PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
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POP
1.

Recibo

OBJETIVO

Asegurar que todo material pop, publicitario o producto terminado que sea recibido en el Centro de
Distribucin de POP MX20 Tultitlan, cumpla con las especificaciones marcadas para implementar
las buenas prcticas de almacenaje y surtido de material POP Colgate Palmolive.
2. ALCANCE
Es aplicable para todo el personal involucrado en el Centro de Distribucin Publicitario MX20
Tultitlan, Marketing Colgate Palmolive, Instore Colgate Palmolive, Hills Pet, ADASA MX20, Agencia
y Proveedor.
3. RESPONSABILIDADES
Marketing, Instore, Hills Pet.
3.1 Compartir Orden de Compra aprobada al Coordinador de Operaciones POP.
3.2 Compartir el nombre del responsable de la implementacin del material al Coordinador de
Operaciones POP.
3.3 Indicar la cantidad de material que le corresponde a cada responsable del rea de Instore
CP.
3.4 Informar el nombre y vigencia de la promocin al Coordinador de Operaciones POP.
3.5 Anunciar la toma de decisiones del material Obsoleto al Coordinador de Operaciones
POP.
3.6 Avisar al responsable de la implementacin y al proveedor de la aprobacin de la orden de
compra.
3.7 Es responsabilidad de Hills Pet compartir el nmero de factura para el pago a Proveedor.
Agencias y Proveedores.
3.8 Solicitar cita para la entrega de material al Coordinador de Operaciones POP.
Elabor

Revis

Autoriz

Planeador de POP.

Coordinador de Calidad

Gerente de ADASA

Monserrat Prez Mendoza

Ren Quijada Gaytan

Manuel Lpez de Collado

3.9 Cumplir con el Itinerario asignado por el Coordinador de Operaciones POP, para la entrega
de material.

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Recibo

3.10 Entregar la documentacin (Orden de compra aprobada) solicitada por el Coordinador de

Operaciones POP.
3.11 Entregar el material especificando la estiba mxima por caja.
3.12 Entregar el material POP en cajas
3.13 Es responsabilidad del proveedor contar con equipo de seguridad para el ingreso al
Centro de Distribucin POP Tultitlan MX20.
3.14 Compartir la foto y medidas (largo, ancho, alto, peso neto de la pieza) del material al
Coordinador de Operaciones POP antes de la entrega.
3.15 Es responsabilidad del proveedor proporcionarle sus datos al Coordinador de
Operaciones POP, para la asignacin de cita (Correo y telfono) con un da de
anticipacin.
ADASA MX20
3.16. Es responsabilidad de la Almacenadora y Distribuidora Aquarius ADASA entregar a
tiempo

la factura para la recepcin del producto terminado

Coordinador de Operaciones de POP.

3.17 Es responsabilidad del Coordinador de Operaciones el cumplimiento de este
procedimiento.
3.18 Determinar el Itinerario para la atencin de Agencias y Proveedores.
3.19 Compartir el Good Receipt al rea de Marketing y al proveedor despus de validar la
entrega de material Fsica vs. Factura.
3.20 Supervisar y validar la captura de recibos en Sistema.
3.23 Cumplir con el tiempo estipulado de atencin a Proveedores y Agencias.
3.25 Cumplir con las buenas prcticas de Recibo.
Jefe de Operaciones de POP.
3.26 Supervisar las buenas prcticas de Recibo de material POP.
3.27 Realizar la captura de recibos en el WMS.
3.28 Asignar actividades al personal operativo para la recepcin de materiales POP CP.
3.29 Supervisar y validar el correcto recibo de material POP.

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3.30 Validar las buenas prcticas de documentacin.

3.31 Supervisar que el personal operativo use se EPP.
3.33 Cumplir con el procedimiento.
3.34 Asegurar que el cumplimiento de tareas se lleve a cabo de forma segura.
3.35 Cumplir con las descargas de unidades en tiempo y forma.
3.36 Revisar facturas de material recibido para cotejar que lo que se recibe fsicamente es lo
que dice la factura.
Montacarguista y/o Ayudante General POP.
3.37 Utilizar su EPP.
3.38 Utilizar adecuadamente su equipo de trabajo (Hand Held, Patn hidrulico y montacargas).
3.39 Llenar el inventario ciego con tinta negra y con letra legible.
3.40 Entregar al proveedor o agencia las calzas de seguridad para el comienzo de la descarga.
4. POLITICAS
4.1 Todo material recibido en el Centro de Distribucin POP Tultitlan MX20, se llevara a cabo
solo con la orden de compra aprobada y con previa cita.
4.2 Toda entrada de material publicitario y/o producto terminado debern ser registradas en el
4.3
4.4
4.5
4.6

