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BARQUISIMETO, 1998
ii
POR
BARQUISIMETO, 1998
iii
NDICE
Captulo
Pgina
INTRODUCCIN......................................................................................
I.
EL PROBLEMA.
A. Ttulo de la Investigacin ........................................................................
D. Objetivos .................................................................................................
II
2. Objetivos Especficos............................................................................
E. Alcance y Limitaciones.............................................................................
MARCO TERICO.
A. Antecedentes de la Investigacin ............................................................
11
13
13
2. - El Control Interno..............................................................................
18
3.- Inventarios..........................................................................................
24
31
38
43
iv
III.
MARCO METODOLGICO.
A. Naturaleza de la Investigacin .................................................................
47
Captulo
Pgina
48
V.
51
53
59
59
1.- Personal..............................................................................................
59
62
79
88
91
93
BIBLIOGRAFA ......................................................................................
97
ANEXOS ...................................................................................................
100
RESUMEN
INTRODUCCIN
El crecimiento de una organizacin trae consigo un incremento tanto en la cantidad
como en la complejidad de sus operaciones fundamentalmente por la incorporacin de
recursos humanos, utilizacin de nuevas tecnologas en los procesos de produccin y
administracin, y en la expansin fsica y geogrfica de la empresa; factores todos
necesarios para mejorar la calidad del producto, as como del servicio que presta, de modo
tal que pueda responder a las necesidades y tendencias del mercado.
del
CAPTULO I
EL PROBLEMA
A.- Ttulo de la Investigacin.
Diseo de un modelo de control interno para el rea del inventario de mercanca en la
empresa, La Casa del Contraenchapado, C.A..
menores precios, son factores que obligan a las empresas industriales, agrcolas
que
elementales
del
proceso
administrativo,
tales
como,
la
planificacin,
organizacin, direccin y control, en las distintas reas que la constituyen; sin embargo, su
aplicacin no ha sido lo suficientemente profunda como para permitirles
trabajar en un
que permita establecer con claridad, una segregacin adecuada de las funciones de
del inventario de
mercanca. Por otra parte, ese sistema de control interno se convertir en un elemento de
apoyo a la empresa para lograr una ventaja competitiva con respecto a otras empresas del
mismo ramo y de esta manera crecer dentro del exigente mercado de distribucin y venta
de maderas y sus derivados.
Los inventarios de mercanca representan, para este tipo de empresa, una de las
partidas de mayor importancia en la composicin de su activo, debido a la importancia
relativa de los mismos. Adems, constituye un elemento fundamental para la determinacin
del costo de venta; y por ende, el resultado del ejercicio econmico de la empresa.
requieren de una atencin muy especial, ya que de su buena y sana administracin depende
en gran medida el xito de cualquier empresa.
las
responsabilidades
de
autorizar,
registrar
transacciones,
que
Una custodia fsica adecuada del inventario. Es decir, que exista un acceso
restringido a las reas de almacenaje y despacho, con el propsito de establecer
las responsabilidades al personal involucrado en manejo del inventario.
Finalmente, el slo
hecho de saber
que dentro de la
empresa
existe un control
interno del inventario lo suficientemente fuerte que permita una adecuada administracin
de los mismos, servir de incentivo importante para que el personal involucrado en
el
manejo del mismo, realice sus labores de la manera ms eficiente posible y se convierta en
un instrumento para disuadir a cualquier miembro de la organizacin a cometer un acto
doloso con el inventario de mercanca.
D.- Objetivos.
1.- General:
Disear un modelo de control interno para el rea del inventario de mercanca en
la empresa La Casa del Contraenchapado, C.A.
2.- Especficos:
Personal.
Definicin y formalizacin de funciones.
Toma fsica del inventario de mercanca.
Control interno en los sistema de procesamiento electrnico de datos.
Funcin de auditora interna.
CAPTULO II
MARCO TERICO
en
Contadura
Pblica,
realizaron
su
trabajo
de
grado
denominado,
Maron
C.A,
Ese mismo ao, Adolfo Villegas y otros, tambin aspirantes al ttulo de Licenciados
en Contadura Pblica, elaboran el trabajo de grado, titulado: Evaluacin del control
Interno de los inventarios comerciales. En el captulo # 3, hacen referencia a la auditora
de inventario, planteando que un adecuado control interno sobre las compras requiere que
los pedidos estn autorizados y aprobados. Adems, deber existir una separacin de tareas
entre quienes hagan los pedidos y quienes reciban, embarquen o contabilicen tales
operaciones.
Por otra parte, destacan que los inventarios deben ser contados y comparados con la
contabilidad y de esta manera determinar si existen diferencias.
