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2015 Jos Mara Vicedo Mendiola

"100 Claves para Administrar Mejor su

Tiempo".
por Jos Mara Vicedo.

Si observamos detenidamente cual es la caracterstica comn de todas

aquellas personas que logran resultados increbles en sus vidas, nos daremos cuenta de
que todos ellos han alcanzado maestra en el uso de su tiempo. Han hecho propio el lema
"Carpe Diem!" (Aprovecha el momento), y se han enfocado en saborear con pasin e
intensidad cada instante de sus vidas. Este pequeo recopilatorio de 100 claves, recoge
algunos de los principios ms importantes para alcanzar maestra en el uso del tiempo.
Lalos, y lo que es ms importante, comience a incorporar estos principios a su propia vida,
y le garantizo que comenzar a cosechar ms y mejores resultados con el uso de su tiempo.
Comencemos

1.- El recurso tiempo es un recurso limitado. Acepte el hecho de que simplemente no hay
tiempo para todo. Por ello, es tremendamente importante centrarse en las tareas ms
importantes. Si siempre se enfoca en las cosas
importantes, tanto a nivel personal como profesional, siempre estar logrando el mximo
impacto, ya que estar usando su tiempo de la manera ms efectiva. Ponga siempre
primero lo primero!

2.- Afronte las tareas con una actitud de enfoque relajado. Permanezca centrado en lo
que est haciendo, ignorando todo lo dems. Realizar una tarea pensando simultaneamente
en otras cosas, hace que nos resulte mucho ms difcil su consecucin. Pero el enfoque
mental es algo que se puede controlar. Tome el control y decida conscientemente realizar
una tarea cada vez. De esta forma las tareas se llevan a cabo de una forma ms fluida.

3.- Deje de tratar de ser un perfeccionista. Siempre es posible hacerlo todo un poco
mejor. Pero generalmente llega un momento en el que la prdida de tiempo que supone
mejorar algo todava ms, no merece en absoluto la pena. Realice un trabajo extraordinario,
pero no persiga la perfeccin absoluta porque sta no existe, y en el proceso perder
cantidades muy valiosas de su tiempo.

4.- Trate su lugar de trabajo como un espacio para lograr la mxima eficacia.
Condicinese para situarse en un estado de mximo rendimiento cuando se encuentre en su
lugar de trabajo. Igual que los atletas desarrollan una rutina que les sita antes de competir
a un nivel de mximo rendimiento, usted debera hacer lo mismo. Convirtase en un
generador de estados de mximo rendimiento.

5.- Cree un ambiente en su lugar de trabajo que potencie su energa y creatividad. Haga
que el entorno le resulte lo ms agradable posible. Tenga siempre a mano los materiales
que le sean necesarios para desarrollar sus tareas y busque constantemente formas para
que ese espacio sea ms inspirador y ms cmodo para trabajar.

6.- Para lograr grandes resultados con el tiempo es imprescindible disponer de altos
niveles de energa. Es asombrosa la espectacular mejora que se produce en los resultados
de una persona cuando comienza a cuidar sus hbitos para vivir de manera ms saludable.
Comience un programa de ejercicios, alimntese de forma correcta, y notar como estos
hbitos positivos influyen de una manera muy importante en su capacidad para lograr ms
de su tiempo.

7.- Es ms importante elegir el destino correcto, que la velocidad con la que avanzamos.
La tarea ms importante que puede hacer en su vida es tomar el tiempo para determinar con
claridad donde quiere llegar. Muchas personas pasan toda su vida corriendo, solo para
darse cuenta al final que no era esa la direccin en la que deseaban ir. Tome ahora mismo
el tiempo necesario para determinar con claridad cual quiere que sea su direccin en la vida.

8.- Se ha comprobado que quienes establecen metas y objetivos por escrito tienen
muchas ms probabilidades de alcanzarlas. Esto sucede porque cuando se fija por escrito
un objetivo, est enviando instrucciones muy claras a su cerebro indicndole exactamente
hacia donde quiere ir. Y cuando su mente sepa cuales son sus intenciones se pondr a
trabajar incansablemente hacindole percibir todas las oportunidades que surjan que le
puedan acercar all.

9.- Siempre que establezca una meta, asgnele una fecha lmite para alcanzarla. Los
seres humanos necesitamos un marco temporal para ponernos en marcha, y solemos
expandir el plazo de realizacin de una tarea hasta el mximo de tiempo que dispongamos.
Fije una fecha en cada objetivo y... Tome accin masiva!

10.- Aprenda a hacer cmo lo incmodo. Para lograr metas que realmente merezcan la
pena va a tener que hacer algunas cosas que no resultan cmodas, y que requieren un
esfuerzo extra. Rtese conscientemente a expandir su zona de comodidad y aprenda a
hacer ms gratas ese tipo de tareas. Puede lograrlo hacindose la pregunta: Cmo puedo
hacer esto y adems divertirme mientras lo hago?

