SharePoint; separao
automtica de documentos de um lote usando pginas em branco, pginas com cdigos de barra ou
especificando o nmero de pginas por documento, possui taxa de reconhecimento de caracteres acima de 99%,
impresso em impressora a Laser, digitalizado em definio de 300 ou 400 dpi ao OCR.
Utiliza recursos de booleana, de fontica, e de sinnimos com parametrizao em Gerencia, follow up de
avisos via e-mail e SMS para controle de prazos e aes relacionadas a estruturas documentais e processuais.
MDULOS (RESUMO FUNCIONAL)

PROCESSOS
A funo deste mdulo a gesto de agrupamentos de documentos, que em determinadas instituies denominam-se
processos, sendo tambm chamados de dossis. As funes que so executadas nos processos so:
Listagem: esta funo permite a visualizao de todos os processos na carga da unidade onde o usurio est
vinculado. A listagem de processos poder ser filtrada pela situao dos processos, entre as quais podemos
destacar: Processos Correntes, Processos Arquivados, Processos Cancelados, Processos Expedidos e Processos
Sobrestados. Alm deste filtro, o usurio poder ainda visualizar todos os processos que esto distribudos para
ele, marcando a opo PESSOAL. Na listagem h uma padronizao de cores para indicar o estado do
processo. As duas principais so: tons claros, para processos na carga e passveis de todas as aes que o
usurio possui permisso, e cor vermelha, para os processo que foram tramitados para a unidade e que ainda
no foram recebidos. Na listagem, para cada processo, gerada uma lista de aes que podero ser realizadas
no mesmo, em funo das permisses que o usurio possui. Para acessar estas funes o usurio dever abrir a
caixa de seleo AO, relativa ao processo onde ser executada a ao.
Incluir: esta funo permite a incluso de um novo processo, informando para isso o tipo de processo (interno
ou externo), a data de autuao do mesmo (possui valor padro da data atual), a data de cadastramento (possui
valor padro da data atual), a unidade demandante da autuao do processo, o tipo de acesso (de acordo com o
Decreto 4.553 de 2002), a permisso de acesso pela Internet, a referncia do processo, a classificao
arquivstica (de acordo com o CONARQ), at duas palavras-chave, o assunto (que pode ser vinculado a uma
tabela preconcebida de assuntos), os interessados, o nmero de volumes, o numero de paginas, o numero de
anexos, a definio de existncia de arquivo digital para associao ao processo, e a unidade para tramitao
do processo, logo aps a incluso do mesmo. O acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na opo
Incluir.
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Alterar: permite alterar os dados de cadastramento do processo. O acesso a esta funo pode ser feito atravs
do menu lateral, na opo Alterar, ou atravs da Listagem, escolhendo a ao ALTERAR. Alm de permitir
a alterao dos dados do cadastro do processo, a funo alterar permite a visualizao dos arquivos digitais
associados com o processo, e permite o acesso a todas as funes que podem ser executadas no mesmo, atravs
de uma srie de botes localizados na base da tela.
Tramitar: esta funo possibilita a transferncia da carga do processo (do local onde o processo se encontra).
Para isso o usurio deve informar para que local esta fazendo a tramitao/transferncia, a prioridade da
tramitao, o motivo, o despacho (a explicao sobre a ao que est sendo realizada), podendo ainda informar
um prazo de resposta para esta tramitao, ao que pode ser acompanhada atravs da tela inicial do sistema e
de relatrios. Alm destas informaes podero ser informados ainda com quantos volumes, paginas e anexos
esto sendo tramitados. Para ter acesso a esta funo o usurio poder selecionar a funo Tramitar no menu
lateral esquerdo, ou atravs da Listagem, selecionando a ao TRAMITAR.
Cancelar Tramitao: depois de realizada uma tramitao, a mesma pode ser cancelada, antes que o processo
tenha sido recebido na unidade definida como unidade de destino. Para ter acesso a esta funo o usurio deve
escolher a opo Cancelar Tramitao, no menu lateral esquerdo. Sero mostrados todos os processos
passveis de ter sua tramitao cancelada. Para cancelar a tramitao de processos o usurio dever marcar os
processos que deseja ter a tramitao cancelada e pressionar o boto CANCELAR. O usurio poder ainda
digitar o nmero do processo nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de barras para o preenchimento
automtico do nmero do processo.
Expedir: um processo poder ser encaminhado para uma unidade externa instituio. A esta ao chamamos
de expedio. Para executar a expedio devero ser informados: o tipo de remessa realizada e um nmero de
controle. Esta ao poder ser acessada atravs da Listagem, selecionando a ao EXPEDIR.
Receber: esta funo permite acusar, ou registrar, o recebimento de um processo tramitado para uma unidade.
O processo de tramitao de um processo aberto com a opo de Tramitar, que registra o evento inicial, e
finaliza com o processo de recebimento. O procedimento de tramitao no esta completo sem o registro do
recebimento do processo na unidade de destino. Para ter acesso a esta funo o usurio deve escolher a opo
Receber, no menu lateral esquerdo. Sero mostrados todos os processos tramitados para a unidade onde o
usurio se encontra, e que ainda esto pendentes de recebimento. Para registrar o recebimento dos processos o
usurio dever marcar os processos que deseja receber e pressionar o boto RECEBER. O usurio poder
ainda digitar o nmero do processo nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de barras para o
preenchimento automtico do nmero do processo.
Arquivar: esta funo permite o arquivamento de um processo em uma unidade. Para acessar esta funo o
usurio dever selecionar a opo Listagem, e depois selecionar a ao ARQUIVAR, relativa ao processo que
o mesmo deseja arquivar. A funo Arquivar necessita que o usurio informe a localizao fsica do
arquivamento do processo.
Cancelar: esta funo permite o cancelamento de um processo. O procedimento de cancelar um processo

significa que o mesmo torna-se indisponvel para acesso e para execuo de aes. Nenhuma informao do
processo apagada com o cancelamento do mesmo, e este procedimento poder ser desfeito, mediante a opo
Desfazer Cancelamento. Para acessar esta funo o usurio dever selecionar a opo Listagem, e depois
selecionar a ao CANCELAR, relativa ao processo que o mesmo deseja cancelar. Para proceder no
cancelamento do processo o usurio dever informar o motivo do mesmo.
Anexar/Apensar: esta funo permite efetuar a juntada de processos ou documentos a outro processo. Para
acessar esta funo o usurio dever selecionar a opo Anexar/Apensar no menu lateral esquerdo ou
selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao ANEXAR/APENSAR, relativa ao processo
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principal, ou processo onde se deseja juntar outras peas. Para juntar outra pea, seja ela um processo ou
documento, o usurio dever informar o seu nmero de protocolo, e escolher o formato de juntada, que poder
ser Anexao ou Apensao. Dois ou mais processos ou documentos, depois de juntados, por anexao ou
apensao, passaro a funcionar como se fossem um s. Todas as mudanas de localizao realizadas em um
dos processos ser refletida, automaticamente, em todos os processos ou documentos do conjunto. Para
tramitar o conjunto basta tramitar o processo principal. Para receber o conjunto basta receber um dos objetos
que fazem parte do conjunto.
Distribuir: esta funo permite o encaminhamento de um processo para um usurio, dentro de uma unidade.
Para acessar esta funo o usurio dever selecionar a opo Distribuio, no menu lateral esquerdo, ou
selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao DISTRIBUIR, relativa ao processo que deseja
distribuir. Para concluir a distribuio, dever informar para qual usurio est realizando a distribuio, o
motivo, uma explicao para a distribuio (despacho), e poder definir um prazo de resposta para a
distribuio.
Receber Distribuio: esta funo permite ao usurio visualizar todos os processos que foram distribudos
para o mesmo, e registrar o recebimento dos processos que esto em sua carga. Para registrar o recebimento
dos processos o usurio dever marcar os processos que deseja receber e pressionar o boto RECEBER. O
usurio poder ainda digitar o nmero do processo nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de barras
para o preenchimento automtico do nmero do processo.
Emprestar: esta funo permite o controle de emprstimo de processos. Para acessar esta funo o usurio
dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao EMPRESTAR, relativa ao processo que
se deseja emprestar. Para concluir o emprstimo do processo o usurio dever informar para quem est sendo
emprestado o processo e o prazo para devoluo. Aps a concluso do emprstimo so habilitadas as funes
de impresso do recibo de emprstimo e de devoluo do emprstimo.
Comentrio: esta funo permite a realizao de comentrios textuais relativos a um processo. Para acessar
esta funo o usurio poder selecionar a opo Comentar no menu lateral esquerdo ou selecionar a opo
Listagem, e em seguida selecionar a ao COMENTAR, relativa ao processo que se deseja efetuar
comentrios. Para efetuar um comentrio o usurio dever informar, pelo menos, 3 (trs) caracteres no campo
Comentrio. Caso o usurio informe um nmero menor de caracteres, ou no informe caracteres, no ser
permitido efetuar o comentrio.
Palavra-Chave: esta funo permite o cadastramento de palavras-chaves relativas a um processo. Para acessar
esta funo o usurio poder selecionar a opo Palavra-Chave no menu lateral esquerdo ou selecionar a
opo Listagem, e em seguida selecionar a ao PALAVRA-CHAVE, relativa ao processo que se deseja
cadastrar as palavras-chave. Para cadastrar uma palavra-chave o usurio dever informar, pelo menos, 3 (trs)
caracteres no campo Palavra-Chave. Caso o usurio informe um nmero menor de caracteres, ou no informe
caracteres, no ser permitido cadastrar a palavra-chave.
Arquivo Digital: est funo permite a anexao de arquivos digitais a um processo. A anexao poder ser
feita mediante a incluso de documentos eletrnicos originais, em qualquer formato, ou a digitalizao, a partir
da conexo com um scanner ou cmera digital, ou qualquer equipamento que suporte os padres TWAIN e/ou
ISIS. Para associar um arquivo original o usurio dever informar o arquivo desejado, e determinar se o
arquivo ser convertido no formato PDF (Portable Document Format), o que garantir mais segurana ao
contedo do mesmo. Tanto o arquivo original poder ser convertido em PDF quanto as imagens digitalizadas.
Alm destas funes, possvel associar minutas de documentos diretamente ao processo, atravs do boto
MINUTAS.
Histrico: est funo permite a visualizao do histrico de tramitaes e de prazos de resposta de um