10
Implantar
manuales
administrativos,
siendo
stos
fundamentos
para
la
operatividad de la organizacin.
Estos trabajos de investigacin han servido de ayuda para lograr una mayor
comprensin de la importancia de los sistemas de control interno en las empresas y en
especial en el rea del inventario de mercanca. Asimismo, aportaron algunas orientaciones
sobre los elementos que se deben incorporar en un adecuado sistema de control interno,
entre los que se pueden destacar:
relacionadas
con
el
manejo
administracin
del
inventario
de
mercanca.
Por consiguiente, cada uno de estos elementos fueron considerados para el diseo del
sistema de control interno para el rea del inventario de mercanca de la empresa La Casa
del Contraenchapado, C.A.
11
El artculo 34 del mismo cdigo, seala que todo comerciante al finalizar su ejercicio
econmico deber elaborar su balance donde presente todos sus bienes y obligaciones; as
como el estado de ganancia y prdida donde se muestre los beneficios obtenidos de sus
actividades. De igual manera el artculo 36 dicta ciertas normas de orden y presentacin en
cuanto al uso adecuado de los libros de contabilidad.
As pues, existe una normativa y regulacin por parte del Estado Venezolano para
que las empresas tengan un control bsico de sus actividades y de esta forma puedan rendir
cuentas de sus resultados ya sean a sus socios, propietarios o terceras personas, incluido el
Estado Venezolano.
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Por otra parte, la Ley del Impuesto al Consumo Suntuario y Ventas al Mayor seala
en el artculo 51 la obligatoriedad que tienen los contribuyentes ordinarios de ste Impuesto
de llevar los libros y registros necesarios para un adecuado control del cumplimiento de las
disposiciones establecidas en la referida Ley, as como en su reglamento. Siendo necesario,
que el contribuyente abra en su contabilidad cuentas especiales para el registro y control de
los impuestos correspondientes a los dbitos y crditos fiscales.
Adems, la Ley de Impuesto Sobre la Renta (artculos 91 hasta el 113), establece los
ajustes inicial y regular por inflacin que deben hacer los contribuyentes sobre sus activos y
pasivos no monetarios y sobre el patrimonio, al final de su ejercicio econmico, lo que
obliga a las empresas a tomar medidas de control que le permitan mantener sus inventarios
de productos en los niveles ptimos, y de esa forma atenuar los efectos fiscales (aumento de
la renta gravable) como consecuencia de la aplicacin de dicha normativa. Por otro lado la
Ley de Impuesto a los Activos Empresariales, fija una alcuota de impuesto del uno por
ciento (1%) sobre el monto promedio de los valores de los activos tangible (entre ellos el
inventario de mercanca) e intangible, existentes al inicio y cierre del ejercicio econmico.
13
(fase
de
planificacin),
distribuidos
los
recursos,
asignadas
las
la empresa a
14
inevitable.
15
Oportuno: quiere decir, que detecte las fallas o irregularidades en el momento que
estn ocurriendo de tal manera que las personas involucradas puedan tomar las medidas
correctivas y los daos se minimicen.
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son realmente eficientes y al mismo tiempo generan un mayor beneficio que el costo de
implantarlos.
puntos del proceso donde ocurren los cambios. Por ejemplo, en un sistema de ventas, el
cambio se presenta cuando el pedido o la orden de compra se convierte en factura,
cuando un producto del inventario pasa a formar parte del despacho o cuando el
producto pasa a formar parte de la carga del transporte. Como es ms probable que se
cometan errores cuando ocurran estos cambios,
c) Tipos de Control
La administracin de una empresa pueda implantar controles antes de que
comience una actividad, mientras esta se desarrolla, o despus de que termina. Al primer
tipo de control se le denomina control previo o precontrol; al segundo se le nombra
control concurrente o directivo; y el tercero el control posterior o postcontrol. Entonces
tenemos que:
Precontrol o Control Previo: son aquellos que se dan antes de que ocurra la accin
o hecho administrativo. Para Gmez constituye,...la norma, que orienta la conducta y
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Control Directivo: son aquellos que se aplican en el momento que ocurren las
acciones u operaciones. Este tipo de control tiene por objeto descubrir las desviaciones
respecto a alguna norma o meta y permitir que se hagan las correcciones antes de
finalizar determinada accin o hecho administrativo. Por ejemplo, el caso del pago a
proveedores: el departamento de contralora interna verifica los soportes que respaldan
el pago, (p. ej. las facturas, ordenes de compra) si stos no cumplen con las normas
establecidas por la empresa, como la falta de la orden de compra, se rechaza el pago y se
explican los motivos.
financieros.
18
provocar
adherencia
las
polticas
prescrita
por
la
administracin,(1984).