11.- Divida sus grandes metas en un conjunto de metas a corto plazo ms pequeas
que faciliten la realizacin de las tareas necesarias. Su objetivo ha de ser desmenuzar sus
metas hasta convertirlas en un conjunto de metas de menor tamao que sean ms
manejables. Como el famoso dicho afirma: "Un elefante puede comerse un bocado detrs
de otro".

12.- Cree el hbito de planificar todos los das. Es imposible llegar a un destino que no
se conoce. Sin planificacin se avanza de manera aleatoria y se deja al azar la obtencin de
resultado, que generalmente nunca terminan por llegar. Planificando uno se anticipa a los
acontecimientos y puede ejercer control sobre ellos. Comience a planificar y se situar entre
el pequeo grupo de quienes saben hacia donde van.

13.- Determine con claridad diariamente la importancia de cada una de las tareas que ha
programado para el da. Enfoquese siempre en realizar primero lo ms importante y aquello
que contribuya ms a sus objetivos. Escriba siempre su lista de tareas diarias ordenadas por
su nivel de importancia, y acte a continuacin en consecuencia imponindose la disciplina
necesaria para no postergar cuando resulta difcil o complicado las tareas ms importantes.

14.- A la hora de planificar piense siempre en resultados, nunca en tareas.

Nunca se pregunte: Qu tareas he de realizar hoy?, sino que la pregunta correcta es:
Qu resultados quiero conseguir hoy? Si enfoca en tareas, corre el riesgo de hacer cosas
que no le acerquen a los resultados que desea conseguir. Por ello siempre ha de pensar en
resultados, y en base a ellos, fijar despus las tareas necesarias para materializarlos.

15.- Prevea por anticipado cuanto tiempo le llevar desarrollar cada tarea de su lista. No
peque de exceso de "optimismo" a la hora de planificar. Generalmente las tareas conllevan
ms tiempo de realizacin que el que nosotros suponemos que nos llevarn. Asigne un
tiempo realista a cada tarea y establezca un horario detallado de trabajo que le indique en
que momento del da va a realizar cada una de las tareas. Eso crea enfoque y claridad de
accin.

16.- Evite las distracciones! Mantngase enfocado. Incluso si tiene 100 proyectos
diferentes en marcha, debe establecer prioridades para maximizar sus resultados. Hay
muchas distracciones que nos tientan constantemente.
Montones de cosas interesantes para hacer, lugares a los que ir, personas con las que
relacionarse,... Siempre puede pasar su tiempo haciendo mil cosas diferentes. Pero si quiere
ser realmente un hacedor, una persona que transforma sus sueos en realidad, debe
permanecer enfocado para realizar primero aquello que es ms importante para usted.

17.- Cree el hbito de planificar el da siguiente antes de acostarse. Hacerlo de este

modo permite comenzar el da ya enfocado en todos los resultados que se desean
conseguir, y crea una sensacin de estmulo y claridad de enfoque que solo se consigue
cuando se tiene un plan de accin perfectamente definido.

18.- Siempre que le sea posible trate de completar las tareas de una sola vez. Dejar una
tarea a medias para tratar de completarla ms tarde supone un esfuerzo mucho mayor que
completarla de una sola vez. Es ms fcil avanzar en una tarea una vez que se ha creado la
inercia, que tener que iniciar y parar esa misma tarea en varias ocasiones. Cuando la tarea
se lo permita...Hgalo la primera vez!

19.- En las tareas de gran envergadura, como proyectos importantes, cree un mapa de
tareas que clarifique todo el proceso. Coloque en la parte superior de una hoja el nombre del
proyectos y el objetivo que se pretende conseguir. Cada proyectos siempre puede ser
dividido en varias partes. Establezca esos objetivos intermedios, y a su vez relacione para
cada objetivo las tareas que sern necesarias para alcanzarlo. A continuacin, asigne una
fecha a cada tarea y objetivo. De este modo, tendr un mapa
detallado que le indicar todos los pasos necesarios para que su proyecto sea una realidad.

20.- Prepare por anticipado las reuniones que organice o en las que participe. Haga
saber a los asistentes, cuando sea el organizador, que se espera de cada uno de ellos.
Enve por anticipado un orden del da para que todos los participantes puedan venir
preparados y contribuir al xito de la reunin. Antes de que termine la reunin todo el mundo
ha de tener claras las tareas fijadas y quien es el responsable de cada una. Muestre respeto
comenzando y terminando siempre a la hora sealada.

21.- Aprenda a lidiar con lo inesperado. Cuando otras personas intervienen en un

proyecto, pueden aparecer retrasos. Planifique mecanismos de control peridicos para no
encontrase en el momento en que se debe tener terminado el proyecto con la situacin de
que no se ha completado. Especifique claramente a las personas envueltas que se espera
de ellas. Pero recuerde siempre que nadie estar ms comprometido que usted mismo. Por
ello es responsabilidad suya chequear peridicamente y no esperar hasta el ltimo minuto.

