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CLIENTE
RED TECNOLGICA
TECNOLOGAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS
Modelo de
Mejora Continua
134401
VERSIN:
Vigencia del
Programa:
DURACIN
MXIMA
ESTIMADA DEL
APRENDIZAJE
NIVEL DE
FORMACIN:
Fecha Inicio
ESTADO:
EN EJECUCIN
04/06/2010
Fecha Fin
Total
6 meses
Prctica
12 meses
6 meses
TCNICO
El programa Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivos, se cre para brindar al sector
productivo Terciario o de Servicios en el rea de los Archivos, la posibilidad de incorporar personal
con altas calidades laborales y profesionales que contribuyan al desarrollo econmico, social y
tecnolgico de su entorno y del pas, as mismo ofrecer a los aprendices formacin en las
tecnologas de la informacin y la comunicacin teniendo en cuenta las necesidades de la Unidad
Administrativa o de Informacin, los requerimientos de los clientes, la produccin de informacin, el
tramite y la organizacin documental, en empresas pblicas y privadas que prestan servicios, con
el fin de contribuir con la preservacin y conservacin documental.
JUSTIFICACIN:
REQUISITOS DE
INGRESO:
DESCRIPCIN:
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El Pas cuenta con una gran demanda de los servicios archivsticos, debido a la normatividad
vigente, al fortalecimiento y crecimiento empresarial y por ende documental, tanto a nivel regional
como nacional, ocupaciones que dependen de un recurso humano cualificado y calificado, capaz
de responder integralmente a la dinmica de los sectores productivos. El SENA es una de las
instituciones educativas que ofrece el programa con todos los elementos de formacin profesional,
sociales, tecnolgicos y culturales, metodologas de aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologas
de ltima generacin, estructurado sobre mtodos ms que contenidos, lo que potencia la
formacin de ciudadanos librepensadores, con capacidad crtica, solidarios y emprendedores, a
travs del desarrollo de competencias laborales y la Estrategia de Formacin por Proyectos, para
garantizar la integralidad de la formacin durante el desarrollo del proceso formativo, que lo
acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misin, innovando permanentemente de
acuerdo con las tendencias y cambios tecnolgicos y las necesidades del sector empresarial y de
los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el
desarrollo nacional.
Modelo de
Mejora Continua
COMPETENCIAS A DESARROLLAR
CDIGO
DENOMINACIN
210601001
210601010
250601001
250601029
Requisitos
Acedmicos
mnimos
Experiencia
laboral y/o
especializacin
en...
Competencias
mnimas
Alternativa 1.
Veinticuatro (24) meses de experiencia: de los cuales dieciocho (18) meses estarn relacionados con el
ejercicio de la profesin u oficio objeto de la formacin profesional y seis (6) meses en labores de
docencia.
Alternativa 2:
Treinta y seis (36) meses de experiencia: de los cuales treinta (30) meses estarn relacionados con el
ejercicio de la profesin u oficio objeto de la formacin profesional y seis (6) meses en labores de
docencia.
-Dominio en la aplicacin de normas y tcnicas para la elaboracin y presentacin de documentos
administrativos y en los procesos y procedimientos de asistencias administrativas y archivsticas en las
organizaciones.
-Dominio en el manejo de archivos, aplicacin de normas y legislacin vigente en archivos;
herramientas tcnicas y tecnolgicas para la administracin y conservacin de la documentacin y la
informacin de los archivos.
-Con conocimientos en el manejo de normas tcnicas para la produccin de documentos, el manejo de
sistemas de informacin y las normas de gestin de la calidad.
-Conocimientos en competencias laborales y comportamentales, procesos y procedimientos de gestin
humana en las organizaciones, comunicacin y sistemas de informacin, atencin y servicio al cliente.
-Formular, ejecutar y evaluar proyectos.
-Trabajar en equipo
-Establecer procesos comunicativos asertivos
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Modelo de
Mejora Continua
Competencias
mnimas
ESTRATEGIA
METODOLGICA
VERSIN DE
LA NCL
DENOMINACIN
210601001
DURACIN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en horas)
300 horas
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
DENOMINACIN
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Gramtica: Normas, concepto, uso, categoras, reglas ortogrficas conceptos de Sigla, Acrnimo y Abreviatura
Sintaxis: concepto.
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4. CRITERIOS DE EVALUACIN
Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de redaccin.
Elabora documentos organizacionales, aplicando las tcnicas de digitacin; las Normas Tcnicas Colombianas vigentes.
Identifica la papelera en cuanto a tamao y calidad para el proceso de digitacin y/o transcripcin, de acuerdo con los
estndares internacionales.
Digita con precisin y velocidad documentos aplicando las tcnicas de digitacin.
Opera los equipos de digitacin de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad.
Realiza la limpieza de los equipos para su conservacin de acuerdo con el manual.
Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitacin, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de
acuerdo con las normas de salud ocupacional.
Aplica las tcnicas de digitacin, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y de integracin con todo el
teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la precisin.
Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la gua suministrada.
Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las polticas de la organizacin.
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Modelo de
Mejora Continua
VERSIN DE
LA NCL
210601010
DENOMINACIN
FACILITAR EL SERVICIO A LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE ACUERDO
CON LAS POLTICAS DE LA ORGANIZACIN.
DURACIN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en horas)
120 horas
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
DENOMINACIN
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Empresa.
-Concepto
-Actividad econmica.
-Estructura orgnico-funcional
-Principios Corporativos
-Cultura Organizacional. Concepto, Misin, Visin y Objetivos Corporativos
-Manual de funciones y procedimientos
Imagen Personal: Interna y externa
Relaciones Interpersonales: Concepto, Elementos y Desarrollo
Comportamiento social.
Apariencia fsica
-Higiene y salud
-Vestuario y accesorios
-Maquillaje y peinado
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-Concepto
-Precedencias (jerarquas)
Etiqueta. Concepto
-Etiqueta Social y Etiqueta Empresarial
Normas tcnicas de Gestin de la Calidad vigentes para el servicio al cliente: Concepto, fundamentos, trazabilidad del
servicio al cliente y mejora continua en los procesos de servicio al cliente.
Servicio al Cliente. Conceptos e importancia de:
-Cliente
-Tipos de clientes
-Servicio
-Estndares del servicio
-Tringulos del Servicio: Interno y externo
-Momentos de Verdad
-Ciclo del Servicio
-Estrategias de Atencin Personalizada: Cara a cara.
-Valor agregado
-Clasificacin de los Clientes.
-Manejo de la agenda
-Libreta de Calificaciones del cliente.
Cdigo de tica del archivista
Servicios archivsticos: concepto, clases, normas y procedimientos; uso y aplicacin.
Control y prstamo de documentos al cliente interno o externo
Herramientas tecnolgicas aplicadas en la prestacin de los servicios archivsticos.
Portafolio de servicios archivsticos: concepto, uso y aplicacin.
Estrategias de Atencin a travs de diferentes medios tecnolgicos: Telfono, PBX, Internet, Intranet, Correo Electrnico,
Fax, Celular, IP, dispositivos mviles, Call Center y aplicativos disponibles.
-Comunicaciones Telefnicas.
-Normas de Cortesa Telefnica. Elementos de apoyo: Fono-memo, agenda y directorios manuales o electrnicos.
-Administracin del Tiempo
CRM (Customer Relations Management): Concepto y aplicacin
Portafolio de Servicios documentales de la Organizacin:
-Concepto
-Partes que lo componen.
Comunicacin Empresarial.
-Concepto
-Funciones de la Comunicacin Empresarial
-Clasificacin de la Comunicacin Empresarial
-Conducto regular
Normas internas y externas de la Organizacin
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4. CRITERIOS DE EVALUACIN
Atiende el pblico y facilita el servicio al cliente, observando el protocolo y los estndares establecidos.
Emite los mensajes tanto al cliente interno como al externo, dentro de un proceso de comunicacin efectiva, aplicando las
normas de la Organizacin.
Identifica los tipos de clientes, de acuerdo con los parmetros establecidos por la Organizacin.
Atiende las contingencias en la prestacin del servicio al cliente interno y externo, de acuerdo con protocolos y polticas
institucionales.
Ofrece la atencin y servicio del cliente segn el portafolio de servicios de la Organizacin.
Opera los medios tecnolgicos y aplicativos disponibles en la Organizacin para la atencin y el servicio al cliente interno
y externo, de acuerdo con los manuales de seguridad y de usuario.
Registra la informacin del servicio prestado a los clientes o usuarios, de acuerdo con las polticas de la Organizacin.
Aplica los protocolos y normas establecidas por la empresa para la prestacin de los servicios archivsticos.
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Modelo de
Mejora Continua
VERSIN DE
LA NCL
250601001
DENOMINACIN
TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA
NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLTICA INSTITUCIONAL.
DURACIN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en horas)
80 horas
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
DENOMINACIN
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Puesto de trabajo:
-Concepto
-Componentes
-tiles, elementos y mobiliario.
Herramientas tecnolgicas, manuales o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de
documentos.
-Computadores
-Aplicativo (Software, Workflow, entre otros)
-Impresora de matriz de puntos para radicacin de documentos.
-Reloj electrnico para radicacin
-Internet e Intranet y Correo electrnico
-Fax, Escner
Conceptos de:
-Gestin documental
-Manual de Gestin Documental
-Documento de archivo
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4. CRITERIOS DE EVALUACIN
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Modelo de
Mejora Continua
Utiliza la papelera, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepcin y despacho de documentos de acuerdo
con el manual de gestin documental y las polticas de la organizacin.