Con esto, se desprende que el motivo bsico por el cual una empresa disea e
implanta una estructura de control interno es para ayudarse a cumplir sus metas y
objetivos.
19
control
Segn el mismo autor, todo sistema de control interno contable se disea para
suministrar la seguridad razonable de que:
las
medidas
apropiadas
respectos
las
diferencias
que
existan.(op. cit.)
Por su lado, el control interno administrativo se relaciona propiamente con la
normativa y procedimientos existentes en una empresa, vinculados a la eficiencia
operativa y acatamiento de las polticas y normas establecidas por la direccin que
20
Plan de organizacin
Mtodos y procedimientos relacionados con al eficiencia de las operaciones
Adhesin a las polticas gerenciales.
b) Componentes de la Estructura de Control Interno .
La estructura de control interno de una organizacin est conformada por polticas,
normas y procedimientos diseadas, implementadas y mantenidas por la gerencia de la
empresa. stas reciben el nombre de componentes de la estructura de control interno
que se explican, fundamentadas en las consultas bibliogrficas del SAS-55 (1989), Aren
y Loebbecke (1996) y Espieira Sheldon y Asociados (1991), a continuacin:
acatando
responsable
conscientemente
las
polticas,
normas
de
sistemas
de
comunicacin
de
polticas,
normas
procedimientos
21
Cambios
en
el
Ambiente
Operativo:
cuando
se
incorporan
nuevos
22
procedimientos que ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para el logro
de los objetivos organizacionales. Alguna de ellas son:
Controles Fsicos: esta actividad abarca la seguridad fsica de los activos, esto
incluye: su salvaguarda fsica, como instalaciones aseguradas sobre el acceso
a los activos y registros; autorizacin para el acceso a los programas de
computacin y archivos de datos; y el conteo fsico.
23
para identificar,
cuentas por cobrar), as como en la contabilidad. Esto puede dar una garanta razonable
de que las operaciones sern reflejadas en los Estados Financieros en el perodo que
sucedieron.
24
3.- Inventarios.
El inventario puede tomar distintas forma de acuerdo con las caractersticas y
naturaleza de la organizacin. En su forma genrica, el inventario constituye el
almacenamiento de bienes y productos. Para una definicin ms precisa, se toma la
establecida por el Instituto Mexicano de Contadores Pblico:
Los inventarios son los bienes que poseen las empresas para su venta y para
su proceso, transformacin y venta posterior, tales como materias primas,
material de empaque, abastecimientos, productos en proceso y artculos
terminados. (1984)
a) Tipos de Inventarios.
Existen varios tipos de inventarios y su presencia depender del objetivo de la
organizacin. Para una empresa industrial (manufacturera) comnmente se aceptan los
siguientes:
Materia Prima: Son los utilizados para elaboracin de los artculos terminados. Ej.
harina, madera, tela, entre otros.
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Suministros: Incluyen todos los dems materiales y accesorios que, de una u otra
manera, forman parte del proceso de produccin o del producto terminado y que no se
puede determinar su costo con exactitud. Por ejemplo tenemos los lubricantes utilizados
en el proceso de produccin, pero no llegan a formar parte del producto terminado.
Algunos otros, como las pinturas, colas, los clavos, lijas, entre otros, cuyas cantidades
empleadas son tan pequeas que resultara imprctico asignar sus costos directamente al
producto. Sin embargo, stos van a formar parte del costo del producto terminado como
gasto indirecto de fabricacin.
Por otra parte para una empresa comercial (compra-venta), el inventario no recibe
ningn proceso de transformacin de materia prima en producto terminado, sino que los
productos o bienes se adquieren directamente para su posterior venta, denominndose en
este caso inventario de mercanca, siendo ste el que se utilizar en la presente
investigacin.
26
2.-
Almacenamiento:
implica
el
costo
administrativo
de
mantener
los
material
almacenado,
registro,
estantera,
equipos
especiales
de
27
Entre algunos de estos modelos se tiene el del lote econmico simple, sugerida por
Ford Harris en 1915 y popularizada por R.H Wilson. De acuerdo a lo que describe
Adam, Jr y Ebert (1991), ste modelo supone las siguientes situaciones:
2DS
Q=
---------------
IC
Donde:
Q= Cantidad ordenada.
D= Demanda anual.
S= Costo de hacer o procesar el pedido.
I= Costo de manejo anual por unidad expresado en por ciento.
C= Costo del producto individual.