processo, alm do perodo de tempo que o processo ficou em cada unidade de seu fluxo de tramitao.
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possvel ainda gerar diversos grficos, permitindo que esta anlise seja feita de forma mais fcil. Para ter
acesso ao histrico de um processo o usurio dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a
ao HISTRICO, relativa ao processo desejado.
Etiquetas: esta funo permite a gerao, visualizao e impresso de diversos formatos de etiquetas de um
processo, entre as quais podemos destacar: etiqueta de cdigo de barras, que permite a impresso de cdigos de
barras contendo informaes do processo, para uma posterior leitura automtica; etiqueta de endereo,
contendo informaes dos interessados do processo, com seus respectivos dados, inclusive endereo, forma de
tratamento, correio eletrnico; etiqueta de folha de rosto, contendo informaes completas para a colagem da
mesma em capas de processos. Na funo Etiquetas possvel a configurao do formato da impresso dos
dados. Para imprimir etiquetas relacionadas a um processo o usurio dever selecionar a opo Listagem, e em
seguida selecionar a ao ETIQUETAS, relativa ao processo desejado.
Pesquisa Simples: esta funo permite a pesquisa de um processo a partir de seu nmero. Caso o processo seja
encontrado gerada uma pgina com todas as informaes do mesmo, em funo das permisses que o usurio
possui. As informaes constantes desta pgina so: dados bsicos do processo, arquivo digitais anexados,
processos e documentos anexados ou apensados, histrico de recebimento do processo (caso o processo tenha
sido recebido de outra instituio), informaes de arquivamento (caso o processo esteja arquivado), histrico
de expedio, histrico de tramitaes, histricos de distribuies, comentrios realizados, palavras-chave
cadastradas. Para realizar a pesquisa de um processo o usurio dever selecionar a opo Pesquisa Simples no
menu lateral.
Pesquisa Avanada: esta funo permite a busca de processos atravs da passagem de diversos parmetros.
Estes parmetros referem-se aos dados cadastrados na fase de incluso do processo (informaes de cadastro),
aos dados includos nas tramitaes (despachos, comentrios, prazos de resposta, etc), aos dados includos
durante a vida til do processo (arquivos digitais anexados e processados, palavras-chaves, comentrios) e
dados de estado dos processos. Todas as pesquisas podem ser realizadas utilizando-se parmetros prconfigurados no banco de dados ou utilizando os recursos de pesquisa textual, pesquisa fontica e pesquisa por
sinnimos (thesaurus). Estes recursos de pesquisa so prprios do sistema, sendo desta forma independente do
banco de dados utilizado. Para realizar a pesquisa avanada de processos o usurio dever selecionar a opo
Pesquisa Avanada no menu lateral.
Follow Up: esta funo permite a visualizao de todos os processos que foram tramitadas para a unidade do
usurio com prazo de resposta, e situao deste prazo. A tela est dividida em Prazos a Vencer, Prazos
Vencendo e Prazos Vencidos. Para visualizar os processos que foram tramitados com prazo de resposta o
usurio dever selecionar a opo Follow Up no menu lateral.
Relatrios: esta funo permite a gerao de diversos relatrios, a partir de parmetros passados pelo usurio.
H relatrios genricos, onde o usurio pode escolher entre nenhum e 30 parmetros para a gerao do
relatrio, ou pode escolher relatrios pr-configurados, entre os quais podemos destacar os seguintes: Arquivo
Digital, utilizado para verificar a quantidade de processos com e sem arquivos digitais; Arquivo Setorial,
utilizando para verificar o estado dos processos arquivados na prpria unidade; Classificao, utilizado para
avaliar as classificaes arquivsticas realizadas nos processos; Destinatrio, utilizado para buscar os processos
vinculados a um ou mais destinatrios; Emprstimo, utilizado para verificar todos os emprstimos realizados
na unidade, estejam eles em qualquer estado; Estatsticas, utilizado para gerar diversos tipos de estatsticas da
rea, inclusive o quantitativo de processos na unidade, o quantitativo de processos tramitados, o quantitativo de
tramitaes realizadas e/ou recebidas, entre outros; Expedio, utilizado para buscar informaes dos
processos expedidos pela unidade; No-Recebidos, utilizado para verificar todos os processos que foram
tramitados de uma unidade ou para uma unidade que ainda no foram recebidos pela unidade de destino; Prazo
de Guarda, utilizado para verificar o prazo de guarda dos processos na unidade, de acordo com a tabela de
temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, definida na resoluo 14, de 24 de outubro de
2001; Prazo de Resposta, utilizado para verificar os processos que foram tramitados com prazo de resposta
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para outras unidades; Produo, utilizado para verificar todos os processos cadastrados na unidade, podendo
ser realizado filtro por diversos parmetros; Recebimento, para verificar todos os processos que foram
recebidos na unidade, em determinado perodo e de determinada origem. Para gerar relatrios o usurio dever
selecionar a opo Relatrios no menu lateral.
DOCUMENTOS
A funo deste mdulo a gesto de documentos, sejam eles produzidos internamente ou recebidos de outras
instituies ou pessoas. Os documentos possuem uma sub-diviso, denominada Correspondncias. As funes que so
executadas nos documentos e correspondncias so:
Listagem: esta funo permite a visualizao de todos os documentos na carga da unidade onde o usurio est
vinculado. A listagem de documentos poder ser filtrada pela situao dos documentos, entre as quais podemos
destacar: Documentos Correntes, Documentos Arquivados, Documentos Cancelados, Documentos Expedidos
e Documentos Sobrestados. Alm deste filtro, o usurio poder ainda visualizar todos os documentos que esto
distribudos para ele, marcando a opo PESSOAL. Na listagem h uma padronizao de cores para indicar o
estado do documento. As duas principais so: tons claros, para documentos na carga e passveis de todas as
aes que o usurio possui permisso, e cor vermelha, para os documentos que foram tramitados para a
unidade e que ainda no foram recebidos. Na listagem, para cada documento, gerada uma lista de aes que
podero ser realizadas no mesmo, em funo das permisses que o usurio possui. Para acessar estas funes o
usurio dever abrir a caixa de seleo AO, relativa ao documento onde ser executada a ao.
Incluir: esta funo permite a incluso de um novo documento, informando para isso a data de criao do
mesmo (possui valor padro da data atual), o tipo de suporte, o tipo de documento que est sendo cadastrado, o
tipo de acesso (de acordo com o Decreto 4.553 de 2002), a permisso de acesso pela Internet, a referncia do
documento, a informao de resposta deste documento, a classificao arquivstica (de acordo com o
CONARQ), at duas palavras-chave, o assunto (que pode ser vinculado a uma tabela preconcebida de
assuntos), os interessados, a definio de existncia de arquivo digital para associao ao documento, o
nmero de cpias e a unidade para tramitao do documento, logo aps a incluso do mesmo. O acesso a est
funo feito atravs do menu lateral, na opo Incluir.
Modelos & Minutas: esta funo permite a criao de documentos a partir de modelos pr-definidos pelos
administradores do sistema. Os documentos podem ser criados utilizando-se o editor interno do sistema, ou
utilizando-se o editor de preferncia do usurio. Entre os modelos existentes podemos destacar os modelos de
Carta, Ofcio e Pareceres. Aps a criao do documento, o usurio poder cadastr-lo no sistema como uma
minuta de documento. As minutas so consideradas documentos produzidos, mas ainda no oficiais, de forma
que no possuem a mesma numerao que os documentos oficiais. As minutas podem ser alteradas,
encaminhadas para outras unidades ou excludas. Para ter acesso a esta funo o usurio poder selecionar a
funo Modelos & Minutas no menu lateral esquerdo.
Recebimento: esta funo permite o cadastramento de documentos recebidos, informando para isso a data de
criao do mesmo (possui valor padro da data atual), a data de recebimento, o tipo de remessa, o nmero da
remessa, o tipo de documento, a identificao do documento, o tipo de suporte, a referncia do documento, o
remetente, a unidade e pessoa a quem a correspondncia destinada, a unidade para tramitao do documento,
logo aps a incluso do mesmo e a opo para envio de correio eletrnico (e-mail) para o remetente, caso o
cadastro do mesmo possua um endereo eletrnico vlido. O acesso a est funo feito atravs do menu
lateral, na opo Recebimento.
Alterar: permite alterar os dados de cadastramento do documento. O acesso a esta funo pode ser feito
atravs do menu lateral, na opo Alterar, ou atravs da Listagem, escolhendo a ao ALTERAR. Alm de
permitir a alterao dos dados do cadastro do documento, a funo alterar permite a visualizao dos arquivos
digitais associados com o documento, e permite o acesso a todas as funes que podem ser executadas no
mesmo, atravs de uma srie de botes localizados na base da tela.
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Tramitar: esta funo possibilita a transferncia da carga do documento (do local onde o documento se
encontra). Para isso o usurio deve informar para que local esta fazendo a tramitao/transferncia, a
prioridade da tramitao, o motivo, o despacho (a explicao sobre a ao que est sendo realizada), podendo
ainda informar um prazo de resposta para esta tramitao, ao que pode ser acompanhada atravs da tela
inicial do sistema e de relatrios. Para ter acesso a esta funo o usurio poder selecionar a funo Tramitar
no menu lateral esquerdo, ou atravs da Listagem, selecionando a ao TRAMITAR.
Cancelar Tramitao: depois de realizada uma tramitao, a mesma pode ser cancelada, antes que o
documento tenha sido recebido na unidade definida como unidade de destino. Para ter acesso a esta funo o
usurio deve escolher a opo Cancelar Tramitao, no menu lateral esquerdo. Sero mostrados todos os
documentos passveis de ter sua tramitao cancelada. Para cancelar a tramitao de documentos o usurio
dever marcar os documentos que deseja ter a tramitao cancelada e pressionar o boto CANCELAR. O
usurio poder ainda digitar o nmero do documento nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de barras
para o preenchimento automtico do nmero do documento.
Expedir: um documento poder ser encaminhado para uma unidade externa instituio. A esta ao
chamamos de expedio. Para executar a expedio devero ser informados: o tipo de remessa realizada e um
nmero de controle. Esta ao poder ser acessada atravs da Listagem, selecionando a ao EXPEDIR.
Receber: esta funo permite acusar, ou registrar, o recebimento de um documento tramitado para uma
unidade. O processo de tramitao de um documento aberto com a opo de Tramitar, que registra o evento
inicial, e finaliza com o procedimento de recebimento. O procedimento de tramitao no esta completo sem o
registro do recebimento do documento na unidade de destino. Para ter acesso a esta funo o usurio deve
escolher a opo Receber, no menu lateral esquerdo. Sero mostrados todos os documentos tramitados para a
unidade onde o usurio se encontra, e que ainda esto pendentes de recebimento. Para registrar o recebimento
dos documentos o usurio dever marcar os documentos que deseja receber e pressionar o boto RECEBER.
O usurio poder ainda digitar o nmero do documento nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de
barras para o preenchimento automtico do nmero do documento.
Arquivar: esta funo permite o arquivamento de um documento em uma unidade. Para acessar esta funo o
usurio dever selecionar a opo Listagem, e depois selecionar a ao ARQUIVAR, relativa ao documento
que o mesmo deseja arquivar. A funo Arquivar necessita que o usurio informe a localizao fsica do
arquivamento do documento.
Cancelar: esta funo permite o cancelamento de um documento. O procedimento de cancelar um processo