22.- Trate de generar pequeos incrementos de productividad diarios. Si se esfuerza por

mejorar un poco cada da su desempeo, habr producido mejoras espectaculares al final
del ao. Tome la decisin de elevar sus expectativas un poco cada da. Esto puede suponer
un poco de planificacin extra cada da, pero el impacto positivo que tendr en sus
resultados ser exponencial al esfuerzo que usted dedique.

23.- Siempre que planifique su da prevea entre un 10%-15% de su tiempo para

imprevistos que son inevitables: algunas llamadas, visitantes inesperados, etc.
Permitindose ese colchn de tiempo a la hora de planificar ser ms efectivo y evitar el
estrs que genera la sensacin de estar perdiendo un tiempo que necesitaba para realizar
otras tareas que tena planificadas.

24.- Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas, informacin de inters, datos y
direcciones, etc. Utilice en su lugar una libreta o bloc donde todo quede registrado. O mejor
an, utilice un planificador que tenga espacio para ello en sus pginas diarias. De este modo
no perder nada de informacin y podr rescatar fcilmente toda aquella informacin que
necesite.

25.- Cree el hbito de volver a dejar las cosas en su sitio cuando las haya terminado de
utilizar. Al final del da ordene su lugar de trabajo y devuelva cada documento a su lugar. De
este modo mejorar su efectividad y todo estar listo para comenzar a pleno rendimiento en
la prxima jornada.

26.- Haga todos los preparativos necesarios antes de comenzar a trabajar en cualquier
proyecto. Prepare todos los materiales que vaya a ser necesario utilizar, para que no tenga
que interrumpir su realizacin. Muchas personas comienzan una tarea, y han de
interrumpirla en numerosas ocasiones porque no han tomado el tiempo por anticipado de
tener a mano todos los elementos que iban a necesitar para completar la tarea.

27.- Evite la tentacin de apilar papeles en su mesa de trabajo. Archvelos de forma

ordenada para que siempre puedan ser localizados de manera rpida y efectiva en cualquier
momento que los necesite. Minimice al mximo el nmero de veces que maneja una misma
pieza de papel. Todo lo que pueda resolver definitivamente en la primera vez, Hgalo!

28.- Utilice todas las herramientas que puedan hacerle ahorrar tiempo y ser ms
efectivo. Un buen sistema informtico, un buen sistema de clasificacin de tarjetas y
contactos, una pequea biblioteca con obras de referencia (diccionarios, manuales
habituales para usted, etc.), directorios, etc. Tenga siempre a mano y bien organizados
todos los recursos que necesite con ms frecuencia.

29.- Comience realizando las tareas ms complejas y pesadas primero. De este modo,
una vez que todas esas tareas estn realizadas, todo lo dems ser mucho ms sencillo, y
la sensacin de logro y xito que experimentar se ver multiplicada. Adems, aprovechar
que sus niveles de energa estn al mximo, consiguiendo de este modo que estas tareas
sean mucho ms llevaderas.

30.- Tome accin de manera inmediata! Si nunca empieza, nunca terminar. Si deja las
tareas esperando que llegue el momento perfecto para realizarlas, nunca comenzar. No
existe el momento perfecto! Si tiene que hacerse, que sea cuanto antes. Convirtase en un
generador de accin masiva.

31.- Comience su jornada generando una inercia positiva. Termine algo importante al
principio del da que le aporte un sentimiento de realizacin a lo largo de todo el resto de la
jornada. Comience siempre generando un impulso de inercia positiva, y de este modo ser
mucho ms sencillo incrementar la cantidad y la calidad de los resultados que obtiene en la
vida.

32.-Dese la ventaja de comenzar pronto por la maana. Levntese una hora antes de lo
normal y dedique esa hora a centrarse en temas verdaderamente importantes: mejorar su
salud, escribir, planificar, reflexionar,... Hgalo durante un mes y le sorprendern los
increbles resultados que pueden derivarse de una simple hora diaria. Es una forma sencilla
de generar un fuerte impulso positivo en su vida.

33.- Haga de la puntualidad un hbito. De este modo ganar ventaja sobre el 97% de la
poblacin que no suele ser puntual. Ser puntual indica respeto por el tiempo de los dems y
por el suyo propio. Adems, llegar temprano le permitir tener tiempo extra para
familiarizarse con situaciones, personas y lugares... le dar tiempo para relajarse...para
prepararse mentalmente... o simplemente tiempo para revisar sus notas.

34.- Formule con frecuencia la "pregunta de oro" de la administracin del tiempo: Cul
es el mejor modo de usar mi tiempo ahora mismo? Procure responder sinceramente a esta
pregunta y tome accin en consecuencia. De este modo se garantizar estar realizando en
cada momento aquello que contribuya ms hacia el logro de sus mayores objetivos.

35.- Trabaje con consistencia. Cuando una tarea es pesada de desarrollar, tendemos a
buscar alguna forma de gratificacin inmediata (comer, hacer algo ms agradable, etc.) para
evadir su realizacin. Evite esa tentacin! No cambie de tarea para evadir algo que requiera
esfuerzo y concentracin.
Esto generalmente requiere una gran determinacin, pero recuerde que las personas que
obtienen grandes resultados, los obtienen porque estn dispuestas a hacer lo que la
mayora no estn dispuestos. El esfuerzo siempre es duro, pero la recompensa en la forma
de tus sueos, merece siempre la pena.

