ORGANIZACIN Y SISTEMAS

Caracas, agosto 2006

Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Educacin Superior
Fundacin Misin Sucre
Ministro de Educacin Superior Samuel
Moncada Acosta
Viceministra de Polticas Acadmicas
Maruja Romero Ypez
horas
ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Trabajo Acompaado
3
Asesor de Contenido
Trabajo Independiente
3
Prof. Tania Salazar
Horas por semana
6
Total horas por trimestre

42

COMPETENCIAS
D

ICA

Diseadora Instruccional
Prof. Rosaura torres

Competencias a desarrollar

Conocimientos
Grales. del
proceso
administrativo

Habilidades y Destrezas
Elaboracin de
normas o
procedimientos

Marco Legal y fiscal Tcnicas y

para
la principios
administracin
de
mercadeo

Desarrollo
econmico y
social

Tcnicas y
procedimientos
contables

Pg.
UNIDAD 1 Las organizaciones
Principios de la administracin.
Los sistemas: concepto, caractersticas, funciones
UNIDAD 2 ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Concepto
Origen y antecedentes
Naturaleza de la carrera
Funciones y caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
Definicin de trminos propios en Organizacin y Sistemas
UNIDAD 3 DIAGRAMACIN
Definicin y caractersticas
Utilidad
Criterios fundamentales para su elaboracin
Tipos de diagramas
UNIDAD 4 LOS ORGANIGRAMAS
Definicin y objetivos

Identificar
problemas o
necesidades

Elab
informes.
Administ

Elab
edos
financ.

Formular
proyectos

Elabo
proce

 Utilidad
Tipos de organigramas
Criterios para la elaboracin de organigramas
Caractersticas: Sencillez, uniformidad, presentacin
UNIDAD 5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Norma: definicin, caractersticas
Procedimiento: definicin y caractersticas
Tipos de procedimientos
Redaccin
UNIDAD 6 FLUJOGRAMAS
Definicin
Smbolos usados en lo diagramas de flujo
Tcnica para realizar los flujograma
Recomendaciones para usar y aplicar smbolos
UNIDAD 7 FORMULARIOS
Definicin y objetivos
Diseo del formulario
Consideraciones para la elaboracin del formulario
Control de formularios
UNIDAD 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Nociones generales
Caractersticas de los manuales
Clasificacin
Tipos de manuales
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos
UNIDAD 9 METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO
Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora)
Recoleccin de los datos
Anlisis de los datos
Formulacin de recomendaciones
Implementacin
Seguimiento, evaluacin y control
Redaccin del informe tcnico
Bibliografa

PROGRAMA INSTRUCCIONAL
Objetivo General:
Al finalizar la unidad curricular el estudiante estar en capacidad de abordar el diseo,
control y mejoramiento de los procesos de una organizacin aplicando los principios
generales de organizacin y sistemas, de una manera sistemtica, racional y ordenada.
Sinopsis de contenido

UNIDAD 1. LAS ORGANIZACIONES.

o Principios
o Los

de la administracin: Planificacin, organizacin, direccin y control.

sistemas: concepto, caractersticas, funciones

UNIDAD 2. ORGANIZACIN Y SISTEMAS

o Concepto
o Origen

y antecedentes o Naturaleza de la carrera

y caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas o Perfil
del analista de Organizacin y Sistemas o Definicin de trminos propios en
Organizacin y Sistemas
o Funciones

UNIDAD 3. DIAGRAMACIN

Definicin
Caractersticas
Utilidad
Criterios fundamentales para su elaboracin
Precisin
Sencillez
Uniformidad
Presentacin
Tipos de diagramas (organigramas, flujogramas, pictogramas, mapas de
procesos)

UNIDAD 4. LOS ORGANIGRAMAS

Definicin
Objetivos
Utilidad
Tipos de organigramas
Criterios para la elaboracin de organigramas

Caractersticas: Sencillez, uniformidad, presentacin UNIDAD 5.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Norma: definicin, caractersticas,
o Procedimiento: definicin y caractersticas
o Tipos de procedimientos
o Redaccin
o

UNIDAD 6. FLUJOGRAMAS

Definicin
o Smbolos usados en lo diagramas de flujo o Tcnica
para realizar los flujograma o Recomendaciones para
usar y aplicar smbolos
-En cuanto a dibujo
-En cuanto a su contenido
-Simulacin de procesos

UNIDAD 7. FORMULARIOS
Definicin
o Objetivo
o Diseo del formulario
o consideraciones para la elaboracin del formulario
o control de formularios
o

UNIDAD 8. MANUALES ADMINISTRATIVOS

Nociones generales
Caractersticas de los manuales
Clasificacin
Tipos de manuales
-Organizacin y Funciones
-Normas y procedimientos
-Usuario

-Manual de Calidad
-Otros

Procedimiento general para elaborar manuales administrativos

UNIDAD 9. METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO

Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora)

Recoleccin de los datos
Anlisis de los datos
Formulacin de recomendaciones
Implementacin
Seguimiento, evaluacin y control
Redaccin del informe tcnico

Estrategias Metodolgicas
Exposicin del Profesor Asesor.
Dinmica Grupal Asincrnica.
Dilogo Didctico mediado por la Nuevas Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin (NTIC)
Prcticas en Laboratorios de Computacin Lecturas Dirigidas e Investigaciones en
la Web Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo

El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con sus semejantes,
por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus
restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos
objetivos que el trabajo individual no alcanzara realizar.
Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades conscientemente
coordinadas formado por dos o ms personas. La cooperacin entre ellas es esencial para la
existencia de la organizacin, y sta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse y
dispuestas a actuar conjuntamente.
Este modulo instruccin al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes, ya que
su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para comprender y utilizar
tcnicas que permitan lograr mejores resultados en el rea de organizacin y sistemas.
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y distinguir los
diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y sistemas, para comparar las funciones
que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe
contener los analistas del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y S, para poder destacar la mejor
ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo en cuenta la
coordinacin y las normativas de dicho rgano.
El contenido, ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al lector
informacin til, sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad los tpicos
principales del rea. Consta de ocho unidades, en la primera se aborda el estudio de
organizacin y sistemas, concepto, Origen, antecedentes, Naturaleza de la carrera, funciones
Caractersticas de los analista de Organizacin y Sistemas, Perfil y Definicin de trminos
propios del rea.
En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramacin entre ellos:
Definicin, Caractersticas, Utilidad, Criterios fundamentales para su elaboracin y Tipos de
diagramas.
La tercera unidad desarrolla la plataforma tcnica para definir y plasmar la estructura de la
organizacin de forma tal que traduzca su objeto y razn de ser en funcin de su contexto, con
este fin se revisan su Definicin, Objetivos, Utilidad, Tipos de organigramas, Criterios para la
elaboracin y Caractersticas.
La cuarta unidad seala los aspectos correspondientes a normas y procedimientos: definicin,
caractersticas y Tipos de procedimientos as como la forma adecuada de Redactarlo.

La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesin de operaciones necesarios

para realizar una actividad, all encontramos la definicin, Smbolos usados en lo diagramas
de flujo, Tcnica para realizar los flujogramas, Recomendaciones para usar y aplicar
smbolos.
La sexta unidad aborda la Definicin, Objetivo, Dise del formulario y algunas
consideraciones para su elaboracin y control.
La sptima unidad resea los aspectos que deben orientar el planteamiento, elaboracin,
implantacin y seguimiento de manual administrativos se incluyen. Nociones generales,
Caractersticas de los manuales, Clasificacin, Tipos de manuales y procedimiento general
para elaborarlos.
La octava unidad refiere la Metodologa de simplificacin del trabajo con el objeto de
encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, aqu se describe la forma
adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora), Recolectar los
datos, Anlisis de los datos, Formulacin de recomendacin, implementacin, Seguimiento,
evaluacin, control y Redaccin del informe tcnico
Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su estudio y
actividades que permitan emplear de manera especfica la tcnica trabajada.
Al final se incluye bibliografa que pueden ser consultada para profundizar en cada uno de los
tpicos desarrollados.

Unidad I

ORGANIZACIN Y SISTEMAS

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Definir de manera precisa Organizacin y Sistemas.

Identificar las caractersticas bsicas de Organizacin y sistemas.
Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempear Organizacin y
Sistemas en una Organizacin.
Determinar la necesidad de una oficina de organizacin y sistemas en una organizacin
dada.

CONTENIDOS

Origen, antecedentes
Definicin.
Naturaleza de las funciones de la unidad de organizacin y sistemas.
Caractersticas de los anlisis de Organizacin y
Sistemas
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas

La Oficina de Organizacin y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General, que

tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y
procedimental, a fin de cumplir con la misin institucional. Igualmente, tiene a su cargo,
evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organizacin y Sistemas, Normas y
Procedimientos as como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificacin,
agilizacin y/o actualizacin de los procesos administrativos y operativos que as lo requieran.
Esta oficina, tiene como funcin principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las
actividades relativas a los sistemas administrativos, as mismo, tiene la responsabilidad de la
seleccin de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de Computacin),
prueba e instalacin, contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el
entrenamiento a los usuarios.
Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organizacin y sistemas es vital para
cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se
localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos
que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se
basa la organizacin.

Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las

empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms
rpida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones
tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.
-Origen de Organizacin y Sistemas
La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una parte, a los
esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente,
circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado Mexicano y de la era
moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que
se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su
origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la creacin
de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de
Organizacin y sistemas en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la
confusin manifiesta ya que se confundi la funcin de Organizacin y sistemas con las
funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que
stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e
introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su
accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
Las unidades de organizacin y sistemas se legalizan en 1971 a travs de varios acuerdos
Paralelamente a la evolucin de la Administracin, como ciencia, hemos podido observar una
serie de denominaciones para referirse al rea de organizacin y sistemas, por ejemplo
organizacin y mtodos o sistemas y procedimientos entre otras, el comienzo de esta
situacin, segn seala Lus Salazar Larrain, fue originado en pases como Alemania, Estados
Unidos, Inglaterra, Blgica en otros, donde inicialmente se realizaron investigaciones
asociadas a normas, mtodos y organizacin del trabajo.
En realidad, todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas, persiguen el
mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo, emplean mtodos
reglamentados y fundamentados en las enseanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio
fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero ("la duda sistemtica) a
menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia.

