LISTA DE CHEQUEO

CDIGO/NOMBRE SUCURSAL/CIUDAD
FECHA
ELABORADO POR

TEMA

Seguimiento ltimo informe auditora corporativa

Aseo y limpieza

Vehculos en la Energiteca

Reunin grupo primario mnimo una vez semanal

Disposicin final de residuos peligrosos-respel-adecuada separacin

Utilizar los Elementos de Proteccin Personal

Documentos legales

Reglamentos trabajo - higiente y seguridad industrial

Sistemas de seguridad

10

Papelera en blanco

11

Acceso y conocimiento de procedimientos

12

Mantenimiento Preventivo

13

Exhibicin y fichas bateras y llantas

Pagos por caja menor

Caja menor

Arqueos sorpresivos de caja menor

Caja general

Arqueos sorpresivos de caja general

Consignacin de recaudos

Cheques posfechados

Aval Cheques posfechados

Soat

10

Cheques devueltos/Notas dbito

11

Arqueo facturas de venta-credito

12

Facturas de venta avaladas

13

Confirmacin de cartera

14

Indicador APK

15

Gestin sobre indicador APK

Inventario, seguimiento y control de los activos fijos

Inventario activos fijos

Realizar mnimo cada 3 meses el inventario de herramientas

Inventarios de herramientas

Inventarios selectivos de mercancas

Inventarios fsico de mercancas

Consumos internos

Mercanca lento movimiento

Rotacin del inventario

10

Mercancas en trnsito

11

Mercancas en custodia

12

Recibos de carga CO-12

13

Remisiones

14

Ordenes de trabajo

15

Bateras de garanta GT

16

Bateras servicio de taller ST

I. ASPECTOS LEGALES Y GENERALES

II. TESORERA Y CXC
III. INVENTARIOS
% TOTAL
OBSERVACIONES IMPORTANTES ADICIONALES

FORMATO
LISTA DE CHEQUEO CENTROS DE SERVICIO PARA COORDINADORES DE

BARRANCABERMEJA 32
12 DE MAYO DE 2016
KERLY JULIETH AGUILAR MENDOZA

DESCRIPCIN
I. A S P E C T O S

ESCALA
LEGALES Y

Se implementaron los planes de accin resultantes del anterior informe de Auditora Interna Corporativa?

La energiteca se encuentra organizada, limpia durante todo el da y se encuentran los extintores cargados ?

GENERALES

N/A

En el caso excepcional de custodiar vehculos en la energiteca, se enva oportunamente el reporte al rea legal?

N/A

Se observa evidencia(formato acta de reunin) de la reunin de grupo primario de la energiteca?

Se cumplen las polticas de gestin ambiental? Los residuos se encuentran adecuadamente separados? El
archivo de PGI Respel y, para consulta de cualquier organismo de control?

Los colaboradores de la energiteca utilizan los EPP en sus labores? la carpeta Programa de Salud Ocupacional
se mantiene en el escritorio del computador?

Los documentos legales requeridos para el normal funcionamiento de la energiteca se encuentran vigentes?

Estn adecuadamente exhibidos los reglamentos de trabajo/higiene y seguridad industrial?

La energiteca tiene alarmas, botones de pnico en adecuado estado?

Se custodian y controlan adecuadamente la papelera en blanco, incluyendo los SOAT?

Los colaboradores de la energiteca tienen acceso para consultar los procedimientos y los conocen?

Se realiza mantenimiento preventivo a los equipos de la Energiteca, y se deja evidencia en los formatos y fechas
establecidas?

Las bateras exhibidas en las gndolas estn debidamente presentadas y tienen una carga no menor a 12.5
vol.?. Se mantiene en un lugar visible y a disposicin de todos los clientes las fichas tcnicas de las llantas
Hankook chinas y coreanas, llantas ancla chinas?

II. T E S O R E R A Y

CUENTAS

Todas las facturas/tirillas pagadas con caja menor tienen sello de cancelado, el correspondiente cruce y firma
de aprobacin del administrador?

POR
N/A

El resultado del arqueo de la caja menor es satisfactorio?

Se observa evidencia de mnimo 2 arqueos de caja menor mensuales?