Opera los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos de acuerdo con
el manual de usuario.
Direcciona los documentos radicados de acuerdo con las series establecidas en las Tablas de Retencin Documental y
las polticas de la organizacin.
Aplica los procedimientos, manuales o automatizados, la normativa vigente para la recepcin de los documentos de
acuerdo con el manual de gestin documental y las normas organizacionales.
Verifica que los documentos recibidos renan las condiciones para ser radicados de acuerdo con el manual de gestin
documental y las normas organizacionales. .
Clasifica la documentacin recibida de acuerdo con el manual de gestin documental y las normas organizacionales.
Radica los documentos para la Organizacin, internos y externos, utilizando el software, las normas y la legislacin
vigente.
Analiza e interpreta la informacin contenida en los documentos recibidos, para el respectivo registro aplicando las
normas lingsticas.
Distribuye los documentos a las dependencias encargadas del trmite, de acuerdo con las Tablas de Retencin
Documental y las polticas de la empresa.
Realiza el seguimiento de las comunicaciones recibidas, teniendo en cuenta los registros de radicacin y el manual de
gestin documental.
Utiliza los elementos de proteccin, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeo
de sus funciones.
Verifica que los documentos renan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el
manual de gestin documental, las normas tcnicas colombianas para la elaboracin y presentacin de documentos y las
de gestin de la calidad.
Aplica el procedimiento, manual o automatizado, para la radicacin de los documentos por despachar, utilizando la
tecnologa disponible.
Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestin documental y la tecnologa
disponible.
Distribuye las copias de los documentos despachados de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y las normas
internas.
Conserva las copias (Consecutivo de Correspondencia Despachada) de los documentos enviados de acuerdo con las
normas de la Organizacin y la legislacin vigente.
Aplica tcnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas tcnicas y las de
correo y mensajera.
Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trmite, de acuerdo con el
manual de gestin documental.
VERSIN DE
LA NCL
250601029
DENOMINACIN
ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD
VIGENTE Y POLTICAS INSTITUCIONALES.
DURACIN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en horas)
400 horas
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
DENOMINACIN
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3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Antecedentes histricos de los archivos.
Introduccin a las ciencias auxiliares de la archivstica: Concepto, Clases y usos.
-Paleografa, Diplomtica, Sigilografa, Herldica, Historia, Genealoga, Cronologa, Onomstica, Metrologa, Informtica,
Biblioteconoma, y Documentacin
Proceso administrativo: concepto y etapas (ciclo PHVA).
La Empresa:
-Estructura orgnico-funcional, concepto, clases, uso y aplicacin.
-Manual de Funciones: interpretacin y aplicacin.
-Codificacin de secciones documentales
Gestin Documental. Concepto, uso y aplicacin.
Manual de Procesos y Procedimientos: interpretacin y aplicacin.
Manual de Gestin Documental: interpretacin y aplicacin.
Programa de Gestin Documental: Concepto, Procesos (Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite, Organizacin,
Conservacin y Disposicin Final.
Unidades de Informacin: Concepto, clases y servicios. (Centros de Documentacin, Bibliotecas, Museos, Archivos).
Archivo: Concepto, clases, caractersticas e importancia.
Archivos tcnicos: Concepto, caractersticas, importancia.
Tablas de Retencin Documental: concepto, normatividad, uso y aplicacin.
Comit de Archivo. Concepto e importancia.
Documento de archivo: Concepto, clases, caractersticas y tipologa.
Ciclo vital de los documentos: concepto, uso, valores documentales y aplicacin.
Normas de seguridad y salud ocupacional en la organizacin documental: concepto y aplicacin.
Normas y principios de gestin de la calidad en la organizacin documental: concepto y aplicacin.
Clasificacin Documental.
-Concepto
-Fundamentos y principios archivsticos.
-Pasos metodolgicos
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-Antropognicos
-Primeros auxilios
Depsitos de archivo
-Definicin, Principios, Condiciones estructurales, Ubicacin, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribucin,
Condiciones de seguridad, Instalaciones elctricas, Instalaciones hidrulicas.
-Equipos para atencin de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales
-Espacios fsicos, Distribucin de muebles, Acceso
-Condiciones ambientales y tcnicas: Segn soportes documentales, Ventilacin, Iluminacin, Seguridad, Mantenimiento,
Estantera, Caractersticas, Distribucin, Muebles,
-Gran formato
-Verticales
-Otros formatos
-Equipos, Manuales, Mecnicos y Electrnicos
-Especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin.
-Cajas, y Carpetas
Seguridad de la informacin:
-Normas de seguridad
-Programa de proteccin
Transferencias documentales: Concepto, clases y normas.