2.-Definicin
El desarrollo incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos
que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los
cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a
su administracin.
Es as, como en la mayora de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organizacin
y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y
Sistemas es uno de los trminos que integran la labor general de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de
consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar
las tareas, como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecnicos con la
mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin,
se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Sistemas al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una
unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de
la aparato administrativo, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de
organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de
obra, pero como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede autoridad sobre
otras unidades en administracin.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los
administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los
mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este
servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y
Sistemas, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente
responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de
asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o
mtodos para llevar a cabo la funcin.
La ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo
estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayora de su informacin a travs de
personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos
de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello.
-Naturaleza

de las funciones de la unidad de organizacin y sistemas.

Dentro de una organizacin las funciones de las diferentes unidades se encuentran

agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de lnea, en consecuencia la oficina de
organizacin y sistemas tambin puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos.
Considerando la opinin de varios autores la unidad de organizacin y sistemas debe tener
una funcin de carcter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de
una organizacin en las cuales pareciera determinante la necesidad de que sta ejerciera
dentro de la institucin un carcter ejecutivo.
Caractersticas De La Funcin Asesora:

Elaborar estudio diagnstico.

Analizar el estudio.
Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.

Es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas una vez elaborado y

analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organizacin de las ventajas
que se lograran alcanzar si las recomendaciones se pusieran en practica, en consecuencia
considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.
Caractersticas de la funcin ejecutiva o de lnea

Dirigir el estudio.
Ejecutar acciones orientadas a poner en prctica las recomendaciones.

Como podemos observar la unidad de organizacin y sistema, en este caso solo exige a la
unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este caso solo necesita la
aprobacin es la del autoridad mxima de la institucin.
Finalmente, es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas debe tener un
carcter asesor, salvo en algunas situaciones especiales en las cuales se hace necesario la
toma de decisiones de manera ejecutiva.
-Caractersticas

de los anlisis de Organizacin y Sistemas

La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la

que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular
propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms
viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos,
financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:

Decisiones:
el se
mejor
curso de accin cuando la
el
hecho o laSeleccionar
situacin que
analiza.
informacin
tal hecho o situacin.
se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del
o Descomponerlo
con el fin de conocer los detalles y aspectos.
anlisis.
o Examinarlo
crticamente
comprender
cadaen
elemento
o componente
del
Juegos:
Es para determinar
layestrategia
ptima
una situacin
de competencia,
y
hecho
especfico en
aplicar
en problemas
de estudio.
productividad hacindose responsables pero conociendo las
o Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,
reglas.
haciendo comparaciones y buscando analogas.
o Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
o Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y
polticasdeadministrativas,
-Perfil del analista
Organizacin yfunciones
Sistemas y operaciones, equipo y ambiente
laboral.
El personal que labora en la unidad de Organizacin y Sistemas se conoce como analistas.
Es
importante
saber
las caractersticas
distinguen
de la unidad
de
ste
se encarga
de recopilar
y analizar que
informacin
conlos
el anlisis
fin de presentar
soluciones
Organizacin
Sistemas, as
las como
cualesasesorar
se denotan
as:
alternativas a yproblemas,
en la
implantacin de las modificaciones que
proponga. El analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los
o Eliminacin:
la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
cuales se agrupan
en dosEs
tipos:
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
o Adicin: Introducir
sistemas o programas.
Conocimientos
Tericos:nuevos
Como conocimientos
de teora de la administracin y de la
o Combinacin:
Combinar
el orden de de
laslaoperaciones
de un procedimiento
organizacin,
de sistemas
y metodologa
investigacin.
que
considere
los
factores.
Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos
o Modificacin:
en los procedimientos
las operaciones,
administrativos
y elCambios
diseo organizacional,
anlisis yo elaboracin
de organigramas,
modificadores
en
las
formas,
registros
e
informes.
diagramas de flujo y distribucin de espacio.
o Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo
mediante
de las
de un procedimiento.
El analista debe
tenerellaanlisis
capacidad
deoperaciones
anlisis, expresarse
con claridad, saber redactar y
o Series de
Interpretacin
las variaciones
presentar informes,
serTiempo:
observadores
y poder de
trabajar
en equipo.en los volmenes de
hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en
unidades homogneas de tiempo.
o Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables.
ACTIVIDADESUna
PARA
EL PARTICIPANTE
variable
puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
o Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible
Organizados en
de tres participantes,
realicelas
las siguientes
actividades.
lasequipos
inferencias
acerca
de
caractersticas
del 1. personal.
o PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La
Elabore un planeacin
cuestionarioy que
incluya:
control
de un conjunto complejo de actividades, funciones y
relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de
recursos, etc.
o Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin
objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en
diversas etapas.
o Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real,
para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
o Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Sistemas, diversas
teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est
desarrollndose, stas se dividen as:
Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de
estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una
o Conocer

o Describir

a.
b.
c.
d.
e.
f.

distribucin especfica de las llegadas y el tiempo.

Nombre de una empresa
ubicacin.
Numero de empleados.
Unidades administrativas. (Identifquelas).
Unidad de organizacin y sistemas.
Estructura interna.

g.
h.
i.
j.

Objetivos.
Funciones.
Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza
ventajas y desventajas de esta unidad.

3. En relacin a las respuestas obtenidas y a la informacin recabada en la entrevista,

realice el anlisis de la misma y produzca los comentarios sobre la unidad de
organizacin y sistemas.

4. Determinar la necesidad de una oficina de organizacin y Sistemas en la organizacin

seleccionada.

Unidad II DIAGRAMACION

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organizacin con diagramas y

mapas de proceso.
Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse en una
organizacin.
Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organizacin
Aplicar la diagramacin para resumir en forma ordenada operaciones, formatos y
mtodos de trabajo.

CONTENIDOS

Definicin
Objetivos
Tcnicas para formular diagramas
Clasificacin de los diagramas
Caractersticas

2. Visite una organizacin que posea una unidad de organizacin y sistemas,

entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado.

La representacin a travs de grficos es para la profesin de sistemas lo que un sistema

numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite
entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos.
1.- Definicin
Diagramar consiste en representar grficamente, hechos, situaciones, movimientos,
relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican las interrelaciones
de diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin causa-efecto que
prevalece entre ellos. (Benjamn. 2004).
Esta herramienta constituye un elemento de decisin invaluable para individuos y
organizaciones porque as pueden percibir en forma analtica y detallada la secuencia de una
accin, lo que contribuye a conformar una slida estructura de pensamiento que fortalece su
capacidad de decisin. En las organizaciones este mtodo les permite dar seguimiento a sus
operaciones mediante los diagrama de flujo, elemento fundamental para descomponer en
partes procesos complejos, esto facilita la comprensin de su dinmica organizacional y la
simplificacin del trabajo. (Benjamn 2004).
OBJETIVOS
1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organizacin con
diagramas y mapas de procesos.
2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede
emplear una organizacin para desempearse eficazmente.

Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos tcnicos que le permitan

por medio de procesos elaborados a travs de diagramas y mapa de procesos reunir los
elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lgica y consistente.

El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas
estos son: estudio, diseo y presentacin.

Estudio de los diagramas

Esta fase del estudio de sistemas es la investigacin inicial de los procedimientos, tal como
se llevan en el presente dentro de la organizacin. En esta etapa la exploracin se refiere
bsicamente a la forma en que se est ejecutando el trabajo. Los datos que el analista
necesita obtener deber ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la informacin,
hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformar la enorme
mezcla de detalles sin conexin en un sencillo mapa-ruta que seala en su totalidad los
procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a travs del cual el analista refleja el procedimiento.
Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una
simple investigacin, ahora empieza a marcar el rumbo; principal y contribuye sealando las
reas con necesidades de perfeccionamiento
Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del mejor camino
para la accin futura, constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas.

Diseo de diagramas de procedimiento

Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el punto
crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos nuevos, el equipo,
las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial, entran de
nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes
fueron sealados. Las reas en las que se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones
innecesarias se investigarn minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del
estudio para el sistema propuesto se convertirn en las bases para los proyectos finales
alrededor de los cuales se centrar la representacin administrativa.

Presentacin de los diagramas

La fase de presentacin del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o

grficas escogidos y ejecutados con el propsito de explicar a la gerencia o administracin
cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu manera debe mejorarse. En este punto los
efectos del anlisis de los sistemas son presentados en su totalidad. La gerencia posterior a la
revisin del anlisis presentado, determinara la aceptacin o el rechazo del plan que se
propone. La decisin puede basarse en detalles pequeos, por ejemplo,. Si el especialista en
sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propsito de la organizacin o su proyeccin
en el futuro, dar indicios de falta de conocimiento, y esto podr ser tomado por la
administracin como seal de que el estudio ha sido conducido de manera poco seria. Esta
conclusin debilitar la confianza en la presentacin total.
TCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS
Planeacin y evaluacin

Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de
planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso. En lo que respecta a

los diagramas, la planeacin es la etapa en la que se decide cules se adaptarn mejor a la

asignacin y realizacin de los fines que se desean alcanzar y qu informacin debern
contener dichos diagramas. Debe determinarse cul es el enfoque ms expedito y menos
costoso, que armonice con la ejecucin de un trabajo comprensible. La evaluacin es el
proceso de adaptacin y esto debe aplicarse continua y conscientemente, conforme va
adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacin que se analiza. El estudio de
sistemas, casi sin excepcin, depende en cierto grado de mtodos de tanteo. El analista
continuamente debe valorar sus tcnicas y sus resultados, comparndolos con los propsitos
finales de la organizacin. Este ser afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.
Durante la fase de investigacin, el analista debe interesarse primordialmente en los
diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por
completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamao y el nmero de hojas en
las que se acomodarn los diagramas, pero es necesario adems considerar la informacin
verbal recabada en su momento.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye
un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la
entrevista progrese ms rpidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor
tiempo usando smbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista
con orden y lgica; finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se
han omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre til asociar
cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la
clase de informes que l necesita. Por ejemplo, el smbolo del archivo podr llevar preguntas
como stas: Archivado por quin? Retenido por cunto tiempo? En qu orden? Cuntos
al mes? Qu clase de archivero est usando?
En la prctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas
escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte de entrevistar
mejora con la prctica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, o deja de
usar la tcnica de diagrama-borrador, acomodndose a las circunstancias del momento.
SIMBOLOGA BSICA
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico inconsistente o no convencional
trasmitir un mensaje deformado o ser ineficaz para la comprensin del proceso que se
pretende estudiar. De ah la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos a los que
se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir tambin en determinadas
reglas en cuanto a su aplicacin.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos
convencionales, a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta simbologa, en el trabajo
de diagramacin administrativa es limitada, porque no ha surgido algn smbolo convencional
que satisfaga mejor todas las necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa para que sea
empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrnico de datos (EDP) con el
propsito de representar los flujos de informacin, se han adoptado ampliamente algunos
smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacin
administrativa.

CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMA

La bibliografa existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a continuacin
sealaremos aquellos ms conocidos.
a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
b. Diagramas arquitectnicos, para representar un bosquejo de terrenos fsicos.
c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquas de
autoridad, responsabilidad y funcin.
d. Diagramas estadsticos, para resumir las relaciones numricas y cronolgicas. Aunque
tiene gran valor el conocimiento de la razn fundamental de los tipos mencionados y
sus objetivos, se facilita la presentacin de las diversas clases de diagramas de
sistemas, si se verifica en funcin del campo que describe cada tipo. Las descripciones
que siguen pertenecen a tres categoras.
e. Diagrama de flujo. Se refieren, bsicamente, al flujo de operaciones e incluyen grficas
que se relacionan con el manejo de formas, as como diagramas lgicos relativos a
programas de computadoras.
f. Grficas de organizacin. Se refieren a las relaciones del personal.
g. Grficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes
mencionados.

h. Convencin para trazar los diagramas

i.

La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

j.

Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

k. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

l.

Nombre de la persona que prepar el diagrama.

m. Nmero de personas o puestos involucrados.

n. Nmero de pasos.
o. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno de los
pasos.
p. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas
o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad, esta
convencin puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
q. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones.
r. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo negro en la
esquina inferior derecha.
s. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente el nombre de la forma
en cada paso que aparezca.

a. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un

nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usar el nmero
uno; las siguientes copias tendrn numeracin ascendente.
b. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
c. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos, El
movimiento se representa por una sola lnea.
j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de
una lnea para cada forma o grupo de formas. k. La secuencia se muestra haciendo que
las lneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los
rectngulos, de arriba hacia abajo. m. Debe identificarse cada paso con un nmero y
hacer una pequea descripcin del mismo, mediante la escritura del verbo que
identifica la accin. n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el
empleado que ha proporcionado la informacin.

Presentacin De Las Formas En El Diagrama

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta donde
sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala. Indicando en la
parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina superior y al
centro el nombre con una sola palabra, en la esquina superior derecha, el nmero de
la copia en cuestin. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamao,
forma o nombre, o ambos, es conveniente usar un nmero para identificarlas
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
En caso de tener muchas copias, deben presentarse as.
c. Si una forma se destruye se representa de este modo.
Si se tiene una alternativa, se traza una lnea horizontal y se anota con un lpiz
usando para toda la grfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la
lnea.
En el extremo de la lnea se desarrolla la alternativa, pero usando un lpiz de color
distinto que permita diferenciar los dos caminos; si slo se tuviera un color, entonces
sese lnea de puntos o ms clara.
En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama
aquella que ocurre ms frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por
separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.
Para representar dos o ms alternativas que se originen en un proceso se usar el
smbolo.

d. Si las lneas tuvieran que encontrarse entre s, se usar la siguiente convencin

e. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar con la
ms alejada para evitar que se crucen.
f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen.
g. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con ello se
identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o
a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante "conectores"
que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el plinto en que se cort el
proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS

Es necesario que todo diagrama rena las siguientes caractersticas:
Sinttica
La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumida en pocas
hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto, dejan de ser
prcticos.
Simbolizada
La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita
anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. La razn primordial para el
empleo de smbolos es que stos estandarizan las actividades, "encasillndolas" en grupos
compactos de actividades similares.
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad
de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area
que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales.
A continuacin se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que estn presentes los
smbolos que con ms frecuencia se utilizan, as como su aplicacin.
La redaccin empleada trata de clasificar al mximo el entendimiento del flujo del proceso; sin
embargo, en la prctica se procurar que las anotaciones sean lo menos extensas posibles,
sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama. Cuando se tiene una
estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo de un diagramado; as pues, se
recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta tcnica,
llevando a la prctica el diagramado de algn proceso que se conozca; una vez realizado,
debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles.
Formatos para captura de informacin
La recopilacin de la informacin para el diseo o mejoramiento de los procedimientos se
realiza generalmente a travs de: la investigacin documental, la encuesta, la observacin.
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la informacin
deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas,

predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Este medio de captacin de

informacin permite ahorrar recursos econmicos y tiempo; sin embargo, la calidad de la
informacin que se obtenga depender del diseo y la presentacin que se d a los
cuestionarios.
Las tcnicas de entrevista, observacin directa, muestreo una vez que se ha recabado la
informacin de las reas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los
datos agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el
procedimiento que se investiga, las reas que intervienen y los formatos que se utilizaran.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
b. El tipo de operacin mediante un smbolo.
1. Operacin.
2. Transporte.
3. Inspeccin
4. Demora
5. Almacenamiento.
a. El tiempo neto en que se realiza la operacin.
b.
c.
d.
e.

El tiempo total empleado para realizar las operaciones.

Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
Iniciacin en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
Terminacin en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

Organizados en equipos de tres participantes, realice y presente en forma escrita las

siguientes actividades.

1. En que forma inciden en el desempeo de una organizacin los diagramas de flujo?

2. Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organizacin el disponer de
informacin analtica y secuenciadas de sus acciones?

3. Favorece las relaciones de una Organizacin con su entorno el empleo de

diagramas de flujo?
4. De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una
organizacin la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos?

UNIDAD III LOS

ORGANIGRAMAS.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Definir el concepto de organigrama

Conocer las normas y recomendaciones tcnicas fundamentales para disear, elaborar y

actualizar organigramas.

Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de acuerdo con su

naturaleza.

CONTENIDOS
Definicin
Objetivos
Tipos de organigramas

Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un

Organigrama

Criterios para la elaboracin de organigrama

Dentro de una Organizacin, los organigramas constituyen la representacin grafica de la

estructura, en ella, se pone de manifiesto la relacin formal existente entre las diversas
unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisin y la autoridad
relativa de cada cargo, en consecuencia todas las organizaciones, independientemente de su
naturaleza o campo de trabajo, requieren un marco de actuacin para funcionar. Este marco
est constituido por la estructura orgnica, que es la divisin ordenada y sistemtica de sus
unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creacin.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a travs de
los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio, puede
entenderse como el mtodo ms sencillo para expresar la estructura, jerarqua e interrelacin
de los rganos internos de una organizacin en trminos concretos y accesibles.

Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin embargo, es
frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al momento de su
preparacin. Por ello es importante tener una base de informacin homognea, que permita
dar cohesin a este tipo de recursos.
-DEFINICIN

DE ORGANIGRAMA.

"Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las relaciones,
responsabilidades y autoridad a travs de las que una empresa apunta al logro de sus
objetivos (Anderson 1981).
"El organigrama es la representacin* grafica de la estructura orgnica de una institucin o
de una de sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos
que la componen (Benjamn. 2004).
"Es un documento que representa grficamente la estructura formal de una entidad
(Carrasco. Cit. P. Rinosa)
Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados anteriormente,
poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo, daremos un concepto
operacional de organigrama definindolo como:
"La representacin grafica de la estructura orgnica de una institucin que permite visualizar
las funciones y relaciones de las unidades, la lnea de autoridad y responsabilidades y los
niveles jerrquicos, entre otros aspectos
-OBJETIVO

DE LOS ORGANIGRAMAS.

Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y transmitir en forma

grafica y objetiva la composicin de una organizacin. En consecuencia, a continuacin se
expresa la finalidad de un organigrama:
1. Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
organizacin debidamente asignados por reas de responsabilidad o funcin.
3. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organizacin y
donde encaja cada uno dentro de ella.
4. Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal directivo.
5. Indica relaciones de trabajo.
6. Representa las lneas formales de autoridad.
7. Reflejar los cambios organizativos

Utilidad
Proporcionan una imagen
formal de la organizacin

Constituyen una fuente de consulta oficial

Facilitan el conocimiento de la organizacin
Representan un elemento valioso para el anlisis
Organizacional.

-TIPOS DE ORGANIGRAMAS.
Los organigramas se diferencian entre si por las caractersticas de la organizacin que
representan. En este sentido a continuacin se mencionaran varios tipos, considerando una
serie de criterios y factores planteados por Benjamn (2004)
Por su naturaleza:

Microadministrativos

Se relacionan a una sola organizacin, refiriendo informacin general o de

alguna de las reas que la integran

Macroadministrativos

Incluyen a ms de una organizacin.

Mesoadministrativos Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector o

ramo especifico.

Por su mbito:

Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel
jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.

Particulares
Solo muestran una rea particular de la estructura en la organizacin.

Por su contenido:

Integrales

Es la representacin grafica de todas las unidades administrativas de una

organizacin.

Funcionales.
Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas de las
unidades y sus interrelaciones.

De puestos, plazas y unidades.

Reflejan las necesidades en cuanto a puestos de trabajo y la disponibilidad
existente para cada unidad.

Por su presentacin:

Verticales.

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada.

Horizontales

Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo

izquierdo.

Mixtos.

Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de

graficacin.

De bloque.
Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un
mayor nmero de unidades en espacios mas reducidos.

DISEO
Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentacin de un
organigrama, entre ellos se consideran.

Figuras:
Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la conforman
pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.

Forma.
Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del
organigrama.

Dimensin.
Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones
semejantes.

4. -SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR

USO EN UN ORGANIGRAMA.
1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan
especializacin y correlacin.

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de
apoyo.

2. -Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y

relaciones funcionales.

Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la

estructura.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un

nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades
sealadas con el mismo nmero.

4.

-CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS

Precisin
Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

Sencillez
De fcil comprensin, se recomienda evitar trazos innecesarios o una
nomenclatura compleja

Uniformidad
Homogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su diseo

Presentacin
En su presentacin deben considerarse criterios tcnicos y de servicio, en
funcin de su objetivo.

Vigencia
El organigrama debe mantenerse actualizado, se sugiere colocar al margen inferior
derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de su
autorizacin y actualizacin, en este sentido el procedimiento para actualizar
organigramas debe seguir los pasos que a continuacin se sealan:

o
o
o
o
o
o
o

Autorizacin
Integracin del equipo de trabajo
Preparacin del plan de trabajo
Captacin de la informacin
Clasificacin y registro de la Informacin
Anlisis de la informacin
Diseo del organigrama

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

Ubique en su comunidad una organizacin pblica o privada e investigue:
1. La Organizacin posee un organigrama ubicado en lugar visible?
2. Si la organizacin no posee organigrama, considere las pautas recomendadas en esta
unidad y sugiera un organigrama estructural?
3. Enumere por lo menos, tres aspectos de la organizacin que se puedan visualizar en el
organigrama?
4. Enumere por lo menos tres aspectos que no se pueden visualizar en un organigrama?
5. Seale los tipos de organigramas segn la forma o disposicin geomtrica?.

