Cuadr

o general de
Cuadro
clasificacin archivst
ica
archivstica
INSTRUCTIVO

PARA SU EL
AB
ORA
CIN
ELAB
ABORA
ORACIN

P RESENT
ACIN
RESENTACIN
El Archivo General de la Nacin, a travs de la Direccin del Sistema
Nacional de Archivos, con la colaboracin de los integrantes del Comite
Tcnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno
Federal (COTECUCA), ha desarrollado una propuesta metodolgica
para el diseo del cuadro general de clasificacin archivstico que
permite:
ordenar los documentos de archivo dentro del espacio fsico
que ocuparn para su conservacin, temporal o definitiva, y
agrupar los elementos que representan su contenido para
relacionarlo de manera lgica con otros documentos de
archivo mediante el lenguaje clasificatorio.
En sntesis, los lineamientos para elaborar un cuadro de clasificacin
que ahora se presentan se conciben como un mecanismo completo,
homogneo y nico, destinado a resolver el acceso y control de los
documentos de archivo, en la medida en que la clasificacin permite
un nivel de comprensin y utilidad de los archivos como suma de los
procesos de ordenacin preestablecida, la operacin de identificacin
y creacin integrada de criterios clasificatorios.

1. OBJETIVO GENE
RAL
GENERAL
Establecer a partir de las prcticas y tcnicas de la archivstica y
administracin de documentos, las bases para el diseo del Cuadro
General de Clasificacin Archivstica, as como definir las actividades
y estrategias encaminadas a asegurar su desarrollo uniforme,
coherente y atento a los propsitos planteados en los Lineamientos
para la organizacin y descripcin de los archivos de las dependencias
o entidades de la Administracin Pblica (D.O.F. 20/02/04), que
en adelante mencionaremos como Lineamientos.
1.1

Objetivos especficos
especficos:
Establecer los conceptos generales de la clasificacin y
organizacin de los archivos.

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 Definir la forma en la que debe elaborarse el cuadro general de

clasificacin archivstica, a fin de establecer los procesos que
orienten sobre la manera en que han de formularse sus criterios
y procedimientos del mismo.
Y determinar las actividades para su formulacin enumerando
los procesos a cumplir.

2. D
E LA ESTRUCTURA DE LOS
DE
ARC
HIVOS
ARCHIVOS
La organizacin de un archivo responde a una triple necesidad:
Proporcionar una estructura lgica que represente la
documentacin producida o recibida en el ejercicio de las
atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.
2

Facilitar su localizacin conceptual, es decir, acceder a la

informacin contenida en el acervo documental.
Facilitar la localizacin fsica de cada documento o expediente
para su eficaz control y manejo.
As, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:
La clasificacin archivstica, que consiste en realizar un proceso
de identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con
base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.1
Ordenar los documentos de archivo estableciendo, dentro
de cada agrupacin o serie documental, la relacin de unos
con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida
para cada caso.
En el diseo y desarrollo del cuadro general de clasificacin archivstica
se atiende a lo establecido por los Lineamientos para la organizacin y
descripcin de los archivos de las dependencias o entidades de la
Administracin Pblica (D.O.F. 20/02/04), que define a ste como el
instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en
las atribuciones o funciones de cada dependencia y entidad.2
As, la estructura del cuadro general de clasificacin archivstica ser
jerrquica y atender a los conceptos bsicos de fondo, seccin y
serie que establece un principio de diferenciacin, estratificacin y
jerarqua de las diversas agrupaciones documentales que conforman el
acervo de una dependencia o entidad.
De esta manera, los documentos se renen en agrupaciones naturales, a
saber: fondo, seccin, serie (sub-serie), expediente, unidad documental.

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Los niveles para la clasificacin y para el proceso de descripcin:

Fondo

Seccin

Serie

Sub-serie

Seccin

Seccin

Serie

Serie

Serie

Sub-serie
Expediente

Expediente

Expediente

Expediente
Expediente
Unidad
Documental

2.1

Unidad
Documental

Unidad
Documental

Definiciones y criterios de identificacin de la

estructura de los archivos

F ONDO
Conjunto de documentos producidos orgnicamente por una
dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.3
Criterios de identificacin de organismos productores pblicos:

Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurdica

propia establecidos por una disposicin normativa (acto de
ley) precisa y fechada y publicada en el Diario Oficial de la
Federacin.
Funciones propias recogidas igualmente en alguna disposicin
normativa.
Posicin jerrquica claramente definida dentro de la estructura
administrativa.
Autonoma suficiente para el desarrollo de sus funciones.
Estructura interna oficialmente establecida.