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Primero en Entrar, Primero en Salir (Fifo o Peps): este mtodo establece que la
primera mercanca que se compra es la primera que se vende, es decir, se le da
movimiento a la mercanca ms vieja y las existencias que quedan la conformarn las
ltimas compras. Por lo que el costo de los productos se fijar de acuerdo a los precios
que aparezcan en las facturas de las ltimas compras; ofreciendo la ventaja de ajustarse
ms a la realidad y por consiguiente a la situacin del mercado.
ltimo en Entrar, Primero en Salir (Lifo o Ueps): con este mtodo las ltimas
mercancas adquiridas sern las primeras en venderse, quedando en existencias la
mercanca ms antigua con los costos ms viejos; que en economas cambiantes suelen
ser menores a los de compras ms recientes.
29
mismo producto a los precios unitarios de Bs. 50, 60, 65 y 80 el precio unitario ser
como sigue:
P.A= 50+60+65+80 ===> P.A= 63,75 (costo unitario).
4
Este mtodo es muy poco utilizado ya que parece ilgico que los precios unitarios
aplicables tanto a las compras importantes como a las pequeas se les da la misma
ponderacin en el clculo.
DESCRIPCIN
CANTIDAD
DE LA
PRECIO DE
COSTO
COSTO
COMPRA.
TOTAL
UNITARIO
TRANSACCIN
Existencia Inicial
(menos):
1ra.
2.000
20
40.000
20,00
400
20
(8.000)
20,00
1.600
20
32.000
20,00
500
30
15.000
venta
Saldo:
(ms): compra
Saldo:
(menos):2da. venta
Saldo:
2.100
47.000
22.38
200
(4.476)
22.38
1.900
42.524
22.38
Ntese que el precio no variar hasta tanto no se produzca una compra nueva a
precio diferente al existente.
Precio de la Ultima Factura: con este mtodo se calcula el precio unitario en base
a la ltima factura de compra. Si el inventario tiene una alta rotacin fsica y los
artculos se venden aproximadamente en el mismo orden en que se adquieren, el precio
30
de la ltima factura puede producir resultados bastantes aproximados a los que se logran
por el mtodo de identificacin especfica.
Es importante destacar que cualquiera que sea el mtodo que se adopte, el mismo
deber aplicarse consistentemente en el tiempo. Actualmente se utiliza en La Casa del
Contraenchapado, C.A, el mtodo de promedio mvil, el cual ser el adoptado en sta
investigacin.
con abono a la cuenta de banco o cuenta por pagar. Por otra parte, cuando hay una venta
se carga al activo, ya sea cuenta por cobrar , caja o banco y se abona a la cuenta de
venta. Se observa que en ningn momento se ha afectado la cuenta de inventario, por lo
que la empresa no podr conocer su valor sin antes realizar una toma fsica del mismo.
Haciendo uso de este mtodo, para determinar el costo de venta y por consiguiente
la utilidad de ejercicio, se debe realizar lo siguiente:
31
deben
tambin
producir
informacin
segura
sobre
el
movimiento
Los mtodos por los cuales se pueden obtener estos resultados varan segn el
tamao y clase de negocio. Estos factores, tambin determinan el grado de control
efectivo sobre los inventarios. Por ejemplo, para una empresa que compra y vende un
slo tipo de producto le ser menos complejo ejercer el control sobre sus existencias de
32
mercanca que a una empresa que negocia con miles de productos. Tambin sera ms
difcil si la compaa compra materias primas para convertirlas en un producto
manufacturado, en el cual stas pierden toda su identidad y algunas de sus
caractersticas.
33
Recepcin:
documentos, en
34
Proteccin Fsica: las reas de los almacenes deben estar bien cercadas y
protegidas de tal manera de minimizar la entrada de personas o intrusos.
Hay que tratar que las reas de depsito estn bien iluminadas.
35
Algunas empresas utilizan ordenes de despacho para dar salida a las mercancas,
copia de esta orden se enva al departamento de facturacin para que se elabore la
factura correspondiente. Es importante destacar, que el empleado encargado de elaborar
la factura no debe participar en las funciones de despacho; la combinacin de estos
deberes en un slo empleado pudiera facilitar irregularidades, ya que le permitira, por
ejemplo, despachar el producto y no elaborar la factura.
36
en
la
cuenta
del
mayor
general
de
inventario
sean
producidos
37
pueden ser responsables de ellas y las causas determinadas (descuido, falta de honradez
o errores de registro), es cuando se deben hacer los respectivos ajustes.
38
39
propsito de que sean despachados a los clientes que los han solicitado. En
compaas con buenos controles internos, los artculos terminados se guardan
bajo control fsico en una rea separada de acceso limitado.
