I.

Nombre del proyecto.

ANALISIS Y DISEO DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA EL CONTROL DE

VENTAS EN LA EMPRESA PERU GAS R&M SAC

II.-

Diagnstico

Actualmente toda institucin requiere de una gestin para facilitar

diferentes procesos y debe contar con herramientas tecnolgicas; por ello,
la gestin de forma manual de ventas debe ser sustituida por mejores
procesos.
Por ejemplo, debido a las deficiencias que cuenta el departamento de
informacin de la empresa PERU GAS R&M SAC., el cual no cuenta con
un sistema automatizado informtico de una gestin de ventas, resulta ser
muy tedioso formular un sistema de estadstica de las compras y ventas
que se generan dentro de la empresa.
Debido a la tecnologa que actualmente abarca toda institucin, los
sistemas informticos resultan ser de mucha importancia para poder
agilizar los formatos de acercamiento con los clientes que necesitan algn
servicio.
Para esto se formul lo siguientes criterios de anlisis de este sistema de
ventas, que afectarn interna y externamente, el cual ser integrado en la
misin que desempea dicha empresa, dando nfasis en el servicio que
ofrecen; por lo que, se muestra a continuacin una serie de puntos que
definen el problema y/o eventos relacionados con la empresa y los
aspectos para superarlos:

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2.1.- ANALISIS FODA DE LA EMPRESA

Factores externos
Mencionaremos a continuacin los puntos desfavorables
afectados por agentes externos, como:

que son

AMENAZAS
-

Estadsticamente las empresas que manejan gestores de bases de

datos y lenguajes de programacin tienen un mejor desarrollo de sus
sistema de ventas
Mercado mal atendido debido a las deficiencias de los sistemas
informticos automatizados para una buena relacin con el cliente
Existen competidores no constituidos que generan servicios de este
rubro con un costo menor, pero sin un formato de ventas.

As tambin la empresa presenta factores positivos que se generan en el

entorno y son aprovechados, como:

OPORTUNIDADES
-

La tendencia favorable en el mercado del consumo de hidrocarburos va

en aumento, por ello los servicios que son generados por empresas
tambin se ha aumentado
El crecimiento de expansin de nuevos establecimientos de los clientes
que expiden el consumo de estos productos.

Por estas oportunidades de agentes externos, es favorable el desarrollo de

este sistema informtico.

Factores internos
Existen elementos dentro de toda organizacin, tantos positivos como
negativos que son vinculados en el entorno del servicio que realiza nuestra
empresa del sistema a desarrollar, como:

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FORTALEZAS
-

Debido al poco tiempo de haberse constituido mantiene una amplia

gama de clientes fidedignos, por la eficacia y eficiencia de sus servicios
Como empresa es reconocida en el mercado como una de las mejores
marcas peruanas y garantiza sus servicios que ofrece. Que los
convierte en una empresa lder en soluciones integrales para la
distribucin de energa en el Per.

As tambin, las debilidades que aqueja a dicha empresa (a lo cual

desarrollaremos un sistema, para superar su metodologa de ventas) se
describen a continuacin:

DEBILIDADES
-

Debido a la utilizacin de sus sistema de ventas, se pierde informacin

de datos relevantes de los productos, clientes y proveedores, al no ser
consistente y de poca capacidad los formatos bsicos que maneja la
empresa
Falta de herramientas que permita regular y optimizar el proceso de
facturacin de forma sencilla, eficaz y confiable, para toda persona que
trabaje constantemente con esta informacin.

Por lo que, se diagnostic la permisibilidad y factibilidad del desarrollo e

implementacin de este sistema de ventas dentro de su metodologa de
trabajo, con el nico propsito de mejorar sus recursos administrativos, y
generar un mejor procedimiento de ventas.

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III.-

Justificacin

El motivo de nuestro proyecto es desarrollar un software, en la cual ayuden

a redimir el problema que se est generando en la parte administrativa
de la empresa, informatizando la empresa PERU GAS R&M SAC en la
gerencia de orden y control en el sistema de ventas; a lo cual, se plantea la
necesidad de contar con un servicio informtico para dar solucin a esta
problemtica que afecta el buen desempeo de la administracin de los
servicios que ofrece dicha empresa.
Como medida de solucin se llevar a cabo el anlisis y desarrollo del sistema
de informacin computarizado con el fin de organizar, clasificar, registrar y
controlar las existencias de los registros de stock, salida de productos .y
registro de servicios que presta, as como de los clientes y proveedores que
realizan operaciones comerciales con la empresa en tiempo real, generando
facturacin en las compras y ventas para el rea contable.
No obstante al momento del ingreso o salida de algn bien y/o servicio en
particular, est tendr que ser registrado tomando en cuenta las siguientes
caractersticas: cdigo, fecha de ingreso y salida, precio unitario, saldo, DNI,
datos personales del operario, cliente y/o proveedor que est realizando dicha
actividad, y dems informacin que sea de utilidad para el administrador del
sistema.
Este proyecto ser implementado al concluir el anlisis y diseo, generando
una mejor interaccin y rapidez en la ventas generadas por la empresa, lo cual
tendr un beneficio positivo para la gestin que maneje la administracin de
dicha empresa, dando una alternativa a problemas generados en la atencin y
el desarrollo de una venta.
La empresa PERU GAS R&M SAC cuenta con un presupuesto establecido para
mejorar la calidad, si el sistema lo requiere y a la vez adquirir el software
.

