Importancia de un manejo eficiente de la cartera

La cartera es una de las variables ms importantes que tiene una empresa

para administrar su capital de trabajo. De la eficiencia como administre la
cartera, el capital de trabajo y la liquidez de la empresa mejoran o
empeoran.
Las ventas a crdito implican que la empresa inmovilice una importante
parte de sus recursos, pues est financiando con sus recursos a los clientes,
y en muchas ocasiones, la empresa no cobra intereses a sus clientes por el
hecho de venderles a crdito, por lo que vender a crdito es una inversin
de recursos con cero rentabilidades.
La gestin de cartera debe ser una poltica de primero orden en la empresa.
De la eficiencia con que se administre depende el aprovechamiento de los
recursos de la empresa.
La rotacin de cartera debe ser ms acelerada que la rotacin de cuentas
por pagar, o al menos igual. No se puede considerar que mientras a los
clientes se les da crditos a 30 das, los proveedores slo den crdito a 15
das; de suceder as, se estara en una desventaja financiera puesto que
mientras la empresa financia a sus clientes, debe pagar de contado o a muy
corto plazo a sus proveedores.
El hecho de tener recursos acumulados en cartera, implica que la empresa
para poder operar o pagar su proveedores debe recurrir a financiacin
externa que trae consigo una alto costo financiero, razn por la cual la
gestin de la cartera debe ser coherente con la gestin de las cuentas por
cobrar, o la poltica de clientes debe ser ms favorable o cuanto menos
igual que la poltica de proveedores.

Se debe tener cuidado en no involucrar en el clculo de este indicador

cuentas diferentes a la cartera propiamente dicha. Sucede que, en la gran
mayora de balances, figuran otras cuentas por cobrar que no se originan en
las ventas, tales como cuentas por cobrar a socios, cuentas por cobrar a
empleados, deudores varios, etc. Como tales derechos all representados no
tuvieron su origen en una transaccin de venta de los productos o servicios
propios de la actividad de la compaa, no pueden incluirse en el clculo de
las rotaciones porque esto implicara comparar dos aspectos que no tienen
ninguna relacin en la gestin de la empresa. En este caso, para elaborar el
ndice se toma en cuenta las cuentas por cobrar a corto plazo
Rotacin de Cartera

Este indicador establece el nmero de veces que las cuentas por cobrar
giran, en promedio, en un perodo determinado de tiempo, generalmente
un ao.

Frmula: = Ventas a Crdito en el Perodo / Cuentas por Cobrar Promedio

Ejemplo: Aceras S.A.

Rotacin de Cartera (para el ao 3) = 2.498.3 / 232.1 = 10.76 veces

Interpretacin

Se interpreta este indicador diciendo que las Cuentas por Cobrar de

Aceras S.A., giraron 10.76 veces durante el ao 3. Es decir, que la
cantidad de $232.1 millones se convirti a efectivo 10.76 veces durante
dicho perodo.

Antes de pasar a otras consideraciones, conviene dar claridad a los

siguientes aspectos:

La cifra de ventas tomada en el ejemplo no corresponde con exactitud a las

ventas efectuadas a crdito, sino al total de ventas netas. Cuando se
desconoce el monto exacto de las ventas a crdito, como en el presente
caso, se puede trabajar con esta limitacin, aunque teniendo en cuenta,
para efectos de anlisis, que se obtiene una rotacin ms gil que la
real, al tomar las ventas totales y no las ventas a crdito, las cuales como
es obvio deben ser menores.
Las Cuentas por Cobrar tomadas para el ejemplo corresponden al promedio
del ao 3, obtenido sumando los saldos a diciembre 31 del ao 2 ($235.3
millones) y diciembre 31 del ao 3 ($228.9 millones) y dividiendo el
resultado por dos. Si se quiere lograr una mayor exactitud, se dispone de la
informacin necesaria, para el clculo del promedio se deben sumar los
saldos mensuales de las cuentas por cobrar y dividir el resultado por el
nmero de meses involucrados en el clculo. Entre mayor nmero de
saldos se tomen, mayor ser la exactitud del promedio, eliminndose de
paso los problemas originados en la estacionalidad de las ventas de algunas
empresas, situacin en la cual las cuentas por cobrar presentaran en
diciembre 31 un saldo extremadamente alto o bajo, dependiendo de la
poca en la cual se realicen las mayores ventas.
Se hace necesario tener un gran cuidado a fin de no involucrar en el clculo
de este indicador cuentas diferentes a la cartera propiamente dicha. Sucede
que en la gran mayora de los balances figuran otras cuentas por cobrar
que no se originan en las ventas, tales como cuentas por cobrar a socios,
cuentas por cobrar a empleados, deudores, varios, etc. Como tales derechos
all representados no tuvieron su origen en una transaccin de venta de
los productos o servicios propios de la actividad de la compaa en
estudio, no pueden incluirse en el clculo de las rotaciones porque esto
implicara comparar dos cosas que no tienen ninguna correlacin.