significa que o mesmo torna-se indisponvel para acesso e para execuo de aes. Nenhuma informao do
documento apagada com o cancelamento do mesmo, e este procedimento poder ser desfeito, mediante a
opo Desfazer Cancelamento. Para acessar esta funo o usurio dever selecionar a opo Listagem, e
depois selecionar a ao CANCELAR, relativa ao documento que o mesmo deseja cancelar. Para proceder no
cancelamento do documento o usurio dever informar o motivo do mesmo.
Anexar/Apensar: esta funo permite efetuar a juntada de documentos a outro documento. Para acessar esta
funo o usurio dever selecionar a opo Anexar/Apensar no menu lateral esquerdo ou selecionar a opo
Listagem, e em seguida selecionar a ao ANEXAR/APENSAR, relativa ao documento principal, ou
documento onde se deseja juntar outras peas. Para juntar outra pea o usurio dever informar o seu nmero
de protocolo, e escolher o formato de juntada, que poder ser Anexao ou Apensao. Dois ou mais
documentos, depois de juntados, por anexao ou apensao, passaro a funcionar como se fossem um s.
Todas as mudanas de localizao realizadas em um dos documentos ser refletida, automaticamente, em todos
os documentos do conjunto. Para tramitar o conjunto basta tramitar o documento principal. Para receber o
conjunto basta receber um dos documentos que faz parte do conjunto. No possvel anexar ou apensar um
processo a um documento.
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Distribuir: esta funo permite o encaminhamento de um documento para um usurio, dentro de uma unidade.
Para acessar esta funo o usurio dever selecionar a opo Distribuio, no menu lateral esquerdo, ou
selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao DISTRIBUIR, relativa ao documento que deseja
distribuir. Para concluir a distribuio, dever informar para qual usurio est realizando a distribuio, o
motivo, uma explicao para a distribuio (despacho), e poder definir um prazo de resposta para a
distribuio.
Receber Distribuio: esta funo permite ao usurio visualizar todos os documentos que foram distribudos
para o mesmo, e registrar o recebimento dos documentos que esto em sua carga. Para registrar o recebimento
dos documentos o usurio dever marcar os documentos que deseja receber e pressionar o boto RECEBER.
O usurio poder ainda digitar o nmero do documento nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de
barras para o preenchimento automtico do nmero do documento.
Emprestar: esta funo permite o controle de emprstimo de documentos. Para acessar esta funo o usurio
dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao EMPRESTAR, relativa ao documento
que se deseja emprestar. Para concluir o emprstimo do documento o usurio dever informar para quem est
sendo emprestado o documento e o prazo para devoluo. Aps a concluso do emprstimo so habilitadas as
funes de impresso do recibo de emprstimo e de devoluo do emprstimo.
Comentrio: esta funo permite a realizao de comentrios textuais relativos a um documento. Para acessar
esta funo o usurio poder selecionar a opo Comentar no menu lateral esquerdo ou selecionar a opo
Listagem, e em seguida selecionar a ao COMENTAR, relativa ao documento que se deseja efetuar
comentrios. Para efetuar um comentrio o usurio dever informar, pelo menos, 3 (trs) caracteres no campo
Comentrio. Caso o usurio informe um nmero menor de caracteres, ou no informe caracteres, no ser
permitido efetuar o comentrio.
Palavra-Chave: esta funo permite o cadastramento de palavras-chaves relativas a um documento. Para

acessar esta funo o usurio poder selecionar a opo Palavra-Chave no menu lateral esquerdo ou
selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao PALAVRA-CHAVE, relativa ao documento que
se deseja cadastrar as palavras-chave. Para cadastrar uma palavra-chave o usurio dever informar, pelo menos,
3 (trs) caracteres no campo Palavra-Chave. Caso o usurio informe um nmero menor de caracteres, ou no
informe caracteres, no ser permitido cadastrar a palavra-chave.
Arquivo Digital: est funo permite a anexao de arquivos digitais a um documento. A anexao poder ser
Alm destas funes, possvel associar minutas de documentos diretamente ao documento, atravs do boto
MINUTAS.
Histrico: est funo permite a visualizao do histrico de tramitaes e de prazos de resposta de um