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IV.-

Descripcin del Proyecto

El software de sistema de ventas est orientado a la Gestin de empresas

comerciales, es un software prctico, exacto y seguro que le permitir una
venta ms eficaz, rpida y fluida.
Se trata de una completa aplicacin para la gestin de clientes y productos
donde se incluya la posibilidad que el cliente pueda elegir, la factura o el
comprobante de pago que desee recibir como constancia de su compra
realizada , dicho software tambin puede realizar el registro de ventas de
dichos productos y generar informes.
Es una secuencia de pasos que emprende el vendedor para tratar con un
comprador potencial y que tiene por objeto producir alguna reaccin
deseada en el cliente (usualmente la compra). El sistema se responsabiliza
en registrar las ventas del producto o servicio de la organizacin, se
evalan las caractersticas y las necesidades de servicio.
De este modo el departamento de ventas de la mencionada empresa
tendr que mantener la base de datos actualizada sobre las ventas
realizadas, los pedidos en proceso y as evaluar tambin el nivel de
produccin. Del mismo modo se establecer un vnculo estrecho con el
departamento de inventarios por medio de las entradas y salidas de cada
producto para mantener a la empresa en equilibrio con las existencias del
producto en el almacn.
El sistema que realizaremos iniciara con un Login, la cual el administrador
tendr a disposicin todos los atributos del sistema excepto los empleados
de la empresa, ellos tendrn una cuenta independiente la cual no les
permite hacer algn cambio sobre el sistema, La cuenta del administrador
ser inviolable por la codificacin tediosa que se le implementara al
sistema. Tendr la opcin de Trabajadores la cual se podr registrar con
un formulario escribiendo datos personales, tambin se podr registrar
horarios en los que estuvo activo durante la semana como as mismo se
registraran incidencias ocurridas en el transcurso de la semana.
1.-Tendra la opcin de Clientes la cual se podr registrar con un
formulario escribiendo datos personales .etc.
2.-Tendra la opcin de Proveedores con quien el sistema tendr relacin
con las adquisiciones de los productos para las ventas.
3.-Tendra la opcin de Almacn donde se podr ingresar nuevos
productos como la salida del producto.

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5.-Tendra la opcin de Venta la cual dar los datos relevantes de una venta
en la empresa
6.-Tendra la opcin de Reporte la cual se podr visualizar las siguientes
reas: (ventas, clientes, repuestos y accesorios, trabajadores, almacn).
7.-Tendr la opcin de Bsqueda en cada rea mencionada
anteriormente, filtrando los datos para comodidad del trabajador y una
mayor rapidez de bsqueda de datos.
El software utilizado por nosotros ha sido Visual BASIC, es un lenguaje de
programacin dirigido por eventos, desarrollado por Alan Cooper para
Microsoft. Este lenguaje de programacin es un dialecto de BASIC, con
importantes agregados y el Microsoft SQL Server es un sistema de manejo

V.-

Objetivos

5.1.

Objetivo General

Analizar y disear un sistema de Ventas para la empresa PERU

GAS R & M S.A.C.

5.2.

Objetivos Especficos

Facilitar el ingreso de la informacin para que los datos se mantengan

actualizados y contar con informacin real de la operacin.

Optimizar la bsqueda de un producto utilizando una base de datos que

almacene la informacin de los repuestos y accesorios de la empresa

Proporcionar un registro de los pedidos de proyectos y/o servicios de

soporte tcnico que se realizan a los clientes.