WMS POP. NOTA: En un lapso de 48 hrs. a partir de contar con los datos requeridos.
Todo recibo que no sea notificado al CEDIS POP Tultitlan MX20, no se le dar cita.
Agencia o proveedor que no tenga cita previa no ser recibido.
Toda descarga de material deber llevarse a cabo con uso de calzas.
Todo material recibido debe ser colocado en la ubicacin correcta del almacn y debe de

ser capturada en el instante.

4.7 Agencia o Proveedor que ingrese al Centro de Distribucin POP MX20 Tultitlan, debern
estacionarse de reversa y en el lugar que se le indique.
4.8 Todo personal que ingrese al Centro de Distribucin POP MX20 Tultitlan, deber ingresar
con EPP (Chaleco y zapatos de seguridad).
4.9 Todo recibo de material deber contar con la documentacin requerida (Orden de compra,
Inventario ciego, Factura o Remisin).
4.10 Para el alta de un SKU nuevo de material, se deber considerar en la descripcin de
material la familia al cual pertenece dicho producto, ejemplo: Faldn, Cenefa, Exhibidor,
Poster, etc.
4.11 Todo ingreso de Producto terminado ser registrado con los datos de la factura (nm. de
sampling, nm. de viaje)

5. DEFINICIONES

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5.1 Marketing: Es un sistema total de actividades de negocios ideado para planear productos
para satisfacer las necesidades, asignarles precios, promover y distribuirlos a los mercados
meta, a fin de lograr los objetivos de la organizacin.
5.2 Agencia: Organizacin Comercial independiente, compuesta de personas de negocios que
desarrollan, preparan y colocan la publicidad, por cuenta de un anunciante que busca
encontrar consumidores para sus bienes y servicios.
5.3 Proveedor: Persona Moral que provee o abastece.
5.4 Orden de Compra: Documento que emite el comprador para pedir mercanca al vendedor,
indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago.
5.5 Inventario ciego: Formato de registro de material recibido fsicamente.
5.6 Almacenaje: Cuidado y resguardo de mercanca.
5.7 Recibo: Entrada de mercanca.
5.8 Good Receipt: Buen recibo.
5.9 Instore: rea de Ventas
5.10
Factura: Documento donde se detalla la mercanca comprada, junto con su cantidad y su
importe.
5.11
Hand Held: Computadora o dispositivo de mano.
5.12
Promocin: Oferta atractiva de mercanca.
5.13
Vigencia: Uso de material en un tiempo determinado.
5.14
CP: Colgate Palmolive.
5.15
POP: Publicidad en Punto de Venta.
5.16
EPP: Equipo de Proteccin Personal.
5.17
WMS: Warehouse Management System (Sistema de Gestin de Almacenaje).
5.18
SKU: Stock-keeping unit (Nmero de referencia). / Unidad de almacenamiento

6. DIAGRAMA DE FLUJO

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6.1 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6.1.1 El usuario CP (Marketing, Ventas, Hills Pet) genera orden de compra en la plataforma de
Colgate Palmolive E-buy, donde capturan los siguientes datos: Material solicitado,
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cantidades requeridas para posteriormente compartrselo al rea de Compras CP.