36.- Procure ajustarse al orden de importancia de las tareas mientras trabaja en su lista
de tareas diarias. Siempre primero la tarea ms importante, despus la segunda en
importancia, a continuacin la tercera,... De este modo, si al final del da quedan cosas sin
hacer, siempre sern las tareas menos importantes, mientras que todo lo realmente
significativo estar realizado.

37.- Utilice las horas de menos energa a lo largo del da para realizar las tareas
rutinarias que requieran menos concentracin (devolver llamadas, faxes, papeleo
intrascendente,...). Por el contrario, dedique hasta el ltimo minuto de sus periodos de
mxima energa a las tareas verdaderamente importantes y que requieran toda su
intensidad para ser realizadas de manera extraordinaria.

38.- Tome el tiempo necesario para aprender cosas que puedan hacerle ms efectivo.
Dedique algo de tiempo ahora para tener ms tiempo en el futuro. Aprenda a sacar el
mximo partido a su ordenador personal. Aprenda a usar correctamente bases de datos ,
hojas de clculo, procesadores de texto y planificadores de proyectos... y todo tipo de temas
que puedan suponer un incremento de productividad en su dedicacin.

39.- Busque formas de simplificar y facilitar las tareas rutinarias que haga con
frecuencia. Busque pasos inncesarios que puedan ser eliminados, o formas de hacer en
menos tiempo las mismas cosas. Intente agrupar las tareas en grupos de tareas que tengan
caractersticas similares, y realcelas de forma conjunta, en lugar de hacerlas de forma
separada en varias ocasiones. (Por ejemplo devuelva todas las llamadas telefnicas a la vez
en un nico momento del da).

40.- Rtese a si mismo a terminar las tareas antes de los plazos lmite que se haya
fijado. Ese espritu competitivo consigo mismo puede hacer maravillas por el incremento de
su efectividad. Ofrzcase recompensas por lograr hacer las cosas de manera ms eficaz, y
disfrute del proceso de lograr ms en menos tiempo.

41.- Convirtase en una persona de accin. Nunca postergue conscientemente las

cosas, y no deje para maana algo que sabe que puede y debe hacer hoy. Si evita caer
preso de la postergacin conseguir ms en 10 aos de lo que la mayor parte de personas
consiguen en toda una vida. Hgalo ahora y generar una sensacin imparable de xito y
realizacin. Recuerde siempre que como usa su tiempo determina ms que ninguna otra
cosa la calidad de vida que es capaz de crear.

42.- Comience a alimentar el "ciclo del xito". Cuando se completa una tarea con xito,
aumentamos nuestra confianza en nuestra capacidad, y ello nos hace tomar cada vez
acciones ms poderosas e intentar cosas ms importantes.
Recuerde siempre que el xito produce xito, y que la mejor manera de aumentar nuestros
resultados es desarrollar una accin detrs de otra que vayan construyendo esa inercia
imparable hacia el triunfo.

43.- Convierta aquellas tareas que tenga que hacer a diario en poderosos hbitos. Un
hbito es algo que se hace de manera automtica. Cuando una tarea que ha de hacerse con
frecuencia se convierte en un hbito se transforma en algo mucho ms sencillo de realizar.
Es como funcionar con el piloto automtico siendo mucho ms efectivo.

44.- Imagine que solo tuviese medio da para realizar el trabajo de todo un da. Qu
hara? Qu debera ser hecho primero? Qu podra ser delegado a otros o aplazado para
otro momento? Cuando de repente tienes menos tiempo para completar un trabajo, te ves
forzado a ser mucho ms efectivo en tu planificacin. Este ejercicio es un buen truco mental
para encontrar formas de incrementar la productividad.

45.- Elimine las interrupciones personales. Cuando est centrado en algo, y las cosas se
estn realizando, lo ltimo que quiere es ser interrumpido. Los grandes logros suceden
cuando se crea una inercia y las cosas comienzan a fluir mientras avanzamos hacia el logro
final. Las interrupciones pueden matar ese xito. No deje que esto suceda. Utilice periodos
diarios en los que no permita ninguna interrupcin y su productividad se disparar hasta
niveles insospechados.

46.- Aprenda a decir "No" cuando sea necesario. En muchas ocasiones decimos si a
todo por inercia, o por complacer a terceras personas, sin ni siquiera detenernos a pensar si
esa tarea es importante o contribuye a nuestros objetivos de alguna manera. Diciendo
simplemente "No" cuando sea conveniente, o proponiendo alternativas (otra persona, otro
momento, etc.) podr ganar mucho tiempo que hasta ahora estaba hipotecando.

47.- Elimine los desplazamientos innecesarios. Muchas veces con una simple llamada
telefnica, un fax, un e-mail pueden resolverse multitud de asuntos sin necesidad de
desplazarse. Viaje solo cuando se a estrictamente necesario. Su tiempo y su dinero se lo
agradecern.