En el anlisis de las cuentas por cobrar merece especial atencin el

estudio de la Provisin para Deudas de Dudoso Recaudo (deudas malas,
cuentas incobrables o deudas de difcil cobro). Esta provisin aparece en
el Balance General disminuyendo el saldo de cuentas por cobrar, y significa
que la empresa reconoce que un porcentaje de tales cuentas se puede
perder. Como ninguna empresa est exenta de perder el valor de algunas
de sus cuentas, por grande que sea e cuidado en la seleccin de los
clientes y numerosas las seguridades en el otorgamiento del crdito, en
principio todas las compaas deben crear una provisin para este
efecto. De tal manera que el primer punto que debe enfocar el analista es la
existencia misma de la cuenta.
En segundo lugar, la provisin debe guardar alguna relacin de
concordancia con el volumen de las cuentas por cobrar, con los castigos de
cartera efectuados en anteriores perodos y, si los estados financieros son
de tipo fiscal, con las disposiciones legales vigentes al respecto.
Qu significa el dinero en cartera?
La rotacin de Inventarios es el indicador que permite saber el nmero de
veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite
identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas
por cobrar (se ha vendido).
Formula para determinar la rotacin de inventarios
La rotacin de inventarios se determina dividiendo el costo de las
mercancas vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante
el periodo. (Coste mercancas vendidas/Promedio inventarios) = N veces.

Ejemplo:
Supongamos un costo de mercancas en el ao 2006 de $60.000.000 y un
promedio de inventarios en el 2006 de $10.000.000, entonces
60.000.000/10.000.000 = 6.
Esto quiere decir, que la rotacin del inventario durante el 2006, fue de 6
veces, o dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada
dos meses (12/6). Las mercancas permanecieron 2 meses en el almacn
antes de ser vendidas.
El costo de las mercancas es el mismo Costo de venta, que corresponde al
costo de las mercancas que se vendieron en el periodo en anlisis, y que en
el Plan nico de cuentas para comerciantes Colombiano corresponde a la
cuenta 6135.
Para determinar el promedio de inventarios, se suman los saldos de cada
mes y se divide por el nmero de meses, que si estamos hablando de un
ao ser 12. Otra forma no tan exacta de determinar el inventario promedio,
es sumar el saldo inicial con el saldo final y dividirlo por 2.

Importancia del nivel de rotacin

La rotacin de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el
inventario, es decir, en venderse. Entre ms alta sea la rotacin significa
que el las mercancas permanecen menos tiempo en el almacn, lo que es
consecuencia de una buena administracin y gestin de los inventarios.
Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancas en bodega, menor
ser el Capital de trabajo invertido en los inventarios. Una empresa que
venda sus inventarios en un mes, requerir ms recursos que una empresa
que venda sus inventarios en una semana.
Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin
necesidad, es un costo adicional para la empresa (Vea: Capacidad ociosa). Y
tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo
para las finanzas de la empresa. No es rentable mantener un producto en
bodega durante un mes o ms.
La rotacin de inventarios ser mas adecuada entre mas se aleje de 1. Una
rotacin de 360 significa que los inventarios se venden diariamente, lo cual
debe ser un objetivo de toda empresa. Lo ideal sera lograr lo que se conoce
como inventarios cero, donde en bodega slo se tenga lo necesario para
cubrir los pedidos de los clientes y de esa forma no tener recursos ociosos
representados en inventarios que no rotan o que lo hacen muy lentamente
(Vea: Produccin justo a tiempo).
Las polticas de inventarios de la empresa deben conducir a conseguir una
alta rotacin de inventarios, para as lograr maximizar la utilizacin de los
recursos disponibles.
Para el clculo de este ndice lo que se hace es dividir
el costo del inventario al cual se hace referencia (inventario
de materias primas, inventario de productos
en proceso o inventario de materias terminadas)
entre el valor del inventario promedio del perodo
(el clculo de este promedio se realiza semejante a
las dos formas utilizadas en el caso del promedio de
cuentas por cobrar). As pues, por ejemplo, la rotacin
del inventario de la materia prima se determinara
dividiendo el costo de las materias primas entre
el inventario promedio de las materias primas.
En el caso en que la rotacin de inventarios sea baja
indica que el nivel de inventarios de la empresa es
muy alto y estos pueden estar utilizados ineficientemente.
Al contrario, si el ndice es alto, entonces las

mercancas se estn vendiendo rpido y/o que los

costos del inventario son bajos.
Rotacin de proveedores
Frmula:
Rotacin de proveedores = (Cuentas por pagar promedio x 365 das) /
Compras a crdito de perodo
El resultado del indicador de rotacin de proveedores debe estar
enmarcado entre dos parmetros, dependiendo del tipo de negocio. As,
igualmente podra ser indicativo de riesgo que dicho indicador estuviera
muy por debajo o muy por encima de lo establecido.
Una rotacin de proveedores muy gil, con menor nmero de das que la
rotacin de cartera o la rotacin de inventario de materias primas, puede
indicar poco poder de negociacin de la empresa frente a sus proveedores,
lo cual la obliga a financiar su capital de trabajo con recursos diferentes,
seguramente costosos. Sin embargo, aqu es necesario tener en cuenta el
efecto de los descuentos por pronto pago que pueden otorgar los
proveedores, los cuales pueden conducir a una rotacin muy rpida,
situacin en la cual la empresa puede compensar el costo de financiarse
con otra fuente con el valor del descuento por pronto pago concedido por su
proveedor.
Una rotacin lenta de proveedores (alto nmero de das) aunque pudiera
significar alto poder de negociacin frente a los proveedores y, por lo tanto,
facilidad de obtener financiacin a bajo costo, tambin podra indicar
falta de capacidad de pago para atender estos pasivos, es decir, dificultades
de la empresa para atender adecuadamente a sus proveedores, lo cual
podr extenderse posteriormente a otros acreedores. Esto puede
presentarse especialmente en empresas de gran tamao que tienen
proveedores ms pequeos, que por su grado de dependencia tienen que
aceptar los atrasos en los pagos, so pena de no recibir ms pedidos.