El resultado del arqueo de la caja general es satisfactorio? El saldo de la caja se encuentra conciliado con el
saldo del informe diario de caja y flujo de caja? Y Se encuentran los soportes adecuados (consignaciones,
cheques, transferencias, bonos)

Se observa evidencia de mnimo 2 arqueos de caja general mensuales?

Los recaudos son consignados diariamente, inclusive los sbados, con el objetivo de no dejar dinero en la
energiteca?

Todos los cheques arqueados en la energiteca se encuentran cruzados y confirmados?

N/A

COBRA

Los avales de los cheques posfechados son correctos, de acuerdo con la validacin selectiva realizada?

Se elaboran oportunamente los recibos de caja de los soat vendidos?

N/A

En el arqueo de las notas dbito se observa que los cheques se hayan registrado en la misma fecha en que
fueron devueltos? Se enviaron a reclamacin ante la entidad avaladora oportunamente?

N/A

Las facturas de venta a crdito cumplen los requisitos legales y se encuentran debidamente firmadas por el
cliente en seal de aceptacin, para personas jurdicas: orden de compra y sello si aplica. Si la factura est
firmada por persona diferente al titular del crdito debe existir carta de autorizacin.

Las facturas de venta aprobadas por las entidades avaladoras cumplen con los requisitos para reclamacin ante
una eventual mora o siniestro?

N/A

La confirmacin selectiva de los saldos de cartera arroj resultados satisfactorios?

El indicador APK promedio del cierre del ltimo trimestre es mximo del 5%?

Se observa adecuada gestin de cobro y seguimiento sobre los saldos de cartera en APK?

III. I N V E N T A R I O S
Los colaboradores de la energiteca realizaron los inventarios, conciliacin y seguimiento de los activos fijos
mnimo una vez en el ltimo semestre? No se observan activos fijos en el inventario de mercancas?

El resultado del inventario fsico de activos fijos realizado durante la visita a la energiteca fue satisfactorio?

El administrador y/o jefe de patio realizaron los inventarios de herramientas trimestralmente y se hizo reposicin
de las herramientas faltantes y/o en mal estado?

El resultado del inventario fsico de herramientas realizado durante la visita a la energiteca fue satisfactorio?

Los colaboradores de la energiteca realizan mnimo 2 inventarios de mercancas por semana incluyendo todas
las lineas, realizando la conciliacin y cuadre con el sistema Simac y conservando la respectiva evidencia?

La toma fsica del inventario total de mercancas (incluye GT, ST, CH) realizado durante la visita a la energiteca
es satisfactorio? Se encuentra conciliado con los saldos del sistema?

Se registran oportunamente los consumos internos realizados en la energiteca?

La energiteca gestiona oportunamente el traslado de la mercanca de lento movimiento y no supera 90 das?

La mercanca tiene rotacin de mercanca mximo de 60 das?

Se realiza seguimiento y gestin semanal a las mercancas en trnsito?

La mercanca en custodia tiene las autorizaciones y soportes requeridos? El tiempo mximo autorizado para
custodiar es de 30 das?

N/A

Se diligencian y hace seguimiento y gestin sobre los recibos provisionales CO-12 y a las bateras registradas
en los mismos?

Se legalizan diariamente las remisiones?

Se elaboran las ordenes de trabajo, se facturan oportunamente y se coloca en las mismas el nmero de la
factura?

Se legalizan en mximo 15 das las bateras de garanta rechazadas por el bateriologo?

Los prestamos de bateras ST son conciliados? No deben haber prestamos de bateras con tiempo superior a 2
meses sin ser legalizadas.