NOTA: En el caso de ADASA deber entregar la Factura en tiempo y forma.
6.1.2 El usuario CP (Marketing, Ventas , Hills Pet) despus de que su Orden de Compra fue
aprobada se la comparten al Coordinador de Operaciones POP en formato PDF por
correo electrnico, en donde especifica los siguientes datos: Nombre de la promocin,
Responsable para la implementacin, fecha inicio y fin de la promocin. NOTA: En
caso de contar con el correo del proveedor proporcionrselo al Coordinador de
Operaciones POP.
6.1.3 El coordinador de operaciones POP valida la informacin proporcionada por el Usuario
CP (Marketing o ventas), en donde rectifica de lo siguiente:
6.1.3.1 SI, se continuara con el proceso de recibo para la implementacin en tiempo y forma.
6.1.3.2 NO, est prohibida la recepcin del material. El usuario CP (Marketing o Ventas)
deber compartir los datos solicitados para realizar la recepcin de material en tiempo
y forma.
6.1.4 El Coordinador de Operaciones POP recibe la orden de compra del usuario por va e-mail
en formato PDF con los datos solicitados: Nombre de la promocin, Responsable para
la implementacin, fecha inicio y fin de la promocin, para el ingreso del material.
6.1.5 El Coordinador de Operaciones POP conforme recibe las rdenes de compra realiza
su programa de citas a proveedor o agencias en un archivo de Excel, en donde
indicara el da y la hora para la recepcin. Posteriormente se comunicara con el
proveedor para avisarle el da de recepcin del material, solicitndole su cuenta de
correo para especificarle los datos que necesita: Total de cajas o paquetes, volumetra
(largo, ancho, alto y peso neto), fotografa del material, y el total de pallets a entregar.
6.1.6 El proveedor o agencia comparten al coordinador de operaciones POP, los datos
solicitados por va correo electrnico para la entrega de material con un da antes de la
cita. NOTA: Deber compartir: Total de cajas o paquetes, fotografa del material,
medidas de la pieza (largo, alto y ancho), peso neto de la pieza y el total de pallets.
6.1.7 El Coordinador de operaciones POP recibe los datos del proveedor por va correo
electrnico los datos solicitados para comenzar con el ingreso en el sistema WMS.
6.1.8 El coordinador de operaciones POP valida la entrega de informacin en tiempo del
proveedor o agencia para la captura de datos:
6.1.8.1 SI, El coordinador de operaciones POP procede con la captura de los datos para la
generacin de cita a proveedor.
6.1.8.2 NO, El coordinador de operaciones POP no le asigna cita a proveedor o agencia. El
proveedor o agencia deber compartir los datos solicitados para que el coordinador le
asigne cita en Sistema.
6.1.9 El Coordinador de operaciones POP genera folio de cita en WMS, capturando los
siguientes datos: Tipo de Orden de compra, Proveedor o Agencia, Nm. De orden de
compra, Total de cajas o paquetes, Total de piezas, Costo de la entrega de material,
Fecha de cita y Fecha de la orden de compra.
6.1.10 El coordinador de operaciones POP comunica y avisa al proveedor o agencia la hora y
da de la cita que le asigno, esto lo podr a ser por va electrnica o telefnica. NOTA:
En el caso de comunicarse con el proveedor por va telefnica, es necesario que el
proveedor o agencia comparta su telfono al Coordinador de operaciones POP.
6.1.11 Despus de que el Coordinador de operaciones POP haga la captura de datos en
Sistema WMS el proveedor o agencia recibe la notificacin de cita por va e-mail para
la entrega del material.

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6.1.12 El proveedor o agencia se presentan en el Centro de Distribucin POP MX20 Tultitlan,

en la fecha y hora indicada por el Coordinador de Operaciones POP.
6.1.13 Para la recepcin del Material se toma en consideracin el cumplimiento de la cita por
parte del proveedor o agencia:
6.1.13.1
SI, Realiza la entrega fsica de documentacin (Orden de compra, Notificacin de
cita y Factura o Remisin), solicitada para la recepcin de material al jefe de
operaciones POP.
6.1.13.2 NO, El proveedor o agencia deber reprogramar cita para le entrega de material. El
coordinador de operaciones POP programara una nueva cita al proveedor o agencia,
en su archivo de Excel y en el Sistema WMS.
6.1.14 El jefe de operaciones POP recibe la documentacin (Orden de compra aprobada,
factura o remisin) completa del proveedor o agencia.
6.1.15 Despus de validar la entrega de documentacin el jefe de operaciones POP asigna al
personal operativo de POP para llevar a cabo la recepcin del material.
6.1.16 El personal operativo (Montacarguista o Ayudante General) comienzan con la
realizacin de la descarga de la unidad. NOTA: El personal de operaciones POP
deber entregar las calzas al operador para comenzar con la descarga, PROHIBIDO
comenzar con la descargar de la unidad de transporte sin calzas.
6.1.17 El jefe de operaciones POP valida la recepcin de material durante la descarga, donde
supervisa (Estado de la tarima, estado de la caja, emplayado, colocacin de calzas).
6.1.18 El personal operativo de POP (Montacarguista o Ayudante General) despus de la
descarga de material debern realizar su inventario ciego (FO-OP-042-03). NOTA:
Todo formato de inventario ciego deber ser llenado con tinta negra y letra legible.
6.1.19 El personal de operaciones POP (Montacarguista o Ayudante General) le entregan el
inventario ciego al Coordinador de Operaciones POP, acomodan de forma ordenada el
recibo de material.
6.1.20 El jefe de operaciones POP valida la entrega fsica vs factura, supervisando las buenas
prcticas de documentacin.
6.1.21 El jefe de operaciones POP rectifica el tipo de entrega que el proveedor o la agencia
esta realizado:
6.1.21.1 SI, El jefe de operaciones POP, entrega la documentacin avisndole al Coordinador
de Operaciones POP que el recibo de material fue acorde a lo solicitado por el usuario
CP, es decir, Orden de compra vs. Recibo fsico.
6.1.21.2 NO, despus de validar la entrega fsica del material, si no coincide la cantidad de la
Orden de compra o Factura le comunica al Coordinador de operaciones de POP, que la
entrega realizada por el proveedor fue parcial.
6.1.22 El coordinador de operaciones POP ingresa al Sistema de SAP para la generacin del
GR del material que se recibi fsicamente en el Centro de Distribucin POP Tultitlan
MX20. En caso de Hills Pet, debera compartir el nmero de facturacin de la orden de
compra.
6.1.23 El coordinador de operaciones valida la informacin proporcionada por el jefe de
operaciones de POP para generar el GR:
6.1.23.1 SI, el coordinador de operaciones POP genera el GR por la totalidad de la orden de
compra.
6.1.23.2 NO, El coordinador de operaciones POP genera el GR por la entrega parcial de la
orden de compra.
6.1.24 El coordinador de operaciones POP le entrega la documentacin con el sello de recibo
y el GR para el ingreso de material en el Sistema.

