Unidad 11.

Los formularios (I)

Bsqueda

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de
registros y cambiar su diseo.

Introduccin.
Para crear un formulario tenemos varas opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos

que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no
se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el
diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms
adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en la creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene
todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

Grficos dinmicos
grficos dinmicos.

abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de

Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para
formularios que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del
cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos
de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir
como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic
sobre el campo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

lista de campos seleccionados.

y el campo se quita de la

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
.

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario.

Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
formulario con esa distribucin.

A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en

la siguiente pgina...

Unidad 11. Los formularios (II)

Bsqueda

El asistente para formularios (cont.).

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir
entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo
de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin
ser el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el
resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

o bien
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la
vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por
ejemplo:

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Unidad 11. Los formularios

(III)

Bsqueda

Editar datos de un
formulario
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el
formulario posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y
seleccionar la opcin

en el men contextual.

O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario
(la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores,
modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos
a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los
registros
que ya conocemos, lo nico que cambia es el
aspecto de la pantalla.

La vista diseo de
formulario
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a
Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos
de los controles que veremos ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de
Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin
el men contextual.
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

en

El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que
aparezca al principio del formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios
registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios
registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo
correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el
botn Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar:

Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a
colocar los controles dentro del rea de diseo.
Para
ver
u
ocultar
las
reglas
o
la
cuadrcula
tenemos
las
opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior.

Unidad 11. Los formularios (IV)

Bsqueda

La pestaa Diseo de
formulario
En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa
de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.

El primer botn que vemos es uno de los ms tiles

cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una
vista a otra
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la
que
estamos
describiendo
ahora
y
la Vista
Formulario que nos presenta los datos del origen del
formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo.
Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos
permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos
con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista
Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del
formulario para que nos hagamos una idea aproximada de
cmo ser su aspecto final.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla
dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya
hemos comentado, si previamente lo permitimos en las
propiedades del formulario.

En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes,

que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos
los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de
diseo como veremos ms adelante.
En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen
todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo
como veremos ms adelante.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a
esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn

Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn

la ayuda de Access.

para acceder a

Bsqueda

Unidad 11. Los formularios (V)

La seccin Controles y
campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se

utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra
datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar
un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o
informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de
hacerlos ms legibles.
En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada
tipo de controles que se pueden aadir al formulario.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a
partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin
necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el
bloqueohacemos clic sobre el botn

El botn
activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado
(como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para
crearlos.

El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles:

Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn

Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado
en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro
de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el
contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen.
Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar
los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos
de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la
propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est
asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que
nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la
frmula por el signo de igualdad =.
Cuadro combinado
. En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor
de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda
tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no
disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento
se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el
almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos
con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de
diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
Cuadro de lista
. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista
de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados
un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin
encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el
asistente que nos ayuda a definir el control.
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas.
Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que
hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la
vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro
combinado en vez de un grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de
casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en
el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo
de opciones.
Botn de opcin
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el
valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .
Casilla de verificacin

, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo

de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene

el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino este otro .
Botn de alternar
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de
opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si
el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de comando
. Un botn de comando permite ejecutar una accin con un
simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc...
Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que
tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente
asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas
distintas.
Control pestaa
, se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del
origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en
varias pestaas.

Control imagen
cambiar de registro.

para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al

Marco de objeto independiente

para insertar controles como un archivo de
sonido, un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar
de registro.
Marco de objeto dependiente
de un registro a otro.

para insertar una imagen u otro objeto que cambia

Salto de pgina
, el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero
s en la vista Preliminar y a la hora de imprimir.
Lnea

para aadir una lnea en el formulario.

Rectngulo

para aadir un rectngulo al formulario.

Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn

Unidad 12. Los informes (I)

Bsqueda

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta
generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los
datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden
modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar
totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y
cmo cambiar su diseo una vez creado.

Introduccin.
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la
pestaa Crear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se
suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo
para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante
cmo modificar el diseo de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creacin del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos
los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.

El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para
informes que puedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del
cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir
como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para
seleccionarlo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
lista de campos seleccionados.

y el campo se quita de la

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en

la siguiente pgina...