Ejemplos:

Fondo Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal

Fondo Secretara de Gobernacin
Fondo Instituto Mexicano del Seguro Social
Fondo Secretara de Energa

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S ECCIN
Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.4
Criterios de identificacin

Debe ser claramente identificable y tener una posicin

subordinada con respecto al organismo creador cuyo nivel
es el Fondo.
Debe corresponder con funciones establecidas en un
reglamento interno o semejante delegadas por el rgano
creador cuyo nivel es el Fondo.
Debe pertenecer a un sistema de archivos.
Debe estar inserta en una organizacin capaz de desarrollar
las funciones delegadas.
Debe contar con competencias propias aunque est sujeta a
otro organismo superior.
Es un conjunto de documentos relacionados entre s que,
por lo general, se corresponden con las subdivisiones
administrativas o de las funciones de la dependencia o entidad
que lo origina.
Corresponde con una diferenciacin al interior del Fondo.
De conformidad con los Lineamientos, las secciones son las
subdivisiones del Fondo identificadas con funciones.

Variaciones de las secciones

En ocasiones la Seccin de un Fondo adquiere un crecimiento

importante y puede llegar a ser independiente de ste, aunque
formalmente sea una subdivisin del Fondo. Estas secciones
documentales se analizarn para determinar si requieren un
tratamiento por separado como fondo independiente, o si
permanecen como seccin.

Otra variante es encontrar en el archivo de una dependencia

o entidad que por una de sus funciones tenga una seccin
que integre fondos (no generados por ella), stos se
considerarn en el nivel de la estructura archivstica como
secciones o series que forman parte del fondo de la
dependencia o entidad.

En algunos archivos existen documentos que fueron reunidos

por su relevancia histrica, mas no por su procedencia
institucional, donde se fueron agrupando documentos de
distintos fondos, dndoles un tratamiento equivalente al de
un Fondo. Por lo general se les denomina Secciones histricas
o colecciones artificiales y sern considerados en la estructura
archivstica como secciones.

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Ejemplos:

Seccin Recursos Humanos

Seccin Recursos Materiales y Obra Pblica
Seccin Comunicacin Social
Seccin Planeacin y Desarrollo

S ERIE
Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que
versan sobre una materia o asunto especfico.5
Criterios de identificacin:

Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de

una misma actividad administrativa y regulado por la misma
norma jurdica o de procedimiento.

Documentos organizados de acuerdo con un sistema de

archivo o conservados, formando una unidad, como
resultado de una misma acumulacin.

Agrupacin de documentos que reflejan la misma actividad,

que tienen una forma particular o que son resultado de cualquier
otra relacin derivada de su produccin, recepcin o uso.

Las series son el resultado de la aplicacin del principio de

orden original y (donde los documentos de archivo de un
fondo no se mezclan con los de otros), responden al carcter
seriado de los mismos, a la repeticin de actividades o
procedimientos administrativos para el cumplimiento de una
funcin atribuida a la institucin.

Ejemplos:

Serie nminas
Serie licitaciones
Serie participacin social
Serie programas operativos anuales

E XPEDIENTE
Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su
uso corriente, o durante el proceso de organizacin archivstica, porque
se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es
generalmente la unidad bsica de la serie.6
Ejemplos

U NID
AD
NIDAD

Nminas del mes de enero

Nminas del mes de diciembre
Licitacin Pblica LPN-2507/2003

DOCUMENT
AL
DOCUMENTAL

(DOCUMENTO,

PIEZA, TIPO DOCUMENT

AL)
DOCUMENTAL

Es la unidad archivstica ms pequea intelectualmente indivisible, por

ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografa, una
grabacin sonora.7

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3. D
EL CU
ADRO GENERAL DE
DEL
CUADRO
CLA
SIFICACIN ARCHIVSTICA
CLASIFICACIN

3.1

Instrumentos y principios para su elaboracin

En la elaboracin de un cuadro general de clasificacin archivstica es

requisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento de
las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos
de archivo. Adems, en su formulacin se deben considerar:

Los instrumentos jurdicos, de organizacin y normatividad

de la dependencia o entidad.
Los esquemas de clasificacin existentes.
Los recursos con que se cuenta para ello.