48.- Agrupe siempre que sea posible todas las pequeas tareas que tenga que realizar
para llevarlas a cabo simultneamente en el mismo periodo de tiempo. Hacer este tipo de
tareas breves de manera agrupada es ms sencillo porque se genera una inercia con cada
nueva tarea que se va realizando. Si esas tareas se van haciendo por separado a lo largo
del da, consumirn mucho ms tiempo.

49.- Aada incentivos personales como recompensa a los grandes logros que vaya
alcanzando. Premie sus resultados! Tener un premio deseado al final de un proyecto
verdaderamente importante, aportar una gran motivacin y un fuerte deseo por lograr el
resultado. Haga lo mismo con su equipo. Es ms fcil superar los obstculos del camino
cuando nos espera una bonita recompensa al finalizarlo.

50.- Utilice un sistema visible para medir el avance en sus proyectos. Un panel de
corcho en un lugar bien visible, o simplemente unas hojas de control para ir chequeando el
avance, harn la importante funcin de recordarle que las tareas han de completarse y de
que hemos de seguir el plan establecido. Adems, este tipo de refuerzo visual genera
motivacin, ya que grficamente estamos viendo que avanzamos hacia los objetivos que
nos propusimos.

51.- Cuando un proyecto o tarea se nos atraganta y tenemos la sensacin de que nunca
vamos a comenzar, es conveniente intentar comenzar por algn punto que no sea el
principio del proyecto. En ocasiones este enfoque de empezar el proyecto por otra parte
produce la chispa necesaria para comenzar a tomar accin. Muchas veces tratamos de
respetar demasiado estrictamente el patrn de seguir el orden lgico para desarrollar algo.
Pero en muchas ocasiones es mucho ms productivo e interesante atacar el proyecto desde
un punto que nos resulte ms interesante y comenzar a construir el resto a partir de ah.

52.- Encuentre formas de reducir la energa gastada duplicando procesos creativos.

Cree plantillas de documentos que pueda usar en repetidas ocasiones. Modelos de cartas,
faxes, e-mails, escritos informativos de uso frecuente,... son algunos ejemplos de tipos de
documentos que pueden estandarizarse para ganar tiempo.

53.- Acte como su propio entrenador.. En los das en que se sienta tentado a postergar
las tareas ms importantes, descbrase a si mismo y corrija el rumbo. La manera ms
sencilla de generar motivacin es mantener un recordatorio permanente de su mayor
objetivo. Ese objetivo es la razn por la cual est haciendo lo que est haciendo. Tener un
objetivo claro por el que luchar aporta la energa necesaria para atravesar los momentos de
retos y obstculos del camino.

54.- Enfrntese a los retos y dificultades plantndoles cara. Generalmente las tareas
ms importantes son las que menos apetece hacer, porque nos tareas de gran envergadura.
Cuando esto suceda, lo mejor que puede hacer es subirse las mangas y ponerse a trabajar.
Generalmente es ms difcil tomar la decisin de ponerse en movimiento, que el propio
trabajo de llevar a cabo la tarea.

55.- Delegue siempre que le sea posible y una vez delegada una tarea, asegrese de
tener un mecanismo para controlar el avance y verificar que sea completada a tiempo. No
caiga en la trampa de creer que nadie puede hacer la tarea mejor que usted. De la
oportunidad a las personas de su equipo de demostrar su capacidad y valor.

56.- Establezca un sistema eficiente de archivo. Nada es ms frustraste que saber que
tienes los materiales que necesitas... y no ser capaz de localizarlos. Una forma de mejorar la
eficacia de todo sistema de archivo es crear una pgina ndice y colocarla delante de cada
cajn o recipiente. Cuando aada algo nuevo al fichero, incorprelo tambin al ndice. De
este modo cuando tenga que localizar algo, con un rpido vistazo a los ndices ser capaz
de encontrarlo fcilmente. Ponga cada cosa siempre en su lugar y siempre las encontrar
cuando las necesite.

57.- Mantenga siempre consigo su planificador personal. Anote en el todas sus ideas,
pensamientos, notas de inters, informacin clave, etc. en el primer momento que surjan.
Anote tambin los temas que se le ocurran para tratar con otras personas y todas las tareas
que tiene previsto realizar ms adelante. Si no acta de manera inmediata registrando todas
esas informaciones en el planificador, corre el riesgo de olvidar temas que pueden ser muy
importantes para el logro de sus objetivos.

58.- Cree el hbito de tomar decisiones de manera rpida y efectiva. Las personas que
consiguen grandes resultados se suelen caracterizar por tomar decisiones rpidamente y
mantenerse firmes en esas decisiones. No malgaste tiempo deliberando indefinidamente. No
caiga en la "Parlisis del Anlisis". Analice la situacin lo mejor que pueda y tome una
decisin.
Dependiendo del tipo de decisin esta llevar ms o menos tiempo, pero no haga como la
mayor parte de personas, que malgastan grandes cantidades de su tiempo para tomar
decisiones prcticamente intrascendentes. Si se esfuerza por ejercitar su "msculo" de
tomar decisiones, cada vez ser ms efectivo.