documento, alm do perodo de tempo que o documento ficou em cada unidade de seu fluxo de tramitao.
acesso ao histrico de um documento o usurio dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a
ao HISTRICO, relativa ao documento desejado.
documento, entre as quais podemos destacar: etiqueta de cdigo de barras, que permite a impresso de cdigos
de barras contendo informaes do documento, para uma posterior leitura automtica; etiqueta de endereo,
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contendo informaes dos interessados do documento, com seus respectivos dados, inclusive endereo, forma
de tratamento, correio eletrnico; etiqueta de folha de rosto, contendo informaes completas para a colagem
da mesma em capas de documentos. Na funo Etiquetas possvel a configurao do formato da impresso
dos dados. Para imprimir etiquetas relacionadas a um documento o usurio dever selecionar a opo
Listagem, e em seguida selecionar a ao ETIQUETAS, relativa ao documento desejado.
Pesquisa Simples: esta funo permite a pesquisa de um documento a partir de seu nmero. Caso o
documento seja encontrado gerada uma pgina com todas as informaes do mesmo, em funo das
permisses que o usurio possui. As informaes constantes desta pgina so: dados bsicos do documento,
arquivo digitais anexados, documentos anexados ou apensados, histrico de recebimento do documento (caso o
documento tenha sido recebido de outra instituio), informaes de arquivamento (caso o documento esteja
arquivado), histrico de expedio, histrico de tramitaes, histricos de distribuies, comentrios realizados,
palavras-chave cadastradas. Para realizar a pesquisa de um documento o usurio dever selecionar a opo
Pesquisa Simples no menu lateral.
Pesquisa Avanada: esta funo permite a busca de documentos atravs da passagem de diversos parmetros.
Estes parmetros referem-se aos dados cadastrados na fase de incluso do documento (informaes de
cadastro), aos dados includos nas tramitaes (despachos, comentrios, prazos de resposta, etc), aos dados
includos durante a vida til do documento (arquivos digitais anexados e processados, palavras-chaves,
comentrios) e dados de estado dos documentos. Todas as pesquisas podem ser realizadas utilizando-se
parmetros pr-configurados no banco de dados ou utilizando os recursos de pesquisa textual, pesquisa
fontica e pesquisa por sinnimos (thesaurus). Estes recursos de pesquisa so prprios do sistema, sendo desta
forma independente do banco de dados utilizado. Para realizar a pesquisa avanada de documentos o usurio
dever selecionar a opo Pesquisa Avanada no menu lateral.
Follow Up: esta funo permite a visualizao de todos os documentos que foram tramitadas para a unidade do
usurio com prazo de resposta, e situao deste prazo. A tela est dividida em Prazos a Vencer, Prazos
Vencendo e Prazos Vencidos. Para visualizar os documentos que foram tramitados com prazo de resposta o
usurio dever selecionar a opo Follow Up no menu lateral.
Digital, utilizado para verificar a quantidade de documentos com e sem arquivos digitais; Arquivo Setorial,
utilizando para verificar o estado dos documentos arquivados na prpria unidade; Classificao, utilizado para
avaliar as classificaes arquivsticas realizadas nos documentos; Destinatrio, utilizado para buscar os
documentos vinculados a um ou mais destinatrios; Emprstimo, utilizado para verificar todos os emprstimos
realizados na unidade, estejam eles em qualquer estado; Estatsticas, utilizado para gerar diversos tipos de
estatsticas da rea, inclusive o quantitativo de documentos na unidade, o quantitativo de documentos
tramitados, o quantitativo de tramitaes realizadas e/ou recebidas, entre outros; Expedio, utilizado para
buscar informaes dos documentos expedidos pela unidade; No-Recebidos, utilizado para verificar todos os
documentos que foram tramitados de uma unidade ou para uma unidade que ainda no foram recebidos pela
unidade de destino; Prazo de Guarda, utilizado para verificar o prazo de guarda dos documentos na unidade, de
acordo com a tabela de temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, definida na resoluo
14, de 24 de outubro de 2001; Prazo de Resposta, utilizado para verificar os documentos que foram tramitados
com prazo de resposta para outras unidades; Produo, utilizado para verificar todos os documentos
cadastrados na unidade, podendo ser realizado filtro por diversos parmetros; Recebimento, para verificar
todos os documentos que foram recebidos na unidade, em determinado perodo e de determinada origem. Para
gerar relatrios o usurio dever selecionar a opo Relatrios no menu lateral.
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ARQUIVOS
A funo deste mdulo a gesto de agrupamentos de informaes documentais, sejam eles objetos protocolizados ou
objetos que no so informaes oficiais, mas que so de relevada importncia para a instituio e para o interesse
pblico em geral. Estas informaes podem estar em qualquer tipo de suporte, entre os quais podemos destacar o papel,
os arquivos eletrnicos, vdeos, cd-rom, entre outros. Alm destas informaes, podero tambm ser gerenciados
materiais arquivsticos, tais como inventrios, pastas de documentos, estantes, mdulos, entre outros. O mdulo de
Arquivo gerencia as informaes a partir de duas divises: Arquivo Corrente e Arquivo Central. No Arquivo Central
so executadas as funes de finalizao dos procedimentos documentais, tais como a digitalizao, o armazenamento e
a eliminao. No Arquivo Corrente so executadas as funes que visam manuteno e recuperao das informaes,
enquanto de interesse da instituio. O embasamento legal para o funcionamento deste mdulo a Lei 8.159, de 8 de
janeiro de 1991. As funes que so executadas neste mdulo so:
Listagem: esta funo permite a visualizao de todos os itens de arquivo na carga da unidade onde o usurio
est vinculado. Estes itens so chamados de inventrios. Na listagem h uma padronizao de cores para
indicar o estado do inventrio. As duas principais so: tons claros, para inventrios na carga e passveis de
todas as aes que o usurio possui permisso, e cor vermelha, para os inventrios que foram transferidos para
a unidade e que ainda no foram recebidos. Na listagem, para cada inventrio, gerada uma lista de aes que
usurio dever abrir a caixa de seleo AO, relativa ao inventrio onde ser executada a ao.
Incluir: esta funo permite a incluso de um novo inventrio, informando para isso a classificao
arquivstica (de acordo com o CONARQ), as datas-limite do inventrio, o tipo de suporte, os tipos de
documentos que esto contidos no inventrio, os avulsos que esto contidos no inventrio, a unidade de origem
dos documentos contidos no inventrio, os interessados, as palavras-chave, os cdigos de protocolo (processos
e documentos) que fazem parte do inventrio, a descrio do contedo e a localizao do mesmo, utilizando
para isso a padronizao Mdulo, Estante, Prateleira, Caixa, Pasta e Dossi. O acesso a est funo feito
atravs do menu lateral, na opo Incluir.
Alterar: permite alterar os dados de cadastramento do inventrio. O acesso a esta funo pode ser feito atravs
a alterao dos dados do cadastro do inventrio, a funo alterar permite a visualizao dos arquivos digitais
associados com o inventrio, e permite o acesso a todas as funes que podem ser executadas no mesmo,
atravs de uma srie de botes localizados na base da tela.
Transferncia: esta funo possibilita a transferncia da carga do inventrio (do local onde o inventrio se
encontra). Para isso o usurio deve informar para que local esta fazendo a transferncia. Para ter acesso a esta
funo o usurio poder selecionar a funo Transferncia no menu lateral esquerdo, ou atravs da Listagem,
selecionando a ao TRANSFERNCIA.
Cancelar Transferncia: depois de realizada uma transferncia, a mesma pode ser cancelada, antes que o
inventrio tenha sido recebido na unidade definida como unidade de destino. Para ter acesso a esta funo o
usurio deve escolher a opo Cancelar Transferncia, no menu lateral esquerdo. Sero mostrados todos os
inventrios passveis de ter sua transferncia cancelada. Para cancelar a transferncia de inventrios o usurio
dever marcar os inventrios que deseja ter a transferncia cancelada e pressionar o boto CANCELAR. O
usurio poder ainda digitar o nmero do inventrio nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de barras
para o preenchimento automtico do nmero do inventrio.
Receber: esta funo permite acusar, ou registrar, o recebimento de um inventrio transferido para uma
unidade. O processo de transferncia de um inventrio aberto com a opo de Transferncia, que registra o
evento inicial, e finaliza com o procedimento de recebimento. O procedimento de transferncia de inventrios
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no esta completo sem o registro do recebimento do inventrio na unidade de destino. Para ter acesso a esta
funo o usurio deve escolher a opo Receber, no menu lateral esquerdo. Sero mostrados todos os
inventrios transferidos para a unidade onde o usurio se encontra, e que ainda esto pendentes de recebimento.
Para registrar o recebimento dos inventrios o usurio dever marcar os inventrios que deseja receber e
pressionar o boto RECEBER. O usurio poder ainda digitar o nmero do inventrio nas caixas de texto, ou
usar um leitor de cdigo de barras para o preenchimento automtico do nmero do inventrio.
Emprestar: esta funo permite o controle de emprstimo de inventrios. Para acessar esta funo o usurio
dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao EMPRESTAR, relativa ao inventrio que
se deseja emprestar. Para concluir o emprstimo do inventrio o usurio dever informar para quem est sendo
emprestado o inventrio e o prazo para devoluo. Aps a concluso do emprstimo so habilitadas as funes
de impresso do recibo de emprstimo e de devoluo do emprstimo.
Arquivo Digital: est funo permite a anexao de arquivos digitais a um inventrio. A anexao poder ser
Alm destas funes, possvel associar minutas de documentos diretamente ao inventrio, atravs do boto
MINUTAS.
Histrico: est funo permite a visualizao do histrico de um inventrio, alm do perodo de tempo que o
inventrio ficou em cada unidade de seu fluxo de transferncias. possvel ainda gerar diversos grficos,
permitindo que esta anlise seja feita de forma mais fcil. Para ter acesso ao histrico de um inventrio o
usurio dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao HISTRICO, relativa ao
inventrio desejado.
inventrio, entre as quais podemos destacar: etiqueta de cdigo de barras, que permite a impresso de cdigos
de barras contendo informaes do inventrio, para uma posterior leitura automtica; etiqueta de endereo,
contendo informaes dos interessados do documentos e processos contidos no inventrio, com seus