Con base en la estructura archivstica del fondo, seccin y serie como

niveles bsicos y sucesivos, en la elaboracin del cuadro general de
clasificacin archivstica la metodologa se plantea a partir de un fondo
en especfico y tendr como principios: delimitacin, unicidad,
estabilidad y simplificacin.
Delimitacin: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos
de cualquier tipo y poca generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.
Unicidad: Los lmites temporales y la edad de los documentos no son
caractersticas definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la
unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los
documentos de archivo con independencia de su cronologa, desde la
ms antigua hasta la ms reciente.
Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de
la dependencia o entidad, cuya permanencia garantice una clasificacin
segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones
y series sin romper su estructura.
Simplificacin: El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser
adoptado en todos los supuestos posibles, se establecern divisiones
precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas.
3.2

Del desarrollo del cuadro de clasificacin archivstica

En la formulacin del cuadro general de clasificacin archivstica se

establecen procesos bsicos para su desarrollo y solamente se mencionarn
los que corresponden a su instrumentacin.

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Los procesos bsicos permitirn establecer un modelo de tratamiento de

los documentos de archivo, destinadas a controlarlos y darles un orden
lgico. En resumen, a travs de estos procesos se pretende obtener categoras
de agrupamientos estables, nicas, delimitadas, universales y flexibles.
Identificacin. Este proceso consiste en identificar los elementos que
apoyen la formulacin de categoras de agrupamiento. De acuerdo
con un sistema funcional de clasificacin, en el establecimiento de las
categoras de agrupamiento documental debe contemplarse:

La identificacin de las atribuciones y funciones comunes al

conjunto de instituciones que integran la Administracin Pblica
Federal.

La identificacin de las atribuciones y funciones especficas

de cada dependencia o entidad que corresponden a las
atribuciones sustantivas que hacen la diferencia de una
dependencia o entidad con otra.

En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha

relacin entre aquello que es objeto de una accin institucional o social y
los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.
As, los instrumentos que posibilitan el proceso son los siguientes:

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal

Leyes generales o federales
Reglamentos internos o similares
Manuales de organizacin y procedimientos
Catlogos de actividades del Sector Pblico Federal
Cuadros de clasificacin vigentes en las dependencias o
entidades

Los instrumentos enlistados permitirn la deteccin e identificacin de

atribuciones y funciones a partir de las cuales se formarn categoras de
agrupamiento que integrarn el cuadro de clasificacin.
Cabe destacar que en el proceso de identificacin son importantes los
reglamentos internos vigentes de las dependencias o entidades, de las
funciones.
Existen, adems, leyes federales o generales donde se sustentan las tareas
de las dependencias o entidades; en estos casos las atribuciones o
disposiciones que debern cumplirse llegan a tener una mayor estabilidad
que los mismos reglamentos, por lo que es recomendable su anlisis.
Los instrumentos de identificacin restantes tendrn ms una funcin de
cotejo y complementariedad que de creacin de categoras de
agrupamiento propiamente dichas.

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El anlisis de los instrumentos deber tener como resultado una sola

lista, sin duplicaciones innecesarias de las categoras de agrupamiento
que ofrezcan una perspectiva general del conjunto de categoras
documentales sustantivas y comunes.
El proceso de identificacin tambin incluye una serie de mecanismos
de semejanza e integracin entre categoras, teniendo en cuenta que
existe un gran nmero de tareas comunes a todas las dependencias o
entidades y que, por esta razn, se antoja ms adecuado, para el manejo
de las categoras de agrupamiento, lograr la unificacin paulatina de las
que tienen gran similitud no de tipo semntico, sino incluso de contenido.
En el proceso de identificacin debe tenerse atencin especial de no
incurrir en:

Identificar por identificar y tener un listado enorme de

categoras de agrupamiento repetidas, que slo entorpecera
su utilizacin en otras fases como la jerarquizacin y la
codificacin.
Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersin de la
informacin, o por el contrario, incurrir en una errnea
discriminacin.

Es necesario que la identificacin de categoras de agrupamiento se

realice sobre una base slida y de comparacin tal que slo los
instrumentos que citamos darn ocasin de hacerlo.
Ejemplos:

Programas operativos anuales

Recursos Humanos
Recursos Materiales y Obra Pblica
Nminas
Comunicacin Social
Planeacin y Desarrollo
Licitaciones
Entrevistas con medios

Jerarquizacin. Consiste en el establecimiento de los niveles de relacin

o coordinacin, as como de semejanza y diferencia entre las categoras
de agrupamiento identificadas.
A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificacin en donde las
categoras de agrupamiento son objeto de un proceso de descripcin y
registro unificado, la jerarquizacin de dichas categoras debe ser objeto
de un proceso de comparacin que permita ubicarlas en un contexto
general de ordenacin o relacin que debe distinguir elementos de
gradacin (o categorizacin) diferentes que permitan ubicar la categora
de agrupamiento en el lugar que le corresponda.

