GESTIN DE LA CALIDAD

FORMATO INFORME DE
AUDITORIA

Cdigo: 002-FR - 011

Fecha: 08 de Julio de 2014
Versin: 1
Aprobado por: Comit de
Calidad

1. INFORMACION GENERAL
FECHA DE DILIGENCIAMIENTO:
SEDES AUDITADAS :
CRITERIOS DE AUDITORIAS:

FECHA DE LA AUDITORIA:
REPRESENTANTE POR LA
DIRECCION:
AUDITORES:

20-06-2014
Edificio Grupo Area
Todos los Documentos que se encuentren
descritos en las caracterizaciones de Procesos
que soportan los Procesos Gerenciales,
Misionales y de Soporte de la empresa JS
CONTADORES SAS.
27 de Mayo y 17, 19 de Junio de 2014
Karime Martinez
Oswaldo Hernadez Gomez
Cindy Gonzales Polo

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Verificar el grado de conformidad de todos los procesos del Sistema de Gestin de
Calidad de la empresa JS CONTADORES SAS, de acuerdo a los requisitos de la NTCISO 9001:2008
3.

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR:

El equipo auditor realizo todas las actividades de revisin de la informacin
documental, basado el Sistema de Gestin de Calidad de la empresa JS
CONTADORES SAS.
El equipo auditor se bas en una lista de verificacin elaborada de forma especfica
para la auditoria y congruente con el objetivo establecido para la misma, la
metodologa utilizada fue entrevista y revisin de documentos. En el proceso de
desarrollo se inform a los auditados, los hallazgos encontrados, con el fin de que
fueran aclarados y en su caso aceptados.
Los responsables de la implementacin de las acciones derivadas del incumplimiento
de las metas, debern establecer las acciones necesarias con el fin de cumplir con
todo lo establecido.
3.1 HALLAZGOS
GESTION DE LA DIRECCION

No se evidencia una explicacin clara de la relacin que tiene la poltica de

calidad con las actividades del proceso de Gestin por la Direccin
incumpliendo con lo establecido en el numeral 5.3 punto D, de la norma ISO
9001:2008.
No se evidencia conocimiento sobre el objetivo del proceso de gestin por la
direccin, incumpliendo lo establecido en la caracterizacin de proceso.

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Se evidencia que no existe claridad de cules son las actividades que realiza en
el proceso de gestin de la direccin, incumpliendo lo establecido en la
caracterizacin de proceso.
Se evidencia que en la caracterizacin de proceso se tiene establecido la
actividad de creacin de nuevos servicios pero no existe registros por parte del
proceso para llevar a cabo esta actividad, incumpliendo lo establecido en la
caracterizacin del proceso.
No se tiene el acta de aprobacin de la poltica de calidad y objetivos de calidad
de la organizacin incumpliendo el numeral 5.3 y 5.4.1 de la norma ISO
9001:2008.
No se evidencia la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo
del sistema de gestin de calidad incumpliendo lo establecido en el numeral 5.1
en el punto D de la norma ISO 9001:2008.
Se evidencia que no existe la aprobacin de constitucin del comit de calidad
de la organizacin incumpliendo el numeral 5.5.3 de la norma ISO 9001:2008.
Se evidencia que no existe aprobacin del organigrama de la empresa
incumpliendo el numeral 5.5.1 de la norma ISO 9001:2008.

GESTION DE LA CALIDAD

Se evidencia que no se cuenta con el mecanismo para desarrollar el

diagnstico del SGC incumpliendo lo establecido en la caracterizacin del
proceso.
Se evidencia que no se tiene claro los criterios y los mtodos necesarios para
asegurarse de que tanto la operacin como el control de este proceso sean
eficaces incumpliendo lo establecido en el numeral 4.1 de la norma ISO
9001:2008.
No se evidencia conocimiento de cmo se planifica el control de documentos y
el control de registros incumpliendo lo establecido en el procedimiento de
control de documento y control de registro.
El acta de reuniones de comit de calidad presenta enmendadura y esta
tachado con lapicero incumpliendo con lo establecido en el numeral 4.2.4 de la
norma ISO 9001:2008.
Se evidencia el procedimiento de compras impreso con versin anterior
considerndose como documento obsoleto incumpliendo as lo establecido en
el numeral 4.2.3 punto D.
No se evidencia el backup del sistema de gestin de calidad para el mes de
marzo y junio incumpliendo lo establecido en el procedimiento de control de
documento.