59.- Minimice el tiempo invertido en preparar respuestas. Aprenda a utilizar

efectivamente el telfono y el e-mail para generar respuestas rpidas. Siempre que sea
posible utilice el telfono para responder a la correspondencia. No siempre es necesario
responder una carta con otra carta. Una simple llamada telefnica puede hacer la misma
funcin con mucho menos tiempo invertido.

60.- Aprenda tcnicas de lectura rpida. Existen multitud de libros y cursos sobre el
tema. Es relativamente sencillo para un lector promedio duplicar su velocidad de lectura con
la ayuda de unas simples ideas y tcnicas. Duplicando su velocidad de lectura ahorrar la
mitad del tiempo que dedica a leer, pudiendo dedicar ese tiempo ahorrado a leer ms
cantidad de cosas o a otras tareas.

61.- No reste importancia a los pequeos ladrones del tiempo que diariamente hacen
que malgaste pequeos periodos de tiempo. Esas prdidas que aparentemente son
insignificantes suponen a lo largo de los aos miles de horas malgastadas que podran
haberse dedicado a otras tareas mucho ms importantes.

62.- Cree una lista que pueda revisar peridicamente, para recordarle compromisos
futuros que estn por llegar. De este modo siempre tendr control sobre estos
acontecimientos y podr anticipar las tareas necesarias para llevarlos a cabo dentro de los
plazos previstos. Adems, le servir para liberar su mente de estar constantemente
pendiente de recordar que esos compromisos estn por llegar.

63.- Dedique una semana a chequear como est utilizando tu tiempo. Determine a que
ests dedicando cada porcin de tu tiempo diario, y al final de la semana analice los
resultados. Lo ms probable es que le sorprendan. Seguramente est dedicando mucho
ms tiempo del que pensaba a temas que no son importantes. Este es un ejercicio muy
revelador para encontrar actividades que pueden ser eliminadas o hechas de forma ms
eficiente.

64.- Reconozca cuando es necesario un cambio de direccin. En ocasiones hay

proyectos que parecen paralizarse. No terminan nunca de ponerse en marcha. En esos
casos puede ser positivo encontrar una nueva forma de realizar el proyecto. Utilice su
creatividad. Busque formas alternativas de realizarlo que le permitan canalizar mejor su
energa.

65.- Mantenga un registro del tiempo que le lleva realizar cada proyecto, trabajo o tarea
que realiza. De este modo, cuando en el futuro tenga que planificar proyectos similares
podr calcular de manera ms aproximada el tiempo que le llevar completarlos, y las fases
necesarias para llevarlos a cabo de manera ms efectiva.

66.- Evale que tipo de tareas deja siempre para ms tarde. Qu es lo que le hace
posponerlas? Descubrir esa clave puede suponer una gran diferencia en su vida.
Generalmente muchas personas postergan las cosas porque en su mente
imaginan el proceso de realizar la tarea ms costoso o doloroso de lo que realmente es.
Magnifican negativamente la tarea. Cuando esto suceda, divida el proyecto en pedazos ms
pequeos y fciles de realizar. Una vez que lo tenga disidido, comience a trabajar en esos
pedazos, uno a la vez.

67.- Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento. Cuando comience un

proyecto, procure avanzar lo mximo posible en el mismo. El movimiento de avance genera
motivacin y facilita mucho el proceso. Comience a desarrollar la reputacin de ser una
persona que hace que las cosas sucedan.

68.- Sopese las consecuencias que conlleva postergar las tareas. Pregntese: Qu es
lo peor que me puede pasar si no termino esto? A veces el dolor ante las consecuencias
negativas de dejar de hacer algo, es un motivador muy poderoso para ponerse en marcha y
hacer que las cosas comiencen a cristalizar.

69.- Haga un compromiso pblico con alguien que de verdad le importe para reforzar su
determinacin. Utilice ese compromiso como una palanca que le impulse a la accin. Una
vez que nos hemos comprometido ante alguien, es ms difcil postergar las tareas porque
no querremos quedar mal.

70.- Piense antes de actuar. Si tiene dificultades para avanzar en algn proyecto,
dedique unos instantes a pensar en ello. Analice rpidamente cuales son las causas de ese
estancamiento, trace un breve y rpido plan de accin y tome accin de manera inmediata
para solucionarlo.

71.- Convierta en un juego el transformar las tareas tediosas y aburridas en algo

divertido y agradable de realizar. Pregntese: Cmo puedo hacer que esto resulte ms
divertido? Cmo puedo disfrutar ms de esta tarea? Rtese a si mismo a romper su rcord
de velocidad haciendo algo, hgalo de modo diferente,...Hagamos que la vida sea ms
divertida!