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As por ejemplo, en la administracin pblica el cuadro clasificador

por objeto de gasto responde a este principio de jeraquizacin al
establecer las categoras captulo, concepto y partida para reporte del
gasto pblico, mientras que conforme a los Lineamientos el Cuadro
general de clasificacin archivstica responde a la estructura fondo,
seccin y serie.
En la jerarquizacin, el modelo debe dar cabida en forma lgica a
todas nuestras categoras de agrupamiento. Esto se har a partir de la
utilizacin de elementos que incorporen caractersticas generales de
aglutinamiento de la accin administrativa (funcin-actividad-asunto)
en torno al cual sea posible ubicar racional, continua y sistemticamente
a dichas categoras documentales.
Se insiste en este punto porque es uno de los problemas que la clasificacin en el campo de la administracin de documentos debe resolver,
con su capacidad de respuesta como instrumento organizado y
organizador del medio ambiente archivstico, y esto slo ser posible
en la medida en que existan criterios previamente establecidos en su
composicin y se jerarquicen sus elementos de relacin, que son las
categoras de agrupamiento documental.
Ejemplos

Recursos Humanos
Nminas
Comunicacin Social
Entrevistas a funcionarios de mando
Recursos Materiales y Obra Pblica
Licitaciones

Codificacin. La utilidad del cdigo ha de verse como condicin

necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificacin
archivstica, al relacionarse ste con el orden y distribucin de las
categoras de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da
lugar a la adecuada sistematizacin y ubicacin que hace ms claras las
relaciones documentales e interconexiones caractersticas de los
documentos de archivo.
A la codificacin se le interpreta como la clasificacin archivstica en s
misma, y no como la imagen y representacin de cifras o smbolos
(cdigos), de tal forma que se cree que son la solucin a los problemas
de la clasificacin. Se ha insistido en determinar cul tipo de cdigos o
smbolos es el ms idneo (decimal, sectorial, numrico simple, etc.),
cuando es el proceso ms sencillo de solucionar despus de haber
identificado y jerarquizado las categoras de agrupamiento documental,
Asignar un cdigo permite sustituir el nombre propio o ttulo de la
categora de agrupamiento para fines de abreviatura o identificacin, y
denotar la importancia del propio cdigo para sostener y controlar el
lugar ocupado por la categora de agrupamiento.

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La utilidad del cdigo es una condicin necesaria para el funcionamiento

del Cuadro general de clasificacin archivstica que, al relacionarse con
el orden y distribucin que observan las categoras de agrupamiento
dentro del propio Cuadro, propicia su adecuada sistematizacin y
ubicacin que hace ms claro el tipo de relaciones documentales e
interconexiones que se establecen entre s.
Resulta indispensable que la codificacin sea una seleccin cuidadosa
del tipo de claves o cdigos que se utilizarn; es importante que el tipo
de codificacin seleccionado sea de fcil manejo, lgico, accesible y
aplicable a las categoras de agrupamiento, as como su utilizacin para
identificar los documentos.
La seleccin del tipo de codificacin ms apropiada depender,
bsicamente, de la forma en que aparecen las categoras de agrupamiento
al final de las etapas de identificacin y jerarquizacin.
10

Ejemplo:

100
101
200
201
300
301

Recursos Humanos
Nminas
Comunicacin Social
Entrevistas a funcionarios de mando
Recursos Materiales y Obra Pbica
Licitaciones

4. D
E L A APLIC
ACIN DEL CU
ADRO
DE
APLICACIN
CUADRO
DE C
LASIFICACIN ARCHIVSTICA
CLASIFICACIN

Las etapas de elaboracin del Cuadro general de clasificacin

archivistica son:
Validaci
n. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobacin
alidacin.
de las autoridades correspondientes para el Cuadro general de clasificacin
archivstica, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.
Formalizacin
ormalizacin. Atiende a los mecanismos de implantacin y su respectiva
difusin en el mbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
Supervisin y asesora. Es el seguimiento de las acciones tendientes
a garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro general de
clasificacin archivstica y corregir las posibles desviaciones y aclarar las
dudas que se presenten.
Capacitacin
Capacitacin. Se refiere a las necesidades de especializacin en la
aplicacin de operaciones y procedimientos del Cuadro general de
clasificacin archivstica.

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ANEX
OS DEL CU
A DRO
ANEXOS
CUA

1.

2.
3.

4.