Unidad 12. Los informes (II)

El asistente para informes

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada
concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el
campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
(o directamente
hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada
registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo
por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al

grupo para seleccionarlo y pulsar el botn

Si

queremos cambiar

el

orden

.
de

los

grupos definidos

utilizamos

los

botones
, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha
hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic
en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo
tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de
agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor
completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc...
Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el
botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...

Unidad 12. Los informes (III)

Bsqueda

El asistente para informes (cont).

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que
saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o
descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el
botn Ascendente y pasar a ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de
ordenacin.

Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la
siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que
tendr el informe con esa distribucin.
En
el
cuadro Orientacin podemos
impresin Vertical u Horizontal (apaisado).

elegir

entre

Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los
campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo
dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver
en la siguiente pgina...

Unidad 12. Los informes (IV)

Bsqueda

El asistente para informes (cont).

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la ltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin
ser el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado
para la impresin
o bien
Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la
ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

Unidad 12. Los informes (V)

Bsqueda

La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access
cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los
controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de
datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el
botn

Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que

aparezca al principio del informe.

La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca
al principio de cada pgina.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios
registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios
registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo
correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de
cada pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de
pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la
pestaaOrganizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a
colocar los controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u
ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes
ver estas opciones.

Unidad 12. Los informes (VI)

Bsqueda

La pestaa Diseo de
informe
Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las
siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los

formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo
desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que
estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que
muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo y
finalemente la Vista Informes que muestra el informe en
pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la
impresin antes de mandar el informe a impresora.

Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer

el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos
para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn
adelante.

permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms

Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a
esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn

Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a
las de un formulario.

Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el

botn

Bsqueda

Unidad 12. Los informes (VII)

La seccin Controles y
campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se

pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms
apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando.
En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a
partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin
necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el
bloqueohacemos clic sobre el botn

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn

Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de
alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de
formularios.
Botn de alternar
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el
campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.

Botn de opcin
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el
campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .
Casilla de verificacin
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No.
Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto
, sino, este otro
.

Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado
en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de
texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto
tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un
clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al
que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando
queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que
preceder la frmula por el signo de igualdad =.
Cuadro combinado

, Cuadro de lista

, Grupo de opciones

, Botn de

comando
y Control pestaa
. Se suelen utilizar ms en formularios, para ms
detalle repasar la unidad de formularios.

Control imagen
cambiar de registro.

para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al

Marco de objeto independiente

para insertar controles como un documento
Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente
cambia de un registro a otro.

para insertar una imagen u otro objeto que

Salto de pgina
, el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se
haya llegado al final de la pgina.

Tambin podemos agregar un subinforme

. Un subinforme es un informe que se
inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del
informe se denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a
menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario.

Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.

Lnea

para aadir una lnea en el informe.

Rectngulo

para aadir un rectngulo al informe.

Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn

Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de

un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de
sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios
controles, repasa la unidad anterior.

Unidad 12. Los informes (VIII)

Bsqueda

Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos
puntos dentro de Access.
Imprimir directamente
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de
Exploracin para seleccionarlo.
Despliega el Botn de Office y colcoca el ratn sobre la flecha que aparece junto al
comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida.

Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las

opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de
dilogoImprimir.

Abrir el cuadro de dilogo Imprimir

Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office.
Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros
de impresin como te explicaremos a continuacin:

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn

instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la
impresora a la que queremos enviar la impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos
imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas.
Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina
inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos
activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la
opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia,
mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un
archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la
impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos
permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en
borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc...
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes,

impresin a varias columnas, etc...

Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana
sin aceptar no se imprime nada.

Abrir el informe en vista previa

Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa
del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva.
Para abrir la vista previa tienes dos opciones:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office , colocar el ratn
en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men
desplegable.

Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y

seleccionar la opcin

en el men contextual.

O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

Unidad 12. Los informes (X)

Bsqueda

Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de
agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo
una cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada
ordenacin para los registros que aparecern en el informe.
Para definir la
a ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o
modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo
abrimos en Vista Diseo y hacemos clic sobre el botn
de la pestaa Diseo. Se
abrir la seccin Agrupacin, orden y total que te mostramos a continuacin:

Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo

grupo.
Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden
dentro de ese grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin
dentro de un grupo.

Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y

agrupacin.

Con las flechas

puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.