respectivos dados, inclusive endereo, forma de tratamento, correio eletrnico; etiqueta de folha de rosto,
contendo informaes completas para a colagem da mesma nas caixas de inventrio. Na funo Etiquetas
possvel a configurao do formato da impresso dos dados. Para imprimir etiquetas relacionadas a um
inventrio o usurio dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao ETIQUETAS,
relativa ao inventrio desejado.
Pesquisa Simples: esta funo permite a pesquisa de um inventrio a partir de seu suporte e nmero. Caso o
inventrio seja encontrado gerada uma pgina com todas as informaes do mesmo, em funo das
permisses que o usurio possui. As informaes constantes desta pgina so: dados bsicos do inventrio,
arquivo digitais anexados, documentos e processos contidos no inventrio, histrico de transferncias,
histricos de emprstimos e localizao fsica atualizada. Para realizar a pesquisa de um inventrio o usurio
dever selecionar a opo Pesquisa Simples no menu lateral.
Pesquisa Avanada: esta funo permite a busca de inventrios atravs da passagem de diversos parmetros.
Estes parmetros referem-se aos dados cadastrados na fase de incluso do inventrio (informaes de cadastro),
aos dados includos nas transferncias (locais de transferncia, etc), aos dados includos durante a vida til do
inventrio (arquivos digitais anexados e processados) e dados de estado dos inventrios. Todas as pesquisas
podem ser realizadas utilizando-se parmetros pr-configurados no banco de dados ou utilizando os recursos
de pesquisa textual, pesquisa fontica e pesquisa por sinnimos (thesaurus). Estes recursos de pesquisa so
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prprios do sistema, sendo desta forma independente do banco de dados utilizado. Para realizar a pesquisa
avanada de inventrio o usurio dever selecionar a opo Pesquisa Avanada no menu lateral.
Eliminao: esta funo permite a gerao de relatrios de eliminao de inventrios, tambm chamados de
Listagem de Eliminao de Documentos, a partir de parmetros passados pelo usurio. Os relatrios so
gerados levando-se em considerao o prazo de guarda dos documentos na unidade, de acordo com a tabela de
temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, definida na resoluo 14, de 24 de outubro de
2001. Podem ser escolhidos diversos formatos de impresso, todos eles baseados na legislao em vigor. Para
gerar os relatrios de eliminao de inventrios o usurio dever selecionar a opo Eliminao no menu
lateral.
BIBLIOTECA
A funo deste mdulo a gesto de informaes documentais bibliogrficas, estejam elas em qualquer suporte ou
apresentao, entre os quais podemos destacar: livros, revistas, arquivos eletrnicos, teses, monografias, etc. Estas
informaes podem estar em qualquer tipo de suporte, entre os quais podemos destacar o papel, os arquivos eletrnicos,
vdeos, cd-rom, entre outros. Alm destas informaes, podero tambm ser gerenciados materiais mais simples, tais
como cartilhas, folhetos, entre outros, desde que de interesse da instituio ou de interesse do pblico em geral. O
mdulo de Biblioteca gerencia todo o processo de aquisio, processamento e acompanhamento das informaes
documentais bibliogrficas. Alm disto, permite o intercmbio de informaes com outros sistemas, mediante os
formatos XML e Marc, atravs do protocolo de comunicao Z39.50. As funes que so executadas neste mdulo so:
Listagem: esta funo permite a visualizao de todos os materiais bibliogrficos na carga da unidade onde o
usurio est vinculado. Para facilitar iremos cham-lo de livros, o que no significa que os materiais
bibliogrficos sejam somente desta categoria. Na listagem h uma padronizao de cores para indicar o estado
do livro. As trs principais so: tons claros, para livros na carga e passveis de todas as aes que o usurio
possui permisso, cor vermelha, para os livros que foram transferidos para a unidade e que ainda no foram
recebidos e cor amarela para livros emprestados. Na listagem, para cada livro, gerada uma lista de aes que
usurio dever abrir a caixa de seleo AO, relativa ao livro onde ser executada a ao.
Incluir: esta funo permite a incluso de um novo livro, informando para isso o cdigo de classificao
decimal do mesmo, as data de publicao, a data de incorporao ao acervo da instituio, o tipo de suporte, a
editora, os autores, as palavras-chave, os cdigos de protocolo (processos e documentos) que acompanham o
livro ou a partir do qual o mesmo foi adquirido, a descrio do contedo e a localizao do mesmo, utilizando
para isso a padronizao Mdulo, Estante e Prateleira. O acesso a est funo feito atravs do menu lateral,
na opo Incluir.
Alterar: permite alterar os dados de cadastramento do livro. O acesso a esta funo pode ser feito atravs do
menu lateral, na opo Alterar, ou atravs da Listagem, escolhendo a ao ALTERAR. Alm de permitir a
alterao dos dados do cadastro do livro, a funo alterar permite a visualizao dos arquivos digitais
associados com o mesmo, e permite o acesso a todas as funes que podem ser executadas no mesmo, atravs
Transferncia: esta funo possibilita a transferncia da carga do livro (do local onde o livro se encontra).
Para isso o usurio deve informar para que local esta fazendo a transferncia e um despacho. Para ter acesso a
esta funo o usurio poder selecionar a funo Transferncia no menu lateral esquerdo, ou atravs da
Listagem, selecionando a ao TRANSFERNCIA.
Cancelar Transferncia: depois de realizada uma transferncia, a mesma pode ser cancelada, antes que o
livro tenha sido recebido na unidade definida como unidade de destino. Para ter acesso a esta funo o usurio
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deve escolher a opo Cancelar Transferncia, no menu lateral esquerdo. Sero mostrados todos os livros
passveis de ter sua transferncia cancelada. Para cancelar a transferncia de livros o usurio dever marcar os
livros que deseja ter a transferncia cancelada e pressionar o boto CANCELAR. O usurio poder ainda
digitar o nmero do livro nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de barras para o preenchimento
automtico do nmero do livro.
Receber: esta funo permite acusar, ou registrar, o recebimento de um livro transferido para uma unidade. O
processo de transferncia de um livro aberto com a opo de Transferncia, que registra o evento inicial, e
finaliza com o procedimento de recebimento. O procedimento de transferncia de livros no esta completo sem
o registro do recebimento do inventrio na unidade de destino. Para ter acesso a esta funo o usurio deve
escolher a opo Receber, no menu lateral esquerdo. Sero mostrados todos os livros transferidos para a
unidade onde o usurio se encontra, e que ainda esto pendentes de recebimento. Para registrar o recebimento
dos livros o usurio dever marcar os livros que deseja receber e pressionar o boto RECEBER. O usurio
poder ainda digitar o nmero do livro nas caixas de texto, ou usar um leitor de cdigo de barras para o
preenchimento automtico do nmero do livro.
Emprestar: esta funo permite o controle de emprstimo de livros. Para acessar esta funo o usurio dever
selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao EMPRESTAR, relativa ao livro que se deseja
emprestar. Para concluir o emprstimo do livro o usurio dever informar para quem est sendo emprestado e
o prazo para devoluo. Aps a concluso do emprstimo so habilitadas as funes de impresso do recibo de
emprstimo e de devoluo do emprstimo.
Arquivo Digital: est funo permite a anexao de arquivos digitais a um livro. A anexao poder ser feita
mediante a incluso de documentos eletrnicos originais, em qualquer formato, ou a digitalizao, a partir da
conexo com um scanner ou cmera digital, ou qualquer equipamento que suporte os padres TWAIN e/ou
Histrico: est funo permite a visualizao do histrico de transferncia e de emprstimos de um livro, alm
do perodo de tempo que o livro ficou em cada unidade de seu fluxo de transferncias e com cada usurio.
acesso ao histrico de um livro o usurio dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao
HISTRICO, relativa ao livro desejado.
livro, entre as quais podemos destacar: etiqueta de cdigo de barras, que permite a impresso de cdigos de
barras contendo informaes do livro, para uma posterior leitura automtica; etiqueta de tombamento,
contendo informaes do catlogo e localizao do livro; etiqueta de folha de rosto, contendo informaes
completas para a incluso da mesma nos livros. Na funo Etiquetas possvel a configurao do formato da
impresso dos dados. Para imprimir etiquetas relacionadas a um livro o usurio dever selecionar a opo
Listagem, e em seguida selecionar a ao ETIQUETAS, relativa ao livro desejado.
Pesquisa Simples: esta funo permite a pesquisa de um livro a partir de seu nmero ou de sua classificao
decimal. Caso o livro seja encontrado gerada uma pgina com todas as informaes do mesmo, em funo
das permisses que o usurio possui. As informaes constantes desta pgina so: dados bsicos do livro,
arquivo digitais anexados, documentos e processos associados ao livro, histrico de transferncias, histricos
de emprstimos e localizao fsica atualizada. Para realizar a pesquisa de um livro o usurio dever selecionar
a opo Pesquisa Simples no menu lateral.
Pesquisa Avanada: esta funo permite a busca de livros atravs da passagem de diversos parmetros. Estes
parmetros referem-se aos dados cadastrados na fase de incluso do livro (informaes de cadastro), aos dados
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includos nas transferncias (locais de transferncia, etc) e emprstimos, aos dados includos durante a vida til
do livro (arquivos digitais anexados e processados) e dados de estado dos livros. Todas as pesquisas podem ser
realizadas utilizando-se parmetros pr-configurados no banco de dados ou utilizando os recursos de pesquisa
textual, pesquisa fontica e pesquisa por sinnimos (thesaurus). Estes recursos de pesquisa so prprios do
sistema, sendo desta forma independente do banco de dados utilizado. Para realizar a pesquisa avanada de
livros o usurio dever selecionar a opo Pesquisa Avanada no menu lateral.
Digital, utilizado para verificar os livros que possuem arquivos digitais anexados; Classificao, utilizado para
avaliar as classificaes decimais realizadas nos livros; Emprstimo, utilizado para verificar todos os
emprstimos realizados na unidade, estejam eles em qualquer estado; Estatsticas, utilizado para gerar diversos
tipos de estatsticas da rea, inclusive o quantitativo de livros na unidade, o quantitativo de livros transferidos,
o quantitativo de transferncias e emprstimos realizados e/ou recebidos, entre outros; Prazo de Resposta,
utilizado para verificar os livros que foram transferidos ou emprestados com prazo de resposta para outras