Proporcionar control absoluto de la cartera de clientes y sus estados de

compras o servicios

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VI.-

UBICACIN
La empresa PERU GAS R & M S.A.C. se encuentra ubicada en la
siguiente direccin fiscal. Jr. San Jos (Domingo Nieto) - N 117 en
el distrito de Pueblo Libre

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VII.-

BENEFICIARIOS DIRECTOS E INDIRECTOS

a. BENEFICIARIOS DIRECTOS
PERU GAS R&M SOCIEDAD ANONIMA CERRADA
b. BENEFICIARIO INDIRECTO
- Los proveedores y clientes que tendrn una respuesta ms
dinmica y amplia de sus solicitudes y peticiones
- Las marcas de accesorios que expenden y los Service con los cual
trabaja para la formulacin de proyectos Hidrocarburos
- Los desarrolladores del sistema
VIII.- METAS, RESULTADOS Y EFECTOS DEL PROYECTO
Estas son las metas que se desea alcanzar con el planteamiento de este
proyecto.
a) Metas y resultados:
Con el desarrollo del sistema realizado para la empresa PERU GAS R&M
SAC., se desea obtener
1. Reduccin de registros fsicos manuales como boletas , facturas, recibos
y/o guas de proforma que manejan en un cincuenta por ciento(50%),
ayudando a reduccin de contaminacin ambiental.
2. Aumento de capacidad en la Base de Datos en un cien por ciento
(100%) tanto en los campos de almacenamiento como en los registro.
3. Ingresar al sistema en fraccin de minutos el stock que cuenta el
almacn para un proceso de venta sin margen de error.
b) Efectos esperados del Proyecto
1. El crecimiento de nuestra empresa durante el tiempo en el mercado
2. Inducir que el personal se capacite.
3. Lograr que la labor administrativa y contable de dicho lugar, sea mucho
Ms sencilla y prctica
4. Buenas experiencias para con los clientes
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IX.-

DISEO DEL PROYECTO

9.1..-Antecedentes

9.1.1 Generalidades de la Empresa Per Gas R & M

Per Gas R & M S.A.C, es una empresa con ms de 03 aos
en el mercado, especializada en la ejecucin y construccin de
proyectos de INGENIERIA EN GAS, equipamientos e instalacin de
equipos para EE.SS., GRIFOS, GASOCENTRO GLP Y GNV a nivel
nacional e internacional.
Adems de dedicarse a la comercializacin de dispensadores
de combustibles lquidos, dispensadores de GLP Y GNV,
electrobombas, repuestos y accesorios para combustibles lquido,
GLP Y GNV

9.1.2 Antecedentes Informticos

Este sistema es creado tomando en cuenta las caractersticas y

necesidades especficas de la entidad, con el propsito de procesar datos
de entrada; para producir como salida informacin oportuna, relevante y
confiable.
De esta manera, la empresa Per Gas R & M S.A.C, cuenta en la
actualidad con los formatos de programacin bsico (paquete de Office), el
cual por medio de la funcin de programador se pueden formular macros
que contienen informacin al introducirlos y que por medio de consultas se
extraen.
Sin embargo, dicha informacin recopilada no es ilimitada, ya que tiene un
margen de autoguardado, motivo por el cual se tiene que tener informacin
de todos los registros en varios archivos, lo cual resulta muy tediosos al
momento de formular cuadros estadsticos cuando la administracin
requiere.
As mismo, no hay una comunicacin de programas en todas las oficinas
y/o equipos, ya que no se puede entrelazar los formatos de office en todas
las secciones que comprende la empresa.

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9.2.- INVESTIGACIN PRELIMINAR

9.2.1.-Estudio de Factibilidad
La factibilidad de un proyecto se centra en el anlisis del rendimiento
durante su desarrollo o al final del ciclo. Se analizan las contribuciones
especficas, la eficiencia, la efectividad, la pertinencia y la sostenibilidad del
mismo. La factibilidad de un proyecto puede tener un valor apreciable al
momento de gestionar resultados y sirve para reforzar la rendicin de
cuentas sobre los resultados que se obtendran. Esta referida a la capacidad de
ejecucin exitosa del mismo basada en la existencia de mandatos,
infraestructuras, recursos, condiciones y relaciones que fundamentan su viabilidad
y sustentabilidad a largo plazo.
9.2.1.1 Factibilidad Tcnica
Basado en los recursos disponibles en la empresa y los requeridos por
el sistema a implementar, se evalu un estudio de factibilidad tcnica para
alcanzar un buen rendimiento y desempeo del sistema

Estrategia de hardware
En cuanto a hardware para el presente desarrollo del sistema
informtico de ventas, se utilizar los ya disponibles en la empresa;
ya que cumplen con los requerimientos necesarios para llevar a
cabo la realizacin de este sistema.
Por lo dems de igual manera la empresa ya cuenta con los
recursos de hardware mnimos para que el sistema a implementar
funcione de manera adecuada