Igualmente, los autores citados, hablan de una serie de controles bsicos que se
deben considerar para un adecuado manejo de los inventarios, refirindose a:
40
inventario,
responsabilidades,
como
lo
custodia
es:
fsica,
la
segregacin
adecuada
de
funciones
aprobacin
asignacin
supervisin
de
de
las
actividades.
que es
indicacin de un buen control contable sobre los inventarios, si las funciones de los
empleados estn separados de tal modo que las personas que controlan los inventarios no
estn tambin a cargo de la elaboracin de las facturas o del registro de las compras.
41
42
Finalmente, se desarrollaron las bases tericas las cuales abarcaron aspectos referidos
a la teora de inventarios, control organizacional y control interno; as como, la recopilacin
de algunas caractersticas de modelos de control interno de diferentes autores dedicados al
estudio de la auditora y del control interno, que profundizaron los trminos y conceptos
necesarios para lograr un mejor dominio tcnico sobre la materia en cuestin y de esta
forma, abordar con xito el diseo del modelo de control interno para el rea del inventario
de mercanca de la empresa La Casa del Contraenchapado, C.A.
D. Definicin de Trminos
Auditora Interna: Es aquella realizada por un empleado de la misma empresa o
entidad que se audita, en clara relacin de dependencia; por lo cual carece en cierto modo,
de independencia de criterio y de autonoma. Gmez. (1992).
43
de
venta.
Entre
stos
tenemos:
impuestos
aduanales,
los
fletes,
44
45
46
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
A.- Naturaleza de la Investigacin.
La investigacin, referida al diseo de un modelo de control interno para el rea del
inventario de la empresa La Casa del Contraenchapado, C.A., es, de acuerdo al nivel de
conocimientos
obtener,
una
investigacin
de
naturaleza
descriptiva
con
diseo
bibliogrfico y de campo.
47
ya
sea
en
su
administracin, registro,
almacenaje, custodia y despacho, para llevar a cabo el diseo del modelo a ser propuesto.
48
Es importante destacar que el autor estuvo contratado por la empresa para realizar
actividades en el rea de sistemas. Esto permiti, con anterioridad a la aplicacin de los
cuestionarios y entrevistas, obtener informacin acerca de los procedimientos y
actividades que se realizaban en la organizacin. Esta relacin trajo como consecuencia
de que algunos empleados estuviesen enterados, en cierta forma, del tipo de pregunta
que se les planteara en los cuestionarios. Por lo que, en la mayora de los casos, se
aplic con el propsito de formalizar el levantamientos de datos.
d) Se utiliz la tcnica de la observacin directa, prestndose atencin a las tareas
realizadas por el personal del rea de inventario, compra y venta. En la actividad
realizada se tom nota de las peculiaridades que se observaron y que sirvieron para
confirmar la informacin obtenida a travs de las entrevistas aplicadas.
e) Se realiz una revisin de los documentos y formularios involucrados en el
manejo del inventario; es decir, todos aquellos relacionados con la recepcin,
almacenaje, registro y despacho de la mercanca.
49
4.- Finalmente, los datos obtenidos se ordenaron y clasificaron; a tal efecto, se utiliz
una serie de tcnicas que permitieron lograr los objetivos especficos establecidos en el
presente trabajo de investigacin. Por tanto tenemos que:
describir y determinar la relacin que hay entre ellos y de esta manera tener una
mejor comprensin de las operaciones vinculadas con el inventario de mercanca
y por ende, de las medidas de control interno aplicadas por la organizacin.
50
51
5.- Funcin de Auditora Interna: fue considerado como elemento fundamental del
modelo para mejorar el ambiente de control de la empresa, que entre otras funciones, ser
un evaluador permanente del sistema de control interno para determinar si est operando
eficientemente y hacer las recomendaciones de manera que lo fortalezca.
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CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS
El trabajo de investigacin llevado a cabo se fundament en la aplicacin de tcnicas
de levantamiento y anlisis de datos con el fin de lograr el objetivo propuesto; es decir, un
modelo de control interno para el rea del inventario de mercanca en la empresa La Casa
del
Contraenchapado,C.A.
Del
anlisis
realizado
se
desprenden
las
siguientes
observaciones:
53
observa por tanto que no existe un seguimiento formal del proceso de compra y
por consiguiente un control adecuado sobre la necesidad del producto.
54
No se emiten las notas de devolucin por ventas al contado o crdito por medio del
sistema de computacin. Esta circunstancia puede ocasionar la actualizacin tarda
de la existencia de mercanca o simplemente su no registro, por parte del
funcionario, ya sea por descuido o de manera premeditada con la intencin de
apropiarse de cierta mercanca. Otro riesgo a la que est expuesta la empresa, es
que se emitan notas de devolucin que no corresponden a operaciones reales, con
la finalidad de apropiarse de algn dinero y compensarlo con la nota de
devolucin.