UNIDAD IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Definir norma y procedimiento?

Sealar las principales caractersticas que deben considerarse al momento de
elaborar un procedimiento.
Distinguir los distintos tipos de procedimientos segn los criterios establecidos para
su clasificacin.
Describir correctamente un procedimiento administrativo

CONTENIDOS

Norma.
Procedimiento
Caractersticas de los procedimientos
Clasificacin de los Procedimientos
Descripcin de los procedimientos.
Redaccin.
Diagramacin de los procedimientos

En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de reconocer la

importancia que tiene en la organizacin mantener al da una serie de documentos que
enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos productivos. Estos documentos se
refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos los
empleados, ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente de que
sus dueos o accionistas principales estn presentes permanentemente.
Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, se
requiere un control de gestin bsico para hacer el seguimiento y aplicar correctivos de manera
oportuna para que los procesos normales de produccin no se detengan y toda la empresa se
mantenga en sintona.
Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el mercado. Esto
ltimo es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos. Para lograr que una
empresa permanezca en el mercado esta debe adaptarse a continuos cambios generados por
la dinmica.
la importancia de la implementacin de normas y procedimientos se ve reflejado en la
reduccin del tiempo ocioso, optimizacin de los procesos administrativos, mejorar la
interaccin entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa, obteniendo finalmente

una reduccin de costos, mejoramiento en la capacidad de reaccin de la empresa ante el

mercado, una estructura organizacional mas gil, entre otros tantos beneficios.
A continuacin se explica en que consiste la norma para una organizacin.
- NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin, o
antes, son orientaciones o guas que fijan los lmites previamente definidos por la direccin
general en las polticas, para la accin y la bsqueda de los objetivos organizacionales.
Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las polticas
organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como
una concepcin general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar.
La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de conexin que
permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o previamente, en ella se
registran entre otros, los datos vinculados con la empresa, la fecha en la cual se elabora, as
como las acciones y responsables.
El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de
ciertas pautas especficas, necesarias para el buen desempeo de las operaciones de un
procedimiento maximizando la utilizacin de los recursos disponibles.
Las normas tienen un amplio mbito de aplicacin entre los cuales mencionaremos los
siguientes:
o En

la ejecucin de actividades, operaciones y procesos de naturaleza

administrativa.
o En la produccin, eleccin o utilizacin de los elementos o instrumentos de
trabajo.
o Uso de conceptos, smbolos, representaciones de tipo general.

Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento. A

continuacin se plantea un ejemplo.
a. Procedimiento.
Solicitud y entrega de materiales de oficina.
Normas:

1. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y tiles de oficina a

travs de un formulario identificado como "pedido de tiles de oficina.
2. Para procesar la solicitud de tiles y materiales de oficina, ante el departamento
de proveedura sta, debe estar firmada por el jefe del departamento, en el caso
de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si se trata de una sucursal.
b. Procedimiento.
Seleccin de personal.
Normas:
1. Todo criterio de seleccin debe estar basado en un valoracin racional de las
aptitudes y/o los meritos del candidato en relacin al perfil especfico del cargo que
aspira desempear.
2. Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de
Elegibles internos o externos segn sea el caso.

2. -

PROCEDIMIENTO.

Procedimiento es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que

precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo de rutina.
Es entendido tambin como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas
interrelacionadas que se desarrollan con el propsito de lograr un objetivo especifico.
Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no son de aplicacin
general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a
nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, as la
gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecucin de las actividades.
Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisin estructurada porque nos dice
como debemos hacer un proceso dentro de una determinada rea.
3.

-CARACTERSTICAS

DE UN PROCEDIMIENTO.

Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas comunes que los
diferencian de otras acciones dentro de una organizacin, entre ellas tenemos:
1. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se
procede.
2. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son
secuenciales.
3. Cubre un ciclo de accin.

4. Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo.

5. No son de aplicacin general sino que responden a una situacin en particular.
6. Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, facilitando as su aplicacin
continua y sistemtica.
7. Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma que
se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.
8. Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.
9. Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.

- CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los objetivos
de la organizacin y en segundo por el recorrido dentro de sta, se recomienda clasificar
los procedimientos de acuerdo a la estructura orgnica de la empresa.
A. Por su relacin con los objetivos Organizacionales:

1. Procedimientos sustantivos o de lnea.

Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la
organizacin, estn relacionados con las funciones principales que atienden los
rganos dentro de la empresa
Como ejemplo pudiramos sealar:
Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos alimenticios, tendr
como procedimientos sustantivos los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.

Procedimiento:
Procedimiento:
Procedimiento:
Procedimiento:
Procedimiento:

Preparacin de los alimentos.

Enlatado de los alimentos.
Etiquetado.
Venta a crdito.
Exportacin de enlatados.

2. Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno.

Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o auxilian para
que los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones
complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin.

Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que

subyacen al procedimiento sustantivo:
Procedimiento: Seleccin de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
B. Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la
organizacin.
Ejemplo:
-Procedimiento: Solicitud de suministro.
-Procedimiento: Enlatado de alimentos.
-Procedimiento: Elaboracin de nminas.
1. Procedimientos sectoriales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por
instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una
misma problemtica.
Ejemplo:
Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de
Tecnologa) en este caso el contrato es elaborado por la institucin
antes sealada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educacin
Superior para su aprobacin y firma y luego ste lo remite nuevamente
a la institucin.
3) Procedimientos intersectoriales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desarrollan en distintas dependencias.
Ejemplo:
Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnologa) la Direccin del
Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo enva a la

Direccin General de Educacin Superior del Ministerio de Educacin, ste lo remite a la

oficina Sectorial de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de Educacin, para luego
Redactar,
asumir
con propiedad
unreajuste,
estilo que
conduzca de manera
la
enviarlo
al implica
Ministerio
de Hacienda
para su
posteriormente
pasa a laexitosa
Asamblea
elaboracin
del
manual.
En
consecuencia
se
recomienda
como
referencia
consultar:
Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Ao como se
elabora un libro de
o un guin
teatral,
que en stosantes
se expresan
de manera clara
correspondiente
y secocina
da a conocer
a todas
lasya
dependencias
sealadas.
ordenada y precisa todas las instrucciones en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse
-para
DESCRIPCIN
PROCEDIMIENTO.
alcanzar conDEL
xito
los objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se
esta describiendo un procedimiento interno de un departamento, o por una seccin o
Describir
un procedimiento
en presentar
en forma ordenada los datos identificativos
departamento,
si el procesoconsiste
tiene lugar
entre varios.
del ste y la secuencia lgica de las acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada
procedimiento
dependiendo
de las caractersticas
mismo as como
las relativa a
A continuacinvaria
se describe
un fragmento
de un manual del
de procedimiento
ende
la parte
necesidades
de
informacin
de
la
Institucin
y
el
estilo
de
los
analistas.
Reposicin de bienes de cambio.
A continuacin se presenta la relacin de datos, que deben incluirse en la descripcin de un
Procedimiento Administrativo.
1. Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del
Procedimiento.
2. Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento.
3. Cdigo: Es el nmero asignado al Procedimiento, tomando como base el cdigo de la
Dependencia. (opcional).
4. Concepto: Definir qu es y quien hace el Procedimiento.
5. Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.
6. Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el
Procedimiento. (opcional).
7. Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).
8. Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento
(opcional).
9. Descripcin: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la accin, as
como la descripcin secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa,
mencionando previamente los cargos de quienes la efecten.

UNIDADES RESPONSABLES.

ACCIONES.

Seccin Almacenes
Controla la existencia de mercanca a
- REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
travs de la ficha de stock. Si est cerca del
punto de pedido,
prepara
solicitud
dela intencin es brindar
Al momento de redactar un procedimiento
debemos
teneruna
presente
que
compra
en
dos
ejemplares.
informacin clara y precisa, de tal manera que permita al lector extraer rpidamente y sin
falsas interpretaciones la informacin contenida en el manual.
-Enva
el original a compras y archiva el
duplicado.
Por lo tanto, al momento de redactar
un procedimiento es pertinente considerar las siguientes
Departamento de
Compras.
recomendaciones.
-Recibe
y analiza la solicitud y la aprueba.
1.
2.
3.
4.
5.

Emplear frases claras y4.cortas.

-Si
la rechaza, archiva la solicitud
Utilizar nicamente terminologa
tcnica
imprescindible.
y comunica a la Seccin
Almacenes la causa.
Tono formal.
Evitar ambigedades. -Si
la Solicitud es aprobada, consulta el
Uniformidad en el estilo.registro de proveedores para determinar
quines estn en condiciones de Suministro.

Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realizacin.

Los documentos utilizados o producidos.
Los recorridos que se efectan en el curso de la documentacin.
Los tiempos de trabajo empleados en cada operacin, expresados en das, horas o
minutos.

Mediante la utilizacin de smbolos, en su mayora sencillos de entender, es

relativamente fcil conseguir una visin de conjunto del procedimiento representado,
verificar en la prctica el cumplimiento de las operaciones descritas y detectar las
anomalas que se produzcan. Los smbolos que se utilizan generalmente en los
diagramas de
circuitos o flujos administrativos suelen ser de dos tipos:

Smbolos abstractos
Smbolos figurativos.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

1. Cul es la diferencia entre Norma y Procedimiento?
2. Cuales son las caractersticas que deben tener los Procedimientos?
3. Como se clasifican los procedimientos segn su relacin con los objetivos?
- DIAGRAMACIN
DE LOS PROCEDIMIENTOS
4. Visite una organizacin
publica o privada y solicite a un trabajador o directivo que le
describa verbalmente algn procedimiento o servicio que se ejecute en la institucin?
Los diagramas de flujo permiten representar grficamente, con claridad y precisin las
5. Tome nota de la descripcin efectuada por el trabajador de la institucin?
operaciones que integran la dinmica de circuitos o flujos administrativos. Existen distintos
6. En base a la informacin recolectada, efectu la descripcin del procedimiento
tipos de diagramacin administrativa. Todos ellos tienen como denominador comn el anlisis
administrativo
de los siguientes elementos:

Las operaciones que se efectan en los trabajos administrativos.

UNIDAD V FLUJOGRAMAS

OBJETIVOS ESPECIFICOS.
o Definir

con claridad que es un flujograma. o

Caractersticas de los flujogramas. o Tipos de
flujogramas.
o Conocer la simbologa mas utilizada en la elaboracin de un flujograma. o
Aplicar correctamente las pautas tcnicas recomendadas para la elaboracin de
un flujograma.