GESTION CONTABLE

No se evidencia claridad sobre los mtodos para la planificacin de las

asesoras contables incumpliendo lo establecido en el numeral 7.1 de la norma

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ISO 9001:2008.
No se evidencia aprobacin de los requisitos relacionado con el servicio de
asesora contable incumpliendo lo establecido en el numeral 7.21 de la norma
ISO 9001:2008.
Se evidencia la prestacin de servicios contables a empresas sin contratos
como Logicosta, transporte Alonso Restrepo, construcciones visa, city sotheing
incumpliendo con lo establecido en el numeral 7.2.1 punto (A).
Se evidencia desconocimiento en el alcance de las asesoras contables
incumpliendo lo establecido en el procedimiento de asesora contables.
Se evidencia que el formato de evaluacin diagnostica 003-FR-001 aparece en
el listado maestro de documento en versin 3 con fecha de 17 de marzo y al
revisar la prueba diagnstica realizada a la empresa Logicosta y viza aparece
versin 3 con fecha de aprobacin de 24 de enero de 2014 incumpliendo lo
establecido en el numeral 4.2.3 punto C.
Se evidencia que no se est llevando a cabo las visitas de revisin de la
informacin contable a la empresa transportar incumpliendo lo establecido en el
procedimiento de visitas contables.
Se evidencia que no se tiene el acta de visita del mes de abril de la empresa
Oxicar incumpliendo lo establecido en el procedimiento de visitas contables.
Se evidencia que se est utilizando el formato de control de visitas a las
empresa obsoleto, se revis el acta de visita de la empresa Aire Max; se
evidencia la utilizacin del formato con fecha de aprobacin 06-12-2013 y el
actualizado tiene aprobacin el 17 de marzo de 2012, incumpliendo lo
establecido en la norma ISO 9001:2008 punto G.
Se evidencia que no se le envi la solicitud de informacin contable a la
empresa JE equipos en el mes de febrero, incumpliendo lo establecido en el
procedimiento de asesora contable.
Se evidencia que la empresa JE equipos no ha enviado los documentos
contables de los meses marzo, abril y mayo incumpliendo lo establecido en el
procedimiento de asesora contable.
No se evidencia la validacin de los estados financieros realizados a la empresa
inversiones baesco incumpliendo lo establecido en el procedimiento de asesora
contable.

GESTION DE RIE

Se evidencia que se est utilizando el formato de evaluacin diagnostica de

RIE sin estar aprobado incumpliendo lo establecido el numeral 4.2.3 punto B de
la norma ISO 9001:2008
No se evidencia aprobacin de los requisitos relacionado con el servicio de RIE
incumpliendo lo establecido en el numeral 7.21 de la norma ISO 9001:2008.
Se evidencia que los requisitos para prestar el servicio de RIE (propuesta) no
estn revisados incumpliendo con lo establecido en el numeral 7.2.2 de la
norma ISO 9001:2008.
No tiene claro cules son los mecanismos de comunicacin con el cliente

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incumpliendo con lo establecido en el numeral 7.2.3 de la norma ISO

9001:2008.
No se verifico ni valido la propuesta RIE de la empresa NOARCO incumpliendo
lo establecido en el numeral 7.5.2 de la norma ISO 9001:2008.

TALENTO HUMANO

No se evidencia el perfil del cargo de coordinadora de calidad incumpliendo con

lo establecido en el procedimiento de seleccin y contratacin de personal.
No se evidencia el plan de formacin anual para los empleados incumpliendo
con lo establecido en el numeral 6.2.2 de la norma ISO 9001:2008.
No se evidencia mecanismo de evaluacin de la eficacia de la capacitacin
detectada a partir de la necesidad de formacin en el procedimiento dice que
"esta deber realizarse mediante encuestas o evaluacin parcial.
Se evidencia que el manual de perfiles no tiene fecha de aprobacin,
incumpliendo con lo establecido en el numeral 5.5.1 de la norma ISO
9001:2008.

A
3.2 OBSERVACIONES

Revisar el procedimiento de revisin por la Direccin cambiar la parte en donde

dice que se debe realizar semanalmente ya que incumple el procedimiento
inmediatamente
Mirar el numeral de la norma 5.5.2 para explicar los mecanismos de cmo se
debe hacer y cules son las responsabilidades del representante por la
direccin.
Es importante que a la hora de que le pregunten los objetivos y las actividades
de planificacin irse a caracterizacin de los procesos y cuando le pregunten
como lo hace irse a procedimientos
Armar un folder de solo RIE en donde maneja cada cliente con los requisitos
establecidos en el procedimiento
Revisar procedimiento de gestin de RIE en donde pide 1. Certificacin de
Existencia y Representacin Legal emitido por la Cmara de Comercio, con una
expedicin NO mayor de un mes o Cmara de Comercio. (definir con que
nombre manejar) puesto que el listado maestro de registro aparece otro
nombre.
No se evidencia los registros de las encuestas enviados a los clientes para
medir su satisfaccin.
Colocar la ruta magntica de evaluacin diagnostica de RIE y peticin (no se
evidencia)
No se tienen claro los mecanismos de almacenamiento de documentos y los
registros si son fsicos o magnticos favor revisar lo establecido en el listado
maestro de documentos y registro.

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3.3 ASPECTOS POR RESALTAR

Se evidencia el compromiso por parte de los lderes de los procesos y su grupo

de colaboradores, en cuanto a la planeacin, seguimiento y control adecuado
al sistema de gestin de calidad.
Se cuenta con el apoyo de la direccin para el desarrollo del sistema de gestin
de calidad.
Se evidencia conocimiento de la importancia de la poltica de calidad con todos
los empleados.
Se cuenta con una plataforma virtual que soporta el desarrollo y documentacin
del sistema de gestin de calidad
Se cuenta con buen ambiente de trabajo apropiado para las labores contables,
financieras y tributarias.
Se cuenta con una buena infraestructura apropiado para las labores contables,
financieras y tributarias.

AUDITOR