Estrategia de software
El equipo de hardware de la empresa Per Gas R & M S.A.C ,cuenta
con software bsico de oficina, pero no con los recursos de software
especializado necesarios para el funcionamiento del nuevo sistema
analizado, por lo que se propone la adquisicin del gestor de base
de datos Microsoft SQL Server 2008 r2, as como del software de
diseo Visual Studio 2010 con lenguaje en .NET, el cual ser
utilizado en el proceso de elaboracin del sistema

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Estrategia de RRHH

Para el desarrollo del sistema se sugiere la participacin de:

Programadores, con habilidades en Visual Basic .NET, y diseo de base
de datos relacionales con Microsoft SQL Server 20058 r2
Adems de la participacin de:
Personal de la empresa cliente dispuestos para realizar la resolucin de
dudas y consultas pertinentes que surjan durante el proceso de
desarrollo del sistema, adems de personal que operar el sistema.

9.2.1.2 Factibilidad Operativa

Para desarrollar el Sistema de Ventas para la empresa Per Gas R & M
S.A.C , tomamos en cuenta muchos detalles entre ellos:
Sabiendo de antemano, que ya tienen el equipo de cmputo equipado con
la plataforma Microsoft
El sistema se desarrollar bajo la plataforma ya mencionada, utilizando el
lenguaje de programacin Visual Basic 2010.
Las bases de datos que utilizremos sern creadas y desarrolladas en el
SQL 2008 r2 de la familia Microsoft.
Ambas herramientas sean elegido por ser sencillas de desarrollar, y en la
actualidad es la que ms predomina en la formulacin de sistemas
informticos.

9.2.1.3 Factibilidad Econmica

Costos de Recursos Humanos

cantid
Hora/trab Costo/hora/tra
Costo
ad
Descripcin
ajo
bajo
Total
1 Programador
80
15
1200
Analista de
1 sistema
100
20
2000
Diseador
1 grafico
40
10
400
1 Digitador
20
5
100
TOTAL
3700

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Recursos materiales y otros

cantida
d
3
1
1
1

Descripcin
Paquete de hojas
Dispositivo de almacenamiento(16Gb)
Impresora HP Multifuncional
Toner de tinta
TOTAL

Cost
o
10
40
200
50

Tot
al
30
40
200
50
320

9.2.1.4 Factibilidad Legal

LEY APROBADA Y DEROGADA EN EL CONGRESO DE LA REPUBLICA

LEY DE DELITOS INFORMTICOS

CAPTULO I FINALIDAD Y OBJETO DE LA LEY
Artculo 1. Objeto de la Ley
La presente Ley tiene por objeto prevenir y sancionar las conductas
ilcitas que afectan los sistemas y datos informticos y otros bienes
jurdicos de relevancia penal, cometidas mediante la utilizacin de
tecnologas de la informacin o de la comunicacin, con la finalidad de
garantizar la lucha eficaz contra la ciberdelincuencia
CAPTULO II DELITOS CONTRA DATOS Y SISTEMAS
INFORMTICOS
Artculo 2. Acceso ilcito
El que accede sin autorizacin a todo o parte de un sistema informtico,
siempre que se realice con vulneracin de medidas de seguridad
establecidas para impedirlo, ser reprimido con pena privativa de
libertad no menor de uno ni mayor de cuatro aos y con treinta a
noventa das multa. Ser reprimido con la misma pena el que accede a
un sistema informtico excediendo lo autorizado.
Artculo 3. Atentado contra la integridad de datos informticos
El que, a travs de las tecnologas de la informacin o de la
comunicacin, introduce, borra, deteriora, altera, suprime o hace
inaccesibles datos informticos, ser reprimido con pena privativa de
libertad no menor de tres ni mayor de seis aos y con ochenta a ciento
veinte das multa
Artculo 4. Atentado contra la integridad de sistemas informticos
El que, a travs de las tecnologas de la informacin o de la
comunicacin, inutiliza, total o parcialmente, un sistema informtico,
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impide el acceso a este, entorpece o imposibilita su funcionamiento o la

prestacin de sus servicios, ser reprimido con pena privativa de
libertad no menor de tres ni mayor de seis aos y con ochenta a ciento
veinte das multa

El software utilizado para el desarrollo del sistema es de procedencia

legal puesto que las versiones Express de Microsoft no tienen costo de
licencia.
El sistema contar con garanta sobre su correcto funcionamiento,
ofreciendo seguridad al usuario sobre la integridad de los datos y libre de
errores, eliminando el riesgo de perder la informacin almacenada.
Documento de seguridad:
Crear un documento de seguridad de todos los ficheros y bases de datos
de la compaa, de manera que ocurra lo que ocurra nunca se perdern
esos archivos.
Contratos y clusulas:
Los datos legales que la empresa debe hacer constar a sus clientes sobre
su poltica de Proteccin de Datos.

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