CONTENIDOS
o
o
o
o
o

Definicin
Caractersticas De Los Flujogramas
Tipos De Flujogramas
Simbologa De Los Flujogramas
Diseo Y Elaboracin De Flujogramas
o Recomendaciones Para El Uso Y Aplicacin De Los Flujogramas

Las organizaciones precisan recursos tcnicos que les permitan ubicar mediante un diagrama
y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma
lgica y consistente. En consecuencia un Flujograma es la representacin grfica de hechos,
situaciones, movimientos o relaciones , por medio de smbolos, tambin se conocen como
diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, estos grficos ilustran la sucesin de
operaciones que implican movimiento, desplazamiento o curso de todo tipo, que bien puede
ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos, son de gran
importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la
representacin de procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo en sus
diferentes versiones.
-DEFINICION
El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa grficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su
secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin
adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida e tiempo empleado etc. (Gmez C. 1.997)
Segn Chiavenato Idalberto. (1.993); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica que
representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia
del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin.
Segn Gmez Rondn Francisco. (1.995); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la
representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o
departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de
cualquier mtodo, constituye adems un elemento fundamental para descomponer en partes
procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensin de la dinamita organizacional y la
simplificacin del trabajo.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993; los flujogramas constituyen un instrumento de suma
importancia en toda organizacin y departamento, ya que este permite la visualizacin de las
actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada,
CARACTERSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
1. Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.

2. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y

procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretacin.
3. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los
rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o
detalles principales.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993:
1. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
2. Dar las bases para escribir un informe claro y lgico.
3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operar el
nuevo procedimiento.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

De uso, permite facilitar su empleo.

De destino, permite la correcta identificacin de actividades.
De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin.
De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin.
De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad.
De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

3. TIPOS DE FLUJOGRAMAS
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
Segn su forma:
a. Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia
abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
informacin que se considere necesaria, segn su propsito.
b. Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.
c. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que
facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en
lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la
participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre
el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas

es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente

representativos.
Por su propsito:
a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna
descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones
o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a travs de los
diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata
la distribucin de mltiples copias de formas a un nmero de individuos diferentes o a
unidades de la organizacin.
Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas reducidas o
por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la
forma en el lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al proceso de progresin
horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la
organizacin o a los individuos.
b. De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las
operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se
descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El trmino
labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato vertical.
c. De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y presentan
adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la persona que
debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
d. Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino
que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.
Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o
alguna observacin complementaria. Se usa formato vertical.
e. De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una
forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l,
sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el
tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectnico.
f. Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las clases
anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, mtodos y
anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace).
Se usa el formato panormico para combinar varias formas y labores de varios puestos o
departamentos. Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o
Diagramas de Flujo
a. Diagrama de flujo vertical: Tambin denominado grfico de anlisis del proceso. Es un
grfico en donde existen columnas verticales y lneas horizontales. En la columnas
verticales estn los smbolos o

convencionales ( de operacin, transporte, control, espera y archivo), los

funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecucin y le
tiempo invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente til para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la
capacitacin del personal y para racionalizar el trabajo.
b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revs de la secuencia que se
traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos
smbolos y convenciones que el vertical.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando
una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la
parte que corresponde a cada uno y comparar la distribucin de las tareas para
una posible racionalizacin o redistribucin del trabajo.
c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a travs
de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre s.
Utiliza una simbologa mucho ms rica y variada que los diagramas anteriores, y no se
restringe a lneas y columnas preestablecidas en el grfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es
decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc., que
constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.
Segn Gmez Rondn, Francisco. (1.995) existe una clasificacin que considera los
Flujogramas o Diagramas de Flujo Por su presentacin:
a. De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin.
Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de
derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a
derecha en forma descendente
c. De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnas o panormico, en el
que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a
cada puesto o unidad una columna
d. De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,
materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde se
realizan

Por su propsito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o
ninguna descripcin de operaciones con poca o ninguna descripcin de
operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde
se realiza y en qu consiste sta.
c. De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la
manera de hacerlas.
d. Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada
operacin, sino para qu sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f. Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos de
software.
SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
1. Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la
disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la
mencin de que la informacin ya ha sido procesada.
2. Actividad u operacin: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan
como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la informacin.
3. Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se quiera algn comentario al
margen, notas explicatorios, aclaraciones, etc.; se trazar indistintamente una lnea
punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere esa nota.
4. Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas de nuestro
diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene y deba
seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones
aisladas.
5. Documento: El smbolo se utilizar cuando se desee representar un documento
cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la
tarjeta perforadora y la cinta magntica). Siempre que un documento tenga varias
copias, estas debern presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el
original: uno para la copia y as sucesivamente.
1. Destruccin: Este smbolo indica la destruccin de cualquier documento o
informacin. Es conveniente aclarar siempre que documentos se estn destruyendo.
2. Transferencia: Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema
interviene otra seccin o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando
nos interesen los pasos o trmites que se realizan en ese lugar.
3. Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u
operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.

4. Actividad fuera del mbito de investigacin: Este smbolo se utiliza cuando se

considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan
en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar, o
bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se
encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy
parecidos o similares, que nada ms varan en su inicio o su final.
Direccin de flujo: ( ): Indica la secuencia de la informacin y se utiliza para
unir smbolos, segn sea su flujo, o para indicar los principios de
alternativas.
1. Canalizacin: Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe
informacin de varias fuentes o condensa en una sola:
2. Cuando se recibe informacin de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes:
3. bien, cuando se recibe informacin de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes:
Segn Chiavenato, Idalberto 1.993:
1. El circulo; significa una operacin (una etapa o una subdivisin del proceso). Una
operacin se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo:
emisin de un documento.
2. La flecha o pequeo crculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un
lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar
a otro.
O
1. El cuadrado significa una inspeccin o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el
acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificacin de
una firma.
2. La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,
distancia o por espera de alguna provisin por parte de otra persona. Significa una
espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se
dependa para proseguir el proceso.
3. El tringulo con el vrtice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupcin casi
definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de
materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
1. Operacin: Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento.
2. Inspeccin: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
3. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y
equipo de un lugar a otro.
4. Depsito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.
5. Almacenamiento permanente: Indica el depsito de un documento o informacin dentro
de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.

SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

(Diagramacin administrativa)
Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.
Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que
contin el diagrama de flujo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una
decisin entre dos o ms alternativas.
Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga
del procedimiento.
Actividad. Describe las funciones que desempe n las personas involucradas en el
procedimiento.
Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser accin o lugar, adems se
usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona
informacin.
REPRESENTA
SIMBOLO

DISEO Y ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS.

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
Convencin para trazar los diagramas:
a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que prepar el diagrama.
4. Nmero de personas o puestos involucrados.
5. Nmero de pasos.
b. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que
realiza cada uno de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos
proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo
como lo principal es la claridad, esta convencin puede eliminarse
empleando solamente el buen juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las
mismas dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un
tringulo negro en la esquina inferior derecha.
f.

Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente

poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.

g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se

coloca un nmero en la esquina superior derecha. Para el original
siempre se colocar el nmero uno; y las siguientes copias tendrn
numeraciones ascendentes.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que
intervienen.
i.

Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con

grapa o broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada
uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola lnea.

j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por

medio de lneas para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l.

El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que

aparecen los rectngulos, de arriba hacia abajo.

m. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea

descripcin del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la
accin.
n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que
ha proporcionado la informacin.
Presentacin de las formas en el diagrama:
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta donde
sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala, indicando en la
parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
c. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar con la
ms alejada para evitar que se crucen.
d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
e. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con ello se
identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o
a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores"
que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el punto en que se cort el
proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993:
Se rige por una serie de smbolos, normas y pautas convencionales entre las cuales
tenemos:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los
departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada
departamento o seccin debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo
orden o secuencia cronolgica de su aparicin en el procedimiento que se describe de
izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia ms de una vez en el flujograma aun cuando las
acciones del procedimiento regresen a la misma.
c. Las lneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las lneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos
terminales.
d. Cada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse
brevemente con muy pocas palabras.
e. Cuando algn documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se
indica segn sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos
das ("D"), horas ("O") o minutos (').
f. Cuando hay que destruir algn documento luego de ser utilizado en el procedimiento
se indica con una (X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algn documento da origen a otro se indicar en el
flujograma mediante una flecha interrumpida.

h. Al igual que los organigramas, los flujogramas en ocasiones presentan varias

lneas que se cruzan sin tener relacin, en este caso se indica mediante una
inflexin en cualquiera de ellas.
i. Siempre resultar mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando
en su extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala mediante un smbolo
cualquiera dentro de un crculo, en la pgina donde se interrumpe y el mismo que
suele llamarse conector se colocar en otra pgina como sigue.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
El analista experto adoptar su propio mtodo al momento de elaborar un flujogramas o
diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, segn
se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar smbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plstico con los
smbolos recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada
pgina; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
e. Cada pgina debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la
grfica, la flecha (de revisin, si la hay), el autor y el nmero de pginas.
f. Cuando las lneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar
conectores para reducir su nmero.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las lneas de flujo que aparecen entrando en
un smbolo sean las menos posibles, lo mismo se harn con las lneas que salen.
i. Escribir en los smbolos, usando el menor nmero posible de palabras.
- RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIN DE LOS FLUJOGRAMAS
1. La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada con frases
breves y sencillas
2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
3. El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.
4. El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los
conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al smbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE.

i.

Qu es un flujograma?

2. Cuales son los requisitos que debe reunir un flujograma?

iii. Todo flujograma expone informacin bsica sobre tres aspectos Cules son
estos tres aspectos?
4. Considerando las pautas sealadas en esta unidad seleccione un
procedimiento y disee el flujograma correspondiente.

UNIDAD VI FORMULARIOS

OBJETIVOS ESPECIFICOS.
i.

Valorar la importancia del empleo de formas en una organizacin.

ii. Conocer los aspectos metodolgicos para manejar efectivamente las formas.
iii. Conocer los criterios tcnicos para analizar disear y controlar formas.
iv. Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las formas en una
ventaja competitiva para una organizacin.

CONTENIDOS
i.