SPECTOS LEGALES Y GENERALES

73%

II. TESORERA Y CXC

100%

III. INVENTARIOS

96%

% TOTAL

89%

RES DE ZONA

VALORACIN

PLAN DE ACCIN

RALES

NO APLICA

FUERTE

ULTIMO INFORME ARCHIVADO CON FECHA DE 2013

NO APLICA

FUERTE

SE REALIZAN LAS REUNIONES TODAS LAS SEMANAS Y SE DEJA EVIDENCIA

FUERTE

POR MEJORAR

NO SON CONSTANTES

FUERTE

FUERTE

INSUFICIENTE

SE REALIZO LA ACTIVACION DE LOS BOTONES DE PANICO Y NO SE RECIBIO NINGUN

TIPO DE RESPUESTA POR PARTE DE LA EMPRESA CONTRATADA, NO HAY
REACCION , ENERGITECA SIN VIGILANCIA

POR MEJORAR

LOS SOAT NO SON GUARDADOS EN LA CAJA FUERTE, SE MANTIENEN EN UNA

CARPETA MARRON , RECORDEMOS QUE SON TITULOS DE VALOR

DEBIL

LOS AUXILIARE DE PATIO NO CONOCEN LA PLATAFORMA DE INTRANET Y NO TIENEN

ACCESO A LA MISMA

DEBIL

NO SE EVIDENCIO REGISTRO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPODS DEL AO ACTUAL Y

POR LO TANTO NO SE ESTA UTILIZANDO EL FORMATO NUEVO

FUERTE

OBRAR
NO APLICA

FUERTE

EN EL MOMENTO DE LA REVISION EL REEMBOLSO SE ENCONTRABA CERRADO

REEMBOLSO CERRADO, MONTO TOTAL EN CAJA

FUERTE

FUERTE

SE DEJO REGISTRO EN EL ARCHIVO DE LA ENERGITECA

FUERTE

FUERTE

NO APLICA

EN EL MOMENTO DE LA REVISION NO HABIA NINGUN CHEQUE

NO APLICA

EN EL MOMENTO DE LA REVISION NO HABIA NINGUN CHEQUE

FUERTE

NO APLICA

FUERTE

NO APLICA

NINGUNA FACTURA QUE IMPLICARA AVAL

FUERTE

FUERTE

FUERTE

ULTIMO MES CERRO AL 2%

FUERTE

POR MEJORAR

SE SUGIERE SEGUIR CON LA GESTION DE DEPURACION DE ACTIVOS , AUN HAY

MUCHO POR DEPURAR.

FUERTE

POR MEJORAR

FUERTE

FUERTE

FUERTE

SE SOLICITA LA REPOSICION DE HERRAMIENTA FALTANTE E INGRESO DE

HERRAMIENTA QUE ESTA FISICAMENTE PERO QUE NO APARECE EN EL ISTADO DE
ACTIVOOS FIJOS.

FUERTE

FUERTE

FUERTE

NO APLICA

NO POSEEN MERCANCIA EN CUSTODIA

FUERTE

FUERTE

FUERTE

FUERTE

TODAS LEGALIZADAS

FUERTE

POR MEJORAR

DEBE MEJORAR LOS CONTROLES

FUERTE

SEGUIR MONITOREANDO

FUERTE

SEGUIR MONITOREANDO

POR MEJORAR

DEBE MEJORAR LOS CONTROLES

EN-04-020

FECHA

LISTA DE CHEQUEO PARA VALIDAR CONTROLES INTERNOS EN CENTROS DE SERVICIO COEXITO SAS
A

Las nicas celdas modificables son los que se encuentran sombreados con color gris

Utilizar el formato de la fecha: DA-MES-AO dd-mmm-aa

La columna D denominada "ESCALA" incluye una lista desplegable con 4 opciones de seleccin, a
ESCALA
N/A
0
2
4
6

Automticamente se desplegar la valoracin

La columna G denominada "PLAN DE ACCIN" tiene como objetivo incluir de forma concisa y resu
llevar a cabo.

La valoracin final consolidada se determina automticamente, as:

RESULTADO CONSOLIDADO
0 A 50%
51% A 69%
70% A 89%
90% A 100%

INSUFICIENTE
DEBIL
POR MEJORAR
FUERTE

FUERA DEL CONTROL DE LA ORGANIZACIN

REQUIERE URGENTEMENTE PLANES DE ACCIN
DEBE MEJORAR LOS CONTROLES
SEGUIR MONITOREANDO

NTROS DE SERVICIO COEXITO SAS

n sombreados con color gris

esplegable con 4 opciones de seleccin, as:

VALORACIN
No aplica
Insuficiente
Dbil
Por mejorar
Fuerte

mo objetivo incluir de forma concisa y resumida el plan de accin que se

RESULTADO CONSOLIDADO

CONTROL DE LA ORGANIZACIN
RGENTEMENTE PLANES DE ACCIN
RAR LOS CONTROLES
NITOREANDO