55
56
clara
de
induccin,
entrenamiento
evaluacin.
Esto
genera
elementos
57
CAPTULO V
DISEO DEL MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL
INVENTARIO DE MERCANCA EN LA EMPRESA
LA CASA DEL CONTRAENCHAPADO, C.A.
El diseo de un adecuado sistema de control interno no slo implica un dominio
tcnico sobre la materia sino tambin un conocimiento del medio especfico en el cual se va
a aplicar. En otras palabras, aunque existen los criterios generales para el diseo de un
sistema de control interno, los procedimientos, mecanismos e instrumentos de control
interno pueden variar de una empresa a otra
conforman.
Todas
las
organizaciones
deben
tener
un
conjunto
de
planes,
mtodos
procedimientos con el fin de asegurar que los activos estn debidamente protegidos, los
registros contables correspondan a las operaciones de la empresa y las actividades se
desarrollen eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a
las metas y objetivos previstos.
de la
58
expuestos que servirn de mecanismo de apoyo gerencial orientado al logro de los objetivos
planteados en dicha rea. Pero es importante destacar, que un sistema de control interno
provee una garanta razonable y no absoluta del logro de los objetivos y metas. Un
adecuado sistema de control interno podr alertar oportunamente sobre el bajo rendimiento
de una gestin administrativa, pero no podr transformar o convertir una administracin
deficiente en una destacada. En este sentido, el control interno es uno de los componentes
bsicos de la actividad gerencial.
una
correcta
segregacin
de
funciones
responsabilidades
manejo
del
inventario
establecer
las
normas
que
regulen
dichos
procedimientos.
59
ingresar,
tomando
en
cuenta
requisitos
60
una persona del departamento respectivo elegido por el jefe del rea, pero
siempre supervisado por ste.
personal hasta un nivel ptimo, de manera que puedan desempear sus cargos con un
mximo rendimiento, productividad, seguridad y eficiencia.
61
Tambin hay que estar alerta con los trabajadores de la empresa que tienen
nexos familiares entre si y que realizan tareas complementarias de procesamiento de
una transaccin, que podran facilitar manipulaciones en su beneficio. Un adecuado
control interno debe evitar esta situacin.
62
Toda compra realizada en el pas debe estar soportada por una orden de
compra, la cual debe estar autorizada por un funcionario de nivel
adecuado.
63
64
Procedimientos de Compras:
Se realizan dos procedimientos para la compra de mercancas: nacionales e
internacionales.
Compras Nacionales:
1.- En el Almacn, de acuerdo a los reportes que emite el computador de
movimientos y existencias o por orden de la vicepresidencia y en
coordinacin con el jefe de compras, elabora una requisicin (Ver
Anexo # 1) de mercanca, en original y copia, dirigido al departamento
de compras. Dichas requisicin debe estar conformada por el jefe del
departamento de almacn. El original es enviado al departamento de
compras y la copia es archivada.
2.- El jefe de compras, verifica la requisicin y constata en su archivo de
proveedores nacionales la posibilidad de que estos estn en capacidad
de suministrar los productos. En caso de que la compra se tenga que
realizar en el exterior, la requisicin es enviada a la vicepresidencia.
3.- Si la compra puede hacerse en el pas, el jefe de compras solicita las
cotizaciones de acuerdo a la normativa vigente en la empresa.
4.- Recibidas las cotizaciones, el jefe de compras deber escoger la ms
adaptada a las necesidades de la empresa en cuanto a precios, calidad
de los productos y tiempo de entrega.
65
Compras Internacionales:
1.- Si la mercanca no puede ser comprada en el pas, la vicepresidencia
canaliza conjuntamente con el jefe de compras, la adquisicin de la
mercanca entre sus proveedores internacionales.
2.- La solicitud se realiza va fax u otro medio disponible, donde se
establecen la especificaciones del producto en cuanto a calidad,
cantidad y precio.
Toda factura y orden de compra debe estar firmada y sellada por el jefe de
almacn en seal de conformidad de la recepcin.
66
67
68
69
70
71
72
73
Para registrar las devoluciones, estas deben estar conformadas por los
jefes de almacn y ventas, y autorizadas por el Gerente General o el
Vicepresidente.
Contador General:
1.- Para el registro de la operaciones relacionadas con el inventario,
el
74
permite conocer, en todo momento, el valor total del inventario y la utilidad bruta
que se genera en cada operacin de venta.