Definicin

Objetivo

Diseo Del
Formulario
Consideraciones
Para La Elaboracin
Del Formulario

ii. Control De
Formularios
iii. Sistema De Control
De Formularios

Actualmente, en la mayora de las tareas realizadas por el hombre, se emplean formularios,

stos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y transmitir informacin que es
de suma importancia en la realizacin efectiva de los actos de cada unos de los miembros de
la organizacin, dentro y fuera del rea de trabajo.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son funcionales y no
estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e
impedir la operacin del procedimiento o sistema en el cual est involucrado, ocasionando
confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseados con un alto
grado de perfeccin. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o
simplificarlos, se puede llegar a producir un

mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y control de formularios es

indispensable en toda organizacin para garantizar una adecuada sistematizacin del
flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en
cuenta tanto la creacin, impresin y almacenamiento de los formularios, as como su
procesamiento y circulacin.

DEFINICION.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin
variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede
considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin
para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se
imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin
variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para
rellenarlos posteriormente.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de informacin y el
grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un instructivo.-

OBJETIVO:

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Representan un vehiculo de transmisin de datos e informacin organizacional
sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de
cualquier otro recurso en trminos escritos.

Objetivos especficos,
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ultimo, dar valor legal a determinadas
transacciones.
-

DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las
pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del prediseo, diseo y post-diseo.
Fases para el diseo.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer
aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si
existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar
de papel y letra adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la
formacin que contendr el formulario

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las
pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del prediseo, diseo y post-diseo.
Fase prediseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con
detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de
esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y
proceder a realizar la fase del diseo.
Se determin la necesidad de la existencia del impreso?
Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
Son necesarias todas las copias previstas?
Es lgica la secuencia de los datos?
La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mnimo? Esta
autorizado el diseo del formulario?
Cul es el departamento origen?
Cul es la finalidad del formulario?
Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?
Es necesario un subtitulo?
Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? Cul
es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
Con qu frecuencia se va a usar el formulario?
Debe tener el formulario un nmero de serie?
Este formulario elimina la necesidad de algn otro?
Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los ya
existentes?
Fase del diseo:
Preparacin de una forma segn su objeto, tipo de informacin que contendr, origen,
mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y
resultados esperados.

Manual: requiere espacios adecuados para que la informacin quede suficientemente clara y
se eviten errores de interpretacin.
A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir, aunque no
exista una estandarizacin. En impresora de equipo de cmputo : las formas son creadas en la
computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos.
Una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es
necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a las
siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase:
Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?
Se encuentra en una posicin adecuada?
Los datos fijos se comprenden fcilmente?
El lenguaje es claro?
Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se refieren? Estn
las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
Las lneas son las adecuadas?
Se han aplicado las lneas adecuadamente?
Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?
Se identifican todas las copias del formulario?
Esta el formulario identificado mediante un cdigo numrico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento del formulario,
donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:
Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria?
Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?
Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?

Son correctos los espaciados horizontales y verticales?

Se han especificado correctamente los mrgenes?
Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del
formulario?
Viene el formulario identificado con un nmero impreso?
Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento?
Se usan casillas "A" y "Desde"?
Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la
empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el
nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.
Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del
papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de
impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin,
numero de ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.
Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la
implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.
El instructivo esta divido en:
Titulo del formulario
Objetivos (razn de la situacin)
Generalidades
Modo de llenado (maquina o a mano)
Medio de obtencin
-

Tiempo estimado
Caractersticas de
impresin:

Numero de copias
Papel (color, marca y base del original y copias)
Tinta, color de tinta.

Mrgenes (lado y ancho para archivar)

Indicar si lleva perforaciones.
Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)
Juego (desglosables o sueltos)
Encolados
Indicar lado
Lomo abierto o cubierto
Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco.
-CONSIDERACIONES

PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO.

A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de formularios.

Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los originales que
despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio de una prensa.
Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones.
Mimegrafo: Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a
mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.
Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos distintos
hasta completar textos para su impresin.
Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo, que es
revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda grabado en una
placa metlica plana.
Rotograbado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean
rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de
ejemplares.
A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir
elctrica o mecnica.
Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de software
especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentacin,
ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos, disketes o cintas.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de
oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad
de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.

Eliminar formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se

complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores.
Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento
adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinacin con el
departamento de compras para evitar la adquisicin de formularios no autorizados. Revisar
muestras de los formularios antes de su impresin final a fin de lograr del impresor lo que se
quiere.
Nivel de organizacin.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la
organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y
mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin del analista y
de los usuarios, ya que el analista es quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el
usuario decide cules son los datos necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control
como poltica de la empresa y la comprensin de los factores que componen el problema.
Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes
bsicos de este programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la
forma y el tema secundario.
El ndice Funcional
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de
acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es para uso exclusivo de quienes
son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propsitos
similares pueden ser analizados para determinar cul puede ser eliminado y cul puede ser
ms ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los
propsitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
Pasos para elaborar el ndice funcional
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que
se hayan escogido, as como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar
por funcin, codificar por funcin, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una
lista tabulada con la informacin del nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice
funcional que le corresponde.
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE
1. Que importancia tiene para una organizacin el uso adecuado de los
formularios?

2. En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una organizacin?

3. Qu aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario?
4. Ubique en su comunidad una organizacin pblica o privada y aplique todas las
interrogante previstas en el diseo de formularios?

UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOS ESPECIFICOS
o Definir

que es un Manual Administrativo.

o Establecer diferencias entre los Manuales Administrativos ms conocidos. o
Entender en que medida los manuales administrativos fortalecen la comunicacin y
la coordinacin en una organizacin. o Valorar la importancia que tienen los
manuales de organizacin, de procedimientos y de calidad para una organizacin. o
Emplear adecuadamente las normas generales para la elaboracin de Manuales
Administrativos. o Elaborar un Manual Administrativo.

CONTENIDOS
o Definicin
o Ventajas

Y Desventajas o Clasificacin De Los Manuales Administrativos o - Tipos

De Manuales
o Procedimiento General Para Elaborar Manuales.

Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido
a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les
asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada
para atender adecuadamente la dinmica organizacional. En este trabajo no se pretende
abarcar todas las posibilidades existentes para su formulacin, sino aportar elementos de
juicio tiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual
administrativo ya que estos, tienen por objeto sealar a las autoridades de cada unidad de
manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones,
tareas,

responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia

empresa. Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que todos
tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los miembros de la
organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicacin. Si
bien existen distintos tipos de manuales podemos Definirlos como un cuerpo sistemtico,
que contiene:

La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los

miembros de la organizacin

Los procedimientos a travs de los cuales esas Actividades son

cumplidas.

Segn Franklin F (2004)

"Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de
una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que
desempee mejor su tarea.

2.-Ventajas.
Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales
1. - Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla
en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir.
2. - La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento
Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a
travs del tiempo.
3. - clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en
las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la
decisin o ejecucin.
4. - Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y
evitan
La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5. - Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
6. - Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.

7. -Facilitan

el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir

Un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
8. - Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en
funciones a las que hasta ese momento no haba accedido 9.- Economizan tiempo, al
brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas,
evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participacin de cada
Componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del
cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el
manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogneos y metdicos.

Desventajas.
1. - Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse.
2. - Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
3. - No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en
:lo manuales.
4. - Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean
tiles y suficientemente flexibles.
5. - Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.

-CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de manuales de
aplicacin, entre ellos tenemos

Manual de Organizacin.
Manual de Polticas.
Manual de procedimientos y normas.
Manual del especialista.
Manual del empleado.
Manual de Propsito mltiple.

Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un cuerpo

sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los
miembros de la organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son
cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se
transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito de transmitir informacin se
cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un
cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil en un momento dado conocer cul es el total de
esas disposiciones registradas a travs de comunicados aislados. A continuacin se agrega
otra clasificacin:
POR SU CONTENIDO:
Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de este tipo
tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre la organizacin:
sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un
panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado
contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte
de la organizacin.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de polticas:
Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la organizacin proporciona el marco
principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su
establecimiento por escrito, permite:
Agilizar el proceso de toma de decisiones
Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin,
ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a
travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua
(como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de
nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el
personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad

de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de
distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo
de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si
consiste en combinar dos o mas categoras que se interrelacionan en la practica administrativa.
En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos,
debindose separar en secciones
POR SU FUNCION ESPECFICA
Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en
base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. La necesidad
de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera
industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el
alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus
actividades.
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de
informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos,
controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar
decisiones cotidianas.
Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en
todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes
en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y
suministro de informacin financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad.
Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este
manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica del departamento,
descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera.
Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de procedimientos y
normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de
manual estn los siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las
operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar

las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los

manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin,
administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de
personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional
determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa
responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa
funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual
tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a
computar a los nuevos miembros del personal de asesora.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y
las rutinas de un puesto en particular, son comnmente mas detallados que un manual de
procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco
conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica
como debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su seal",
mientras que un manual de procedimientos omitir esta instruccin y
Comenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambin utiliza
tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el
nivel de comprensin del contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los manuales
administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito
de aplicacin; pueden
elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.
GENERAL:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes
manuales:
Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y
abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura
funcional.
Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin,
contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la
direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua,
un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
ESPECIFICO:

Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una rea

especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin
personal en una organizacin.
Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de
aplicacin especifica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna
en forma particular.
Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de un
rea especifica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de
personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos
en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades
naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a
proveedores, etc.
4. -TIPOS DE MANUALES.
Aunque todos los manuales son tiles para la organizacin, los ms representativos por su
uso y bondades son los de organizacin, porque sientan las bases estructurales de
funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en forma operativa las funciones; y los
de calidad porque consignan el sistema que una organizacin debe adoptar para mejorar sus
productos y/o servicios, en consecuencia a continuacin se explicaran detalladamente cada
uno de ellos.
4.1 MANUAL DE ORGANIZACION
Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que detallan la
estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las diferentes unidades
orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el Reglamento de Organizacin y
Funciones; As mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas
dentro de la estructura orgnica.
4.1.1-

OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, delimitando la naturaleza y

amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos, dentro de la
institucin.
c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones,
ubicacin dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones
formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinacin).

Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los procedimientos

administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificacin Administrativa.
Describe la Organizacin Formal de la Empresa asignando:

Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la

Organizacin.
Funciones Bsicas
Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende
Responsabilidad
Caractersticas
y Especificaciones de la Posicin.

4.1.2-

ESQUEMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

TITULO I
GENERALIDADES
FINALIDAD DEL MANUAL
Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas que contiene el
Manual.
BASE LEGAL
Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y gestin.
ALCANCE
Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el Manual.
APROBACIN
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual.
TITULO II
DEL DISEO ORGNICO FUNCIONES GENERALES DEL RGANO
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al rgano, como parte integrante
de la organizacin institucional.