Procedimiento para las transferencias: Cronograma, inventario, actas de entrega y recibo
Preparacin de los documentos de archivo: Limpieza, eliminacin de material metlico, identificacin de material afectado
por deterioro, revisin y foliacin, realmacenamiento, amarre y embalaje.
Organizacin de documentos transferidos: Recepcin, cotejo con el inventario y aplicacin de tablas de retencin,
ubicacin topogrfica y actualizacin del inventario documental en el archivo central.
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4. CRITERIOS DE EVALUACIN
Identifica y relaciona las ciencias auxiliares de la Archivstica, teniendo en cuenta el aporte que stas le hacen a los
archivos.
Aplica las etapas del proceso administrativo en cada tarea que realiza, segn el ciclo PHVA.
Describe las actividades administrativas de las unidades de informacin, de acuerdo con sus caractersticas.
Identifica las diferentes clases de archivos de acuerdo con la misin institucional.
Aplica el Cdigo de tica del Archivista.
Interpreta las directrices para la disposicin final de los documentos de archivo, segn la TRD.
Aplica las Tablas de Retencin Documental y el instructivo, de acuerdo con las normas establecidas y la legislacin
vigente.
Aplica las normas de gestin de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y elementos
archivsticos; y de proteccin personal.
Aplica los requisitos de la documentacin, segn lo establecido por el sistema de gestin de la calidad.
Aplica los principios archivsticos para la clasificacin documental, de acuerdo con la estructura orgnico-funcional, las
Tablas de Retencin Documental, las normas y la legislacin vigente.
Aplica las agrupaciones documentales de la Organizacin, segn la estructura orgnico funcional de la empresa.
Elabora el cuadro de clasificacin documental, de acuerdo con los principios archivsticos.
Aplica los principios y sistemas de ordenacin documental de acuerdo con las polticas institucionales y la legislacin
vigente.
Realiza la conformacin y ordenacin interna del expediente, segn normas vigentes
Aplica los conceptos de archivo de gestin, archivo central, archivo histrico, de acuerdo con el ciclo vital de los
documentos.
Interpreta el Programa de Gestin Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de produccin,
recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta y disposicin final de los documentos.
Aplica los principios y procesos archivsticos en la organizacin de la seccin documental: Clasificacin, Ordenacin y
Descripcin, teniendo en cuenta la depuracin, foliacin y almacenamiento de la documentacin en buen estado.
Aplica el proceso de conservacin documental, teniendo en cuenta las Tablas de Retencin.
Aplica los conceptos de preservacin y conservacin documental, de acuerdo con las normas vigentes.
Identifica los factores de deterioro en los bienes documentales, de acuerdo con su clasificacin.
Selecciona el mobiliario, los equipos, elementos y tiles de archivo, para la conservacin y seguridad de la informacin,
de acuerdo con la normatividad vigente.
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Modelo de
Mejora Continua
CARGO
DEPENDENCIA / RED
INSTRUCTORA,
REGIONAL
SANTANDER
CENTRO DE SERVICIOS
EMPRESARIALES Y
TURISTICOS. REGIONAL
SANTANDER
null. REGIONAL DISTRITO
CAPITAL
Autor
MARLENE PALOMINO
Autor
INSTRUCTOR CGA,
REGIONAL D.C.
FECHA
16/04/2010
16/04/2010
CENTRO DE GESTION
Autor
Autor
Autor
Autor
16/04/2010
CAPITAL
CENTRO DE COMERCIO Y 16/04/2010
INSTRUCTORA,
SERVICIOS. REGIONAL
REGIONAL CAUCA
CAUCA
CENTRO DE DESARROLLO
INSTRUCTORA, CGA, AGROINDUSTRIAL Y
16/04/2010
REGIONAL D.C.
EMPRESARIAL. REGIONAL
CUNDINAMARCA
16/04/2010
DISEO CURRICULAR DIRECCION GENERAL.
DIRECCIN GENERAL
CENTRO DE GESTION
Autor
16/04/2010
CAPITAL
CENTRO DE GESTION
Autor
16/04/2010
CAPITAL
Autor
Autor
Autor
PIEDAD PINTO
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INSTRUCTOR CGA,
REGIONAL D.C.
INSTRUCTORAMETODOLOGA,
REGIONAL CAUCA
INSTRUCTORA,
CENTRO DE COMERCIO,
16/04/2010
CENTRO DE COMERCIO Y
16/04/2010
SERVICIOS. REGIONAL
CAUCA
16/04/20
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Modelo de
Mejora Continua
INDUSTRIA Y TURISMO DE
Autor
Aprobacin
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10
CRDOBA
CENTRO DE GESTION
ACTIVAR PROGRAMA ADMINISTRATIVA.
REGIONAL DISTRITO
CAPITAL
04/06/2010
REGIONAL
CUNDINAMARCA
04/06/2010
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