Ejercicio para el proceso de identificacin de categoras para

la elaboracin de un cuadro general de clasificacin
archivstica de funciones comunes en materia de recursos
humanos.
Ejemplo de la Seccin 07 Servicios Generales (anexo 3) del
proceso de identificacin y jerarquizacin
El proceso de identificacin y jerarquizacin del Archivo
General de la Nacin en sus funciones sustantivas o especficas,
tiene pendiente la codificacin en tanto se lleva a cabo el
consenso de forma integral en la Secretara de Gobernacin.
El Cuadro general de clasificacin de funciones comunes es
resultado del trabajo del grupo para el desarrollo del mismo
y coordinado por la Secretara de Salud, segn acuerdo del
26 de abril de 2001 del Comit Tcnico de Unidades de
Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal.

Se integra por 12 secciones codificadas e identificadas con un nmero

consecutivo y la letra C (de comunes) y 242 series, que corresponden
a funciones comunes de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal.
Se propone que en el nivel de seccin la estructura archivstica sea
respetada como aparece, y en el nivel de serie segn lo determinen las
unidades responsables que requieran de mayor especificacin. Pueden
agrupar, desagrupar o subdividir para crear subniveles, es decir, cada
serie podr ampliarse dos claves ms de manera horizontal.
En el caso de las secciones de funciones sustantivas de cada dependencia
o entidad la codificacin de las secciones ser del 1 al n, cada una
con la letra S.
El Cuadro general de clasificacin archivstica permite organizar los
asuntos de manera funcional y puede ser utilizada por cada unidad
responsable de acuerdo con sus necesidades.
Notas
1-5, Disposiciones generales en Lineamientos para la organizacin y
conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal (D.O.F. 20/02/04).
6-7 Glosario en Norma Internacional General de Descripcin Archivstica
ISAD (G).

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11

Bibliografa
AGN, Direccin de Administracin de Documentos del Gobierno Federal, Sistema de clasificacin documental del gobierno federal,
Lineamientos para su desarrollo y diseo, Archivo tcnico, indito,
sntesis, 1985.
Carnicer Arribas, Ma. Dolores, y Juan Jos Generelo Lanaspa, Hacia
una aplicacin uniforme de la ISAD (G): Los niveles de descripcin, en
Tabula, nm. 4, Valladolid, Espaa, 1999, pp. 139-170.
Cruz Mundet, Jos Ramn, Manual de archivstica, 3a ed., Fundacin
Germn Snchez Ruiprez, Madrid, Ediciones Pirmide, 1999, 408 pp.
Secretara de Salud, Comit de Informacin, DGTI; CDI, Manual para
la operacin de archivos administrativos, versin en web http://
www.salud.gob.mx/unidades/cdi/talle/taller.html, 2004.
12

A NE XO 1

EJERCICIO PARA LA IDENTIFICACIN DE CATEGORAS EN LA ELABORACIN

DE UN CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA
DENOMINACIN INICIAL:
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
El objetivo de esta denominacin sirve nicamente como referencia e identificacin,
es decir, slo se utilizar para tener claro cul es el contexto donde se llevar a cabo
la identificacin de categoras haciendo diferencia tanto de aquellas otras que son
comunes a todas las dependencias (por ejemplo recursos materiales, servicios
generales, recursos financieros, asuntos jurdicos, etc.), como de las actividades
especficas o sustantivas que corresponden a cada dependencia. Es en los niveles (de
desagregacin) que se derivan de esta denominacin de Administracin de Recursos
Humanos donde se detallan propiamente los diversos asuntos que estn en estrecha
relacin con esta denominacin; es a partir de esos niveles (de desagregacin) en
donde se verificarn las acciones y operaciones clasificatorias, cuyo propsito ser
garantizar la organizacin adecuada de los documentos.
(Para el desarrollo de la etapa de identificacin de categoras se describen de manera general los
documentos que integran cada agrupacin.)

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Nivel de desagregacin (vertical)

Funcionamiento general de la
administracin de personal
Se refiere a la documentacin
deriva del ejercicio de las funciones y actividades de la
administracin de los recursos
humanos del Ejecutivo Federal, a
travs del desarrollo y aplicacin
de polticas, planes, programas y
procedimientos orientados a
satisfacer los objetivos mutuos de
trabajadores e instituciones.