ESTRUCTURA ORGNICA DEL RGANO

Sealar la distribucin de las unidades orgnicas que comprende la institucin, en orden
decreciente, desde el ms alto nivel de decisin hasta el ltimo escaln organizativo:
De Alta Direccin
De Direccin
De consulta
De Lnea
De Apoyo
De Asesora,
De Control, y
De descentralizacin
RELACIN JERRQUICA DE UNIDADES ORGNICAS Precisar niveles de Autoridad,
Grados de Responsabilidad y de Lneas de Coordinacin. ORGANIGRAMA DE LA
INSTITUCIN
Establecer el diseo grfico de la estructura orgnica de la empresa.
CUADRO DE DISTRIBUCIN DE CARGOS POR RGANOS
Consignar la relacin de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y clasificada.
TITULO III
DEL MANUAL
FUNCIONES GENERALES DEL RGANO
Describir las funciones generales del rgano
FUNCIONES

ESPECFICAS

DE

LOS

CARGOS
Determinar las funciones especficas de los cargos, observando el siguiente esquema:
Denominacin del cargo

Naturaleza del cargo (funcin resumen)

Funciones especficas del cargo
Lnea de dependencia de los cargo
Grado de responsabilidad
Canales de coordinacin
- Requisitos mnimos de los cargos **
Conocimiento y/o Instruccin
** Experiencia laboral

5.2.-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Para Silvia R. "El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones
y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo de los procedimientos
administrativos. Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas. Adems,
regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as como tambin de
entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.)
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en
orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la
organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento, Vigencia, reas

afectadas y Analista Actuante.
Objetivos y Alcance
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizacin.
Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representacin
grfica que describe en forma clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan
columnas para representar las reas involucradas (IRAM: 34503) Grupos de
Smbolos para la representacin grfica (IRAM 34501).
Descripcin de los Procedimientos.
Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
Glosario
ndice Temtico.

Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y

Revisin.

5.3.-MANUAL DE CALIDAD.

Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para lograr los

objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa.
En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misin
de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes:
Identificacin
1. Logotipo de la organizacin.
2. Nombre de la organizacin.
3. Nombre del manual.
4. Numero de procedimientos.
5. Nivel de revisin y/o aplicacin.
6. Titulo del procedimiento.
7. Fecha de revisin.
8. rea responsable de manejar el procedimiento.
9. Lugar y fecha de elaboracin.
10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
11. Numero de pginas.
12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa responsable de
elaborar la forma.

ndice O Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que
constituye el cuerpo del documento.
Alcance.
Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas
internacionales aplicables.
Introduccin.
Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la organizacin.
Objetivos generales

Planteamiento de los propsitos de la organizacin en trminos de.

1.
2.
3.
4.
5.

La mejora de los procesos.

adecuada atencin a los clientes.
rentabilidad.
El liderazgo en el mercado.
El desarrollo del capital humano

Estructura organizacional.
Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus
relaciones.
Responsabilidades.
Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema de calidad.
Documentos y referencias aplicables.
Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin.
Elementos del sistema de calidad
Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organizacin, pueden
variar de una organizacin a otra, segn la norma de aplicacin, su naturaleza, giro, tamao
etc.
Definiciones.
Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad.
Lista de distribucin
Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se le entrega el manual.
Apndice para la codificacin de procedimientos
Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la norma de
calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo.
5. - PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un manual de
procedimientos administrativos. No obstante, resulta sumamente conveniente, tanto por su
calidad tcnica como por el efecto de generalidad que se

logra con su uso, tomar como parmetro base lo establecido en la Norma IRAM 34.551, que se
ocupa del contenido y presentacin de los manuales de procedimientos administrativos. La
norma comprende los siguientes aspectos:
Marco Introductorio
Identificacin
En este apartado se incluyen los siguientes datos:

nombre oficial de la dependencia;

nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;

nmero de identificacin del o de los procedimientos sealados;
lugar y fecha de elaboracin;
responsables de su elaboracin; y
Cantidad de ejemplares impresos.

ndice
Se deben presentar de manera sinttica y ordenada los elementos constitutivos del
documento y de los principales temas que comprende el manual.
Introduccin
Este apartado cumple las funciones de prlogo y puede describir la circunstancia operativa o
estratgica que genera u obliga la elaboracin del manual de procedimientos administrativo.
Tambin sintetiza cmo se utilizar el manual, a quin va dirigido y cundo se utilizar. Suele
incluir un mensaje del titular del organismo.
Objetivos del procedimiento
En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propsitos y objetivos del
procedimiento que se describir en el manual.
Alcance del procedimiento
Este apartado debe contener la explicacin de las reas, secciones o personas sobre las
cuales se aplicarn los procedimientos, en qu circunstancias se harn y cules sern los
lmites de esa aplicabilidad. La presentacin de dichas unidades debe llevarse a cabo segn
el orden en que intervienen dentro del procedimiento.
Polticas y normas de operacin
Las polticas o normas de operacin deben prevenir situaciones alternativas que pueden
presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qu hacer o qu
lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o
no estn previstos en la diagramacin del procedimiento.

G. Instrucciones
Formularios para el uso del manual
En
estacontener
seccin,las
se instrucciones
debe explicarycmo
usar elpara
manual
y en qudeforma
Deben
referencias
la utilizacin
todosselosactualizarn
documentoslos
y
contenidos
del
mismo,
teniendo
en
cuenta
la
necesidad
de
revisar
y
reemplazar
lo quede
comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el manual debe incluir modelos
pierde
cubrir
losy describir
nuevos requerimientos.
La de
seccin
debe
llenado.vigencia
Adems,osepara
sugiere
incluir
a los responsables
la emisin
de incluir
cada los
siguientes
puntos:
formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la
distribucin prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas,
activas
estructura:
indica
la disposicin
las partes en que est ordenado el manual;
pantallas
y todo
tipo de
impresos a de
utilizar.
codificacin: se debe explicitar el sistema y criterios de codificacin usados; y

actualizacin:
se deber indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones,
Anexos varios
actualizaciones, quines pueden efectuarlas, por qu medios y cmo introducir el
nuevo material
o destruir tablas,
el material
eliminado.
Este apartado
podr contener
cuadros,
grficos, ejemplos de aplicacin de los
procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de
Cuerpo
Principal
procedimiento
es el "glosario que se usa para listar las definiciones de los trminos
tcnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretacin.
Normas de trmite
ACTIVIDADES
PARA
PARTICIPANTE.
En
este punto, se
debeEL
describir
la secuencia de los pasos en los procedimientos
administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos aspectos:
Organizados en grupos, los participantes con ayuda del material investigaran y discutirn
aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar en forma escrita un
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
trabajo que contenga las siguientes actividades.
-

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;

qu utilidad
tiene
el Manual
una Organizacin
Explique
responsable
(sector
o persona)
depara
la ejecucin
de cada paso;
informacin requerida;
Cuales son los fines que persiguen los manuales?
medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o
3. procesamiento;
-Enumere
en forma secuencial las fases que comprende la elaboracin de un
decisiones
a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de posible
Manual Administrativo
aplicacin; y
controles aen
efectuar
y cursosuna
de accin
a tomarpblica
segn oelprivada,
resultado
dellacontrol.
4. -Seleccione
su comunidad
organizacin
con
cual est
familiarizado y proceda a recolectar informacin relacionada con:

Objetivos
Naturaleza de la funcin que ejecuta
Estructura.
Funciones asignadas.
Archivos utilizados; debe incluir:
Normas.
Procedimientos, formularios.
informacin a contener;
Instructivos.
mtodo de clasificacin de la informacin contenida; mtodo de bsqueda de
la informacin contenida; perodo de archivo de la informacin y tratamiento
posterior al mismo; y responsable de la custodia y mantenimiento
actualizado.
Cursogramas
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del juego
de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus
relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos
analizados.

Unidad VIII Metodologa de simplificacin del trabajo

OBJETIVOS
o Analizar

la secuencia lgica y sistemtica de los pasos a seguir en la

elaboracin de trabajos de organizacin y sistemas. o Aplicar correctamente los
pasos de la metodologa para la simplificacin del trabajo en una situacin dada

CONTENIDO
o Planteamiento

Del Problema o Recoleccin De Los Datos o Anlisis De Los

Datos o Formulacin De Recomendaciones o Implantacin
o Seguimiento, Evaluacin Y Control

El concepto de simplificacin del trabajo no es ms que aplicar el sentido comn, en cuanto a

la necesidad de observar permanentemente las operaciones de cualquier empresa con el
objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, para hacerlo debemos
seleccionar cuidadosamente los proyectos a estudiar, y analizarlos a travs de graficas,
estimando, al final nuestra capacidad para conseguir un resultado efectivo. Se necesita
entonces poseer un conocimiento de las tcnicas y este conocimiento debe estar al alcance
de todos los supervisores y empleados afectados por la medidas de simplificacin y
mejoramiento, los factores bsicos con los cuales debemos trabajar tienen que ver con
interrogantes vinculadas al por que?, dnde, cundo, quin y cmo, y las conductas
inmediatas a seguir estn vinculadas con eliminar, combinar, cambiar secuencias, cambiar
lugares, cambiar personas, todo con el objeto de hacer mejoras, adicionalmente se hace
necesario conocer el nmero de unidades, el elemento tiempo, la distribucin etc.
5. -Ordene
y clasifique la informacin recabada.
Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en trabajos tcnicos de
nacionalizacin
y procedimientos,
hayan establecido
aplicado
con sus
propias
6. -Elabore de estructura
un proyecto
de Manual Administrativo
integraly que
considere:
Estructura,
lneas de
actuacinNormas
y por consiguiente
ellos, con muy buen criterio, sabrn determinar que
Funciones,
y Procedimientos.
cosas deben omitirse y a cuales debe drsele especial importancia, dentro del mbito de la
metodologa que se desarrolla.

Esta metodologa no es ms que el uso organizado del sentido comn para encontrar formas
ms fciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacin del trabajo posibilita la
racionalizacin de las tareas, lo que permite la disminucin de costos, menor inversin de
capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la
empresa, presupone el mejor mtodo de trabajo" el ms fcil; proporciona tambin un
enfoque organizado que no slo hace que la superacin personal sea ms fcil, sino que
adems se ajusta como una modalidad conveniente y continua.
Toda organizacin requiere establecer niveles de productividad vinculados con la necesidad
de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente, por los cual es necesario
simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trmite o
procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.
Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases:
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el alcance, los
resultados que se espera, las acciones a desarrollar, el potencial humano requerido y otros
recursos, en tal sentido, se hacen necesarios:
a. -Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo generan.
b. Definir el problema.
Precisar en que consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro de la
organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos, materiales,
financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente, situacin econmica,
poltica, social del pas etc.).
c. Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la
investigacin del problema.
d. Alcance.
Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es toda la
organizacin.
e. Profundidad.
Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos, servicios
etc.)