unidades; Produo, utilizado para verificar todos os livros cadastrados na unidade, podendo ser realizado
filtro por diversos parmetros; Para gerar relatrios o usurio dever selecionar a opo Relatrios no menu
lateral.
CONTRATOS
A funo deste mdulo a gesto de informaes documentais contratuais, estejam elas em qualquer suporte ou
apresentao. Estas informaes podem estar em qualquer tipo de suporte, entre os quais podemos destacar o papel e os
arquivos eletrnicos. O mdulo de Contratos gerencia todo o processo de preparao e acompanhamento das
informaes documentais contratuais. As funes que so executadas neste mdulo so:
Listagem: esta funo permite a visualizao de todos os contratos na carga da unidade onde o usurio est
vinculado. Na listagem h uma padronizao de cores para indicar o estado do contrato. As trs principais so:
tons claros, para contratos na carga e passveis de todas as aes que o usurio possui permisso (correntes),
cor laranja, para os contratos que foram encerrados ou que tiveram o seu prazo de execuo findo e cor
amarela para contratos em fase de preparao. Na listagem, para cada contrato, gerada uma lista de aes que
usurio dever abrir a caixa de seleo AO, relativa ao contrato onde ser executada a ao.
Incluir: esta funo permite a incluso de um novo contrato, informando para isso a data de assinatura, a data
de publicao, as partes, as palavras-chave, os cdigos de protocolo (processos e documentos) que
acompanham o contrato ou a partir do qual o mesmo foi formulado e a descrio do contedo. O acesso a est
funo feito atravs do menu lateral, na opo Incluir.
Alterar: permite alterar os dados de cadastramento do contrato. O acesso a esta funo pode ser feito atravs
a alterao dos dados do cadastro do contrato, a funo alterar permite a visualizao dos arquivos digitais
Arquivo Digital: est funo permite a anexao de arquivos digitais a um contrato. A anexao poder ser
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Histrico: est funo permite a visualizao do histrico de eventos de um contrato, alm das atividades
realizados pelos usurios. possvel ainda gerar diversos grficos, permitindo que esta anlise seja feita de
forma mais fcil. Para ter acesso ao histrico de um contrato o usurio dever selecionar a opo Listagem, e
em seguida selecionar a ao HISTRICO, relativa ao contrato desejado.
contrato, entre as quais podemos destacar: etiqueta de cdigo de barras, que permite a impresso de cdigos de
barras contendo informaes do contrato, para uma posterior leitura automtica; etiqueta de localizao,
contendo informaes de catalogao e localizao do contrato; etiqueta de folha de rosto, contendo
informaes completas para a incluso ou anexao da mesma nos contratos. Na funo Etiquetas possvel a
configurao do formato da impresso dos dados. Para imprimir etiquetas relacionadas a um contrato o usurio
dever selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao ETIQUETAS, relativa ao contrato
desejado.
Pesquisa Simples: esta funo permite a pesquisa de um contrato a partir de seu nmero ou do processo que
deu origem ao mesmo. Caso o contrato seja encontrado gerada uma pgina com todas as informaes do
mesmo, em funo das permisses que o usurio possui. As informaes constantes desta pgina so: dados
bsicos do contrato, arquivo digitais anexados, documentos e processos associados ao contrato e histrico de
eventos. Para realizar a pesquisa de um contrato o usurio dever selecionar a opo Pesquisa Simples no
menu lateral.
Pesquisa Avanada: esta funo permite a busca de contratos atravs da passagem de diversos parmetros.
Estes parmetros referem-se aos dados cadastrados na fase de incluso do contrato (informaes de cadastro),
aos dados includos nos eventos, aos dados includos durante a vida til do contrato (arquivos digitais anexados
e processados) e dados de estado dos contratos. Todas as pesquisas podem ser realizadas utilizando-se
parmetros pr-configurados no banco de dados ou utilizando os recursos de pesquisa textual, pesquisa
forma independente do banco de dados utilizado. Para realizar a pesquisa avanada de contratos o usurio
H relatrios genricos, onde o usurio pode escolher entre nenhum e 20 parmetros, ou pode escolher
relatrios pr-configurados, entre os quais podemos destacar os seguintes: Arquivo Digital, utilizado para
verificar os contratos que possuem arquivos digitais anexados; Oramentrio, utilizado para avaliar os
contratos classificados em determinada unidade oramentria; Eventos, utilizado para verificar todos os
eventos associados aos contratos; Estatsticas, utilizado para gerar diversos tipos de estatsticas da rea,
inclusive o quantitativo de contratos, o quantitativo de contratos criados, o quantitativo de eventos realizados,
entre outros; Prazos, utilizado para verificar os prazos dos contratos; Produo, utilizado para verificar todos
os contratos cadastrados, podendo ser realizado filtro por diversos parmetros. Para gerar relatrios o usurio
dever selecionar a opo Relatrios no menu lateral.
CONVNIOS
A funo deste mdulo a gesto de informaes documentais de convnios, estejam elas em qualquer suporte ou
apresentao. Estas informaes podem estar em qualquer tipo de suporte, entre os quais podemos destacar o papel e os
arquivos eletrnicos. O mdulo de Convnios gerencia todo o processo de preparao e acompanhamento das
informaes documentais dos mesmos. O embasamento legal deste so as instrues normativas da Secretaria do
Tesouro Nacional (STN). As funes que so executadas neste mdulo so:
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Listagem: esta funo permite a visualizao de todos os convnios na carga da unidade onde o usurio est
vinculado. Na listagem h uma padronizao de cores para indicar o estado do convnio. As trs principais so:
tons claros, para convnios na carga e passveis de todas as aes que o usurio possui permisso (correntes),
cor laranja, para os convnios que foram encerrados ou que tiveram o seu prazo de execuo findo e cor
amarela para convnios em fase de preparao. Na listagem, para cada convnio, gerada uma lista de aes
que podero ser realizadas no mesmo, em funo das permisses que o usurio possui. Para acessar estas
funes o usurio dever abrir a caixa de seleo AO, relativa ao convnio onde ser executada a ao.
Incluir: esta funo permite a incluso de um novo convnio, informando para isso a data de assinatura, a data
de publicao, a data de vigncia, as partes (concedente e convenente), as palavras-chave, os cdigos de
protocolo (processos e documentos) que acompanham o convnio ou a partir do qual o mesmo foi formulado,
o objeto do convnio, o valor financeiro aportado por cada uma das partes, a vinculao oramentria e a
descrio do contedo. O acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na opo Incluir.
Alterar: permite alterar os dados de cadastramento do convnio. O acesso a esta funo pode ser feito atravs
a alterao dos dados do cadastro do convnio, a funo alterar permite a visualizao dos arquivos digitais
Arquivo Digital: est funo permite a anexao de arquivos digitais a um convnio. A anexao poder ser
Histrico: est funo permite a visualizao do histrico de eventos de um convnio, alm das atividades
realizados pelos usurios. possvel ainda gerar diversos grficos, permitindo que esta anlise seja feita de
forma mais fcil. Para ter acesso ao histrico de um convnio o usurio dever selecionar a opo Listagem, e
em seguida selecionar a ao HISTRICO, relativa ao convnio desejado.
convnio, entre as quais podemos destacar: etiqueta de cdigo de barras, que permite a impresso de cdigos
de barras contendo informaes do contrato, para uma posterior leitura automtica; etiqueta de localizao,
contendo informaes de catalogao do convnio; etiqueta de folha de rosto, contendo informaes completas
para a incluso ou anexao da mesma nos convnios. Na funo Etiquetas possvel a configurao do
formato da impresso dos dados. Para imprimir etiquetas relacionadas a um convnio o usurio dever
selecionar a opo Listagem, e em seguida selecionar a ao ETIQUETAS, relativa ao convnio desejado.
Pesquisa Simples: esta funo permite a pesquisa de um convnio a partir de seu nmero ou do processo que
deu origem ao mesmo. Caso o convnio seja encontrado gerada uma pgina com todas as informaes do
mesmo, em funo das permisses que o usurio possui. As informaes constantes desta pgina so: dados
bsicos do convnio, arquivo digitais anexados, documentos e processos associados ao convnio e histrico de
eventos. Para realizar a pesquisa de um convnio o usurio dever selecionar a opo Pesquisa Simples no
menu lateral.
Pesquisa Avanada: esta funo permite a busca de convnios atravs da passagem de diversos parmetros.
Estes parmetros referem-se aos dados cadastrados na fase de incluso do convnio (informaes de cadastro),
aos dados includos nos eventos, aos dados includos durante a vida til do convnio (arquivos digitais
anexados e processados) e dados de estado dos convnios. Todas as pesquisas podem ser realizadas utilizandose parmetros pr-configurados no banco de dados ou utilizando os recursos de pesquisa textual, pesquisa
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forma independente do banco de dados utilizado. Para realizar a pesquisa avanada de convnios o usurio
H relatrios genricos, onde o usurio pode escolher entre nenhum e 20 parmetros, ou pode escolher
relatrios pr-configurados, entre os quais podemos destacar os seguintes: Arquivo Digital, utilizado para
verificar os convnios que possuem arquivos digitais anexados; Oramentrio, utilizado para avaliar os
convnios classificados em determinada unidade oramentria; Eventos, utilizado para verificar todos os
eventos associados aos convnios; Estatsticas, utilizado para gerar diversos tipos de estatsticas da rea,
inclusive o quantitativo de convnios, o quantitativo de convnios criados, o quantitativo de eventos realizados,
entre outros; Prazos, utilizado para verificar os prazos dos convnios; Produo, utilizado para verificar todos
os convnios cadastrados, podendo ser realizado filtro por diversos parmetros. Para gerar relatrios o usurio
dever selecionar a opo Relatrios no menu lateral.
LEGISLAO
A funo deste mdulo a gesto de informaes legislativas, estejam elas em qualquer suporte ou apresentao. A
funo principal deste mdulo servir de repositrio de informaes para posterior consulta, alm de possuir recursos
de busca automtica de legislao em diversas fontes oficiais, entre as quais podemos citar o Senado Federal, a
Imprensa Nacional e a Presidncia da Repblica. As funes que so executadas neste mdulo so:
Listagem: esta funo permite a visualizao de toda a legislao existente na base de dados do sistema. Nesta
listagem, para cada legislao, gerada uma lista de aes que podero ser realizadas no mesmo, em funo
das permisses que o usurio possui. Para acessar estas funes o usurio dever abrir a caixa de seleo
