GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE PARTE 9 COMO FAZER A REVISO

SEMANAL E O PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES

Hoje o post traz a Parte 9 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e

Evernote. Os posts at a parte 8 j correspondem a todas a estrutura do guia.

As partes 9 e 10 falaro mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam
com a estrutura que montamos no Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar
o Evernote para fazer nosso planejamento semanal de maneira eficaz para
facilitar a execuo no dia a dia tema do ltimo post.

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Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o

Evernote, clique aqui.
Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em
princpios bsicos nesta srie. fundamental conhecer o mtodo GTD e
saber manusear o Evernote para acompanhar.
Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book.
Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado
por tags (ou etiquetas). assim que fao tambm. Meu guia baseado no dele,
mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que
ia usando) e est em portugus.

O que o planejamento semanal

Uma das tcnicas que mais fazem o GTD dar certo a reviso semanal.
Entende-se que planejar a semana mais eficaz que planejar o ms ou o dia. Em
um ms, as prioridades mudam muito rpido, enquanto que, se planejarmos
todos os dias, perderemos muito tempo nisso e tenderemos a focar no que for
urgente, perdendo a viso macro.
Voc deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O
David Allen recomenda que voc faa na sexta-feira, pois sua mente ainda est
fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu gosto da sexta e fao pela
manh, pois ainda tenho o perodo da tarde para lidar com outras pendncias.

Como fazer
A ideia que voc analise a semana que vem a seguir, todos os seus
compromissos, para saber onde investir o seu tempo e como encaixar as
tarefas relacionadas a projetos.
A reviso passo a passo no Evernote a seguinte:
1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for
(agenda de papel, do Google, do Outlook ou a agenda montada no

Evernote). Veja se todos os compromissos da semana que vem esto

inseridos l (reunies, consultas, deslocamentos, encontros, jantares,
almoos com pessoas, festinhas e tudo o mais que tiver data e hora). Feito

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isso, verifique quanto tempo voc tem disponvel em cada dia, tanto no
horrio comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um
tempo reservado para imprevistos de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja,
cada dia, dentro do horrio de trabalho, deve ter de 2 a 3 horas livres para
atender demandas de ltima hora e imprevistos. claro que, se voc tiver
um dia cheio de reunies, no h o que fazer. Porm, se voc tem os dias
livres, lembre-se de deixar sempre essa margem para imprevistos.
2. D uma olhada nos seus objetivos de curso prazo e veja se todos eles tm
projetos em andamento. Se algum no tiver, questione o objetivo ou pense
em projetos (ou simplesmente designe uma ao chamada Definir
projetos para o objetivo X, para fazer depois do seu planejamento).
3. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que voc precisar analisar
aqui: se todos os projetos em andamento tm uma prxima ao
relacionada. Se um projeto no tiver prxima ao definida, ele deve ter
outro status que no em andamento (aguardando, delegado, algum dia /
talvez, adiado, cancelado e por a vai). Todo projeto em andamento deve
ter uma prxima ao para ser considerado um projeto em andamento.
4. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ao que ficou
atrasada da semana que est acabando. Se est atrasada, ou precisa ser
feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na semana seguinte.
Logo, voc pode atribuir as tags dos dias novos a elas. Aqui fica uma dica
legal: se a tarefa levar mais de 25 minutos para ser realizada ou demandar
muita ateno de sua parte, vale a pena encaixar um espao na sua
agenda, ou no seu calendrio, mas somente depois de ter colocado tudo o
que tem prazo (item 1). Tambm no Tickler, verifique o que est
programado para a semana que vir e faa o mesmo procedimento da
agenda/calendrio. Isso te dar uma dimenso melhor de quanto tempo
tem disponvel (ou se no tem, precisando rearranjar suas prioridades).
Lembre-se de manter as horas para imprevistos livres.
5. Eu tenho um hack para a agenda que serve para colocar essas tarefas que
podem ser flexibilizadas (eu sei que precisarei de meia hora para tarefa X
na prxima semana, mas no sei em que dia). Isso ajuda a verificar o que
pode ser alterado o dia e horrio ou no. Veja aqui.
6. Depois de verificar seu Tickler, verifique as tarefas que esto na tag
Prioridade alta ou seja, aquelas que voc precisa fazer esta semana. O
procedimento o mesmo do item 2, com relao ao calendrio/agenda. Se

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forem tarefas mais rpidas, de menos de meia hora, ou que no demandem

tanta ateno, deixe somente com a tag de Prioridade alta mesmo.
7. Na sequncia, veja as tarefas que esto na tag Prioridade mdia. Essas
so as tarefas que voc designou para a semana que vem a semana
que estamos planejando. Logo, devem ser vistas agora. Talvez algumas
virem Prioridade alta. Este o momento de analisar e alterar as tags, alm
de inserir no calendrio/agenda, se for o caso (explicado no item 2).
8. medida que for revisando as tarefas e projetos, altere as tags para
concludos, cancelados, adiados etc, de acordo com o status atual.
9. Revise as tarefas e projetos que esto delegados a outras pessoas para
verificar se precisa fazer algum tipo de cobrana ou acompanhamento
mais prximo. Se precisar, colete como ao para fazer depois do
planejamento.
10. Verifique tambm sua lista de Algum dia / Talvez para ver se h algum
projeto ou tarefa que voc pode incorporar sua vida neste momento.
Muitas pessoas que comeam no GTD dizem que demoram muito para montar o
planejamento semanal, mas eu aprendi (tambm demorando para fazer) que,
quando demora, porque comeamos a executar coisas enquanto fazemos o
planejamento. Por isso, se identificar alguma ao enquanto estiver montando
seu planejamento, colete para processar depois no faa no meio do
planejamento, interrompendo-o desnecessariamente.
No precisa complicar muito a reviso. Procure, sempre que possvel, ter
processado toda a sua caixa de entrada (inclusive as de e-mails e papis
digitalizados) para fazer essa reviso, porque a voc ter todas as informaes
possveis para montar seu planejamento. Por isso, vale a pena ir processando
todos os dias, aos poucos, ao longo do dia, nas pequenas janelas de tempo,
porque isso ajuda a no acumular.
Feito seu planejamento, encerre sua semana com a cabea tranquila sabendo
que conseguiu analisar seus projetos e priorizar tarefas para a semana que vem.
E, quando a semana que vem chegar, bastar chegar e executar. A ordem da
execuo vocs vero no ltimo post da nossa srie, que postarei nos prximos
dias.
Dvidas, favor deixar comentrios! Obrigada.

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Voc tambm pode querer ler:

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