Propsito

Lugar

Sucesin

Persona

Medios

Cantidad

f.Relacionar
Actividades.
factores, tales como el personal que participa en la tarea, el volumen de
demanda y la duracin de las etapas del trabajo.
Necesidad
y uso
de los requisitos
Aqu deben
indicarse
las acciones
a seguirexigidos.
durante el estudio.
Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento.
g.Sistema
de trmite documentario que se utiliza.
Recursos.
Gastosque
querecursos
ocasionaserna
el procedimiento
tantollevar
a losausuarios
como a la institucin.
Se deben especificar
necesarios para
cabo la investigacin
desde

Composicin
de
la
estructura
organiza,
especialmente
niveles
de
decisin.
el punto de vista humano, material y de tiempo.
Enrelacin
este proceso
de obtenidos
anlisis sehasta
sugiere
algunasseinterrogantes
bsicas que
En
a los datos
el momento
establecen prioridades
parapudieran
atender los
emplearse,
para
determinar
si
existe
la
necesidad
de
cambiar,
simplificar
o
eliminar
pasos
aspectos potencialmente racionalzables, teniendo en cuenta las limitaciones en cuanto
a
y
requisitos
innecesarios.
recurso humano y los recursos pertinentes en cada dependencia.
PARA EL ANLISIS CRTICO
2. RECOLECCIONINTERROGANTES
DE DATOS.
En relacin a la situacin actual de la organizacin se recomienda se obtengan datos
relacionados a:
a. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las dems unidades.
b. Organizacin y responsabilidad de la unidad objeto de estudio.
c. Estadsticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecucin de
operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados.
d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.
e. Ambientacin material.
f. Relacin o contactos con otras unidades.
g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la
unidad.
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes, estos sern obtenidos a
travs de instrumentos como el cuestionario, la entrevista, la observacin directa y la
investigacin documental, dependiendo de las variables o elementos que se hayan decidido
estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener, posteriormente conviene
ordenarlos y sistematizarlos de forma escrita para su anlisis, haciendo uso de herramientas
como el organigrama, grficos de distribucin de espacios, planes y programas de trabajo,
cuadros de distribucin del trabajo, diagramas de recorrido, diagramas de flujo entre otros.
3. ANLISIS DE LOS DATOS.
Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crtico de la situacin
actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su ptima
ejecucin y verificar como puede ser mejorado.
En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se esta
haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia
lgica, para esto se recomienda:

Relacionar los objetivos de la institucin y de los procedimientos.

Qu
hace?

se Dnde
hace?

se Cundo
hace?

Para qu se Por qu se Por qu

hace?
hace all?
hace
entonces?

se Quin lo
hace?

Cmo
hace?

se Por qu lo
hace esa
persona?

Por qu se Qu
hace de ese constante es
modo?
el trabajo?

Qu
otra En que otro Cundo
cosa
podra lugar
podra podra
hacerse?
hacerse?
hacerse?

Qu
deber
hacerse?

Dnde
debera
hacerse?

Qu otra
persona
podra
hacerlo?

se Qu
cantidad de
trabajo
realiza?

De que otro Cules son

modo podra las tareas que
hacerse?
absorben
mayor
tiempo
Cunto
cuesta?

Cundo debera Quin

hacerse
o debera
realizarse?
hacerlo?

Cmo
debera
hacerse?

Qu tiempo
tomar
realizarlo?

Cmo
se Cunto
esta
necesita?
realizando?

Cules son los

pasos?
Estn
comprendidos
todos?
Por qu es
necesario
este
paso?
Dnde debera
realizarse este
paso?

Qu es lo
que hace?

se

especifique hechos, argumentos y justificaciones, conclusiones y recomendaciones y

finalmente los anexos o apndices.
5. IMPLANTACIN
4. FORMULACIN DE RECOMENDACIONES.
Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior para
Luego de culminar
la etapa
de anlisis
de datos,
deben
formular
alternativos
de deben
solucin al
solucionar
el problema
que origino
el estudio.
Se se
deben
definir
las actividades
que
problema en estudio.
Paralaelsecuencia
efecto se debe
presente
lo siguiente:
desarrollarse
y establecer
de su tener
realizacin,
asimismo,
fijar el tiempo y la fecha
en que habrn de iniciarse y terminar cada una de las actividades, considerando la necesidad
a. Poner
en practica
el conocimiento,
iniciativas
y experiencias
con
la
de recurso
humano
y material,
planos de las
instalaciones,
mobiliarioobtenidas
y equipos,
formularios,
participacin
de los
trabajadores
y usuarios que
intervienen.
manuales
y documentos
utilizados
por trabajadores
y usuarios.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
Es importante
dejar claramente
definido
quien o
quienes
son los
de la ejecucin
confrontarlas
y determinar
las ventajas
y/o
desventajas
deresponsables
la posible solucin.
del c.
programa
totalidad,
sea la oficina
y sistemas
a travs
de y
Tratar en
al su
problema
enconviene
forma integral,
a fin de
deorganizacin
considerar las
acciones
positivas
sus tcnicos,
las responsables
negativas
del mismo. de implementar los cambios, contando con la participacin de
las unidades
involucradas,
Ser necesario
fijarsectores
el mtodo
detengan
implementacin
entre
d. Coordinar
con los organismos
de otros
que
que ver con
el los cuales
tenemos:
mtodo
instantneo
recomendado
cuando
el
sistema
o
procedimiento
diseado es
procedimiento.
relativamente
sencillo
y no el
involucra
numero de procesos, operaciones o un numero
e. No perder
de vista
objetivoun
delgran
estudio.
excesivo
de
unidades
administrativas.
Otro
mtodo
es el deque
proyecto
piloto,ase
indica cuando
f. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas
se ajustan
la realidad.
puede
realizarse
un
ensayo
en
solo
una
parte
de
la
organizacin
introduciendo
cambios
a
g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que
presentan
escala reducida
cualmodificacin
se requiere que
exista un ambiente
dentro
de la
dificultad para
paralo la
e implantacin
de losuniforme
sistemas
o procedimientos
organizacin
para
luego
hacer
la
transferencia
de
la
experiencia
a
otros
escenarios
en este
racionalizados.
casoh.una
de
las
desventajas
es
que
no
siempre
es
posible
asegurar
que
lo
que
es
valido
para
Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantacin.
una i.parte
de la institucin
lo seadisponible
para otra.Tenemos
tambin
el mtodo
de implementacin en
Aprovechar
toda ayuda
que permita
la solucin
del problema.
paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran envergadura, consiste en la
operacin
simultanea por
periodode
determinado,
esto permite
ir introduciendo
modificaciones
Las recomendaciones
queunresulten
un estudio deben
orientarse
a los siguientes
aspectos:
y ajustes sin crear grandes problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o
procedimiento
vayade
asentndose
hasta
logrardel
que
funcione
normalmente antes
de quedese
a. Eliminacin
pasos, fases
o etapas
sistema
o procedimiento:
reemplazo
suspendan
las operaciones
sistema anterior.
Finalmente
tenemos
tambinintiles,
el mtodo de
formularios,
registrosdel
o informes;
eliminacin
de tareas
y movimientos
aproximaciones
sucesivas
consiste
en seleccionar
parte deleliminacin
sistema o procedimiento
o
disminucin
de la carga
de trabajo
de cada puesto,
de equipos obsoletos.
pequeas
Etc.fases del mismo, e implementarlas procurando no generar graves alteraciones y
avanzar
a la siguiente de
etapa
o faseprocesos,
solo hastasiempre
que se haya
consolidado
suficientemente
b. Incorporacin
nuevos
y cuando
se justifique
a travs lade la
anterior.estructura orgnica, en la normativa o producto del aumento en la planta.
c. Combinacin del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o
Para la procedimiento.
puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial humano para su
capacitacin
en funcin
de procesos,
que realicey de
manera correcta
y adquiera
unlaconocimiento
d. Codificacin
de los
operaciones
que puedan
motivar
modificacinde
delala
parte que
le
corresponde
desarrollar
del
sistema
o
procedimiento,
tambin
se
har
necesario
estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de trabajo.
evaluar
los recursos materiales
que previamente
se las
estimaron
necesarios.
e. Simplificacin
de los mtodos
de trabajo, de
funciones,
de la estructura orgnica,
de los sistemas de comunicaciones, de coordinacin, as como el de toma de
Cuandodecisiones.
se inicie la implementacin ser necesario enviar comunicaciones con el objeto de
hacerla conocer a los usuarios y trabajadores.
Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas deben ser
-SEGUIMIENTO,
EVALUACION
Y CONTROL.
recogidas en un informe
que contenga,
la argumentacin necesaria que fundamente los
cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal manera que la alta
gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y oportunas, es conveniente que la
estructura del informe contenga: introduccin, un cuerpo principal que

En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicacin de las medidas de

mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de que se estn aplicando de
acuerdo a los estudios realizados.
Posteriormente se hace preciso, en la fase de evaluacin comprobar la eficacia de las
mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas convenientemente. La
experiencia recomienda hacer una revisin peridica de los sistemas y procedimientos, que
permitan detectar y evitar la obsolescencia de los mismos, cuestin que pudiera afectar de
manera directa la eficacia de la organizacin en su conjunto.
Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y
procedimientos diseados por los rganos centrales de control, para realizar la comprobacin
de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas o procedimientos administrativos.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE.

3.
4.
5.
6.

1. Qu entiende ud. Por problema administrativo, comente con sus compaeros?

2. En que consiste el planteamiento del problema?Que aspectos es necesario
considerar en la fase de recopilacin de datos cuando se inicia un estudio?
Cul ser el producto del anlisis de los datos recopilados?
En que consiste la formulacin de recomendaciones?
Cules son los mtodos de implementacin mas usados?
En que consiste el seguimiento?

BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
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Reinosa Eduardo Organizacin y Sistemas: Sus principales tcnicas,
Directorio de FUNDACA 1992-1994, (Fondo Editorial de la
Fundacin Universitaria "Cecilio Acosta , Los Teques, 1993.
Ramn Melinkoff La Estructura de la Organizacin: Los organigramas 82

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Ramn Melinkoff Los Procesos Administrativos 1990, Editorial
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Planificacin y Presupuesto. Gobierno del Estado Miranda.
Lardent, Gmez Echarren y Loro, Tcnicas de organizacin, sistemas y
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INAP Coleccin Modernizacin del Estado, Metodologa para la
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