AO, relativa legislao onde ser executada a ao.
Incluir: esta funo permite a incluso de uma nova legislao, informando para isso o tipo de ato, o nmero,
a data de assinatura da legislao, a situao da mesma, o chefe de governo ou autoridade responsvel pela
assinatura, a origem, a fonte da informao, a data de publicao, o local de publicao na fonte, a ementa, as
possveis alteraes, correlaes, interpretaes, vetos e observaes, e o texto integral. O acesso a est funo
feito atravs do menu lateral, na opo Incluir.
Alterar: permite alterar os dados de cadastramento da legislao. O acesso a esta funo pode ser feito atravs
a alterao dos dados do cadastro da legislao, a funo alterar permite a visualizao dos arquivos digitais
associados com a mesma, e permite o acesso a todas as funes que podem ser executadas na mesma, atravs
Arquivo Digital: est funo permite a anexao de arquivos digitais a uma legislao. A anexao poder ser
Pesquisa Simples: esta funo permite a pesquisa de uma legislao a partir do seu tipo e nmero. Caso a
legislao seja encontrada gerada uma pgina com todas as informaes da mesma, em funo das
permisses que o usurio possui. As informaes constantes desta pgina so: dados bsicos da legislao e
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arquivo digitais anexados. Para realizar a pesquisa de uma legislao o usurio dever selecionar a opo
Pesquisa Simples no menu lateral.
Pesquisa Avanada: esta funo permite a busca de legislaes atravs da passagem de diversos parmetros.
Estes parmetros referem-se aos dados cadastrados na fase de incluso da legislao (informaes de cadastro)
e aos dados includos durante a vida til da legislao (arquivos digitais anexados e processados). Todas as
pesquisas podem ser realizadas utilizando-se parmetros pr-configurados no banco de dados ou utilizando os
recursos de pesquisa textual, pesquisa fontica e pesquisa por sinnimos (thesaurus). Estes recursos de
pesquisa so prprios do sistema, sendo desta forma independente do banco de dados utilizado. Para realizar a
pesquisa avanada de legislaes o usurio dever selecionar a opo Pesquisa Avanada no menu lateral.
MALA DIRETA
A funo deste mdulo a gesto de base de dados de pessoas fsicas e jurdicas associadas a todas as informaes
documentais existentes no sistema. Desta forma, existem pessoas fsicas e jurdicas associadas a processos e
documentos (interessados e destinatrios), associadas a informaes bibliogrficas (autores, revisores, co-autores),
associadas a contratos (contratados, contratante, responsveis), convnios (concedentes, convenentes, responsveis),
associadas a legislaes (responsveis pela assinatura). A partir do mdulo Mala Direta possvel incluir novas pessoas
fsicas e jurdicas, alter-las, exclu-las, agrup-las e desagrup-las. A operao de agrupar vrias pessoas fsicas e
jurdicas facilita o trabalho de organizao e associao dos mesmos aos registros de informaes documentais
existentes e passveis de criao. As funes que so executadas neste mdulo so:
Pessoas: esta funo permite a visualizao de todas as pessoas fsicas e jurdicas existentes na base de dados
do sistema. possvel tambm realizar um filtro, selecionando desta forma somente pessoas fsicas ou
jurdicas. Nesta listagem, para cada pessoas fsica ou jurdica, gerada uma lista de aes que podero ser
realizadas na mesma, em funo das permisses que o usurio possui. Para acessar estas funes o usurio
dever abrir a caixa de seleo AO, relativa pessoa fsica ou jurdica onde ser executada a ao.
Incluir Pessoa: esta funo permite a incluso de uma nova pessoa fsica ou jurdica, informando para isso o
tipo de pessoa, o nome, a forma de tratamento, o cargo, o responsvel, o endereo, composto de bairro, cidade,
estado e pas, o CEP, telefones de contato (at 2), endereo de correio eletrnico (e-mail), e endereo de site
Internet. O acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na opo Incluir Pessoa.
Alterar Pessoa: esta funo permite a alterao dos dados de uma nova pessoa fsica ou jurdica, informando
para isso o tipo de pessoa, o nome, a forma de tratamento, o cargo, o responsvel, o endereo, composto de
bairro, cidade, estado e pas, o CEP, telefones de contato (at 2), endereo de correio eletrnico (e-mail), e
endereo de site Internet. O acesso a est funo feito atravs do menu AO, selecionando a opo Alterar
relativa pessoa fsica ou jurdica de que se deseja alterar.
Grupos: esta funo permite a visualizao de todas os grupos de pessoas fsicas e jurdicas existentes na base
de dados do sistema. Nesta listagem, para cada grupo, gerada uma lista de aes que podero ser realizadas
no mesmo, em funo das permisses que o usurio possui. Para acessar estas funes o usurio dever abrir a
caixa de seleo AO, relativa ao grupo onde ser executada a ao.
Imprimir Etiquetas: esta funo permite a impresso de etiquetas de endereo de todas as pessoas fsicas e
jurdicas associadas a um grupo. O usurio poder informar o formato de etiqueta, a quantidade e outros
parmetros quando da impresso. O acesso a est funo feito atravs do menu AO, selecionando a opo
Etiquetas relativa ao grupo de que se deseja imprimir.
WEBMAIL/FAX
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A funo deste mdulo a gesto de informaes encontradas em correios eletrnicos e fac-smiles. Tem como objetivo
tratar tais informaes como informaes documentais, portanto informaes agregadas ao banco de dados do sistema e
com recursos semelhantes s outras informaes documentais. As funes que so executadas neste mdulo so:
Caixa de Entrada: esta funo permite a visualizao de todas as mensagens direcionadas ao usurio ou a sua
unidade organizacional ou ao seu grupo de usurios. A partir desta listagem o usurio poder ter acesso a todas
as informaes das mensagens, respond-la, encaminh-la, apag-la, entre outras aes. O acesso a est funo
feito atravs do menu lateral, na opo Caixa de Entrada.
Escrever Mensagem: esta funo permite o envio de uma nova mensagem para outros usurios, para outras
unidades ou para grupo de usurios previamente cadastrados. Para isso o usurio dever informar quais so os
destinatrios da mensagem, para quais usurios sero enviadas cpias, o assunto e o texto da mensagem. O
acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na opo Escrever Mensagem.
Mensagens Enviadas: esta funo permite a visualizao de todas as mensagens enviadas pelo usurio, e as
possveis aes passveis de realizao nas mesmas, entre as quais o re-envio, o encaminhamento e a excluso
da mesma. O acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na opo Mensagens Enviadas.
Mensagens Excludas: esta funo permite a visualizao de todas as mensagens excludas pelo usurio, e as
possveis aes passveis de realizao nas mesmas, entre as quais o retorno ao local de origem, o
encaminhamento e a excluso definitiva da mesma. O acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na
opo Mensagens Excludas.
Rascunhos: esta funo permite a visualizao de todas as mensagens gravadas pelo usurio como rascunho,
para uma posterior utilizao, e as possveis aes passveis de realizao nas mesmas, entre as quais o envio
para determinado usurio ou unidade ou grupo de usurios, o encaminhamento e a excluso da mesma. O
acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na opo Rascunhos.
Envio de Fax: esta funo permite o envio de fac-similes para nmeros telefnicos utilizando a infra-estrutura
de servios disponveis na instituio. Como forma de controle, o sistema guarda todas as informaes do
envio, tais como usurio de destino, nmeros telefnicos, data e hora, formato do envio, documentos ou outras
informaes enviadas, gerando desta forma um controle destas informaes. possvel tambm efetuar
pesquisas para visualizar fac-similes enviados para determinados usurios ou em determinados perodos. O
acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na opo Envio de Fax.
GERNCIA
A funo deste mdulo a gesto e configurao de parmetros do sistema. Neste mdulo possvel configurar desde
as preferncias dos usurios at as configuraes de funcionamento do sistema, tal como os servidores utilizados para
envio de mensagem, para servios de segurana (HTTPS e assinatura digital), mdulos operacionais e opes de
componentizao utilizadas. As funes que so executadas neste mdulo so:
Configurao Pessoal: esta funo permite a configurao de preferncias dos usurios. Esta ao pode ser
realizada pelo prprio usurio ou pelos administradores do sistema. Entre as possveis configuraes esto a
utilizao de leitores de cdigos de barra, as cores utilizadas para destaque nos textos de pesquisa, as
informaes visualizadas em cada tela, os termos e a lngua desejada. O acesso a est funo feito atravs do
menu lateral, na opo Configurao Pessoal.
Lotes: esta funo permite a incluso, alterao e excluso de lotes, que so agrupamentos de informaes
documentais, tais como processos e documentos, para facilitar o trabalho de unidades que manuseiam grande
quantidade destes objetos. Para a criao do lote necessrio informar o tipo de informao documental que
est sendo agregada, a nomenclatura do lote, e quais sero os processos e documentos que comporo aquele
lote. Uma vez includo, este lote fica disponvel para as aes de tramitao, distribuio, arquivamento,
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eliminao, cancelamento e todas as possveis mudanas de estado necessrias. O acesso a est funo feito
atravs do menu lateral, na opo Lotes.
Sistema: esta funo permite a configurao dos parmetros de funcionamento do sistema, e ficam habilitadas
somente para administradores do mesmo. O acesso a est funo feito atravs do menu lateral, na opo
Sistema.
Tabelas Auxiliares: esta funo permite a gesto do contedo das tabelas de apoio ao sistema. Em funo das
permisses do usurios gerada uma lista com as tabelas passveis de gesto pelo mesmo. O acesso a est
funo feito atravs do menu lateral, na opo Tabelas Auxiliares.
Usurios: esta funo permite a gerncia da base de dados de usurios do sistema, permitindo a incluso,
alterao, excluso e indisponibilidade de usurios individuais ou de grupos. O acesso a est funo feito
atravs do menu lateral, na opo Usurios.
INTERNET
A funo deste mdulo a divulgao, publicao e busca de informaes documentais atravs do site Internet da
instituio. Diversas consultas, folhas de rosto e formulrios encontram-se prontos para disponibilizao dos mesmos
no site Internet desejado. Entre as consultas disponveis podemos destacar as pesquisas de processos, documentos e
arquivos na Internet, a consulta de contratos e convnios de acordo com instrues normativas do Tribunal de Contas da
Unio, as publicaes de disseminao seletiva de informao bibliogrfica (DSI), e os formulrios de busca de
legislao interna da instituio.
MDULO DIGITAL (PROCESSO ELETRNICO)