Compras en el Pas :
La empresa adquiere mercanca por Bs. 3.000.000,00 al proveedor XYZ C.A.,
la operacin genera un impuesto a las ventas de Bs. 495.000,00. El registro
contable se debe elaborar de la siguiente manera:
Inventario de Mercanca
Crdito Fiscal
Cuentas por Pagar o Bancos
DEBE
HABER
3.000.000,00
495.000,00
3.495.000,00
Compras Internacionales:
75
Concepto
Valor declarado
Monto Bs.
10.000.000,00
500.000,00
1.500.000,00
Fletes internacional
Impuestos aduanales
tem
12.000.000,00
I..C.S.V.M
1.980.000,00
300.000,00
Flete nacional
d
e
150.000,00
Donde:
Costo de la mercanca
= a+b+c+e+f = 12.450.000,00
a+b
= 10.500.000,00
c+d
= 3.480.000,00
Crdito Fiscal
Inventario de Mercanca
= 1.980.000,00
DEBE
HABER
12.450.000,00
Crdito Fiscal
1.980.000,00
Banco.
Cuentas por Pagar Proveedor
3.480.000,00
o
10.500.000,00
Banco.
Cuentas por Pagar Agente Adua-
300.000,00
nal o Banco.
Cuenta Por Pagar Transportista o
150.000,00
Banco.
Nota:
76
Ventas al Contado :
El cuadre de caja y la relacin de venta del da xx/xx/xx presenta la siguiente
informacin con respecto a las ventas al contado :
Concepto
Monto de la Venta
I.C.S.V.M
Monto Bs .
530.000,00
87.450,00
617.450,00
Costo de Venta
420.000,00
DEBE
Caja
617.450,00
420.000,00
HABER
Inventario de Mercanca
420.000,00
Venta al Contado
530.000,00
Dbito Fiscal
87.450,00
Ventas a Crdito:
Igual que el caso anterior, con la diferencia que el cargo es a la cuenta por
cobrar por tratarse de una venta a crdito.
77
DESCRIPCIN DE LA CUENTA
DEBE
617.450,00
420.000,00
HABER
Inventario de Mercanca
420.000,00
Venta a Crdito
530.000,00
Dbito Fiscal
87.450,00
Concepto
Monto Bs.
Costo Mercanca
120.000,00
I.C.S.V.M
19.800,00
139.800,00
DEBE
HABER
139.800,00
Inventario de Mercanca
120.000,00
Crdito Fiscal
19.800,00
Concepto
Monto de la Venta
I.C.S.V.M
Monto Bs.
75.000,00
12.375,00
87.375,00
78
Costo de Mercanca
32.200,00
DEBE
Inventario de Mercanca
32.200,00
Venta al Contado
75.000,00
Dbito Fiscal
12.375,00
Costo de Ventas.
Caja
Cuenta
HABER
32.200,00
por
pagar
87.375,00
devolucin en venta.
Nota: La gerencia determinar el tope y las condiciones para cancelar las
devoluciones con dinero de la caja principal. En caso de que sobrepase el
tope, se registrar el pasivo y se cancelar con un cheque.
DESCRIPCIN DE LA CUENTA
DEBE
Inventario de Mercanca
32.200,00
Venta a Crdito
75.000,00
Dbito Fiscal
12.375,00
HABER
Costo de Ventas.
32.200,00
87.375,00
79
3.1- Objetivos.
3.2- Normas.
80
Solamente despus que las diferencias encontradas y sus causas hayan sido
completamente investigadas por personas que no sean responsables de
estas, se deben tomar medidas para ajustar los auxiliares y el mayor de la
contabilidad. Dichos ajustes slo podrn estar autorizados por el Gerente
General en conjunto con la Vicepresidencia.
.
3.3- Programacin de la Toma Fsica del Inventario de Mercanca (anual):
Se debe realizar un programa de toma de inventario fsico tomando en cuenta
factores tales como: cantidad de productos, tiempo y personal disponible, recursos
financieros con que esta dispuesta la empresa ha invertir para la toma fsica del
inventario, preparacin de la documentacin necesaria (tarjetas y listados de
inventario) y organizacin interna y limpieza del almacn, entre otros.
81
separan,
82
TALON B # : xx
TALON A #:xx
Cdigo: xxxxxxxxxxx
Cdigo: xxxxxxxxxxxxx
Cdigo: xxxxxxxxxxxxx
Nombre: xxxxxxxxxx
Nombre: xxxxxxxxxxxx
Nombre: xxxxxxxxxxxx
Ubicacin: xx-xx-xx
Ubicacin: xx-xx-xx
Ubicacin: xx-xx-xx
Segundo Conteo: xx
Segundo Conteo: xx
__________________
__________________
83
84
CP
NP
UF
PC
SC
DI
TC
Referencia:
CP= cdigo del producto
DI= diferencia
NP
UF
EC
CU
CT
EF
CU
CT
Referencia:
CP= cdigo del producto
DT
85
Nombre
Producto
del
Ubicacin Existencia
Fsica
Costo
Costo
Unitario
Total
Producto
para que
86
Entre los aspectos a considerar para llevar a cabo este tipo de toma fsica, se
tienen:
El personal que lo llevar a cabo tiene que ser distinta a las personas que
laboren en las reas de almacn, compra y venta.