72.- Venza la postergacin postergando la postergacin. Esto que parece un juego de

palabras es una de las mejores estrategias para acabar con la postergacin. Cuando tenga
ganas de dejar algo para ms tarde, postergue esa decisin de abandonar para ms
adelante. De este modo est eliminando este mal hbito utilizando el propio hbito como
arma.

73.- A la hora de enfrentarse a un proyecto, tome unos instantes antes de comenzarlo

para visualizarlo en su mente como si estuviese ya realizado. Cmo se sentir una vez que
el proyecto est terminado? Qu beneficios le va a reportar? Sienta intensamente todas
esas emociones positivas, y comenzar con la actitud adecuada y una gran motivacin el
proyecto. Todo ha
de ser creado primero en la mente, para despus ser convertido en realidad.

74.- Otro buen sistema para eliminar la postergacin es crear en una hoja de papel dos
listas, que recojan por un lado las razones para postergar la tarea, y por otro lado los
beneficios que le reportar terminar la tarea exitosamente.
Con este pequeo juego, si logra apilar los suficientes beneficios, lograr ponerse en
movimiento y hacer que las cosas sucedan.

75.- Piense en alguien a quien admire profundamente por sus resultados. Acte como si
fuese esa persona. Cmo manejara esa persona las situaciones a las que usted se
enfrenta? Qu actitud tendra? Qu recursos empleara? A continuacin prepare un
pequeo plan de como este gran realizador desarrollara la tarea, y... Pngase en
movimiento!

76.- Utilice como punto de referencia temporal una semana. Es un espacio de tiempo
que manejamos muy bien porque es suficientemente largo para producir resultados, pero a
la vez suficientemente corto para que sea manejable. Antes de empezar una semana ha de
terminarla primero. Dnde? En su imaginacin. As comenzar cada semana con un
sentido de enfoque y direccin muy claros.

77.- Peridicamente un buen ejercicio a realizar es determinar en una escala de 1 a 10

nuestra valoracin en cada rea importante de nuestra vida. De ese modo podemos
establecer un plan de mejora en aquellas reas que requieran de nuestra atencin. Un buen
momento para realizar este ejercicio es al final de cada ao.

78.- Un buen hbito a implementar es llevar un control de todos los gastos diarios. Para
hacerlo puede utilizar su propio planificador y de ese modo podr tomar conciencia
realmente de en qu est utilziando su dinero. Repasando despus todas esas notas, podr
fcilmente detectar posibilidades de mejora o gastos que le conviene recortar.

79.- Tomar algunas notas cada da a modo de diario de lo que ha supuesto la jornada es
un ejercicio magnfico para clarificar sus pensamientos. Y lo nico que necesitar son unas
simples lneas descriptivas de su jornada. Al final del ao dispondr de una magnfica
memoria de los principales acontecimientos y de sus vivencias ms interesantes.

80.- Agrupar todos los temas que tenga que tratar con una misma persona es una forma
de multiplicar su efectividad. La mayora de las personas cada vez que se les ocurre algo
que han de tratar con alguien le llaman o le interrumpen. Esto es altamente inefectivo. Es
mucho mejor elaborar una lista en la que ir anotando todos los temas a tratar y hacerlo luego
simultneamente de una nica vez.

81.- Peridicamente organice sesiones para hacer limpieza de todo lo que guarde o
archive. Normalmente acumulamos revistas, documentos, etc que nunca ms volveremos
a mirar. Elimnelo y se producir un efecto de desahogo mental importante.

82.- Ya est sobradamente demostrado que hacer varias tareas simultneamente es

contraproducente. Es mucho ms efectivo centrarse en una nica tarea, ya que cuando
vamos dando saltos de una a otra al retomar la tarea anterior siempre existe un periodo de
tiempo que perdemos en volver a recapitular o repasar por dnde nos habamos quedado.
El enfoque siempre es poder.

83.- Cree siempre que le sea posible hojas de procedimiento que puedan servirle como
gua para entregar a una persona en la que quiera delegar esa tarea. De ese modo, cuando
llegue el momento de la delegacin ahorrar un montn de tiempo en explicaciones y
adems conseguir que la otra persona se quede con una gua clara de accin.

84.- Trate de ser efectivo con el uso de la tecnologa. Es nefasto tanto un exceso como
un defecto en esta rea. Hay personas que quieren estar tan a la ltima que se ven
obligadas a dedicar una enorme cantidad de tiempo simplemente para mantenerse al da o
utilizar todas las ltimas aplicaciones del momento. No cometa ese error.

85.- Cuando en su actividad intervengan desplazamientos, piense siempre en opciones

para optimizar su tiempo a lo largo del trayecto. Esas horas dedicadas a aprender mediante
audiolibros, conferencias, etc,.. pueden generar rditos muy altos.

86.- Una forma extraordinaria de extraer magnficas lecciones de cada uno de sus das
es realizar al final de cada jornada un breve anlisis de todo lo ocurrido. De las cosas que
salieron bien analizando el porqu, y por supuesto tambin de todas las cosas que salieron
como no estaba previsto. De ese modo podr extraer valiosas lecciones para ser mucho
ms efectivo en el futuro.