Nivel de desagregacin (horizontal)

Polticas y normas de administracin de personal
Documentacin referente al conjunto de lineamientos dentro de la
administracin de personal.
Planeacin y programacin de la administracin de personal
Documentacin referente a las funciones y actividades de anlisis y
proyeccin para lograr el aprovechamiento racional de los recursos
humanos actuales y su programacin.
Control de la administracin de personal
Documentacin referente a las funciones y actividades para vigilar y
regular el funcionamiento de la administracin de personal de acuerdo
con los planes, polticas y normas preestablecidas.
13

Personal
Comprende la documentacin
individual que se genera como
producto de la relacin laboral.

Personal del ramo

Documentacin particular de los individuos que prestan sus servicios en
una dependencia determinada, producto de sus relaciones laborales
desde su seleccin y contratacin hasta su baja, aun en casos en que
procedan documentos posteriores. Esta documentacin integra el
denominado expediente bsico. Los documentos de este grupo que se
elaboran en trminos colectivos debern clasificarse en los rubros
adicionales de administracin de recursos humanos.
En caso de que se requiera diferenciar o precisar los diferentes grupos
de personal que pertenece a la dependencia, se proceder a subordinar
a este rubro las series correspondientes: personal de base, de confianza,
administrativo, docente, etc.
Personal ajeno al ramo
Documentacin referente a personas que no estn adscritas a la
dependencia y, sin embargo, mantienen alguna relacin laboral con la
misma.
vicio social
Personal de ser
servicio
Documentacin referente al servicio social que prestan alumnos o pasantes
de diversas especialidades acadmicas, como requisito para la acreditacin
oficial de sus estudios.
Personal comisionado
Documentacin referente a personal que no est contratado en la
dependencia en que presta sus servicios, procedente de otras
dependencias, entidades o instituciones diversas para efecto de desarrollar
labores eventuales en comisiones especficas.

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Nivel de desagregacin (vertical)

Servicio civil de carrera

(reclutamiento y seleccin de personal).
Corresponde a la documentacin
que se produce en la etapa
administrativa previa a la
contratacin de personal, en la
cual se renen y evalan
candidatos para ocupar determinados puestos.

Nivel de desagregacin (horizontal)

Reclutamiento de personal
Documentacin generada por actividades encaminadas a buscar y hacer
concurrir a solicitantes capaces de cubrir las vacantes que se presenten.
Seleccin de personal
Documentacin generada por las actividades de anlisis y evaluacin
de las habilidades y capacidades de los solicitantes.
Personal inhabilitado
Documentacin referente a personal que por determinadas caractersticas
se ha calificado como no aceptable y se hace del conocimiento de las
reas administrativas correspondientes, para evitar su contratacin.

14

Control de plazas
Documentacin generada por las actividades que se desarrollan con
objeto de regular las asignaciones y movimientos de plazas en la estructura
orgnica de una dependencia determinada.

Control de personal
Incluye la documentacin que se
produce por el ejercicio de
regulacin de los movimientos de
personal: adscripcin, categora,
percepciones y asistencia.

Control de puestos
Documentacin generada por las actividades encaminadas a establecer
y regular las unidades de trabajo especficas e impersonales (puestos)
que conforman el marco laboral en el que los trabajadores desempean
sus actividades.
Control de asistencia
Documentacin generada por actividades encaminadas al establecimiento
y regulacin de horarios de trabajo y periodos de asistencia con o sin
percepcin de sueldo.
Control presupuestal
Documentacin generada por actividades encaminadas al establecimiento
y regulacin de remuneraciones.

Prestaciones al personal
Contiene documentacin que se
produce por el suministro de
bienes o servicios que brinda el
Ejecutivo Federal a los trabajadores, con objeto de proporcionarles bienestar y seguridad social.

Acreditacin
Documentacin generada con objeto de hacer constar la situacin laboral
de los trabajadores dentro de las dependencias.
Seguros
Documentacin referente a contratos de garantas que se celebran con
empresas aseguradoras para efecto de indemnizar a los trabajadores de
las consecuencias daosas de los riesgos a que se hallen expuestos.