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Recibo

6.1.25 El jefe de operaciones POP ingresa al Sistema WMS colocando los datos solicitados
para la captura del recibo: GR, Responsable y SKU.
6.1.26 El jefe de operaciones POP da ingreso al material en el Sistema en el modulo de
Recibo-Planeacin-Ingreso de ASN. En el cual captura las piezas por caja del recibo.
6.1.27 El jefe de operaciones POP hace la entrega de las etiquetas generadas por el sistema
en el recibo de material al personal de operaciones POP.
6.1.28 El personal de operaciones POP (Montacarguista o Ayudante general) realiza la
colocacin de las etiquetas de identificacin de cada caja. NOTA: la etiqueta deber ir
de forma visible en la caja.
6.1.29 El personal de operaciones POP (Montacarguista o Ayudante General), escaneara la
etiqueta y le dar ubicacin de acuerdo al Lay Out de cada punto de venta.
6.1.30 El jefe de operaciones POP valida que el material se encuentre en la ubicacin
asignada por el Montacarguista o Ayudante General en sistema.
6.1.31 El jefe operativo de POP despus de validar la ubicacin del material fsica, realizara la
confirmacin del recibo por Sistema (FO-OP-042-01).
6.1.32 El proveedor o agencia deber de firmar de conformidad de la entrega fsica en el
documento de recibo de material (FO-OP-042-01). Al finalizar la unidad se retira del
Centro de Distribucin de POP MX20 Tultitlan.
6.1.33 El usuario CP (Marketing o Ventas), al trmino de la confirmacin del recibo por parte
de Operaciones POP, podr visualizar la existencia en el Portal POP NET del material
para su desplazamiento en tiempo y forma. FIN.
7 REGISTROS DE CALIDAD
No.

CODIGO DEL
REGISTRO DE
CALIDAD
FO-OP-042-01

FO-OP-042-03

3
4

FO-OP-042-04

NOMBRE DE
REGISTRO
Recibo de
Material
Inventario
Ciego
Orden de
Compra
Lay Out

RESPONSABLE

TIEMPO DE
RESGUARDO

DISPOSICIN
FINAL

Coordinador de
POP
Coordinador de
POP
Externo

2 aos

Archivo Muerto

2 aos

Archivo Muerto

2 aos

Archivo Muerto

2 aos

Archivo Muerto

Coordinador de
POP
8 BIBLIOGRAFIA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1 14 Estndares de Calidad Colgate Palmolive.
9 CONTROL DE CAMBIO
FECHA
Ago. 16

NIVEL
00

RAZN Y DETALLE DEL CAMBIO

Emisin de procedimiento

REALIZADO POR
Monserrat Prez Mendoza

9.1 ANEXOS
9.2 Formato de Recibo de Material WMS

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Recibo

Firma de
confirmacin de
recibo del
operador.

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Recibo

9.2 Formato de inventario ciego

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9.3 Lay Out.

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Recibo

9.4 Orden de compra CP

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Recibo

9.5 Orden de compra Hills Pet.

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