87.- Detecte cuanto antes a los vampiros de tiempo que haya en su vida. Son esas
personas que tiene el don de hacerle perder el tiempo cada vez que se relacionan con
usted. Personas adictas a conversaciones intrascendentes, a dilatar temas, etc Evitelas en
la medida que le sea posible y ahorrar un montn de tiempo.

88.- Convirtase en un gran lector. Mejore su velocidad de lectura. Para muhas

personas una parte muy importante de su trabajo diario tiene relacin con la lectura de
documentos, informes,etc,.. Multiplicar por dos la velocidad de lectura puede tener un
impacto tremendo en su productividad.

89.- Trate de incluir cada da en su agenda al menos una actividad que le apasione o le
agrade. Si no hay nada que endulce de alguna manera todo el esfuerzo que est poniendo
en su vida, es muy fcil terminar quemado o abrumado. Esas tareas agradables sern como
un blsamo en cada jornada que le permitir renovar sus energas.

90.- Ponga los medios para hacer que la gente de su equipo sea ms efectiva.
Inscrbalos en un buen curso de gestin del tiempo, regleles algunos libros sobre la materia
o frmelos usted personalmente. Toda mejora en las capacidades de productividad personal
en su equipo tendr un efecto positivo importantsimo en su organizacin.

91.- Lleve siempre consigo un pequeo bloc o libreta en el que anotar todas las ideas
que se le ocurran, y mantenga siempre uno cerca en su mesilla de noche. Son innumerables
las grandes ideas que han quedado en el olvido por no ser anotadas justo en el momento en
que surjieron.

92.- A la hora de utilziar su ordenador, utilice un sistema de carpetas que le permita

mantener toda la informacin claramente ordenada por temas, y dentro de cada uno de los
temas por todos los subapartados correspondientes. Adems, ponga nombres a los ficheros
que le permitan despus utilizar de una manera lgica el sistema de bsqueda.

93.- Toda mejora en la productividad personal parte de un nico mecanismo: pensar. No

son las herramientas, programas,etc, lo ms importante. Lo ms importante es disponer
de una direccin y enfoque claros. Y eso solo se consigue disponiendo de tiempo de calidad
para pensar. Asegrese de que de manera peridica dispone de ese espacio de tiempo para
pensar en todas las cosas realmente importantes.

94.- El principio de inercia es uno de los ms poderosos en productividad personal. Lo

ms costoso siempre a la hora de generar un resultado son precismanete los momentos
iniciales en los que comenzamos a generar el avance. Pero una vez se ha cogido algo de
velocidad, cada vez es ms sencillo aumentar el ritmo. Empiece sus grandes proyectos poco
a poco, y pronto ver como con menos esfuerzo cada vez es ms sencillo ir aumentando la
velocidad.

95.- La armona es muy importante en la vida. La realizacin personal solo se da cuando

uno es capaz de armonizar todas las reas importantes de la vida. No se trata de dedicar
exactamente la misma cantidad de tiempo a cada rea, sino de saber en cada momento que
reas precisan de nuestra atencin y en que proporcin la precisan. Hay momentos en los
que tenemos que estar volcados en nuestro desarrollo profesional y quiz eso implique
dedicar un poco menos de tiempo a nuestra familia, pero en otros momentos ser a la
inversa. Lo importante es que en el conjunto exista armona.

96.- Atender a tiempo los pequeos detalles, garantiza que no tendremos que atender
despus grandes problemas. Es muy cierto el dicho que dice cuida de los pequeos
detalles y las grandes cosas se cuidaran por si solas.

97.- Cuando se sienta aptico o perezoso, la causa muy probablemente estar en que
sus objetivos no son lo suficientemente inspiradores. Creo sinceramente que no existen
personas perezosas, sino que simplemente existen personas con objetivos impotentes.
Objetivos que no les retan y estimulan a actuar desde su mejor versin. Vuelva a soar y el
entusiasmo retornar.

98.- No compare su ritmo con el de los dems. Recuerde que es ms importante elegir
el destino correcto que la velocidad con la que avanzamos. Muchas personas en esa
obsesin constante por hacer ms cosas en menos tiempo se olvidan de que lo importante
es llegar a un destino que sea el que realmente valoramos y anhelamos.

99.- No olvide que en la gran perspectiva del tiempo, la inmensa mayora de lo que
consideramos grandes problemas hoy, carecern de importancia. Esas prisas por llegar a la
reunin, esa discusin o esos plazos que le estn abrumando, no van a significar mucho en
el gran esquema temporal de su vida.

100.- Viva con pasin. Todos los grandes realziadores tiene una caracterstica en
comn: son apasionados de la vida. Persiguen sueos que les inspiran. Se han
comprometido a elevar sus estndares y a desatar en cada instante su mejor versin.
nase a ese grupo! Hacindolo habr dado el paso ms importante para multiplicar sus
resultados y su satisfaccin personal.

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2015 Jos Mara Vicedo Mendiola