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Nivel de desagregacin (vertical)

Nivel de desagregacin (horizontal)

Prestaciones del ISSSTE
Documentacin que se genera por el otorgamiento de las diversas
prestaciones que se proporcionan a travs del Instituto de Seguridad y
Servicios Generales de los Trabajadores al Servicio del Estado (ISSSTE).
Servicios mdicos adicionales
Documentacin clnica que se genera por concepto de servicios mdicos
proporcionados a los trabajadores por instituciones independientes del
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al Servicio
del Estado (ISSSTE).
Servicio de guarderas
Documentacin referente al uso del servicio de estancias infantiles que
se encargan del cuidado y vigilancia de los hijos de los trabajadores
durante el tiempo que stos prestan sus servicios a la dependencia de
adscripcin.
Servicios de beneficio social
Documentacin generada por concepto de aprovechamiento de
descuentos, bonificaciones y otros beneficios sociales que el Ejecutivo
Federal proporciona a los trabajadores a travs de establecimientos
propios o por medio de convenios con instituciones ajenas (comedores,
cafeteras, farmacias, etc.).
Servicios culturales, recreativos y deportivos
Documentacin referente a servicios de desarrollo fsico e intelectual
que permiten a los trabajadores el ejercicio de actividades fsicas, de
esparcimiento y de enriquecimiento de su acervo cultural.
Vacaciones, descansos y licencias
Documentacin que se genera como resultado del otorgamiento de
descansos ordinarios y extraordinarios, as como de vacaciones y
licencias. Esa documentacin que por su naturaleza pertenece al grupo
de prestaciones, debe relacionarse conceptualmente con el grupo de
control de asistencia, debido a que su tratamiento administrativo es
homogneo y sus efectos se dan en el control de asistencia.
Prestaciones de dinero
Documentacin que se produce por el otorgamiento de dinero que el
gobierno federal proporciona a los trabajadores o sus deudos en caso
de fallecimiento, u otras causas, como apoyo econmico en situaciones
difciles.
Como en el caso anterior, conviene que esta documentacin se relacione
con el grupo de Control Presupuestal, debido a su tratamiento
administrativo y efectos correspondientes.

Derechos Reservados Archivo General de la Nacin 2004

15

Nivel de desagregacin (vertical)

16

Desarrollo de personal
Abarca la documentacin que se
produce en el ejercicio de
actividades encaminadas a
procurar el progreso tcnico,
cientfico y cultural de los
trabajadores, as como la
orientacin de su actuacin hacia
los objetivos y metas de la
dependencia, proporcionndoles
los medios para el eficiente
desempeo de sus actividades y
la oportunidad de ocupar puestos
superiores en la perspectiva de su
desenvolvimiento laboral.

Organizaciones laborales
Comprende la documentacin
que se produce como consecuencia de la formacin y
funcionamiento de organizaciones
transitorias o permanentes de
trabajadores, autoridades o
mixtas, cuyos objetivos y
actividades tengan efectos en la
administracin de personal.

Nivel de desagregacin (horizontal)

Capacitacin y adiestramiento
Documentacin que se genera por el ejercicio de actividades orientadas
a proporcionar a los trabajadores los aspectos tcnicos, cientficos y
culturales que les permitan desarrollar sus conocimientos y habilidades
con objeto de lograr el eficiente desempeo de su actividad o preparacin
para desempear puestos superiores.
Evaluacin y promocin
Documentacin generada por el ejercicio de actividades tendientes a
definir, con parmetros de medicin, retribuciones adecuadas a los
conocimientos y habilidades o desarrollo de las funciones del personal,
de acuerdo con la estructura ocupacional de las dependencias y sus
polticas de escalafn.
Estmulo y recompensas
Documentacin procedente del ejercicio de actividades encaminadas a
proporcionar a los trabajadores elementos de reconocimiento a su
actuacin laboral, para motivar su actitud e iniciativa en el mejor logro
de los objetivos de la dependencia.

Sindicatos
Documentacin producto de las actividades de la asociacin formada
por los trabajadores de una dependencia o entidad para la
representacin y defensa de sus intereses comunes.
Comisiones y comits
Documentacin producto de las actividades desarrolladas por grupos
de trabajadores o autoridades que se establecen con objeto de llevar a
cabo determinadas funciones especficas dentro del contexto de la
administracin de personal.
Consejos
Documentacin producto de las actividades desarrolladas por
corporaciones de carcter consultivo en materia de administracin de
recursos humanos.

Derechos Reservados Archivo General de la Nacin 2004

A NE
XO 2
NEX

Seccin: 7C. Servicios Generales

Estructura del cuadro de clasificacin, niveles de desagregacin
(ejemplos)
Nivel de
identificacin

1er nivel de
desagregacin

Administracin de
servicios generales

Polticas, normas y
procedimientos sobre
administracin
de
servicios

Gestionar, regular y
controlar la contratacin y otorgamiento
de servicios

Administracin de
intercomunicaciones y
telecomunicaciones

2 nivel de
desagregacin
SERIES
7C.1
Disposiciones en materia
de servicios generales
7C.2
Programas y proyectos en
materia de recursos materiales, obra pblica, conservacin y mantenimiento
7C.3
Servicios bsicos