87
Para esto, se debe considerar en la estructura del control interno los siguientes
aspectos:
88
89
como:
a)
hardware;
b)
software
de
productividad
c)
90
(compras,
ventas
registros
contables)
se
realicen
en
91
en
92
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A.- Conclusiones.
El presente trabajo de investigacin se desarroll en la empresa La Casa del
Contraenchapado, C.A, con el propsito de disear un modelo de control interno para el
rea del inventario de mercancas, y de esta forma, proporcionarle a la empresa un
instrumento importante para la sana administracin y manejo del mismo.
93
Facilitar al personal para que realice las tareas de acuerdo con sus propias
interpretaciones o conveniencias particulares, por lo que puede ocasionar atrasos
en la ejecucin de la operaciones relacionadas con el inventario de mercanca y
por lo tanto desestimular la eficiencia en las mismas.
Alta desmotivacin del personal que puede generar sentimientos negativos hacia la
empresa, situacin que afecta en forma negativa la eficiencia en las operaciones y
por lo tanto el logro de los objetivos organizacionales.
94
Por otra parte la empresa no tiene definida en su estructura organizativa, una unidad
orgnica que se responsabilice de las actividades propias de auditora o control interno. Esta
observacin se hace por el hecho de que la empresa posee caractersticas que hacen
conveniente la incorporacin, en su estructura organizativa, de un ente evaluador constante
y tcnico de las actividades administrativas-contables, que le de apoyo a la gerencia para
establecer todas aquellas medidas que permitan fortalecer los controles internos en las
distintas reas que conforman la organizacin. La ausencia de esa unidad funcional pudiera
demostrar descuido o poca atencin por parte de la gerencia, en la implementacin y
mantenimiento de un sistema de control interno adecuado, no slo en el rea del inventario
de mercanca sino en toda la empresa. En consecuencia, puede aumentar el riesgo de que se
cometan irregularidades, usos inadecuados, fraudes o prdidas de ciertos activos, as como
desestimular la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las polticas establecidas
por el nivel estratgico de la empresa.
Por otra parte, los puntos sealados sirvieron de argumentos para desarrollar el
modelo propuesto en la presente investigacin, el cual aportar elementos importantes que
ayudarn al logro de los objetivos de la empresa. El xito de este modelo, depender en
gran medida de la comprensin que sobre l, tenga la gerencia de la empresa; dejando
claro, que el mismo es susceptible a ciertas modificaciones propuestas por la gerencia, pero
conservando su enfoque y propsito original.
95
B.- Recomendaciones
Culminada
la
investigacin,
se
hace
necesario
presentar
una
serie
de
recomendaciones, que una vez aplicadas permitirn mejorar los elementos que conforman
la estructura de control interno de la empresa y en especial lo referido al rea del inventario
de mercanca:
96
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
AMERICAN
INSTITUTE
OF
CERTIFIED
PUBLIC
ACCOUNTANTS.
1989.
COOK,
J.W
WINKLE. 1987.
Auditora.
Primera
Edicin.
Nueva
Editorial
97
Ediciones Juan
INSTITUTO
MEXICANO
DE
CONTADORES
PBLICOS.
1984.
Normas
98
RODRIGUEZ,
Sexta
Edicin.
Prentice-Hall
TAYLOR,
DONALD
GLEZEN,
WILLIAM.
1987. Auditora:
Integracin
de
99
A N E X OS
100
A N E X O #: 1
La Casa del Contraenchapado, CA
Carrera 19 entre Calles 40 Y 41
Rif :
REQUISICIN DE MERCANCA
Nmero: xxx
ESPECIFICACIONES DE LA SOLICITUD
Cantidad
Observaciones:
Unidad
Descripcin
Solicitado Por:
Aprobado Por:
101
ANE X O # : 2
La Casa del Contraenchapado, C.A
Carrera 19 entre 40 y 41
Barquisimeto Edo. Lara Telf:
Rif #
Nit #:
ORDEN DE COMPRA
Numero:
Fecha de la Orden:
Cantidad
Unidad
Descripcin
Precio
Total
Unitario
Bs.
102
Observaciones:
Bs. Compra:
I.C.S.V.M :
Total :
Preparado Por :
Aprobado Por :