UNIVERSIDAD GALILEO

JUTIAPA, GUATEMALA,

OSCAR GIOVANNI ASABA

IDE: 9713787
CEI JUTIAPA

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 1.

LIC. SENDER ALAY

EJERCICIOS 7 Y 8 CAPITULO 4

JUTIAPA 4 DE FEBRERO DE 2015

EJERCICO 7

CAPITULO 4 - SISTEMATIZACION
Competencias: Comprender las fuerzas que impulsan un cambio en un proceso
administrativo. Describir y diferenciar las etapas al llevar a cabo la
sistematizacin.
Instrucciones y enunciado del ejercicio: En algunos departamentos de servicio
al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar
determinado proceso de dicho departamento. A continuacin se identifican
cinco de los errores tpicos que se cometen con ms frecuencia en los
departamentos de servicio al cliente.
Despus de haber ledo la informacin complete la tercera columna con dos
acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo
estudiado en este captulo.

Error
Carecer de un plan

Se busca un sistema de
talla nica

No se documenta el proceso

La falta de Implementacin

Definicin

Solucin

Al sistematizar procesos
dentro de un departamento
de atencin al cliente, se
desconoce que se est
sistematizando por qu, y
hacia donde llevara dicho
proceso.

1. Desarrollar un plan con

los procedimientos claros a
seguir, para poder
conseguir los objetivos que
se persiguen

Se consideran paquetes ya
elaborados de software que
apoyen la sistematizacin
del proceso del
departamento de atencin
al cliente, sin considerar si
se ajusta a la empresa, sin
adaptarlo a las
particularidades, su visin y
sus necesidades.

2. Fijar el objetivo principal

hacia done quiere ir y a
donde pretende llegar y que
resultados se van a obtener
al llegar al objetivo trazado
1. Evaluacin de
presupuesto y las
necesidades a cubrir
2. Anlisis de aceptacin
dentro y fuera de la
empresa con base a
recopilacin de datos.

Se cuenta con un sistema

que apoye al departamento
de atencin al cliente, que
se ha desarrollado con el
tiempo, y que funciona
bastante bien porque las
personas lo han estado
haciendo de esta forma
durante mucho tiempo. Sin
embargo dicho proceso no
est documentado

1. Documentar los
reportes de entrada
y salida del
departamento u
oficina

Se detiene o no se concluye
la implementacin o
ejecucin del proceso de
sistematizacin para el
departamento de atencin
al cliente. La
documentacin por s sola
no es suficiente.

1. Evaluar los mtodos o

herramientas a utilizar
antes de la ejecucin de un
proceso.

2. Crear una base de

datos especial para
el rea para as
poder llevar una
auditoria del sistema

2. Delegar una persona

encargada para que elabore
dicho proceso de
implementacin un experto.

Dejando fuera la
cuantificacin

No se tienen claramente
definidos y cuantificables
los resultados que se
esperan de la
sistematizacin de los
procesos del departamento
de atencin al cliente. La
evaluacin de sistemas es
un paso esencial. Sin esta
informacin se hace casi
imposible llevarla a cabo.

1. Realizar encuestas
mensuales o segn lo
requiera la empresa para
dicha rea donde los
clientes sean los
evaluadores mediante
respuestas.
2. Realizar la auditoria
mediante la encuesta
realizadas para as poder
ver si la atencin es buena.

EJERCICIO 8

CAPITULO 4 SISTEMATIZACION
Competencias: Identificar los diferentes tipos de sistemas de informacin y su
utilidad para las organizaciones.
Instrucciones enunciado del ejercicio: De acuerdo a lo estudiado en el captulo,
en la columna Justifique escriba que caractersticas debera tener el proceso
a automatizar para recomendar el tipo de sistema especificado en la tabla .

Tipo de sistema

Justifique

Inteligencia Empresarial o
Business Intelligence

Para recomendar este sistema el objetivo principal

seria de agilizar la consulta de gran cantidad de
datos y se aplica en informe de negocios de ventas,
Marketing y similares a esta rea porque se enfoca en

Toma de Decisiones:

el anlisis y no a la operacin de la empresa

Este sistema se basa en apoyo para toma de
decisiones y enfocado para decisiones gerenciales

Manipulacin de los datos:

para que estas sean ms acertadas

Este sistema se recomendara para la manipulacin de
datos los cuales producen informacin posterior a
utilizar, como hojas electrnicas, administradores de

Administracin de
documentos:

bases de datos
Este permite administrar los documentos que
requieren un equipo especial para llevar acabo su
funcin

Comunicaciones:

Este sistema es Indispensable para llevar a cabo un

excelente trabajo

Almacenamiento:

De buena calidad de almacenamiento con la mejor

tecnologa para no extraviar ningn dato y con copias

Sistemas de Soporte a la
Oficina

Sistemas de Expertos

de seguridad
Es un sistema cuya principal funcin es apoyar a las
personas que laboran en la oficina al realizar sus tareas

Este sistema se basa en la captura de experiencia del

especialista y dichos conocimientos se utilizan para
ayudar a otras personas a adquirirlo y usarlo la
cualidad principal es utilizar su conocimiento de un

Sistemas de
procesamiento de
transacciones.
CRM- Software para la
administracin de la
relacin con los clientes.

modo inteligente y creativo

Este sistema se recomienda para las actividades como
ventas, planillas y control de inventario, tambin
provee medios de almacenamiento y recuperacin de
grandes volmenes de informacin
Es un sistema informtico de apoyo tecnolgico
avanzado, para una buena relacin entre los clientes
y el marketing