7C.8
Servicio de telefona,
telefona celular y radiolocalizacin
7C.9
Servicio postal y telecomunicaciones

Administracin
de
servicios de conservacin de bienes
muebles e inmuebles

7C.11
Mantenimiento, conservacin e instalacin de
mobiliario

7C.17
Conservacin y
mantenimiento de la
infraestructura fsica

3 nivel de
desagregacin

4 nivel de
desagregacin

7C.3.1
Suministro de energa
elctrica
7C.3.2
Suministro de agua
potable
7C.3.3
Suministro de agua
purificada
7C.3.4
Suministro de gas
7C.8.1
Servicio de telefona
7C.8.1 Convencional
7C.8.2 Digital
7C.8.3 Larga distancia
7C.9.1 Servicio postal
7C.9.2 Telecomunicaciones

7C.11.1
Equipo

17

7C.9.2.1
Conduccin de seales
7C.9.2.2
Repercusin de cargos
por giras internacionales
7C.9.2.3
Servicios de giras
internacionales
7C.9.2.4
Telegrafa federal
7C.9.2.5
Voz y datos

7C.11.1.1
Aire acondicionado
7C.11.1.2 Extintores
7C.11.1.3 Mquina
franqueadora, etc.

7C.17.1
Elevadores
7C.17.2
Equipo de bombeo
hidroneumtico
7C.17.3
Jardinera
7C.17.4
Planta de emergencia

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A NE XO 3

Reglamento Interior de la
Secretara de Gobernacin
Artculo 48
48. El Archivo General de la Nacin, como rgano
desconcentrado de la Secretara de Gobernacin, fungir como el ente
rector de la archivstica nacional y entidad central de consulta del
Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos
de la Administracin Pblica Federal, y tendr las siguientes atribuciones:
FUNCIONES

18

Establecer normas y prestar asesora tcnica

para la organizacin y la operacin de los
servicios en materia de administracin de
documentos y archivos dentro de las
dependencias y entidades federales.

Secciones
Organizacin,
coordinacin

Programas y proyectos de vinculacin y

coordinacin
Estudios e investigaciones en administracin de
documentos y archivos
Reuniones y eventos tcnicos
Consejos

Determinar lineamientos para integrar, mantener

y difundir registros, inventarios y catlogos de
los documentos y fuentes relevantes para la Apoyo, control tcnico
historia de Mxico, existentes en otros archivos y dictaminacin
y colecciones pblicas y privadas, nacionales o
del extranjero.
Establecer polticas para reunir, organizar y
difundir el acervo documental grfico,
bibliogrfico y hemerogrfico necesario para
apoyar el desarrollo archivstico y la
investigacin histrica nacional.

Autorizar la expedicin de copias certificadas

de los ttulos primordiales, mercedes, planos y
dems documentos originales existentes en el
rgano administrativo desconcentrado, as
como determinar las polticas para proporcionar
los servicios de consulta y reprografa al pblico
usuario.

Disposiciones en materia de administracin de

documentos y archivos
Programas y proyectos en materia de
organizacin, planeacin y evaluacin

Establecer los lineamientos para analizar, valorar

y disponer del destino final de la documentacin
liberada por las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal, incorporando
a los acervos del rgano administrativo
desconcentrado los que posean inters histrico
y gestionar la recuperacin de archivos
histricos.

Custodiar, organizar, conservar y describir los

documentos y expedientes que conforman sus
acervos, facilitando y promoviendo su consulta
y aprovechamientos pblicos. El acceso a la
consulta de los documentos que hayan sido
transferidos a este rgano administrativo
desconcentrado, podr darse en cualquier
momento, cuando as lo disponga el rea
generadora. En caso contrario, la consulta podr
realizarse en los plazos y trminos que sealan
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica Gubernamental y dems
disposiciones aplicables.

Series

Comits
Asesoras sobre administracin de documentos
y archivos
Dictaminacin del destino final de archivos
Registro Nacional de Archivos
Archivo tcnico
Centro de Investigacin Tcnica Archivstica
Convenios

Archivo Histrico

Disposiciones en materia de organizacin,

descripcin, conservacin y difusin de
archivos
Programas y proyectos de adquisiciones
Programas y proyectos de organizacin
Programas y proyectos de descripcin
Programas y proyectos de conservacin
documental
Programas y proyectos de difusin
Registro Central
Certificaciones
Permisos para la salida de documentos del pas

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A NE XO 4

Cuadr
o general de clasificacin
Cuadro
archivstica

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