A funo deste mdulo a utilizao de processos digitais e permitir aos usurios a utilizao de processos inteira ou
parcialmente eletrnicos com a utilizao de rvores de visualizao, assinatura digital e fluxos de trabalhos
estruturados. As funes que so executadas neste mdulo so:
rvore de Visualizao de Documentos/Processos: Permite ao usurio a criao de uma rvore de

visualizao dos documentos, processos e arquivos estruturada e atualizada de acordo com a anexao
sequencial de registros, na opo de rvore de Visualizao.
Assinatura Digital: Permite aos usurios do Sistema a utilizao de certificados digitais no padro institudo
pela ICP-Brasil para o acesso, utilizao, certificao dos documentos digitalizados e assinatura eletrnica dos
documentos produzidos no sistema, na opo Assinatura Digital;
Controle Campos e Grficos na Expedio: Permite a incluso campos de unidades organizacionais

demandantes nas funcionalidades de expedio de documentos e de expedio por lote. Permitir o acrscimo
de acrescentar campos no registro de expedio de documentos com vistas e controle de devoluo. Relatrios
de controle de aviso de recebimento vinculados ao controle de prazo, nas opes Controle de Campos e
Grficos.
Controle e Correo de Alada: Possui funcionalidade devolver registro pelo fato de ter sido encaminhado
erroneamente por se tratar de assunto fora da alada de competncia das unidades organizacionais do cliente.
Possibilitando a gerao listagem e relatrio contendo o total de registros devolvidos e consequente ao de
tramite e distribuio, na opo Controle de Alada.
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Correo de Ortografia: Possui relatrio e listagem contendo os erros identificados nos campos assunto,
interessado e palavra-chave dos mdulos Documentos e Processos; interessado e descrio no mdulo
Arquivos; e descrio, autor e palavra-chave, na opo Correo de Ortografia.
Emisso de Avisos e Alertas: Permite o envio de avisos quando os prazos de respostas, de sobrestamento e de
devoluo de emprstimo de um documento/processo estiverem vencendo, vencido e a vencer. Estes avisos
podem ser enviados por e-mail ou SMS, na opo Emisso de Avisos e Alertas.
Envio de Documentos: Permite liberar o acesso para o envio de contedos, documento e processos por e-mail
contendo o arquivo digital de documentos protocolizados para interessado interno e externo, na opo E-mail.
Gerao de Capa Eletrnica Permite criao de capa eletrnica com vinculao a rvore de visualizao
para os novos processos criados, na opo Capa.
Gerao de Documentos em PDF: Possui funcionalidade de criao/gerao de documentos em formato
(PDF pesquisvel), na opo Gerar Documento.
Gerao de Nada Consta: Possui funcionalidade de gerao de nada consta em nome do usurio do sistema,
na opo Nada Consta.
Gerao de Via Eletrnica: Possui funcionalidade Gerar via eletrnica no mdulo Documentos e
Processos, na opo Vias.
Gerao de Vias: Possui funcionalidade 2 Via em listagem do mdulo Documentos possibilitando a
gerao de 2 via de documento extraviado, na opo Vias, na opo Vias.
Grupo de Segurana Digital: Possui funcionalidade de grupo de segurana para acesso a documentos de
carter reservado. Permitindo a adoo de regras de seguranas do sistema, na opo Grupo de Segurana.
Modelos e Minuta Digitais Possui funcionalidade de criao e gravao da minuta. Com pr-cadastramento
de assinaturas, acesso, comentrios, logs, verses, encerramento, assinatura eletrnica, envio por e-mail,
aproveitar dados das minutas e delegao, na opo Modelos e Minutas.
Processo Multifuncional/Parelelo - Permite a instruo do processo multifuncional de maneira que ao
tramit-lo a unidade organizacional do cliente remetente possa mant-lo aberto em sua unidade e continuar a
anexar documentos aos autos paralelamente unidade destinatria, na opo Processo
Multifuncional/Paralelo.
Protocolo Eletrnico: Possui funcionalidade que permite o recebimento de protocolos registrados por usurios
via website ou webservice de recebimento, na opo Protocolo Eletrnico.
Reconstituio de Processo: Possui funcionalidade de reconstituio de processo, na opo Restituio.
Relatrio de Atraso/Recebimento - Possui relatrio com posio de quantos dias um documento recebido
permaneceu em processamento nos setores de Protocolo-Geral e Processamento Tcnico cruzando os campos
data do recebimento com o campo data de tramitao, na opo Alertas/Relatrios.
Semforo de Cores/Classificao Arquivstica Possui funcionalidade de seleo de cor por lote para
classificao arquivstica e adaptar a exibio dos cdigos de acordo com o modelo adotado pelo e-arq, na
opo Classificao Arquivstica.
Transferncia de Avulsos Possui funcionalidade de transferncia de protocolos avulsos pelos arquivos
setoriais ao Arquivo Central, na opo Avulsos.
Workflow Possui da funcionalidade de workflow para automao do processo de negcio, na sua totalidade
ou em partes, possibilitando que documentos, informaes ou tarefas sejam passadas de um participante para o
outro para execuo de uma ao, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos estabelecidos pelo
cliente, na opo Fluxo de Trabalho.
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Características Funcionais PRÓTON Catálogo IKHON

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CATLOGO (ESPECIFICAO TCNICA DO SISTEMA)

PROCESSOS, tambm chamados de DOSSIS, em funo da nomenclatura adotada pelo cliente;

A aplicao rodas em 02 (duas) verses de plataforma tecnolgicas de desenvolvimento em ASP/ASP.NET ou

cdigo de barras, guias de transferncia e emprstimo de documentos, listagem de eliminao de documentos

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MDULOS (RESUMO FUNCIONAL)

Cancelar: esta funo permite o cancelamento de um processo. O procedimento de cancelar um processo

Histrico: est funo permite a visualizao do histrico de tramitaes e de prazos de resposta de um

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Cancelar: esta funo permite o cancelamento de um documento. O procedimento de cancelar um processo

Palavra-Chave: esta funo permite o cadastramento de palavras-chaves relativas a um documento. Para

Histrico: est funo permite a visualizao do histrico de tramitaes e de prazos de resposta de um

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MDULO DIGITAL (PROCESSO ELETRNICO)

rvore de Visualizao de Documentos/Processos: Permite ao usurio a criao de uma rvore de

Controle Campos e Grficos na Expedio: Permite a incluso campos de unidades organizacionais

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